Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár Évi jelentés 2010 Munkaterv 2011 Budapest, 2011
2
Tartalomjegyzék I. A MŰKÖDÉS FELTÉTELEINEK ALAKULÁSA 2010-BEN 8 1. Gazdálkodás 8 2. Személyzeti politika 9 II. KÖNYVTÁRI TEVÉKENYSÉGEK 11 1. Állománygazdálkodás 11 2. Szolgáltatások 13 3. Könyvtári hálózat 18 4. Publikációk 18 5. Közéleti tevékenység 18 III. SZAKLEVÉLTÁRI TEVÉKENYSÉGEK 22 1. A Szaklevéltár működési feltételeinek alakulása 22 2. A Budai Campuson működő szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése 22 3. Anyaggyarapodás, iratrendezés, belső segédletek készítése 23 4. Kutató- és ügyfélszolgálat 23 5. Társintézményekkel való kapcsolattartás 23 6. Levéltári szakfelügyelet 24 7. Pályázatok 25 8. Tudományos tevékenység 25 IV. A KÖNYVTÁR ÉS LEVÉLTÁR 2010. ÉVI MUNKATERVE 26 MELLÉKLETEK 29 GAZDÁLKODÁS 29 A KÖNYVTÁR ÉS LEVÉLTÁR ÁLLOMÁNYA 2010. DECEMBER 31-ÉN 32 KÖNYVGYARAPODÁS a tanszéki letéti könyvtárak adataival együtt 33 IDŐSZAKI KIADVÁNYOK GYARAPODÁSA 34 SZOLGÁLTATÁSOK 36 OLVASÓK, FELHASZNÁLÓK 38 ADATBÁZIS HASZNÁLAT 39 3
Az év legfontosabb eseményei Új épületben a 150 éves Könyvtár Az 1860-ban alapított Könyvtár 2010 őszén új épületbe költözött. Áprilisban kezdődött el az építkezés. A terveket dr. Kiss Zsolt István vezetésével az A.S.C. Stúdió készítette el. A generálkivitelező a Progress-B'90 Zrt. volt, amely határidőre befejezte az 1973-ban épített konyha-menza épület rekonstrukcióját. A lebonyolító a Spányi & Jakab Beruházástervező és Lebonyolító Kft. volt. A belsőépítészeti terveket a Szenes Design Stúdió készítette Szenes István vezetésével. A bútorokat a Gyulai Fafém Bútor Zrt. gyártotta. Az állományt és az irodákat az M-Pakk Bt. költöztette nyolc nap alatt. A költözés az őszi félév kezdetére esett, ami egy egyetemi könyvtár esetében nem optimális időpont. Szeptemberben nyitva tartottunk, de a kölcsönzést a könyvek előkészítése miatt szüneteltettük. Október 11-18-ig tartott a költözés, 19-én már az új Könyvtárban kezdtük a munkát. Az ünnepélyes megnyitóra november 2-án került sor az Egyetem vezetőinek, munkatársainak és hallgatóinak, valamint az építők képviselőinek részvételével. Az avatóünnepségen megnyitott Könyvtár és Levéltár névadójának emléke előtt tisztelegve, Entz Ferenc kamara kiállítást rendeztünk a Szaklevéltár közreműködésével a bejárat melletti vitrinekben. A megnyitó ünnepélyességét fokozta a Scheffer Galéria kortárs festmény kiállítása. Az egyetem részéről Morvai István projektmenedzser irányította a munkát. Az ő elkötelezettségének köszönhető, hogy a Könyvtár építészetileg, esztétikailag, könyvtárszakmailag elnyerte mindenki tetszését. A belépőknek 122 vonalkóddal működő ruhatári szekrény áll a rendelkezésére. A tágas fogadótérben 4 lekérdező gép, az önkiszolgáló kölcsönző és az önkiszolgáló fénymásoló gép került elhelyezésre. A kölcsönző pultot a mi elképzeléseink alapján tervezték meg. Két munkaállomás, a nyomtatók, a lift és a biztonsági kamerák monitorai helyezkednek el ebben az olvasók elől elzárt térben. Az olvasóterem bejáratához közel kerültek elhelyezésre a kecses katalógusszekrények. A fogadótér megvilágítását három tetőablak biztosítja. A bejárattal szemben kialakított fényfolyosó a fogadótéren és a kölcsönző pulton túl az arborétum fáihoz vezeti a tekintetet. Az épület különlegessége, hogy a belépő úgy érzi, az arborétumban van, hiszen az épület belső atmoszférája, színei fokozzák a természetes hatást, a nagy üvegablak felületek pedig körben rálátást biztosítanak az épületet körülölelő fákra és a pompás budai tájra. A 640 m 2 nyilvános tér legnagyobb helyisége a szabadpolcos olvasóterem, mely a Sas-hegyre nyíló panorámájával a csendes olvasás színhelye. A 72 külön világítással és elektromos kapcsolattal ellátott ülőhelyet, a napilapok közelében, egy négyszemélyes asztal egészíti ki. Az olvasóteremben számítógépet nem helyeztünk el, csak 4 érintőképernyős lekérdező gépet, de az egész épületben kiépített a WIFI kapcsolat. A számítógépek két helyiségbe kerültek: egy 14 gépes kisterembe, és az oktatásra is alkalmas, természetes világítással nem rendelkező, 32 gépes Neptun terembe. Mindkét teremben projektor és vetítővászon áll az oktatók rendelkezésére. A 14 férőhelyes tanulószobát rajzoláshoz és csoportos tanuláshoz alakítottuk ki. 4
A fenti szinten 7 világos munkaszoba áll a dolgozók rendelkezésére, a raktárban egy iroda van a lift közelében a kölcsönzés kiszolgálására. Az alsó szinten a két tömörraktári helyiség mellett szociális helyiségek szolgálják a dolgozók kényelmét: konyha, öltöző, zuhanyozó. Az épületben nyáron klíma berendezés, a déli és nyugati oldalon külső árnyékolók, a keleti oldal irodáiban szalagfüggönyök védenek a melegtől. A biztonságról a riasztó berendezés gondoskodik és a kamerák, melyek felvételét szükség esetén vissza tudjuk nézni. Az új hely szűkös raktári kapacitása miatt, a már évekkel korábban elkezdett állományapasztást felgyorsítottuk. Ennek eredményeként éppen befért az állomány az új helyre. Az elhelyezés arányai megváltoztak: a szabadpolcra háromszor annyi dokumentum helyezhető el, kb. 48 ezer kötet, mint a régi Könyvtárban. A raktár kapacitása azonban annak ellenére szűkebb - 2.200 ifm -, hogy 3 m magasak a tömörraktári állványok. Ezért a szabadpolcon helyeztük el a méret szerint raktározott, kölcsönözhető állomány jelentős részét. Az időszaki kiadványok selejtezésre kijelölt köteteinek kivonása nyár végére elkészült. A megmaradó állományt 2000-ig a tömörraktárban, az utolsó tíz év anyagát pedig a szabadpolcon helyeztük el. Az állomány költöztetése során a tanszéki visszaadott anyagok rendezése, behasonlítása, selejtlistára vétele jelentette az egyik legnagyobb problémát az anyag mennyisége miatt. A teljes állomány elhelyezését követően megállapítható, hogy a raktári gyarapodás csak további állományrészek apasztásával, illetve szabadpolcos elhelyezésével lehetséges. Az állományrészek átvilágításával meg kell határoznunk a további munka menetét és elő kell készülnünk a revízióra. A raktárból a szabadpolcra irányított könyvek nagy mennyisége miatt, tavasszal elkezdtük az online katalógusban még nem található könyvek retrospektív konverzióját autopszia alapján. A munkában részt vett a könyvtárosok nagy része, így az év végére 2.746 címmel sikerült növelni az online elérhető könyvek számát. Az új Könyvtárba 500 db katalógusfiókot kértünk. Csak a betűrendes könyv- és folyóirat, a szak- és a sorozati, a szolgálati helyrajzi és a tanszéki betűrendes katalógus céduláit őriztük meg. Mivel 320 fiókot kaptunk, tovább kellett csökkentenünk a cédulák számát, ezért októberben elkezdtük kiemelni a szabadpolcon elhelyezett, az online katalógusban megtalálható művek céduláit. RFID = radio frequency identification Az új Könyvtár technikai újdonságot is hozott számunkra: augusztusban megszületett a szerződés az ODIN Technologies Budapest Kft-vel, így lehetőségünk nyílt 70 ezer könyv RFID taggel való felszerelésére. A tagek ragasztását összekötöttük az új vonalkódok és mágnes csíkok ragasztásával, melyben segítséget kaptunk a hallgatói önkormányzattól. Mivel megtartottuk a mágneses biztonsági rendszert is, a bejáratnál két kapun kell áthaladnia a látogatóknak. 5
