Termékek és szolgáltatások beszerzésének minőségirányítása

Országos Atomenergia Hivatal 2.6. sz. 5.2.6. sz. 6.2.6. sz. útmutató Termékek és szolgáltatások beszerzésének minőségirányítása Verzió száma: 2. 2006. június

Kiadta: Dr. Rónaky József, az OAH főigazgatója Budapest, 2006. június A kiadvány beszerezhető: Országos Atomenergia Hivatal Nukleáris Biztonsági Igazgatóság Budapest

ELŐSZÓ A nukleáris biztonság szabályozási rendszerének hierarchiája a következő: 1. A legfelső szintet az atomenergiáról szóló 1996. évi CXVI. törvény képviseli. 2. A következő szintet alapvetően a törvény végrehajtására kiadott két kormányrendelet alkotja. A 114/2003. (VII. 29.) Korm. rendelet az Országos Atomenergia Hivatal (OAH) jogállását, míg a 89/2005. (V. 5.) Korm. rendelet az OAH nukleáris biztonsággal összefüggő hatósági ügyekben lefolytatott eljárásainak általános szabályait határozza meg. Ez utóbbi melléklete a kiadott hét nukleáris biztonsági szabályzat, melyek közül négy az atomerőművekre, az ötödik az oktató és kutató atomreaktorokra, a hatodik a kiégett nukleáris fűtőelemek átmenetitároló-létesítményeire szabja meg a konkrét nukleáris biztonsági követelményeket, míg a hetedik az NBSZ-ekben alkalmazott speciális fogalmak definícióit adja meg. Ezektől a követelményektől eltérni csak a kormányrendeletben foglaltak szerint szabad. 3. Azt, hogy a szabályzatokban meghatározott követelmények teljesítésére milyen módszert ajánl az eljáró hatóság, a szabályozás következő szintje, az egyes szabályzatokhoz kapcsolódó útmutatók tartalmazzák. Ezeket az útmutatókat az OAH főigazgatója adja ki, és az időről időre felhalmozódott tapasztalatok alapján módosult, újabb kiadásaik jelennek meg. Az eljárás gyors és akadálymentes lefolytatásának érdekében a hatóság az engedélyeseket az útmutatókban foglalt ajánlások minél teljesebb követésére ösztönzi. 4. Konkrét berendezésekre, tevékenységekre, eljárásokra a leírt általános jellegű szabályozások mellett egyedi hatósági előírások, állásfoglalások is vonatkozhatnak. 5. A felsorolt szabályozásokat magától értetődően kiegészítik az engedélyesek, ill. más, a nukleáris energia alkalmazásában közreműködő szervezetek (tervezők, gyártók stb.) belső szabályozási dokumentumai, amelyeket a minőségirányítási rendszerükkel összhangban készítenek és tartanak karban. Az útmutatók alkalmazása előtt mindig győződjön meg arról, hogy a legújabb, érvényes kiadást használja-e. Az aktuális érvényes útmutatókat az OAH honlapjáról (www.haea.gov.hu) töltheti le.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 4/20 2. verzió TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 6 1.1. Az útmutató tárgya és célja 6 1.2. Vonatkozó jogszabályok és előírások 6 2. MEGHATÁROZÁSOK 7 3. TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK BESZERZÉSÉNEK MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSA 8 3.1. Előkészületek a beszerzésre 8 3.1.1. Felelősségek 8 3.1.2. Osztályba sorolás 9 3.2. A beszerzési feltételek összeállítása 10 3.2.1. Általános ajánlások 10 3.2.2. A rendelés tartalma 10 3.2.3. A beszerzési dokumentáció ellenőrzése, jóváhagyása és módosítása 13 3.3. A szállítók kiválasztása 14 3.3.1. Általános ajánlások 14 3.3.2. A kiválasztási eljárás 14 3.4. Az ajánlatok értékelése és a szerződés odaítélése 15 3.4.1. Értékelés 15 3.4.2. Odaítélés 15 3.5. A szállító teljesítményének értékelése 15 3.5.1. Az engedélyes és a szállító koordinálása 15 3.5.2. Dokumentumok benyújtása, felülvizsgálata és jóváhagyása 17 3.5.3. Gyártóművi ellenőrzés és vizsgálat 17 3.5.4. Az ellenőrzési és vizsgálati tevékenységek jelentése 17 3.5.5. A nemmegfelelőségek kezelése 17 3.6. A termékek és szolgáltatások átvétele 17 3.6.1. A termékek bejövő ellenőrzése 17 3.6.2. A termékek kiadása 18 3.6.3. A termékek beépítés utáni kipróbálása 18 3.6.4. A szolgáltatások átvétele 18 3.7. Kereskedelmi minőségű termékek 18 3.8. Pótalkatrészek beszerzése 19

