Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási és Kulturális Bizottság Elnöke Szám: 739-2/2008. ELŐTERJESZTÉS a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási és Kulturális Bizottsága 2008. június 18-i ülésére Tárgy: A Baranya Megyei Önkormányzat fenntartásában működő kulturális intézmények szervezeti és működési szabályzatainak módosítása Az előterjesztést készítette: - Dr. Erdődy Gyula megbízott főosztályvezető Humánszolgáltatási Főosztály - Bozóky Anita, a Művészetek és Irodalom Háza igazgatója - Dr. Roisz Andrásné, a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ igazgató-helyettese - Dr. Ódor Imre, a Baranya Megyei Levéltár igazgatója - Dr. Fabényi Júlia, a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága igazgatója - Kalányos Katalin, a Csorba Győző Megyei Könyvtár igazgatója A Baranya Megyei Önkormányzat fenntartásában működő kulturális intézmények jogszabályban előírt gazdálkodási feladatait a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága látta el, így az intézmények részben önálló gazdálkodású költségvetési szervként működtek. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 115/2007. (XII. 5.) Kgy. határozatában módosította a Baranya Megyei Önkormányzat kulturális intézményei alapító okiratait. Eszerint a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága önállóan gazdálkodó költségvetési szerv lett, amely a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 26/1999. (XII. 30.) Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyonnal önállóan gazdálkodik.
2 A Baranya Megyei Levéltár önállóan gazdálkodó költségvetési szerv lett, amelyhez gazdaságilag integrált a Csorba Győző Megyei Könyvtár. A Baranya Megyei Levéltár a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 26/1999. (XII. 30.) Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyonnal önállóan gazdálkodik. A Csorba Győző Megyei Könyvtár gazdaságilag a Baranya Megyei Levéltárhoz integráltan részben önálló költségvetési szervként működik tovább. A Csorba Győző Megyei Könyvtár a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 26/1999. (XII. 30.) Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyonnal önállóan gazdálkodik. A Művészetek és Irodalom Háza önállóan gazdálkodó költségvetési szerv lett, amelyhez gazdaságilag integrált a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ. A Művészetek és Irodalom Háza a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 26/1999. (XII. 30.) Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyonnal önállóan gazdálkodik. A Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ gazdaságilag a Művészetek és Irodalom Házához integráltan részben önálló költségvetési szervként működik tovább. A Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 26/1999. (XII. 30.) Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyonnal önállóan gazdálkodik. A kulturális intézmények módosított alapító okiratai a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 115/2007. (XII. 15.) Kgy. határozatának 1. pontja értelmében 2008. január 1-től hatályosak, ami szükségesség teszi az intézmények szervezeti és működési szabályzatainak módosítását is. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 5/2008. (IV. 17.) Kgy rendelete, amely a Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 3/2007. (III. 24.) Kgy. rendelet módosítása, a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási és Kulturális Bizottsága átruházott hatáskörei között szerepelteti, hogy a bizottság jóváhagyja a megyei fenntartású közművelődési, közgyűjteményi és művészeti intézmények szervezeti és működési szabályzatát A kulturális intézmények elkészítették módosított szervezeti és működési szabályzataikat, amelyeket a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Ellenőrzési Csoportja véleményezett. A szükséges pontosításuk után a kulturális intézmények módosított szervezetei és működési szabályzatait jóváhagyás céljából a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási és Kulturális Bizottsága elé terjesztem.
3 Határozati javaslat: A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási és Kulturális Bizottsága - a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Szervezeti és Működési Szabályzatát az 1. számú melléklet szerinti tartalommal, - a Baranya Megyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatát a 2. számú melléklet szerinti tartalommal, - a Csorba Győző Megyei Könyvtár Szervezeti és Működési Szabályzatát a 3. számú melléklet szerinti tartalommal, - Művészetek és Irodalom Háza Szervezeti és Működési Szabályzatát a 4. számú melléklet szerinti tartalommal, - a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ Szervezeti és Működési Szabályzatát az 5. számú melléklet szerinti tartalommal jóváhagyja. Határidő: a közlésre: azonnal Felelős: Bokor Béla, a bizottság elnöke P é c s, 2008. június 9. Bokor Béla sk.
4 1. sz. melléklet A BARANYA MEGYEI MÚZEUMOK IGAZGATÓSÁGA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 2008. I. Az intézmény jogállása
5 A múzeum neve és címe: Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága H - 7621 Pécs, Káptalan u. 5. Levélcím: H - 7601 Pécs, Pf. 158. Az intézményalapító neve: Művelődésügyi Minisztérium A Múzeum alapítási éve: 1958 Nemzetközi kapcsolatban használt név: Janus Pannonius Múzeum Kanizsai Dorottya Múzeum A múzeum alapító okiratának kelte, száma: 2006. június 15. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 71/2006. (VI.15.) határozat melléklete A múzeum fenntartó és szakmai felügyeleti szerve: - Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése - Oktatási és Kulturális Minisztérium (OKM) / volt Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Az intézmény vezetőjének kinevezési rendje: Pályázat útján a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése határozott időre nevezi ki a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényben foglaltak szerint. Az intézmény jogállása: önálló jogi személyként működő, önálló gazdálkodású költségvetési szerv Az intézmény költségvetésének végrehajtására szolgáló számlaszám: 11731001-15330262 11731001-15330262-10010000 / Nemzeti Autópálya Zrt- vel kötött szerződés alapján/ Az intézmény általános forgalmi adó alany. II. Az intézmény főbb feladatai