Az önkiszolgáló kölcsönzést 2011 őszén, az új tanév kezdetére tudjuk leghamarabb beindítani. Erre az időpontra készül el várhatóan a teljes szabadpolcos állomány feldolgozása: rekatalogizálás és az RFID tagek beragasztása. Az építkezést folyamatosan figyelemmel kísértük és dokumentáltuk. Ennek eredménye egy 11 perces videofilm, mely átfogó képet ad az építkezés teljes folyamatáról. A filmet a megnyitó vendégei láthatták először. Az elkészült Könyvtár egységes képet mutat, mely annak köszönhető, hogy nemcsak az épület újult meg, de az összes berendezési tárgy is új, beleértve a könyvtári kocsikat is. A megnyitásra kapott cserepes virágok és kaspók pedig otthonossá és különlegessé teszik az arborétummal együtt élő könyvtári tereket. Helyiség megnevezése 2009 2010 m 2 m 2 Könyvtár nyilvános közösségi terei 316 700 Könyvtári raktár 655 277 Könyvtárosok munkaszobái 284 151 Könyvtár összesen: 1 255 1 128 Levéltár A épület: munkaszoba+kutatószoba+tömörraktár 50 50 Levéltár K épület: raktár - 75 Levéltár összesen: 50 125 Összesen = Könyvtár + Levéltár 1 305 1 253 Tetőtér- gépészet - 106 Nyaktag = kollégium + könyvtár előtér - 130 A 2009. évi számok a régi Könyvtár, a 2010. éviek az új Könyvtár adatai. A Budai Campuson júniusban elkezdődődött öt labor kialakítása pályázati keretből, májusban ezért a régi Könyvtár 3 szobájából ki kellett költöznünk. 150 éves évforduló A Könyvtár alapításának 150. évfordulójára két eseménnyel készültünk. Egyrészt könyvészeti és levéltári ritkaságokból, képekből kiállítást rendeztünk az elnöki tanácsterem fogadójában az évzárók idejére. Másrészt cikket írtunk a Könyv, Könyvtár, Könyvtáros című folyóiratba, mely decemberben jelent meg. 6
Új SZMR Az új könyvtári SZMR-t és a két mellékletet a fenntartó BCKT július 5-ei ülésén fogadta el. A Gyűjtőköri Szabályzatot - a karok jóváhagyásával - a jelenlegi állapotnak megfelelően aktualizáltuk. A Könyvtárhasználati Szabályzatot már a készülő új Könyvtár lehetőségeinek ismeretében szövegeztük meg. E-diplomamunkák A 2010/2011-es tanévtől a szakdolgozatok, diplomamunkák könyvtári példányát csak elektronikusan, pdf. formátumban fogadja a Könyvtár. Az új rendszer kidolgozásában egyeztettünk a Budai Campus karaival. A Kertészettudományi és az Élelmiszer-tudományi Kar a 2011 tavaszán megvédett összes BSc és MSc dolgozatot, a Tájépítészeti Kar BSc szinten csak a minősített dolgozatokat adja le könyvtári feldolgozásra. A dolgozatok bibliográfiai adatait az integrált könyvtári rendszerünkben feldolgozzuk, a teljes szöveget pedig feltöltjük a BCE Szakdolgozatok archívumába, mely így a hét karon készült dolgozatok közös tárhelyévé válik. A dolgozatok teljes szövegének megjelenítése csak az Egyetem területén található számítógépekről lehetséges. TÁMOP pályázat A TÁMOP-3.2.4-09/1/KMR című pályázaton a BME, ELTE, SZIE, Képzőművészeti Egyetem, AVF, BCE összetételű konzorcium indult, tehát az első fordulóhoz képest két taggal (SOTE, OIK) csökkent a létszám. A támogatási összeg is csökkent 100 millióról 80 millióra, a megvalósítás határideje 2011 év vége. A BCE könyvtári hálózatának a pályázatban megfogalmazott fejlesztési irányai a következők: az egyetemi tudástartalom közvetítését segítő e-dokumentumtár tartalmának bővítése és technikai fejlesztése, az oktatói publikációs adatbázis fejlesztése, az országos nyilvántartó rendszerekkel (MTMT, Doktori adatbázis) való adatcsere megteremtése, a virtuális tanulási tér továbbfejlesztése, információforrásokhoz, tananyagokhoz való távoli hozzáférés biztosítása, információs írástudás oktatása az egyetem hallgatói és a teljes célközönség számára, az országos könyvtári ellátó rendszerekben való közreműködés. Zegzugos történetek: Ménesi út Az MTV1 munkatársai ősszel forgatták a Zegzugos történetek című sorozat újabb epizódját a Ménesi útról, annak nevezetes épületeiről és lakóiról, az egyetem őszi arborétumáról, és felvillant az új Könyvtár épülete is. A film elkészítéséhez Könyvtárunk és Levéltárunk is hozzájárult történeti dokumentumokkal. 7
I. A MŰKÖDÉS FELTÉTELEINEK ALAKULÁSA 2010-BEN 1. Gazdálkodás A 2010. évi költségvetés készítésekor sem a Campus, sem a Könyvtár nem tervezte be a költözést, mivel az építkezés elkezdésének nem volt még konkrét időpontja. A Campus esetében a legnagyobb tételt az állomány költöztetése jelentette, ezt a budai karok közösen fizették. A Könyvtár költségvetésében az új vonalkódok, az új mágnes csíkok és egy hálózati nyomtató jelentkezett plusz költségként. A nyomtató beszerzését egy korábbi felmérés alapján mutatkozó igény miatt tartottuk fontosnak. Beüzemelését az új Könyvtár megnyitására időzítettük. A 700 m 2 nyilvános tér takarítása szintén új feladatként jelentkezett. A takarítási szerződés megkötése átnyúlt 2011-re, a feladatot a napi munka részeként két dolgozó látta el. Az EISZ adatbázisok Campusra eső önrészének kifizetését ebben az évben a szakképzési támogatásból oldottuk meg. Ez egy teljesen új bevételi forrása a Könyvtárnak. A szakképzési támogatásokról szóló 17/2009.