OEP jelentések Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

OEP jelentések Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2007.

Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 2.1. 2007.02.12 3. Az OEP jelentéshez szükséges adatok 4. 2.1. 2007.02.12 4. OEP jelentésre jogosultak 6. 2.1. 2007.02.12 5. OEP jelentésből kimaradtak listája 12. 2.2 2007.11.29. 4. OEP jelentésre jogosultak 6. 2.2 2007.11.29. 4.3 Tételek leválogatása 8. 2.2 2007.11.29. 4.5. Törlés a listából 10. 2.3 2007.12.18. 4.7. Igazolás nyomtatása 13. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 16

Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 4 2. OEP jelentések formai követelményei... 4 3. Az OEP jelentéshez szükséges adatok... 4 3.1. Intézménynél kitöltendő adatok... 4 3.2. Hallgatóknál kitöltendő adatok... 5 3.2.1. Magyar hallgatók esetén... 5 3.2.2. Külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén... 5 3.2.3. EU-s külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén... 5 3.3. Hallgatók OEP jelentéssel kapcsolatos adatai... 6 4. OEP jelentésre jogosultak... 6 4.1. Pénzügyi státuszok meghatározása... 7 4.2. EU-s országok... 7 4.3. Tételek leválogatása... 8 4.4. Leválogatott tételek ellenőrzése... 9 4.5. Törlés a listából... 10 4.6. File generálása... 12 4.7. Igazolás nyomtatása... 13 5. OEP jelentésből kimaradtak listája... 13 6. Elkészült OEP jelentések... 14 Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 16

1. Bevezetés A modul feladata olyan intézmény-független eljárások készítése, melyeket a Neptun 3R rendszerbe lehet integrálni, és az OEP által kért export állományok készítését tudja elvégezni. Az eljárások segítségével az intézmények saját hatáskörükben tudnak az OEP számára szükséges jelentést készíteni. Az OEP honlapjáról begyűjtött információk alapján minden hallgatót legalább egyszer jelenteni kell, és legalább egyszer ki kell jelenteni. A jelentést intézményi szinten kell kezelni, így egyszerűbbé válik azon hallgatók kezelése, akik több szakra jelentkeztek, és időközben valamelyik szakot abbahagyják. A fastruktúrában a következő menüpontokon keresztül érhetőek el az OEP jelentésekhez tartozó felületek: Pénzügyek (78600 ) OEP jelentések (13350 ) OEP jelentésre jogosultak (13550 ) Jelentésből kimaradtak listája (13600 ) Elkészült OEP jelentések (13650 ) 2. OEP jelentések formai követelményei Az OEP csak elektronikus úton fogadja el a jelentéseket, melyeket az általa fejlesztett Jelent program segítségével lehet elkészíteni az OEP formátumra. A Jelent program import formátumát az OEP ledokumentálta, letölthető a honlapjukról. Az import állomány szétbontható fejlécre, és tételekre. 3. Az OEP jelentéshez szükséges adatok 3.1. Intézménynél kitöltendő adatok Amennyiben ezen adatok hiányoznak, vagy hibásak a hallgatók hibalistára kerülnek, és nem kerülnek be az OEP jelentésbe. - Számlázási cím ( Szervezeti egységek (28000) / Címek fül) - Adószám ( Szervezeti egységek (28000) / Adózási adatok fül) Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 16

