Békés M egyei L evéltár 5700 Gyula, Petofi tér 2. A Békés Megyei Levéltár Szervezeti és Muködési Szabályzata 2011. év Jóváhagyva: Békés Megye Képviselo-tesülete Humán Ügyek Bizottsága hatállyal,..hüb számú határozatával.
Tar talom I. Általános adatok és rendelkezések 3. II. A levéltár alaptevékenységi köre.. 5. III. A levéltár feladatai 7. IV. A Békés Megyei Levéltár szervezete 10. V. A levéltár muködése, jogállása. 11. VI. Támogató feladatok ellátásával és igénybevételével kapcsolatos rendelkezések 18. VII. Felügyelet, irányítás 22. VIII. Záró rendelkezések. 24. Az SZMSZ függelékei: 1. Kutatótermi szabályzat... 25. 2. A Békés Megyei Levéltár szervezeti ábrája... 29. 2
A szer vezeti és muködési szabályzatr a vonatkozó hatályos j ogszabályok A szabályzat az 1995. évi LXVI. törvény, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérol), a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (a közlevéltárak munkájával kapcsolatos szakmai követelmények), az 1992. évi LXIII. törvény (a személyes adatok védelmérol és a közérdeku adatok nyilvánosságáról), a 2009. évi CLV. tv. (a minosített adat védelmérol), az 1991. évi IL tv. (Csodtörvény), a 335/2005. (XII. 29.) (a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol), 8/2010. NGM tájékoztató (a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról) az 1992. évi XXXVIII. tv. (az államháztartás muködési rendjérol) a 292/2009. (XII. 19.) kormányrendelet (az államháztartás muködési rendjérol) alapján és figyelembe vételével készült. I. Általános adatok és r endelkezések 1. A költségvetési szer v neve: Hivatalos név: Békés Megyei Levéltár I ntézmény azonosító számai: Tör zsszám: 342472 2. Az intézmény székhelye: 5700 Gyula, Petofi tér 2. 3. Telephelyei, címei: 5630 Békés, Verseny u. 3. A Békés Megye Képviselo-testülete Ellátó és Szolgáltató Szervezettel közös használatban. 4. M uködési köre: Békés megye 5. Alapítása Létrehozásáról rendelkezo jogszabály (határozat): Békés Megye Képviselo-testülete 111/2005. (IV.08.) KT. sz. határozata. Az alapítás idopontja: 2005. 04. 08. Az alapító okirat száma: 111/2005. (IV.08.) KT. 6. I rányító szerv: Békés Megyei Önkormányzat (5600 Békéscsaba, Derkovits sor 2.) 7. Alapítói jogokk al felr uházott ir ányító szer v neve, székhelye: Békés Megyei Önkormányzat (5600 Békéscsaba, Derkovits sor 2.) 8. Felügyeleti szerv neve, székhelye: 3
Békés Megye Önkormányzata (5600 Békéscsaba, Derkovits sor 2.) 9. Tevékenység jellege szer inti besor olás: Közszolgáltató költségvetési szerv 10. K or mányr endeletben foglaltak szer inti gazdálkodási besor olása: Önállóan muködo költségvetési szerv. Gazdálkodási feladatait az önállóan muködo és gazdálkodó Békés Megyei Tudásház és Könyvtár (5600 Békéscsaba, Kiss Erno u. 3.) látja el. Megyei közlevéltárként, területi általános levéltárként muködik. Illetékességi körébe tartozik a Békés Megyei Önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelodeinek levéltári anyaga, továbbá a megye területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár jogszeruen meghatározott illetékességi körébe. 11. Jogszabályban meghatár ozott közfeladata: A Békés Megyei Levéltár a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérol szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján végez könyvtári és levéltári tevékenységet. Szakágazata: 910100 Könyvtári, levéltári tevékenység Az intézmény alaptevékenységei: 910131 Levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme; 910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetíto tevékenység; 581400 Folyóirat, idoszaki kiadvány kiadása; 521020 Raktározás, tárolás; Szabad kapacitás kihasználása ér dekében végzett tevékenység: 910131 Levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme; 910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetíto tevékenység; 581400 Folyóirat, idoszaki kiadvány kiadása; 521020 Raktározás, tárolás; 821900 Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás 682002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése A levéltár nak vállalkozási tevékenysége nincs. 4
I I. A levéltár alaptevékenységi köre Az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérol alapján, a 10/2002. (I V. 13.) NKÖM rendeletben a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggo szakmai követelményekrol foglaltak szerint: 335/2005. (XII. 29.) korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirol (KEIR); kizárólagos joggal átveszi és megorzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezheto köziratait; átveszi, illetoleg gyujti, valamint ingyenes letétként megorzi a maradandó értéku magániratot; az átvett, illetoleg a gyujtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszeruen kezeli, biztonságosan megorzi, és az orizetében lévo levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényu áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, s az anyag használatát lehetové teszi, a levéltári anyag védelme érdekében ellenorzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel muködo gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét a maradandó értéku magániratok kiválogatására, szakszeru kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, a maradandó értéku magániratok védetté nyilvánításában közremuködik; az orizetében lévo levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; a megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyag konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekrol, illetoleg különösen jelentos levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát ha jogszabály másként nem rendelkezik a Magyar Országos Levéltárnak átadja; levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elosegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa orzött iratanyag publikálásában (írásos, képi vagy hangzó, hagyományos vagy elektronikus formában történo közzététellel; konferenciákon való részvétellel, illetve konferenciák és kiállítások szervezésével); 5