(XI. 6.) sz. rektori utasítás értelmében a támogatási összeg 5 %-át automatikusan a Központi Könyvtár és az Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár kapja meg, mely csak a gyakorlatigényes szakok tananyag és taneszköz fejlesztésére fordítható. Sajnos az önrészt ebben az évben 25 % ÁFA terhelte, ami jelentősen megnövelte a kifizetendő összeget. A CAB és FSTA önrészről 2010-ben még nem kaptunk információt. Az elnyert pályázati támogatások és a bevételek tovább csökkentek. Az új, anyagtakarékos hálózati nyomtató beüzemelésével az irodai nyomtatást is fokozatosan erre a gépre irányítjuk - a költségek racionalizálása érdekében. Fenntartói finanszírozás Működésére az előző évihez hasonlóan 4 millió forint fenntartói támogatást kapott a Könyvtár. A Campus 2009. évi EISZ konzorciumi önrésze költségvetésen túli, plusz kiadásaként terhelte meg a Könyvtár működési keretét tavaly. Miután ezt nem rendezték a karok, továbbra is mínuszként jelenik meg a költségvetésünkben a 2.507 ezer forint. Szakképzési támogatásból 3.442 ezer forintot kapott a Könyvtár, mely összeg a Campus adatbázisainak előfizetésére nyújt fedezetet, de az ÁFA miatt sajnos nem a teljes összegre. A bevételben megjelenített 10.887 ezer forint tanszéki keret a tanszékek által saját forrásból megvásárolt dokumentumokra és adatbázisokra fordított összeget jelenti. Pályázatok Pályázatokból 393 ezer forint bevételre tett szert a Könyvtár és Levéltár, mely az előző évinek 43 %-a. OKM ODR Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer tagkönyvtáraként a minisztériumtól dokumentumvásárlásra biztosított 2010. évi támogatás elmaradt. NKA Könyvtári Kollégium Könyvtári tájékoztató kiadvány nyomdai munkálataira 300 ezer forint támogatást nyertünk. 8
NKA Levéltári Kollégium A Szaklevéltár 2010-ben összesen 350 ezer forintot fordíthatott 1030 db A/4 savmentes levéltári irattartó doboz vásárlására. TÁMOP A konzorcium 80 millió forintot nyert el a pályázat megvalósítására. Saját bevétel A Könyvtár saját működési bevétele 559 ezer forint volt, mely az előző évi 77 %-a csupán. A bevétel csökkenése évek óta tartó tendencia. 2010-ben azonban a költözés is szerepet játszott ebben: a korlátozott nyitva tartás és a 3 hét zárva tartás, valamint az önkiszolgáló fénymásoló gép cseréje. A térítéses szolgáltatások díját nem emeltük ebben az évben sem. A bevétel növelését a nyomtatás bevezetésétől várjuk. Novemberben az új Könyvtárba beszereztünk egy hálózati nyomtatót, miután erre igény mutatkozott. Azzal a ténnyel is szembe kellett néznünk, hogy a fénymásolás iránti igény folyamatosan csökken. Kiadások A Budai Campus tanszékei és a Könyvtár összesen 12.417 ezer forintot költöttek könyv- és folyóirat beszerzésre. Ez az összeg tartalmazza a 2011. évi külföldi folyóirat előfizetést is, bár ennek kifizetésére jóval határidőn kívül került sor. Elektronikus dokumentumokra és hozzáférésre, valamint a HunTéka szoftverkövetési díjra 4.118 ezer forintot költöttünk. A költözéssel kapcsolatos könyvtári kiadások elérték az 1 millió forintot. A működés költségei az elmúlt évekhez hasonlóan alakultak: 1.470 ezer forint költöttünk a Könyvtár működtetésére. 2. Személyzeti politika A Könyvtár személyzeti politikájában kiemelten fontosnak tartjuk a jól dolgozó kollégák munkájának elismerését. 2010-ben két alkalommal terjesztettünk fel könyvtárost egyetemi kitüntetésre, melyeket mindketten meg is kaptak: llési Éva Az év dolgozója lett, kitüntetését a pedagógus napon vehette át, Vadászy Józsefné Rektori kitüntető oklevélben részesült az évnyitón. Emberné Rommer Ágnes Zoé szülési szabadsága idejére Nagy Judit Mária könyvtárost vettük fel január 20-ától határozott időre. Zalainé dr. Kovács Éva 2009-ben megüresedett státuszára Dvorszki Péter informatikus június 23-án lépett be. A Könyvtárban már régóta szükségessé vált informatikus alkalmazása annak ellenére, hogy az ISZK munkatársai sok segítséget nyújtanak nekünk. A géptermek és a dolgozói gépek helyszíni szakmai felügyelete, az új honlap elkészítése és folyamatos karbantartása, valamint az RFID rendszer működtetése külön munkakört igényelnek. Kovács László Józsefné szeptember 13-án kilépett, helyére október 15-én Bátyai Balázs került. 9
Megyeriné Viola Andrea megkapta igazgatói kinevezését 2011. január 1.-2014. december 31- ig. Az osztályvezetői posztra Rábitsné Táltos Zsuzsanna kapott kinevezést, aki így az igazgató helyettesítését is ellátja. Az OKM 25/2007. (IV.24.) rendelete alapján 2007-ben elindult a kulturális szakemberek szervezett képzésének második hétéves ciklusa. Könyvtárunkból Rábitsné Táltos Zsuzsanna vett részt 2010. február 22-e és március 8-a között Web 2.0 című 60 órás továbbképzésen. A részletes adatokat az 1. sz. melléklet tartalmazza. 10
II. KÖNYVTÁRI TEVÉKENYSÉGEK 1. Állománygazdálkodás Könyvek A Könyvtár könyvállománya 2010-ben 1.264 egységgel gyarapodott az elektronikus és az egyéb dokumentumok alatt nyilvántartott szakdolgozatokkal és diplomamunkákkal együtt, 5.783 ezer forint értékben. A raktári anyag és a tanszéki letéti állomány apasztása során 3.806 kötet könyvet töröltünk 1.295 ezer forint értékben, így a könyvállomány 2010. december 31-én 179.559 db-ra csökkent. Ez a szám a szakdolgozatokkal és diplomamunkákkal együtt (egyéb dokumentumok) 243.271 db. Az állomány további nagyarányú csökkentése folytatódik a következő évben is. A vásárolt kötetek száma 17 %-kal magasabb, és értékben is meghaladja az előző évit: a 384 kötet értéke 3.678 ezer forint, mely az elektronikus dokumentumokkal együtt 3.775 ezer forint. Az egyéb forrásból: ajándék, csere, kötelespéldány útján beszerzett könyvek értéke 2.008 ezer forint, mely a teljes beszerzés 35 %-a. A kötelespéldány kivételével nőtt az többi forrásból beszerzett kötetek száma. A könyvtári könyvvásárlás az előző évinél 58 %-kal nőtt a beszerzett kötetek számát tekintve, bár 2010-ben nem állt rendelkezésünkre ODR támogatás. A magyar gyarapodás több mint a kétszeresére nőtt, de árban ez csak 11 %-os növekedést jelent. A Mezőgazda Kiadótól kapott ajándékkönyvek száma 2010-ben újból magasabb volt: Forrás Cím Példány Ft Beszerzés módja Mezőgazda Kiadó 19 57 197.100 Ajándék A kötelespéldány gyarapodása csökkent, már csak a teljes évi gyarapodás 52 %-át teszi ki, amivel még mindig a leggazdagabb beszerzési forrás. Külföldi könyvrendeléseinket változatlanul a SpeedUp magyar könyv-export cégen keresztül bonyolítottuk. A tanszékek megrendelésére 82 kötet külföldi könyvet szereztünk be az év során. Az Acta Horticulturae című konferencia kiadványt az ISHS nemzetközi kertészeti társaságnál fizetjük elő, tagsági díj ellenében, 30 % kedvezménnyel. A magyar nyelvű könyveket elsősorban a Mezőgazda Kiadótól, az Agroinformtól, a Mezőgazdasági Szaktudás Kiadótól, a Kódex Könyváruháztól és a Campuson működő jegyzetellátótól szereztük be. Szakterületünk magyar nyelvű könyveinek átlagára 2010-ben 3.800 forint volt, a külföldieké 21.470 forint. A részletes adatokat a 2. és 3. sz. melléklet tartalmazza. 11