3.2. Hallgatóknál kitöltendő adatok Amennyiben ezen adatok hiányoznak, vagy hibásak a hallgatók hibalistára kerülnek, és nem kerülnek be az OEP jelentésbe. 3.2.1. Magyar hallgatók esetén Helyes, pontos megadásukra az OEP jelentéshez kimondottan figyelni kell! - Állampolgárság ( Hallgatók (5400) felület) - Anyja neve ( Hallgatók (5400) felület) - Jogviszony kezdete (Hallgató képzés adatlapja) - Végzett hallgatók esetén a Jogviszony vége mező (Hallgató képzés adatlapja) - Vezetéknév, amely nem tartalmazhat csak betű vagy pont, illetve kötőjel karaktereket ( Hallgatók (5400) felület) - Keresztnév, amely csak betű karaktereket tartalmazhat ( Hallgatók (5400) felület) - TAJ szám ( Hallgatók (5400) felület) - Tagozat ( Képzések / Képzésspecifikus adatok ) 3.2.2. Külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén Helyes, pontos megadásukra az OEP jelentéshez kimondottan figyelni kell! - Állampolgárság ( Hallgatók (5400) felület) - Anyja neve ( Hallgatók (5400) felület) - Jogviszony kezdete (Hallgató képzés adatlapja) - Végzett hallgatók esetén a Jogviszony vége mező (Hallgató képzés adatlapja) - Vezetéknév, amely nem tartalmazhat csak betű vagy pont, illetve kötőjel karaktereket ( Hallgatók (5400) felület) - Keresztnév, amely csak betű karaktereket tartalmazhat ( Hallgatók (5400) felület) - TAJ szám ( Hallgatók (5400) felület) - Pénzügyi státusz (Hallgató képzés adatlapja) 3.2.3. EU-s külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén - Állampolgárság ( Hallgatók (5400) felület) - Anyja neve ( Hallgatók (5400) felület) - Jogviszony kezdete (Hallgató képzés adatlapja) - Végzett hallgatók esetén a Jogviszony vége mező (Hallgató képzés adatlapja) - Vezetéknév, amely nem tartalmazhat csak betű vagy pont, illetve kötőjel karaktereket ( Hallgatók (5400) felület) - Keresztnév, amely csak betű karaktereket tartalmazhat ( Hallgatók (5400) felület) - TAJ szám ( Hallgatók (5400) felület) - Tagozat ( Képzés / Képzésspecifikus adatok ) Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 16

3.3. Hallgatók OEP jelentéssel kapcsolatos adatai A jelentéssel kapcsolatos adatok további ellenőrzésére a program a Hallgatók (5400) felületen biztosít lehetőséget. A felületre lépve a Képzés információ OEP-hez fülön jelennel meg a hallgató OEP jelentéssel kapcsolatos adatai. A felületen a bejelentési dátum, képzés fájlnév és a kijelentési dátum, képzés és fájlnév adatok tekinthetők meg. OEP log adatok Bővebb információért kattintson a felület bal alsó részén található Módosítások története jelölőnégyzetre. A program ilyenkor az összes módosítási sort felhozza, ami a hallgató jogviszony változásait, képzéseit és OEP jelentéseit tartalmazza. 4. OEP jelentésre jogosultak A Pénzügyek (78600) / OEP jelentések (13350) / OEP jelentésre jogosultak (13550) felületre lépve a felhasználónak lehetősége van leválogatási eljárást indítani, törölni a listából, illetve a külföldi, nem EU-s állampolgársággal rendelkező hallgatókra vonatkozó pénzügyi státuszokat is beállítani. Továbbá a menüpont alatt kell a jelentés generálását is elvégezni. Jelentésre jogosultak Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 16

Az OEP honlapján található információk alapján a hallgatókat a következő feltételek alapján kell jelenteni: Magyar állampolgár és nappali tagozatos hallgató, aki aktív képzésben vesz részt, vagy szünetelteti a képzést, Külföldi állampolgár esetében akkor szükséges a lejelentés, hogyha állami ösztöndíjban részesül vagy nemzetközi szerződés keretében hallgatója az intézménynek. 4.1. Pénzügyi státuszok meghatározása A Pénzügyi státuszok fülre lépve határozható meg, hogy mely pénzügyi státusszal rendelkező külföldi, nem EU-s hallgatók (finanszírozott külföldi hallgatók) legyenek jogosultak OEP lejelentésre. Ennek meghatározásához jelöljük ki a megfelelő státuszokat a jelölőnégyzetek segítségével, majd kattintsunk a Pénzügyi státuszok mentése gombra. A pénzügyi státuszok mentése nem a fenti listában éppen kijelölt sorra vonatkozik csupán, hanem az összes külföldi, nem EU-s hallgatóra. Ezután az általunk kijelölt pénzügyi státusszal rendelkező külföldi nem EU-s hallgatók kerülnek be az OEP lejelentésbe. (Az itt elmentett státuszok ID kódjai bekerülnek az OEPPenzugyiStatuszok paraméterhez tartozó Érték mezőbe. A felületen az Oszlopszerkesztés paranccsal megjeleníthető a státuszok ID kódja.) Pénzügyi státuszok meghatározása 4.2. EU-s országok Az EU-s országok fülön lehet a leválogatást végző eljárásban szereplő országok listáját karbantartani. Az országok kiválasztásához válassza ki a megfelelő országokat és kattintson az EU-s országok mentése gombra. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 16

