Web Order Entry tájékoztató ügyfeleknek A Web Order Entry a következő lépés a myraben.com platform fejlesztésében. Az alkalmazás felváltja az ügyfeleink által használt jelenlegi megoldásokat és egy sokkal felhasználóbarátabb felülettel segíti elő a kényelmes és gyors ügyintézést. A Web Order Entry a válasz a Raben Group ügyfelei által megfogalmazott igényekre és kérésekre. Hogyan is működik? 1. Bejelentkezés a MyRaben.com-on a) Felhasználónév: használja az e-mail címét b) Jelszó: használja a Raben informatikai osztályától kapott jelszót, illetve adja meg sajátját (amennyiben megváltoztatta azt) 2. Válassza a Web Order Entry gombot A Web Order Entry alkalmazás fő menüjének nézete Megjegyzés: Az alkalmazás egészében, szükség esetén súgó vehető igénybe, mely elmagyarázza az egyes opciók rendeltetését. Kattintson a ikonra, hogy többet megtudhasson az egyes funkciókról.
3. Küldemények menüpont a) Jelenlegi küldemények: Az újonnan létrehozott küldemények megtekintésére és a hozzájuk kapcsolódó műveletek elvégzésére szolgáló fül. A küldemények a rakodás tervezett napja szerint jelennek meg (alapértelmezés), vagy a küldemény létrehozásának napja szerint (a felhasználó változtatásai szerint), illetve bármely más, további kritériumnak megfelelően. A létrehozott küldemények: beküldhetőek a szállítmányozó rendszerébe (egyenként vagy együttesen); törölhetőek, ha nem kerültek beküldésre a szállítmányozó szállítási rendszerébe; a szállítmányozó rendszerbe beküldött megrendelések esetében kinyomtathatóak a fuvarokmányok és címkék; szerkeszthetőek, ha nem kerültek beküldésre a szállítmányozó szállítási rendszerébe; Ezen kívül lehetőség van: visszfuvarok létrehozására az eredeti küldemény alapján; az eredeti küldemény alapján átirányított fuvarok (új címre szállítás) létrehozására; a létrehozott küldemények elő nézetére, a szállítmányozó rendszerébe beküldött küldemények frissítésére (ha engedélyezett). A küldemények létrehozása az új küldemény pont használatával történik (b alpont), melyet a következő fejezetben ismertetünk.
A Web Order Entry alkalmazásban a küldemény a következő státuszokkal rendelkezhet: Létrehozva az ilyen küldemény szerkeszthető, illetve törölhető egészen a szállítmányozó rendszerébe történő beküldés időpontjáig. Fontos! A Létrehozva státusszal rendelkező rendelések esetében nincs lehetőség a fuvarokmányok kinyomtatására, amíg meg nem történik a beküldés. Elküldve a szállítmányozó rendszerébe beküldött küldemény (ettől a pillanattól kezdve a rendelés érvényesen leadottnak minősül). Lehetővé válik az okmányok kinyomtatása. Hibás dátum ideiglenes státusz, mely a Létrehozva státusszal rendelkező küldeményeknél akkor jelenik meg, ha a megállapodásban szereplő, az adott napi feladásra vonatkozó rendelés leadási határidő után tettek kísérletet a rendelés elküldésére a szállítmányozóhoz. Elutasított nem fogadták el a rendelést, miután az elküldésre került a szállítmányozó felé, azaz nem erősítette meg azt az ügyfélszolgálati osztály. Az említett küldemények esetében a rendszer e-mailben figyelmeztetést küld, mely tartalmazza az elutasítás okával kapcsolatos tájékoztatást (melyet az ügyfélszolgálati osztály ad meg). Törölt ezt a státuszt az ügyfélszolgálati osztály adja, miután az ügyfél kérésére beküldésre került egy küldemény a szállítmányozó rendszerébe, de a rendelés teljesítésére nem kerül sor, ezért törölni kell azt az említett rendelések esetében a rendszer figyelmeztető e-mailt küld, mely tartalmazza az információkat ezzel kapcsolatban. Frissített a megrendelés szállítmányozó felé történő beküldését követően, egy adott küldemény adatainak frissítése után.