a levéltári anyag oktatási, illetoleg közmuvelodési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elosegíti; a levéltár orizetében lévo levéltári anyagot megfelelo feltételek biztosításával a kutatás számára hozzáférhetové teszi; a levéltári kutatás megfelelo feltételeinek biztosítása érdekében a levéltár a levéltári anyagokat, annak nyilvántartása, tudományos igényu rendszerezése és tájékoztatási célú segédletek készítése útján kutatásra alkalmassá teszi. a levéltári anyagot célszeruen kialakított külön helyiségben (kutatóterem) ingyenesen bocsátja a kutatók rendelkezésére, és lehetoséget teremt arra, hogy a kutató a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot kaphasson; a kutatóknak nyújtott hagyományos vagy elektronikus szolgáltatásokkal, szakmai adatbázisok építésével, illetve külso érdeklodoket bevonó tevékenységformával (kiállítás, levéltár bemutatás, levéltári óra, ismeretterjeszto eloadás, levéltári rendezvény, valamint hagyományos és digitális kiadványok közzététele) a levéltári anyag megismertetését elosegíti. I I I. A levéltár feladatai 1. A levéltár és az irattárak A levéltár nyilvántartja az illetékességi körébe tartozó azon szerveket, amelyek jelentoségüknél fogva történeti értéku iratokat hoznak létre. A nyilvántartás a 10/2002. NKÖM sz. r. 6. -ában (Szakmai követelmények) meghatározott módon történik (szervnyilvántartó lapok, szerv-dossziék). A levéltár folyamatosan végzi a szervek iratkezelési szabályzatainak és irattári terveinek véleményezését, a szervek iratkezelésének és irat-selejtezésének ellenorzését a (Szakmai követelmények 6 11..) 2. A levéltár anyaggyar apodása A levéltár orizetében lévo anyag gyarapodása átvétel, vásárlás, ajándékozás, csere, letét és hatósági intézkedés révén történhet. A levéltár anyagát reprodukciók készítésével és készíttetésével is gyarapítja. Az anyaggyarapítási munka a Szakmai követelmények 12 18. -a szerint folyik. 3. A levéltár i anyag or zése, biztonsága, nyilvántar tása, feldolgozása A levéltári anyag raktározására, védelmére és feldolgozására, segédletek és nyilvántartások készítésére a Szakmai követelmények 19 43. ill a 60. -ai az irányadók. A kötelezoen vezetendo nyilvántartásokat a Szakmai követelmények 34. -a tartalmazza. 6
Az egyes raktárak rendjéért az adott épületben folyamatosan, rendszeresen dolgozó levéltárosok és kezelok felelosek. A raktárak elso számú gazdái az igazgató által megbízott raktárfelelosök. A kizárólag a levéltár munkatársai számára hozzáférheto raktárkulcsok munkaido alatt bármelyik munkatársnak kiadhatók, de az adott raktárban végzett munka befejezése után, legkésobb a munkaido végén az illeto munkatárs köteles a raktár zárása után a kulcsot visszahelyezni a kulcsszekrénybe. A raktárakban idegenek felügyelet nélkül nem tartózkodhatnak. Raktárt akárcsak percekre is felügyelet nélkül nyitva hagyni tilos. A munkaido végével az épületeket is be kell zárni. Az épületet utoljára elhagyó munkatárs köteles áramtalanítani, illetve a biztonsági berendezést bekapcsolni. A belso, levéltári iratselejtezésekrol felvett jegyzokönyveket jóváhagyásra a minisztérium levéltári osztályához kell felterjeszteni. A levéltár az egyes fondokig lemeno, naprakész és pontos elhelyezési jegyzéket vezet, raktáronkénti, azon belül állványonkénti tagolásban. A kutató- és ügyfélszolgálat során, továbbá az iratkölcsönzés miatt helyükrol kiemelt ügydarabok holléte az orjegyek, kérolapok, és a kutató- és kölcsönzési napló alapján állapítható meg. A levéltár meghatározott idore, kutatási célból más levéltárnak, illetve kiállító szervnek iratanyagot kölcsönözhet. Az iratot átadó szerv, illetve jogutódja részére az ügyviteli célú kölcsönzést engedélyezni kell. A kölcsönzés másolattal is teljesítheto. A levéltár jogosult megtagadni a kölcsönzést minden olyan esetben, ha az iratanyag kölcsönzése az ir atok állagának megóvását veszélyeztetné. A levéltári iratanyag védelmét az intézmény állományvédelmi szabályzata (6. sz. függelék) határozza meg. 4. K utató- és ügyfélszolgálat; a levéltár i anyag használata A levéltárban folyó kutatások, kutatótermek munkáját, a tájékoztató tevékenységet, az esetleges kölcsönzéseket a Szakmai követelmények 44 59. -ai és az 1992. évi LXIII. tv. a személyes adatok védelmérol és a közérdeku adatok nyilvánosságáról (adatvédelmi törvény), valamint az intézmény kutatótermi szabályzata (1. sz. függelék) szabályozzák. A levéltár minden munkanapon, a teljes munkaidoben kutató- és ügyfél-szolgálatot tart. A szolgálatot és az azzal kapcsolatos írásbeli feladatokat igazgatói megbízás alapján a levéltárosok és segédlevéltárosok végzik beosztás szerint. 7
5. A levéltár anyagában tör téno kutatás A levéltárban orzött, 1990. május 1. után keletkezett és a keletkezés évétol számított 30 éven túli, illetve az 1990. május 1. elott keletkezett és a keletkezés évétol számított 15 éven túli anyagban (Levéltári törvény 22..) az alábbi kivételekkel, továbbá idobeli korlátozás nélkül abban az anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetve amelynek tartalmát az adatvédelmi törvény szerint mindenki megismerheti, kérelemre bármely természetes személy ingyenesen kutathat. Ha törvény másképpen nem rendelkezik, a belso használatra készült, valamint döntés-elokészítéssel összefüggo adat a keletkezését követo 30 éven belül nem nyilvános, de megismerését az illeto szerv vezetoje e határidon belül is engedélyezheti. Az állami anyakönyvi másodpéldányokban történo kutatást a 2010. évi I. törvény szabályozza, amely 2012. január 1-jén lép hatályba. A kutatási kérelmet a levéltárnál kell benyújtani, megjelölve a kutatás célját, tárgyát és idohatárát. A levéltár a kutatási kérelmekrol és a kutatóknak kutatásra kiadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet. Az 1990. május 1. elott keletkezett és a keletkezés naptári évétol számított 15 éven belüli levéltári anyagban (ide értve a belso használatra készült, ill. döntés-elokészítést tartalmazó iratokat is) a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári törvény 23. 