ELO Business Solution Visitor Digitális látogatómenedzsment Business Solution ELO Visitor Digitális látogatómenedzsment Vállalati tartalomkezelés www.elo.com
Digitális látogatómenedzsment Lássa át a helyzetet a Business Solution ELO Visitor segítségével Naponta számos látogató érkezik, majd távozik egy vállalat életében. A látogatási időpontokat gyakran már előre megtervezik. Ennek során a kommunikáció a legkülönbözőbb formákban történhet. Például többször módosítják és pontosítják a látogatási időpontokat és a keretfeltételeket, amíg eldől a végleges időpont. Más látogatók viszont spontán módon jelennek meg a kapunk előtt, ám őket is ugyanúgy, azaz egyszerűen, gyorsan és professzionális módon kell kezelnünk. A találkozó időpontjára, valamint a látogató személyére vonatkozó információk felvétele és rögzítése mindkét esetben szükséges. Ezeket az adatokat egységesítve, strukturálva és biztonságosan kell tárolni. A Business Solution ELO Visitor segítségével teljes mértékben digitálisan követheti és felügyelheti a folyamatot az első kapcsolatfelvételtől az elköszönésig. Emellett a tárolt adatokat arra is fel lehet használni, hogy pl. a látogatómenedzsment vezérlőben statisztikai kimutatás készüljön minden látogatásról. Kényelmes látogatástervezés Takarítson meg időt a látogatóinformációk rögzítése során. Professzionális fellépés Az elégedett látogató szívesen fog visszaemlékezni Önre. Teljes körű áttekinthetőség a cégnél tartózkodó minden látogatóról. Bármikor. Biztonságos archiválás Jogosultság szerinti hozzáférés a központi látogatóadatokhoz. Vállalati tartalomkezelés
Áttekinthető látogatómenedzsment ELO-val Felkészülés Látogatómappa létrehozása Minden új látogatás bejelentésénél automatikusan látogatómappa készül. A rendszer ebben gyűjti össze a látogatáshoz kapcsolódó adatokat és dokumentumokat. A beépített sablon-kezelésnek köszönhetően kívánság szerint különböző struktúrák adhatók meg. Ide kerülnek az archivált e-mailek mellett a jegyzőkönyvek és minden egyéb dokumentum. Látogatócsoportok meghívása Egyéni látogatók mellett egész csoportok egylépéses bejelentése is elvégezhető. Ez tovább gyorsítja az adatrögzítést. A csoport megérkezett tagjai továbbra is egyénileg be-, ill. kijelentkezhetnek. Személyes gondoskodás megtervezése A látogatás lehető legsimább lebonyolítása érdekében a szervezést illető döntéseket már előre is meg lehet hozni. Így az is lehetséges, hogy kijelölünk egy kollégát a látogató személyes fuvarozására. Emellett értesítés küldhető a cateringnek, a biztonsági szolgálatnak és a vállalkozás más részlegeinek is. Így minden tökéletesen elő lesz készítve a látogatás napjára. Visszatérő látogatók Vannak olyan látogatók, akik rendszeresen járnak a céghez. Hogy minél kevesebb ügyintézésre legyen szükség, a látogatóról egyszer már rögzített információkat későbbi látogatások alkalmával is fel lehet használni. Látogatók üdvözlése Üdvözlés Üdvözölje látogatóit kívánság szerint személyre szabott üdvözlő képernyőn a fogadótérben. Döntse el Ön, hogy ennek során mely időpontban kerüljön sor az üdvözlésre. Egyéni látogatókártyák A korábban gyűjtött törzsadatok alapján kényelmesen kiállítható és kiadható a látogatókártya. A látogatás időpontjára és az adott személyre vonatkozó rögzített adatok mellett látogatófotó is kényelmesen készíthető bármilyen szokásos web- kamera segítségével. Az igazolványok kiállítása sablonok alapján történik. A kialakítás és a tartalom az Ön egyéni igényeire szabható. Megállapodások aláírása Biztonsági utasítások és titoktartási megállapodások kényelmesen, digitális módon is aláírhatók. A táblagépekre szabott megoldásunk maximális kényelmet biztosít minimális ráfordítás mellett. Dokumentumkezelés Archiválás Workflow
