A projekt előrehalad rehaladási jelentés pénzügyi részr szének összeállítása Budapest, 2010. február r 11. Csutiné Balogh Renáta
Jogszabályi hátth ttér elszámolhat molhatósági szabályokra Az EU nem alkotott külön k n jogszabályt az elszámolhat molhatósági szabályokra. Minden tagállam maga határozza meg (jogharmonizáci ció figyelembevétel telével). Uniós s segédletek: végrehajtási határozatok 11. melléklete, Kézikönyv az elszámolhat molhatósági szabályokr lyokról l (IRM honlapján n megtalálhat lható) Hazai segédletek: FH által elkész szített elszámolhat molhatósági segédlet (véglegez glegezés s alatt), konferenciák k előad adás s anyagai (SOLID MIR-ben megtalálhat lhatók)
Elszámolhat molható költség A támogatt mogatásra ítélt projekt megvalósításával összefüggésben ténylegesen t felmerült lt költsk ltség. Költségvetésbe betervezésre került. Megfelelő hozzáadott értéket képvisel k a projekt céljának eléréséhez (szokásos sos piaci árnak való megfelelés, arányos elszámol molás). A megvalósítási si időszakon belül l merült fel. Területi hatálynak megfelel. Az elszámolhat molhatósági útmutatókban rögzr gzített előírásainak megfelel. Elkülönített könyvelk nyvelésben szerepel.
Finanszíroz rozás s módjaim Projektek típusa t kifizetés s szempontjából: - nyílt pályp lyáztatás során n nyert támogatt mogatások: előfinansz finanszírozás keretében bonyolódnak. (Speciális esetben utófinansz finanszírozás.) - zárt pályp lyáztatás során n nyert támogatt mogatások: előfinansz finanszírozás, közvetlen k száll llítói i kifizetés vagy vegyes finanszíroz rozás keretében bonyolódnak.
Finanszíroz rozás s feltételei telei Előfinansz finanszírozás s esetén: megkötött tt támogatt mogatási megállapod llapodás, kifizetési kérelem k benyújt jtása, SOLID Monitoring Informáci ciós s Rendszer (SOLID MIR) havi szintű töltése, havi szakmai és s pénzp nzügyi projekt előrehalad rehaladási jelentés (PEJ) cégszerc gszerűen en aláí áírt példp ldányának nak határid ridőre re törtt rténő benyújt jtása, mely melléklet kletét t képezik k az elszámolni kívánt költsk ltségeket alátámaszt masztó bizonylatok hitelesített tett másolatai, a rendelkezésre álló forrás s 60 %-ának,% a Felelős Hatóság által a Monitoring lapon visszaigazoltan, elszámolhat molható módon törtt rténő felhasználása. sa.
Finanszíroz rozás s feltételei telei Közvetlen száll llítói i kifizetés s esetén: megkötött tt támogatt mogatási megállapod llapodás, vállalkozó benyújt jtása száml mlájának és s mellékleteinek SOLID Monitoring Informáci ciós s Rendszer töltt ltése, havi szakmai és s pénzp nzügyi projekt előrehalad rehaladási jelentés s (PEJ) cégszerc gszerűen en aláí áírt példp ldányának nak benyújt jtása.
SOLID MIR Jogszabályi alap: az alap bizottsági határozatok Célja: a pénzp nzügyi irány nyításhoz, felügyelethez, ellenőrz rzéshez és értékeléshez szüks kséges adatok összegyűjtése, számviteli és s pénzp nzügyi kimutatások zárt z rendszerben törtt rténő kezelése. Előnyei: folyamatos kapcsolattartás, s, nyilvántart ntartások zárt rendszerbeli vezetése, nyomonkövet vetés Elérhet rhetőség: Interneten keresztül, egyedi belépési kóddal
SOLID MIR Feltölt ltéssel kapcsolatos tudnivalók: - folyamatos feltölt ltés s biztosított, tott, - szakmai és s pénzp nzügyi PEJ generálása, - összes elszámolni kívánt k tétel t tel feltölt ltése, - projektenkénti nti folyamatos sorszám m adása - papíralap ralapú dokumentáci ció alapja; - a projekt megvalósítása sa közben k keletkező,, minden fontosabb dokumentum (pl.: szerződés, s, közbeszerzési si dokumentáci ció,, meghatalmazások, képzési tematika, napirend stb.) feltölt ltése, - kifizetési kérelem k generálása.
PEJ beadásának rendje Jelentések kétfk tféle módon m kell benyújtani: - elektronikusan: : a PEJ egyes elemeit a SOLID MIR-ben generálva és s elküldve ldve - papíralapon ralapon: kinyomtatva, mellékletekkel felszerelve beküldhet ldhető postán n vagy leadható személyesen Tóth Judit, főosztf osztályvezető részére IRM TámogatT mogatás-koordinációs s FőosztF osztály Postai úton: 1051 Budapest, József J A. u. 2-4. 2 1363 Budapest, Pf. 54. Személyesen: 1051 Budapest, Roosevelt tér t r 3-4. 3 2. emelet 213. szoba (titkárs rság) 1051 Budapest, Nádor N u. 2. (ügyfélszolgálat) lat)
PEJ beadásának rendje Jelentések beadásának határideje (ÁSZF( 3. pontja): - Havi projekt előrehalad rehaladási jelentés s (PEJ): tárgyhónapot követk vető hó 10. napjáig kell postára adni vagy személyen leadni, illetve elküldeni ldeni a SOLID Monitoring Informáci ciós s Rendszerben. - Időközi összefoglaló jelentés: : FH általi felszólítást st követő 30 naptári napon belül. l. - Zárójelentés: : projekt megvalósítását t követk vető 30 naptári napon belül, l, indokolt esetben a megvalósítást st követő év v február r 28-ig papíralapon és elektorikusan.
Jelentésre vonatkozó általános szabályok A PEJ pénzforgalmi szemlélet letű. A pénzp nzügyi elszámol molások forintban történnek. Devizás s költsk ltségek forintba törtt rténő megadásakor, az árfolyam megállap llapítása belső szabályoz lyozó,, v. a teljesítés s időpontj pontjában érvényes MNB közép k árfolyam alapján n törtt rténik. A jelentés nyelve magyar. Amennyiben a benyújtott pénzp nzügyi bizonylatok nem magyar nyelvűek, ek, akkor kérünk k mellékelni egy cégszerc gszerűen en aláí áírt nyilatkozatot a bizonylat tartalmáról (kivéve ve angol és s német n nyelvű száml mlák, de szakmai tartalmú dokumentumok esetében továbbra is kell fordítás, tovább bbá minden esetben, amikor a projektfelügyel gyelő kéri, kell fordítás). A projekt partnerrel rel törtt rténő megvalósítása sa esetén n partnerségi megállapod llapodás s szerint szerepelhetnek a PEJ-ben a tételek. t telek.
A PEJ összeállításának rendje Papíralap ralapú PEJ dokumentáci ció lefűzésének logikai sorrendje: 1. Szakmai projekt előrehalad rehaladási jelentés. 2. SOLID rendszerből l kinyomtatott havi pénzp nzügyi jelentés összefoglaló táblázata cégszerű aláí áírással ellátva tva. 3. A projekt keretében elszámolt, összes sszes tétel t tel listája ja,, SOLID rendszerből l kinyomtatva, külön k n bontva a Kedvezményezett és a partner(ek ek) ) költsk ltségeit. 4. A listával megegyező sorrendben az elszámol molási időszakra vonatkozó költségeket alátámaszt masztó bizonylatok hitelesített tett másolata (elősz ször r a Kedvezményezett, aztán n a partner bizonylatait). Változás: : A PEJ mellékleteit oldalszámozni kell! Összetartozó bizonylatokat összetűzve,, SOLID rendszer által generált sorszámmal (legalább az első oldalt) és költségkóddal (pl. A1.2., E3.6. stb.) ellátva kell benyújtani.
A PEJ pénzp nzügyi mellékleteinek benyújt jtási rendje Egy költségtétel elszámolásához szükséges dokumentumok lefűzési sorrendje: 1. Alapbizonylat (pl.: számla, összesítő kimutatás, bérjegyzék, egyéb b szigorú számad madású bizonylat stb.) hitelesített tett másolata. m Az eredeti példp ldányt el kell látni l a ÁSzF-ben meghatározott pecséttel. 2. Kifizetést igazoló bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat hitelesített tett másolata. m 3. Kinevezés, megbízási szerződés, s, megrendelő és azok módosításának hitelesített tett másolata m 4. Egyéb b kapcsolódó bizonylatok hitelesített tett másolata m (pl.: árajánlat, teljesítésigazol sigazolás, s, száll llítólevél, l, jelenléti ív, kérdk rdőív, kiosztási si jegyzék, járőrlap, j rlap, munkaidő-kimutat kimutatás s stb.)
A benyújtott alapbizonylatok formai és s tartalmi követelmk vetelményei A száml mlán n a vevő neve és s címe c meg kell egyezzen a Támogatási Megállapod llapodásban (TM) szereplő Kedvezményezettel, vagy partnerrel (amennyiben azt a partnerségi megállapod llapodás s lehetővé teszi). A számlam mlamásolaton vagy egyéb b alapbizonylat másolatán n a bizonylattesten másolatban rajta kell lennie az ÁSzF által előírt pecsétnek tnek.. Az igazoló pecsétet helyesen kell kitölteni (az alap megnevezése, szerződés s száma, allokáci ció éve). Dokumentumoknak hiteles másolatnak m kell lenniük: szerepeljen rajtuk az eredetivel minden megegyező másolat tartalmú szöveg, valamint az aláí áírás.
A benyújtott alapbizonylatok formai és s tartalmi követelmk vetelményei A benyújtott bizonylaton (lehetőleg leg a jobb felső sarokban) kérjk rjük k megjelölni lni a SOLID informatikai rendszer által generált sorszámot és s a költsk ltségsor költségvetési kódjk dját pl.: 85/E61 A teljesítés s ideje a támogatt mogatási megállapod llapodásban meghatározott projekt megvalósítás s időszak szakára esik. Adott havi PEJ-ben főszabályként a kifizetés dátumának a tárgyht rgyhónapon belül l kell lennie. A kifizetési dátum d indokolt esetben lehet tárgyht rgyhót megelőző,, a hónap h vége v és s a PEJ benyújt jtása közötti k időszakban felmerült lt kifizetéseket a következk vetkező havi PEJ- ben kell benyújtani.
