A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJÉRŐL SZÓLÓ SZABÁLYZATA BUDAPEST 2013 (2016. április 23. napjától hatályos változat)
A Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem, BGE, Intézmény) Szenátusa az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. -ának, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. (4) bekezdése alapján a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbiak szerint határozza meg. A szabályzat célja és hatálya 1. (1) Jelen szabályzat célja, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően meghatározza az Egyetem szabálytalanságok kezelése rendjének alapelveit és eljárási szabályait, annak érdekében, hogy az Egyetem működésével kapcsolatban felmerülő szabálytalanságok kezelése egységes rendszerben történjen, a felelősség megállapítható legyen, a szükséges intézkedések foganatosítása megtörténhessen. (2) A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, továbbá az ezekkel közalkalmazotti vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. A szabálytalanságok fogalma, csoportosítása 2. (1) A szabálytalanság valamely hatályos jogszabály, belső szabályzat (a továbbiakban együtt: szabályozások) szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett olyan tevékenység vagy mulasztás, amely az államháztartás működési rendjét, a költségvetési-, illetve vagyongazdálkodást, az állami feladatellátás bármely tevékenységét sérti vagy veszélyezteti. (2) Szabálytalanságok az elkövetés módja szerint különösen: a) szándékosan okozott szabálytalanságok büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.), b) gondatlanságból okozott szabálytalanságok korrigálható kisebb mulasztás vagy hiányosság (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság). (3) A szabálytalanság gyakoriságát tekintve: a) egyszeri, b) ismétlődő, c) rendszeres (legalább három alkalommal elkövetett szabálytalanság). (4) A szabálytalanságok lehetséges típusaira vonatkozó példálózó jellegű felsorolást a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. 2
A szabálytalanságok megelőzésével és kezelésével kapcsolatos felelősség 3. (1) A szabálytalanságok megelőzése és kezelése (az eljárásrend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala) az Egyetem oktatási, tudományos kutatási szervezeti egységei vonatkozásában a rektor, az Egyetem nem oktatási szervezeti egységei vonatkozásában pedig a kancellár felelőssége, akiknek e felelőssége és feladata a szervezeti struktúrában meghatározott szervezeti egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. 1 (2) A szabálytalanságok megelőzése elsősorban a szabályozottságon alapul. (3) A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok bekövetkezésének megakadályozása a Szervezeti és működési rendben meghatározott vezetők feladata és felelőssége. Ennek érdekében alapvető kötelezettségük, hogy a) a hatályos jogszabályoknak megfelelő szabályozások alapján működjön az általuk irányított szervezet, melynek érdekében a szükséges, feladatkörükhöz tartozó szabályozások folyamatos aktualizálása szükséges, b) a szabályozottságot, valamint a szabályok betartását minden vezető folyamatosan figyelemmel kísérje, c) a szervezeti egységbe tartozó dolgozók az adott területre vonatkozó hatályos jogszabályokat, szabályzatokat megismerjék, d) szabálytalanság észlelése esetén minél gyorsabban, hatékony intézkedések megtétele annak érdekében, hogy a szabálytalanság megszüntetése, a szabályozás javítása és a működés helyreállítása megtörténjen, e) a helytelen alkalmazási gyakorlat megszüntetése mellett a személyi vagy intézményi felelősség megállapításra kerüljön, a szükséges intézkedések megvalósuljanak. (4) Az Egyetem működését érintő, folyamatosan felülvizsgált és aktualizált szabályzatok az Intézmény honlapján találhatók. (5) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja: a) a megelőzés, azaz hogy hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, b) keretet biztosítson ahhoz, hogy az előírások sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, érvényesítése, az intézkedések foganatosítása hatékonyan megtörténjen, c) a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek az Intézmény belső kontrollrendszerébe. (6) A rektor és a kancellár szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos feladatát (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, nyomon követése, nyilvántartása) az 1 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 3