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 5/20 2. verzió Függelék: PÉLDA A TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK BESZERZÉSÉNEK TIPIKUS FOLYAMATÁRA 20

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 6/20 2. verzió 1. BEVEZETÉS 1.1. Az útmutató tárgya és célja Az útmutató ajánlásokat tartalmaz a Nukleáris Biztonsági Szabályzatok 2. kötetében, valamint az 5. és a 6. kötet 3. fejezetében rögzített, a termékek és szolgáltatások beszerzésére vonatkozó minőségirányítási előírások teljesítésének az OAH által lehetségesnek tartott módjára. Az útmutató célja, hogy ajánlásokat adva a termékek és szolgáltatások beszerzésének minőségbiztosításával kapcsolatosan egyértelművé tegye a hatósági elvárásokat, és ezzel elősegítse az érvényes előírásokban meghatározott nukleáris biztonsági kritériumok teljesülését. 1.2. Vonatkozó jogszabályok és előírások Az Országos Atomenergia Hivatal nukleáris biztonsággal összefüggő hatósági ügyekben történő eljárásáról szóló 89/2005. (V.05.) Korm. rendelet 4. (1) bekezdése alapján kiadott szabályzatok (NBSZ) 2. kötetének 3.3. és a kötet Függelékének 7., illetve az 5. kötetének 3.2.3. és a 6. kötetének 3.2.3. pontjai határozzák meg a termékek és szolgáltatások beszerzésére vonatkozó minőségirányítási követelményeket.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 7/20 2. verzió 2. MEGHATÁROZÁSOK Jelen fejezet a 89/2005. (V. 5.) Korm. rendelet 7. számú mellékletében ismertetett meghatározásokat nem tartalmazza. felső vezetőség személy vagy személyek olyan csoportja, aki vagy amely a szervezetet a legfelső szinten vezeti és szabályozott állapotban tartja folyamat egymással kapcsolatban vagy kölcsönhatásban álló tevékenységek olyan sorozata, amely bemeneteket kimenetekké alakít át minőségirányítási rendszer irányítási rendszer egy szervezet vezetésére és szabályozására, a minőség szempontjából nemmegfelelőség (eltérés) egy követelmény nem teljesülése szervezet az üzemeletető szervezete vezetőség vezetői feladatot ellátó személyek

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 8/20 2. verzió 3. TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK BESZERZÉSÉNEK MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSA 3.1. Előkészületek a beszerzésre 3.1.1. Felelősségek a) Az engedélyes biztosítja, hogy a beszerzett termékek és szolgáltatások megfelelnek az előírt követelményeknek, a specifikációnak megfelelően működnek, és a kiválasztott szállítók elfogadható termékeket és szolgáltatásokat biztosítanak szerződéses kötelezettségeik teljesítése során. (Az atomerőműre vonatkozóan a kérdéskörrel kapcsolatban lásd még az NBSZ 2. kötet 3.006. pontját, kutatóreaktorok vonatkozásában az NBSZ 5. kötet 3.030. pontját és a tárolólétesítmények vonatkozásában az NBSZ 6. kötet 3.033 pontját.) Az engedélyes megbízást adhat más szervezetnek a beszerzési tevékenységekre, de felelőssége megmarad ezen tevékenységek megfelelőségéért. b) A beszerzési folyamatot, tevékenységeket úgy szabályozzák és úgy végzik, hogy azok megfeleljenek a hatósági előírásoknak, a szabályzatok, szabványok és specifikációk előírásainak a termékek és szolgáltatások tervezése, gyártása, szerelése és üzemeltetése során. c) Az engedélyes, minőségirányítási rendszerén belül az NBSZ 2. kötet, illetve az NBSZ 5. vagy a 6. kötet 3. fejezet követelményeinek megfelelő beszerzési rendszert hoz létre. A beszerzési rendszeren belül: biztosítják, hogy a szállítónak adott információ világos, tömör, egyértelmű, teljesen leírja a kívánt terméket vagy szolgáltatást, és tartalmazza a műszaki és minőségirányítási követelményeket, meggyőződnek arról, hogy a szállító alkalmas a specifikáció szerinti termékeket és szolgáltatásokat szállítani, ideértve bármiféle pótalkatrész biztosítását is (ez a kiválasztás alapja), figyelik a szállítókat, és igazolják azt, hogy azok folyamatosan megfelelő színvonalon teljesítenek, meggyőződnek arról, hogy a termékek és szolgáltatások megfelelnek a rendelési dokumentáció követelményeinek, valamint az elvárásoknak megfelelően működnek,

