BUDAPEST GAZDASÁG FŐiSKOLA ~ BGF BUDAPEST BUSNESS SCHOOL A BUDAPEST GAZDASÁG FŐSKOLA FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE Budapest, 2005. szeptember
FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban BGF, vagy Főiskola) Folyamatha épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az áll amháztartásró l szóló 1992. évi XXXV. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (X. 30.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (X. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Államháztartási törvény alapján a BGF vezetője, - a Főiskola rektora - felelős: - a feladatai ellátásához a BGF vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, - az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, - a BGF gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítés éért, - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, - a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség, a BGF rektorának feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg.
1. A FEDVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a BGF rektora, illetve átruházott hatáskörben a gazdasági műszaki főigazgató felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. Főiskolai Tanács jóváhagyásával a BGF rektora köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is ), - az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy - a BGF valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüdön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a BGF gazdálkodásával kapcsolatosan, - a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői harmonizációjára és összehangolására vonatkozó végrehajtásra kerüljenek, ellenőrzés irányelvek 3
- a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozott ság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevő gazdasági műszaki főigazgatónak az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXV. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (X. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a BGF -en belül. A FEUVE rendszere az alábbi három fő területet szabályozza: - az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége, - a kockázatkezelés, a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége. A Főiskola rektora, átruházott hatáskörben a gazdasági műszaki az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a BGF folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint főigazgató belső ellenőrzésének működtetéséről. 4
. AZ ELLENŐRZÉS NYOMVONAL 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezései szerint az ellenőrzési nyomvonal a BGF végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt szemléltetett leírása. 2. A BGF rektorának kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása: A Főiskola rektora köteles elkészítetni, - az FT jóváhagyásával - a BGF ellenőrzési nyomvonalát, amely a BGF tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt leírása. Az ellenőrzési nyomvonal a BGF szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a BGF működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a BGF működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő elj árásrendj eit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét, - kialakításával a BGF-re jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi "szereplő", funkció együttes koordinálására kerül sor, - valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, - megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsít ja a pénzügyi irányítás folyamatainak 5
megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedés ét segíti elő. 4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagys a működtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a Főiskola folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése Az ellenőrzési nyomvonal készítés ének kötelezettsége felöleli a BGF tevékenységét jellemző összes folyamatot. 6
A BGF működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a BGF -et működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez, a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a Főiskola tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a BGF teljes tevékenységére vonatkozik, a BGF szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a Főiskola rektorának felelőssége és kötelezettsége. 8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A Főiskola gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálás áért felelős: a Főiskola rektora, illetve az általa kijelölt magasabb vezető. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A BGF működési folyamatait a fófolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. 7
