Neszmély Község Polgármesteri Hivatala F O L Y A M A T B A É P Í T E T T, E L Ő Z E T E S, U T Ó L A G O S É S V E Z E T Ő I E L L E N Ő R Z É S ( F E U V E ) S Z A B Á L Y Z A T A 2011. december 20. Elfogadásra került a /2011. (II. 19.) Kt. sz. határozattal 1
Neszmély Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerét (továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló 1992. évi VIII. Törvény, (továbbiakban: Áht.), illetve az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(II.19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) alapján a következők szerint határozom meg. Általános rész Az Áht. Alapján, a költségvetési szerv vezetője 1, a Polgármesteri Hivatal jegyzője felelős: a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben foglaltaknak, és az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, b) a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, c) a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, d) a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, e) a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének és az annak részét képező belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért, és f) a szakmai és pénzügyi monitoring rendszer folyamatos működtetéséért, a tervezési, beszámolási, valamint a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért. Az államháztartási kontrollok rendszere 2 120. (1) Az államháztartási kontrollok alapvető célja az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás. (2) Az államháztartás kontrollja - mely kiterjed az államháztartás valamennyi alrendszerére - külső ellenőrzés és államháztartási belső kontrollrendszerek keretében történik. 120/A. (1) Az államháztartás külső ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat az Állami Számvevőszék látja el, melynek feladatait, hatáskörét és szervezetét külön törvény állapítja meg. A belső kontrollrendszer 121. (1) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat: 1 Áht. 94., Ötv. 36. 2 Áht. III. fejezet 120., 120/A., 120/B. 2
a) a költségvetési szerv a működése és gazdálkodása során a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a 91. (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel összhangban hajtsa végre, b) teljesítse az elszámolási kötelezettségeket, és c) megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. (2) A költségvetési szerv belső kontrollrendszeréért a költségvetési szerv vezetője felelős, aki köteles - a szervezet minden szintjén érvényesülő - megfelelő a) kontrollkörnyezetet, b) kockázatkezelési rendszert, c) kontrolltevékenységeket, d) információs és kommunikációs rendszert, és e) monitoring rendszert kialakítani, működtetni és azok megfelelő működését folyamatosan nyomon követni, vizsgálni. (3) A költségvetési szerv vezetője a 49. (5) bekezdés t) pontja alapján a külön jogszabályban meghatározottak szerint köteles nyilatkozatban értékelni a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének minőségét. 121/A. (1) A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. (2) A belső kontrollrendszernek biztosítania kell, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal és a 91. (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség), b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. (3) A belső kontrollrendszer egyes elemeinek tartalmát a Kormány rendeletben szabályozza. (4) A költségvetési szerv belső kontrollrendszerének keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE) az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága, c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. (5) A (2) bekezdés a), c) és d) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. 3
A FEUVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalon belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi-irányítási és ellenőrzési rendszer. Olyan szabályzatokat kell kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a Polgármesteri Hivatalon belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését, (költségvetési tervezés, kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumai) - az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontjából történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, - a gazdasági események elszámolásának (könyvvezetés és beszámolás) kontrollját. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy: - a Polgármesteri Hivatal valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan. Az ellenőrzési jogosítványokra, az utasítási jogok gyakorlására és a beszámoltatásra a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-e tartalmaz rendelkezéseket. A gazdálkodási jogkörök szabályozása A kötelezettségvállalás, utalványozás és érvényesítés szabályait az Ámr. V. fejezte Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés és Neszmély Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzata 1. fejezete alapján a gazdasági szervezet Ügyrendje és a minőségügyi rendszer gazdálkodási szabályzata határozzák meg. A kötelezettségvállalásra, érvényesítésre, utalványozásra és ellenjegyzésre, teljesítés igazolására jogosultak jegyzékét a Hivatal Pénzkezelési Szabályzata, illetve a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés és szakmai igazolás szabályozása mellékletei tartalmazzák. A kötelezettségvállalásokról folyamatos és naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért felelős a Gazdálkodási ügyintéző. A fentiekben említett szabályozásokon túlmenően a FEUVE rendszerénél az alábbi három önálló szabályzatot is figyelembe kell venni: 4