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 9/20 2. verzió szükség esetén biztosítják, hogy a megfelelőség dokumentumai rendelkezésre állnak a nukleáris létesítmény telephelyén, mielőtt a termékek vagy eljárások felszerelésre vagy használatra kerülnek, kijelölik a kapcsolatot tartó személyt minden, a szállítóval kapcsolatos szerződéshez, biztosítják, ha szükséges, hogy az engedélyes és a szállítók, valamint a különböző szállítók között a szállítási határok rögzítésre kerüljenek annak biztosítására, hogy az alapvető határidőket betartsák, a vezetőség figyelemmel kíséri a beszerzési folyamatokat. A Függelék példát mutat be termékek és szolgáltatások tipikus beszerzési folyamatára. 3.1.2. Osztályba sorolás a) A nukleáris biztonságot alapvető szempontként veszik figyelembe azon termékek, szolgáltatások és folyamatok azonosításánál, amelyekre minőségirányítási követelmények vonatkoznak. Az osztályba sorolásnál az egyes termékek, szolgáltatások vagy folyamatok nukleáris biztonság alapján mérlegelt jelentőségére alapozott, differenciált szemléletet alkalmaznak. Az osztályba sorolást úgy alakítják ki, hogy az tükrözze a konkrét minőségirányítási követelmények alkalmazásában tervezett és elfogadott különbségeket. b) Ezt a differenciált szemléletet alkalmazzák a teljes beszerzési körben. c) Az alábbi rendelési követelményekre állapíthatók meg fokozatok: követelmények a szállító felmérésére, értékelésére és minősítésére, a rendelési specifikáció alkalmazási területe és a részletek mélysége, a szállító minőségterveinek szükségessége és azok alkalmazási területe, az engedélyes által végrehajtott ellenőrzési, felügyeleti és audittevékenységek terjedelme, azon dokumentumok köre, melyeket jóváhagyásra be kell nyújtani, valamint a szolgáltatandó jegyzőkönyvek,

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 10/20 2. verzió az átadásra kerülő vagy megőrzendő dokumentáció terjedelme. Az osztályba sorolásra vonatkozó további ajánlásokat a 2.1. (5.2.1., 6.2.1.) útmutató tartalmazza. 3.2. A beszerzési feltételek összeállítása 3.2.1. Általános ajánlások a) A termékek és szolgáltatások beszerzési dokumentumaiban meghatározzák az alkalmazható hatósági követelményeket, tervezési alapadatokat, szabványokat és specifikációkat, valamint a műszaki megfelelőséghez szükséges más követelményeket. Ezeket mellékelik a beszerzési dokumentációhoz vagy hivatkoznak azokra. Az atomerőműre vonatkozóan a kérdéskörrel kapcsolatban lásd még az NBSZ 2. kötet M.058. pontját. b) Annak érdekében, hogy a termékről vagy szolgáltatásról pontos és egyértelmű specifikáció álljon rendelkezésre, az engedélyes minden érintett szervezeti egysége részt vesz a rendelési dokumentumok összeállításában. 3.2.2. A rendelés tartalma A beszerzési dokumentáció a következőket tartalmazza: a feladat részletes leírását, műszaki követelményeket, ellenőrzési és vizsgálati követelményeket, bejárás lehetőségének biztosítását a szállító telephelyére, a minőségirányítási előírás megválasztását, dokumentációs követelményeket, nyilvántartási követelményeket, a dokumentációátadás ütemezését, a nemmegfelelőség jelentését, alvállalkozók ellenőrzését, az engedélyes által szállított termékeket és szolgáltatásokat.