A Főiskola állami feladat-ellátásának megfelelően különböző feladattípusokkal rendelkeznek, ilyen a gazdálkodás terűletén: - A költségvetés tervezése, - Befektetett eszközökkel való gazdálkodás - Készletekkel, követelésekkel, értékpapírokkal való gazdálkodás, - Pénzügyi elszámolások, - Kötelezettségek, szállítók nyilvántartása, - Költségvetési kiadások kezelése, - Költségvetési bevételek kezelése, - Az intézmény zárlati feladatai ellátása, - Az "ntézményi beszámolás" ellátása, - Bér-, és Humánpolitika ellátása, - Vagyongazdálkodás. A gazdálkodás tekintetében a gazdasági műszaki főigazgatója meghatározott kockázati prioritások figyelembe vételével határozza meg az ellenőrzési nyomvonal kialakítását. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a BGF rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontok kerülnek beiktatásra. Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége, a FEUVE erősségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. A BGF ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a BGF-re vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor a BGF ellenőrzési nyomvonalának táblázatba (táblarendszerbe) történő foglalására. 8
9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szint j eit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: sorszám tevékenység, feladat - jogszabályi alap - előkészítés - keletkező dokumentum felelős/kötelezettségvállaló határidő - ellenőrzés/érvényesítés utalványozás/ellenjegyzés - pénzügyi telj esítés - könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat input j át képező dokumentum jellege. A BGF ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat l. számú mellékiete tartalmazza. 9
. KOCKÁZATKEZELÉSSZABÁLYZAT Az államháztartás működési rendjéről szóló - többször módosított - 217/1998. (X. 30.) Korm. rendelet alapján a BGF vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a BGF tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogyakockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagj a megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogyakockázatkezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat, és nem a Főiskolán kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. 1. A kockázat fogalma Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (X. 30.) Korm. rendelet 2. 63. pontja meghatározza a kockázat fogalmát: "kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését." A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési elj árásokból fakadó kockázat. 10
2. A kockázatkezelés, a kockázat kezelő A kockázatkezelésért felelős BGF rektorának tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő kockázatok mérsékelhetők. válaszlépések kialakíthatók, így a A költségvetési évre szóló munkaterv (célkitűzések) végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmémi, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a Főiskola rektora intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a BGF-en a Főiskolai rektor, a gazdasági és műszaki fóigazgató, a kari fóigazgatók és kari gazdasági igazgatók, illetve az egyes szakmai területek vezetői végzik. 3. A kockázatkezelési hatókör A BGF rektorának felelőssége a gazdasági műszaki fóigazgató kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezés ének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A Főiskola rektora elkészíti/elkészítteti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. A Főiskola rektora felméri/felméretteti, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat-nagyságokkal lehet számolni, és a 11
meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. 4. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata A Budapesti Gazdasági Főiskola működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit. A Budapesti Gazdasági Főiskola a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. A Főiskola vezetés ének feladata az, hogyakockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitűzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ezt kockázatkezeléssel érheti el a Főiskola. A kockázatok elsődleges lehetnek: véletlenszerű események, hiányos ismeret vagy információ, okai - együtt vagy külön-külön - az alábbiak ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: - a kockázatok felmérése, - a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, - a kockázatok értékelése, - az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy a vezetés számára), - a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, - a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, - a válaszintézkedés "beépítése" és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. 12
A kockázatkezelési folyamat bevezetésének elemei a BGF-en: - A Főiskola rektora írásos anyagot küld az érintett terület vezetőjének és a szervezet minden tagjának, és ezzel, a folyamatot megindítja. - A kockázat kezelésére vonatkozó dokumentum szétküldése. - Csapatmunka a kockázatkezelés különböző szintjein. - A főbb szervezeti célkitűzések és a jelentősebb kockázatok széleskörű ismertetése. - A jelentős kockázatok kezelésére kialakított világos stratégia szervezeten belüli kommunikációjának megszervezése. 4.1. A kockázatok/e/mérése A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapj án, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a Főiskolára, ha valóban felmerülnek. A Főiskola rektora évről évre köteles meghatározni és aktualizálni a Főiskola előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket az éves tervben kell rögzíteni. Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani. 4.1.1. A kockázatfe/mérés célja A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a Főiskolára, ha valóban felmerülnek. 13
4.2. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas módszerek meghatározása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a Főiskola célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a BGF rektora végezteti. A Főiskola alkalmazott módszerként a kockázatvizsgálatot vagy a kockázati önértékelés választhatja. A kockázatvizsgálat során egy kifejezetten erre a célra alakult "munkacsoport" jön létre (akár szervezeten belüli, akár szervezeten kívüli tagokból), hogy felmérje a Főiskola összes tevékenységének kapcsolatát a fő célkitűzésekkel és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat. A "munkacsoport" alapvető munkamódszere: az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján a csoport kialakít ja a szervezet kockázati térképét. mérsékelt kockázat jelentős kockázat alacsony kockázat mérsékelt kockázat alacsony magas bekövetkezés valószínűsége A kockázati térkép elemzése: A jobb felső negyedben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó negyed kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó negyed kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. 14
Ez többféle módon történhet: - kérdőívek segítségével, interjúk, vagy - tapasztalt szakértők általlevezényelt munkamegbeszélések során. A kockázatok beazonosításának folyamatához elengedhetetlen a szervezet célkitűzéseinek alapos ismerete, kezdve a legmagasabb szintű célokkal, lefelé egészen a napi működés céljainak szintjéig (p/. bérelszámolás, tárgyi eszköz beszerzés, stb.). A kockázatokat ezen ismeret alapján lehet felismerni, azonosítani. A kockázat felmérés i-kezelés i rendszer kiépítésének első célszerű lépése az adott szervezet stratégiai célkitűzéseit megismerni, és azokat vizsgálni. A könnyebb kezelhetőség érdekében érdemes ezek számát minimálisra szorítani (legfeljebb 10). Ez az egyszerűsítés megkönnyíti acélkitűzésekhez tartozó alapvető kockázatok elemzését, azonosítását. Példaként az alábbi táblázat bemutat néhány kockázati kategóriát. A kockázatok forrása lehet a Főiskolára nézve külső eredetű kockázat, vagy a szervezet saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. Az egyes szervezetek természetesen a bemutatotthoz képest egyéb kockázati kategóriákat is feltárhatnak, amelyek a saját munkájukkal kapcsolatosak. KÜLSŐ KOCKÁZATOK nfrastrukturális Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Jogi és szabályozási A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Elemi csapások Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. PENZÜGY KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenü/. Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt mes{előző intézkedés re. 15
