Látszólagos rend avagy a valóság korlátai ISOFórum 2015. Szeptember 17-18. Lendvai-Lovasi Monika
Vállalati Működésfejlesztés ecompany KÖLTSÉGHATÉKONY DIGITALIZÁCIÓ E2E processes VÁLLALATI AGILIS FEJLESZTÉS Future work Tools & methods NYITOTT EGYÜTTMŰKÖDÉS MINŐSÉG IRÁNYÍTÁS ISO / MSZ Küldetésünk: Sztenderd, automata és egyszerű E2E folyamatok Online vállalat Egyszerű munkamódszerek Nyitott együttműködés, csoportmunka 2
Integrált Irányítási Rendszer (IIR) a Magyar Telekomnál IIR közös infrastruktúra Vállalati Működésfejlesztési Igazgatóság Minőségirányíts Olaf Giehl - Belső IIR Audit - Folyamat modellezés - Vezetőségi átvizsgálás - Külső IIR Audit - Szabályozás menedzsment - Megelőző és helyesbítő intézkedések - Folyamatstruktúra - Tanúsítói ügyfélpanasz kivizsgálás ISO 9001 Minőségirányítás ISO 14001 Környezet irányítás ISO 27001 Információ biztonság MSZ 28001 MEBIR (=OHSAS 18001) ISO 22301 Üzletmenet folytonosság 3
Miért/hogyan Szabályozunk? A SZERVEZET > 6.500 munkavállaló, > 130 telephelyen 8 vezérigazgató-helyettesi terület, > 400 szervezeti egységben >5.000 folyamat > 3.000 termék és termékkombináció >100 IT rendszer A SZABÁLYOZÁS INDOKAI Jogszabály végrehajtása vagy EGYSÉGES SZABÁLYOZÁSI KÖRNYEZET Folyamatszemléletű, Működési kapcsolatokon alapuló, Gyors áttekinthetőséget és eligazodást biztosít. A SZABÁLYOZÁSI KÖRNYEZET BIZTOSÍTJA A folyamati kapcsolatot Az egyedi azonosító a teljes életciklus alatt, mely a szervezeti, folyamati változásoktól független A verziókezelés Életciklus menedzsment annak változása Általános szakmai követelmények Jogok és kötelezettségek szükséges Az adatbázis alapú nyilvántartás és kereshetőség A jóváhagyói worflow A meghatározott szerkezetű és adattartalmú sablon Dedikált támogatók, készítők meghatározása Magasabb szintű norma végrehajtása Szervezeti és folyamati változás 4
Szabályozás életciklus menedzsment Mennyi szabályozás elég? Nincs rá mérőszám! 2008 előtt >4000 db, azóta 750 db körül A drasztikus számcsökkenés óta is az mondjuk túl sok a rögzített szabályozás. Ennek oka, hogy a mai rendszer Word alapú, azaz elsősorban szöveges folyamati és egyedi szakmai leírásokból áll. 850 800 750 700 Szabályozások számának változása (db) Egy verzió átlagos élettartama: 21 hónap 650 2009 2010 2011 2012 2013 2014 A hatályos utasítások kiadási éve (MT; db) 250 200 231 214 150 100 96 36 52 89 50 24 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Ez nem teszi lehetővé, hogy : A rendszerünk rugalmas legyen Igény szerint jelenjenek meg a végrehajtási feladatok, információk A kapcsolatrendszer jól látható legyen Gyorsan, egyszerűen frissíthető legyen Minden szabályozás folyamatosan naprakész legyen. 35 30 25 20 Átlagos folyamat átfutási idő változása (MT, nap) Átlagos kiadási idő (2014; nap) 15 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 5
Hiszünk A Változásban! de miért? Kultúra váltás: A folyamat egy cég közös nyelve. A feladat alapú gondolkodásból át kell lépni a folyamatalapú gondolkodásba. A folyamatmenedzsment fegyelmezett működtetést és működést biztosít. Információ átadás Adataink nem öncélúak, azok azért vannak, hogy kapcsolatba kerüljenek más területek adataival/folyamataival. Olyan felületre van szükségünk ami: Szexi, a használata magáért beszél. Működik, azaz nincs sok üres kattintás, ami a csalódás, a hiteltelenség érzésével párosul és amivel örökre elveszítjük felhasználóinkat. 6