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 11/20 2. verzió A feladat részletes leírása A szállító által végzendő feladatot részletesen leírják ideértve a más munkákhoz csatlakozó szállítási határokat oly módon, hogy az igény világosan érthető legyen, és a lehetséges szállítók az előírt termékeket és szolgáltatásokat képesek legyenek szállítani. Műszaki követelmények Azokat az információkat, melyeket a lehetséges szállítók igényelnek ahhoz, hogy a munkát képesek legyenek elvégezni, műszaki dokumentációkra hivatkozva adják meg. Ezek tartalmazhatnak szabályzatokat, specifikációkat, hatósági követelményeket, szabványokat, tervezési alapadatokat, rajzokat, eljárásokkal szemben támasztott követelményeket, a termékek, eljárások vagy folyamatok engedélyezésével vagy minősítésével kapcsolatos szükséges követelményeket. Az engedélyes igényelheti, hogy a szállító személyzete rendelkezzen speciális minősítéssel, hogy bizonyos műszaki követelményeket teljesíthessen, pl. hegesztés, ellenőrzés és vizsgálat, hőkezelés területén. Tartalmazhat követelményeket az üzemi viselkedésre, a gyártásra, raktározásra, kezelésre, csomagolásra, átadásra vonatkozóan, illetve követelményeket a szerelésre és a működésre. A műszaki követelményeket olyan részletességgel célszerű megadni, hogy ha minden előírt követelmény teljesül és a teljesülés igazolható, akkor a szállított termék vagy szolgáltatás alkalmas lesz a tervezett célú felhasználásra. Az atomerőműre vonatkozóan a kérdéskörrel kapcsolatban lásd még az NBSZ 2. kötet 3.007. pontját, kutatóreaktorok vonatkozásában az NBSZ 5. kötet 3.031. pontját és a tárolólétesítmények vonatkozásában az NBSZ 6. kötet 3.034 pontját. Ellenőrzési és vizsgálati követelmények Ha a termékek ellenőrzése vagy vizsgálata szükséges, azt a beszerzési dokumentációban előírják. Például szükség lehet olyan minősítő vizsgálatokra, mint szeizmikus vagy klímavizsgálatok. Azonban a szállító felé megadott vizsgálati követelményspecifikáció nem mentesíti a szállítót a felelősség alól, hogy olyan vizsgálati követelményeket alkalmazzon, melyek szükségesek a termék minőségének biztosításához. A termék tervezett felhasználási területét figyelembe véve szükséges lehet, hogy az engedélyes további vizsgálatokat írjon elő, annak bizonyítására, hogy az előírt szabályzatoknak, szabványoknak az megfelel. A specifikáció az alkalmazott előírással kapcsolatos átvételi kritériumokat is tartalmaz, amennyiben azok meghatározhatók. A gyártási eljárás bizonyos szakaszaiban az engedélyes visszatartási és ellenőrzési pontokat írhat elő. Az ellenőrzési és vizsgálati tevékenységeket a szállító részletezi.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 12/20 2. verzió Bejárás biztosítása a szállító telephelyére A beszerzési dokumentációban rögzítik a szabad bejárás lehetőségének biztosítását a szállító telephelyeire ellenőrzések, auditok, megfigyelés stb. céljára. Ezeket a tevékenységeket végezheti az engedélyes vagy más, általa meghatalmazott fél. Ezen tevékenység alvállalkozókra történő kiterjesztésével jelen pont Az alvállalkozók ellenőrzése szakasza foglalkozik. A minőségirányítási követelmények megválasztása a) Azokat a minőségi előírásokat, amelyeknek meg kell felelni, világosan meghatározzák a beszerzési dokumentációban. Ha az engedélyes nemzeti vagy nemzetközi minőségirányítási szabványt óhajt választani, értékelést végez annak meghatározására, szükséges-e kiegészítő követelményeket előírni annak érdekében, hogy a minőségre vonatkozó előírások teljesüljenek. Ha nemzetközi előírásokat választanak, akkor figyelmet fordítanak arra, hogy a fakultatív pontok helyesen kerüljenek kiválasztásra. b) Azokat a dokumentumokat, melyekkel kapcsolatban az engedélyes azt kívánja, hogy azokat a szállító jóváhagyásra vagy észrevételezés céljából benyújtsa, világosan meghatározzák a beszerzési dokumentumokban. Tipikus dokumentumok, melyek jóváhagyása szükséges lehet: tervdokumentáció, ellenőrzési és vizsgálati jegyzőkönyvek, gyártási és vizsgálati eljárások, karbantartási eljárások, kézikönyvek és a szállító minőségirányítási rendszere. A következő kritériumok megfontolandók annak megválasztásakor, hogy ki hagyja jóvá a