6 Az intézmény tevékenységi köre: Alaptevékenység: múzeumi tevékenység. A kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény, továbbá A kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvény alapján. Szakfeladatai: 923215 Múzeumi tevékenység A kulturális javak meghatározott természettudományi, régészeti, néprajzi, történeti, képző- és iparművészeti anyagának gyűjtése, nyilvántartása, megőrzése, restaurálása, tudományos feldolgozása és publikálása, valamint kiállításokon és más módon való bemutatása. - A régészeti örökség (régészeti jelentőségű földterületek) felügyelete, azon belül a nyilvántartott régészeti lelőhelyeken a szükséges megelőző feltárások és leletmentések végzése és általában a régészeti örökség elemeinek kezelése. - Régészeti lelőhelyek, objektumok és leletek nyilvántartásba vétele és adatszolgáltatás a Kulturális Örökségvédelmi Hivatal (KÖH) felé az egységes nyilvántartásához. - Pécsi világörökségi helyszín régészeti szakmai felügyelete. - A hatósági és szakhatósági jogköröket gyakorló KÖH munkájának támogatása szakvélemények, tanácsadás, adatszolgáltatás révén, illetve a védetté nyilvánított kulturális örökség (régészeti jelentőségű földterületek, gyűjtemények, műtárgyak) hatósági felügyeletében való szakmai közreműködés. - A megye területén a működési engedéllyel rendelkező muzeális intézmények (kiállítóhelyek) szakmai (muzeológiai) felügyelete, illetve új működési engedélyek kiadásához szakági muzeológiai javaslat adása. - Statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség a megye területén működő muzeális intézmények vonatkozásában - A múzeum kezelésében lévő kulturális javak állagvédelmének biztosítása. - A gyűjteményekben őrzött anyag szerzői jogvédelmének biztosítása, szerzői jogok érvényesítése. - Szakmai közreműködés Baranya megye és a dél-dunántúli régió muzeológia szakágaihoz kapcsolódó tudományos feltárását célzó munkákban. - Konferenciák, szakmai fórumok szervezése. - A múzeumi tevékenységéhez kapcsolódó közművelődési és
7 közönségkapcsolati és marketing feladatok ellátása. - Hazai és nemzetközi kiadványcsere bonyolítása. - Az intézmény szakmai profiljához kapcsolódó tudományos és ismeretterjesztő munkák, műtárgymásolatok és egyéb tárgyak árusítása. 22115 Könyv- és zenemű kiadás Könyvkiadási tevékenység: a múzeumi munka eredményeit közzétevő tudományos és népszerűsítő kiadványok, illetve a kiállításokhoz, az oktatáshoz kapcsolódó nyomtatványok kiadása. III. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS III/1. A szervezet egysége A Baranya Megyei Múzeumok Igazgatóságának szervezete muzeális intézmény, tudományos kutatóhely. Gyűjtőterülete Baranya megye közigazgatási területe, a Kanizsai Dorottya Múzeum néprajzi gyűjteménye tekintetében országos gyűjtőkörű múzeum, a Képző-és Iparművészeti Osztály tekintetében országos és nemzetközi gyűjtőkörű. A tényleges munkavégzés szervezeti alapját az igazgatóság és a gyűjtemények képezik, amelyek tevékenységüket az érvényes Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) alapján, a vonatkozó törvényi rendelkezéseknek megfelelően végzik. III/2. Szervezeti tagozódás A Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága alapintézményei: - Janus Pannonius Múzeum (Pécs) szakmai besorolása: megyei múzeum (alapítási éve:1904) - Kanizsai Dorottya Múzeum (Mohács) szakmai besorolása: tájmúzeum (alapítási éve:1923) A.) A múzeum vezetése Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága egy intézményt, egyetlen jogi személyt alkot. Az intézmény élén egyszemélyes vezető áll, a megyei múzeumigazgató, aki felelős az intézmény egész működéséért, a tulajdon megóvásáért. Megbízatása határozott időre szól, Megbízatását pályázat alapján a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése határozata alapján kapja. Munkáltatója a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése.
8 Feladatait a muzeális közgyűjtemények ügyrendi szabályzata 11 (2) bekezdés (MKM Bp. 1984) írja elő. Felelős az intézményben folyó szakmai munkáért, az egységes tervezésért, műtárgyállományért, gazdálkodásáért, a nyilvántartás rendjéért, a közművelődési feladatok ellátásáért. Dönt személyi kérdésekben, gondoskodik az intézményben folyó tudományos kutatás összehangolásáról. A megyei múzeumigazgató végzi az intézmény operatív vezetését, teljes körű döntési joggal. Távollétében a megyei múzeumigazgató-helyettes helyettesíti. B.) Az intézmény szervezeti egységei Az intézmény munkatársai - függetlenül munkavégzésük tényleges helyétől - az intézmény igazgatóságának és osztályainak keretében dolgoznak. A megyei múzeumi szervezetben a szakmai tevékenység az osztályok keretén belül folyik. B./1. Osztályok A Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága osztályai a muzeológia minden ágát átfogják: természettudomány, régészet, néprajz, történeti muzeológia, képző- és iparművészet. Természettudományi Osztály Neve: (Janus Pannonius Múzeum) Természettudományi Osztály Címe: 7623 Pécs, Szabadság u. 2. Telefon: 72/213-419 Feladatkörébe tartoznak: a.) a természettudományi gyűjtemények, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és adatvédelmi, publikációs jogi egységek - gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, preparálás b.) a tárgykörbe tartozó kutatások és feldolgozások c.) valamennyi természettudományi jellegű állandó és időszaki kiállítás, illetve bemutatóhely működtetése. Régészeti Osztály Neve: (Janus Pannonius Múzeum) Régészeti Osztály Címe: 7621 Pécs, Széchenyi tér 12. Telefon: 72/312-719 Feladatkörébe tartoznak:
9 a.) régészeti gyűjtemények, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és (adatvédelmi, publikációs) jogi egységek - gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, restaurálás b.) a régészeti kutatások, feltárások és feldolgozások c.) védetté nyilvánított és egyéb régészeti lelőhelyek, gyűjtemények, tárgyak hatósági felügyeletében való szakmai közreműködés, régészeti hatástanulmányok, d.) valamennyi régészeti jellegű állandó és időszaki kiállítás, illetve bemutatóhely Néprajzi Osztály Neve: (Janus Pannonius Múzeum) Néprajzi Osztály Címe: 7623 Pécs, Rákóczi u. 15. Telefon: 72/315-629 Feladatkörébe tartoznak: a.) a néprajzi gyűjtemények, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és (adatvédelmi, publikációs) jogi egységek - gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, restaurálás b.) a néprajzi kutatások és feldolgozások c.) valamennyi néprajzi jellegű állandó és időszaki kiállítás, illetve bemutatóhely Új- és Legújabb Kori Történeti Osztály Neve: (Janus Pannonius Múzeum) Új- és Legújabb Kori Történeti Osztály Címe: 7621 Pécs, Felsőmalom u. 9. Telefon: 72/310-165 Feladatkörébe tartoznak: a.) újkortörténeti gyűjtemények, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és (adatvédelmi, publikációs) jogi egységek - gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, restaurálás b.) a tárgykörbe tartozó kutatások és feldolgozások c.) valamennyi a tárgykörbe tartozó állandó- és időszaki kiállítás, illetve bemutatóhely Képző-és Iparművészeti Osztály Neve: (Janus Pannonius Múzeum) Képzőművészeti Osztály Címe: 7621 Pécs, Káptalan u. 5. Telefon: 72/514-040 Feladatkörébe tartoznak:
10 a.) a képző- és iparművészeti gyűjtemények, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és (adatvédelmi, publikációs) jogi egységek - gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, restaurálás b.) a művészettörténeti kutatások és feldolgozások c.) valamennyi képző- és iparművészeti jellegű állandó és időszaki kiállítás, ill. kiállítóhely Kanizsai Dorottya Múzeum Neve: BMMI - Kanizsai Dorottya Múzeum Címe: 7700 Mohács, Városház u. 1. Telefon: 69/ 311-536 Feladatkörébe tartoznak: a.) múzeum néprajzi, valamint a (Mohács és kistérsége) helytörténeti gyűjteményeinek, mint muzeológiai nyilvántartási, őrzési és (adatvédelmi, publikációs) jogi egységek kezelése. ( gyűjteménygyarapítás, állagvédelem, restaurálás)a magyarországi déli szláv (horvát, szerb, szlovén) nemzetiség országos gyűjtőkörű b.) néprajzi, helytörténeti kutatások és feldolgozások d.) valamennyi a tárgykörbe tartozó állandó- és időszaki kiállítás, illetve bemutatóhely B./2. Az irányítást, szervezést, működést segítő egységek Titkárság keretén belül működik: titkárnő, közművelődési munkatársak, fotólabor, gépkocsivezető, kézbesítő. Gazdasági, műszaki osztály keretén belül működik Számviteli előadó, pénzügyi előadó, humánszolgáltatási főelőadó, műszaki előadó, takarító, udvaros, porta. B./3. Megbízásos feladatok: A múzeumi tevékenységet érintő, az egyéb törvényi kötelezettségen alapuló feladatok esetenkénti ellátása külső szakemberek megbízásával történhet. -kiállítás kivitelezése és a meglevő kiállítások karbantartásához kapcsolódó feladatok - állományvédelem, restaurálás egyes szakterületeinek ellátása
11 IV. A SZERVEZET IRÁNYITÁSA ÉS MŰKÖDÉSE 1. )A megyei múzeumigazgató A megyei múzeumigazgató kiemelt feladatai közé tartozik: - Irányítja és szervezi a gyűjtemények gyarapítását, megóvását, feldolgozását, tudományos és közművelődési hasznosítását. - Hatóságokkal és magánszemélyekkel szemben képviseli a múzeumot. - Meghatározza a múzeum ügyvitelét, gondoskodik annak betartásáról, meghatározza a dolgozók munkakörét. - Gondoskodik a munkahelyi demokrácia feltételeinek megteremtéséről és érvényesítéséről. - Felelős a múzeum munkatervének elkészítéséért és végrehajtásáért. - Gyakorolja a munkáltatói jogkört a külön jogszabályokban meghatározott terjedelemben, felelős a munka folyamatos ellátásáért - Felelős a múzeum őrzésében és használatában lévő tulajdon védelméért, a múzeum tűzvédelmi, munkavédelmi és polgári védelmi szabályzatának elkészítéséért, betartásáért - Közreműködik az intézmény gazdasági-pénzügyi feladatellátásában és az ingatlanvagyon használatában, működtetésében, üzemeltetésében - Gondoskodik arról, hogy a múzeumi munkát érintő jogszabályokat és rendelkezéseket a múzeumi dolgozók megismerjék és betartsák. - Gondoskodik a 7 éves továbbképzési és az éves beiskolázási terv elkészítéséről és megvalósításáról. - A belső szabályzatok elkészítésének koordinálása - A szakmai pályázati munka irányítása Tanácsadó testületek: A Múzeum szakmai munkájának hatékonyabbá tétele érdekében Tudományos- és Tanácsadó Testületet működtet. Tudományos- és Tanácsadó Testület: A testület szakmailag elismert személyekből áll, tagjait a megyei múzeumigazgató kéri fel. A testület három állandó taggal, valamint a téma jellegéből adódóan megyei és országos szaktekintélyek meghívásával működik. A Tudományos- és Tanácsadó Testület vezetője az intézmény igazgatója, az adminisztratív tevékenységét a múzeumigazgató által kijelölt személy látja el. Az intézmény működését a testület véleményezés alapján segíti. A fenti kérdések eldöntésében a megyei múzeumigazgató a Tudományos- és Tanácsadó Testület véleményét figyelembe veszi. A megyei múzeumigazgató munkáját közvetlenül segítik:
12 - a megyei múzeumigazgató-helyettes - gazdasági igazgatóhelyettes - a szakmai osztályok vezetői. Indokolt esetben a megyei múzeumigazgató különböző szakértőket felkérhet véleményadásra - tudományos titkár (kapcsolt munkakörben) - múzeumi műtárgyvédelmi felelős (kapcsolt munkakörben) - A Tudományos és Tanácsadó Testület A megyei múzeumigazgató-helyettes a megyei múzeumigazgató akadályoztatása esetén annak helyettesítése, kivéve a megyei múzeumigazgató kizárólagos hatáskörébe tartozó ügyeket A megyei múzeumigazgató-helyettes feladata különösen: - az igazgatói titkárság zavartalan működésének, az adminisztratív és operatív feladatok/ügyek megoldásának biztosítása, annak felügyelete, - a pályázatok figyelemmel kísérése, a pályázati tevékenység koordinálása, - a műtárgy- és fotókölcsönzések adminisztratív engedélyezése - segítségnyújtás a megyei múzeumigazgatónak az intézmény kapcsolatainak erősítésében, a partnerkapcsolatok bővítésében - a múzeum kiállítási tevékenységének koordinálása és ellenőrzése, a kiállításokhoz készülő népszerűsítő kiadványok, információs anyagok megjelentetésének felügyelete - a megyei múzeumigazgatóval közösen a múzeum szakmai tevékenységéhez szükséges anyagi feltételek megteremtéséhez szponzorok, támogatók keresése - az intézmény közönségkapcsolati, marketing- és kommunikációs tevékenységének irányítása, felügyelete - a múzeummal kapcsolatos PR- és reklámtevékenység koordinálása, felügyelete - gondoskodik a médiával, az idegenforgalmi cégekkel, a civil szervezetekkel, oktatási intézményekkel való kapcsolattartásról, annak felügyelete A megyei múzeumigazgató egyes feladatokat részben vagy egészben egyéb vezetőkre vagy más munkatársakra átruházhat, ezek elvégzéséért azonban felelőssége továbbra is fennmarad. Átruházott igazgatói hatáskörben a konkrétan írásban meghatalmazott személy - megyei múzeumigazgató-helyettes, műtárgyvédelmi felelős, osztályvezetők- a meghatározott szakterületen, ügyben, esetben vagy időszakban gyakorolhatja az utasítási, intézkedési és ellenőrzési jogkört. Az igazgató általános helyettesítésének esetében az utalványozási, képviseleti és kiadmányozási jogkört az általa megbízott
13 helyettes gyakorolja a helyettesítési rendnek megfelelően. Az intézményi felelősséget bármilyen formában érintő ügyben az igazgató kiadmányoz. 2.) Titkárság A titkárság feladata az intézmény adminisztratív ügyeinek intézése, igazgatási rendjének biztosítása (az ügyiratok átvétele, iktatása, szétosztása, az igazgató vagy helyettese által elkészített intézkedés továbbítása, irattározása), az intézmény működésére vonatkozó általános nyilvántartások vezetése, az igazgatói félfogadások előkészítése és ügyintézések lebonyolítása. A titkárság a megyei múzeumigazgatóhelyettes felügyelete és a közvetlen irányítása alatt dolgozik. Az igazgatói titkárság felépítése A titkárság működéséért a megyei múzeumigazgató-helyettes felelős. A titkárság keretében dolgoznak: - titkársági ügyintézők (titkárnő, kézbesítő) - közművelődési munkatársak - fotólabor a.) Az igazgatói titkárság adminisztratív feladatait - ügyintézést, adminisztrációt, ügyiratok nyilvántartását stb. a titkárnő, a kézbesítő látják el. b.) A közművelődési munkatársak ellátják az intézmény közművelődési feladatait: tárlatvezetés, múzeumi órák tartása, iskolákkal, intézményekkel és a közönséggel való kapcsolattartás, az intézményi kiadványcsere bonyolítását, az éves statisztikák elkészítése, tájákoztatás, információk szolgáltatása. Részt vesznek a titkárság közönségkapcsolatokkal összefüggő levelezésében, ügyintézésében. Tevékenységüket összehangolják a szakmai osztályokkal. c.) A kiállítás rendezési feladatokat az intézmény szükség esetén megbízási szerződés megkötésével, külső szakemberek bevonásával végzi. d.) Fotóműhely - feladata a múzeumi nyilvántartási, dokumentációs, tudományos és közművelődési célú fényképeinek elkészítése az egyes Gyűjtemények jóváhagyott tervének megfelelően, a gyűjteményekkel egyeztetett ütemterv, ill. a megyei múzeumigazgató rendelkezése alapján. Feladata az intézmény honlapjának technikai frissítése az adott gyűjteményt érintő szakmuzeológus irányításával.