A benyújtott alapbizonylatok formai és s tartalmi követelmk vetelményei A száml mlát vagy egyéb b alapbizonylatot a szüks kséges jogszabályoknak (2007. évi CXXVII. Áfa tv., 2000. évi C. számviteli tv.) megfelelően en hiánytalanul kell kitölteni lteni. Egyértelm rtelműen en beazonosíthat tható legyen a beszerzés s tárgya t (ha hiányzik, cégszerűen en aláí áírt feljegyzés s csatolandó). Összege csak részben r kerül l a projekt terhére re elszámol molásra, az elszámolni kívánt k összeget rá r kell vezetni a bizonylatra (lehetőleg leg az igazoló pecsét mellett). Ha a részr szösszeg sszeg megállap llapítása kalkuláci ción n alapul (pl.: rezsikölts ltség), az aláí áírt, kalkuláci ciót t tartalmazó feljegyzést kérjük k csatolni. Adatainak meg kell egyezniük k a SOLID informatikai rendszerbe rögzr gzített adatokkal.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Bankszámlakivonat átutalás s vagy bankkárty rtyás s fizetés esetén: Nyomdai úton kiáll llított bankkivonat hiteles másolata m szüks kséges, elektronikus bankkivonat nem megfelelő, a a bizonylat fejlécének látszania l kell (számlatulajdonos adatai, bankszámlasz mlaszám, m, kivonat sorszáma és s dátuma), d a közlemény rovatban: számlasz mlaszám vagy a tétel t tel azonosítását t szolgáló,, egyéb b szöveg feltüntet ntetése, Elsődlegesen az elkülönített száml mláról kell teljesíteni teni a kifizetéseket (amennyiben ez nem lehetséges pl.: SzJA- kifizetés,, akkor az teljesíthet thető a szervezet működési m száml mlájáról), l), csoportos átutalás s esetén GIRO lista csatolása. sa.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Kiadási pénztp nztárbizonylat készpk szpénzes kifizetés s esetén: A kiadási pénztp nztárbizonylat kiáll llítási dátuma d tekintendő a kifizetés s dátumd tumának, akkor is, ha az eltér r a számla fizetési dátumd tumától. A teljesítés s dátuma d azonban a száml mlán n szereplő teljesítési si dátum. d A kiadási pénztp nztárbizonylatot hiánytalanul kitöltve és aláí áírva kell benyújtani. Készpénzes kifizetés s esetén n belső szabályzat alapján n a kiadási pénztp nztárbizonylat helyett elegendő bizonylat lehet a pénztp nztárjelentés s megfelelő sorának csatolása is. Ez esetben azonban be kell nyújtani a vonatkozó belső szabályzatot is.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Szerződés s (munka, megbízási, alvállalkoz llalkozói, szolgáltat ltatói), keretszerződés, s, megrendelő,, kinevezés: Megkötésekor figyelemmel kell lenni a tájékoztatási és s nyilvánoss nossági követelményekre. Rendszeres szolgáltat ltatás esetén n csak az első száml mlához kell csatolni. Módosítást t is szüks kséges benyújtani. Szöveg vegének tartalmaznia kell az adott projekt(ek ek)re való egyértelm rtelmű utalást st: : projekt cím, c TM szám. Amennyiben ez nem lehetséges, mert az előtt köttetett, k hogy a TM száma ismert lett volna, az ajánlati felhívás számára, vagy az alap nevére és s az allokáci ció évére kell hivatkozni. Munkaszerződéshez, shez, kinevezéshez munkaköri leírást és s módosm dosításaitsait mellékelni kell. A munkaköri leírásban minden esetben egyértelm rtelműen en rögzíteni kell, hogy a munkavállal llaló mennyit foglalkozik a projekttel. Túlóra elszámol molás s esetén n a kinevezésnek nem, de a munkaköri leírásnak feladatként tartalmaznia kell a projekthivatkozást. Általános szolgáltat ltatások szerződéseit seit pl.: telefonszolgáltat ltatás főszabályként nem kell benyújtani, de a FH bekérheti.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Teljesítésigazol sigazolás: s: - Jellemzően en alvállalkoz llalkozói, szakért rtői i szerződésekhez sekhez kapcsolódik. - Ugyanakkor nem n szüks kséges külön k n dokumentum kiáll llítása, elegendő a kiáll llított száml mlára rávezetett r szöveg és s aláí áírás,, pl. A teljesítést st és s a kifizetés s jogosságát és összegszerűségét szakmailag igazolom. - Ha külön k n dokumentum kerül l kiáll llításra, sra, formf ormája nem kötött, k tt, költségtípusonkéntnt és s szervezetenként nt eltérő. Adattartalma legalább bb: - TM száma, projekt címe; c - a megrendelt szolgáltat ltatás s megnevezése, kapcsolódó szerződés/megrendel s/megrendelő hivatkozási száma; - száll llító megnevezése; - teljesítés s dátuma; d - részteljesítés s esetén n a számla összege; - teljesítést st igazoló cégszerű aláí áírása
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Munkaidő-kimutat kimutatás: (túlóra elszámol molás, vagy projektbeli részmunkaidős s foglalkoztatás s esetén) Részmunkaidős s foglalkoztatás esetére a FH a SOLID MIR-be feltölt ltött tt egy mintát. t. Használata nem kötelezk telező,, csak ajánlott. Adattartalma min. követelmk vetelmény egy munkaidő-kimutat kimutatáshoz. Túlóra elszámol molás esetén n csatolandó a túlórat ra-elrendelő is. Az egész napra vonatkozó munkavégz gzést dokumentálni kell. Formája nem kötött, k tt, de az alábbi adatokat tartalmaznia kell: munkavállal llaló megnevezése, munkaköre; TM-(ek ek) ) száma, projekt(ek ek) ) címe; c annak a napnak a dátum, d amikor túlórázott; t túlóra időtartama (mikortól l meddig); munkavállal llaló és s felettes vezető aláí áírása. Igazolom, hogy az adatok a valóságnak megfelelnek, és. óra túlóra t az.. projekt terhére re kerül l elszámol molásra. sra. hivatkozás. Teljes munkaidőben foglalkoztatott személy esetén n jelenléti ív.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Átadás-átvételi teli jegyzék/kioszt k/kiosztási si jegyzék: Jellemzően en a célcsoport c részr szére kiosztott ebédjegy, készletek, felszerelések, sek, vagy a projektben érintett munkavállal llalók k részr szére kiosztott étkezési utalvány, közlekedési bérlet, b stb. esetén n szüks kséges csatolni. Egy száml mlához egy kiosztási si jegyzék tartozzon. Formája nem kötöttk tt,, de az alábbi adatokat tartalmazza: TM száma, projekt címe, c számla sorszáma, összege, kiosztott tételek t telek megnevezése, darabszáma, átvevő személy teljes neve nyomtatott betűvel, átvevő személy aláí áírása, átvétel tel dátuma. d
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Jelenléti ív: (jellemző képzések, kulturális lis programok esetén) Nincs formai követelmk vetelménye,, de a következk vetkező adatokat tartalmaznia kell: képzés/program megnevezése; TM száma, projekt címe; c képzés/program időpontja; képzés/program helyszíne; résztvevők k teljes neve nyomtatott betűvel; szervezet megnevezése, melyet a képzk pzésen résztvevr sztvevő képvisel; jelenlévők k aláí áírása; Jelenléti ívet a képzk pzés minden napján n alá kell írattatnirattatni a résztvevőkkel. Láthatósági elemek szerepeltetése. se. Célszerű a képzési csomag átvételét a jelenléti ívre is rávezetni.
