EasyCON Kft. ME 07-02 Minőségirányítási folyamatleírás Projekt /kivonat/ A Minőségirányítási folyamatleírás az EasyCon Kft. tulajdona. A folyamatleírásban található információk a tulajdonos előzetes jóváhagyása nélkül nem használhatók fel üzleti vagy más célra. MÁSOLÁSA NEM MEGENGEDETT. Hatályba lépés időpontja: 2014. december 01. A FOLYAMATLEÍRÁS NYOMTATOTT FORMÁBAN CSAK TÁJÉKOZTATÓ JELLEGŰ! Kinyomtatva: 2015. február 26.
Tartalom 1 A folyamatleírás célja, területi érvényessége... 3 2 Folyamatleírás... 4 2.1 Kiemelt ügyfeleknél folyó bevezetés, funkcióbővítés... 4 2.2 Projekt indítása... 4 2.3 Koncepció tervezés... 5 2.4 Megvalósítás... 6 2.5 Éles indulás előkészítése, éles indulás... 8 2.6 Projektzárás... 8 2.7 Body leasing... 8 3 Feljegyzések kezelése...10 Módosítások Verzió Dátum Fejezet(ek) Módosítás oka, lényege 1.1 2014.12.01 egész Első elrendelt verzió. - 2 / 10 -
1 A FOLYAMATLEÍRÁS CÉLJA, TERÜLETI ÉRVÉNYESSÉGE Jelen folyamatleírás célja, hogy szabályozza az érvényes megállapodások alapján az ügyfélnél végzett vállalatirányítási rendszer bevezetési, funkcióbővítési tevékenységeket, melyeket egyszerűbb vagy összetettebb projektek formájában valósítunk meg. Ezen kívül vonatkozik az ügyfél projektmódszertana és projektvezetése szerint végzett, úgynevezett Body Leasing tevékenységekre is. Ennek megfelelően vonatkozik valamennyi a projektekben résztvevő munkatársra (munkavállalóra és bevont tanácsadóra, partnerre (projektvezető, tanácsadók, fejlesztők)). - 3 / 10 -
2 FOLYAMATLEÍRÁS Az EasyCon-nál az SAP által testreszabott PMI módszertan (ASAP, azaz Accelerated SAP) elveit igyekszünk használni. A következőkben leírt bevezetési, projektvezetési módszerek és lépések ezen módszertan és az EasyCon best practice elvein alapuló ajánlást mutatják be. A projektvezető felelős azért, hogy a konkrét projektben eldöntse, mely dokumentumokat, lépéseket és milyen mértékben alkalmazza. Ezt a Project Document Checklist-en jelöli meg, és ezt letárolja a Projekt könyvtárban. 2.1 Kiemelt ügyfeleknél folyó bevezetés, funkcióbővítés Az ügyfél folyamatai szerinti bevezetés, funkcióbővítés speciális esete a kiemelt ügyfelekkel történő együttműködés. A kiemelt ügyfelek részére az EasyCon biztosítja a bevezetéshez és funkcióbővítéshez (és supporthoz) szükséges erőforrásokat. A kiemelt ügyfelek esetében a bevezetés és funkcióbővítés, a projektmenedzsment módszertana, sőt a dokumentálás is igazodik a kiemelt ügyfél elvárásaihoz, a bevezetés és funkcióbővítés, a projekt dokumentumainak megőrzése is a kiemelt ügyfélnél történik. A projektvezetőt az EasyCon adja és a bevezetés és funkcióbővítés, valamint a projektek sikerességéért is az EasyCon felelős. Ezért a kiemelt ügyfeles bevezetések, funkcióbővítések és projektek lefolytatását a saját projektjeinkkel együtt tárgyaljuk, kiemelve a kiemelt ügyfelekre vonatkozó specialitásokat. 2.2 Projekt indítása Az elfogadott ajánlat, megrendelés vagy szerződés alapján kezdődhet meg a bevezetési, funkcióbővítési projekt. - 4 / 10 -
A bevezetés, funkcióbővítés indításakor az ügyvezető igazgató kijelöli a projekt szakmai felelősét. A kiemelt ügyfelek projektjei esetében ez az állandó projektvezető lesz. A projekt szakmai felelőst, illetve a kiemelt ügyfelek esetében az állandó projektvezetőt a továbbiakban projektvezetőként említjük. A projektvezető felelős a projekt szerződésnek (elfogadott ajánlatnak, megrendelésnek) megfelelő lebonyolításáért, illetve a bevezetés, funkcióbővítés szerződésnek (elfogadott ajánlatnak, megrendelésnek) megfelelő elkészültéért. A projektvezető feladata, hogy felmérje, hogy a projektben milyen