Digitális látogatómenedzsment Business Solution ELO Visitor A fogadótérben Bejelentkezés Az előre bejelentett látogatók gyorsan és könnyen beléptethetők. Fontos a mindenkori látogató azonosítása és igény esetén a meglévő információk pontosságának ellenőrzése. Kijelentkezés A látogatókártyán lévő vonalkód segítségével a látogató bármikor önállóan is ki tud jelentkezni. Elmulasztott kijelentkezések esetében az emlékeztető funkció lép életbe. Előre be nem jelentett látogatások Ha a gyorsaságon van a hangsúly és a látogató bejelentés nélkül érkezik, használható a közvetlen bejelentkezés funkció. Ez előre megadott alapértékek használatával történik. Így minimális adatbevitelként csak azt kell megadni, ami feltétlenül szükséges. A bejelentkezés az adatok megadását követően azonnal megtörténik. Visitor 14/03/2019 Thomas Miller Business Consulting Corp. inspired by our customers www.contelo.com Kontrolling Lássa át, ki tartózkodik aktuálisan az épületben A látogatómenedzsment vezérlőben gyors áttekintést nyerhetünk a cégnél tartózkodó összes látogatóról. Szűrési lehetőségek állnak rendelkezésre az érkező, már jelen lévő vagy már kiléptetett vendégekre vonatkozóan. Fontos információkhoz jutunk a tervezett időpontról, a látogatóról, valamint az aktuális státuszról. Közvetlenül hozzáférhet az elmentett látogatókhoz is, hozzátehet később megadott információkat vagy elkészítheti a látogatókártyát. Időpontok kezelése a naptárban A látogatások napi aktuális áttekintéséhez és a havi vagy éves szintű látogatások felügyeletéhez az integrált naptár vehető igénybe. A találkozókat színek jelölik a státuszuk alapján. Aktuális látogatólisták Szükség esetén néha gyorsan kell cselekedni. Készítsen egyetlen kattintással listát minden jelen lévő látogatóról a fényképükkel együtt. Így bármikor átfogó képet kaphat arról, hogy ki tartózkodik éppen a vállalatnál. www.elo.com
A program előnyei Fókuszban az átláthatóság Lássa át, ki tartózkodik aktuálisan az épületben Látogatók azonosítása látogatókártyával Szükség esetén helyes reagálás - fényképes látogatólisták a biztonsági szolgálat részére Gyors feldolgozás és kezelés Kapcsolattartási adatok védelme - Kellően lebontott jogosultságok és szerepek Több telephely kezelése Ismételt felhasználhatóság Kontrolling és kiértékelési lehetőségek Workflow-alapú folyamatok Elfelejtve? Ilyen nem létezik Statisztikai kiértékelési lehetőségek Áttekinthető naptár a várható látogatási időpontokkal Vállalati tartalomkezelés Dokumentumkezelés Archiválás Workflow
Business Solution ELO Visitor Digitális látogatókezelés Az Ön ELO partnere: Magyarország ELO Digital Office Kft. Kékperje u. 6 C1 épület Fszt. 1. 1112 Budapest, Magyarország; info-hungary@elo.com Németország ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, 70178 Stuttgart, Németország; info@elo.com További információk: www.elo.com/hu/visitor ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice, and ELO ECM Suite are registered trademarks of ELO Digital Office GmbH in Germany and/or other countries. SAP, SAP NetWeaver, and SAP S/4HANA are registered trademarks of SAP and their respective companies in Germany and/or other countries. Microsoft, Windows, Excel, PowerPoint, and SharePoint are registered trademarks of Microsoft Corporation in the USA and/or other countries. Other company, product, or service names may be trademarks of other companies. This publication serves only as non-binding general information and is not a substitute for a detailed, individual consultation. ELO reserves the right to change information in this publication at any time without prior notification. Technical characteristics and functions may vary, particularly from country to country. You can obtain the latest information on ELO software products, contract terms, and prices from the ELO companies, ELO Business Partners, and/or ELO Channel Partners. The product information reflects the current product status. The subject and extent of the services are exclusively defined in the respective contracts. ELO does not guarantee, warrant, or assure as specific properties that its products or other services provide compliance with specific laws or regulations. The customer is responsible for compliance with security regulations and other regulations defined by national and international law. We reserve the right to make changes and assume no liability for errors and misprints. Reproduction and/or distribution, in part or in whole, is only allowed with written consent from ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH 2018-2019. All rights reserved. I Cikkszám AABS-Visitor-HU I 20190415