Az alapbizonylatokhoz csatolandó egyéb b bizonylatok követelmk vetelményei Árajánlatkérés s dokumentumai: A közbeszerzési si törvt rvény hatálya alá eső beszerzések sek esetén az eljárás s teljes dokumentáci cióját t csatolni kell. A 3/2009. (II. 13.) IRM rendelet 13. -a szerinti, nettó 100 000 Ft beszerzési si értéket meghaladó (és s a közbeszerzk zbeszerzési si törvény értékhatára alatti értékű) ) eszköz és s szolgáltat ltatás beszerzéséhez csatolandó az ajánlatk nlatkérés, 3 árajánlat, megrendelő és/vagy szerződés. s. Ha az adott feladatot bizonyíthat thatóan an csak egy száll llító/személy tudja megfelelő színvonalon ellátni tni,, akkor az igazoló dokumentumot, feljegyzést kell csatolni. Ugyanazon szolgáltat ltatás s többszt bbszöri megrendelése esetén egybeszámítási si kötelezettsk telezettség van. E-mailes ajánlatk nlatkérés és árajánlat is elfogadott.
Közvetlen személyi költsk ltségek (A) elszámol molásának szabályai Bruttó bér r (A1), Munkaadót t terhelő járulékok (A2): Alapbizonylat: bérjegyzék/bérkarton/bérszámfejtő lap Amennyiben az alapbizonylat nem aláí áírt, akkor az igazoló pecsétet a kifizetést igazoló bizonylatra is rá r kell tenni. El nem számolhat molható költségek: Szabadságmegváltás s teljes összege. Táppénz esetében csak azon összeg elszámolhat molható,, mely a munkáltat ltatót t terhelte (15 nap), melyet a TB fizetett nem, és s az elszámolt bér b r százal zalékában téríti t ti a Felelős Hatóság g az összeget. Teljesítményarányos nyos juttatás, jutalom teljes összege.
Közvetlen személyi költsk ltségek (A) elszámol molásának szabályai Csatolandó dokumentumok: alapbizonylat: bérjegyzék/bérkarton/bérszámfejtő lap munkaszerződés, s, kinevezési okirat projekthivatkozással ellátva, munkaköri leírás, (kivéve, ve, ha a munkaszerződés részletesen tartalmazza a feladatokat), munkaidő nyilvántart ntartás, teljesítés s igazolás s megbízási szerződésn snél, a a bér b és s a járulj rulékok fizetését t igazoló bankkivonat, csoportos, összevont bér b r utalás s esetén n GIRO lista, csoportos, összevont bér b r vagy járulj rulék k utalás s esetén nyilatkozat a projektre elszámolni kívánt k összegről, vagy az elszámolni kívánt k összeg rávezetr vezetése a bankkivonatra, GIRO listára ra. változás!
Közvetlen személyi költsk ltségek (A) elszámol molásának szabályai Egyéb b személyi juttatások (A3): A Kedvezményezett belső szabályzat lyzatában rögzr gzítésre kerülő, valamennyi munkavállal llaló felé azonos feltételekkel telekkel nyújtott juttatások (pl.: cafeteria, étkezési hozzájárul rulás, munkába járás j költségének térítése). t A szabályzatot a költsk ltség g első felmerülésekor kérjk rjük k csatolni. Alapbizonylat: : jellemzően en számla Étkezési jegy elszámol molása: Előre megvásárolt étkezési jegy esetében az adott PEJ-ben a száml mlának csak a jelentési időszakban kiosztott étkezési jegyek értékének megfelelő részösszegét t lehet elszámolni. A számlam mlamásolatot minden részr szösszeg sszeg elszámol moláskor be kell nyújtani. Az elszámolt étkezési jegyek teljesítés s igazolása a kiosztási si jegyzék (formai tartalma lásd l korábbi dián).
Közvetlen személyi költsk ltségek (A) elszámol molásának szabályai Munkába járás j s költsk ltségének elszámol molása: Tömegközlekedés s használata esetén: - alapbizonylat belső szabályzat szerint számla és/vagy bérlet, b - számla a Kedvezményezett nevére szólhat, - csatolni kell az átvételi teli jegyzéket (adattartalmát lásd egy korábbi dián), - elszámolhat molható összeg belső szabályzat szerint és s a hatályos jogszabályok figyelembevétel telével (pl.: 78/1993 korm.rendelet szerint a távolst volsági buszjegy 80 %-a,% a vonatjegy 86 %-a% a térítendt tendő).