A felületen elérhető funkciók összegzése EU-s országok Tételek leválogatása ( Tételek leválogatása gomb) Törlés a listából (a felső listában a megfelelő sorok kijelölése akár csoportosan / Törlés a listából gomb) Fájl generálása ( File generálása gomb) Külföldi, nem EU-s állampolgársággal rendelkező hallgatókra vonatkozó pénzügyi státuszok beállítása (A Pénzügyi státuszok fülön a megfelelő státuszok kijelölése, majd a Pénzügyi státuszok mentése gombra kattintás) Leválogatott tételek jellegkódjai: U: Új tétel, az első alkalommal került bele az adatbázisba, B: Bejelentett tétel: A tételről már készült jelentés, K: Kijelentésre váró tétel: A tételről lezáró jelentést kell készíteni, Z: Lezárt tétel: A tételről lezáró jelentés készült. 4.3. Tételek leválogatása A jogosultak leválogatásához kattintsunk a Tételek leválogatása gombra. A leválogatás két lépcsőben történik. Első lépésben a rendszer leválogatja azoknak a hallgatóknak a listáját, akik még nem kerültek lejelentésre, és bizonyos követelményeknek megfelelnek (ki vannak töltve a következő adatok: adóazonosító, név, cím, TAJ kód, hallgatói státuszban vannak, illetve külföldi hallgatók esetén ösztöndíjjal rendelkeznek). Második lépésben a program kigyűjti azoknak a listáját, akik már nem felelnek meg az OEP jelentési kötelezettségnek (tehát már nem hallgató, külföldi diák esetén nem ösztöndíjas, stb.), ezért ki kell jelenteni őket. (Ebben az esetben az Állapot oszlopban a K betű (Kijelentésre váró tétel) jelenik meg.) Fontos, hogy a programban lehetőség van a leválogatás kezdődátumának megadására. Ilyenkor a program leválogatáskor a hallgatók képzés adatlapján található jogviszony kezdete dátum alapján csak azokkal a hallgatókkal foglalkozik, melyek a megadott dátummal azonosak, vagy nagyobbak annál. A felületen ilyenkor be kell állítani a dátumot és a felületen található Tételek leválogatásánál figyelembe veszi a lekérdezés kezdetét jelölőnégyzetet. Leválogatás után a rendszer a dátum feltételeknek megfelelően készíti el a jelentési állományokat is. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 16

(A Tételek leválogatása gombra kattintással a jogosultak kiválogatásával egyidejűleg azok a hallgatók, akik nem felelnek meg az OEP által elvárt kötelezettségeknek, bekerülnek a Jelentésből kimaradtak listája (13600) felületre, ahol a segítségével (későbbiekben kerülnek részletezésre 5. fejezet) információt kaphatunk arról, hogy miért nem jogosultak OEP jelentésre.) OEP jelentésre jogosultak A leválogatás sikerességéről információs ablakkal értesítést küld a program. Ezután a felületen a friss hallgatói lista jelenik meg, melyben azon egyének szerepelnek, akik megfelelnek a követelményeknek és OEP jelentésre jogosultak. Sikeresen frissült a jogosultak listája 4.4. Leválogatott tételek ellenőrzése Az OEP jelentésre jogosultak (13550) felületen az Ellenőrzés gombbal van lehetőség a program által leválogatott hallgatók adataiban történt esetleges változtatások átvezetésére. Az ellenőrzési funkció segítségével a hallgató képzés adatlapján történt jogviszony kezdete, illetve jogviszony vége változásokat az ellenőrző eljárás segítségével a program átvezeti az OEP jelentésre jogosultak táblába, vagy ha a hallgató jogviszony kezdete és vége dátuma, ami kisebb, mint a rendszerdátum, kitöltésre került és a hallgató még nem szerepelt jelentési fájlban, a program a hallgatót a jelentésből kimaradtak listájába helyezi át. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 16