b) Új küldemény Ez a fül a küldemények létrehozására használható. A Web Order Entry alkalmazásban egy szabványos űrlap segítségével lehet felvinni a küldeményeket. Cím képernyő szükséges kitölteni a küldemény címadataihoz kapcsolódó mezőket (a feladó adatait és a rakodás helyét alapértelmezésként beállítja az ügyfélszolgálati osztály, mely tetszés szerint módosítható). A rakodás és a lerakodás mezőben megadott címadatok alapján a rendszer automatikusan felismeri a küldemény típusát (belföldi/nemzetközi) és megadja az adott esetben elérhető opciókat, illetve szolgáltatásokat.
A következő ikonok, leírásuk alapján gyorskeresésre/új cím megadására/ meglévő címek keresésére vagy szerkesztésére használhatóak. A címek gyorskeresése a cím nevét, utcát, irányítószámot, várost/települést és a cím hivatkozási számát veszi figyelembe. A rendszer legfeljebb 10 címet mutat, melyek megfelelnek a keresett kifejezésnek. A keresett kifejezésnek legalább 3 karakterből kell állnia. Gyors címkeresés - írja be a keresett címet vagy kifejezést A címek keresésének másik formája a címadatbázisban történő keresés. Több más opció is elérhető a címekhez kapcsolódóan. Cím keresése a címek adatbázisában Kiválasztott cím Új cím hozzáadása Kapcsolattartási adatok szerkesztése az adott szállítmány esetében, a cím-adatbázis megváltoztatása nélkül
Új cím létrehozása Címzett/kötelező Címzett országa/kötelező Irányítószám az adott országban használt formátumban Város/település, kiválasztható a listáról, amennyiben megtalálható az adatbázisban, vagy bevihető manuálisan Cím - azaz utca és házszám / kötelező Adószám/ nem kötelező Cím azonosítója az Ügyfél szerint / nem kötelező Kapcsolattartó személy/kötelező: Telefon/kötelező E-mail/nem kötelező Természetes személy esetén tegyen pipát az IGEN mellé, a cím létrehozásakor Az ország és az irányítószám helyes formátumban történő megadását követően a rendszer javaslatot tesz a Google Api alkalmazásban elérhető városokra/településekre. Amennyiben egy bizonyos város/település nem található a listában, akkor lehetőség van manuális bevitelre. Figyeljen arra, hogy megfelelő formátumban adja meg az irányítószámot a különböző országokban. A rendszer ellenőrzi a megadott irányítószám helyességét az adott országon belül, és nem teszi lehetővé a cím lementését, ha az irányítószám formátuma nem felel meg az adott országnak.
Árufajták: a cím megadását követően, meg kell adni az áru fajtáját, és meg kell erősíteni a küldeményleadás első lépését. Figyelem! A küldemény fejlécében van lehetőség a változtatásokra, de a szakasz szerkesztése azt jelenti, hogy ismét meg kell adni a küldemény adatait. Árusorok (illetve a küldemény részletes paramétereinek létrehozása): Árusor - fontos feltételek! az első küldemény létrehozását követően szükség van a saját Áruadatbázis létrehozására, és a saját áru-leírásokat össze kell kapcsolni a Taric-adatbázis termékcsoportjaival
amennyiben a saját áruleírások és az adott Taric termékcsoport összekapcsolásakor kiderül, hogy az adott árucsoportot a szállítmányozó a szolgáltatásnyújtásra vonatkozó Üzleti Feltételek értelmében nem szállítja, a következő üzenet jelenik meg. fontos, hogy a valós adatokat adja meg a küldemény paraméterei, illetve a szállítandó áru típusa vonatkozásában. egy adott árusoron belül egy adott küldeményhez csak egyszer adhat meg egy adott típusú csomagolási egységet (az adatokat együttesen kell megadni), pl.: 5 EUR raklap egy árusornak felel meg, nem pedig 5 sor, melyekben egy raklap van. amennyiben túllépi bizonyos csomagolási típusok esetében a maximum paramétereket, a rendszer erről a tényről tájékoztatni fogja (a csomagolásra vonatkozó korlátozást az elfogadott együttműködési feltételek (az ajánlat), illetve a szállítmányozó szolgáltatásnyújtására vonatkozó Üzleti Feltételei tartalmazzák).