Időszaki kiadványok Az állományba vett időszaki kiadványok száma mindössze 97 kötettel gyarapodott. Ez az adat a teljessé vált főgyűjtőköri könyvtári folyóiratok állományba vételét tükrözi, a tanszéki gyarapodás adatait nem. A folyóirat feldolgozás területén a visszaesést személyi változás okozta, mindkét folyóiratos könyvtáros esetében. Emberné helyére Nagy Judit került, aki az érkeztetést csak novembertől végzi, az év többi részében a rekatalogizálásban vett részt. Rábitsné az Információs Szolgáltatások Csoportból a Monográfia és Folyóirat Feldolgozó Csoport vezetője lett. Így nemcsak a munkaköre változott meg, de az igazgató helyettesítése is a feladatai közé került, 2010-ben pedig még a költözés előkészítése és irányítása is. Az apasztás munkafolyamatában a leltárkönyvi kivezetést a költözés miatt nem tudtuk 2010- ben elkezdeni, ezért folyóirat törlési adataink ebben az évben még nincsenek. 2010-ben a vétel (előfizetett), az ajándék, csere és kötelespéldány címek száma 20 %-kal alacsonyabb az előző évinél: a kurrens magyar és külföldi címek száma 279, a példányok száma 320. Minden forrásból csökkent a beérkező folyóiratok száma. A cserébe kapott kiadványok értékes szakirodalmat jelentenek, ezért törekszünk a magyar és külföldi partnerekkel a kapcsolatok megtartására. Magyar és külföldi időszaki kiadványok előfizetésére 8.739 ezer forintot fizettünk ki az év során, elektronikus hozzáférésre 3.572 ezer forintot költöttünk. A 2011. évi külföldi folyóirat számla későn érkezett meg, de végösszegét a 2010. évhez számoltuk. A Szőlészeti és Borászati Intézet ettől az évtől új egységként jelentkezett az előfizetők között. A Könyvtárban elhelyezett állomány értéke a teljes kurrens előfizetés 45 %-a volt. 2010-ben is a Minerva EBSCO cég szállította a külföldi folyóiratokat az Egyetem könyvtári hálózatának. Az előző év tavaszán elkezdett teljes körű állományapasztást az időszaki kiadványok körében szeptemberre részben befejeztük: a listára vett köteteket kiemeltük, így ezeket már nem kellett átmozgatnunk az új Könyvtárba. Teljesen új szisztéma szerint helyeztük el az anyagot az új helyen: a régi állomány 2000-ig a raktárban maradt megtartva az eredeti számsorrendet, az újabb állományt 2001-től a szabadpolcon helyeztük el betűrendben, papucsokban. Ez az elrendezés egyrészt helytakarékos a raktári elrendezés esetében, másrészt felhasználóbarát az olvasótermi betűrendes elhelyezés miatt. A HunTéka OPAC adatbázisban az időszaki kiadványok URL címének megjelenítését folyamatosan ellenőriztük és bővítettük. A kurrens külföldi folyóiratokat online reklamáltuk. A reklamált címek száma évek óta nem mutat lényeges változást. A magyar folyóiratok átlagára 2010-ben 11.200 forint, a külföldieké 94.900 forint volt. A részletes adatokat a 2. és 4. sz. melléklet tartalmazza. 12
2. Szolgáltatások Olvasószolgálat A 2010. évi statisztikai adatok értékelésénél, különösen a könyvtárhasználati adatok tekintetében figyelembe kell venni, hogy a Könyvtár júliusig működött a megszokott módon, a régi helyén. Az augusztusi szokásos zárva tartást követően szeptemberben korlátozott szolgáltatásokkal nyitottunk meg: nem kölcsönöztünk a november 2-ai megnyitásig. A novemberi és decemberi hónapokban az új Könyvtár látogatottsága viszonylag alacsony volt. Ennek több oka is volt. Egyrészt a hallgatók elszoktak tőlünk. Szeptember-októberben az Országos Mezőgazdasági Könyvtárba irányítottuk őket, ahol ebben az időszakban megnőtt a beiratkozó diákok száma. Másrészt a Könyvtár kikerült a központból: a K épületből elköltöztünk az arborétum legfelső pontjára, a kollégium mellé. A Campus és a teljes egyetemi közösség tudatába, komoly marketing tevékenységet kifejtve, be kell vezetnünk az új Könyvtárat. A kölcsönzés és a helyben használat adataiban tükröződik ez az időszak. A beiratkozott olvasók száma 2010-ben 10.748 fő volt, ebből 7.333 fő az aktív használó, mely adat nem változott érdemben a tavalyi évhez viszonyítva. A három karra beiratkozott összes hallgató 85 %-a rendelkezett könyvtári tagsággal. A könyvtár olvasótermének kihasználtsága a szorgalmi időszakban maximális volt a régi Könyvtárban. A helyben használati alkalmak száma 90 ezer, a távhasználat száma 82 ezer, mely a telefon, fax, e-mail, OPAC és honlap megkereséseket jelenti. A könyvtárhasználati adatok becslésen alapulnak, alkalmankénti mintavétel alapján számoljuk ki. A kölcsönzött dokumentumok száma 79 ezer darab volt. A felszólításokat elektronikusan küldjük havi rendszerességgel, az e-mail címmel rendelkező beiratkozott használóknak. A nyitvatartási napok száma 2010-ben 254 nap volt. A szombati napokon a levelezős hallgatók használják legintenzívebben a Könyvtárat. A költözés miatt összesen 15 napot voltunk zárva. Felhasználóképzés Továbbra is minden oktatónak segítséget nyújtottunk a Campuson könyvtárhasználati és szakirodalom keresést ismertető órák tartásával. Idén csak a tavaszi félévben hirdettük meg a Szakirodalom keresés A katalógus cédulától az internetig című fakultatív tárgyunkat. A tantárgy oktatása már részben távoktatásban történt, de folyamatosan korszerűsítenünk kell a tananyagot tartalmilag és módszertanilag is, a hallgatói és az egyetemi igényeknek megfelelően. Az év során 84 fő vett részt a könyvtári órákon. Az új Könyvtár 14 fős számítógéptermét úgy terveztük meg, hogy a könyvtári órák megtartására is alkalmas legyen. Nagyobb létszámú hallgatóság oktatására pedig a Neptun terem használható. 13