Leválogatott tételek ellenőrzése 4.5. Törlés a listából A Pénzügyek (78600) / OEP jelentések (13350) / OEP jelentésre jogosultak (13550) felületen lehetőség van a felső listában kiválasztott hallgatót, vagy akár hallgatói csoportot (csoportos kijelölés után) törölni a jogosultak közül. Tehát a megfelelő hallgatók közül az ügyintézőnek lehetősége van bizonyos hallgatót letiltani. Ebben az esetben a hallgató törlődik a listából, és átkerül az Jelentésből kimaradtak listája (13600) felületre. Ebben az esetben a program user error megkülönböztetéssel teszi be a törölt hallgatót a kimaradtak listájába. Fontos, hogy B -s, vagy Z -s állapotú hallgatót nem lehet törölni a listából, ugyanis már van lejelentési fájl kapcsolat ilyenkor. Abban az esetben, ha az állapot K, törléskor a program visszaállítja az adott hallgató állapotát B -re. Ha tévesen töröltünk egy hallgatót a jogosultak közül, akkor a leválogatási eljárást újra kell futtatni ( Tételek leválogatása gomb ismételt megnyomása). Hallgató vagy hallgatók törléséhez jelöljük ki a megfelelő sorokat a felső listában, majd kattintsunk a Törlés a listából gombra. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 10 / 16

Hallgatók törlése az OEP jelentésre jogosultak közül Hallgatók törlése után a program frissíti a listát, melyről ismét tájékoztat. Sikeresen frissült a jogosultak listája (Ha ezután átlépünk a Jelentésből kimaradtak listája (13600) menüpontra, és megkeressük az általunk kitörölt hallgató(ka)t, akkor a Hibás mezők oszlopban a usererror felirat lesz olvasható. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó által törölt hallgató.) Törölt hallgató megtekintése a Jelentésből kimaradtak listája felületen Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 16

Abban az esetben, ha véletlenül rossz hallgatót tesznek át hibalistára a Tételek leválogatása gombra kattintva az eljárás újra lefut, és a hallgatónk visszakerül a jogosultak listájába. Fontos, hogy amennyiben több hallgatót tettünk a jelentésből kimaradtak listájába, akkor ezek mindannyian visszakerülnek az érvényes listába, ha a leválogatást újra végrehatják, tekintettel arra, hogy az egyének megfelelnek az OEP jelentés elvárásainak. 4.6. File generálása Ha a Pénzügyek (78600) / OEP jelentések (13350) / OEP jelentésre jogosultak (13550) felületen a megjelenő hallgatói lista ellenőrzése után rendben találta a felhasználó a jelentésre jogosult hallgatók névsorát (a Jelentésből kimaradtak listája (13600) felületen ellenőrizte a hibás sorokat), akkor lehetséges a fájl generálása. Ehhez elsőként válasszuk ki a megfelelő egészségbiztosítási pénztárat, a MEP választása legördülő menü segítségével. Amennyiben ezt nem tesszük meg, és így kattintunk a File generálása gombra, akkor a hiányosságról tájékoztat a program. Figyelmeztető üzenet Az APEH OEP formátum jelölőnégyzetbe pipát téve, közvetlenül az APEH formátumba generáljuk a jelentést. A felsőoktatási intézményeknek lehetősége van ennél egyszerűbb formában eleget tenni a lejelentési kötelezettségnek. Ezért javasoljuk, hogy ezt lehetőség szerint ne használják. Végül a megfelelő mezők megadása után a listagenerálásához kattintsunk a File generálása gombra. A sikeres generálásról értesítést küld a rendszer. Ekkor a hallgatók Állapot -a U-ról B-re (Bejelentett tétel: a tételről már készült jelentés) változik. Sikeres fájlgenerálás Ezután a Pénzügyek (78600) / OEP jelentések (13350) / Elkészült OEP jelentések (13650) felületen megtekinthetjük a legenerált állományt, valamint elmenthetjük a merevlemezünkre, hogy ezután a Jelent programba beolvashassuk. A fájlgenerálás csak abban az esetben lehetséges, amennyiben az intézménynél számlázási cím is meg van adva ( Szervezeti egységek (28000) / Címek fül). Ennek hiányában a rendszer nem generálja le az OEP állományt, és erről tájékoztat is. (3.1 pont) Figyelmezetés, hogy a számlázási cím töltése kötelező Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 16