Biztosítási Felelősségvállalás i TEVÉKENYSÉG, KOCKAZATOK Működési nformációs Kockázat-átviteli EMBER, " EROFORRAS, KOCKAZATOK Személyzeti Egészség és biztonsági Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni e(fogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. A Főiskolára mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. A Főiskola alkalmazza. a kockázatazonosítás során a kockázatvizsgálat módszerét 4.3. A kockázatok értékelése Bizonyos típusú kockázatok számszerűsíthetők (számszakilag értékelhetők, pl. a pénzügyi kockázatok). Más kockázatok értékelésére csak sokkal szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre. 16
4.4. Az elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat a Főiskola által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a Főiskola rektora a felelős. A kockázati szint azt jelenti, ami felett a Főiskola válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra. mindenképpen 4.5. Kockázati reakciók A négy alapvető kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet: kockázat átadása (biztosítás révén); - kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése ); - kockázatos tevékenység befejezése (közszférában nehezen megvalósítható). 4.6. A kockázatokra adható válaszok, kockázat-nyilvántartás A Főiskola kialakít ja sajátosságainak megfelelően az intézményi kockázatnyilvántartást. A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően - a bekövetkezés valószínűségét, - az esetleg felmerülő kár mértékét, -a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, - a felelős munkatárs nevét, -azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezet célkitűzései teljesüljenek, -illetve, ha a folyamatba épített ellenőrzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz a Főiskola az adott konkrét területen. 17
A kockázatkezelési eseteket a Főiskola rektora elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. Az intézményi kockázat-nyilvántartást a kockázatvizsgálati munkacsoport vezeti. 4.7. Beépítés és felülvizsgálat A BGF céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az SZMSZ szerinti egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak a Főiskola legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetők. A kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összeruggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült - csak időszakos - feladattá válik. Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat; ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete ("profilja") változott-e vagy sem. 5. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni. a költségvetési A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. 6. Kockázati jelentés rendszer A kockázati jelentési rendszer a meglévő vezetői információs rendszer része. Egy külön kockázati jelentési rendszer kialakítása és bevezetése helyett járható út a korai figyelmeztető mechanizmusok kialakítása és alkalmazása a meglévő vezetői információs rendszereken belül. 18
Egy nehézkes adatbázis könnyen eltérítheti a felhasználó figyemét a legfontosabb pontokról, nevezetesen arról, hogy a Főiskola minden tagjának a szervezeti célkitűzésekre kell a figyemét összpontosítani, valamint a saját feladataival kapcsolatos kockázatok kezelés ét kell szorgalmazni. V. A SZABÁLYT ALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (X. 30.) Korm. rendelet 145/A. (5) bekezdésének megfelelően a BGF rektorának kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei: - a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) - a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) 19
Egyes eljárások értelmezése a szabálytalanságok során: A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi V. törvény 10. (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetés t is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XX törvény (a továbbiakban Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekmény t feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXX. törvény 1. (1) bek. szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi V. törvény 339. (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi ll. törvény rendelkezései (elsősorban a XX. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XX. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XX. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXX. törvény (Kjt.), valamint a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XL. törvény megfelelő rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt., a Htv. megfelelő rendelkezései az irányadó k. 20
