APOR VILMOS KATOLIKUS FŐISKOLA MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI SZABÁLYZATA Az AVKF Szervezeti és Működési Szabályzatának V.3.4. sz. melléklete 2013.november Oldal: 1 / 17
TARTALOM PREAMBULUM ELSŐ RÉSZ: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat tartalma 2. A Szabályzat területei és személyi hatálya 3. A Szabályzat időbeli hatálya MÁSODIK RÉSZ: A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER 4. A minőségbiztosítási rendszer felépítése 5. A Rektor és a Rektori Tanács minőségbiztosítási feladatai 6. A Rektori Hivatal minőségbiztosítási feladatai 7. Minőségbiztosítási Vezető feladatai 8. Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság 9. A szervezeti egység vezetők minőségbiztosítási feladatai HARMADIK RÉSZ: MINŐSÉGÉRTÉKELÉS 10. Minőségértékelési felmérések NEGYEDIK RÉSZ: HATÁLYBALÉPÉS 11. A Szabályzat közzététele 12. A Szabályzat hatálybalépése MELLÉKLET 1. számú melléklet: AVKF Gazdasági Osztály a Oldal: 2 / 17
PREAMBULUM (1) A felsőoktatás jelentős átalakulása új helyzetet teremt az Apor Vilmos Katolikus Főiskola számára. A mennyiségi mutatók helyét egyre inkább a minőségi mutatók veszik át. A minőségbiztosítás komplex rendszere ebben az átalakulásban rendkívül fontos szerepet játszik. (2) Szabályzat célja, hogy a Főiskolán folyó oktatás, kutatás, művészeti tevékenység, valamint azokat segítő szervezeti egységek munkája minőségközpontú legyen, illetve, hogy a Főiskola által kiadott oklevél, illetve tanúsítvány presztízse növekedjék. ELSŐ RÉSZ: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat tartalma (1) A Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakra épülve e rendszerbe foglalja a Főiskola teljes tevékenységének minőségbiztosítását és minőségértékelését. (2) A meghatározza a minőségbiztosítási rendszer egyes elemeit, azok kapcsolatait, rendelkezik a feladatokról és jogkörökről. Oldal: 3 / 17
2. A Szabályzat területei és személyi hatálya A hatálya kiterjed az intézményre és szervezeti egységeire, testületeire, bizottságaira, az intézménnyel munkaviszonyban, munkavégzésére irányuló egyéb jogviszonyban álló vezetőkre, oktatókra, nem oktató dolgozókra és a Tanulmányi és Vizsgaszabályzat hatálya alá tartozó hallgatókra. 3. A Szabályzat időbeli hatálya (1) A Szabályzat időbeli hatálya a hatálybaléptetéstől számítottan határozatlan időre, azonban legfeljebb a következő felülvizsgálatig terjed. (2) A Főiskola mindenkori Rektora és/vagy a Szenátus kezdeményezheti a szabályzat felülvizsgálatát, ha az oktatás-kutatás és az infrastruktúra fejlődése, az intézmény vagy a képzés és a külső kapcsolatok szerkezeti és tartalmi változása, a feltárt hiányosság, illetve egyéb ok miatt ezt indokolja. MÁSODIK RÉSZ: A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER 4. A minőségbiztosítási rendszer felépítése (1) A minőségbiztosítás megvalósítása érdekében a Főiskola 2006 óta szabályozott minőségbiztosítási rendszert működtet. A minőségbiztosítási rendszer a Főiskola irányítási rendszerének része. Oldal: 4 / 17