4.7. Igazolás nyomtatása Az OEP jelentésre jogosultak (13550) felületen lehetőség van a bejelentett hallgatóknak egyesével, illetve csoportosan igazolás nyomtatására. A felületen az Igazolás gombra kattintva a program az OEP jelentéssel kapcsolatos adatokkal elkészíti a kijelölt hallgatókról a jelentési igazolást. Igazolás nyomtatása 5. OEP jelentésből kimaradtak listája Külön felületen szükséges megjeleníteni azokat a hallgatókat, akik valamilyen oknál fogva nem jogosultak OEP jelentésre. Erre azért van szükség, mert a felhasználó tévesen is törölhet hallgatókat a jogosultak közül, akiket csak újbóli leválogatással lehetséges az állományba visszatölteni ( OEP jelentésre jogosultak (13550) Tételek leválogatása gomb). Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 13 / 16

Jelentésből kimaradtak listája A felületen nincs szerkesztési lehetőség, ugyanis az érvénytelen tagok listája a leválogatás újrafuttatásával folyamatosan változik! A felületeken nincs szükség hibajavításra, vagyis a hallgatói adatok szerkesztésére, hiszen azt a megfelelő hallgatói felületeken kell megtenni! A felület adatszolgáltatás funkciót tölt be, ahol a már jól ismert keresési funkciókkal a hibás mezőkre keresve gyorsan kiszűrhetőek az azonos hibákkal előforduló hallgatók. Így ezután az adatok javítása a megfelelő felületen egymás után gyorsabban elvégezhető. A Hibás mezők rovaton a program egyértelműen és pontosan tájékoztatja a felhasználót, hogy az adott hallgató milyen okból kifolyólag nem került be lejelentésre jogosultak közé. Ha egy hallgató több követelménynek, elvárásnak sem felel meg, akkor a Hibás mezők rovaton, ezek egymás mellett kerülnek felsorolásra. 6. Elkészült OEP jelentések A Pénzügyek (78600) / OEP jelentések (13350) / Elkészült OEP jelentések (13650) menüpontra lépve megtekinthetőek a már legenerált, és elkészült OEP jelentések. Megjelenített adatok: Készítés dátuma Hány hallgató van az állományban ( Tételek száma oszlop) Fájlnév Létrehozó neve, és Neptun kódja Amennyiben már lementettük az OEP jelentést, akkor megjelenik a letöltő neve, és Neptun kódja is. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 14 / 16

Elkészült OEP jelentés Lehetőség van az OEP jelentés tartalmának merevlemezre történő tárolására, ha a felületen található Mentés gombra kattintunk. Ekkor a Select Directory ablakban tallózzuk ki a merevlemezünkön azt a könyvtárat, ahova a fájlt menteni szeretnénk, majd nyomjuk meg az OK gombot. A mentés sikerességéről szintén tájékoztató ablak jelenik meg. OEP jelentése mentése Ezután már látható lesz a felületen a letöltő neve és Neptun kódja is. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 15 / 16

Letöltő neve is megjeleníthető Ezután, ha kikeressük a megfelelő könyvtárból a lementett fájlt, akkor betölthetjük a Jelent programba. Itt fontos megjegyezni, hogy a Jelent program egyszerre 5000 tétel kezelésére képes, ezért, ha egy olyan állományt generálunk (az OEP jelentésre jogosultak (13550) felületen), mely több, mint 5000 hallgatót tartalmaz, akkor a rendszer ezen a felületen ( Elkészült OEP jelentések (13650) ) annyi fájlt hoz létre, amennyi megfelel ennek a követelménynek. Tehát ha pl. 5001 sorunk van az állományban, akkor két fájl jön létre: egy, amelyben 5000 tétel van, illetve egy 1 tételt tartalmazó. A jelentés elkészítése után a Feladás gombra kattintva lehet a fájlok tényleges feladásának tényét és dátumát rögzíteni. Kiadás: 2007.12.18. Verzió: 2.3. Oldalszám: 16 / 16