2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a Főiskola rektorának a felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével felelőssége, hogy: kapcsolatosan a Főiskola rektorának - a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a Főiskola, a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel az SZMSZ szerinti területért felelős vezető, szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerülj ön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A Főiskolán a szabálytalanságok kezelésével (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) kapcsolatos feladatokat a kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően a gazdasági és műszaki foigazgatóra, kari főigazgatókra, kari gazdasági igazgatókra, Főiskolai fótitkárrajkari titkárokra illetve az SZMSZ szerinti szervezeti egység vezetőire ruházza át a Főiskola rektora. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEDVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 21
3.1. A Főiskola valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a Főiskola valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a Főiskola rektorát kell értesítenie. A BGF rektorának kötelessége gondoskodni meghozataláról, illetve indokolt esetben megindítás áról. a megfelelő intézkedések a szükséges eu árások 3.2. A BGF rektora észleli a szabálytalanságot A BGF rektora, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. 3.3. A BGF belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (X. 26.) Konn. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A BGF-nek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. ellenőrzés 3.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi elj árás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Főiskolának intézkedési tervet kell kidolgozni. 22
4. A szabálytalanság észlelés ét követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A Főiskolai rektor felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését j elenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a Főiskolai rektor vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartás ával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. 5. ntézkedések, eljárások nyomon követése A Főiskolai rektor: - nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további "szabálytalanságlehetőségeket" beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 23
6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A Főiskolai rektor feladata: - a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok Gogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; - egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartás ban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; - nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; - a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számvitel i és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 233/2003. (X. 16.) Korm. rendelet V. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. 24
7. Záró rendelkezés A Budapesti Gazdasági Főiskola FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐ ELLENŐRZÉS RENDSZERE 2005. szeptember 1. napjától lép hatályba. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső feladatváltozás során módosítani kell. szervezeti változás vagy Dátum: 2005. szeptember 1. 25
1. számú melléklet A BUDAPEST GAZDASÁG FŐSKOLA ELLENŐRZÉS NYOMVONALA
Sorszám A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Dokumentum feladat (belső, koordináló, kötelezettség - elkészítése megnevezése speciális) végrehajtó vállaló Határidő A költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Érvényesités Ellenjegyzés teljesítés Könyvvezetésben való megjelenés Főiskolai 217/1998. Előkészítő: központi, Költségvetési Felelős: július, nincs nincs nincs nincs l bevételek és (X.30.) kari/ter-i intézeti javaslat Gazdasági és auguszkiadások Korm. r. gazdálkodási elkészítése műszaki tus tervezése SZMSZ, fő/osztály főigazgató hónap Gazdálko- munkatársai dási Szab. Ügyrend Koordináló: Gazd-i műsz-i főig. hely., Kari gazdasági igazgatók, ter-i intézetek gazd-i ov. BGF 217/1998. Előkészítő: Főiskolai Költségvetési Felelős: Kari, augusz- nincs nincs nincs nincs 2 költségvetési (X.30.) rektor, Kari/területi irányelv területi gazd. tus, irányelvének Korm. r. intézetek vezetői elkészítése vezető, szeptemelkészítése SZMSZ Koordináló: Gazd-i Gazdasági és ber Gazd-i Szab. műsz-i főig. hely., műszaki hónap Ügyrend Kari gazdasági főigazgató igazgatók, ter-i intézetek gazd-i ov. Főiskola, karok és 217/1998. Előkészítő: Kari Költségvetési Felelős: novembe nincs nincs nincs nincs 3 területi intézetek (X.30.) gazd. igazgatók, javaslat, Gazdasági és r hónap költségvetési Korm. r. területi int. gazd.ov. gazdálkodási műszaki javaslatának SZMSZ Koordináló:, Gazd-i keret fő igazgató elkészítése Gazd-i Szab. műsz-i főig. hely. elkészítése Ügyrend Rektori Tanács, 217/1998. Előkészítő: Költségvetési Felelős: december nmcs nincs nincs nmcs 4 Főiskolai Tanács (X.30.) Gazdasági Bizottság keretszámok Gazdasági és hónap jóváhagyja a Korm. r. Koordináló: elkészítése Műszaki költségvetési SZMSZ Gazdasági és Főigazgató koncepciót Műszaki Főigazgató -- -------- -- - - -, 27
_~állaló '------------------ A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Könyvvezetésben Sor- Dokumentum Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi feladat (belső, koordináló, kötelezettség - Határidő való megjelenés szám elkészítése Érvényesítés Ellenjegyzés teljesítés megnevez~se - ~eciális) -- _vé~haj~ _ ----~- _ --~-- -- '----- - - - Főiskola, karok-, 217/1998. kari-, Elemi Felelős: február nincs A Gazdálk-i nmcs Az eredeti 5 területi int-ek (X.30.) ter-i intézetek gazd-i költségvetés Gazdasági és 15. Szab-ban előirányzatokat a elkészítik Korm. r. egységek elkészítése műszaki leírtak szerint főkönyvi végleges SZMSZ munkatársai főigazgató könyvelésben költségvetésüket Gazd-i Szab. Koordináló: Gazd-i könyveini kell. műsz-i főig. hely., Kari gazdasági igazgatók, ter-i intézetek gazd-i ov. 28
A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Könyvvezetésben Dokumentum Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi feladat (belső, koordináló, kötelezettség - Határidő való megjelenés elkészítése Érvényesítés Ellenjegyzés teljesítés megnevezése speciális) végrehajtó vállaló - - - - - - - - - - - - - Befektetett eszközök ellenőrzési nyomvonala Allomány- 249/2000. Előkészítő: analitikus Bevételezési Felelős: Gazd. Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Pénzforgalommal 1 növekedés (X.24.) könyvelő bizonylat, és műszaki tos szerint szerint vagy folyamatosan (vásárlás, átvétel, Korm. r. Koordináló: Gazd. és Üzembe- főigazgató, Kari pénztár felújítás, stb.) Számviteli műszaki főigazgató, helyezési j zk. gazd. politika Kari gazd. igazgatók, Nyilvántartó igazgatók, Területi int.gazd-i ov karton Területi kontírozó könyvelő Sorszám int.gazd-i ov Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint Allomány 249/2000. Előkészítő: analitikus Összesítő Felelős: Gazd. Ecs: Ügyrend Ügyrend nmcs negyedévenként, 2 csökkenés (X.24.) könyvelő feladások, és műszaki negyed- szerint szerint illetve szükség ( értékcsökkenés, Korm. r. Koordináló: Gazd. és különféle főigazgató, Kari évet szerint összesítő értékvesztés, Számviteli műszaki főigazgató, jegyzőköny- gazd. követő feladás a selejt átadás, politika Kari gazd. igazgatók, vek igazgatók, S. nap főkönyvi hiány, stb.) Felesleges Területi int.gazd-i ov Területi Egyéb: könyvelés felé készl.ért. int.gazd-i ov folyama- Vagyongazd. analitikus könyvelő Kötelezettség- tos évet Szabályzat vállaló: követő ügyrend szerint január 31 Befektetett 249/2000. Előkészítő: analitikus Allomány- Felelős: Gazd. Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Könyvvezetésben 3 eszközök (X.24.) könyvelő csökkenési és műszaki tos szerint szerint vagy a bevétel értékesítése Korm. r. Koordináló: Gazd. és bizonylat és főigazgató, Kari pénztár ~egjejenik. Számviteli műszaki főigazgató, számla gazd. Allomány csökk. politika Kari gazd. igazgatók, kiállítása igazgatók, bevezetése Területi int.gazd-i ov pénzügyi munkatárs Területi int.gazd-i ov 29