3. bekezdésében meghatározott kuratórium engedélyezi. A személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követo 30 év után válik kutathatóvá. A védelmi ido, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétol számított 90 év, ha pedig a születés és a halál idopontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétol számított 60 év. A védelmi ido lejárta elott is kutatható az anyag, ha a kutatás a kérelmezo költségére anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy a kutatáshoz az érintett, illetve annak halálát követoen örököse, hozzátartozója hozzájárult, vagy a kutatásra tudományos célból van szükség és a 15, illetve 30 éves korlátozási ido már letelt. A levéltár ilyen tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja egy, a tudományos kutatást rendeltetésszeruen végzo és közfeladatot ellátó szerv támogató állásfoglalását. A kutatónak írásos nyilatkozatban kell vállalnia azt, hogy a megismert, kigyujtött személyes adatokat az adatvédelmi törvény 32. -ában meghatározott módon kezeli és használja fel; az írásos nyilatkozatban meg kell jelölni az adatkezelés helyét is. A minosíto által meghatározott érvényességi ido lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot vagy 8
törvényben meghatározott egyéb titkot tartalmazó levéltári anyagban kutatás csak a minosíto hozzájárulásával folytatható. Nem engedélyezheto a kutatás abban a köziratnak nem minosülo levéltári anyagban, amely az átadó által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható. Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmezo rendelkezésére, a levéltár saját költségén készített másolattal teljesítheti a kérelmet (ha ez nem jár az eredeti anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetve nem jár a szokásos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel; az utóbbi esetben viszont, ha a kérelmezo a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles a másolatkészítésre). A kutatás részletes és gyakorlati rendjét a jelen Szervezeti és Muködési Szabályzat 1. sz. függeléke (Kutatótermi szabályzat) határozza meg. A levéltár az azonosításhoz szükséges információk alapján egyedi adatokról tájékoztatást nyújt. Tájékoztatás érdekében a levéltár kutatást díjtalanul csak jogszabály alapján vagy fenntartói utasításra végez. A tájékoztatási kérelem teljesítésének megtagadását a levéltár írásban közli. Az ügyfél által benyújtott, megküldött kérelmek ügyében az ügyintézésre kijelölt munkatárs az igazgató vagy helyettese által adott határidore, de legkésobb 20 napon belül érdemben köteles intézkedni. Az elintézési határido a postázás idopontját jelenti, az ügyintézonek tehát olyan idopontig kell a jóváhagyott fogalmazványt átadni, hogy a gépelés és postázás idoben megtörténhessen. A kutatók által igényelt mikrofilmek postaköltségét a kutatók fizetik. 6. Tudományos munka a levéltár ban A levéltár jóváhagyott évi munkaterv keretében végzi tudományos feltáró és feldolgozó munkáját. Amennyiben az adott kutatási téma megkívánja, igazgatói engedéllyel alkalmanként vagy hosszabb egybefüggo idoszakban az intézménytol távol is lehet feltáró munkát végezni. IV. A Békés Megyei L evéltár szervezete (A Békés Megyei Levéltár szervezeti felépítését az 2. sz. függelék tartalmazza.) 1. A levéltár-igazgató jogállása A levéltár-igazgató felett a kinevezési és felmentési jogokat a Békés Megye Képviselo-testülete gyakorolja. Az egyéb munkáltatói jogok megyei Békés Megye Képviselo-testületének elnökét illetik meg. Jutalmazásáról, premizálásáról a képviselo-testület a költségvetés (költségvetési keret) 9
végrehajtásáról szóló, kormányrendeletben foglaltak szerinti beszámolási kötelezettség teljesítése során dönt. 2. A levéltár-igazgató szakmai helyettesének jogállása A szakmai igazgatóhelyettes felett a kinevezési és munkáltatói jogokat a levéltár-igazgató gyakorolja. A 241/2007. sz. Korm. rendelettel módosított 150/1992. sz. Korm. rend. alapján a szakmai igazgatóhelyettest az igazgató pályázati úton nevezi ki. 3. A további vezetok j ogállása A könyvtári-közmuvelodési-kommunikációs-pályázati csoport vezetoje felett a kinevezési, illetve munkáltatói jogokat a levéltár igazgatója gyakorolja. 4. A vezetok pótlékait a mindenkori hatályos törvényes eloírások szerint állapítja meg a levéltárfenntartó, illetve a levéltár-igazgató. V. A levéltár muködése, jogállása 1. A Békés M egyei L evéltár tudományos intézmény, amely jogszabályokban meghatározott keretek között igazgatási feladatokat is ellát. Sajátos eszközeivel és lehetoségeivel részt vesz a megye közmuvelodési munkájában is. Jellegére nézve általános, önkormányzati közlevéltár. 2. A levéltár székhelye : Gyula. 3. A levéltár pecsétje : köralakú, középen a Magyar Köztársaság címerével. Körirata: Békés Megyei Levéltár, Gyula. Bélyegzot használhat az igazgató és helyettese (levelezés, kiadmányozás, iratok hitelesítése); a kutatószolgálat dolgozói (hitelesítéshez); 4. A Békés Megyei Levéltár az intézmény orizetében lévo iratok egy részét a Békés Megye Képviselo-testülete Ellátó és Szolgáltató Szervezetével közös használatban lévo, Békés, Verseny u. 3. sz. alatti épület raktáraiban tárolja. 5. Az alk almazás feltételei Az intézmény közalkalmazotti szabályzata (3. sz. függelék) szabályozza. 6. Létszám A Békés Megye Képviselo-testülete által jóváhagyott, tárgyévi költségvetési rendeletben meghatározott létszám. 10