Elérhető szolgáltatások: A szolgáltatások elérhetősége a küldemény típusától (belföldi vagy nemzetközi), illetve a beállítástól függ, mely a jóváhagyott együttműködési ajánlatban szerepel. ROD- amennyiben ezt a szolgáltatást választja, szükséges kitölteni a Csatolt Okmányok mezőt is A ROP szolgáltatás csakis EUR-raklapok esetében aktív, és választható. A COD szolgáltatásnál fontos kitölteni a Törzsadatok Kezelése (MDM) részben található banki adatokat. A ROP Szolgáltatás esetén lehetőség van megváltoztatni a cserélni kívánt, bejelentett EUR raklapok számát (szendvics raklapok esetén). További küldemény információ egy olyan pont, mely további információ megadására szolgál. A részletes leírás megtalálható az egyes mezők mellett a kontextus-függő súgóban. Megjegyzés: A fel/lerakási utasítások csak az előre megadott listából választhatók ki; lehetőség egy küldeményhez egy, vagy több utasítást kiválasztani a listáról.
Egyéb opciók Amennyiben a szállítmányt a kétoldalúan elfogadott együttműködési feltételek, illetve elfogadott díjtábla szerint rendelik meg, ezt a mezőt az alapértelmezett beállításban kell hagyni. Amennyiben a küldemény szállítása egyedi Spot ajánlat (Spot díj) szerint kerül teljesítésre, válassza ezt az opciót és adja meg a megállapodásban szereplő fuvardíjat. vagy Vámáru: az ügyfél olyan esetben választhatja ki ezt az opciót, amikor vámkezelésre van szükség az adott küldemény esetében, vagy a küldeményt vámkezelték, de a dokumentumok érvényessége korlátozott. Amennyiben a küldeményt vámkezelni kell, lehetőség van a Raben Vámügynökség opció kiválasztására vagy arra is, hogy az ügyfél megadja bármely vámügynökség adatait.
Szállítmánybiztosítás: Lehetőség van arra, hogy a küldeményhez kiegészítő biztosítást rendeljen. Mielőtt először használná ezt az opciót, fontos felvenni a kapcsolatot az ügyfélszolgálati osztállyal, hogy tájékozódhasson a szolgáltatás várható költségeiről és eljárásairól. A Raben felé beküldött kérelmek esetén az ügyfél visszaigazolást, illetve tájékoztatást kap a rendszertől arra vonatkozólag, hogy van-e lehetőség a biztosítás megkötésére az adott árutípus esetében. Dátumok és órák rész A rendszer a küldemény típusától, illetve a felrakás megadott időpontjától (feladás) függően kiszámolja a lerakás első lehetséges, tervezett időpontját. A felrakás napjának megváltoztatása esetén a rendszer automatikusan a lehető legkorábbi tervezett lerakási dátumot újraszámolja, az új felrakási napnak megfelelően. A Raben központi adatbázisában szereplő címzettek esetében a rendszer megjeleníti a kiszállítás javasolt, illetve megállapodásban szereplő időpontját és/vagy lehetőséget ad más időpontok megadására, amennyiben engedélyezett az adott címzett, illetve ügyfél esetében. Küldemények mentése és elküldése Amennyiben egy adott napon csak egy küldemény van, használja a Mentés és Elküldés opciót. Amennyiben egy adott napon több megrendelésre kerülő küldemény is van, javasolt elmenteni a feladásra kész küldeményeket egymás után, hogy aztán együttesen be lehessen küldeni azokat a Jelenlegi küldemények menüpontnál. A küldemények mentésekor lehetőség van sablonok rögzítésére az adott küldemény esetében, melynek köszönhetően lehetőség nyílik arra, hogy a következő alkalommal, amikor ugyanannak a címzettnek hoznak létre rendelést, elkerülhető legyen az adatok ismételt bevitele.