Egyetemen kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes vezetőkre vagy a szabálytalansági felelősre ruházhatja át. 2 (7) Az Egyetem rektora és kancellárja köteles biztosítani a szabálytalansági ügyek kivizsgálásához, illetve a szabálytalansági felelős munkavégzéséhez szükséges feltételeket. (8) A belső kontrollrendszeren belül folyamatosan vizsgálni kell a szabálytalanságok feltételrendszerének alakulását. A szabálytalansági felelős 4. (1) Jelen szabályzat alapján az intézményi szabálytalansági felelős a jogi igazgató azzal, hogy a jelen szabályzat alapján rektor vagy a kancellár által az egyes szervezeti egységek vezetőinek hatáskörébe és felelősségi körébe utalt, a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos feladatok ellátásáért a szervezeti egységek vezetői felelősek. (2) A szabálytalansági felelőst akadályoztatása esetén a rektor vagy a kancellár által kijelölt személy helyettesíti. (3) A szabálytalansági felelős a jogkövetkezményekkel járó végső döntések meghozatalában nem vehet részt, feladata a szabálytalanság gyanújára vonatkozó bejelentések, a kapcsolódó levelezések, jegyzőkönyvek összegyűjtése, a megfelelő vezetői szint felé történő továbbítása, az eljárás lefolytatásának támogatása, egyes esetekben az eljárás lefolytatása, illetve az egyes ügyek nyilvántartása. Amennyiben a szabálytalansági felelős maga vizsgálja ki az adott szabálytalansági gyanút, akkor a szabálytalansági vizsgálat jegyzőkönyvében javaslatot tehet a lehetséges szankciókra, melyek alkalmazásáról való döntést kizárólag a rektor vagy a kancellár - érintettség esetén a felettes szerv vezetője - jogosult hozni. A szabálytalanságkezelési eljárás 5. A szabálytalansági eljárásrend kialakításakor alapvető követelmény az, hogy az Egyetem minden szervezeti egységének vezetője felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szakmai és gazdálkodási szabálytalanságok a) megelőzéséért, b) feltárásáért, c) nyomon követéséért, d) dokumentálásáért, e) a felelősségre vonásért, valamint f) a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és g) megvalósításuk ellenőrzéséért. A szabálytalanságok észlelése 2 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 4
6. (1) A szabálytalanságok észlelése a belső kontrollrendszer részeként, a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) keretében történhet az Egyetem vezetői és munkatársai, az ellenőrzést végző belső és külső szervek, valamint egyéb külső személyek részéről. (2) A szabálytalanság gyanújának Egyetemen belüli észlelése esetén, a szabálytalansági gyanú előterjesztésének kötelező eleme, az azt alátámasztó adatok, bizonylatok, információk összegyűjtése és az illetékes vezető (érintettség esetén a felettes vezető) által az Egyetem szabálytalansági felelősének történő megküldése. (3) A szabálytalanság jelentésekor amennyiben a bejelentő rendelkezik információval ki kell térni arra, hogy: a) mi a szabálytalanság pontos tartalma, b) mely szabályozástól/szabályozásoktól való eltérésről van szó, c) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot, d) a szabálytalanság mely területet érint, e) milyen következményei lehetnek az Egyetemre nézve, f) van-e enyhítő körülmény (pl. váratlan esemény vagy elhárítatlan külső akadály okozta, egyszeri jelleg), g) van-e súlyosbító körülmény (ismétlődő, vagy rendszeresen visszatérő szabálytalanság), h) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló, vagy helyszíni ellenőrzés keretében merült-e fel, i) korrigálható-e a szabálytalanság, j) pénzeszközöket érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre, amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések, k) amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket, l) amennyiben nem a folyamatba épített ellenőrzés során észlelték a szabálytalanságot, vizsgálni kell, hogy a folyamatba épített ellenőrzés miért nem tárta fel a hiányosságot. m) amennyiben a bejelentő nevének elhallgatását kéri, úgy az eljárás folyamatában számára az adatainak zárt kezelését biztosítani kell, melyet csak az adott szabálytalanság kivizsgálására felállított ad-hoc bizottság (a továbbiakban: Bizottság) tagjai ismerhetnek meg. A jelentést tevő személlyel szemben nem alkalmazható semmiféle hátrányos elbánás, jelentéséért kivéve a szándékosan valótlan tartalommal megtett jelentést felelősségre nem vonható. (4) Amennyiben az Intézmény belső kontrollrendszerében (folyamatba épített ellenőrzés, vezetői ellenőrzés, dokumentum alapú ellenőrzés, stb.) olyan hiba, mulasztás feltárására kerül sor, amely a) egyértelműen nem jár sem költségvetési kihatással, b) sem reputációs kockázattal, továbbá c) az adott folyamat célját, a végrehajtás határidejét nem veszélyezteti és mindemellett d) a munkafolyamatokba építetten, a folyamat felelőse által javítható 5
