Az önkormányzti feldtok átlkítás áltl érintett szkmi és támogtó folymtok felülvizsgált Soltvdkert Város Önkormányztánál z ÁROP1.A.5201320130084 kódszámú projekt megvlósításához kpcsolódón
Trtlomjegyzék 1 Bevezetés... 3 2 Vezetői összefoglló... 4 3 Soltvdkert Város Önkormányzt... 7 3.1 Az Önkormányzt bemuttás... 7 3.2 A szervezet struktúrláis jellemzői... 7 4 Módszertni megközelítés és z együttműködés folymtánk bemuttás... 14 5 A felmért folymtok bemuttás... 17 5.1 Folymtábrázolás... 17 5.2 Közbeszerzési folymt... 18 5.2.1 Folymtlépések... 18 5.2.2 Felelősségi mátrix... 22 5.2.3 Kpcsolódó szbályztok, eljárásrendek... 23 5.3 Irttárzás, irtkezelés folymtok... 24 5.3.1 Folymtlépések... 24 5.3.2 Felelősségi mtrix... 31 5.3.3 Kpcsolódó szbályztok, eljárásrendek... 32 5.4 Információkezelés és belső kommunikáció... 32 5.4.1 Vezető vezető kommunikáció... 33 5.4.2 Vezető beosztott kommunikáció... 34 5.4.3 Beosztott vezető kommunikáció... 34 5.4.4 Beosztott beosztott kommunikáció... 34 6 Fejlesztési, optimilázálási jvsltok... 35 6.1 Közbeszerzési folymt... 35 6.2 Irttárzás, irtkezelés folymt... 37 6.3 Információkezelés, belső kommunikáció... 39 2
1 Bevezetés A mgyrországi önkormányzt működését z elmúlt időszkbn több lényeges külső, jogszbályból eredő körülmény befolyásolt. Ezen befolyásoló tényezők közül legfontosbb Mgyrország helyi önkormányztiról szóló törvény és járások kilkításáról, vlmint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló törvény htályb lépése következtében megvlósult feldtváltozások, tovább nemzetközi intézkedések pénzügyi és gzdsági következtében z válság htásár önkormányzti meghozott feldtok stbilitási finnszírozásábn, finnszírozási lehetőségeiben bekövetkezett változások. jogszbályi és egyéb külső változások mellett több olyn működési problémát, ill. fejlesztési területet zonosított, melyeken megfelelő bevtkozássl htékonyságjvulás, vlmint szolgálttás minőségének közvetett jvulás érhető el. Az Önkormányzt problémák és fejlesztési területek kezelése, fejlesztése érdekében z ÁROP1.A.5201320130084 projekt keretében Mgyry Progrm eljárás bevtkozási területéhez kpcsolódó intézkedésként z lábbi területen tűzött ki mg elé célfeldtot: Az önkormányzti feldtok átlkítás áltl érintett szkmi és támogtó folymtok felülvizsgált, újrszervezése, kpcsolódó szervezeti szbályztok felülvizsgált; három kiválsztott folymt átszervezése, optimlizálás. Jelen tnulmány ezen célkitűzés megvlósítás érdekében végzett tevékenységek eredményeit muttj be. 3
2 Vezetői összefoglló Az ÁROP1.A.5201320130084 projekt keretében válllt célkitűzés teljesítése érdekében z lábbi, benyújtott pályáztbn definiált feldt végrehjtásár került sor: Az Önkormányzti feldtok átlkítás áltl érintett szkmi és támogtó folymtok felülvizsgált, újrszervezése, kpcsolódó szervezeti szbályztok felülvizsgált, három kiválsztott folymt átszervezése, optimlizálás. Az ügyintézéshez kpcsolódó kulcsfontosságú szkmi lpfolymtokbn és támogtó folymtokbn tpsztlt lssú átfutási idők, z információármlás kdozás, ügyintézési hibák, tisztáztln kpcsolódási pontok, nem megfelelő támogtó eszközök, önkormányzt z elektronizálás tevékenysége lklmzásánk működésének gyengeségei megítélését, továbbá z folymtköltségek mértékét negtívn befolyásolják. A fejlesztés során olyn jvsltok megfoglmzását tűztük ki célul, melyek gyors gykorltb illesztésével rövidtávú folymthtékonyság fejlesztés érhető el. A folymtok felülvizsgáltánk kiemelt területei: Pénzügyi követési folymt fejlesztése Irttárzás, irtkezelés folymtok elektronizálásánk fejlesztése A folymtok fejlesztési lehetőségeinek vizsgált hivtl és z intézmények, gzdsági társságok közti kpcsoltokbn, együttműködésekben is megtörtént. Alklmzott módszertni megközelítés: A végrehjtás első fázisábn interjúkkl és műhelymunkávl feltérképezésre kerültek problémás/nem htékony szkmi, illetve támogtó területek (pl. beszerzés, pályázti menedzsment, vgyongzdálkodás, stb.), kritikus folymtok, eljárások. 4