Sorszám A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Dokumentum feladat (belső, koordináló, kötelezettség - elkészítése megnevezése speciális) végrehajtó vállaló Határidő Készletek, követelések, értékpapírok ellenőrzési nyomvonala Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Érvényesités Ellenjegyzés teljesítés Könyvvezetésben való megjelenés Allomány- 249/2000. Előkészítő: analitikus Bevételezési Felelős: Gazd. Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank folyamatos l növekedés (X.24.) könyvelő bizonylat, és műszaki tos szerint szerint vagy a főkönyvi (vásárlás) Korm. r. Koordináló: Gazd. és Nyilvántartó főigazgató, Kari pénztár könyvelés, Számviteli műszaki főigazgató, karton gazd. politika Kari gazd. igazgatók, igazgatók, Területi int.gazd-i ov Területi int.gazd-i ov kontírozó könyvelő Kötelezettségvállaló: ügyrend szerint Allomány 24912000. Előkészítő: analitikus Összesítő Felelős: Gazd. Allo- Ügyrend Ügyrend nmcs negyedévenként, 2 növekedés (X.24.) könyvelő feladások, és műszaki mányvál- szerint szerint illetve szükség csökkenés Korm.r. Koordináló: Gazd. és különféle főigazgató, Kari tozás szerint összesítő ( értékelések Számviteli műszaki főigazgató, jegyzőkönyv gazd. negyed- feladás a többlet, politika Kari gazd. igazgatók, ek igazgatók, évet főkönyvi selejt, hiány, stb.) Felesleges Területi int.gazd-i ov Területi követő könyvelés felé készletért. int.gazd-i ov S. nap, szabályzat analitikus könyvelő Kötelezettség- Egyéb: vállaló: évet ügyrend szerint követő január 31 Készletek, 24912000. Előkészítő: analitikus Készlet- Felelős: Gazd. Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank A főkönyvi 3 értékesítése (X.24.) könyvelő csökkenés i és műszaki tos szerint szerint vagy könyvelésben Korm. r. Koordináló: Gazd. és bizonylat és főigazgató, Kari pénztár a bevételt Számviteli műszaki főigazgató, számla gazd. könyveini kell. politika Kari gazd. igazgatók, kiállítása igazgatók, Területi int.gazd-i ov Területi int.gazd-i ov pénzügyi munkatárs '---------.. _-._-- --L-. - - - 30
Sor- A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős szám feladat (belső, koordináló, Dokumentum kötelezett;ég _ Határidő,Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Könyvvez~tésben L '--- megnevezése_~eciál~_végrehajtó elkészítése vállaló Ervényesítés Ellenjegyzés teljesítés való megjelenés --L- _ Ertékpapírok 249/2000. Előkészítő: analitikus Kiadási pb. Felelős: Gazd. Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Az analitikus 4 értékesítése (X.24.) könyvelő kiállítása az és műszaki tos szerint szerint vagy nyilvántartásból Korm. r. Koordináló: Gazd. és értékpapír főigazgató, Kari pénztár ki ken vezetni. Számviteli műszaki főigazgató, kivezetéséről gazd. A főkönyvi politika Kari gazd. igazgatók, igazgatók, könyvelésben Területi int.gazd-i ov Területi a bevételt int.gazd-i ov könyveini kell. számviteli ov. Követelések Számviteli Előkészítő: pénzügyi számla, Felelős: Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Az analitikus 5 adósok,vevők ~olitika munkatárs nyugta pénzügyi tos szerint szerint vagy nyilvántartás ban nyilvántartásba Ertékelési Koordináló: kari kiállítása munkatárs pénztár könyveini kell. vétele szabályzat gazd. igazgató, 249/2000. területi gazd. vezető, (X.24.) központi gazd. Korm. r. Ügyrend főoszt. vezető számviteli munkatárs Adósok, vevők Számvitel i Előkészítő: pénzügyi Összesítő Felelős: Negyed- Ügyrend Ügyrend nmcs A főkönyvi 6 Állomány- politika munkatárs feladás, pénzügyi évetl évet szerint szerint könyvelésben az változása Értékelési Koordináló: kari jegyzék munkatárs követő állományváltozást szabályzat gazd. igazgató, elkészítése hó 15. könyveini kell 249/2000. területi gazd. vezető, nap (X.24.) központi gazd. Korm. r. Ügyrend főoszt. vezető pénzügyi munkatárs Különféle kapott Számviteli Előkészítő: pénzügyi Szerződések Felelős: kari, Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Az analitikus 7 kölcsönök, politika munkatárs elkészítése területi Gazd. tos szerint szerint nyilvántartásban támogatások Értékelési Koordináló: kari, és műszaki és főkönyvi Pl. szakképzési szabályzat gazd. igazgató, főigazgató, Kari könyvelésben támogatás, 249/2000. területi gazd.vezető, gazd. igazgatók, könyveini kell. pályázatok (X.24.) számviteli ov. Területi Korm. r. pénzügyi int.gazd-i ov Szerződés munkatárs Kötelezettség- Ügyrend vállaló: ügyrend szerin~ -- - - - - - 31