szakértelmekre lesz szüksége, és ennek megfelelően milyen tanácsadókat kell bevonni. Ha az adott ügyfélnél jelenleg is rendelkezésre állnak a szükséges szakértelemmel rendelkező tanácsadók, akkor azokat vonja be a projektbe. Ha nem állnak rendelkezésre, akkor projektvezető az operatív igazgatóval vagy az ügyvezető igazgatóval közösen választják ki a tanácsadókat. A projekt indításakor a projektvezető kérésére az IT support létrehozza a projekt könyvtárat, szükség esetén a tanácsadóknak a megfelelő jogosultságú hozzáféréseket és külső eléréseket. A projekt könyvtárat kiemelt ügyfeles bevezetéseknél, funkcióbővítésnél a kiemelt ügyfél tartja fenn. A projekthez szükséges informatikai háttér biztosítását (tanácsadó notebookok, hozzáférés az EasyCon rendszeréhez, illetve az EasyCon rendszerén keresztül az ügyfél rendszerekhez) az IT support végzi a projektvezető igényei és jelzései alapján. A bevezetés, funkcióbővítés kiemelt ügyfeleknél történhet az ügyfél és az EasyCon projektmenedzsmentjének együttműködésével mintegy tükörszervezetben vagy teljesen az EasyCon projekt irányításával. Az ügyféllel való egyeztetés alapján a projektvezető dönti el, hogy szükség van-e a formális projektindításra vagy sem. Ha szükséges a formális projektindítás, akkor annak lépései a következők lehetnek: Indító megbeszélés prezentációjának készítése Indító megbeszélés végrehajtása Projekt Alapító Okirat készítése VAGY Scope, Projekt terv (ProjPlan), erőforrás terv (ResPlan), projekt szabályok (Project rules), projekt szervezet (Org Chart), kockázatelemzés (Risk assesment) elkészítése PAO elfogadtatása Ha nincs az adott ügyfélre kialakított tanácsadói szerződés (melyet az adott ügyfélnél való tanácsadói munkavégzéskor kötünk a közreműködő tanácsadókkal), akkor a projektvezetőnek kell kiemelni, hogy a projekt szabályok (Project Rules) közül mit kell a megkötendő tanácsadói szerződések részévé is tenni. Abban is a projektvezető dönthet az ügyféllel való egyeztetés alapján, hogy a fentiek közül melyekre van szükség. A projektindítás dokumentumait Dokumentum mátrix előírásainak megfelelően kell elkészíteni és a projekt könyvtárakban a Project start mappában kell elmenteni. Ezért a projektvezető felelős. Ha nincs is szükség a formális projektindításra, a projektvezetőnek akkor is feladata, hogy a projektben résztvevő tanácsadókkal ismertesse a Scope-ot, ütemtervet és legfontosabb mérföldköveket, megengedhető erőforrás felhasználást (tanácsadói órák vagy tanácsadói napok), leszállítandóit és a végső határidőt. 2.3 Koncepció tervezés A koncepció tervezés célja, hogy védje a projekt scope-ot. A koncepció tervezés lehet a projekt egy fázisa, ez az alap eset. önálló projekt, ekkor a koncepció tervezéssel le is zárul a munka és a bevezetés vagy funkcióbővítés külön szerződés alapján kerül végrehajtásra. az ajánlatadás része, és ekkor meg sem jelenik a projektben, hanem az ajánlat vagy a szerződés részét képező tervek lesznek a bevezetés, funkcióbővítés alapjai. - 5 / 10 -
A koncepció terv elkészítésért projektvezető felelős, a saját (EasyCon) vagy az ügyfél elfogadott mintája alapján. Az egyes szakmai részek elkészítése a bevont tanácsadók feladata, és felelősek azért, hogy ezen a területen a terv megfelelően védje a scope-ot. A szükséges tervek javasolt (de nem kötelező) tartalma: Koncepcióterv Üzleti igény leírása Funkcionális terjedelem Változáskezelési terv Minőségbiztosítási terv Kommunikációs terv Adatmigrációs terv Projekt szervezet felépítése Kulcsfelhasználók meghatározása Szakmai csoportok meghatározása Erőforrásterv Költségkeret meghatározása (opc.) Projekt résztvevői