A 2. fázisbn további interjúkkl pontosításr kerültek változttási igények, problémák, továbbá hipotetikus fejlesztési és optimlizálási jvsltokt kerültek meghtározásr. A kritikus folymtok problémáink részletes feltárás, kritikus, átlkítndó folymtok módosítás után z új folymtok kilkításár jvsltok kerültek kidolgozásr. A kiválsztott folymtok optimlizálás: Az dott folymtbn résztvevő és érintett munktársk ktív közreműködésével zonosítottuk jelenlegi folymt kritikus pontjit, stndrdizálhtó folymti lépéseket. Közösen meghtároztuk optimlizált új folymtokt. dokumentum/dtelemzés eszközök fejlesztési lklmzás Az keretében mellett: lehetőségeket, optimlizálást végeztük z folymtmodellezés, kilkítottuk műhelymunk lábbi z és módszertni problémelemzés, problém okok zonosítás, feltárás, priorizálás, dtgyűjtés, problém okok értékelése, priorizálás, megoldási jvsltok kidolgozás gyökér okok kiküszöbölésére és megoldási jvsltok értékelése. A folymtok konkrét problémzonosítását, problémák feltárását, elemzését, optimlizálását nemzetközileg bevett módszertnokbn (elsősorbn: six sigm) meghtározott elemzési technikák lklmzásávl vlósítottuk meg. A folymt optimlizálás fókusz minden esetben úgy került meghtározásr, hogy leginkább jellemző működési és költséghtékonysági tényezők htározzák meg fejlesztési irányokt. A fejlesztési/optimlizálási kciók z lábbik szerinti csoportosításbn kerültek meghtározásr elősegítendő z önkormányzt döntéseit: rövidtávú Quick win ek, melyek gyorsn megvlósíthtók és zonnli eredményt hoznk és olyn fejlesztési jvsltok, melyek projektekben vlósíthtók meg, hosszbb távon dnk megoldást. A fenti módszertnok egyes releváns eszközei különböző historikus dtok, 5
mérések dtgyűjtése, elemzése, összevetése célértékekkel, folymtmodellezés, problémelemzés, problém okok zonosítás, priorizálás, gyökérokok feltárás és megoldási jvsltok kidolgozás, megoldási jvsltok értékelése és felsőszintű költséghszon elemzés végrehjtás. A folymt optimlizálás fókusz minden esetben úgy került meghtározásr, hogy leginkább jellemző működési és költséghtékonysági tényezők htározzák meg fejlesztési irányokt. A folymtok optimlizálás során elsősorbn következő fejlesztési lehetőségek lklmzhtóságát vizsgáltuk: duplikációk megszüntetése; emberi erőforrás létszám optimlizálás; egyszerűsítések, stndrdizáció; támogtó folymtok ésszerűsítése; folymt funkció felosztás ésszerűsítése; humán kockáztok csökkentése: végrehjtási, jóváhgyási és ellenőrzési szerepkörök szétválsztás; átfutási idő redukálás, tevékenységek időtrtmánk csökkentése; mnulitást kiváltó tényezők kiküszöbölése; munkfolymt támogtási és elektronizálhtósági jvsltok zonosítás. Az optimlizálási kciók során külön kiemeltük gyorsn végrehjthtó és gyorsn relizálhtó eredményeket jelentő módosításokt, melyek tényleges htásit már z ellenőrző mérésekben korán érzékelni lehet. Ezek mellett összefogllásr kerültek zok fejlesztési jvsltok, melyek projektekben vlósíthtók meg, hosszbb távon dnk megoldást felmerülő folymti problémákr. A folymtfejlesztési, vlmint z új folymtok kilkításár vontkozó jvsltok számos területen jelentős htást fejtenek ki hivtli, illetve z esetlegesen érintett intézményi működés különböző dimenzióir, mely változások htási vizsgáltr és szükség esetén átvezetésre kerülnek z lábbi szervezetműködési spektusokon: kpcsolódó folymtok; szervezeti struktúrár vontkozó módosítási igények; szerepkörök kilkítás, megszűntetése, módosítás; 6
