7.29. Kontroling gyakorlata a szállodában Kontrolling... 2 1. Kontroling elmélet Elméleti kontrolling... 2 1.1.Kontroling célja... 2 1.2. A szállodai kontrolling feladata... 2 2. Szállodai kontroling elmélete Kontroling relevancia... 3 2.1.A kontrolling tevékenység síkjai... 3 2.2. Szállodai kontrolling tevékenységei... 3 2.3. Kontrolling helye a szervezetben... 3 3. Kontroling a gyakorlatban Üzemeltetési kontroling.. 4 3.2. Szobakiadási tevékenység kiemelt kontroling területei... 4 3.4. Kontrolling a vendéglátásban... 5 3.5. Szállodai kontrolling a specializáció területén... 5 4. Kontrolling a speciális területei Kontroling normatívák. 6 4.1. Pénzgazdálkodás... 6 4.2. Szállodai kontrolling tevékenység a munkaügyi területen... 6 5. Kontrolling speciális területeken Minıség... 7 5.1.Számítástechnika... 7 5.2. Biztosítás... 7 5.3. Beruházás... 7 5.4. Szállodai kontrolling tevékenység a minıségbiztosítás területen... 7 6. Inspiráció CBL... 8 6.1. Formalizált kontroling elınyei... 8 6.2. Monetáris és naturális normatívák... 8 7. Gyakorlati foglalkozás témaköre Kimutatások... 8 7.1. Gazdálkodás esszenciája és kimutatások... 8 8. Ellenırzı kérdések Önértékelés... 8 Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 1
7.29. Kontroling gyakorlata a szállodában Kontrolling 1. Kontroling elmélet Elméleti kontrolling 1.1.Kontroling célja 1.2. A szállodai kontrolling feladata Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 2
2. Szállodai kontroling elmélete Kontroling relevancia 2.1. A kontrolling tevékenység síkjai 2.1.1. Tulajdonosi sík 2.1.2. Vezetı sík 2.1.3. Dolgozói sík Összegzés 2.2. Szállodai kontrolling tevékenységei 2.2.1. Normatívák kialakítása 2.2.2. Mérések 2.2.3. Elemzés 2.3. Kontrolling helye a szervezetben Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 3
3. Kontroling a gyakorlatban Üzemeltetési kontroling 3.1. Szállodai kontrolling relevancia 3.1.1. Alaptevékenységek 1 3.1.2. Általános tevékenységek 3.1.3. Kiemelt területek Minıség Biztonságvédelem Tervezés 2 3.1.4. Kiemelt munkafolyamatok 3.2. Szobakiadási tevékenység kiemelt kontroling területei 3.2.1. Bevétel 3.2.1.1. Fizetési garancia Bevételgazdálkodás 3 Fizetési garancia Fizetıképesség 4 3.2.1.2. Kedvezmények, grátiszok Egyedi kedvezmények 3.2.1.3. Levonások, sztornók, javítások 3.2.2. Vendéganyagok Vendéganyagok No-show politika Szobatakarítási jelentések 3.3.3. Reggeli Reggeli Napi vezetıi jelentések Szállás tevékenység kiemelt kontroling területei (bevétel, vendégadat, reggeli) Bevétel: Fizetési garancia, kedvezmény adása, levonás és sztornó igazolása Vendégadat: számla, aláírás, no-show, emeleti jelentések eltérései Reggeli: adag és áregyeztetés, eltérés indoklás, napi vezetı jelentések aláírásának ellenırzése 1 A tevékenységek közvetlen költségei, az összes üzemeltetési költség 60%-át elérik. 2 A stratégiai tervezés középtávú célkitőzéseket jelenti. A jövıkép alkotás szabadság foka magasabb, mint az éves tervekké. A futurisztikus jövıképalkotás bátrabban határozza meg a pozíciókat, mint az elırevetítés a trendalkotás. 3 A szerzı értelmezése szerint a forgalom a szolgáltatások ellátásának ellenértéke. Az árbevétel pedig a szállodai pénzeszközei közt megjelenı ellenérték. 4 Fontos kitétel, nem azt jelenti a Credit Policy eljárás betartása, hogy a vendég vagy partner biztosan fizet. A kitétel azt mondja a partner fizetıképes, képes kifizetni a várható számla összeget. Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 4