14 3.) Gazdasági, műszaki részleg A költségvetési szerv kiadásait, bevételeit befolyásoló, a gazdálkodás előirányzatok keretei között tartását biztosító a.)feltétel és követelményrendszerét b.)folyamatát és kapcsolatrendszerét c.)kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárás és dokumentumai tartalmát a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Gazdasági Ügyrendje tartalmazza. Feladata: A múzeumi szervezet gazdasági ügyvitelét a Gazdasági, műszaki részleg látja el. Hatásköre minden gazdasági természetű tevékenységre kiterjed, munkáját az érvényben lévő pénzügyi rendelkezések szerint végzi. A gazdasági feladatokat és azok terjedelmét egyfelől a múzeumi szervezet éves terve, másfelől a költségvetés, illetve a feladatok teljesítéshez előre megállapított pénzösszeg határozza meg. A Gazdasági, műszaki részleg gondoskodik a múzeumi szervezet zökkenőmentes tevékenységének biztosításáról, az éves terv maradéktalan végrehajtásának pénzügyi feltételeiről. Gondoskodik a költségvetés szerint a személyi és dologi előirányzatok szabályszerű felhasználásáról, a bevételi előirányzat teljesítéséről. Gondoskodik a múzeumi egységek fenntartási és üzemeltetési költségeinek biztosításáról, a felszerelések és fogyóeszközök beszerzéséről, tárolásáról, karbantartásáról, nyilvántartásáról és ellenőrzéséről, a jegybevételek és az árusításhoz átvett kiadványok és egyéb tárgyak szabályos kezeléséről. Gondoskodik a gazdasági fegyelem és az indokolt takarékosság megtartásáról. A költségvetési előirányzatok és külső támogatások felhasználása megoszlik a Gazdasági, műszaki részleg és a múzeumi szakmai szakterületek között. a.) Működési, fenntartási feladatok A szervezet folyamatos munkájával kapcsolatos személyi és dologi keretek (illetmények, munkabérek, fenntartási, működési, szolgáltatási, felújítási, beruházási ügyek) felhasználása tekintetében a Gazdasági, műszaki részleg a megyei múzeumigazgató rendelkezése, ill. felhatalmazása alapján intézkedik. - Műszaki előadó Feladata: a múzeum működésévek kapcsolatos műszaki/gondnoki feladatok koordinálása, ellenőrzése, a műszaki dokumentáció kezelése, szervezése. Munkáját a gazdasági igazgatóhelyettes irányítja ill. felügyeli.
15 - Tűzvédelmi-, munka-, és balesetvédelmi feladatok A múzeum az ez irányú működtetésre vonatkozó mindenkor érvényben lévő jogszabályi rendeletek, fenntartói utasításoknak megfelelően jár el. b.) Múzeumi szakfeladatok finanszírozása A szorosan vett múzeumi tevékenységet biztosító keretek felhasználása a feladat végzésével megbízott osztály, csoport, vagy egyéb múzeumi egység hatáskörébe tartozik, a Gazdasági, műszaki részlegre a pénzügyi-gazdasági lebonyolítás hárul. Gazdasági, műszaki részleg felépítése A Gazdasági, műszaki ellátó részleg a gazdasági igazgatóhelyettes általános felügyelete, közvetlen irányítása alatt áll. A gazdasági igazgatóhelyettes akadályoztatása esetén feladatkörét az ezzel megbízott személy látja el. A gazdasági igazgatóhelyettes feladatköre A múzeumi szervezet valamennyi gazdasági ügyeinek irányítása a gazdasági igazgatóhelyettes hatáskörébe tartozik. Feladatait és munkáját az intézmény távlati és éves célkitűzései határozzák meg. - A múzeumi szervezet évi tervével összehangoltan, a múzeumi egységek igényeinek és feladatinak figyelembevételével elkészíti a költségvetési és gazdálkodási tervet, amelynek teljesítéséért felelős. A költségvetés teljesítéséről az előírásoknak megfelelő beszámoló jelentéseket készít. - A múzeumi szervezet gazdasági kérdésekben külső szerveknél, önkormányzatoknál, minisztériumokban, egyéb intézményekben és vállalatoknál képviseli. A Gazdasági jellegű tárgyalásokat a múzeumvezetés irányelveinek és célkitűzéseinek megfelelően a megyei múzeumigazgatóval történt előzetes egyeztetés alapján átruházott hatáskörben végzi. - Felelős a múzeumi szervezet gazdasági ügyvitelének megszervezéséért, az anyaggazdálkodás rendjéért. A számvitel rendjére és az ezzel kapcsolatos ügyvitelre vonatkozóan az intézmény egészére kötelező intézkedéseket tehet. - Felelős a pénzügyi fegyelem, az érvényben lévő pénzügyi rendelkezések megtartásáért, az engedélyezett létszámkeret és béralap felhasználásáért. - Felelős a könyvelési munkák és más gazdasági nyilvántartások kifogástalan és naprakész vezetéséért, a bizonylatok alaki helyességéért, tartalmi valóságáért és azok megőrzéséért. - Felelős a más szervekkel szemben fennálló pénzügyi kötelezettségek teljesítéséért. Kötelezettségvállalás csak előzetes jóváhagyásával végezhető. - A költségvetési keret terhére történő kifizetések (az osztályok ill. csoportok
16 alapfeladatának ellátásához) előzetes írásbeli kérelem alapján kerülnek meghatározásra a havi kifizetések. (Ennek részletes szabályozását igazgatói körlevél szabályozza) - Gondoskodik az intézmény kezelésében levő építmények fenntartásáról, felújításáról, a szükséges bővítésekről és az egyes egységek, múzeumok folyamatos üzemeltetéséről. - A gazdasági igazgatóhelyettes megbízására vonatkozóan a Kjt. Az irányadó. - A megyei múzeumigazgató, valamint a megyei múzeumigazgató-helyettes akadályoztatása esetén a gazdasági igazgatóhelyettes átruházott hatáskörben az ő feladatait is ellátja, ebben az esetben azonban szakmai kérdésekben köteles az illetékes gyűjteményi osztályvezetőkkel egyeztetni. 