dokumentumokat: melyik fél felelős a tervezésért, a szállítók, illetve alvállalkozók lehetőségei és felelőssége a szállítói láncban. c) A szállítóval a szerződés megkötése előtt közölik a nyilvántartásokkal (beleértve az anyagmintákat is) kapcsolatos igényeket. Ezt legcélszerűbben egy átadási ütemterv megadásával vagy igénylésével lehet elérni, részletezve a szállító minden kötelezettségét. Utasításokat adnak a szállítóknak és az alvállalkozóknak a vizsgálati jegyzőkönyvek megőrzésére vagy átadására. Ezek tartalmazzák azokat a jegyzőkönyveket, melyekre az engedélyesnek azért van szüksége, hogy meggyőződjék, a termékek vagy szolgáltatások megfeleltek vagy meg fognak felelni a követelményeknek. A szállító kötelezettségeit a jegyzőkönyvek megőrzésével és karbantartásával kapcsolatban is előírják. További ajánláso-

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 13/20 2. verzió kat a nyilvántartási követelmények teljesítéséről a 2.2. (5.2.2., 6.2.2.) útmutató tartalmaz. d) Világos utasítást adnak a szállítónak, hogy a kívánt dokumentumokat és jegyzőkönyveket mikor adja át. Az átadás ütemezésénél figyelembe veszik a visszatartási és ellenőrzési pontokat, fő eseményeket, dokumentációátadásokat és az eljuttatáshoz szükséges időtartamokat. A nemmegfelelőségek kezelése A nemmegfelelőségek kezelésével kapcsolatos kötelezettségeket a beszerzési dokumentációban fogalmazzák meg. Gondoskodnak arról, hogy a szállító tisztában legyen a nemmegfelelőségek kezelésének eljárásaival. Az alvállalkozók ellenőrzése Hacsak az engedélyes másképpen nem dönt, a szállító felelős az alvállalkozók ellenőrzéséért. Ezért, ha alvállalkozói szerződések jönnének létre, a szállítót célszerű figyelmeztetni, írja elő szerződésben a bejárás lehetőségének biztosítását az alvállalkozó telephelyeire. A szállító az alvállalkozóktól olyan, a minőségre vonatkozó előírásokat követel meg, melyek összhangban állnak a szállított termék vagy szolgáltatás fontosságával. Ez magában foglalhatja például az alvállalkozók teljesítményértékelésének felelősségét. Az engedélyes által biztosított termékek és szolgáltatások Az engedélyes előírja az általa a szállítónak biztosított termékek raktározási, ellenőrzési és karbantartási követelményeit. 3.2.3. A beszerzési dokumentáció ellenőrzése, jóváhagyása és módosítása a) Az engedélyes meghatározza a felelősségeket a beszerzési dokumentáció ellenőrzéséért és jóváhagyásáért. A beszerzési dokumentációt kibocsátás előtt ellenőrzik, majd jóváhagyják annak biztosítására, hogy az minden követelményt tartalmaz, és összhangban van az előírt követelményekkel, az engedélyes belső szabályozásával és a hatósági előírásokkal. b) A beszerzési dokumentáció módosítását szabályozott körülmények között végzik. Jóváhagyás előtt a változtatásokat ellenőrzik, nincs-e azoknak káros hatása más szerkezetekre, rendszerekre vagy elemekre a létesítményben. A szállítót vagy lehetséges szállítót értesítik a jóváhagyott módosításokról. A beszerzési dokumentáció módosítását ugyanolyan szinten ellenőrzik, mint az eredeti dokumentumot. További ajánlásokat

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 14/20 2. verzió a dokumentáció módosítására vonatkozó követelményeinek teljesítésére a 2.2. (5.2.2., 6.2.2.) útmutató tartalmaz. 3.3. A szállítók kiválasztása 3.3.1. Általános ajánlások A szállítók kiválasztásánál a beszerzési dokumentáció követelményeivel összhangban álló termékek és szolgáltatások szállítására való képességet, alkalmasságot vizsgálják. 