Könyvtárközi kölcsönzés A könyvtárközi kölcsönzés adatainak elmúlt kétévi alakulását az alábbi táblázat mutatja: 2009 2010 Adott dokumentum 96 101 eredetiben 41 41 nyomtatott formában 48 - elektronikus formában 7 60 Kapott dokumentum 67 60 eredetiben 33 47 nyomtatott másolatban 25 - elektronikus formában 9 13 A táblázatból jól látható, hogy 2010-től már csak elektronikus úton továbbítjuk és fogadjuk a dokumentumokat. Az így továbbított cikkeket archiváljuk. A rekatalogizálás eredményeként 2010-ben emelkedett a kérések száma. Dokumentum-szolgáltatás A dokumentum-szolgáltatásból befolyó bevétel a harmadára esett vissza 2010-ben, ennek okai: a költözés és az ezzel kapcsolatos zárva tartás, az új hely és az ezzel összefüggő látogatószám csökkenése, a gépek nem megfelelő működése és cseréje, valamint a másolási szokások megváltozása. A kölcsönzőben elhelyezett önkiszolgáló fénymásoló géppel az év során 31 ezer db másolatot készítettek a könyvtárhasználók. A Konica cég nem tudta megjavítani az önkiszolgáló gép pénzbedobó részét, ezért egy új, színes gép bérlésében állapodtunk meg, mely hálózati nyomtatóként is funkcionált volna. A szerződésben vállaltakat azonban a cég nem tudta teljesíteni, ezért közös megállapodással a szerződés felbontása mellett döntöttünk. Az új fénymásoló gépet a MI-TAX Kft-től béreljük június 1-jétől. A nyár elejétől azonban már nem tudtuk kitermelni a havi bérleti díjat, ami a fénymásolás iránti igény visszaesését mutatja. A másolást a csak helyben használható dokumentumok miatt egyelőre biztosítjuk a használók számára, a veszteséges üzemeltetés ellenére is. Költözés után beszereztünk egy hálózati nyomtatót és meghirdettük a szolgáltatást a Campuson. Korábbi felmérésünk alapján ugyanis erre nagyobb igény mutatkozott, mint a másolásra. A jövő évben a szkennelést és a színes nyomtatást is szeretnénk beindítani. 14
Kiadványcsere Ebben az évben 21 cserepartnerünktől 60 darab dokumentumot kaptunk. Cserébe küldhető dokumentum idén sem állt rendelkezésünkre. Kapott dokumentum száma Küldött dokumentum száma Összesen Könyv Folyóirat Könyv Folyóirat Magyar 46 3 - - 49 Külföldi 3 8 - - 11 Összesen 49 11 - - 60 Kapott dokumentum Küldött dokumentum Magyar partner 11 - Külföldi partner 10 - Összesen 21 - Szakinformációs szolgáltatások 2010-ben az alábbi szakirodalmi adatbázisokat szolgáltattuk: Complex Jogtár EISZ EBSCO Publishing Complex Jogtár A Complex Jogtár és Céginfó adatbázisok - a február közepétől történt átállás után - már webes felületen egyszerűen érhetők el a BCE számítógépes hálózatáról: http://jogtar.unicorvinus.hu. Az egyidejű felhasználók száma korlátozott, ezért a program 15 perc inaktivitás után automatikusan kilép a programból. A Kertészettudományi Kar Dékáni Hivatal munkatársainak bemutatót tartottunk az újdonságokról. Az adatbázist használók számáról statisztikai adatok továbbra sem állnak rendelkezésünkre. EISZ Az EISZ Nemzeti Konzorcium tagintézményeinek felhasználói az igényelt és önrésszel támogatott adatbázisokhoz férhetnek hozzá. A közbeszerzési eljárás csúszása miatt akadtak kisebb nehézségek, különösebb problémák azonban nem voltak tapasztalhatók. Az egyes intézmények felhasználói, belépés után a főoldalon találhatják meg az általuk elérhető szolgáltatásokat. A Campusunk szolgáltatta adatbázisok szerződési ideje eltérő: 2 éves szerződéssel 2010. december 31-ig: Science Direct(teljes szövegű, nyomtatott folyóirat alapú) Springer Link (teljes szövegű, csak elektronikus) Web of Science (hivatkozás index, bibliográfiai adatbázis) Mezőgazdasági szakadatbázisok: 2010. november 2011. november: CAB Abstracts FSTA 15
EBSCO Publishing Az EBSCOHost alábbi adatbázisaihoz 2011-ig férhetnek hozzá az érdeklődők: Business Source Complete Academic Search Complete Regional Business News MEDLINE ERIC MasterFILE Premier Newspaper Source Plus Health Source - Consumer Edition Health Source: Nursing/Academic Edition Library, Information Science & Technology Abstracts GreenFILE A Budai Campus számítógépeiről 118 alkalommal végeztek keresést az adatbázisokban. Oktatás A karok szakkörös hallgatóinak 2010-ben is tartottunk könyvtárhasználati oktatást, bemutattuk az OPAC katalógus használatát, a szakirodalmi adatbázisokat. Felhívtuk a figyelmet az interneten, térítés nélkül elérhető, tanulást, szakdolgozat készítést segítő forrásokra is. Számítógépes könyvtári szolgáltatások Számítógépes környezet A Könyvtár szolgáltatói tereiben és munkaszobáiban használt számítógéppark az új könyvtári épületbe költözéskor kibővült. Az OPAC katalógusok lekérdezéséhez 8 db érintő képernyős számítógép elhelyezésére került sor a kölcsönzői térben és az olvasó teremben. Az RFID rendszer bevezetésének eredményeképpen a kölcsönzői térben önkiszolgáló kölcsönzői pultot helyeztünk el, melynek üzembe helyezését 2011 őszére tervezzük. Az újonnan kialakított Neptun teremben 32 db, a számítógép teremben további 14 db számítógépet használhatnak olvasóink. Saját notebookkal rendelkező egyetemi polgárok számára WIFI szolgáltatás kiépítésére került sor a Könyvtár egész területén. Szolgáltatásaink önkiszolgáló fénymásolással, valamint színes és fekete-fehér nyomtatással bővültek. 2011-re tervezzük a szkennelés bevezetését is. A munkatársak által használt számítógépek száma, a 2 db kölcsönzői és 1 db könyvtárosi munkaállomás kivételével, nem változott. A három új számítógéphez RFID asztali olvasó egység beépítésére is sor került. Könyvtári honlap A könyvtár honlapjának látogatottsága 2010-ben: új látogatók száma: 7.226 visszatérők száma: 16.666 Összes elérés: 23.892 16
Korszerű, interaktív honlap kialakítására - forrás híján - ez évben sem került sor. 2011-ben megújulhat honlapunk, melyet új szolgáltatásokkal, ingyenes programok alkalmazásával kívánunk bővíteni. Folyóiratcikk feldolgozás Adatbázisunk 469 új cikk bibliográfiai adatával gyarapodott, jelenleg 11.958 cím kereshető. A cikk adatbázisba a 2000 óta beérkező magyar nyelvű szakfolyóiratok cikkeinek bibliográfiai adatai kerülnek. HunTéka Integrált Könyvtári Program 2010 második félévére elkészült a HunTéka 1.8-as verziója, melynek újdonságairól a HunTéka honlapján részletes információ található. A három, RFID asztali olvasóval felszerelt számítógép valamint az önkölcsönző munkaállomás az év végéig, különálló demó adatbázissal üzemelt az RFID rendszer finomhangolásának befejeződéséig. A javított, RFID modullal bővített új kliens 2011 év elejétől kerül hálózati megosztásra valamint az automatikus frissítőbe is. A Monguz kft. és az ODIN munkatársai kifejlesztették továbbá az RFID biztonsági kapuk működéséhez szükséges programot is, mellyel a könyvtári állomány védelmét kívánjuk növelni. A Magyar Országos Közös Katalógus (MOKKA) Egyesület A MOKKA Egyesület taglétszáma 56 könyvtár. Az adatbázis fejlesztése az OSZK-ban történik, melynek felügyeletét az Egyesület szakemberei végzik. A TÁMOP forrásból történő MOKKA és ODR adatbázisok egyesítéséhez felkért szakértők közbeszerzési tanulmányt készítettek el. Befejeződött a MOKKA és a Köztaurusz fejlesztésére kiírt közbeszerzési pályázat is. A nyertes az e-corvina és Monguz Kft. által létrehozott konzorcium lett. A decemberre elkészült MOKKA rendszerterv a MOKKA Egyesület honlapján olvasható. Könyvtárunk online adatfeltöltése még nem történt meg, továbbra is 17.862 tételünk kereshető. Az adatfeltöltést 2011 első félévére ígérik. Budai Campus karainak Publikációs adatbázisa A Budai Campus karainak minden oktatója, kutató munkatársa, teljes- vagy részmunkaidős oktatója, kutatója, tanára, a PhD hallgatói és professor emeritusai folyamatosan karban tartja publikációit. Ez évben közzétett publikációk száma az alábbi táblázatban látható. A publikációs rendszer fejlesztési tervében szerepel az eddig rögzített adatok áttöltése az MTA MTMT adatbázisába, valamint az új publikációk rögzítése a Magyar Tudományos Művek tárába. 17