feladatainak leírása Heti státusz megbeszélések ütemezése Részletes projekt ütemterv (pl. mpp vagy excel vagy GANTT diagram formában) Munkacsoportonkénti/személy szerinti bontásban Kockázatelemzési terv A koncepció terv vagy tervrészek elkészítéséhez a tanácsadók, a projektvezető egyeztetnek az ügyfél szakembereivel, kulcsfelhasználóival, projektvezetőjével. Ezekről memo készül, melyet a projekt mappában a 2.Conceptual_Design_Phase almappában letárolnak. A Memo tartalmazza a megállapodásokat és a megegyezett további feladatokat. A tanácsadó feladata, hogy a megállapodások védjék a scope-ot. A Memo-t a megbeszélést követő napon ki kell küldeni. A koncepció terv végső változatát a projektvezető ellenőrzi. A projektvezető által elfogadott koncepció terv átadásra kerül az ügyfélnek. Az ügyfél képviselője, projektvezetője a koncepció terv elfogadását írásban jelzi a projektvezetőnek. Az elfogadott koncepció terv képezi a bevezetés, funkcióbővítés szakmai feladatainak és a projektnek az alapját. 2.4 Megvalósítás A bevezetési, funkcióbővítési feladatokat a projektvezető adja ki a tanácsadóknak, fejlesztőknek. A tanácsadók, fejlesztők feladata, hogy az elfogadott terveknek megfelelően teljesítsék a bevezetést, funkcióbővítést. elkészítsék a szükséges dokumentumokat a bevezetéssel, funkcióbővítéssel kapcsolatban, szükség esetén egymással és az ügyfél szakembereivel, kulcsfelhasználóival egyeztessenek szakmai kérdésekben, ha ez elvárás, nyilvántartsák a bevezetésre, funkcióbővítésre fordított munkaidejüket, jelentsék a projektvezetőnek a problémákat, változásokat (pl. ha csak az érvényes tervektől eltérően tudják megvalósítani a bevezetést, funkcióbővítést vagy a feladat megvalósításával, határidő tartással kapcsolatban saját hatáskörben meg nem oldható problémába ütköznek). A bevezetés, funkcióbővítés során a tanácsadók és az ügyfél közötti megbeszélésekről Memo készül. Ezek a projekt könyvtárban a 3.Realization almappában kerülnek letárolásra, ezért a projektvezető és a tanácsadók felelősek. A Memo tartalmazza a megállapodásokat és a megegyezett további feladatokat. A tanácsadó feladata, hogy a megállapodások védjék a scope-ot. A Memo-t a megbeszélést követő napon ki kell küldeni. Amennyiben a projektvezető ezt szükségesnek tartja (a projekt elején a Document Cheklist-ben előírta), akkor a bevezetés, funkcióbővítés során felmerült problémákról, feladatokról Issue_list készül. - 6 / 10 -
A projektvezető feladata, hogy a tanácsadóknak, fejlesztőknek kiadott feladatok végrehajtását nyomonkövesse, sikerességükről meggyőződjön, a projekt előrehaladást, határidő tartást, erőforrás felhasználást figyelemmel kísérje, a projekt kockázatokat figyelje, folyamatosan aktualizálja és bekövetkezésük esetén kezelje, a problémákat, tervektől való eltéréseket (akár a tanácsadók, fejlesztők jelzései alapján) észlelje és kezelje, a projekt végrehajtására vonatkozó terveket (ütemterv, erőforrás terv) aktualizálja a projekt előrehaladása során. A fenti feladatokat saját belátása szerinti módszerekkel hajthatja végre a projektvezető, de megkönnyítheti a Projekt státusz megbeszélések tartása (igény vagy szerződés szerint, akár heti rendszerességgel). Ezekről Memo készül, ennek elkészítésért és a projekt könyvtárban elmentéséért a projektvezető felelős. A projektvezető feladata, hogy amennyiben a projekt szabályok vagy a szerződés ezt elvárják vagy a projekt elején a Document Cheklist-ben előírta az ügyfél felé Status reportokban beszámoljon a projekt állásáról. A beszámoló tartalmazhatja: Elért mérföldkövek ismertetése Nyitott feladatok ismertetése Kockázatelemzési jelentés