7. A levéltár gazdasági és ügyviteli munkája A Békés Megyei Levéltár gazdálkodási feladatait a Békés Megyei Tudásház és Könyvtár mint önállóan muködo és gazdálkodó intézmény látja el, a 2011. június 1-jén megkötött, Együttmuködési megállapodás -ban foglaltaknak megfeleloen. A kötelezettségvállalás az igazgató és távolléte (szabadságolás, stb.) esetén szakmai helyettesének jogköre. Az ellenjegyzést a Békés Megyei Tudásház és Könyvtár gazdasági vezetoje, utalványozást az igazgató látja el. A bizonylatokon meglévo szakmai teljesítés igazolásokért, a bizonylatok mellékletekkel való felszereléséért (megrendelo, szerzodés stb.) a Békés Megyei Tudásház és Könyvtár gazdasági szervezetéhez való átadás elott az intézmény felelos. Az intézmény adóalanyi jogállása: 1991. június 20-ától a levéltár bejelentkezett az áfaelszámolási körbe. Alaptevékenységünket az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. tv. alapján adómentes tevékenységként végeztük 2002. dec. 31-ig. Az általános forgalmi adóról szóló tv. 4/A -a alapján intézményünk 2004. 01. 1-jétol az adónak nem alanya (státusza: alanyi adómentes). 8. A gazdálkodás vitelét elosegíto belso szabályzatok Számlarend (9. sz. függelék) Számlatükör (10. sz. függelék) Pénztárkezelési szabályzat (11. sz. függelék) Leltározási és selejtezési szabályzat (12. sz. függelék) Bizonylati szabályzat és album (13. sz. függelék) Önköltség számítási szabályzat (14. sz. függelék) Számviteli politika (15. sz. függelék) Gépjármu üzemeltetési szabályzat (16. sz. függelék) Eszközök és források értékelési szabályzata (17. sz. függelék) Belso ellenorzési szabályzat (18. sz. függelék) A beszerzések eljárás rendje (19. sz. függelék) Reprezentáció felosztása és teljesítése (22. sz. függelék) 11
9. Egyéb kiegészíto, a muködést segíto belso szabályzatok Iratkezelési szabályzat (4. sz. függelék) Informatikai és adatvédelmi szabályzat (6. sz. függelék) Munkavédelmi szabályzat (7. sz. függelék) Tuzvédelmi szabályzat (8. sz. függelék) Kiküldetések elrendelése, elszámolása (20. sz. függelék) Helyiségek és berendezések használata (21. sz. függelék) Telefon használat (23. sz. függelék) Kötelezoen közzéteendo adatok nyilvánosságra hozatalának rendje (24. sz. függelék) Közérdeku adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének szabályzata (26. sz. függelék) Szabálytalanságok kezelésének eljárás rendje (25. sz. függelék) 10. A könyvkötészet és a restauráló muhely munkája Itt történnek a levéltár könyvtára részére a javítási és kötési munkák is. A szabad kapacitás kihasználása érdekében esetenként külso megrendeléseket is végzünk. A muhely napi munkáját a nyomdakönyvben a levéltári könyvköto vezeti. Az elszámolás elo- és utókalkulációs lapon történik. Az anyagfelhasználást anyagkivételezési bizonylaton adják át a könyvelésnek az analitikus könyveléshez. Az elkészült munkák átadása késztermék-átadási nyomtatványon történik. A külso megrendeléseknél minden esetben évenként fix haszonkulcsot alkalmazunk. 11. K iadványok készítése, ér tékesítése A tudományos munkatársak terv szerint vesznek részt kiadványok készítésében. Kiadványaink (melyekben közzétesszük új eredményeinket is) árát az igazgató állapítja meg. Az értékesítés bizományosi szerzodések alapján, illetve egyes vásárlók részére közvetlenül történik. Minden kötetbol 6 köteles példányt kell átadnunk az OSZK-nak. Mintegy 50 példányt küldünk szét közgyujteményeknek, hivatalos cserekapcsolat jegyében. 30 kötetet adunk a megyei önkormányzat részére is. Kb. 10 20 kötetet juttatunk el az adott témában prominens történészeknek és a sajtónak, folyóiratoknak (recenziós példányok). 12
12. A levéltár könyvtár a Folyamatosan gyujti a fontosabb országos történeti köteteket, ill. a leheto teljességig a megyei helytörténeti kiadványokat és ezeket kutatók rendelkezésére bocsátja kizárólag helybenolvasásra. 13. Vezetoi munkakör i fel adatok I. A levéltár-igazgató feladatai Ellátja a levéltár muködését érinto jogszabályokban, önkormányzati rendeletekben és döntésekben eloírt feladatokat; A levéltár feladatainak, szolgáltatásainak folyamatos korszerusítés a használói igények és a vonatkozó jogszabályok alapján; Tervezi, szervezi, irányítja és ellenorzi az intézmény valamennyi területét, a szakmai és gazdasági egység muködését (a szakmai igazgatóhelyettessel, folyamatos kapcsolattartás révén); Ellenorzi a kutató- és ügyfélszolgálati munka alakulását a szakmai igazgatóhelyettes útján; Gyakorolja a munkáltatói jogokat, irányítja a személyzeti munkát, gyakorolja a fegyelmi jogkört; Elkészíti a szervezeti és muködési szabályzatot és más kötelezoen eloírt szabályzatokat, a szakmai programot, az intézmény dolgozóinak munkaköri leírását, képzési és továbbképzési tervét, gondoskodik ezek végrehajtásáról, ellenorzésérol és aktualizálásáról; Gondoskodik a levéltár éves és hosszabbtávú munkatervének, beszámolóinak, jelentéseinek elkészítésérol és az irányító szervhez történo továbbításáról; Kiemelt feladata a gyujtoköri munka éves meghatározása, a levéltári anyag rendezésének, selejtezésének tervezése, ellenorzése; A publikációs- és kutatómunka meghatározása; Dönt a levéltár kiadmányozási tevékenységének tartalmi és ütemezési kérdéseiben; A restauráló muhely tevékenységének irányítása, a kiadványok árának eldöntése; Részt vesz Békés Megye Képviselo-testülete, valamint a Humán Ügyek Bizottság ülésein, a levéltár tevékenységét érinto egyéb értekezleteken, beszámol az intézmény munkájáról; Feladata a szakmai koncepciókban meghatározott célkituzések végrehajtása, a pályázati lehetoségek kihasználása, valamint az irányító szerv által az igazgató számára eloírt érdekeltségi feladatok teljesítése; Folyamatos kommunikációt biztosít az irányító szervvel, a társintézményekkel és a 13
