Lawrence VEZETŐKÉPZŐ KÖZPONT & Bennet A CÉGVEZETÉS MŰVÉSZETE IV. 1
TIME MANAGEMENT. HOGYAN GAZDÁLKODJUNK OKOSAN AZ IDŐNKKEL? Az idő talán az egyetlen dolog az életünkben, amiből mindenkinek ugyanannyi jut. Lehetünk szegények, vagy gazdagok ugyanannyi időt kapunk. Még ha Ön lenne is a világ legfontosabb embere, akkor is ugyanannyi időt kapna, mint bárki más. Csak az nem mindegy, hogy mennyire és hogyan használjuk ki a rendelkezésedre álló időt. Ha rendszertelenül élünk, könnyelműen elpazaroljuk, szétszórjuk, annak az lesz az eredménye, hogy többnyire jelentéktelen és haszontalan dolgokkal foglalkozunk ahelyett, hogy az igazán hasznos tevékenységekre fordítanánk az értékes időnket és energiáinkat. A sikeres emberek egyik titka, hogy nagyon jól tudnak gazdálkodni az idejükkel és arra is képesek, hogy igazán tartalmas tevékenységekkel töltsék el a napjaikat. Tehát az idő az egy behatároló tényező, amely korlátozott lehetőséget nyújt arra, hogy energiát és jólétet teremthessünk azokkal a tevékenységekkel, amelyek igazán hasznosak, vagy fontosak a számunkra. Ezért nagyon jól kell tudnunk gazdálkodni vele. 2
Biztosan megfigyelte már, hogy általában azok a napok válnak a legzsúfoltabbá, amelyek nagyon lazának indultak. Megnézzük a naptárunkat és azt látjuk, hogy aznapra szinte alig van valami teendőnk. Ez egy könnyű nap lesz, gondoljuk könnyelműen. És aztán egyszerre csak beömlik az a rengeteg azonnal intézendő sürgős feladat. Mintha kinyitottuk volna Pandora szelencéjét. Nem is tudjuk, hogy ilyenkor könnyelműen megsértünk egy természeti törvényt. A törvény így szól: Ha valami nem tölti ki a teret, akkor abban a térben vákuum keletkezik. A vákuumnak azonban van egy érdekes tulajdonsága. Minden esetben feltölti magát bármivel, amit a környezetében talál. Így hát azzal, hogy lazára engedünk egy napi időbeosztást gyönyörű vákuumot hozunk létre és persze ne csodálkozzunk azon, hogy nyakunkba szakad az egész univerzum. Tehát, ha nyugalomra és kiszámítható napi működésre vágyunk, akkor semmi mást nem kell tennünk, mit kitölteni a rendelkezésre álló időnket olyan előre megtervezett tevékenységekkel, amelyek eredményt termelnek, vagy örömet okoznak nekünk. 3
Az időgazdálkodás legelső lépése az, hogy tudomásul vesszük azt a tényt, hogy bizony nem lehet mindenre elég időnk és energiánk. Tehát tudnunk kell megkülönböztetni a hasznos, fontos dolgokat a kevésbé fontosaktól, és képesnek kell lennünk arra, hogy a kevés eredményt teremtő dolgokat, vagy a haszontalan tevékenységeket elengedjük, vagy akár még el is vesztegessük. A Time menedzsment legfontosabb pontjai a következők 1. Legyen egy kialakított napirendünk. Lehetőleg intézzük úgy, hogy a napjainknak legyen egy stabil, állandó ritmusa. Ha van egy kialakult tudatos napirendünk, amit jó előre tartalmas és fontos tevékenységekkel töltünk fel elkerülve az üresjáratokat és többnyire be is tartunk, akkor sokkal sikeresebbek leszünk és a tervezhetőség és a kiszámíthatóság következtében jóval kevésbé lesznek fárasztóak a napjaink, mivel tudjuk, hogy általában mikor és mit szoktunk csinálni. Így nem lesznek vákuumok a működésünkben, teljesen kitöltjük a teret és később pedig ezek lesznek majd a fix pontjaink. 4