a folyamatban érintett szervezeti egység vezetőjének írásban és haladéktalanul fel kell hívnia a folyamat felelősét a feltárt hiba késedelem nélküli javítására. (5) A vezető feladata a szabálytalanság kivizsgálása, és amennyiben saját hatáskörben megoldható, a megszüntetéshez, felelősség megállapításhoz és érvényesítéshez szükséges intézkedések megtétele figyelemmel a vonatkozó jogszabályokra. (6) A szabálytalanságról értesített, vagy a szabálytalanságot észlelő vezető, ha úgy ítéli meg, hogy az saját hatáskörben nem szüntethető meg, vagy a felelősség saját hatáskörben nem állapítható meg, akkor köteles írásban értesíteni a szervezeti hierarchiában felette álló vezetőt, mellékelve a dokumentumokat és csatolva az ügyre vonatkozó véleményét, kivizsgálásra vonatkozó javaslatot. (7) Amennyiben a szabálytalansági ügyben egyértelműen érintett a szabálytalansági felelős, akkor a rektort vagy a kancellárt a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek) figyelembe vételével kell közvetlenül értesíteni. 3 (8) A rektor vagy a kancellár egyértelmű érintettsége esetén az Egyetem felettes szervének vezetőjét kell haladéktalanul értesíteni. 4 (9) Amennyiben a szabálytalansági felelős részére megküldésre kerül az észlelt szabálytalanság, úgy ő az előterjesztés és a kapcsolódó dokumentumok alapján mérlegeli a szabálytalansági gyanú megalapozottságát. Amennyiben a szabálytalansági felelős nem tartja megalapozottnak a szabálytalanság gyanúját, akkor a vizsgálat mellőzésére vonatkozó javaslatát megküldi az érintett szervezeti egység(ek) vezetőjének, valamint a rektornak vagy a kancellárnak, tekintettel a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek)re. 5 (10) Ha a szabálytalansági felelős megalapozottnak találja a szabálytalansági gyanút, úgy a kivizsgálásra vonatkozó javaslatával együtt erről értesíti a rektort vagy a kancellárt - tekintettel a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek)re -, aki a szabálytalansági felelős előterjesztése alapján dönt arról, hogy az ügyben szükséges-e szabálytalansági eljárást lefolytatni, és ha igen, milyen módon. A rektor vagy a kancellár kötelessége és felelőssége gondosan, az ügyben fellelhető minden körülmény mérlegelésével dönteni a további eljárás, illetve intézkedés szükségességéről. Tekintettel a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek)re a rektor vagy a kancellár jogosult a szabálytalansági felelős által javasolt eljárásról saját hatáskörében ellentétesen dönteni (pl. a vizsgálat mellőzésére tett javaslat esetén a vizsgálatot elrendelni). 6 (11) A szabálytalansági felelős, figyelemmel az ügy természetére, súlyosságára, összetettségére javaslatot tehet a rektor vagy a kancellár felé az alábbiakra: 7 a) a szabálytalansági gyanú kivizsgálását az abban érintett szervezeti egység vezetőjéhez visszautalhatja, b) a szabálytalansági eljárást saját hatáskörben vizsgálja ki, c) az általa irányított szervezeti egységből felelős személy(eke)t jelölhet ki, 3 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 4 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 5 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 6 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 7 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 6
d) ad-hoc bizottság felállítására, e) külső szakértő bevonására, f) az Egyetem más szervezeti egységeinek részvételét kezdeményezheti a szabálytalansági eljárás lefolytatásában. 7. (1) Amennyiben az Ellenőrzési Iroda észleli a szabálytalanságot, abban az esetben az Ellenőrzési Iroda a Belső Ellenőrzési Kézikönyv és a vonatkozó hatályos jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően jár el. 8 (2) Az (1) bekezdésben foglalt esetben a kancellárnak intézkedési tervet kell kidolgoztatnia az Ellenőrzési Iroda megállapításai alapján, és az intézkedési tervet végre kell hajtatnia. Az intézkedési terv végrehajtását a kancellár, illetve az egyes szervezeti egységek vezetői követik nyomon. 