módszertani szakmai szervezetekkel, intézményekkel; Az intézmény imázsát építi megyén belül és megyén kívüli publikációkkal, eloadásokkal; Ellátja a fentieken túl mindazokat a feladatokat, amelyek az intézmény általános feladatkörébe beillenek, és a vonatkozó jogszabályokkal összhangban vannak. A költségvetési szervek muködéshez kötodo jogszabályokat figyelemmel kíséri és gondoskodik a változás-bejelentési kötelezettségek teljesítésérol. A levéltár-igazgató felelossége: Felelos az intézmény szakszeru és törvényes muködéséért, a takarékos gazdálkodásért; Gondoskodik az intézményen belül az emberi és állampolgári jogok érvényesülésérol; Felelos az alapítói okiratban eloírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelo ellátásáért; Egy személyben felelos az intézmény gazdálkodásárét, a számvitel rendjéért; Felelos a kezelésében lévo vagyon rendeltetésszeru használatáért, a biztonság- és vagyonvédelmével kapcsolatos eloírások betartatásáért és betarttatásáért; Felelos a tervezési, beszámolási, információ-szolgáltatási kötelezettségek teljesítéséért; Utalványozásra és kötelezettségvállalásra jogosult. I I. A szakmai igazgatóhelyettes feladatai Szakmai igazolói jogkört lát el (az igazgató helyettesítése esetén azonban e jogkört nem láthatja el); Az igazgató tartós távolétében helyettesítésére (ekkor kötelezettségvállalói és utalványozási jogkörrel rendelkezik) jogosult; Felügyeli és ellenorzi a békési raktárak muködését; Folyamatosan részt vesz, irányítja, és ellenorzi a rendezési, selejtezési és segédletkészítési munkákat; Ellenorzi a levéltári anyaggal kapcsolatos nyilvántartások vezetését; Irányítja a tervezési-statisztikai segédlet folyamatos módosítását; Részt vesz a levéltár közmuvelési munkatervének teljesítésében; Közvetlenül irányítja a kutató- és ügyfélszolgálat munkáját, az ehhez kapcsolódó operatív levelek esetében a kiadványozási jogot gyakorol; Adatot szolgáltat a levéltár éves munkatervéhez, beszámolójához; Ellenorzi a munka- és tuzvédelmi felelosök munkáját; 14
Közremuködés a levéltár anyagvédelmi feladatainak kijelölésében; Folyamatosan ellenorzi a levéltár biztonságvédelmével, vagyonvédelmével kapcsolatos teendoket, betartja a vonatkozó érvényes eloírásokat. A Szakmai követelmények 21. -a alapján közremuködik a raktárak állapotának minosítésében. A szakmai igazgatóhelyettes felelossége: Felelos az intézmény szakszeru és törvényes muködéséért, a takarékos gazdálkodásért; Gondoskodik az intézményen belül az emberi és állampolgári jogok érvényesülésérol; Felelos az alapítói okiratban eloírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelo ellátásáért; Felelos a kezelésében lévo vagyon rendeltetésszeru használatáért, a biztonság- és vagyonvédelmével kapcsolatos eloírások betartatásáért és betarttatásáért; Felelos a tervezési, beszámolási, információ-szolgáltatási kötelezettségek teljesítéséért; A könyvtári-közmuvelodési-kommunikációs-pályázati csoportvezeto feladatai Részt vesz a levéltár közmuvelodési, kommunikációs terveinek kidolgozásában és kivitelezésében. Részt vesz a levéltár pályázati stratégiájának alakításában, a pályázatok írásában és végrehajtásában. Irányítja az egyes konkrét, közmuvelodési, kommunikációs, pályázati feladatok végrehajtására létrehozott alkalmi teamek munkáját. A logisztikai koordinációs feladatok teljes köru ellátása. 14. Vezetoi helyettesítés Az igazgatót tartós távolléte esetén a szakmai igazgatóhelyettes helyettesíti. 15. A levéltár képviselete A levéltárat külso szerveknél, felügyeleti és más hatóságoknál az igazgató, illetve szükség szerint a szakmai vagy gazdasági igazgatóhelyettes képviseli. Egyes esetekben az igazgató egy-egy munkatársat is megbízhat a levéltár képviseletével. 15
16. Vezetoi ér tekezlet Az intézményvezeto szükség szerint, de havonta legalább egy alkalommal vezetoi értekezletet tart. A vezetoi értekezleten részt vesznek: intézmény vezeto szakmai vezeto a Békés Megyei Tudásház és Könyvtár gazdasági vezetoje meghívottak A vezetoi értekezlet célja a tájékozódás a belso szervezeti egységek munkájáról. Az értekezlet az aktuális és konkrét tennivalók áttekintésére és a vezeto döntéshozatal elosegítésére, megkönnyítésére szolgál. 17. Dolgozói munkaér tekezlet Az intézmény vezetoje szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal összdolgozói munkaértekezletet tart. Az értekezletre meg kell hívni az intézmény valamennyi fo- és részfoglalkozású dolgozóját. Az intézményvezeto az összdolgozói értekezleten: Beszámol az intézmény eltelt idoszak alatt végzett munkájáról Értékeli az intézmény programjának, munkatervének teljesítését Értékeli az intézményben dolgozók élet és munkakörülményeinek alakulását Ismerteti a következo idoszak feladatait Az értekezlet napirendjét az intézményvezeto állítja össze. Az értekezleten lehetoséget kell adni, hogy a dolgozók véleményüket, észrevételeiket kifejthessék, kérdéseket tegyenek fel és azokra választ kapjanak. VI. A támogató feladatok ellátásával és igénybevételével kapcsolatos rendelkezések A támogató feladatok átszervezésére a hatékony és racionális megyei intézményi feladatellátás muködtetése céljából került sor. Békés Megye Képviselo-testülete 2009. július 3-i ülésén döntött arról, hogy a központi megszorító intézkedések miatt jelentos bevételkiesés ellensúlyozására a megyei intézmények között megszervezésre kerül az együttmuködés a szakmai feladatokat támogató feladatok, tevékenységek közös ellátása. Az együttmuködés célja a felesleges kapacitások 16