3.3.2. A kiválasztási eljárás a) Az engedélyes írott kritériumokat használ a szállítók kiválasztásához. Kijelölik a szállítók alkalmasságának meghatározásáért felelősöket. Ez szükségessé teheti egy vagy több szervezeti egység bevonását, pl. a tervezését, szerelését, gyártásét, üzemeltetését és karbantartásét, beszerzését vagy a minőségirányításét, a beszerzendő termék vagy a szolgáltatás jellegétől függően. b) A lehetséges szállítók értékelési módszereit és az értékelés eredményét dokumentálják. Ez a következőket tartalmazza: a szállító múltbeli teljesítményének értékelését megfelelően működő termékek alapján, például - a lehetséges szállító azonos vagy hasonló termékeivel és szolgáltatásaival kapcsolatos felhasználói tapasztalatokat, - a termék korábbi beszerzése és üzemeltetése során összegyűlt dokumentáció átvizsgálását, - a rendelt termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó olyan múltbeli adatokat, amelyek jellemzőek a szállító jelenlegi képességeire. Ha nem áll rendelkezésre tapasztalat, a szállítótól megkövetelik, hogy adjon információt egy hasonló termékről vagy szolgáltatásról jelenlegi lehetőségeinek bizonyítékául. a szállító minőségirányítási rendszerének értékelését. Az értékelés során figyelembe vehető a tevékenységi terület egy harmadik fél által történt tanúsítása is. a szállító képességeinek felmérését telephelyeinek és személyzetének, valamint minőségirányítási rendszere működésének értéke-

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 15/20 2. verzió lése alapján. A 2.5. (5.2.5., 6.2.5.) útmutató nyújt további ajánlásokat az értékeléshez. a szállító jelenlegi minőségirányítási dokumentációjának objektív értékelését olyan dokumentált mennyiségi és minőségi információk alapján, mint statisztikai feljegyzések vagy más jegyzőkönyvek, melyek a szállító teljesítményét bizonyítják. a szállító képességeinek értékelését a folyamatban lévő gyártásból származó minták vizsgálatával. c) A lehetséges szállítók első szűrése után a beszerzési dokumentációt átadják a potenciális szállítóknak, megadva a tenderek benyújtási határidejét és azt, hogyan kerül sor a kérdések megválaszolására és felvilágosítás nyújtására (pl. találkozók, bemutatók és/vagy gyártóművi szemlék keretében). 3.4. Az ajánlatok értékelése és a szerződés odaítélése 3.4.1. Értékelés a) A lehetséges szállítók benyújtott ajánlatait logikus módszert követve ellenőrzik azért, hogy meggyőződjenek, megfelelnek-e a beszerzési dokumentáció követelményeinek. b) A szállítók kiválasztása csoportmunkában történik, bevonva azokat a szervezeti egységeket, melyek felelősek a műszaki és beszerzési tevékenységért. Az értékelést végrehajtó csoport nagyságát a megrendelendő termék vagy szolgáltatás összetettsége és terjedelme határozza meg. 3.4.2. Odaítélés A szerződés odaítélése a szállító azon képességén alapul, hogy meg tud felelni a beszerzési dokumentáció követelményeinek. Minden lépést, mely az ajánlatok értékelése során történik, dokumentálnak, ideértve a szerződés odaítélésének alapját is. 3.5. A szállító teljesítményének értékelése 3.5.1. Az engedélyes és a szállító koordinálása a) Az engedélyes megfigyeli, értékeli és igazolja a szállító teljesítését a beszerzési dokumentumok követelményeihez viszonyítva. Ezt végezheti

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 16/20 2. verzió az engedélyes, kijelölt képviselője vagy más, az engedélyes által kijelölt szervezet. Ezen tevékenységet úgy végzik, hogy az biztosítsa: az engedélyes és a szállító kölcsönös egyetértését a specifikáció és a beszerzési dokumentumok tartalmáról, a szállító azonosítsa azokat a tervezési módszereket és eljárásokat, melyeket a beszerzési dokumentumok követelményeinek kielégítésére alkalmaz, a beszerzési dokumentumok követelményeinek teljesítése során keletkezett vagy feldolgozott dokumentumok felülvizsgálatát, a tapasztalatok visszacsatolását rendelő és szállító között, az információ változásának azonosítását és feldolgozását, az engedélyes és a szállító közötti dokumentált információcsere módszerének kidolgozását, A fenti tevékenységek alapul szolgálnak a szállítók jövőbeli kiválasztásánál. b) Az engedélyes a termékek vagy szolgáltatások