Ha tudatosan, előre megtervezzük a napjainkat és a hasznos tevékenységekre áldozunk elegendő időt, akkor a jelentéktelen dolgok automatikusan a háttérbe szorulnak. Még a kisgyerekeknek is rendkívül fontos, hogy legyen egy kialakult napirendjük. Egy túlterhelt menedzsernek ez talán még fontosabb lehet. Ezen kívül a munkatársaink is sokkal könnyebben tudják majd tervezni a velünk kapcsolatos tevékenységeiket. Így mi is fix ponttá tudunk válni a számukra. Kiszámíthatóbb működési környezetet teremtünk, ezáltal könnyebben össze tudjuk hangolni a tevékenységeinket. Ha a munkatársaink ismerik, hogy mikor és hol találnak meg minket, valamint tudják, hogy milyen ügyekben mikor fordulhatnak hozzánk, az ő időgazdálkodásuk is jóval hatékonyabbá válhat. 5
Mutatunk erre egy példát: 08.00-08.30 - Kávézom és közben átnézem a napi feladataimat, valamint megválaszolom a fontos e-maileket. 08.30-09.00 - Értekezletet tartok az értékesítőknek és kiosztom a napi feladatokat. 09.00-13.00 - Tárgyalásaim vannak az ügyfeleimmel. 13.00-14.00 - Ebédelek 14.00-16.00 - A külső területeket ellenőrzöm. 16.00-17.30 - Adminisztrálok, ellenőrzöm a napi teljesítéseket és foglalkozom az e-mailekkel. 17.30-18.00 - Felkészülök a holnapi napomra. 2. Priorizáljunk Tudnunk kell különbséget tenni a fontos és a kevésbé fontos dolgok között. Ha olyan dolgokra pazaroljuk az amúgy is kevés időnket, amelyek nem hoznak kívánt eredményt, akkor elveszítjük a hatékonyságunkat és nem marad elegendő időnk és energiánk az amúgy igazán fontos és eredménytermelő dolgokra. 6
Biztosan járt már úgy, hogy egész nap rengeteg beeső, azonnali kezelést igénylő dolgot megcsinált, elintézett, de mégis este hazafelé tartva úgy érezte, hogy szinte semmit sem haladt előre a dolgaival. Ez annak az eredménye, hogy haszontalan dolgokra pazarolta el az egyébként értékes idejét. Amikor megtervezzük a napi feladatainkat, az alábbi szempontok alapján határozzuk meg a fontossági sorrendet. Muszáj: Ezeket a feladatokat vegyük mindig előre, mert ezek bizony nem tűrnek halasztást. Kell: A többi idődben ezekkel a feladatokkal foglalkozzunk. Jó lenne: Ha még maradt valamennyi időnk, csak ekkor törődjünk a maradék dolgokkal. 7
3. Semmit ne tartsunk fejben Ha mindent örökké fejben akarunk tartani, akkor állandóan stresszesek leszünk, hiszen folyamatosan azon fogunk aggódni, hogy esetleg elfelejtünk valami nagyon fontosat. Ráadásul még le is fogunk lassulni, hiszen a figyelmünk nem az éppen aktuális feladatainkon és a fontos elintézendőkön lesznek, hanem azon, hogy meg ne feledkezzünk a szintén fontos többi dologról. Hogy ezt elkerüljük, használjunk úgynevezett cikluspapírt, ami nem más, mint egy egyszerű A-4-es papírlap. Minden nap végén írjunk egy listát a másnapi feladatainkról. Így megszabadulunk attól a kényelmetlen tehertől, hogy örökké fejben kelljen tartanunk a fontos elintézendőket. Ráadásul így nyugodtabban is alszunk, hiszen már megvan a másnapi teendő listánk. 8 Miért is aggódnánk.