megszüntetése, a feladatok ellátásában jelentkezo párhuzamosságok kiszurése, az azonos feladatok egy helyre koncentrálásával, a feladatellátás költséghatékonyabb és szakszerubb teljesülése. A feladatellátáshoz kapcsolódó fogalmak: Támogató feladatok: A megyei fenntartású intézmények azon tevékenységi köre, mely a szakmai feladatellátását segítik. A támogató feladatok körébe tartoznak: könyvelési feladatok takarítási feladatok karbantartás élelmezés szállítás mosodai szolgáltatás közös beszerzések irattározás szakkönyvtár és informatika program és rendezvényszervezés ingatlan-üzemeltetés raktározás Támogató feladatokat/tevékenységeket végzo: Az az intézmény, amely a támogató feladatok/tevékenységek bármelyikét ellátja, ill. végzi másik intézmény számára. Támogató feladatokat/tevékenységeket igénybevevo: Az az intézmény, amely a támogató feladatok/tevékenységek bármelyikét igénybe veszi másik az érintett feladatellátásra jogosult intézménytol. Eljárási rend: Az SZMSZ-ben szabályozott támogató feladatokkal kapcsolatos feladatellátást, annak folyamatát, szabályrendjét, felelosségi köröket, az egyes feladatellátáshoz kapcsolódó eljárásrendek határozzák meg, amelyek a SZMSZ csatolt dokumentumkörébe tartoznak. 17
Programfinanszírozás: A programfinanszírozás a Békés Megyei Jókai Színház programfinanszírozási eljárásrendje szerint történik. (A Programiroda végzi a rendezvények szervezését, marketing munkáját, ellátja a protokolláris tevékenységeket, kapcsolatot tart a sajtóval, az egyes intézmények programjait beleilleszti az intézményrendszer egészébe. Ennek alapján promóciós munkát végez. Általános r endelkezések: A Békés Megyei Önkormányzat fenntartásában muködo intézmények közötti együttmuködés rendjét az intézmények szervezeti és muködési szabályzata, a vonatkozó belso szabályzatok és eljárás rendek tartalmazzák, ill. határozzák meg valamint a vezetok és az érintettek munkaköri leírása tartalmazza. A feladatellátás nyújtása és igénybevétele igazolható módon történhet, különös tekintettel a minoségi, mennyiségi, összegszeruségi paraméterek feltüntetésére. A dokumentálás a vonatkozó eljárásrendek alapján történik. Az intézmények egymással folyamatosan kapcsolatot tartanak a feladatellátás zavartalan elvégzése érdekében. A támogató feladatok igénybevétele kizárólag a támogató feladatokat nyújtón keresztül történhet ezekben a feladatokban az orzés-védelem kivételével, valamint a Fenntartó egyedi engedélye alapján közvetlenül külso, harmadik személytol a feladatok ellátása nem veheto igénybe. A feladatellátást nyújtó intézmény köteles figyelembe venni, hogy tevékenységét közintézményben végzi, az általa alkalmazott személyek kötelesek erkölcsi bizonyítvánnyal, és egészségügyi alkalmassággal rendelkezni. A támogatást nyújtó intézmény a másik intézmény feladat-ellátási helyén végzett tevékenységének végzésében különös tekintettel van a feladatellátást igénybe vevo intézmény belso rendjének megtartására. Felelosen betartja, illetve betartatja munkavállalóival a feladat-ellátási tevékenységgel összefüggésben a vonatkozó eloírásokat, jogszabályokat. Különös tekintettel a baleset és munkavédelem, a tuz és vagyonvédelem eloírásaira. A feladatellátást nyújtó intézmény felel az általa nyújtott feladatellátás szakszeruségéért, szabályszeru, hatékony és költséghatékony elvégzésért. A feladatellátások során megvalósuló együttmuködés információáramlását, kommunikációs rendjét, valamint a panaszkezelés rendjét az intézmények elsodlegesen a vonatkozó eljárási rendekben 18
rögzítik. Az eljárási rendek a Szervezeti és Muködési Szabályzathoz csatolt, rögzített dokumentumi körbe tartoznak. A Békés M egyei L evéltár a 276/2009. (X. 9.) KT. sz. hat. alapján támogató feladatellátást igénybe vevo intézmény az alábbiak szerint: Támogató tevékenység megnevezése Takarítás Tevékenység kezdete 2009. november 1. Szolgáltatást nyújtó intézmény Békés M egyei Pándy Kálmán Kórház (Gyula) Békés Megyei Hajnal I stván Szociális Centrum (Békés) Program és rendezvényszervezés Karbantartás 2009. december 1 2009. december 1. Békés Megyei Jókai Színház Harruckern J. Közoktatási I ntézmény Farkas Gyula Közoktatási I ntézmény A Békés M egyei L evéltár a 350/2009. (XII.18.) KT.sz. hat. alapján támogató szolgáltatást igénybe vevo intézmény az alábbiak szerint: Támogató tevékenység megnevezése Tevékenység kezdete Szolgáltatást nyújtó intézmény Informatika 2010. február 15. BMKT Ellátó és Szolgáltató Szervezet A Békés Megyei Levéltár a 276/2009. (X. 9.) KT. sz. határozat alapján szállítási feladatellátást igénybe vevo intézmény az alábbiak szerint: Támogató tevékenység megnevezése Tevékenység kezdete Szolgáltatást nyújtó intézmény Szállítás 2010. február 1. Harruckern János Közoktatási Intézmény A Békés Megyei Levéltár a 39/2011. (III. 18.) KT sz. határozat alapján orzés-védés feladatellátást igénybe vevo intézmény az alábbiak szerint. 19
Támogató tevékenység megnevezése Tevékenység kezdete Szolgáltatást nyújtó intézmény Orzés-védés 2011. október 1. BMKT Ellátó és Szolgáltató Szervezet A Békés Megyei Levéltár a 90/2011.(V.13.) KT sz. határozata alapján irattározási feladatellátást igénybevevo intézmény az alábbiak szerint: Támogató tevékenység megnevezése Tevékenység kezdete Szolgáltatást nyújtó intézmény Irattározás 2011.július 1. BMKT Ellátó és Szolgáltató Szervezet A Békés Megyei Levéltár a 39/2011. (III. 18.) KT. sz. határozat alapján együttmuködik a Békés Megye Képviselo-testü lete Önkormányzati Hivatalával, a kommunikációs feladatok ellátásának koordinálásában. A Békés Megyei Levéltár a kommunikációs feladatait köteles a Békés Megye Képviselo-testü lete Önkormányzati H ivatalán keresztül ellátni. ÉVES M UNK ATERV A Békés M egyei L evéltár vezetoje az intézmény éves feladatainak végrehajtására intézményi munkatervet készít. Az éves munkaterv összeállításához, annak tervezésekor javaslatot kér az intézményben muködo, vezetést segíto testületektol, szervektol, közösségektol. VII. Felügyelet, irányítás A levéltár ágazati felügyeletét a Nemzeti Eroforrás Minisztérium Levéltári Osztálya látja el a levéltári szakfelügyelet közremuködésével. A levéltár közvetlen felügyeleti és irányító szerve: Békés Megye Képviselo-testülete Önkormányzati Hivatala Szakmai Felügyeleti Osztálya. A fenntartó megyei önkormányzat feladata gondoskodni arról, hogy a levéltár rendelkezzék a hatályos levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) 13. -ában felsorolt feladatok ellátásához szükséges 20