3.4. Kontrolling a vendéglátásban 3.4.1. Bevételek Számlázás 5 Levonások Reprezentáció 3.4.2. Árukezelés Megrendelés Könyvelés 3.4.3. Leltár Készletek Leltározási sajátosság 3.4.4. Anyagfelhasználás 3.4.5. Napi vezetıi jelentések Vendéglátás tevékenység kontroling feladatai (bevétel, árukezelés, leltár) Bevételnél a fizetési garancia, kedvezmény adása, levonás és stornó igazolása, számlázás. Árukezelésnél a megrendelés, átvétel és könyvelés elkülönítése. Leltáraknál, a készletek napi leltára (bár, pultos), anyagfelhasználás leltár kiértékelése, leltározási szabályzat. Napi vezetıi információs rendszerek és jelentések értékelése. 3.5. Szállodai kontrolling a specializáció területén 5 A Lobby-bárban vagy teraszokon gyakran elıfordul, hogy a vendégek csak egy kávét, teát vagy üdítıt fogyasztanak. Az adóhivatal vagy fogyasztóvédelmi felügyelet ellenırzése esetén, ha a báros véletlen nem ad nyugtát vagy számlát a szálloda hírneve és megítélése kerülhet kedvezıtlen helyzetbe. Ezért is fontos a mindenkori számlaadás. Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 5
4. Kontrolling a speciális területei Kontroling normatívák 4.1. Pénzgazdálkodás 4.1.1.Bank 6 Banki beszolgáltatás Banki tételek a jóváírások és terhelések 4.1.2. Szállítók Szállítói utalások Hitelkártyák kezelésének szabályai Valutaváltás 4.1.3. Vevık Hitelezési politika 7 4.2. Szállodai kontrolling tevékenység a munkaügyi területen 4.2.1. Létszám 4.2.2. Bér 4.2.3. Alvállalkozók 6 A munkatársak megbízhatóak, érvényes erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkeznek. Nem vagy csak nagyon ritkán fordul elı, hogy mindezek ellenére a kasszában nincs annyi pénz, hogy a bevételt összeállítsák. Ilyenkor hasznos a bizonylatolt átadás és átvétel. A pénz hiány oka lehet egy téves visszaadás például. 7 A Credit Policy nem feltétlen szükséges, hogy 23 oldalas kiadvány legyen, de egy kifüggesztett tízpontos Itinerary hasznos segédeszköz a mőszakos recepciósnak. Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 6
5. Kontrolling speciális területeken Minıség 5.1.Számítástechnika 5.2. Biztosítás 5.3. Beruházás 5.4. Szállodai kontrolling tevékenység a minıségbiztosítás területen 5.4.1. Minıség 5.4.2. Vendégpanaszok kezelése 5.4.3. Vendégkérdıív Minıségbiztosítás kontroling feladatai A feladat releváns tényezı a vendéggel érintkezı munkafolyamatok és speciális, kiemelt tevékenység miatt. Az ígéretekben és kiajánlásokban meglévı felszereltség, szolgáltatások, választékok és munkafolyamatok rendszeres összevetése a tényleges tapasztalatokkal, a szálloda minden területén. A felszereltség megléte, állapota tekintetében lista készül. A vendég elvárások alapján kialakított és munkafolyamat rendszeres felülvizsgálata a minıségbiztosítás egyik alappillére. A feltárt eltérések elemzése és azonnali megszüntetése vagy akciótervek elkészítése a megoldásokra, vagy ha szükséges eszközpótlásokkal kell az eltéréseket megszüntetni. Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 7
6. Inspiráció CBL 6.1. Formalizált kontroling elınyei 6.2. Monetáris és naturális normatívák 7. Gyakorlati foglalkozás témaköre Kimutatások 7.1. Gazdálkodás esszenciája és kimutatások 8. Ellenırzı kérdések Önértékelés Szállodai kontroling ellenırzı kérdései 1. Ismertesse a szállodai kontroling általános célját, feladatait és helyét a szervezetben 2. Ismertesse a szállodai kontroling síkjait és tevékenységeit 3. Indokolja a kontroling gyakorlati alkalmazásának területeit relevancia alapján 4. Mutassa be a szállodai kontroling gyakorlati tevékenységeit a szállás területén 5. Mutassa be a szállodai kontroling gyakorlati tevékenységeit a vendéglátásban 6. Mutassa be a szállodai kontroling gyakorlati tevékenységeit a pénzügy területén 7. Mutassa be a szállodai kontroling gyakorlati tevékenységeit a munkaügy és kockázat kezelés területén 8. Mutassa be a szállodai kontroling gyakorlati tevékenységeit a minıség, a vendégpanasz és vendég kérdıívek területén Dr. Juhász László PhD, Szállodaigazgató - BGF- KVIFK - Turizmus Intézet 8