összetettségétől függően kezdeményezi a szerződés odaítélése előtti és utáni tevékenységeket. Ezek a tevékenységek történhetnek tárgyalások útján vagy egyéb kommunikációs módszerekkel annak érdekében, hogy az engedélyes és a szállító között kölcsönös egyetértés alakuljon ki az alábbi kérdésekben: a beszerzési dokumentáció követelményei, az engedélyes szándéka a szállító teljesítményének megfigyelésére és értékelésére, a tervezés, gyártástechnikák, vizsgálatok, ellenőrzések és eljárások, melyeket a szállító alkalmaz a beszerzési követelmények kielégítésére. c) Az engedélyes a lehető legkorábban kijelöli a beszerzési folyamatban a bejelentési pontokat. Ezeket az engedélyes, illetve a szállító dokumentálja és egyezteti. d) Az odaítélés előtti és utáni kommunikáció terjedelme függ a termék egyedi jellegétől, összetettségétől, az egyazon szállítónak feladott rendelések gyakoriságától és a hasonló termékek és szolgáltatások szállításának múltbeli tapasztalataitól.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 17/20 2. verzió 3.5.2. Dokumentumok benyújtása, felülvizsgálata és jóváhagyása Az engedélyes által jóváhagyandó dokumentumokat a szállító elküldi az engedélyesnek. Az erre kijelölt személyzet felülvizsgálja a beszerzési dokumentumok követelményeinek teljesítését. Ellenőrzés után az engedélyes meghatalmazott képviselői jóváhagyják ezeket, vagy visszautasítják és viszszaküldik a szállítónak. 3.5.3. Gyártóművi ellenőrzés és vizsgálat a) A szállító gyártóművében az ellenőrzési és vizsgálati tevékenység a beszerzési dokumentumok követelményeivel összhangban történik. Ez nem menti fel a szállítót elfogadható termékek és szolgáltatások szállításának felelőssége alól. b) Ha a gyártóművi ellenőrzés és vizsgálat egy alvállalkozó telephelyén történik, az alvállalkozó tevékenysége ellenőrzésének felelőssége akkor is a szállítóé marad. 3.5.4. Az ellenőrzési és vizsgálati tevékenységek jelentése A termékek kibocsátásának megkönnyítése érdekében az egyeztetett ellenőrzések és vizsgálatok eredményeit jelentik az engedélyesnek vagy képviselőjének, hogy összevethessék azokat a beszerzési követelményekkel. 3.5.5. A nemmegfelelőségek kezelése A beszerzési eljárás során feltárt nemmegfelelőségeket a 2.2. (5.2.2., 6.2.2.) útmutató figyelembevételével kezelik. Az engedélyes által feltárt nemmegfelelőségeket azonnal közölik a szállítóval, hogy az feldolgozhassa saját nemmegfelelőség-kezelési rendszerében. 3.6. A termékek és szolgáltatások átvétele 3.6.1. A termékek bejövő ellenőrzése A termékeket és a hozzájuk tartozó dokumentációt, beleértve az alapanyagbizonylatokat (ahol ez alkalmazható) rögtön a beérkezés után ellenőrzik annak igazolására, hogy azok az előírt követelményeknek megfelelnek. A beszerzési dokumentumok másolatait hozzárendelik a beérkezett árukhoz, és értesítik a beszerzésért felelős szervezetet a termékek beérkezéséről. Meghatározzák a bejövő ellenőrzés kívánt szintjét, amely változhat a termék összetettsége, biztonságra gyakorolt hatása, a gyártóműben folytatott ellenőrzés, valamint a szállító korábbi teljesítménye függvényében. Bármely nem meg-

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 18/20 2. verzió felelő terméket, melyet a bejövő ellenőrzés során találnak, a 2.2. (5.2.2., 6.2.2.) útmutató szerint kezelnek. A 2.4. (5.2.4., 6.2.4.) útmutató tartalmaz további ajánlásokat a termékek és szolgáltatások elfogadás céljából történő ellenőrzéséről és vizsgálatáról. 3.6.2. A termékek kiadása A termékeket a létesítményben addig nem adják ki szerelésre vagy felhasználásra, amíg az összes ellenőrzés megfelelő eredménnyel be nem fejeződött, és az összes előírt dokumentáció (pl. alapanyag-bizonylatok) meg nem érkezett, ill. ellenőrzésre nem került. 