szakképzett személyzettel és technikai felszereléssel, valamint a levéltári anyag rendszeres átvételét és biztonságos megorzését garantáló zárt, tuzbiztos, száraz, megfelelo páratartalmú és homérsékletu, a levéltári anyag orzésén kívül más célra nem használt, a szakszeru orzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárakkal, kutatóteremmel. 21
Az SZM SZ-hez az alábbi függelékek kapcsolódnak: 1. sz. függelék: Kutatótermi szabályzat 2. sz. függelék: A Békés Megyei Levéltár szervezeti ábrája 3. sz. függelék: Közalkalmazotti szabályzat 4. sz. függelék: Iratkezelési szabályzat 5. sz. függelék: Állományvédelmi szabályzat 6. sz. függelék: Informatikai és adatvédelmi szabályzat 7. sz. függelék: Munkavédelmi szabályzat 8. sz. függelék: Tuzvédelmi szabályzat 9. sz. függelék: Számlarend 10. sz. függelék: Számlatükör 11. sz. függelék: Pénztárkezelési szabályzat 12. sz. függelék: Leltározási és selejtezési szabályzat 13. sz. függelék: Bizonylati szabályzat és album 14. sz. függelék: Önköltség számítási szabályzat 15. sz. függelék: Számviteli politika 16. sz. függelék: Gépjármu üzemeltetési szabályzat 17. sz. függelék: Eszközök és források értékelési szabályzata 18. sz. függelék: Belso ellenorzési szabályzat 19. sz. függelék: A beszerzések eljárás rendje 20. sz. függelék: Kiküldetések elrendelése, elszámolása 21. sz. függelék: Helyiségek és berendezések használata 22. sz. függelék: Reprezentáció felosztása és teljesítése 23. sz. függelék: Telefon használat 24. sz. függelék: Kötelezoen közzéteendo adatok nyilvánosságra hozatalának rendje 25. sz. függelék: Szabálytalanságok kezelésének eljárás rendje 26. sz. függelék: Közérdeku adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének szabályzata 22
VIII. Záró rendelkezések Az SZMSZ-t Békés M egye K épviselo-testülete Humán Ügyek Bizottsága mint felügyeleti szerv. HÜB számú határozatával jóváhagyta és......... napján hatályba léptette. Az SZMSZ visszavonásig érvényes. Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejuleg hatályát veszti a határozattal hatályba lépett Szervezeti és Muködési Szabályzat. Az SZMSZ függelékeinek naprakész állapotban tartásáról az intézmény vezetoje gondoskodik. Békéscsaba, 2010. év. hó nap. Jóváhagyta: év.. hó.. nap. Dr. Erdész Ádám igazgató.... felügyeleti szerv képviseletében Zár adék Jóváhagyta: Békés Megye Képviselo-testülete Humán Ügyek Bizottsága. hatállyal,.... HÜB számú határozattal.. Bizottság elnöke 23
Függelék K utatóter mi szabályzat A Békés M egyei L evéltár kutatóter mi szabályzata A Békés Megyei Levéltár (továbbiakban Levéltár) Békés Megye Önkormányzata által fenntartott általános levéltár, amely feladatait az 1995. évi többször módosított LXVI., a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérol szóló törvény (Ltv.) eloírásai alapján látja el. I. A L evéltár ir ataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok és r endeletek alapján tör ténik: 1. az 1995. évi LXVI. törvény IV., a közlevéltár anyagának használatáról szóló fejezete, 2. az 1992. évi LXIII., a személyes adatok védelmérol és a közérdeku adatok nyilvánosságáról szóló törvény, 3. a 2009. évi CL V. törvény., a minosített adat védelmérol, 4. az 1997. évi XLVII., az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésérol és védelmérol szóló törvény, 5. az 1996. évi CXI I., a hitelintézetekrol és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, VII., a titoktartásról szóló fejezete, 6. 4/2002. (I I. 27.) NK ÖM, a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerzodés alapján történo továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról szóló rendelete, 7. 6/2002. (I I. 27.) NK ÖM, a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyezo kuratórium muködésérol szóló rendelete, 8. 13/2002. (1. 31.) K orm. rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam Kormánya között a magyarországi levéltárakban orzött, védett személyes adatokat tartalmazó Holocaustdokumentumok másolataival kapcsolatos szerzodésrol, 9. 10/2002. (I V. 13.) NK ÖM rendelet, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggo szakmai követelményekrol szóló rendelet VI., a levéltári anyag használatáról szóló fejezete, 10. 2010. évi I. törvény, az anyakönyvi eljárásról (a törvény 2012. január 1-jén lép hatályba) A Békés Megyei Levéltár kutatási szabályzata összhangban áll a Békés Megyei Levéltár Szervezeti és Muködési Szabályzatával. II. A kutatás fenti törvények és rendeletek alapján szabályozott rendjér ol l. A levéltárban orzött iratanyag kutatásához a kutatni szándékozónak látogatói jegyet kell kérnie. a) A látogatójegy kiadásakor a kutatóterem felügyeloje nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét, idejét és lakcímét, továbbá a személyazonosságát igazoló okmány számát. A látogatójegy az adott naptári év végéig marad érvényben, de évenkénti hosszabbítással folyamatosan használható. 24