A Budai Campus három karának jóváhagyott és közzétett publikációinak száma: Kar 2007-2008 2009 2010 Összesen Kertészettudományi Kar: 2.354 2.021 1.818 6.193 Élelmiszertudományi Kar: 2.026 1.238 318 3.582 Tájépítészeti Kar: 489 312 197 998 Összesen: 4.869 3.571 2.333 10.773 A statisztikai adatokat a 7. sz. melléklet tartalmazza. 3. Könyvtári hálózat A Könyvtár hálózati központja a Campus 35 tanszéki könyvtárának. A tanszéki könyvállomány 2010-ben 170 darabbal gyarapodott 2,2 millió forint értékben, az időszaki kiadványok esetében a gyarapodás 131 példány volt, 5,1 millió forint értékben. A tanszékek régebben visszaadott anyagának átnézése a költözéssel befejeződött. A megőrzésre, azaz könyvtári átvételre kijelölteket áthoztuk az új Könyvtárba, a selejtezésre kijelölteket nem mozgattuk át, hanem a régi helyükön kerülnek selejtlistára. A munka várhatóan 2011 nyaráig befejeződik. A számszerű adatokat a 2-4. sz. mellékletek tartalmazzák. 4. Publikációk Megyeriné Viola A., Osváth Zs., Zalainé Kovács É. 2010. Mozaikok a Budapesti Corvinus Egyetem 150 éves Entz Ferenc Könyvtár és Levéltára történetéből. In: Könyv, Könyvtár, Könyvtáros. 19. évf. 12. sz. p. 50-53. Az MFLSZ 2010. évi a SZIE Gödöllői Campusán megrendezett vándorgyűlésén elhangzott előadások szerkesztett változatát tartalmazó konferencia kötet egyik társszerkesztője az MFLSZ elnökségének felkérése alapján Osváth Zsolt levéltárvezető lett. A tanulmánykötet megjelenése 2011 januárjában várható. 5. Közéleti tevékenység Testületi tevékenység A Könyvtár tagja az Informatikai és Könyvtári Szövetségnek, a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetségnek (MFLSZ), a Magyar Országos Közös Katalógus Egyesületnek (MOKKA) és az ISHS nemzetközi kertészeti társaságnak. 18
A könyvtárigazgató tagja az Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiumának, a Magyar Könyvtárosok Egyesülete Mezőgazdasági Szekciójának, állandó meghívottja tanácskozási joggal a Szenátusnak, valamint képviseli a Könyvtárat a kari tanácsüléseken. A könyvtárigazgató és a levéltárvezető is alapító tagja az MFLSZ-nek. A Könyvtár és Levéltár ugyanezen közhasznú egyesület intézményi tagja, intézményi képviselője a könyvtárigazgató. A levéltárvezető, az MFLSZ 2009. március 19. tisztújítását követően, továbbra is tagja a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség elnökségének és a Magyar Levéltárosok Egyesületének (MLE), valamint tanácskozási jogú állandó meghívott tagja az MTA Egyetemtörténeti Albizottságának (a Nemzetközi Egyetemtörténeti Bizottság magyar nemzeti bizottsága), valamint 2008-ban egyik alapító tagja lett az MLE Oktatás- és Tudománytörténeti Szekciójának. A Magyar Könyvtárosok Egyesülete Mezőgazdasági Szekciójának tagja a könyvtárigazgató és Vadászy Józsefné. Részvétel konferenciákon, rendezvényeken: Február 1. Február 9. Február 16. Február 16-17. Február 16. Március 3. Március 8. Március 9. Március 11. Március 17. Március 18. Április 28. Április 29. Május 12. Mezőgazdasági könyvhónap megnyitása. Mezőgazdasági Múzeum. Megyeriné, Vadászyné MFLSZ elnökségi ülés. SE. Osváth Zsolt MLE Oktatás- és Tudománytörténeti Szekció szekcióülés. SE. Osváth Zsolt SZIE Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár levéltáravató. Megyeriné, Osváth Zsolt CD Jogtár- adatbázis bemutató a Kertészettudományi Kar Dékáni hivatal munkatársainak. Illési Éva, Rábitsné Konferencia a szerzői jogokról. Központi Könyvtár. Megyeriné, Rábitsné, Mórocz Márta Író-olvasó találkozó és könyvbemutató az Országos Mezőgazdasági Könyvtárban. Vadászyné MLE Közgyűlés és szakmai nap. BFL. Osváth Zsolt WoS tréning BME OMIKK. Illési Éva Publikációs Adatbázis megbeszélés BCE Központi Könyvtár. Illési É. MFLSZ elnökségi ülés. SE. Megyeriné, Osváth Zsolt MFLSZ Közgyűlés és szakmai nap. SE. Osváth Zsolt Digitalizálni, de Digitalizált Törvényhozási Tudástár (EKOP-2.1.5-09-2009-0001). Szakmai konferencia. Országház. Hascktok Melinda, Illési Éva E-szakdolgozat megbeszélés. Központi Könyvtár. Mórocz Márta, Rábitsné Látogatás a dunaújvárosi főiskola könyvtárában. Megyeriné, Rábitsné Lépjünk egyről a kettőre! szakmai nap OSZK. Illési Éva, Rábitsné 375 éves az Eötvös Loránd Tudományegyetem jubileumi egyetemtörténeti kiállítás megnyitója. ELTE Egyetemi Könyvtár. Osváth Zsolt IKSZ közgyűlés. FSZEK. Megyeriné 19
Május 13. Május 21. Június 1. Június 2. Június 2-14. Június 3-4. Június 8. Június 22-24. Június 24-25. Július 5. Június 23. Szeptember 1. Szeptember 21. Szeptember 24-25. Szeptember 29- október 1. Október 5. Október 11. Október 21. Október 22. November 9. November 18. November 24. December 2. December 8. December 10. December 13. 2010 Táj Odüsszeia szakmai nap /Helyszín: Fuga Budapesti Építészeti Központ. Illési Éva, Megyeriné, Osváth Zsolt Digitalizálás: problémák és eszközök! konferencia- OSZK. Illési Éva MLE választmányi ülés. BFL. Osváth Zsolt az MFLSZ elnökének képviselőjeként Suweco bemutató. OMgK. Megyeriné, Rábitsné OCLC Update Seminar OSZK. Illési Éva Webkettes funkciók az integrált könyvtári rendszerben. K2 kutatócsoport szakmai napja. OSZK. Illési Éva Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiuma. Gödöllő. Megyeriné MFLSZ elnökségi ülés. SE Levéltára. Osváth Zsolt 150. éves kiállítás a Budai Campuson Moodle konferencia. Gödöllő. Dvorszki Péter BCKT ülés: az SZMR elfogadása. Megyeriné EBSCO bemutató. ELTE Gólyavár. Rábitsné MTA Egyetemtörténeti Albizottság ülése. Óbudai Egyetem. Osváth Zsolt 240 éves a hazai egyetemi orvosképzés (1770-2010) emlékülés és egyetemtörténeti kiállítás megnyitó. SE. Osváth Zsolt MFLSZ Vándorgyűlés. SZIE Gödöllői Campus. Osváth Zsolt 375 éves a Nagyszombati Egyetem jubileumi egyetemtörténeti konferencia és kiállítás. Trnavska