I. Ellenőrzési Nyomvonal II. Kockázatkezelés kialakítása III. Szabálytalanságok Kezelésének Eljárásrendje (SzMSz melléklete) A BELSŐ KONTROLLRENDSZER KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE 3 155. (1) A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, valamint az annak részét képező belső ellenőrzést. A belső kontrollok kialakítása során a költségvetési szerv vezetője figyelembe veszi az államháztartásért felelős miniszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet. (2) A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. (3) A belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat. (4) A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. KONTROLLKÖRNYEZET 156. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben a) világos a szervezeti struktúra, b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, d) átlátható a humánerőforrás-kezelés. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. (3) A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely - a fejezetet irányító szervek kivételével - a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. KOCKÁZATKEZELÉS 157. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. 3 Ámr. 155-160. 5
(4) A szervezet működésében rejlő kockázatos területek kiválasztását az államháztartásért felelős miniszter által kiadott, kötelező erővel nem rendelkező módszertani útmutató segíti. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 158. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a költségvetési szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 159. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. MONITORING 160. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. (2) A költségvetési szerv monitoring rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. Jóváhagyta: Neszmély, 2011.12. 20. Janovics István Polgármester László Ferenc Jegyző 6
Neszmély Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala A KONTROLL KÖRNYEZET FELMÉRÉSE 2011. évben Környezeti tényezők 1. A szervezet ellenőrzöttsége 1.1. A FEUVE szabályozása, az ellenőrzési nyomvonal kidolgozása megtörtént-e? Változás Igen Nem Megjegyzés* 1.2. Külső szervek ellenőrzésére sor került-e? 1.3. Jelentős intézkedések voltak-e az ellenőrzések megállapításai alapján? 2. Szervezeti változások 2.1. A külső környezet (gazdasági-politikai) változása befolyásolta-e a szervezet működését? 2.2. A szervezeti felépítés módosult-e? 2.3. A feladatellátásban történt-e változás (pl. új feladatok belépése)? 3. Személyi változások 3.1. Sor került-e vezető váltásra? 3.2. Az ügyintézők személye változott-e? 3.3. A munkatársak felkészültségében történt-e változás (iskolai végzettség, szakképesítés)? *= Rövid szöveges indoklás, évszám stb. 7
Neszmély Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Folyamat megnevezése folyamat szabályozottsága KOCKÁZATELEMZÉS 2011. év Kockázati tényezők (1-5 pont) folyamat kontroll rendszere (FEUVE) emberi erőforrás ellenőrzések gyakorisága, megállapítások jogszabályi kötelezettség vagy az előző ellenőrzés alapján Stratégiai terv szerinti prioritás (0 vagy 5) Összes pontszám, értékelés* 1. Költségvetési tervezés 2 2 3 2 2 5 16 K 2. Szabályzatok elkészítése, aktualizálása 3. Erőforrásokkal való gazdálkodás 3.a) A működési előirányzat felhasználása 3.b) A felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása 4. Pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek műkö-dése aláírási jogok gyakorlása (bank, pénztár) 5. FEUVE szabályozottsága és működése 6. A saját bevételek tervezése, teljesítése 7. Állami támogatások felhasználása, elszámolása 8. Bizonylati rend és bizonylatkezelés 3 2 2 2 3 5 17 K 1 2 2 1 2 1 9 A 1 3 3 2 1 5 15 K 1 2 2 2 1 1 9 A 2 2 3 2 2 5 16 K 2 2 2 2 1 1 10 A 1 1 2 2 1 1 8 A 2 2 3 2 2 5 16 K 1 2 2 1 1 1 8 A 9. Leltározási tevékenység 2 3 3 2 2 1 13 K 10. A selejtezési tevékenység 1 2 3 2 1 1 10 A 11. Vagyongazdálkodás, vagyonváltozás 12. A féléves beszámolási kötelezettség 13. Az éves beszámolási kötelezettség 14. Pályázatok, pályázati elszámolások 15. Adott támogatások elszámolása 2 1 3 1 2 1 10 A 1 2 2 2 1 1 9 A 1 2 2 2 1 1 9 A 2 2 3 3 2 5 17 K 2 2 2 1 1 1 9 A 16. Közbeszerzések ellenőrzése - - - - - - - - 17. Ügyiratkezelés 2 2 3 2 3 5 17 K 18. Élelmezéssel kapcsolatos feladatok ellátása 2 1 3 2 2 1 11 A *= Ha az összes pontszám 5-12 pont alacsony, 13-20 pont közepes, 21-30 pont magas a folyamat kockázatossága. 8