4.) Osztályok A Janus Pannonius Múzeum Természettudományi, Régészeti, Néprajzi, Új- és Legújabbkori Történeti, Képzőművészeti és Iparművészeti Osztályai, továbbá a mohácsi Kanizsai Dorottya Múzeum Osztálya a feladatköreihez tartozó múzeumi tevékenységeket teljes körűen ellátja és annak szakszerűségéért felelős. Az osztályok munkatársai a jóváhagyott terveknek, a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Ügyrendi Szabályzatának és a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően az osztályok vezetőinek közvetlen irányítása mellett végzik munkájukat. a.) Az osztályvezetők a osztály teljes működési vertikumáért felelősek. b.) Az osztályvezetők megbízatását a múzeum igazgatója adja. c.) Az osztályvezetői megbízatás csak az intézménnyel közalkalmazotti jogviszonyban álló, megfelelő egyetemi szakirányú végzettséggel rendelkező lehet. Megbízatását a kinevezési okmányban rögzítik. d.) Munkaköri leírását a múzeum igazgatója készíti. e.) Az osztályvezető éves beszámolót és munkatervet készít. Szakmai javaslataival részt vesz a múzeum rövid és középtávú kiállítási- és publikációs tervének elkészítésében. 5. ) Az intézmény vezetőjének helyettesítési rendje: a.) Megyei múzeumigazgató helyettesítése A megyei múzeumigazgatói feladatokat a megyei múzeumigazgató akadályoztatása esetén a megyei múzeumigazgató-helyettes látja el. Szakmai kérdésekben köteles egyeztetni az illetékes gyűjtemény vezetőjével. Az iratkezelés és szervezés folyamatosságát a megyei múzeumigazgató helyettes köteles biztosítani. b.) Az osztályvezetők helyettesítése
17 Az osztályvezetők távollétében feladataikat, a megyei múzeumigazgatói jóváhagyásával az általuk megbízott és az igazgatói titkárságon bejelentett munkatársak gyakorolják. 6. ) Belső ellenőrzés Az ellenőrzési jogkört a megyei múzeumigazgató és az egyes szervezeti egységeken belül - átruházott hatáskörben az osztályvezetők gyakorolják. Az ellenőrzés kiterjed a műtárgyvédelem, a biztonsági, a baleseti- és tűzvédelem, valamint a munkafegyelem területére. A belső ellenőrzés formája a megye múzeumigazgatói vagy vezetői szemle mellett lehet a konkrét egység, az osztály, az épületállomány részletes ellenőrzésére kiadott utasítás alapján végzett vizsgálat. A vizsgálat eredményét írásban kell rögzíteni. 7.) Az intézmény működésének felügyelete és ellenőrzése A Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága éves munkaterv alapján működik. A munkaterv és a teljesítésről szóló jelentés elfogadása a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése illetékes, kultúrával foglalkozó szakbizottsága hatáskörébe tartozik. Az intézmény szakmai felügyeletét a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma látja el, az országos múzeumi szakfelügyelet keretében. 8. Az intézmény irányítását és működését segítő tanácskozások és értekezletek rendje A tanácskozásokat és értekezleteket illetően legfontosabb alapelv az, hogy a tényleges működés kereteit és módját meghatározó részletek megbeszélése a különböző fórumokon ne ismétlődjön, az értekezletek nem válhatnak öncéllá. Az értekezletek írásos anyagát és az elkészült jegyzőkönyvet/emlékeztetőt iktatni kell. a.) Vezetői értekezlet Az intézményi tervek, jelentések és kiemelten fontos, valamennyi gyűjteményt érintő kérdések megvitatására a megyei múzeumigazgató hívja össze. A megyei múzeumigazgató-helyettes, az osztályvezetők és a tárgy szerint érintettek mellett meghívót kaphat a reprezentatív szakszervezet képviselője, a Közalkalmazotti Tanács elnöke, a múzeumi műtárgyvédelmi felelős, a tudományos titkár. A megyei múzeumigazgató eseti megbízás alapján a tárgykörben kompetens szakértőt is felkérhet szakmai véleményadásra. A vezetői értekezletnek előre meghatározott tárgysorozata van, amelyet az igazgató határoz meg a beérkezett javaslatokra is figyelemmel. Eredményét jegyzőkönyv vagy emlékeztető foglalja össze b.) Múzeumi munkaértekezlet
18 Az intézmény valamennyi dolgozójának részvételével, tájékoztatási, konzultatív céllal összehívott értekezlet, amely azonban a különböző munkakörökben és beosztásokban dolgozó munkatársak számára eltérő tárgysorozattal külön-külön helyen és időben tartandó meg a megyei múzeumigazgató vagy megbízottja vezetésével. Célja a munka során felmerülő problémák felvetése és megoldásuk kimunkálása. Jelenléti ív és emlékeztető készítése jellemzi. c.) Múzeumi osztályértekezlet Az egyes osztályok fontos működési kérdéseinek megvitatására az illetékes osztályvezető hirdeti meg. Ha a tárgysorozatban van a megyei múzeumigazgató tájékoztatása szempontjából fontos részlet, a megyei múzeumigazgató vagy megbízottja részt vesz az osztályértekezleten. A osztályértekezletek összehívását a megyei múzeumigazgató kezdeményezheti. Jelenléti ív és emlékeztető készítése jellemzi. d.) Munkamegbeszélés Operatív jellegű értekezlet (konzultáció), amelyet a megyei múzeumigazgató, megyei múzeumigazgató-helyettes, bármely osztályvezető kezdeményezhet saját elhatározása vagy munkatársi javaslat alapján. A kezdeményező döntési körébe tartozik, hogy emlékeztetőt vagy írásos jegyzőkönyvet készít-e a megbeszélésről. 9.) Záró rendelkezés Az intézmény tevékenységét a Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ) mellett az érvényben lévő jogszabályok és a hatályos igazgatói utasítások határozzák meg. Az új SZMSZ, a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése kultúrával foglalkozó szakbizottsága jóváhagyása után lép életbe, amellyel egyidejűleg a korábbi SZMSZ hatályát veszti. Pécs, 2008. május 5. Dr. Fabényi Júlia megyei múzeumigazgató
19 2. sz. melléklet Baranya Megyei Levéltár Pécs Király u. 11. A Baranya Megyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzata Pécs 2008