Közvetlen személyi költsk ltségek (A) elszámol molásának szabályai Munkába járás j s költsk ltségének elszámol molása: Saját t gépkocsi g használata esetén: szervezet gépkocsi g használatra vonatkozó eljárásrendje (első felmerüléskor), megállapod llapodás s munkavállal llaló és s munkáltat ltató között, ha van (első felmerüléskor), forgalmi engedély (első felmerüléskor), útnyilvántartás s km elszámol moláshoz, jogszabály szerint elszámolhat molható összeg: 9 Ft/km, jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott, és mikor nem, kifizetési bizonylat.
Eszköz z (B), Ingatlan (C) és s Alvállalkoz llalkozó (D) elszámol molásának szabályai Általános tudnivalók: Kiválaszt lasztási si eljárás s során n kötelezk telező betartani a beszerzési si szabályokat (közbeszerz zbeszerzési si tv., 3 árajánlat). Minden esetben szerződésben rögzr gzíteni kell az elvégzend gzendő feladat tényt nyét. Teljesítésigazol sigazolás köteles tevékenys kenységek. Kivéve: ve: kiskereskedelmi forgalomban beszerzett eszköz z esetén. Eszközbeszerz zbeszerzés: s: EMA, EVA és s EIA esetén n a projekt első 3 hónapjh napjában meg n). kell vásárolni v (1000 EUR alatti eszköz z esetén). KHA esetén n a tovább bbüzemeltetési kötelezettsk telezettséget be kell tartani. Nem betartás s utólagos visszafizetést st von maga után. Láthatósági követelmk vetelmények betartása (pl.: matrica)
Eszköz z (B), Ingatlan (C) és s Alvállalkoz llalkozó (D) elszámol molásának szabályai Elszámol molás s előfinansz finanszírozás s esetén: (mind a 4 Alap) Csatolandó dokumentumok a PEJ mellékletek kleteként hitelesített tett másolatban: alapbizonylat: számla, bérjegyzb rjegyzék, ajánlatk nlatkérés s dokumentumai, szerződés, s, megállapod llapodás, teljesítés s igazolás, átadás-átvételi teli jegyzőkönyv, kifizetési bizonylat, esetlegesen produktum minta (pl.: kiadvány), használatba vétel v igazolása (pl.: kiosztási si jegyzék, raktári ri kiadási bizonylat, számviteli aktiválási bizonylat) egyéb b kapcsolódó dokumentumok szerződés s szerint (pl.: jelenléti ív, képzk pzési tematika, száll llítólevél, l, próba baüzem dokumentuma stb.)
Eszköz z (B), Ingatlan (C) és s Alvállalkoz llalkozó (D) elszámol molásának szabályai Elszámol molás s közvetlen k száll llítói i kifizetés s esetén: (KHA) Számla benyújt jtása kifizetésre nem PEJ-hez kötött. Kifizetés s menete: 1. Kedvezményezett leellenőrzi a száml mlát és s a kapcsolódó dokumentumok (checklist( alapján). 2. Feltölti lti a SOLID informatikai rendszerbe. 3. FH pénzp nzügyese megadja az utalás s forrását. 4. Kedvezményezett kiáll llítja az átutalási bizonylatokat. 5. Kedvezményezett benyújtja a FH-nak a száml mlát és s minden kapcsolódó dokumentumot. 6. FH kétszintk tszintű ellenőrz rzést végez. v 7. FSZ jóváhagyj hagyása után n utalás s intézése.
Eszköz z (B), Ingatlan (C) és s Alvállalkoz llalkozó (D) elszámol molásának szabályai Felelős s Hatósághoz benyújtand jtandó dokumentumok: 1. Szerződés hiteles másolata: m megkötés s után, legkésőbb következő PEJ mellé. 2. Számla hiteles másolata: m igazoló pecséttel ellátva. 3. Átutalási dokumentumok (PFNY10, kieg.. szelvény): eredetben. 4. Kapcsolódó mellékletek: minden dokumentum, melyet a szerződésben sben a Kedvezményezett előírt hitelesített tett másolatban. Költségtípusonként nt változv ltozó,, de különösen az ÁSZF 4.4.2. pontjában meghatározott dokumentumok (pl.: ellenőrz rzési checklist,, Kincstár által visszaigazolt szerződés- bejelentő,, teljesítési si igazolás, képzk pzési tematika, jelenléti ív, állományba vételi v bizonylat stb.).
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Az egyes közlekedk zlekedési eszközök k igénybev nybevételénél figyelemmel kell lenni a hazai és s uniós s jogszabályi előírásokra sokra,, elszámolni csak a Kedvezményezett belső szabályoz lyozóinak megfelelően en lehet. Típusai: 1. Tömegközlekedés 2. Saját t tulajdonú gépkocsi használata 3. Hivatali gépjg pjármű 4. Repülőgéppel ppel törtt rténő használata utazás
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Tömegközlekedés: Típusai: busz, b vonat, helyközi utazás, helyi közlekedk zlekedésre taxi csak indokolt esetben. Az IC pótjegy p elszámolhat molható. Benyújtand jtandó dokumentumok: szervezet belső szabályzata útiköltség-térítéssel ssel kapcsolatban (a költsk ltség g első felmerülésekor), kedvezményezett nevére szóló számla és/vagy menetjegy (szabályzat szerint), kiküldet ldetési rendelvény/utaz ny/utazási elrendelő, kifizetést igazoló bizonylat. Vonat: a másodosztm sodosztályú jegy költsk ltsége elszámolhat molható.. A Kedvezményezett választhat v magasabb kategóri riájú utazást, de csak a másodosztm sodosztályú jegy árát t téríti t ti a FH, mely árkülönbözet alátámaszt masztása sa a Kedvezményezett feladata. (uniós s előírás)
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Saját t tulajdonú gépjármű használata: Főszabály: APEH által közzk zzétett norma és üzemanyag ár r használata. Ha a Kedvezményezett belső szabályzata számla alapú elszámol molást ír elő,, azt kell alkalmazni. Benyújtand jtandó bizonylatok: szervezet gépkocsi g használatra vonatkozó eljárási rendje, forgalmi engedély (első felmerüléskor), megállapod llapodás s munkavállal llaló és s munkáltat ltató között, ha a szabályzat előírja (első felmerüléskor), ha a gépkocsi g nem a munkavállal llaló tulajdona, akkor a tulajdonos nyilatkozata, kiküldet ldetési rendelvény ny/utazási elrendelő, útnyilvántartás, kifizetési bizonylat, számla (vásárl rlás s szerinti elszámol molás s esetén) n).