Változások vagy változtatási igények ismertetése A projektek elszámolása a szerződés szerint történhet rendszeres időközönként (pl. havonta az elvégzett munkát a tanácsadói, fejlesztői ráfordítások alapján) vagy főbb mérföldkövenként a szerződés szerinti részteljesítésnek megfelelő összegekkel vagy a projekt végén. A projektvezető feladata, hogy az elszámoláshoz szükséges adatokat a backoffice-nak megadja, hogy az ME 07-04 Elszámolás, számlázás folyamatleírás szerint megtörténhessen azok kiszámlázása. A projekt során scope-ot érintő változási igény merül fel, az a projektvezető kezeli az ügyfél képviselőjével. Amennyiben ez a hatáskörét túllépi, akkor eszkalálja a projekt szervezetben (Org chart-ban) meghatározott következő szintre vagy ennek hiányában a felettesének. A scope-ot érintő változásokat írásban kell dokumentálni. A fejlesztők, tanácsadók feladata, hogy az elkészült paraméterezéseket, fejlesztéseket teszteljék ha hibát találnak, javítsák. Csak a fejlesztők, tanácsadók által kitesztelt és megfelelőnek minősített fejlesztéseket, paraméterezéseket jelenthetik készre. Alapelv, hogy a fejlesztői, tanácsadói tesztek elvégzését és megfelelőségét igazolja, ha egy feladatot a fejlesztő, tanácsadó készre jelentette (pl. e-mailben) a projektvezetőnek. A fejlesztői, tanácsadói teszten megfelelőnek minősített fejlesztések, paraméterezések, funkcióbővítések adhatóak át az ügyfélnek felhasználói tesztelésre és ezért a tanácsadó felelős. A projektvezető jelzi az ügyfélnek, ha egy fejlesztés, funkcióbővítés (vagy egy önállóan is tesztelhető rész) tesztelhető az ügyfél által. Amennyiben szükségesnek érzi (a projekt elején a Document Cheklist-ben előírta), akkor az elvégzendő tesztekről a projektvezető Test_inventory-t állít össze. Az ügyfél általi tesztek elvégzésének és dokumentálásának módját a szerződés vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése határozza meg. Készülhetnek akár teszt tervek és ennek alapján tesztjegyzőkönyvek vagy készülhetnek csak a feltárt problémákról feljegyzések (hibalisták) is. A kiemelt ügyfelek esetében kötelező tesztjegyzőkönyvek készítése, de ezeket a kiemelt ügyfél őrzi meg. A tesztek során feltárt hibákat a projektvezető kiadja a fejlesztőknek, tanácsadóknak javításra. A tesztelés előrehaladását a projektvezető követi (ha készül, akkor a Test_inventory alapján). A felhasználói tesztelés végén, a hibák javítása után az ügyfél képviselője visszajelzést ad a sikeres tesztről és az élesbe állítás jóváhagyásáról. Ezt minden esetben írásban kell megtennie (legalább e-mail), ezt a projektvezetőnek kell az ügyféltől bekérnie. - 7 / 10 -
A felhasználó tesztek elvégzését igazoló dokumentumokat (Test report) a Dokumentum mátrix előírásainak megfelelően kell elkészíteni és a projekt könyvtárban az Realization könyvtárakban kell elmenteni. Ezért a projektvezető felelős. 2.5 Éles indulás előkészítése, éles indulás Az éles induláshoz szükséges, hogy az ügyfél felhasználói képesek legyenek a bevezetett, bővített rendszer használatára. A szerződésnek megfelelően vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése szerint kerül sor a felhasználók oktatására. A felhasználók oktatását végezhetik a tanácsadók, akkor a projektvezető ezt megfelelő feladatba adja ki nekik. Az oktatás az ügyfél rendszerében történik (pl. tesztrendszerében). Az oktatásokat a szerződésnek megfelelően vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése szerint kell dokumentálni. Az éles induláshoz az éles rendszert megfelelően fel kell készíteni. Ennek feladatait a Cut-over planben foglalja össze a projektvezető (amennyiben a projekt elején