Megvalósítás Megújult eszközök Új folyamati struktúra SILEKA Új folyamatmenedzsment módszertan Fejlesztettünk, testre szabtunk és bevezettünk egy új módszertant: SILEKA Használatára képezzük a kollégákat. Egyszerűsítési workshopokat tartunk. ARIS alkalmazásának elterjesztése Egységes, testreszabott konvenciót alkalmazunk. Eszközhasználatot oktatjuk. Digital@work Framework SPS2013 bevezetése 7
Folyamat fejlesztési módszertan SILEKA Simple LEAN KAIZEn methodology 8. Jövőbeli folyamat és akcióterv Folyamat szkóp 1. 2. Folyamat tejlesítmény becslés Nincs egyetlen üdvözítő módszertan 7. Gyökér ok elemzés SILEKA 3. Érintettek összegyűjtése Mindenki által könnyen elsajátítható Egyszerű oktatás 6. AS IS elemzés 5. Folyamat ábrázolás 4. Probléma felvázolás Gyors alkalmazhatóság Minden folyamat menedzsernek a folyamatát mérni kell és minimum évente elemezni kell. 8
Digital@work Framework Új munkamódszer egy új technikai platform és keretrendszer megoldással LAPOS, KÖZÖSSÉGI KULTÚRA NEM SILÓK, EGYÜTTMŰKÖDÉS KÖZÖS online platform EGY HOZZÁFÉRÉSI PONT Jelenlegi Működés és kultúra Főként Offline folyamatok Több rendszer, több hozzáférési pont A Jövő együttműködése Egyszerű, Önkiszolgáló munkafolyamatok Személyes, egyéni folyamatok és felhasználás A nem értéknövelő elemek automatizálása Strukturált információk Emberi kapcsolatok elsősorban Integrált adatok, folyamatok és alkalmazások Egyszerű, automatizált riportolás (testreszabott, KPI) 9
Digital@work Framework Működési Alapok E2e operation Online Folyamat alapú lapos Technológiai pillér Működtetés pillér: Egy közös integrált Elérhető és biztonságos információk Konzisztens adat Valós idejű hozzáférés Mindenkinek elérhető Szükséges információk platform Irányítás Pillér: Folyamat egyszerűsítés E2E működés integrált folyamatokkal Integraciós pillér: Online önkiszolgáló workflow-ok (felhatalmazás) Plan, build, run structure Ellenőrzött & folyamatosan fejlesztett folyamatok Kereszt-funkcionális és Hierarchia független együttműködés MT hierarchiától / funkcionális silótól független Hely és rendszer független Önszervező és agilis csapatok Átlátható, világos felelősség 10
Elvárás Digital@work Framework ELVÁRÁS NEW infrastructure Nyitott együttműködés Teljes Vállalati működés Rugalmas és bővíthető Sztenderd interfészek Beépített workflow Bármilyen eszköz könnyen kezelhető Kereskedelmi off-the-shelf (COTS) Éppen elég felhasználói" tudás Licenszek (Sharepoint 2013 Enterprise) Kész infrastructúra Out-of-the-box integració Microsoft termékekkel Biztonságos Indításra kész üzleti struktúra Bevezetésre kész irányítási modell Folyamatok egyszerűsítése és automatizálása Új működési folyamatok bevezetése Kultúraváltás 11
Lépeskben haladunk Folyamati struktúra Folyamatmenedzsment módszertan ARIS módszertan SPS2013 Az új eszközök bevezetése és alkalmazása során a folyamatokat és szabályozásokat is felülvizsgáljuk, újra gondoljuk! A szabályozásokat mindig környezetükben, rendszerben kell vizsgálni. Ennek értelmében meg kell nézni, hogy elhagyásuk milyen hatással van működő irányítási, illetve kontroll rendszereink működésére, tanúsíthatóságára ezek nem sérülhetnek. Amennyiben egy folyamat nem került szabályozásra, annak szabályozottságát akkor is vizsgálni kell. A döntéseket a szakterületek hozzák. Minden folyamatot ARIS rendszerben modellezünk. Minden kapcsolódó feljegyzés, adat, rendszer kapcsolatot SPS-en és ott generált workflow--n keresztül kötünk össze. 12
Köszönöm!