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Hivatali gépjg pjármű használata: Benyújtand jtandó bizonylatok civil szervezetek esetében ben: szervezet gépkocsi g használatra vonatkozó eljárási rendje, forgalmi engedély (első felmerüléskor), kiküldetési rendelvény ny/utazási elrendelő, menetlevél, l, kalkuláció (APEH norma szerint elszámol molás s esetén), számla (sz( számla alapú elszámol molás s esetén), kifizetési bizonylat. Általános normakölts ltség g (9 Ft/km): csak ha működési m költséget elszámolhat a projekt terhére. re. Egyébk bként csak a gépjármű écs-je számolhat molható el.
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Hivatali gépjg pjármű használata: Benyújtand jtandó bizonylatok közigazgatási intézm zmények esetében ben: szervezet gépkocsi g használatra vonatkozó eljárási rendje, forgalmi engedély (első felmerüléskor), kiküldet ldetési rendelvény ny/utazási elrendelő, menetlevél, l, kalkuláci ció (APEH norma szerint elszámol molás s esetén), számla (sz( számla alapú elszámol molás s esetén), Mivel előre megvásárolt kártyk rtyák k terhére re tankolnak, kifizetési bizonylat nincs, azonban az elszámolt összeg elkülönített könyvelk nyvelését t meg kell tudni oldani. Záráskor Z külön k n ellenőrz rzésre kerül!! Általános normakölts ltség g (9 Ft/km) nem elszámolhat molható,, csak a gépjg pjármű écs-je. Uniós s forrásb sból l vásárolt v gépkocsig esetén n csak az üzemanyag fogyasztás s számolhat molható el, écs.. sem! Norma eltérítés csak indokolt esetben, jogszabályi hivatkozás s alapján engedélyezett.
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Gépkocsi használat során n felmerült lt további költsk ltségek: - Autópálya matrica: : költsk ltségvetésbe betervezve, a projekthez egyértelm rtelműen en kapcsolódik. Éves matrica nem elszámolhat molható. Száml mlával alátámasztand masztandó,, amin rajta van a gépjg pjármű rendszáma! Elektronikusan vásárolt v matrica akkor elszámolhat molható, ha van számla róla. r Csatolandó a kifizetési bizonylat. - Parkolási díj: d : benyújtand jtandó a számla, a parkolócédula dula,, kifizetési bizonylat. - Autóbérlet rlet: : költsk ltségvetésbe betervezve, csatolandó a számla, a kifizetési bizonylat.
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Repülőgéppel ppel törtt rténő utazás: Oda-vissza több mint 800 km hosszú út esetén n számolhat molható el a projekt terhére. re. Csak turista osztály lyú jegy költsége elszámolhat molható. Amennyiben magasabb kategóri riájú az utazás, akkor is csak a turista osztály lyú jegy árát t téríti t ti a FH a turista jegy árának alátámaszt masztása sa a Kedvezményezett feladata. Benyújtand jtandó bizonylatok: szervezet külfk lföldi ldi kiküldet ldetésre vonatkozó eljárási rendje (a költsk ltség g első felmerülésekor), számla, kiküldet ldetési rendelvény ny/utazási elrendelő, beszáll llókártya (elegendő az egyik irányra) nyra), projekthez kapcsolódását t igazoló,, egyéb dokumentumok (pl.: úti beszámol moló,, meghívó), kifizetési bizonylat.
Utazási költsk ltség g (E1) elszámol molásának szabályai Biztosítási si költsk ltség: elszámolhat molható,, ha be van tervezve a költségvetésbe. Utasbiztosítás és sztornóbiztos biztosítás más-más s fogalom. Utasbiztosításhoz shoz csatolandó dokumentumok: - számla, - biztosítási si kötvk tvény, - kifizetési bizonylat. Sztornóbiztos biztosításhozshoz csatolandó dokumentumok: - számla, - lemondás s igazolása, - kifizetési bizonylat.
Száll llás/dologi költsk ltség/napidíj j (E1) elszámol molásának szabályai Külföldi ldi kiküldet ldetés s esetén: Nem tartós s kiküldet ldetésre vonatkozó szabályok. Általánosan benyújtand jtandó dokumentumok: - a szervezet külfk lföldi ldi kiküldet ldetésre vonatkozó szabályzata (első felmerüléskor), - kiküldet ldetési rendelvény/utaz ny/utazási elrendelő, - a költsk ltség g projekthez való kapcsolódását t igazoló dokumentum (pl.: meghívó,, regisztráci ciós s lap stb.), - az utazásr sról l készk szült úti jelentés. Száll llásköltség: Benyújtand jtandó további bizonylatok: - megrendelő,, rendelés s visszaigazolása, sa, 3 ajánlat, ha az összeghatár r indokolta (ezek lehetnek e-mailesek e is), - Kedvezményezett nevére szóló számla, - kifizetési bizonylat. Idegenforgalmi adót is itt lehet elszámolni.