a Document Cheklist-ben ezt elvárta). Amennyiben szükséges, akkor a szerződésnek megfelelően vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése szerint kell a régebbi rendszerekből a fejlesztett rendszerbe az adatmigrációt elvégezni. Éles indulásra csak az ügyfél írásos (email elegendő, amennyiben más rendelkezés nincs erről) jóváhagyásának birtokában kerülhet sor. A szerződésnek megfelelően vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése szerint a bevezetésben, funkcióbővítésben résztvevő tanácsadók támogatást nyújthatnak. Erre a feladatokat a projektvezető adja ki. Az élesbe állítás előtt fel kell hívni az ügyfél figyelmét az esetleges visszaálláshoz szükséges tevékenységek elvégzésére és feltételek biztosítására (pl. megfelelő mentések). A felhasználói oktatások elvégzését és az éles rendszer átvételét igazoló dokumentumokat a projekt könyvtárban kell elmenteni. Ezért a projektvezető felelős. 2.6 Projektzárás Formális projektzárásra a szerződésnek megfelelően vagy a projektvezető és az ügyfél képviselőjének megegyezése szerint kerül sor. A formális projektzárásra a projektvezető elkészíti a Projektzáró bemutatót, ha az ügyfél ilyenre igényt tart. Szintén a projektvezető előkészíti a Projektzáró jegyzőkönyvet. A projektzáró megbeszélést a projektvezető vezeti le, ezen értékelik a projekt végrehajtását, levonják a szükséges tanulságokat (mit csináltunk jól vagy rosszul), értékelik a projekt tagokat. A projekt záró értekezleten elhangzottak alapján a projektvezető véglegesíti a Projektzáró jegyzőkönyvet. Amennyiben a projektvezető úgy dönt, eltekinthet a formális projektzárástól, de akkor is el kell végeznie Closing checklist szerinti feladatokat. 2.7 Body leasing Az EasyCon szerződéseinek speciális részét képezi, amikor a bevezetés, funkcióbővítés az ügyfél projektvezetésével, az ügyfél projektmenedzsment módszerei, módszertana szerint, az ügyfél fejlesztőeszközeivel és bevezetési módszertana szerint, az ügyfél által előírt dokumentálással (a dokumentáció megőrzése is az ügyfélnél történik) kerül végrehajtásra. Ilyenkor az EasyCon tulajdonképpen a bevezetéshez, funkcióbővítéshez szükséges tanácsadókat, fejlesztőket biztosítja az ügyfélnek (Body - 8 / 10 -
leasing). Az EasyCon sem a bevezetés, funkcióbővítés szakmai tartalmára, sem lebonyolítására nem gyakorol hatást. Az EasyCon feladata ezekben az esetekben az ügyfél képviselőjével való kapcsolattartás, tanácsadók, fejlesztők munkájának felügyelete az ügyfél képviselőjének visszajelzései alapján, a tanácsadók, fejlesztők munkájának elszámolása. Az ügyfél képviselőjével az ügyfél felelős státuszmegbeszéléseken tartja a kapcsolatot. Az ügyfél képviselőjének igénye szerint vagy rendszeres időközönként (pl. havonta) személyes vagy telefonos megbeszéléseken egyeztetik az esetleges problémákat. Az ügyfél képviselőjének jelzései alapján az ügyfél felelősfeladata, hogy a tanácsadók, fejlesztők felé a szükséges lépéseket megtegye. Szükség esetén sor kerülhet a tanácsadó, fejlesztő cseréjére is. A tanácsadók, fejlesztők munkájának elszámolása a tanácsadók, fejlesztők által készített tevékenységlisták alapján történik az ME 07-04 Elszámolás, számlázás folyamatleírás szerint. A projektben résztvevő tanácsadókkal, fejlesztőkkel kapcsolatos problémákat az operatív igazgatónak kell jelezni, aki a tanácsadói adatbázisban rögzíti. - 9 / 10 -
3 FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A folyamatleírásban szabályozott folyamatok végrehajtásakor keletkezett feljegyzések készítését, letárolását a Dokumentum mátrix, megőrzésüket a Minőségirányítási Kézikönyv szabályozza - 10 / 10 -