20 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja: 1.1. A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban SzMSz) célja, hogy rögzítse a Baranya Megyei Levéltár (továbbiakban Levéltár) adatait és szervezeti felépítését, a vezetők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, az intézményi működési szabályait. 1.2. A Levéltár számára jogszabályokban, testületi döntésekben megfogalmazott feladat- és hatásköri, szervezeti és működési előírásokat a jelen SzMSz-ben foglaltak figyelembevételével kell alkalmazni. 2. A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya: 2.1. Az SzMSz a Baranya Megyei Közgyűlés jóváhagyásával lép hatályba és visszavonásig érvényes. 2.2. A Levéltár számára meghatározott feladatoknak és hatásköröknek az intézmény szervezeti egységei, dolgozói közötti megosztása általános szabályait az SzMSz tartalmazza. E szabályoktól való eltérésről az igazgató jogosult esetileg dönteni (MT 105. szerint). 2.3. Az SzMSz hatálya kiterjed: - a Levéltár magasabb vezetőire és vezetőire, - a Levéltár alkalmazottjaira, - a Levéltár szolgáltatásait igénybevevőkre. 3. Az intézmény legfontosabb adatai: 3.1. Az intézmény alapítását elrendelő határozat száma: 1610-26/1950. (VIII.8.) V.K.M. r. 3.2. Alapító Okirat: Baranya Megye Közgyűlése a 118/2007. (XII.5.) Kgy. hat. 3.3. Az intézmény fenntartója: Baranya Megyei Közgyűlés 3.4 Szakmai felügyeleti szerve: OKM Közgyűjteményi Főosztály Levéltári Osztálya
21 (A miniszter a köziratok kezelésének levéltári felügyeletét és a közlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelmények érvényesítésének ellenőrzését a szakfelügyelők útján gyakorolja. (1995. évi LXVI. tv. 8.. (b), 7/2002 (II.27.) NKÖM r. 7. -16. ) 3.5. Az intézmény jogállása: A Levéltár önálló jogi személy, vezetője az igazgató, akit pályázat útján az alapító önkormányzat képviselő testülete nevez ki a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényben fogalmazottak szerint meghatározott, 5 évi időtartamra. A gazdálkodás formája: Önállóan gazdálkodó költségvetési szerv (gazdaságilag az intézményhez integrált a Csorba Győző Megyei Könyvtár). A megyei közlevéltár területi általános levéltárként a Baranya Megyei Önkormányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Működési területe az 1995. évi LXVI. tv. 18. -a értelmében Baranya megye közigazgatási területe. Illetékességi körébe tartozik a megyei önkormányzat testületeinek, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődjeinek levéltári anyaga, továbbá Baranya megye területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. Ellátja mindazokat az igazgatási, adatszolgáltatási feladatokat, amelyekre a magyar jogszabályok kötelezik. Tudományos kutatóhely, történeti adatbázist gondozó archívum, amely önálló kiadói tevékenysége keretei között nyilvánosságra hozza az intézményben folyó kutatómunka eredményeit és a levéltári forrásokat. Az intézmény csak alaptevékenységet végez, vállalkozási tevékenysége nincs, közhasznú, vagy egyéb gazdasági társaságban nem vesz részt. Alapvető szakfeladata: 923314 Levéltári tevékenység Feladatmutatója: iratfolyóméter Adóazonosító száma: 15330279-202 3.5. Az intézmény székhelyének pontos megnevezése, címe: Baranya Megyei Levéltár, 7621 Pécs, Király u. 11. Telephelyeinek pontos megnevezése, címe:
22 9. a.) Baranya Megyei Levéltár Rét utcai Részlege, 7623 Pécs, Rét u. b.) Baranya Megyei Levéltár Nyírfa utcai Részlege, 7622 Pécs, Nyírfa u. 3. c.) Baranya Megyei Levéltár Dobó I. utcai Részlege (Mecseki Szénbányák Munkaügyi Irattára), 7629 Pécs, Dobó I. u. 89. II. FEJEZET A LEVÉLTÁR FELADATAI 1. A Levéltár feladatai és hatásköre A Levéltár jogszabályok és az alapító, fenntartó által előírt feladatait és hatáskörét az SzMSz 1. számú melléklete tartalmazza. A feladatok és hatáskörök megosztása nem lehet ellentétes a jogszabályok és az alapító, fenntartó által az intézmény egyes szervezeti egységeire, vezetőire és alkalmazottaira kötelezően előírt feladatokkal, hatáskörökkel. A levéltár feladatainak hatékonyabb ellátása érdekében a belső szervezeti egységek egymással szoros kapcsolatot tartanak. Az együttműködés során a szervezeti egységeknek minden olyan intézkedésnél, amelyik másik szervezeti egység működési területét érinti, az intézkedést megelőzően egyeztetési kötelezettségük van. A közalkalmazotti tanács és a munkáltató kapcsolattartására a közalkalmazotti szabályzat vonatkozik. Az eredményesebb működés elősegítése érdekében a Levéltár szakmai szervezetekkel, társintézményekkel, gazdálkodó szervezetekkel együttműködési megállapodást köthet. III. FEJEZET A LEVÉLTÁR SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE A Levéltár szervezeti felépítését az SzMSz 2. számú melléklete tartalmazza. 1./ A levéltár élén az igazgató áll. 2./ Vezető feladatainak ellátásában az intézmény vezetősége segíti.
23 3./ A levéltár vezetősége: igazgató igazgatóhelyettes gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) 4./ A levéltár önálló belső ellenőri feladatokat ellátó személyt a kis létszám miatt nem alkalmaz, ilyen feladatra megbízást nem ad. A belső ellenőrzés a folyamatba épített ellenőrzéseken keresztül valósul meg. 5./ A szervezet területileg négy helyszínen, a Király utcai-, Nyírfa utcai-, és a Dobó I. utcai részleg a szakmai igazgatóhelyettes, a Rét utcai részleg az osztályvezető irányításával működik. 6./ Vezetői feladatok és jogkörök 6.1. Igazgató Az intézmény igazgatója egyszemélyi felelős vezető: - valamennyi dolgozó felett gyakorolja a munkáltatói, vezetői, ellenőrzési jogokat, - felel az intézmény működéséért. Feladata: - Ellátja a Levéltár képviseletét a természetes és jogi személyekkel szemben. - Meghatározza a Levéltár ügyvitelét, a dolgozók munkakörét, beosztását, feladatait, gondoskodik a minősítésekről. - Felelős a Levéltár munkatervének és beszámolóinak elkészítéséért, azok végrehajtásáért. - Gondoskodik a munkaterv teljesítésének feltételeiről, a dolgozók munkakörülményeinek biztosításáról. - Felelős az állami és önkormányzati tulajdon védelméért. - Biztosítja a Levéltár gazdálkodásával kapcsolatos teendők ellátását. - Gondoskodik az intézményi dolgozók személyügyeivel kapcsolatos feladatok ellátásáról. - Gondoskodik az intézmény tevékenységével összefüggő és a szakterületre vonatkozó jogszabályok végrehajtásáról. - Biztosítja az ügyintézés rendjét. - Feladatainak ellátása során a jogszabályban előírt módon együttműködik a levéltári érdekképviseletekkel. - Együttműködik a megye vezető tudományos, oktatási és közművelődési intézményeivel.