Száll llás/dologi költsk ltség/napidíj j (E1) elszámol molásának szabályai Dologi költsk ltségek: Benyújtand jtandó további bizonylatok: - alapbizonylat a jegy (pl.: buszjegy stb.), - pénztári elszámol molás. A devizában felmerült lt költsk ltség g kapcsán n az elszámol moláson jelenjen meg az alkalmazott árfolyam, és s hogy az mikori árfolyam. Napidíj: A napidíj j teljes összegében csak akkor adható,, ha nem részesr szesül ellátásban a kiküld ldött. Ha részesr szesül, akkor ennek arány nyában csökkentend kkentendő a napidíj összege. Benyújtand jtandó további bizonylat a kifizetési bizonylat. A napidíj j után n fizetendő járulékokat is a tétel t tel költsk ltségsorán n lehet elszámolni. Étkezési költsk ltség akkor elszámolhat molható,, ha nem kapott a kiutazó napidíjat, elfogadása mindig számla alapján n törtt rténik. Étkezés keretében nem elszámolhat molható az alkoholkölts ltség.
Száll llás/dologi költsk ltség/napidíj j (E1) elszámol molásának szabályai Belföldi ldi kiküldet ldetés s esetében: Általánosan benyújtand jtandó dokumentumok: - a szervezet belföldi ldi kiküldet ldetésre vonatkozó szabályzata (első felmerüléskor), - kiküldet ldetési rendelvény/utaz ny/utazási elrendelő, - a felvett összeggel való elszámol molás, - kifizetési bizonylat. Száll llásköltség: Benyújtand jtandó további bizonylatok: - megrendelő,, rendelés s visszaigazolása, sa, 3 ajánlat, ha az összeghatár r indokolta (ezek lehetnek e-mailesek e is), - Kedvezményezett nevére szóló számla. Idegenforgalmi adó itt elszámolhat molható.
Száll llás/dologi költsk ltség/napidíj j (E1) elszámol molásának szabályai Dologi költsk ltségek: Lásd az utazási költsk ltség g elszámol molásánál. l. Napidíj: Ha belső szabályzat szerint adható,, akkor annak megfelelően en számolhat molható el a projekt terhére. re. A napidíj j után n fizetendő járulékokat is a tétel t tel költségsorán n lehet elszámolni. Étkezési költsk ltség akkor elszámolhat molható,, ha nem kapott a kiutazó napidíjat, elfogadása számla alapján n törtt rténik. Étkezés s keretében nem elszámolhat molható az alkoholkölts ltség.
Konferencia költség elszámolásának szabályai Szervezőcég g igénybev nybevételére van lehetőség. Kiválaszt lasztásánál, l, ha az értékhatárt eléri, figyelembe kell venni a 3 árajánlat kritérium riumát. Megrendeléskor megfelelő gondossággal ggal tervezendő a résztvevr sztvevők száma, mert csak a tényleges t létszl tszám m alapján n elszámolhat molható a költsk ltség. Előad adó költsége megbízási vagy vállalkozv llalkozási költsk ltségként jelentkezhet. Valamennyi kiadást száml mlával kell igazolni. Készüljön n jelenléti ív v (tartalma korábbi dián n részletezve). r Képzési csomag átvétele tele dokumentált legyen. Láthatósági és s tájékoztatt koztatási kritériumokat riumokat teljesíteni teni kell (pl.: molino, logó a dokumentumokon, résztvevr sztvevők k tájékoztatt koztatása stb.). Napirend, tematika, tanrend, óranapló szakmai jelentéshez csatolandó. Saját t terem, iskola igénybev nybevétele esetén n belső szabályzat szerint önköltség g számítás s alapján n elszámolhat molható a költsk ltség.
Egyéb b szolgáltat ltatások (E3) és s szakért rtői költség g (E4) elszámol molásának szabályai Pl.: biztosítási si díj, d bérleti b díj, d fordítási ktg., tolmács, közbeszerzk zbeszerzési si szakért rtő, általános szolgáltat ltatások stb. Általánosságban csatolandó dokumentumok: alapbizonylat: számla, IRM rendelet szerinti értékhatárt meghaladó,, de közbeszerzk zbeszerzési si értékhatárt el nem érő beszerzés s esetén n ajánlatk nlatkérés, 3 árajánlat, szolgáltat ltatási szerződés, s, megbízási szerződés, s, (minden esetben kell lennie) teljesítési si igazolás, ha szerződés s szerint van, a beszerzés s jogosságát t alátámaszt masztó dokumentum (indoklás, a beszerzés s projekthez való kapcsolódásának magyarázata), kivéve ve ha a pályp lyázás s során n ez már m r megtette a Kedvezményezett, kifizetési bizonylat, a szolgáltat ltatás, megbízás s produktumából l minta (pl.:ügylap lefordított példp ldánya), ha van, mobilkölts ltség g esetén n az elszámoland molandó mobilszámok mok megadása a felhasználó nevével vel együtt, egyéb b kapcsolódó dokumentumok.
Készlet (E2) elszámol molásának szabályai A raktáron ron maradt készletk a projektben nem elszámolhat molható költség, ezzel az összeggel csökken az összes elszámolhat molható költség. Pl.: képzk pzési segédanyag danyag,, CD, DVD, élelmiszer stb. Csatolandó dokumentumok: alapbizonylat: számla, IRM rendelet szerinti értékhatárt meghaladó,, de közbeszerzk zbeszerzési si értékhatárt el nem érő beszerzés s esetén ajánlatk nlatkérés, 3 árajánlat, szerződés, s, megrendelő, teljesítés s igazolás, átadás-átvételi teli jegyzőkönyv, kiskereskedelmi forgalomban beszerzett készlet k esetében előző 3 pont bizonylatainak benyújt jtása nem releváns, de benyújtand jtandó a beszerzés s indokoltságáról l szóló dokumentum,, viszont árajánlat kell, ha azt a beszerzés értéke indokolja (l. 2. pont), készlet nyilvántart ntartás, amennyiben releváns, kiosztási si jegyzék (tartalmát t lásd l korábbi dián) n), kifizetési bizonylat.