(2) A Főiskola minőségbiztosítási rendszerének működtetéséért a Főiskola mindenkori Rektora és a Rektori Tanács közösen vállal felelősséget. (3) A Főiskolán folyó minőségügyi operatív tevékenységek koordinálását, a minőség jobbítását célzó feladatok megfogalmazását és rangsorolását a Minőségbiztosítási Vezető a Rektori Hivatal vezetőjével egyeztetve végzi. (5) A szervezeti egységek vezetői egyben a szervezeti egység minőségbiztosítási feladatainak végrehajtásáért is felelnek. (6) A szervezeti egységek vezetői a Minőségbiztosítási Vezetőnek kötelesek féléves beszámolót készíteni, aki azt a Rektori Hivatalon keresztül a Rektor, illetve a Rektori Tanács felé továbbítja. (7) A Gazdasági Osztály vezetője közvetlenül köteles heti, havi, negyedéves rendszerességgel tájékoztatni a Rektort a Főiskola aktuális gazdasági helyzetéről. (8) A Diplomás Pályakövető Rendszer (DPR) a Főiskola minőségbiztosításának része, de önálló minőségbiztosítási egységként kezelendő. (9) A Karriercentrum végzi el a Rektori Hivatal és/vagy a Minőségbiztosítási Vezető által kiadott minőségbiztosítással kapcsolatos adminisztratív feladatokat, illetve a DPR kutatás kapcsán felmerülő adminisztratív feladatokat. (10) A Minőségbiztosítási Vezető munkáját az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság szakmailag támogatja. A bizottság tagjait a Szenátus jelöli ki. Oldal: 5 / 17
Minőségbiztosítás organogramja: Rektor Rektori Tanács Főiskolai Szenátus heti, havi, negyedéves beszámoló Rektori Hivatal vezetője Minőségbiztosítási vezető Eseti Minőségbiztosítási Bizottság éves beszámoló féléves jelentések DPR Gazdasági Osztály vezetője Szervezeti egységek vezetői Tanszékvezetők, szakfelelősök Karriercentrum Oldal: 6 / 17
5. A Rektor és a Rektori Tanács minőségbiztosítási feladatai (1) A mindenkori főiskolai rektor biztosítja, hogy a főiskolai szinten hozott döntésekben a minőség ügye mindig képviselve legyen. (2) Általános feladata a Főiskolán folyó minőségbiztosítási munka ellenőrzése. (3) Biztosítja a minőségpolitikai célok eléréséhez szükséges pénzügyi és személyi erőforrásokat. (4) Minőség-ellenőrzési és minőség-értékelési jogokkal és kötelességekkel ruházza fel a Minőségbiztosítási Vezetőt, valamint a szervezeti egységek, tanszékek és szakok vezetőit. (5) Közvetlenül vagy a Rektori Hivatalon keresztül a minőségüggyel kapcsolatos feladatok végrehajtása érdekében munkautasításokat ad ki. (6) Biztosítja a Főiskola, a Főiskolához tartozó egységek, illetve szakok képviseletét és az információ cseréjét a hazai és külföldi minőségügyi szakmai fórumokon. 6. A Rektori Hivatal minőségbiztosítási feladatai (1) A Rektori Hivatal mindenkori vezetője felügyeli a Minőségbiztosítási Vezető munkáját. (2) Napi szinten biztosítja a kapcsolatot a Rektor, a Rektori Hivatal és a Minőségbiztosítási Vezető között. 7. Minőségbiztosítási Vezető feladatai (1) A Minőségbiztosítási Vezetőt a rektor nevezi ki, napi munkáját a Rektori Hivatal vezetője felügyeli. Megbízatása feltételeit, hosszát a munkaszerződés rögzíti. Oldal: 7 / 17
(2) A Minőségbiztosítási Vezető az operatív munkát az aktuális intézményfejlesztési terv céljaival összhangban végzi. (3) Irányítja a főiskola minőségbiztosítási tevékenységét és elősegíti, hogy a minőségbiztosítási tevékenység hatékony eszköz legyen a felső vezetőség számára. (4) A szervezeti egységek vezetőinek, a tanszékvezetőknek és a szakfelelősöknek az önértékelése alapján, félévente értékelést készít a Rektornak és a Rektori Tanács számára. (5) Irányítja és koordinálja a minőséggel kapcsolatos belső és külső (értékelő) dokumentumok elkészítését, karbantartását és fejlesztését, ill. részt vesz ezekben a tevékenységekben. (6) Irányítja és segíti a szervezeti egységek vezetőinek minőségbiztosítási munkáját. (7) Működteti a Diplomás Pályakövetési Rendszert, amelynek eredményeiről a Szenátusnak évenként beszámol. (8) Minden szemeszter végén megszervezi az Oktatói Munka