Ezzel az egyszerű eszközzel tudatosan tudunk haladni a napi, heti feladataink elvégzésével egész nap folyamán. Ráadásul még elégedettek is lehetünk a teljesítményünkkel, hiszen ha folyamatosan kipipáljuk azokat a feladatokat, amelyeket már elintéztünk, még azt is látni fogjuk, hogy aznap milyen szépen haladtunk. Példa: - Felhívni Esztert - Kovács Úrnak ajánlat - Telephely tisztaságot ellenőrizni - Értékesítők új rendszerét indítani - Átnézni a pénzügyeket és utalni - - Bejelentkezni a fogorvoshoz - stb 9
4. Végezze el most Kétszer ad, ki gyorsan ad. Soha ne halogassuk a teendőinket Ne tegyünk fölösleges időt az elintézendő feladatok elé. Ha most el tudunk intézni valamit, akkor azt azonnal intézzük el. Lehetőleg még a cikluspapírunkra se kerüljön fel. Azt fogjuk tapasztalni, hogy ha nem halogatjuk a teendőinket, akkor sokkal több dolgot tudunk majd aznap ugyanannyi idő alatt elintézni. Tehát gyorsuljunk fel. Töltsük ki azonnal hasznos tartalommal az üresjáratokat. Érjük el, hogy minden tevékenységünk számítson. Szervezzük úgy a napjainkat, hogy még az utazással eltöltött időnk is hasznos tevékenységekkel teljen. 10
5. Egyszerre csak egyet Ne szórjuk szét az energiáinkat.ha egyszerre sok dologba belekezdünk és nem fejezzük be, nem zárjuk le viszonylag gyorsan terv szerint őket, akkor konkrétan meg fogunk őrülni. A sok félbehagyott feladat előbb vagy utóbb ránk szakad és lehengerel, maga alá fog temetni minket. Ha egyszerre sok mindent csinálunk párhuzamosan, akkor szintén hibázhatunk, hiszen a figyelmünk megoszlik, szétszóródik a megnyitott feladatokon és igazán semmire sem tudunk majd igazán alaposan odafigyelni. Ha folyton félbeszakítjuk a tevékenységeinket, akkor ráadásul még az is plusz időbe kerül, amíg a félbehagyott feladatoknál megint újra teljesen képbe kerülünk. Így látható, hogy megint csak sok időt pazarlunk el teljesen feleslegesen. Tehát okosan válasszunk ki egy feladatot, lássunk neki és lehetőleg fejezzük is azt be. Még a kisgyerekek is utálnak félbehagyni dolgokat, pedig ők kevésbé elfoglaltak nálunk. 11
6. Lehetőleg, soha ne hajrázzunk Intézzük előrelátóan úgy a napirendünket, hogy soha se kelljen az utolsó pillanatban lejáró határidő nyomása alatt stresszesen lezárni az ügyeinket. Továbbá, ha kapkodunk, akkor bizony hibázhatunk is és az elrontott dolgokat, hibákat is kezelnünk kell majd, ami szintén le fog lassítani minket, valamint ismét teljesen fel fogja borítani a napirendünket. A hajrázás megfoszt a győzelem édes örömétől. Ha a az utolsó pillanatban éppen csak, hogy célba érünk, akkor sajnos már nem is tudunk majd annyira örülni a sikereinknek sem, mert a hozzá kapcsolódó stressz megfoszt majd minket jó teljesítés és a siker érzésének gyönyörű pillanataitól. 12
Ha tudatosan és jól gazdálkodik az idejével, okosan osztja be az energiáit, alkalmazza az időgazdálkodás fentebb megadott törvényeit, akkor meg fogja látni hogy ugyanannyi idő alatt sokkal több és jóval hasznosabb dolgot tud majd elvégezni. Így jóval hatékonyabb és sokkal sikeresebb lesz. Hát nem nagyszerű? 13
Elérhetőségeink Vezetőképző központ: 1124 Budapest, Vércse utca 43. www.lawrence-bennet.com Hefner Ildikó, Alapító hefner.ildikó@lawrence-bennet.com mobil: 30/ 515 8159 Laczkó Péter, Alapító laczko.peter@lawrence-bennet.com mobil: 70/ 776 1295 Szenczi Judit, Alapító szenczi.judit@lawrence-bennet.com mobil: 20/ 778 9460 Vörös Szilva, Alapító voros.szilva@lawrence-bennet.com mobil: 30/ 990 2109 Lawrence & Bennet 14