9 (3) Egy szabálytalanság Ellenőrzési Iroda által történő feltárásakor külön kell vizsgálni az alábbiakat: 10 a) miért nem tárta fel az Egyetem belső kontrollrendszere a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket; b) amennyiben a belső kontrollrendszer feltárta a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megszüntetéséhez szükséges intézkedéseket; c) ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást; d) volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot. 8. Ha külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot, akkor a külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet a működését szabályozó jogszabályi előírások alapján jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások és a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek) alapján a rektornak vagy a kancellárnak intézkedési tervet kell kidolgoznia. 11 9. Ha külső személy észleli a szabálytalanságot, a rektor vagy a kancellár köteles a bejelentést érdemben megvizsgálni. Ezekben az esetekben javasolt (a szabálytalanság kivizsgálásának eredményétől függően) írásban visszaigazolást tenni az észlelő személy felé (amennyiben személye, elérhetősége ismert). Egyebekben az eljárás megegyezik az Egyetem munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással. 12 8 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 9 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 10 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 11 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 12 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 7
A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása 10. (1) A rektor vagy a kancellár a szabálytalansági felelős javaslata alapján dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak módjáról, valamint szükség esetén kijelöli az ad-hoc bizottság tagjait. 13 (2) A szabálytalansági felelős javaslata és a rektor vagy a kancellár döntése alapján az arra kijelölt személy(ek)nek kell a szabálytalansági eljárást lefolytatni. Összetettebb, rendszer jellegű szabálytalanság gyanúját érintő ügyekben, a döntés meghozatalának megkönnyítése érdekében bizottság hozható létre. Az Egyetem indokolt esetben a vonatkozó jogszabályi előírások betartásával külső szakértőt is felkérhet. Az így felkért szakértő köteles írásbeli nyilatkozatot tenni arról, hogy a bizottság munkájában való részvétele nem ütközik összeférhetetlenségi akadályba. 14 (3) A jogkövetkezményekről való döntés a szabálytalansági jegyzőkönyv tartalmára figyelemmel nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén az érintett szervezeti egység vezetőjének, a többi esetben a rektornak vagy a kancellárnak, illetve érintettsége esetén a felettes szerv vezetőjének kötelezettsége. 15 (4) A szabálytalansági vizsgálatot 30 napon belül le kell folytatni. Amennyiben a rendelkezésre álló határidő kevésnek bizonyul, a vizsgálatot folytatónak ezt a tényt az indok és a javasolt határidő feltüntetésével jeleznie kell a szabálytalansági felelősön keresztül a rektor vagy a kancellár felé - tekintettel a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek)re -, aki dönthet a kivizsgálásra rendelkezésre álló határidő egyszeri meghosszabbításáról, újabb határidő megjelölésével. 16 (5) A szabálytalansági vizsgálat jegyzőkönyv elkészítésével zárul, melynek tartalmaznia kell legalább: a) a szabálytalanság észlelésének időpontját, b) az eljárás megindításának alapjául szolgáló tények részletes leírását, c) a szabálytalanság részletes leírását, d) a vizsgálat során beszerzett bizonyítékok ismertetését, valamint annak leírását, hogy milyen tényt bizonyít, e) a szabálytalanságot elkövető személy nevét, valamint a közvetlen felettesének esetleges felelősségét, f) javaslattételt a szabálytalanság jövőbeni megakadályozására, valamint a megvalósításért felelős személy megnevezését és a megvalósítás határidejét, 13 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 14 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 15 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 16 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 8