Univerzita v Tranave, Nagyszombat, Szlovákia. Osváth Zsolt Találkozás a Könyvtárossal a múzeumban. Szabóné Szávay Judit köszöntése. SZIE ÁOTE. Osváth Zsolt az EFKL igazgatójának képviseletében MFLSZ elnökségi ülés. BCE Levéltára. Osváth Zsolt Az egyetemi infrastruktúra fejlesztése Szegeden 1926 és 1931 között egyetemtörténeti konferencia. SZTE BTK. Osváth Zsolt A Pécsi Tudásközpont megnyitója. Megyeriné Agrokémia és talajtan online. MTA. Megyeriné Levéltári napi konferencia. PTE. Osváth Zsolt MFLSZ elnökségi ülés. SE Levéltára. Osváth Zsolt MLE Oktatás- és Tudománytörténeti Szekció szekcióülés. BFL. Osváth Zsolt Második elektronikus levéltári workshop. MOL, Bécsi út. Osváth Zsolt IKSZ közgyűlés. FSZEK. Megyeriné Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiuma. Megyeriné BCE Tájépítészet Kar Tudományos Diákköri Konferenciája. BCE Budai Campus. Osváth Zsolt E-Archivum szoftver bemutató. MOL, Hess András tér. Dvorszki Péter, Osváth Zsolt 20
Tanulmányút: Április 15-24. Università degli Studi Perugia Facoltà di Agraria. Megyeriné. Erasmus ösztöndíj. Előadások A levéltárvezető, felkérésre, 2010-ben is több hazai levéltári szakmai rendezvényen (MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése, Az egyetemi infrastruktúra fejlesztése Szegeden 1926 és 1931 között c. egyetemtörténeti konferencia, Pécsi Tudományegyetem Levéltára 2010. évi levéltári napi konferencia) tartott előadást. Fenti egyetemtörténeti konferenciákon elhangzott előadások alapján készült tanulmányoknak az adott konferencia kiadványokban történő megjelenése 2011 első félévében várható. 21
III. SZAKLEVÉLTÁRI TEVÉKENYSÉGEK 1. A Szaklevéltár működési feltételeinek alakulása A Szaklevéltár fenntartója 2010-ben is igyekezett lehetőségeihez mérten mindent megtenni annak érdekében, hogy a Szaklevéltár közlevéltári feladatait a szakmai elvárásoknak megfelelő színvonalon végezhesse. A Levéltári szakfelügyelet a Könyvtár igényét támogatva már az előző évben is jelezte a fenntartó felé, hogy a levéltári raktári tárolókapacitás növelése aktuálissá vált. Egyúttal felkérte a fenntartót, hogy tegyen meg mindent egy levéltári raktári célokra alkalmas helyiség biztosítása és szükséges felszerelése érdekében. Erre a Könyvtár fenntartója még 2009-ben ígéretet tett, ezt 2010 áprilisában újra megerősíttette. A fenntartó a Szaklevéltár rendelkezésére bocsátotta a Budai Campus G épület alagsorában található gazdasági irattári helyiséget, melyet azonban más célra kellett átengedni. A fenntartó a K épület alagsorában található volt könyvtári raktári helyiségek egyikét jelölte ki a levéltári raktári célra. A kijelölt helyiség átalakítására remélhetően 2011- ben kerül sor. Ugyancsak halaszthatatlanná vált a Szaklevéltár jelenlegi raktári helyiségében bizonyos állagmegóvó munkák elvégzése. A 2010. évben is folytatódott a könyvtári honlap részeként működő levéltári web oldal a kutató- és ügyfél centrikusságot szem előtt tartó tartalmi megújítása. A honlap címe: http://helix.uni-corvinus.hu. Az év során a Könyvtár honlapjának tervezett tartalmi és arculati megújítása forráshiány miatt nem valósulhatott meg, így a levéltári web oldal ennek részeként tervezett jelentős tartalmi megújítása is elmaradt. 2. A Budai Campuson működő szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzése A Szaklevéltár 2010-ben, a korábbi évek gyakorlatával ellentétben, egyetlen önálló iratkezelést végző szervezeti egységnél sem ellenőrizte az iratkezelés rendjét, csak az BCE Budai Campus Központi Irattárában folyó iratkezelési munka szabályzat szerinti elvégzését kísérte figyelemmel. A szervellenőrzések helyett összegezte az előző években végzett ellenőrzések tanulságait. Elkészítette továbbá a Budai Campuson jelenleg működő önálló iratkezelést végző 46 szervezeti egység un. szervadatlapját Word formátumban. Ez tartalmazza az adott egység mai nevét, első jogelődje alapításának időpontját, utolsó jogelődje nevét. Tartalmazza ezen felül a szervezeti egység kézirattárában, a Campus központi irattárában illetve a Szaklevéltárban őrzött iratanyagának évkörét és terjedelmét, raktári egységben illetve iratfolyóméterben egyaránt. A szervadatlapon rögzített adatok segítségével az önálló iratkezelést végző valamennyi szervezeti egység iratkezelési tevékenységének ellenőrzése, különösen az iratátadások elmaradásának észrevétele, áttekinthetőbbé válhat. A Szaklevéltár a 2010. évben 8 esetben, 4 önálló iratkezelést végző szervezeti egységnek nyújtott az iratkezelési munka egyes kérdéseit érintő segítséget. 22
3. Anyaggyarapodás, iratrendezés, belső segédletek készítése Ahogy 2009-ben, úgy az elmúlt évben is a raktári férőhely hiány miatt nem történhetett meg a levéltárérett iratanyagok átvétele. A Szaklevéltár állománya 2010-ben csak egy kis terjedelmű fonddal gyarapodott. Ez a Könyvtár 2009 márciusában nyugállományba vonult igazgatója, Zalainé dr. Kovács Éva intézmény- és szakmatörténeti szempontból egyaránt jelentős értékű magániratait tartalmazza. Terjedelme: 4 doboz = 0,48 ifm. A Szaklevéltár 2010-ben is kiemelt figyelmet fordított a levéltári külső és belső segédletek készítésére és a már meglévő segédletek frissítésére és összhangba hozására. A nevezett segédletek (fond- és állagjegyzék, fond törzskönyv stb.) számítógépes változatainak frissítése 2010-ben rendszeresen megtörtént. A 2010-es év során a belső segédletek közül elkészült Word formátumban a teljes levéltári állomány (90 fond, 94 állag, 2328 raktári egység) adatait tartalmazó áttekintő raktári jegyzék, valamint ugyancsak elkészült mind a 90 fond frissített és átdogozott fond dossziéja is. Kezdetét vette továbbá Excel formátumban egy levéltári topográfia készítése is. Ez a munka a tervek szerint 2011-ben folytatódik. A repertórium 2010-ben tervezett megjelentetéséhez nem sikerült pályázati forrást szerezni, így ennek kiadására nem kerülhetett sor. 4. Kutató- és ügyfélszolgálat A Szaklevéltárat a 2010. év során személyesen 2 kutató kereste fel, 2 esetben. Ugyanakkor telefonon illetve e-mailben 21 kutatónak nyújtottunk tájékoztatást, összesen 31 esetben. Ez az adat jelzi a kutatói szokások más hazai közlevéltárban is már évek óta észlelt átalakulását. A kutatatói jellegű adatszolgáltatás keretében 2010-ben 37 A/4 oldalnyi hagyományos, illetve 70 A/4 oldalnyi digitális másolatot adtunk ki. A 2010. évben a Szaklevéltárban őrzött dokumentumokból 18 esetben szolgáltattunk ügyviteli jellegű információkat ügyfeleink részére. 