első szbályozó dokumentumok; tevékenység inputok, outputok, bizonyltok, dtkörök; szükséges szbályzti elemeket érintő módosításokr tett jvsltok. 3 3.1 Az Önkormányzt bemuttás A helyi önkormányztok htékony és szkszerű munkáj elengedhetetlen polgárbrát közigzgtás megteremtéséhez, illetve helyi közösségek megszervezéséhez. A társdlmi jólét növelésében kiemelt feldt hárul közigzgtásr, zon belül is z önkormányzti intézményekre és polgármesteri hivtlokr. Soltvdkert Város Önkormányzt (továbbikbn: Önkormányzt) önállón, szbdon, demokrtikus módon széleskörű nyilvánosságot teremtve intézi település közügyeit, gondoskodik helyi közszolgálttásokról, helyi közhtlom önkormányzti típusú gykorlásáról. 3.2 A szervezet struktúrláis jellemzői Az Önkormányzt legfontosbb szervei: képviselőtestület, polgármester, bizottságok és polgármesteri hivtl. A képviselőtestület tglétszám 9 fő, mely z önkormányzt kötelező feldtin túl önként is válllhtj közfeldt válllását helyi önkormányztokról szóló 1990. évi LXV. törvényben (továbbikbn: Ötv.) foglltk szerint, h nnk személyi, tárgyi és pénzügyi feltételei rendelkezésre állnk, ugynkkor egyes htásköreit polgármesterre és bizottságokr rendeletében átruházhtj. 7
A képviselőtestület éves munktervében fontossági sorrendben meghtározz npirendi pontokt, vlmint zok elődóit, főbb feldtit és z ülések tervezett időpontjit. A képviselőtestület ülését polgármester, kdályozttás esetén z lpolgármester hívj össze. A polgármesternek képviselőtestület működésével összefüggő legfontosbb feldti: segíti települési képviselők munkáját, összehívj és vezeti képviselőtestület üléseit, z önkormányzti rendeleteket, vlmint képviselőtestület üléseiről készült jegyzőkönyveket jegyzővel közösen láírj. A polgármesternek bizottságok működésével kpcsoltos legfontosbb feldti: indítványozhtj bizottság összehívását, felfüggesztheti bizottság döntésének végrehjtását, bizottsági döntéshoztlnál bizottsági elnök esetében dönt kizárásról, h z ügy bizottság elnökét vgy hozzátrtozóját személyesen érinti. A képviselőtestület feldtánk eredményesebb ellátás érdekében z lábbi bizottságok létrehozásáról döntött: 1. Ügyrendi Bizottság Legfőbb feldti: vizsgálj polgármester, lpolgármester és z önkormányzti képviselők áltl tett vgyonnyiltkoztokt, vizsgálj képviselők összeférhetetlenségi ügyeit, előkészíti Képviselőtestület és Szervei Szervezeti és Működési Szbályztról szóló rendelet tervezetet és nnk módosításit, vizsgálj z önkormányzti rendeletlkotás indokoltságát és célját. ellenőrzi és figyelemmel kíséri képviselőtestület és szervei szbályszerű működését és intézkedést kezdeményez, 8 szbályzt megsértése esetén
vizsgálj képviselő testület htároztink, rendeleteinek végrehjtását, közreműködik képviselőtestület rendeleteinek előkészítésében, felügyeli képviselőtestület htároztink és rendeleteinek törvényességét, elvégzi képviselőtestület titkos szvzássl történő döntései esetén szvzás lebonyolításávl kpcsoltos teendőket, véleményezi és felülvizsgálj képviselőtestület áltl átruházott htáskörök gykorlását, vizsgálj képviselők jogink, kötelezettségeinek érvényesülését, felülvizsgálj képviselőtestület döntése előtt képviselők, illetve polgármesteri hivtl vlmennyi dolgozóját érintő, képviselőtestület elé kerülő előterjesztést. ellátj képviselőtestület htáskörébe trtozó fegyelmi ügyek előkészítését. jogi szempontból vizsgálj szkbizottságok részére átruházott htáskörök közül z önkormányzt intézményei szervezeti és működési szbályztát. véleményezi képviselőtestület pályáztok, versenytárgylások, döntéseinek 1 millió megfelelően forint feletti ingtlnértékesítéseket, illetve zok esetleges módosításit. polgármester, lpolgármester illetményemelésére vontkozó képviselőtestületi előterjesztést készít, jvsltot tesz polgármester jutlmár meghtározott időszkbn végzett munkáj értékelése lpján előkészítő bizottságként jár el jegyzői, ljegyzői állás betöltésére irányuló pályázti eljárás során. 2. Pénzügyi Bizottság Legfőbb feldti: részt vesz középtávú gzdsági progrm előkészítésében, 9