24 - A Levéltár tudományos színvonalának emelése érdekében a lehetőségekhez mérten elősegíti és támogatja a dolgozók szakmai képzését. - Részt vesz a Levéltár szakmai feladatainak végzésében, egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. - Intézkedéseiről rendszeresen tájékoztatja vezetőtársait. - Az igazgató feladatkörébe tarozó egyes feladatokat más munkatársakra átruházhat, ez azonban egyszemélyi felelősségét nem érinti. Kizárólagos jogköre - munkáltatói jogok (munkaviszonnyal kapcsolatos kérdések), - fegyelmi jog, - bérgazdálkodási jog (a gazdasági vezető közreműködésével). Átruházható igazgatói jogkör (távolléte esetén az igazgatóhelyettesek gyakorolják): - utalványozási jog, - kiadmányozási, aláírási jog, - jogszerzés és kötelezettségvállalás, - képviseleti jog, - utasítási jog, - intézkedési jog, - ellenőrzési jog. 6.2. Igazgatóhelyettes (szakmai, általános) Az intézmény igazgatójának állandó és általános helyettese. Feladatait az igazgató közvetlen irányításával végzi. Az igazgató távollétében (hivatalos kiküldetés, szabadság, külföldi út, betegség) annak teljes jogú helyettese. Feladata: - Az igazgatóval együttműködve szervezi és ellenőrzi a dolgozók munkáját. - A Levéltárral kapcsolatos jelentések, tervek, felmérések előkészítésének irányításában közreműködik. - Közreműködik a munkaköri leírások és a minősítések elkészítésében. - Ellenőrzi és felügyeli az erre kinevezett személyekkel a munka- és tűzvédelmi szabályok betartását, a műszaki adottságok állapotát. - Kooperatív és váratlan feladatokban szervező és ellenőrző feladatokat lát el (pl. iratmentés, váratlan szállítás).
25 - Segíti és ellenőrzi, hogy a dolgozók a munkavégzésükhöz szükséges jogszabályokat megismerjék. - Ellenőrzi és segíti a tudományos dolgozók és levéltári kezelők szakmai haladását, javaslatot tesz továbbképzésükre. - Részt vesz a megyei intézményekkel való együttműködés szervezésében. - Közvetlenül irányítja a gyűjtőterületi és az ügyfélszolgálati tevékenységet. - Vezeti a tanácsi korszak referenciáját, koordinálja a honismereti és közművelődési munkát. - Egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. Jogköre: - Az igazgató távollétében annak teljes jogú helyettese. - Az intézmény dolgozóival szemben utasítási, intézkedési és ellenőrzési joga van. - Javaslattételi és véleményezési joga van szervezeti, szakmai, személyi, gazdálkodási kérdésekben. - Kötelezettségeket vállalhat és jogokat szerezhet az intézmény nevében az igazgatóval egyeztetve. - Kiadmányozási és aláírási joga van. - Irányítja és ellenőrzi a hozzá tartozó munkatársak tevékenységét. 6.3. Gazdasági vezető (igazgatóhelyettes) Az intézmény, és az intézményhez integrált, részben önállóan gazdálkodó Csorba Győző Megyei Könyvtár gazdasági-pénzügyi tevékenységének felelős vezetője. Feladatait a két intézmény vonatkozásában látja el. Közvetlen irányítója az intézmény igazgatója. Feladata: - A jóváhagyott költségvetési tervszámok keretein belül, a szakmai javaslatok alapján elkészíti az intézmények költségvetését, majd gondoskodik annak tervszerű végrehajtásáról. - Elkészíti év közben és év végén az intézmények költségvetési beszámolóit. - Kialakítja a számviteli, pénzügyi és bizonylati rendet (szabályzatait elkészíti) és ezek alapján szervezi és irányítja csoportja munkáját. - Gondoskodik arról, hogy az intézményi alapfeladatok ellátásához szükséges technikai,
26 pénzügyi feltételek lehetőség szerint- rendelkezésre álljanak. - Az intézmény vezetését, és a részben önállóan gazdálkodó intézmény vezetőjét folyamatosan tájékoztatja a gazdasági helyzetről. - Részt vesz az intézmények által benyújtott pályázatok elkészítésében, elszámolásában, felügyeli a pályázati feltételeknek, valamint a pénzügyi- számviteli szabályoknak megfelelő felhasználást. - Kapcsolatot tart a fenntartó pénzügyi irodájával és a bérszámfejtő MÁK Dél-dunántúli Regionális Igazgatóságával. - Közvetlenül irányítja a gazdasági csoport munkáját. Jogköre: - Gazdasági kérdésekben az igazgatóval, igazgatóhelyettessel együtt vagy önállóan képviseli az intézményt. - Kötelezettséget vállalhat, jogokat szerezhet az igazgatóval történt egyeztetés mellett. - Javaslattételi joga: a területén dolgozókkal kapcsolatos személyi kérdésekben, gazdasági, szervezeti kérdésekben, munkaerő és bérgazdálkodás területén, felújítási feladatokkal kapcsolatban van. - Jogosult az igazgatóval és az igazgatóhelyettessel egyetértésben gazdasági előírásokat, körleveleket készíteni. 6.4. Osztályvezető A Levéltár Rét utcai Részlege szakmai munkájának vezetője, közvetlen irányítója az intézmény igazgatója. Feladata: - szakmai tevékenységét a jóváhagyott egyéni munkaterv szerint végzi, - az osztályon belül folyó tevékenység szervezése, irányítása, a rendezési, selejtezési, segédletkészítési munkák tervezése, irányítása, ellenőrzése, - igazgató által történő jóváhagyásra előkészíti az osztály dolgozóinak munkaköri leírását és a Levéltár éves munkatervéhez igazodva meghatározza az elvégzendő feladataikat, - a munkavédelem, tűzrendészeti feladatokat közvetlenül felügyeli. Jogköre: - kiterjed a meghatározott feladatkörébe rendelt szakmai területekre.