Hallgatói Véleményezését. Az eredményeket az illetékes oktatóknak és a Rektornak is továbbítja. (9) Gondoskodik az adatok törvényes adatvédelmi kezeléséről. (10) Gondoskodik a Főiskolán belül a minőségbiztosítással kapcsolatos adatáramlás megszervezéséről, a megfelelő önértékelési és értékelési adatlapok elkészítéséről és összegyűjtéséről. (11) Tárolja és kezeli a minőségbiztosítással kapcsolatos hivatalos dokumentumokat. (12) Javaslattételre jogosult a minőség folyamatos fejlesztésére vonatkozóan: (a) Intézkedést javasolhat a minőségre hatást gyakorló tevékenységek megvalósítását illetően a felső vezetőségnek. (b) Intézkedést javasolhat a közvetlen munkahelyi vezetőknek a nem megfelelő minőség okainak feltárására és megszüntetésére. Oldal: 8 / 17
(c) Nem kellően hatékony intézkedések esetén a felső vezetőség figyelmét felhívhatja, és beavatkozását kérheti. 8. Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság (1) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság tagjait a szenátus jelöli ki, legalább hat személyt. (2) Elnöke a Rektor vagy helyettese. Tagjai 2-5 fő oktató, 1-2 nem oktató munkatárs, 1 HÖK képviselő, valamint a Minőségbiztosítási Vezető. Külső, óraadó oktató, illetve független szakember is választható tagnak. (3) A Bizottság tagjait és elnökét a Főiskolai Szenátus a HÖK-képviselő kivételével három évre választja meg. A HÖK képviselőjét a HÖK választja meg legfeljebb a bizottság megbízatásának lejártáig terjedő időtartamra. A bizottsági tagság a bizottság megbízatásának lejárta előtt megszűnik: lemondással; a munkaviszony, illetve hallgatói jogviszony megszűnésével; visszahívással, valamint jogosulatlan adatkezelés esetén. (4) A Bizottság tagjai kötelesek betartani az adatkezelés szabályait. (5) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottságot az elnök saját hatáskörén belül, vagy a Rektori Hivatal Vezetője és/vagy a Minőségbiztosítási Vezető javaslatára bármikor összehívhatja. (6) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság nem hoz döntéseket, de stratégiailag fontos kérdésekben iránymutatásokat adhat. Részt vesz az intézmény jövőképének megfogalmazásában, a minőségcélok és a stratégiák meghatározásában és megvalósításában (7) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság bármely tagja véleményezheti a minőségbiztosítási dokumentumokat. (8) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság bármely tagja javaslatokat tehet a partnerek panaszainak gyűjtésére, kivizsgálására és orvoslására, az okok feltárására, Oldal: 9 / 17
megszüntetésére és megelőzésére, irányítja, ill. részt vesz az erre irányuló tevékenységben. helyesbítő (9) Az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság bármely tagja javaslatot tehet a minőséggel kapcsolatos pályázatok és projektek elkészítésére, illetve irányítója és részt vesz a kidolgozásban. (10) Az Eseti Minőségirányítási Bizottság bármely tagjának joga van a képzési-, kutatási dokumentumok, zárójelentések tanulmányozására, valamint - a rektor jóváhagyó egyetértésével - az órák és a foglalkozások látogatására. 9. A szervezeti egység vezetők minőségbiztosítási feladatai (1) A szervezeti egység vezetői a Minőségbiztosítási Vezetővel egyeztetve, de saját szervezeti jellegüknek megfelelő minőségbiztosítási elvek szerint működnek. (2) Félévente beszámolót készítenek a minőségbiztosítás eredményeiről, amelynek alapelveit az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság dolgozza ki, majd a Minőségbiztosítási Vezető készíti el az adatlapokat, illetve összesíti az eredményeket. (3) Az oktatási szervezeti egységek vezetői elősegítik a munkatársak szakmai érvényesülését, publikációs tevékenységét, továbbképzését. (4) A nem oktatási szervezeti egységek vezetői az adott szakterületen belül gondoskodnak a munkatársak szakmai kompetenciáinak naprakészen tartásáról.. Oldal: 10 / 17