véleményezi z éves költségvetési jvsltot és végrehjtásról szóló beszámoló tervezeteit, véleményezi költségvetési koncepciót, közreműködik költségvetési rendelet tervezet előkészítésében, figyelemmel kíséri költségvetési bevételek lkulását, különös tekintettel sját bevételekre, vgyonváltozás / vgyonnövekedéscsökkenés / lkulását, értékeli z zt előidéző okokt, szükség esetén vizsgálj hitelfelvétel indokit, és gzdsági meglpozottságát, ellenőrizteti pénzkezelési szbályzt megtrtását, bizonylti rend és bizonylti fegyelem érvényesítését, véleményezi képviselőtestület áltl lpított lpítvány induló forrásit, beszámolóit, részt vesz képviselőtestület áltl lpított gzdsági társság tuljdoni döntéseinek előkészítésében, véleményezi z 1 millió forint értékhtár feletti ingtlnok értékesítésére vontkozó képviselő testületi előterjesztést, 3. Gzdsági és Válllkozási Bizottság Legfőbb feldti: közreműködik költségvetési rendelet tervezet előkészítésében, előzetesen megtárgylj z önkormányzt gzdálkodását érintő rendelettervezetet, véleményezi z önkormányzti tuljdonnl rendelkező gzdsági társság lpítását és működését, véleményezi és jvsltot d z ingtlnértékesítési, bérleti ügyekben, ingtln hsznosítás lebonyolításábn, szervezésében, jvsltot tesz z önkormányzti válllkozásokr, felmérést készít válllkozás várhtó htásiról, közreműködik z idegen forglomml kpcsoltos koncepció kilkításábn, véleményezi lkásgzdálkodási tervezetet, 10 koncepcióról szóló rendelet
közreműködik önkormányzti vgyonnl kpcsoltos feldtok meghtározásábn, jvsltot tesz nnk gzdságos működésére, véleményezi Vdkert Komszolg Kft., vlmint Biztonság Soltvdkert Vgyonvédelmi Kft. ügyvezetői munkkör betöltésére vontkozó pályáztot és gzdsági társságokkl kpcsoltos vlmennyi előterjesztést, köztemető fenntrtás és működtetés z önkormányzti vgyon értékesítésének, hsznosításánk ellenőrzése. véleményezi városfejlesztési és városüzemeltetési feldtokt, véleményezi városrendezési feldtokt, rendezési terveket trtlmzó önkormányzti rendelettervezeteket véleményezi z építésiigzgtási és építésrendészeti feldtkörökből városképi jelentősséggel bíró ügyeket, véleményezi városképi jelentőségű egyedi telkek beépítését, véleményezi z idegenforglomml kpcsoltos képviselőtestületi előterjesztéseket, véleményezi z önkormányzti tuljdonú gzdsági társság lpítását és működését, feldttervét és beszámolóját. véleményezi Soltvdkert Város Önkormányzti Tűzoltó prncsokságávl kpcsoltos előterjesztéseket 4. Mezőgzdsági és Környezetvédelmi Bizottság Legfőbb feldti: véleményezi mezőgzdsági hsznosítású ingtlnok értékesítéséről szóló képviselőtestületi előterjesztéseket, szkvéleményt nyújt mezőgzdsági válllkozások pályázti lehetőségeihez és figyelemmel kíséri pályázti felhívásokt. közreműködik költségvetési rendelettervezet előkészítésében, jelzéssel élhet prlgterületek felszámolás ügyében, véleményezi szemétszállítássl, hulldékgzdálkodássl kpcsoltos előterjesztéseket 11
véleményezi Vdkert Komszolg Kft.vel és kpcsoltos előterjesztéseket véleményezi z ivóvízellátássl, cstornhálózt, vlmint szennyvíztelep üzemeltetésével és szennyvízkezeléssel kpcsoltos előterjesztéseket, véleményezi közterületek tisztántrtásávl és hsználtávl kpcsoltos előterjesztéseket. véleményezi z ebrendészeti telep működésével kpcsoltos előterjesztéseket 5. Kulturális, Sport és Egészségügyi Bizottság Legfőbb feldti: iskoli okttássl, óvodi és bölcsődei ellátássl, közművelődéssel kpcsoltos érdekek feltárás, egyeztetése okttási és közművelődési intézmények működési feltételeinek figyelemmel kísérése, szükség szerinti jvslt kidolgozás, költségvetési prioritások feldtok ellátásábn meghtározás, okttássl, közművelődéssel kpcsoltos közreműködő szervezetek és önkormányzt közötti együttműködési megállpodás előkészítése, koordinálás, véleményezés, jvslttétel okttási, kulturális témkörökben, Soltvdkert város kulturális életének egyeztetése, új folymtink kezdeményezése, támogtás, új tevékenységi és működési formák véleményezése, önkormányzt éves évközi támogtási rendszerének kidolgozás, okttási, közművelődési intézményvezetői állás betöltésére benyújtott pályázt véleményezése, képviselő testülettel, testvérvárosokkl és egyházkkl kötött megállpodások véleményezése, zok végrehjtásánk előkészítése és ellenőrzése, megyei tnulmányi ösztöndíj pályáztok véleményezése. 12