g) javaslattétel a rektor vagy a kancellár részére valamely intézkedés megtételére. 17 (6) A szabálytalansági vizsgálat eredménye lehet: a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, valamint a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság, stb.), b) szabálytalanság megállapítása és ba) intézkedést elrendelő döntési javaslat megfogalmazása, bb) javaslat további vizsgálat elrendelésére amennyiben a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ, bc) javaslat további szükséges eljárás(ok) kezdeményezésére (súlyosabb szabálytalanság esetén), pl. büntető-, szabálysértési-, kártérítési eljárás megindítása. (7) Amennyiben a szabálytalansági eljárás során megállapított szabálytalanság rendszer jellegű szabálytalanság, akkor a vizsgálatot végzők intézkedési javaslatot kötelesek kidolgozni a rektor és/vagy a kancellár számára a hasonló szabálytalanságok elkerülése érdekében. 18 A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása 11. (1) A rektor vagy a kancellár felelős a szabálytalansági vizsgálat eredményei alapján az intézkedési terv elkészíttetéséért, illetve a szükséges intézkedések végrehajtatásáért. Az intézkedési tervet a szabálytalansági vizsgálat lezárásáról szóló jegyzőkönyv kézhezvételétől számított legkésőbb 5 munkanapon belül kell elkészíttetnie, melyben az egyes intézkedésekhez felelősöket és határidőket is ki kell jelölni. 19 (2) Kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén (ha további eljárás kezdeményezése indokolt) a minősítésre vonatkozó végső döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása a rektor vagy a kancellár hatáskörébe tartozik. 20 (3) Jelen szabályzat 2. számú melléklete mutatja be az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseit. (4) Az Egyetemen belüli, egyértelműen megállapítható és számszerűsíthető károkozással járó szabálytalanság esetén a kárt okozó alkalmazott köteles az okozott kárt megtéríteni. A kártérítési kötelezettséget a rektor vagy a kancellár - tekintettel a szabálytalansággal érintett szervezeti egység(ek)re - valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a jogszabályokban előírt 17 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 18 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 19 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 20 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 9
korlátok közt korlátlan mértékben csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények. 21 (5) A rektor, kancellár mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények különösen: 22 a) kártérítési eljárás, b) rendkívüli felmentés, c) szabálysértési eljárás, d) pénzbeli juttatások felfüggesztése (a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok, valamint a Kollektív szerződés figyelembe vételével.) A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése 12. A rektor vagy a kancellár a szabálytalansági felelős bevonásával köteles nyomon követni az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárásokat, továbbá figyelemmel kísérni az általa hozott döntések, a szükséges intézkedések végrehajtását. 23 A szabálytalansággal kapcsolatos nyilvántartási kötelezettségek 13. (1) A szabálytalanságok kezelésének elengedhetetlen feltétele a tevékenység dokumentálása. A rektor vagy a kancellár a szabálytalansági felelős útján köteles gondoskodni a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről. 24 (2) A szabálytalansági felelősnek nyilván kell tartania a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárások során megtett intézkedéseket, az azokhoz rendelt felelősöket és a kapcsolódó határidőket. (3) A szabálytalanságok nyilvántartásának mintáját jelen szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. Záró és hatályba léptető rendelkezések 14. (1) Jelen szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba. (2) A szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszíti a Budapesti Gazdasági Főiskola folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének Szabálytalanságok kezelésének rendjéről szóló IV. fejezete. 21 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 22 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 23 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 24 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 10
Budapest, 2016. április 22. Sándorné dr. Kriszt Éva rektor Dr. Dietz Ferenc kancellár Záradék: A szabályzatot a Szenátus 2013. december 06-i ülésén a 2013/2014. tanévi (XII. 06.) 27. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. december 6. A szabályzatot a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával módosította. Hatályos: 2016. április 23. 11