Közvetett költsk ltség g elszámol molási szabályai Általános tudnivalók: Benyújtand jtandó mindenképpen a számla, kifizetési bizonylat, projekthez kapcsolódás s bizonylata. A projekt megvalósítási si időszak szakában felmerült lt költsk ltség g lehet - folyamatos teljesítésű száml mlák k elszámol molása. Pályázatban tervezettnek kell lennie. Rezsikölts ltségek és s bérjellegb rjellegű költségek: Az elszámoland molandó összeg megállap llapításának indoklása szüks kséges. Arányos költsk ltségelszámolás s esetén kalkuláci ció csatolandó. Irodaszer, kis értékű eszközök: k: A projekt utolsó három hónapjh napjában csak különösen k indokolt esetben szerezhetők k be, a Felelős s Hatóság g engedély lyével. Telefonfeltölt ltés: Utolsó három hónapban h nagy összegű telefonfeltölt ltéseket csak az átlagos telefonkölts ltség g szintjéig ig engedélyez lyezünk. Projektre elszámolt mobilszámok mok megadása, felhasználóval együtt.
Első PEJ benyújt jtásának sajátoss tosságai A projektek első PEJ-ét 2 hónap h összevonásával val 2010. március 10-ig kérjk rjük k benyújtani. Az első PEJ-ben különös s figyelmet kell fordítani a szerződések sek és s szüks kség g esetén n az egyes költsk ltségek elszámol molására vonatkozó belső szabályzatok becsatolására. A szabályzatok abban ez esetben is ismételten becsatolandók, ha a Kedvezményezett korábbi allokáci cióknál l már m r kapcsolatba került a Felelős Hatósággal Kedvezményezettk nyezettként. nt. Ha a Kedvezményezett jogi helyzetéből l fakadóan an nem tudja a szerződéseket seket vagy szabályzatokat csatolni, kérjük k annak indoklását.
Hiányp nypótlások kezelése a PEJ-ben A hiányp nypótlások benyújt jtása a második m PEJ beadásától l releváns kérdés. A Kedvezményezett az egyes PEJ-ek ellenőrz rzésének eredmény nyéről Monitoring lapon értesül. Az ellenőrz rzés s eredménye lehet: a költségtétel tel elfogadása, felfüggeszt ggesztése, se, elutasítása sa. A Monitoring lapon szerepel a felfüggeszt ggesztés s indoklása sa,, illetve korrigáland landó vagy hiányp nypótlásként kért k dokumentumok felsorolása. sa. A hiányp nypótlásban a Monitoring lapon kért k javításokat kell megtenni, dokumentumokat benyújtani, és s azok jobb felső sarkára ra rá r kell vezetni a kapcsolódó költségtétel tel SOLID rendszer által generált sorszámát. Amennyiben a projektfelügyel gyelő valamely tételhez t telhez magyarázatot kér, azt a szakmai PEJ 4. pontjában kell megadni. Külön n dossziéban lefűzve kérjük k benyújtani a hiányp nypótlást, pontosan hivatkozással arra, hogy melyik havi PEJ-hez kapcsolódik. Oldalakat sorszámozni kell. - változás
Kifizetési kérelmek k benyújt jtásának szabályai Benyújt jtási idő: Első kérelem a TM aláí áírását t követk vetően. en. Második, harmadik, negyedik kérelem k a rendelkezésre álló aktuális keretösszeg 60 %-ának% igazolt felhasználását követően. en. Maradvány nyösszeg sszeg kérelem k a Monitoring Bizottsági ülés s után, a Felelős s Hatóság értesítését t követk vetően. en. KHA esetében a KTM melléklete tartalmazza a kérelem k speciális benyújt jtási szabályait. Kifizetési kérelem k kiáll llításának menete: SOLID MIR-ben legenerálni, lni, és s azt nyomtatni. A támogatt mogatási megállapod llapodásnak megfelelően en kitölteni. A kitölt ltött tt kérelmet k kinyomtatni, és s a megfelelő személlyel aláí áíratni, pecséttel ellátni. Eredeti kérelmet k Felelős s Hatásághoz benyújtani.
Kifizetési kérelmek k benyújt jtásának szabályai Kifizetés s feltételei: telei: Támogatási Megállapod llapodás s aláí áírása megtört rtént. Eredeti kérelemk beérkezett. Kérelem adattartalma megegyezik a támogatt mogatási megállapod llapodás s adataival. Ha bankszámlasz mlaszám m változv ltozás, vagy az aláí áíró személy lyében változv ltozás s volt, a Kedvezményezett hivatalosan tájékoztatta t a Felelős s Hatóságot, változv ltozás tényét t dokumentumokkal alátámasztotta. A Kedvezményezett fent van a köztartozásmentes adózók k listáján,, vagy a kérelemben k csatolt eredeti nullás együttes adóigazol igazolást.. (Ha a Kedvezményezett elektronikusan kérte k az adóigazol igazolást, akkor elektronikus adóigazol igazolást is elfogad a Felelős s Hatóság.)
Köszönöm m megtisztelő figyelmüket. Eredményes munkát t kívánok. k Elérhet rhetőségek: Csutiné Balogh Renáta IRM TámogatT mogatás-koordinációs s FőosztF osztály pénzügyi szakreferns Tel.: 441-1976 1976 (12-125) 125) Fax: 999-4846 (12-806) E-mail: renata.balogh@irm.gov.hu