5. Társintézményekkel való kapcsolattartás Az MLE elnöke 2010 májusában felkérte a hazai közlevéltárak vezetőit, hogy nyilvánítsanak véleményt az MLE Infrastrukturális fejlesztések lehetőségei a levéltárakban c. szakmai anyagáról, júniusában pedig a Témajavaslatok c. MLE által készített vitaanyagról. A BCE két Szaklevéltára 2010-ben is folytatta a magyarországi felsőoktatási intézmények által a kezdetektől 1948-ig kiadott képesítő és doktori okleveleit feltáró forrásanyag gyűjtését és feldolgozását. Az immár öt éve részben az MFLSZ támogatásával zajló kutatási program felelőse az Egyetem két Szaklevéltárának vezetője: Zsidi Vilmos és Osváth Zsolt. A program támogatásába, mintegy kutatási konzorciumot alkotva, 2010-ben bekapcsolódott az ELTE Levéltára és a Semmelweis Egyetem Központi Levéltára is. Az NKA Levéltári Szakkollégiuma sajnálatos módon azonban 2010-ben sem támogatta a közös pályázati elképzelést. A hagyományokhoz híven, természetesen 2010-ben is folytatódott a többi hazai egyetemi szaklevéltárakkal fennálló szoros szakmai kapcsolatok továbbépítése. Ennek jegyében kapcsolódott be a Szaklevéltár, a BCE Kert- és Szabadtértervezési Tanszékével közösen, az SZTE Levéltára által rendezett Az egyetemi infrastruktúra fejlesztése Szegeden 1926 és 1931 23
között c. egyetemtörténeti konferencia szervezésébe. A 2010. október 21-én megtartott konferencián a BCE Budai Campus részéről Dr. Jámbor Imre egyetemi tanár, Szabó Gyöngyvér doktorandusz a Kert- és Szabadtértervezési Tanszék munkatársai, valamint Osváth Zsolt levéltárvezető tartott előadást a neves kertművész és tantárgy és intézmény megújító Rerrich Béla egyik elődintézményünk, a m. kir. Kertészeti Tanintézet igazgatója és tanára, a szegedi egyetemi építkezések tervezője és irányítója életművéről. A Könyvtár a levéltárvezető kezdeményezésére szándéknyilatkozatban vállalta, hogy konzorciumi tagként részt vesz a Magyar egyetemi tanrendek egységes rendszerben való digitalizálása és az ehhez kapcsolódó adatbázis és professzori adattár építése munkacímet viselő több hazai egyetemi szaklevéltár együttműködésével induló kutatási programban. A konzorcium vezetője az ELTE Levéltára lesz. A pozsonyi Koméniusz Egyetem Levéltára illetve a Nagyszombati (Trnava) Egyetem Egyetemtörténeti Kutatócsoportja munkatársaival még 2008-ban létrejött szakmai kapcsolatok 2010-ben a különböző magyarországi illetve szlovákiai szakmai rendezvényeken való személyes találkozókon keresztül tovább mélyültek. A 2010. szeptember 29-e és október 1-je között a Nagyszombati Egyetem (Trnavska Univerzita v Tranave) 375 éves a Nagyszombati Egyetem jubileumi egyetemtörténeti konferenciát és kiállítást rendezett. Ezen a Nagyszombati Egyetem Egyetemtörténeti Kutatócsoportja igazgatójának meghívására több magyar egyetemi vezető, köztük az ELTE Egyetemi Könyvtár, Egyetemi Levéltár főigazgatója és a Semmelweis Egyetem Központi Levéltára vezetője mellett, az Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár levéltárvezetője is részt vett. A Szaklevéltár vezetője, a korábbi évek hagyományaihoz híven, 2010-ben is részt vett az MFLSZ vándorgyűlésén, az MLE, az MFLSZ és a hazai felsőoktatási szaklevéltárak szakmai napjainak rendezvényein, tudományos konferenciáin, valamint az MTA Egyetemtörténeti Albizottságának ülésein. Az intézményen belüli szakmai kapcsolatok ápolásának jegyében, a BCE Tájépítészeti Kar meghívására, a levéltárvezető 2010-ben is részt vett több, a Kar által tartott szakmai rendezvényen. A Tájépítészeti Kar több tanszéke és a Szaklevéltár között évek óta magas színvonalú kutatási együttműködés áll fenn. 6. Levéltári szakfelügyelet A levéltári szakfelügyelő a levéltári vezető szakfelügyelő megbízása alapján Cseh Gergő Bendegúz helyett 2010. március 1-től Katona Klára, a Magyar Országos Levéltár főlevéltárosa lett. Dr. Lakos János c. főigazgató, levéltári vezető szakfelügyelő 2010. április 6-án az új és a régi levéltári szakfelügyelővel együtt látogatást tett a Campuson és a Könyvtár és Levéltárban. Szakfelügyelői ellenőrzésre Szaklevéltárunkban 2010-ben két alkalommal (2010. március 17-18., 2010. június 22.) került sor. A szakfelügyelői látogatás során a Levéltári Szakfelügyelet 2010. évi ellenőrzési programjában meghatározott témakörökben (levéltári honlap, segédletkészítés, adatbázis-építés, veszélyeztetett állapotú levéltári anyaggal kapcsolatosan elnyert támogatások felhasználása) történtek szakfelügyelői vizsgálatok. A levéltári szakfelügyelő a levéltárvezetővel egyetértve továbbra is a legfontosabb megoldandó feladatnak az állományvédelmi előírásoknak teljes méretékben megfelelő levéltári raktár kialakítását tartotta. Ez megerősítése volt a fentebb említett levéltári vezető szakfelügyelői látogatáson elhangzottaknak. 24
7. Pályázatok Szaklevéltárunk a 2010. év során 2 önálló pályázatot (A/4 savmentes levéltári irattartó doboz vásárlására, és a repertórium megjelentetésére) nyújtott be, az NKA Levéltári Szakkollégiumához illetve az OKM-hez. A kettő közül az előbbi részesült kedvező elbírálásban. A nyertes pályázat esetében a Szaklevéltár az igényelt teljes összeget elnyerte. A benyújtott sikeres pályázatok eredményeként a Szaklevéltár 2010-ben összesen 350 ezer forintot fordíthatott A/4 savmentes levéltári irattartó doboz vásárlására. Ebből összesen 1030 db A/4 savmentes levéltári irattartó doboz beszerzése vált lehetségessé, a gyártó WANAPACK Kfttől. Az elmúlt évben levéltári módszertani és igazgatástörténeti kiadványok vásárlása elnyert pályázati támogatás felhasználása is a 2010-ben került sor. 8. Tudományos tevékenység A 1945 előtt működő kertészeti szak- és felsőoktatási intézmények iratanyagának mintegy 90 %-a megsemmisült. Az Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár igen szerény terjedelemben (0,5 ifm) őriz 1945 előtt keletkezett iratokat. Ezért különlegsen fontos az 1945 előtt működő kertészeti szak- és felsőoktatási intézmények történetére vonatkozóan a Magyar Országos Levéltár K szekciója 184 fondjában (Földművelésügyi Minisztérium Általános iratok) található iratok számbavétele, feltárása. Az év során megkezdetett kutatómunka keretében megtörtént; ezen iratok közül az 1894-1923 közt keletkezettek feltárása illetve részbeni jegyzékelése. Ez a forrásfeltáró munka remélhetőleg a 2011. évben is folytatódhat. 25