Küldeményadatok frissítése (opció) Az ügyfélszolgálati osztály aktiválja ezt az opciót. Az ügyfélszolgálati osztály és az ügyfél közösen határozza meg a frissíthető adatokat, továbbá azt a határidőt, amíg a tervezett felrakási napon lehetőség van a frissítésre. A küldemények frissítése nem lehetséges, ha az árut már felvette a szállítmányozó. Küldeménylista: ez egy olyan pont, ahol az alkalmazásban létrehozott összes küldemény eltárolásra kerül, függetlenül annak státuszától. Itt lehetőség nyílik riportok létrehozására, a megrendelt küldemények közötti keresésre, különböző módon és különböző kritériumok alapján. Meghatározott küldeménycsoportok exportálhatóak fájlokba és lehetőség van az egyes küldemények adatainak megtekintésére is. Küldeménysablon: ennél a pontnál kerül mentésre az összes létrehozott küldemény sablon. Erről a szintről lehetőség van azok feltöltésére, megtekintésére vagy törlésére. Figyelem! A létrehozott sablonok nem szerkeszthetőek. Amennyiben változtatásokra lenne szükség, új sablont kell létrehozni. Szállítmánybiztosítási lista: Ennél a résznél lehetőség van megtekinteni az összes olyan küldeményt, mely esetében szállítmánybiztosítást kértek. Megtekinthető azok státusza (azaz elfogadás/elutasítás) vagy létrehozható egy jegyzék, külön fájlban.
Szállítási megbízás: A szállítási megbízás funkciót az ügyfélszolgálati osztály aktiválja (ez a funkció az alapértelmezetten nem elérhető). Az opció segítségével fuvart lehet rendelni az áru feladásához olyan esetben, amikor az ügyfél még nem ismeri a küldemény adatait, de tájékoztatnia kell a szállítmányozót a szállítandó áru mennyiségéről. A szállítási megbízás kitöltése több alapvető kritérium megadása alapján történik. A szállítási megbízáshoz választható címeket az ügyfélszolgálati osztály aktiválja, illetve meghatározza a szállítási megbízás elküldésére vonatkozó határidőt is.
Figyelem! A szállítási megbízás elkészítése olyan funkció, mely csak árufelvétel megrendelésére használható. Az ügyfélnek ettől függetlenül még létre kell hoznia egy vagy több küldeményt a Menü Küldemény Új küldemény pontnál. MDM (Masterdata Management - Törzsadatok kezelése) menüpont Ügyfél címei ennél a pontnál lehet megtekinteni és szerkeszteni az ügyfél címeket Központi címek ennél a pontnál a Raben Group központi címeit lehet megtekinteni. A cím-adatbázishoz történő hozzáférést az ügyfélszolgálati osztály határozza meg. Engedélyezhet teljes, részleges hozzáférést, illetve az adatbázis lehet nem hozzáférhető az ügyfél számára (amennyiben nem használja azt). Lehetőség van az időablak előnézetére is a szállítmányozó és a címzett közötti megállapodásban szereplő kiszállítások esetén.
Vámügynökségek ez a pont az ügyfél által létrehozott, saját vámügynökségek megtekintésére szolgál, melyek igénybe vehetőek az vámáruk esetén. Áruleírások - ügyfél által létrehozott áruk adatbázisa ez a pont az ügyfél által létrehozott, saját áruleírások megtekintésére szolgál, melyek igénybe vehetőek a küldeményekhez. Erről a szintről megtekinthetőek vagy törölhetőek bizonyos áruleírások viszont nincs lehetőség a létrehozott áruleírások szerkesztésére. Amennyiben újat kell létrehozni, vagy módosítani kell a meglévőt, először törölje az áruleírást, majd használja az Árusor létrehozása opciót az új áruleírás hozzáadásához (lásd: árusor rész) Bankszámla ezen a helyen lehetőség van megadni a banki adatokat és a bankszámlaszámot a COD (Utánvét) szolgáltatáshoz.