1. számú melléklet Néhány lehetséges példa az Egyetem szakmai és gazdálkodási folyamataiban esetlegesen előforduló szabálytalanságfajtákra Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Szabályozottsággal kapcsolatos - Az egyes szervezeti egységek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása. Lebonyolítással kapcsolatos - A feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása. - Az előírt határidők be nem tartása. - Támogatási források felhasználásánál a támogatási szerződés, vonatkozó jogszabályok, politikák (pl. esélyegyenlőség, környezetvédelem) előírásainak be nem tartása, illetve figyelmen kívül hagyása. Pénzügyi - A gazdálkodással, pénzkezeléssel kapcsolatos jogszabályi és belső szabályozási előírások be nem tartásának hiánya (pl. előzetes felügyelő engedélyeztetési, kötelezettségvállalással, ellenjegyzéssel, teljesítésigazolással, utalványozással kapcsolatos előírások megszegése). - Bankszámlafogalomban, pénztárban jelentkező hiány. - Jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása, jogosulatlan szervezetnek/személynek történő kifizetés, nem a jóváhagyott célnak megfelelő előirányzat vagy támogatás felhasználás). - A jóváhagyott bizonylatokon, illetve szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása. - A szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása. - Pénzmozgások bizonylatolásának hiánya vagy valótlan tartalmú bizonylatok kiállítása. Számviteli - A szabályozásban előírtaknak megfelelő könyvvitel vezetésének elmulasztása. - A könyvvezetés során a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet elírásainak megszegése, a könyvviteli nyilvántartásoknak nem a valós helyzetnek megfelelően 12
történő vezetése. 25 - Olyan könyvvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető. - Bizonylatok megőrzési kötelezettségének elmulasztása. - Bizonylati fegyelem megsértése. Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Irányítási-vezetési - A belső kontrollrendszer (pl. kockázatelemzés, kontroll tevékenységek és azon belül a FEUVE, az ellenőrzési nyomvonalak) kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük. - Az irányítási folyamatokban a kontrollpontok hiánya vagy azok elégtelen működése, kiemelten a vezetői ellenőrzési kötelezettség elmulasztása. - Az Intézmény belső kontrollrendszerét szabályozó szabályzatok, a szabálytalanságkezelési szabályzat előírásainak be nem tartása. - Az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása. - A beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok. - Függetlenített belső ellenőrzési rendszer működtetésének hiánya. - Összeférhetetlenségi előírások be nem tartása. - A belső ellenőrzés által feltárt hibák, hiányosságok nem megfelelő kezelése. - Külső, belső, hatósági, ellenőrzések lefolytatásának akadályozása. Informatikai - Az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes szoftverek, modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása). - Adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága. - Az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése. - Informatikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások. - A gazdasági, ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások 25 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 13
végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése. Dokumentációs, nyilvántartásbeli - Iratkezelés, irattárazás, ügyiratkezelés hiánya, illetve súlyos hiányosságai, szabálytalanságai. - Iratok fel nem lelhetősége. - Archiválás hiánya vagy súlyos hiányosságai. - Nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció. 14
Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Adminisztratív jellegű - Költségvetési kihatással járó számszaki hibák. - Indokolatlan késedelem a szakmai feladatok vagy a kifizetések teljesítésekor. - Adatok téves megállapítása (pl. hibás besorolás, az ügyintézőnek felróható okból tévesen levont adók, járulékok stb.). - Pontatlan, valótlan, bizonylatokkal nem kellően alátámasztott adatok bevitele az informatikai nyilvántartási rendszerbe. - Az adatbevitel késve történő végrehajtása vagy elmaradása. - Bizonylatok, megállapodások, szerződések módosítása annak megfelelő dokumentálása (pl. a javítások leszignálása) nélkül. - Bizonylatok vissza-dátumozása. - Az egyes bizonylatok tartalma közötti vagy azokon belüli ellentmondások. Közbeszerzéssel kapcsolatos - A közbeszerzésre vonatkozó jogszabályi előírások megsértése. 