b) A kutató a kérelemmel egyidejuleg tartozik nyilatkozatot tenni arról, hogy a levéltár kutatási szabályzatát megismerte és megtartja, a kutatott anyaggal kapcsolatos adatvédelmi és szerzoi jogi kérdésekben, az érvényben lévo törvényeknek és rendeleteknek megfeleloen jár el. c) A látogatójegy birtokában a kutató kutatási kérelmet nyújt be a levéltárhoz, mely kérelemben megjelöli kutatási témáját. Kutatási engedélyt a levéltár igazgatója, illetve átruházott hatáskörben a levéltár igazgatóhelyettese, illetve osztályvezetoje ad, miután meggyozodött arról, hogy a megjelölt téma nem esik kutatási korlátozás alá, illetoleg amennyiben kutatási korlátozás alá esik, a kutató rendelkezik a szükséges engedélyekkel. 2. A kutató a kutatni kívánt iratanyagot a kutatóterem felügyelojétol szabályosan és pontosan kitöltött kéro- és kísérolappal, valamint orjeggyel igényelheti. Amennyiben szükséges, a kutatóterem felügyeloje segítséget nyújt az orjegy, a kísérolap és a kérolap kitöltéséhez. a) A kérolapnak tartalmaznia kell: - a kutató nevét, - a kérolap és a kutatási kérelem számát, - a kérés és a tervezett kutatás dátumát, - a kért anyag jelzetét, címét, raktári helyét, - az anyag elokészítojének és reponálójának nevét, - az anyag visszaadásának és reponálásának dátumát. b) A kérolapokat a kutatóterem felügyeloje bevezeti a kérolapok évente 1-es sorszámmal újra induló nyilvántartókönyvébe. c) A kísérolapnak tartalmaznia kell: - a kutató nevét, - a kísérolap kitöltésének dátumát és sorszámát, - a levéltári anyag jelzetét, - a levéltári anyag mennyiségére, fizikai állapotára vonatkozó megjegyzéseket, - az anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket. A kísérolap a kutatás idotartama alatt a levéltári anyag mellett van. A levéltári anyag visszaadásakor a kutatóterem felügyeloje a kísérolapon igazolja az anyag átvételét, és a kísérolapot a kutatónak átadja. d) Az orjegynek tartalmaznia kell: - a kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét, - a kérolap iktatószámát, - a kivétel és a visszahelyezés dátumát. A raktári vagy levéltári egységenként kiállított orjegy a kiemelt levéltári anyag helyére kerül. Reponáláskor az orjegy felhasznált részét az anyag visszahelyezoje áthúzással érvényteleníti. e) Az egyszerre benyújtható kérolapok száma 4. Az egy kérolapra kiadható iratok mennyisége raktári egységekként kikért anyagnál 1 doboz vagy csomó, kötetek esetében 10 kötet, jelzetenként kikért iratanyag esetében 10 jelzet, film esetében 5 mikrofilm-tekercs. f) A kért iratanyagot a kutatóterem kutatás napján soros felügyeloje három napon belül elokészíti. 25
g) A kutató a levéltári anyag átvételét a kérolapon és a kutatónaplóban aláírásával ismeri el. A levéltári anyag visszavételét a kutatóterem felügyeloje a kutatónaplóban ugyancsak aláírásával ismeri el. h) A kutató a jegyzetelés során csak grafitceruzát, hordozható számítógépet használhat. i) Az iratok megjelölése, az iratok rendjének megbontása tilos. 3. a) A személyes adatokat tartalmazó levéltári anyag a védelmi ido lejárta elott abban az esetben kutatható, ha a kutató csatolja egy, a tudományos kutatást rendeltetésszeruen végzo, közfeladatot ellátó szerv támogató állásfoglalását. Az Ltv. 24. 3. bekezdése szerinti támogató állásfoglalás kiadására a tudományos kutatást rendeltetésszeruen végzo közfeladatot ellátó szerv vezetoje illetékes (MTA intézetek vezetoi, egyetemek rektorai, dékánjai, tanszékvezetoi, foiskolák foigazgatói, kari igazgatói, tanszékvezetoi, jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott közalapítványok, az országos és a megyei múzeumok és könyvtárak vezetoi, levéltárak vezetoi). b) A személyes adatokat tartalmazó levéltári anyag védelmi ido lejárta elotti kutatása, a személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára abban az esetben biztosítható, ha a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia illetékes intézetének támogató állásfoglalását. 4. A kutató saját kérésére, az erre a célra rendszeresített kérolapon másolatokat igényelhet a kutatott levéltári anyagról. Ilyen esetben a másoltatandó anyagot a kutatóterem felügyeloje emeli ki - orjegy betételével - s helyezi vissza. A másolás nem károsíthatja az iratanyagot. Nem másolhatóak a kötetek, a veszélyeztetett anyagok, az olyan iratok, amelyek restaurálás során helyreállított épségét veszélyeztetné a másolás. 5. A látogatójeggyel rendelkezo személy használhatja a levéltár szakkönyvtárát. 6. a) A levéltár, illetve a szakkönyvtár anyaga a levéltár kutatótermeiben kutatható. Indokolt esetben a levéltár vezetoje engedélyt adhat levéltárközi kölcsönzésre, maximum 90 nap idotartamra, amennyiben a szállítás az anyag biztonságát nem veszélyezteti. b) A látogatójeggyel rendelkezo kutató élhet a levéltárközi kölcsönzés eszközével (mikrofilmek), amennyiben a postaköltséget és az esetleges kölcsönzési díjat magára vállalja. A mikrofilm kölcsönzés postaköltsége 4.000 Ft 7. A Békés Megyei Levéltár kutatótermeinek nyitvatartási ideje: Gyula: Hétfotol-csütörtökig: 8 16.30 óráig Pénteken: 8 14 óráig 8. A szabályzatban nem érintett kérdésekben a kutatási szabályzat bevezetojében felsorolt törvények és rendeletek a mérvadóak. 26
9. A kutatótermi szabályzat mellékletei: - az 1995. évi LXVI. törvény (Ltv) IV. fejezete, - az 1995. évi LXV. törvény, - az 1992. évi LXIII. törvény, - az 1997. évi XLVII. törvény, - az 1996. évi CXII. törvény VII. fejezete, - 20/1998. (V. 13.) MKM rendelete, - 6/2002. (II. 27.) NKÖM rendelete, - 13/2002. (I. 31.) Korm. rendelet, - 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének VI. fejezete, - 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató, - 2009. évi CLV. törvény. Gyula, 2011. január 1. Dr. Erdész Ádám igazgató 27
A Békés M egyei Levéltár szervezeti ábrája Igazgató Igazgatóhelyettes (Gyula) Békés Megyei Tudásház és Könyvtár gazdaságvezetoje Gyulai központ Békési Raktár Pályázati csoportvezeto Kutatóterem felügyeloje Könyvkötészet, restauráló muhely Szakmai dolgozók 28