HARMADIK RÉSZ: MINŐSÉGÉRTÉKELÉS 10. Minőségértékelési felmérések (1) A Főiskola minőségfejlesztésének, az oktatás színvonalának, illetve a képzésre vonatkozó elégedettségnek a megítélését szolgálják a tanszékenként, illetve egységenként elkészített félévenkénti önértékelő felmérések. (2) A tanszékenkénti önértékelő felmérések alapelveit és módszereit az Eseti Minőségbiztosítási Bizottság tárgyalja meg, amelynek főbb szempontjai a következők: (a) Oktatói háttér minőségére (felkészültség, eredményesség, az oktatói kutatói követelményrendszer betartása a kinevezéseknél és az alkalmazásnál). (b) Infrastrukturális feltételek állapotára. (c) Tanulmányi és vizsgakövetelmények betartására. (d) A hallgatói teljesítményekre (felkészültség felmérése az évközi gyakorlatok és művészeti munkák, a vizsgákon nyújtott teljesítmény, az intézeti és tanítási gyakorlatok, a szakdolgozatok színvonala, és a záróvizsgák tapasztalatai alapján). (e) A tanszék részéről a teljes képzési folyamat minőségéhez való hozzájárulás, az oktatók részéről a személyes hozzájárulás becsült mértékére. (3) A Főiskola Diplomás Pályakövetési Rendszert működtet. A DPR legfontosabb elemei a következők: (a) Aktív hallgatók véleménye a képzésről. (b) Végzett hallgatók véleménye a képzésről, a velük kialakított kapcsolatrendszerről. (c) Munkaadók véleménye a képzésről és a munkába állók képességeiről. (d) Oktatók véleménye a képzésről, a kapott visszajelzésekről. (4) A Főiskola az Oktatói Munka Hallgatói Véleményezése keretében minden szemeszter végén értékeli az oktatókat. Oldal: 11 / 17
(5) A felmérések és önértékelések és oktatói értékelések legfontosabb eredményeit a Minőségbiztosítási Vezető összegzi és az adatok jellegének megfelelően az Oktatók, a Rektor illetve a Szenátus felé továbbítja. NEGYEDIK RÉSZ: HATÁLYBALÉPÉS 11. A Szabályzat közzététele (1) Jelen szabályzat törzspéldánya az Irattárban kerül iktatásra és elhelyezésre. (2) A szabályzatot minden dolgozó számára hozzáférhetővé kell tenni a honlapon. (3) Valamennyi dolgozónak a munkaköréhez szükséges mértékben meg kell ismernie a szabályzatot, és annak előírásait mindenki köteles betartani. Oldal: 12 / 17
12. A Szabályzat hatálybalépése (1) A ot a Szenátus 2013. november 5-én fogadta el. (2) A 2013. november 12-én lép hatályba, amely egyben a korábbi 2006. október 1-től érvényes szabályzat hatályon kívül helyezését is jelenti. (3) A elfogadásával párhuzamosan hatályon kívül kerül Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola Képzési Tevékenységének Minőségséget Szabályozó Kézikönyve 2005 is. Az abban megfogalmazott, minőségfejlesztési és szervezeti stratégiák terén a továbbiakban az Intézményfejlesztési Terv 2012-2016 az iránymutató. Vác, 2013. október 28. Jóváhagyta: a Főiskola Szenátusa 2013. november 5-i ülésén A kiadmány hiteléül: Radnainé Ilyés Éva rektorihivatal-vezető Oldal: 13 / 17