26 - Közbeszerzések hibás előkészítése. - A közbeszerzési eljárás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti eljárás lefolytatása. - Egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállító-specifikus feltételek kiírása). - Közzététellel kapcsolatos kötelezettségek elmulasztása. - Megfelelő dokumentálás hiánya, hiányosságai. Ellenőrzéssel összefüggő - A feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása. - Kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása, elmulasztása. - Ellenőrzéstűrési kötelezettség megszegése. - Elfogultság. - Vonatkozó szabályok (pl. Áht. és Bkber. előírásainak) megsértése. - Ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés. - Belső ellenőrzési kézikönyv előírásainak figyelmen kívül hagyása. - Függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység. - Intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása. 26 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 15
Monitoringgal összefüggő - Kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása. - Valótlan tartalmú monitoring jelentések készítése, publikálása. Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Összeférhetetlenséggel kapcsolatos - Az összeférhetetlenségi szabályok megsértése (pl. kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés gyakorlatában). - A szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása. Titoktartással kapcsolatos - Az állam- és szolgálati, illetve üzleti titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése. - Az informatikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok. Tájékoztatással kapcsolatos - Szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása. - A jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése. - Intézmény jó hírnevének megsértése. - A közérdekű adatok nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos kötelezettség elmulasztása. 16
2. számú melléklet Az egyes szabálytalansági eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezései A Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény 4. (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény, büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény 1. (1) bekezdése szerint szabálysértés az a törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. Az a tevékenység vagy mulasztás veszélyes a társadalomra, - amely a bűncselekményként történő büntetni rendeléshez szükségesnél kisebb fokban sérti vagy veszélyezteti Magyarország állami, társadalmi vagy gazdasági rendjét, a természetes és jogi személyek, valamint a jogi személyiség nélküli szervezetek személyét vagy jogait (1. (2) bekezdés), és - amelyre a törvény szabálysértési elzárás kiszabását is lehetővé teszi, vagy járművezetéstől eltiltás alkalmazását kötelezően elrendeli (7. ill. 8. -ok (1) bekezdése) A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 78. (1) bekezdése kimondja, hogy a szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy a bíróság hivatali hatáskörében szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelés alapján indul meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:519. kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.), a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (Közszolgálati törvény), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései. 27 Felelősség tekintetében az Mt., a Közszolgálati törvény, illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók. 27 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV. 22.) 91. számú határozatával. Hatályos 2016. április 23. 17
3. számú melléklet Szabálytalanságok nyilvántartása Sorszám Szabálytalans ág típusa Szabálytalanság rövid leírása A lezárt szabálytalansági eljárás eredménye Szabálytalanságban érintett munkatársak száma Szabálytalanságban érintett munkatársak beosztása A megállapítható kár mértéke Szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedés leírása Szükséges intézkedések felelőse(i) Intézkedésre rendelkezésre álló határidő Intézkedések végrehajtásának nyomon követése 1 Szabálytalanság típusa: pl. büntető-, szabálysértési vagy kártérítési eljárásra okot adó cselekmény, rendszer jellegű szabálytalanság, költségvetési kihatással járó számszaki hiba, stb. 2 A szabálytalansági vizsgálat eredménye lehet: Nem történt szabálytalanság a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság, stb.). Szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés További vizsgálat elrendelése
4. számú melléklet MEGISMERÉSI ZÁRADÉK A Budapesti Gazdasági Egyetem szabálytalanságok kezelésének rendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Szervezeti egység/beosztás Dátum Aláírás