27 7./ Levéltári tudományos dolgozók (főlevéltárosok, levéltárosok, segédlevéltáros) Szakmai területen a feudális, a kapitalista és a szocialista korszak referensei, a szakkönyvtár, a kutatószolgálatok- és ügyfélszolgálatok irányítói. A levéltári fondfőcsoportok referenciáját a referencia szabályzatának megfelelően végzik. 8./ Levéltári kezelők A levéltári hivatalos ügyintézést, az iratok rendezését, azok segédlettel való ellátását, selejtezését, a dokumentumok reprodukálását végzik. 9./ Ügyviteli alkalmazott Az intézmény feladatkörébe tartozó tudományos tanulmányok, nyilvántartások gépelését, az intézmény ügyvitelét, okirati másolatok kiadványozását, levelezését végzi. 10./ Levéltári kisegítők A kézbesítést, portaszolgálatot, továbbá egyéb a működést biztosító feladatokat végzik. A Levéltárban foglalkoztatott dolgozók feladatainak leírását a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírásoknak névre szólóan tartalmazniuk kell a foglalkoztatottak jogállását, a szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelően feladatait, jogait és kötelezettségeit. A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül módosítani kell. IV. FEJEZET AZ INTÉZMÉNY ÁLTALÁNOS MŰKÖDÉSI RENDJE Szakmai működési folyamat: Az igazgató elkészíti a levéltár munkatervét az igazgatóhelyettes és az osztályvezető javaslatát figyelembe véve. A dolgozók évenként egyéni munkatervet, feladattervet kapnak. A levéltári munka végzésére vonatkozó érvényes szakmai - módszertani és más utasítások szerint az igazgatóhelyettes és osztályvezető (illetve az igazgató által megbízott más személy irányításával) ellenőrzésével történik a munkaterv végrehajtása. A szakmai munkát érintő
28 jogszabályok és rendelkezések ismertetéséről az igazgató gondoskodik. Az elvégezendő munka mennyiségétől, minőségétől függően a feladat végrehajtása egyénenként vagy csoportosan működik. Az igazgató a NKÖM r. 4.. alapján a tárgyévet követő hónap 31-ig éves beszámolót, szakmai értékelést készít a végzett munkáról és felterjeszti jóváhagyásra a fenntartóhoz. A jóváhagyott dokumentumokat tájékoztatásául egy példányban a fenntartó megküldi a NKÖM levéltári ügyekért felelős szervezeti egységének, valamint a vezető szakfelügyelőnek. (NKÖM r. 4.. (2)) Gazdálkodás rendje: Az intézmény önálló jogi személy. Jogokat szerezhet, kötelezettségeket vállalhat. Az intézmény igazgatója felelős a működésért, a rendelkezésre álló anyagi eszközök rendeltetésszerű felhasználásáért, az intézményi tulajdon védelméért. A gazdasági vezető felelős a gazdálkodásért, a pénzügyi, számviteli előírások betartásáért, az intézményi tulajdon védelme és a belső gazdasági, pénzügyi ellenőrzés megszervezéséért. Az intézmény a kezelésében, ill. a tulajdonában lévő eszközökről, azok forrásairól kettős könyvvitelt vezet. A könyvviteli nyilvántartást a pénzforgalmi gazdasági műveleteket és az eszközökre, forrásokra gyakorolt hatását a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben mutatja be. Az intézmény számlarendje tartalmazza a könyvviteli számlákat, azok tagolását a számlákhoz tartozó analitikus nyilvántartásokat Az intézmény költségvetése Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala által megadott irányelvek alapján készül. A gazdasági feladatok részletes meghatározását az intézmény számlarendje, ügyrendje, tartalmazza. Az intézmény pénzeszközeit az OTP és Ker. Bank NyRt.-nél vezetett 11731001-15330279 számú számlán tartja nyilván. Nyitva tartás: A Baranya Megyei Levéltár nyitva tartását alapvetően az ügyfél- és kutatószolgálati tevékenység határozza meg. A kutatóterem nyitva tartása: Király és Rét utcai Részlegek: Nyírfa utcai Részleg: kedd - csütörtök 8.00-16.00 óráig péntek 8.00-12.00 óráig kedd szerda: 9.00-15.00 óráig Az ügyfélszolgálat munkanapokon (hétfő és péntek kivételével) 8.00-12.00 óráig Kapcsolódó szabályzatok:
29 A Szervezeti és Működési Szabályzatban részletesen nem tárgyalt ügyekben az alábbi szabályzatok a mérvadók: a./ Iratkezelési Szabályzat b./ Kutatási Szabályzat c./ Könyvtári Szabályzat d./ Munkavédelmi Szabályzat e./ Tűzvédelmi Szabályzat A számvitel rendjével kapcsolatos szabályzatok: f./ Számviteli politika g./ Számlarend, számlatükör h./ Pénzkezelési szabályzat és a kötelezettségvállalás rendje i./ Bizonylati Szabályzat j./ Leltározási és selejtezési Szabályzat k./eszközök és források értékelési szabályzata l./ Belső Ellenőrzési Szabályzat (feuve kéziköny) m./ Gépkocsi üzemeltetési szabályzat n./ Önköltségszámítási szabályzat V. FEJEZET ZÁRÓRENDELKEZÉSEK A Szervezeti és Működési Szabályzat folyamatos és az érvényes jogszabályokhoz igazodó korszerűsítésért a levéltárigazgató felelős. A Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatát a Baranya Megyei Közgyűlés Művelődési, Kisebbségi, Ifjúsági és Sport Bizottsága hagyja jóvá. Pécs, 2008. április 29. Dr. Ódor Imre sk. levéltárigazgató ZÁRADÉK: A Baranya Megyei Önkormányzat Művelődési, Kisebbségi, Ifjúsági és Sport Bizottsága a Baranya Megyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatát /2008 sz. határozatával jóváhagyta, ezzel egyidejűleg a korábbiakban kiadott szabályzat hatályát veszti.
30 1.sz. melléklet I. Az intézmény alaptevékenysége A Baranya Megyei Levéltár (a továbbiakban Levéltár) közlevéltár, amely a maradandó értékű köziratokkal kapcsolatos, a tudományos és igazgatási feladatokat is ellátja. Ehhez tartozó tevékenységét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (a továbbiakban Ltv.), a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról, és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. tv., a nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002 (IV.13.) NKÖM rendelete a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről (a továbbiakban NKÖM r.), valamint a Baranya Megyei Közgyűlés Alapító Okirata szabályozza a következők szerint: 1. Az iratkezelés közlevéltári felügyelete: az illetékességi és gyűjtőkörbe tartozó szervek nyilvántartása NKÖM r. 6.. részvétel az iratkezelés szabályozásában Ltv. 10.. (4-5), NKÖM. r. 7.. az iratkezelés ellenőrzése Ltv. 13.. (e), NKÖM. r. 8.. az iratselejtezés ellenőrzése Ltv. 13.. (e), NKÖM. r. 9.. 11.. a maradandó értékű magániratok védelme Ltv. 13.. (i), 34. (3) 2. A levéltári állomány gyarapodása: a maradandó értékű irattári anyag illetékességből történő átvétele Ltv. 12.. 13.. (a), NKÖM r. 12.. 13.. a gyűjtőkörbe tartozó maradandó értékű magániratok vásárlása, ajándékként, letétként való átvétele Ltv. 13.. (b), NKÖM. r. 14. - 15..,17. -18.. forrásbázis kiegészítése NKÖM r. 14.. (b) köziratnak nem minősülő levéltári anyag cseréje más levéltár, múzeum vagy könyvtár részére NKÖM r. 16.. 3. A levéltári anyag őrzése: az iratok tárolása, raktározása NKÖM r. 19. -22.. a raktárak használata NKÖM r. 23.. 4. Állományvédelem: konzerválás, restaurálás, könyvkötés biztonsági célú másolás stb; működési célú kölcsönzés Ltv. 5.., 13.. (f) NKÖM r. 24.., 59..