1. sz. melléklet GAZDASÁGI OSZTÁLY MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI SZABÁLYZATA A Gazdasági Osztály működését és a gazdasági igazgató tevékenységét a Számviteli politika (AVKF SzMSz V.3.5. melléklete) szabályozza. A Gazdasági Osztályt a rektor által kinevezett vezető irányítja. A Gazdasági Igazgató közvetlenül a rektornak tartozik beszámolási kötelezettséggel. A Gazdasági Igazgató irányítása alá tartozó alegységek vezetői a heti gazdasági értekezleten számolnak be a hozzájuk tartozó egységek munkájáról, és adnak tájékoztatást a folyamatban levő ügymenetekről. A Gazdasági Igazgató irányítása alá tartozó alegységek: Gazdasági Osztály Gondnokság Kollégium Informatika A Gazdasági Osztály ügyrendszerinti felosztása: 1. Pénzügy: Banki ügyintézés Házi pénztár 2. Számvitel: Könyvelés 3. Munkaügy: Bér ügyintézés TB ügyintézés 4. Adminisztrátor A Gazdasági Osztály munkatársai közvetlenül a Gazdasági Igazgatótól kapnak utasítást az elvégzendő feladatokról és közvetlenül neki tartoznak beszámolási kötelezettséggel az elvégzett munkájukról. A Gondnokság működése a Tűzvédelmi szabályzat és a Munkavédelmi szabályzat ban foglaltaknak megfelelően történik. Oldal: 14 / 17
A Gondnokság felügyeletébe tartozó munkaterületek: 1. Takarítók 2. Karbantartók 3. Gépkocsivezetők 4. Portások 5. Gondnoksági adminisztrátor A Gondnokság Vezetőjét a Gazdasági Igazgató írásban utasítja és bízza meg feladatokkal. A Gondnokság Vezetője közvetlen beszámolási kötelezettséggel tartozik a Gazdasági Igazgató fele. A Gondnokság felügyeletébe tartozó munkaterületek alkalmazottjait a Gondnokság Vezetője bízza meg feladatokkal. A munka minőségi elvégzéséért, annak ellenőrzéséért a Gondnokság Vezetője a felelős. Az elvégzett munkák a sorszámozott MUNKALAP nevű formanyomtatvány kitöltésével ellenőrizhetők. Kollégium A Kollégium működését a Kollégiumi SzMSz, a Kollégiumi Házirend és a diákokkal a beköltözéskor megkötendő Bentlakási szerződés szabályozza. A Kollégiummal kapcsolatos ügyeket a Kollégium Vezetője és helyettese látja el. A Kollégium Vezetőjét a Gazdasági Igazgató utasítja és feladatokkal bízza meg. A kollégiumi Vezető beszámolási kötelezettséggel van a Gazdasági Igazgató felé. A kollégiumi Vezető a Gazdasági Osztály felé havonta jelentést készít a kollégiumi költségvetésről, a férőhelyek kihasználtságáról és az idegenforgalmi adóról. Informatika Az Informatika munkaterületekhez tartozó munkatársak közvetlen utasítást és megbízásokat kapnak a Gazdasági Igazgatótól. Az informatikai munkatársak a Gazdasági Igazgató felé beszámolási kötelezettséggel vannak. Havonta készítenek jelentést a munkakörükbe tartozó elvégzett feladatokról, és tesznek javaslatot javításra, cserékre illetve az infrastruktúra fejlesztésére. Oldal: 15 / 17
A Gazdasági Osztály vezetőjének beszámolási kötelezettsége a Főiskola rektora felé: 1. hetente pénzügyi jelentést készít a Főiskola aktuális anyagi helyzetéről, 2. havonta a havi zárást követően, kimutatást készít a költségvetés alakulásáról, 3. negyedévente, a negyedéves adatokkal készít kimutatást, 4. elkészíti az éves költségvetést és az éves beszámolót, mind a Váci Egyházmegye Püspöke mint fenntartó, mind a Főiskola rektora felé. A költségvetést a Szenátus fogadja el. Vác, 2013. október 28. Oldal: 16 / 17
Gazdasági Osztály organogramja: Gazdasági Igazgató Kollégium Gazdasági Osztály Gondnokság Informatika Kollégiumvezető Pénzügy Banki ügyintézés Gondnokságvezető Rendszergazda Házi pénztár Takarítók Kollégiumvezetőhelyettes Számvitel Karbantartók Informatikus Könyvelés Gépkocsivezető Stúdiós Munkaügy Portások Bér ügyintézés TB ügyintézés Gazdasági adminisztrátor Gondnoksági adminisztrátor Oldal: 17 / 17