Sorszám A téma vagy Jogszabályok Előkészitő, Felelős, Dokumentum feladat (belső, koordináló, kötelezettség - elkészítése me2nevezése speciális) vé2rehajtó vállaló -~-- --- - - - Határidő Pénzügyi elszámolások ellenőrzési nyomvonala Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Érvényesités Ellenjegyzés teljesítés Könyvvezetésben való megjelenés Pénztári be és Pénzkezelési Előkészítő: pénzügyi Bevételi és Felelős: Folyama- Ügyrend Ügyrend Pénztár Naponta, vagy 1 kifizetések szabályzat munkatárs kiadási pénzügyi tos szerint szerint időszakonként a elszámolása Számviteli Koordináló: kari pénztár- munkatárs főkönyvben a politika gazd. igazgató, bizonylat Kötelezettség- pénztárjelentés 249/2000. területi gazd.vezető, kiállítása, vállaló: alapján könyveni (X.24.) központi gazd. utalvány- ügyrend szerint kell Korm.r. főoszt. vezető rendelet Ügyrend pénzügyi kiállítása munkatárs Bankszámlára Számviteli Előkészítő: pénzügyi Utalvány- Felelős : Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank N aponta a banki 2 befolyt bevételek politika, munkatárs rendelet számvitel i tos szerint szerint kivonatok alapján és teljesített Ügyrend Koordináló: kari kiállítása munkatárs a bevételeket és kiadások 249/2000. gazd. igazgató, Kötelezettség- kiadásokat (X.24.) területi gazd. vezető, vállaló: könyveini kell Korm. r. központi gazd. Ü gyrend szerint főoszt. vezető számviteli munkatárs degen 249/2000. Előkészítő: Kivonatok Felelős: Folyama- Ügyrendben Ügyrendben Kincstári A főkönyvi 3 pénzeszköz (X.24.) pénzügyi munkatárs iktatása Ügyrend tos leírtak szerint leírtak szerint körön könyvelésben az Korm. r. Koordináló: Gazd. és szerint Negyed- kívül állomány Számvitel i műszaki főigazgató, évet változást politika Kari gazd. igazgatók, követő könyveni kell Ügyrend Területi int.gazd-i ov S.nap kontírozó könyvelő - - - 32
A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Sor- Dokumentum Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi feladat (belső, koordináló, kötelezettség - Határidő szám elkészítése Érvényesítés Ellenjegyzés teljesítés _ megl!evez~e ~eciális) vé~haj~ vállaló - - - -- - - - - - - - - - Kötelezettségek, szállítók ellenőrzési nyomvonala Könyvvezetésben való megjelenés Kötelezettség- Számviteli Előkészítő: szakmai Kötváll. Felelős: Folyama- Ügyrend Ügyrend nmcs A főkönyvben a l vállalások politika, vezető okirat, pénzügyi tos szerint szerint nyilvántartási nyilvántartásba Ügyrend Koordináló: rendelés munkatárs számlák között vétele, módosítása 249/2000. pénzügyi ov. visszaigazo- Kötelezettség- könyveini kell. (X.24.) lás vállaló: Korm. r. pénzügyi, számviteli Ügyrend munkatárs szerint Szállítók Ügyrend Előkészítő: pénzügyi Utalvány- Felelős: Folyama- Ügyrend Ügyrend nincs Az analitikus 2 nyilvántartásba Számvitel i munkatárs rendelet pénzügyi tos szerint szerint nyilvántartásban vétele politika Koordináló: kari kiállítása munkatárs a kötelezettség- 249/2000. gazd. igazgató, Kötelezettség- növekedést (X.24.) területi gazd.vezető, vállaló: könyveini kell Korm. r. központi gazd. ügyrend szerint főoszt. vezető számviteli munkatárs Szállítók Számviteli Előkészítő: pénzügyi Összesítő Felelős: Negyed- Ügyrend Ügyrend mncs A főkönyvi 3 állomány- politika munkatárs feladás, pénzügyi évet szerint szerint könyvelésben az változása 249/2000. Koordináló: kari jegyzék munkatárs követő állomány (Xl.24.) gazd. igazgató, elkészítése S. nap változást Konn. r. területi gazd. vezető, könyveini kell Ügyrend központi gazd. főoszt. vezető számviteli munkatárs -- _ 33
Sorszám A téma vagy Jogszabályok Előkészítő, Felelős, Dokumentum feladat (belső, koordináló, kötelezettség - Határidő elkészítése megnevezése. '----speciális) végrejtajtó vállaló Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Érvényesítés Ellenjegyzés teljesítés Könyvvezetésben való megjelenés Munkavállalókkal Számviteli Előkészítő : bér- Határozat, Felelős: kari, Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Az analitikus 4 kapcsolatos politika munkaügyi jegyzőkönyv területi Gazd. tos szerint szerint vagy nyilvántartásban kötelezettségek SZMSZ munkatárs elkészítése és műszaki pénztár és főkönyvi (növekedés, 249/2000. Koordináló: kari főigazgató, könyvelésben csökkenés) (X.24.) gazd. igazgató, Kari gazd. könyveni kell. Korm. r. területi gazd.vezető, igazgatók, Ügyrend központi gazd. Területi főoszt. vezető int.gazd-i ov Kötelezettség- vállaló ügyrend szerint számviteli munkatárs Különféle Számviteli Előkészítő: pénzügyi Különféle Felelős: kari, Folyama- Ügyrend Ügyrend Bank Az analitikus 5 kölcsönök, politika, munkatárs szerződések területi Gazd. tos szerint szerint nyilvántartásban támogatások, Szerződés Koordináló: kari elkészítése és műszaki és főkönyvi 249/2000. gazd. igazgató, főigazgató, könyvelésben (X.24.) területi gazd.vezető, Kari gazd. könyveini kell. Korm.r. számviteli ov. igazgatók, Ügyrend Területi számvitel i munkatárs int.gazd-i ov, Kötelezettségvállaló ügyrend szerint 34