3.6.3. A termékek beépítés utáni kipróbálása Ha egy termék megfelelőségét nem lehet kielégítő módon igazolni annak egy berendezésbe történő beszerelését megelőzően, akkor a szerelést végző személyzetnek átadják a beszerzési dokumentumokban szerepelő követelményeket, és a tesztelésre vonatkozó utasításokkal látják el őket. A szállítónak lehetőséget adnak a szerelés után házi vizsgálatok végrehajtására, mielőtt felajánlja a terméket az engedélyesnek elfogadásra. 3.6.4. A szolgáltatások átvétele A szolgáltatások elfogadásának kritériumait a rendelési dokumentumokban határozzák meg, és a tevékenységeket figyelemmel kísérik. A megfelelőséget pl. üzemi mérésekkel, ellenőrzési és vizsgálati jegyzőkönyvekkel lehet bizonyítani. Az átvételi ellenőrzési és vizsgálati jegyzőkönyveket felhasználják a szállító teljesítményének figyelésére és értékelésére. 3.7. Kereskedelmi minőségű termékek a) Bizonyos termékeket, sőt teljes rendszereket megfelelő minőségi háttérrel kereskedelmi forgalomban is be lehet szerezni. A beszerzési dokumentumok a katalógusok és szállítói előírások alapján annyi információt tartalmaznak, ami lehetővé teszi a megfelelő termék szállítását. Minden fontos műszaki adatot és vizsgálati információt beszereznek. Ezeknél a termékeknél szükség lehet bizonyító elemzésre vagy vizsgálatra, annak igazolására, hogy a termék a tervezett célra felhasználható. b) Ha egy kereskedelmi minőségű terméket bármilyen biztonsági funkció betöltésére javasolnak, alapos műszaki értékelést végeznek a termék összetettségétől és annak a biztonságra gyakorolt hatásától függően.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 19/20 2. verzió Ezen funkció betöltéséhez szükséges kritikus jellemzőket az átvételi kritériumok közé sorolják a beszerzési dokumentációban. 3.8. Pótalkatrészek beszerzése A létesítmény vezetősége igényelheti pótalkatrészek beszerzését a termékekhez az eredeti termékek beszerzésének időpontjában. Ilyenkor a pótalkatrészekkel szemben is az eredeti minőségre vonatkozó követelményeket támasztják, kiegészítve további követelményekkel, a hosszú időtartamú tárolás alatti védelem biztosítására. A pótalkatrészek mennyiségének meghatározásánál az alábbi szempontokat veszik figyelembe: a meghibásodásra hajlamos termékek száma és a biztonságra gyakorolt hatása, a gyártási eljárás különleges jellege, mely kizárhatja az újragyártást, a jelenleg alkalmazott pótalkatrészek szállítási bizonytalansága, a feltételezett szállítási határidők és eltarthatóság, késedelmek pótalkatrészek más országokból történő szállítása miatt, elszigeteltség a minősített gyártóktól.

2.6., 5.2.6., 6.2.6. sz. útmutató 20/20 2. verzió Függelék PÉLDA A TERMÉKEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK BESZERZÉSÉNEK TIPIKUS FOLYAMATÁRA FELELŐS SZERVEZET SZÁLLÍTÓ 1. A beszerzési követelmények előkészítése A beszerzési követelmények előkészítése 2. A lehetséges szállítók értékelése A lehetséges szállítók értékelése A szállítók első szűrése Beszerzési specifikáció Az ajánlatok értékelése Az ajánlatok benyújtása 3. A szerződés odaítélése A szerződés odaítélése 4. A szállító tevékenységének értékelése Kölcsönös megállapodás az előírásokról és a szállítási terjedelemről Kölcsönös megállapodás az előírásokról és a szállítási terjedelemről A beszerzési eljárás meghatározása és tervezése, beleértve az ellenőrzést és vizsgálatokat A szállítói dokumentáció és a tervek felülvizsgálata és jóváhagyása, beleértve az ellenőrzést és vizsgálatokat Dokumentáció benyújtása ellenőrzésre és jóváhagyásra A beszerzési eljárás ellenőrzése, értékelése és jóváhagyása A szerződés teljesítése (gyártás, ellnőrzés, vizsgálat, a dokumentáció átadása) Megállapodás a nem-megfelelőségekről A nem-megfelelőségek kezelése 5. A termékek és szolgáltatások átvétele Bejövő ellenőrzés A termékek és nyilvántartások átadása az Engedélyesnek A minőséggel kapcsolatos dokumentáció ellenőrzés A termék átadása használatra vagy szerelésre