előkészíti diák, szbdidősporttl kpcsoltos képviselőtestületi döntéseket, végrehjtását és ellenőrzését. véleményezi STE képviselőtestület elé kerülő beszámolóját, szervezi, integrálj kétévente ismétlődő Szüreti Fesztivál rendezvény előkészületeit, lebonyolítását, véleményezi városi egészségügyi lpellátás szervezését, figyelemmel kíséri z lpellátás helyzetét, és közreműködik z egészségügyi ellátást igénylő lkossági kpcsoltok erősítésében, figyelemmel kíséri város egészségügyi és szociális ellátását biztosító intézmények működését, véleményezi költségvetési előterjesztéseket és beszámolókt, véleményezi város közegészségügyével fogllkozó előterjesztéseket, figyelemmel kíséri z egészségügyi ellátást biztosító intézményeket, elősegíti z érdekegyeztetéseket, koordinálj város egészségügyi rendszerét, véleményezi z egészségügyi intézményvezetői pályáztokt. figyelemmel kíséri város szociális ellátását biztosító intézmények működését, véleményezi szociális ellátás érintő képviselőtestületi előterjesztéseket, elősegíti szociális szolgálttást igénylő lkossági kpcsoltok erősítését, érdekegyeztetéseket, véleményezi szociális intézményvezetői pályáztokt, pályázti feltételeket állpítht meg városi sporttámogtási lp felosztásához, melynek lpján felosztj támogtási lpot. okttásinevelési és közművelődési intézmények működési feltételeinek figyelemmel kísérése, költségvetésének és beszámolóink véleményezése jvsltot tesz z Év Sportolój kitüntető cím odítélésére, véleményezi z önkormányzt áltl lpított okttási, közművelődési és szociális intézmények szervezeti és működési szbályztát. véleményezi nevelési, okttási intézménynevelési, illetve pedgógii progrmját, 13
Önkormányzti társulások és z átruházott önkormányzti feldtok: 1. Homokhátsági Hulldékgzdálkodási Társulás: szemétszállítás, hulldékgzdálkodás 2. Déllföldi Ivóvízminőségjvító Társulás: ivóvízminőség jvítás 3. Kiskőrös és Térsége Ivóvízminőségjvító Önkormányzti Társulás ivóvízminőség jvítás 4. Kiskőrösi Kistérségi Többcélú társulás: ebrendészeti telep működtetése központi orvosi ügyelet működtetése 5. Kiskőrös Város Önkormányzt művészetokttás 6. Homokhátsági Vízgzdálkodási Társult 4 belvízelvezetés, vízgzdálkodás Módszertni megközelítés és z együttműködés folymtánk bemuttás Az együttműködés folymt négy fő fázisr, zokon belül pedig nyolc elkülöníthető folymtlépésre bonthtó. A lépések pedig további folymtelemekből állnk. 1. Előkészítő fázis 1.1. Kidolgozndó folymtok meghtározás Az előkésztési fázis legfontosbb feldt kidolgozndó feldtok meghtározás. Az cél, hogy olyn folymtok kerüljenek kiválsztásr, melyek fejlesztése lehetővé teszi z Önkormányzt számár htékonybb munkvégzést, mely segíti z ügyintézési idő csökkentését, továbbá z Önkormányzt munkájávl kpcsoltos ügyfélélmény fejlesztését biztosítj. 1.1.1. Jvslttétel kidolgozndó folymtok meghtározásár 14
1.1.2. Kidolgozndó folymtok elfogdás 1.2. Módszertn meghtározás és rögzítése A módszertn meghtározásánk célj, hogy biztosíts z együttműködés teljes folymtánk meghtározását, jelenlegi folymtok felmérésének módszerét, jelenlegi folymtok dokumentálásánk módszerét, folymtok elfogdásánk és jóváhgyásánk módszerét és felelősét, folymttok feltérképezése során feltárt jvítási, fejélesztési jvsltok megfoglmzásánk módszerét, továbbá tnulmány elkészítésének és jóváhgyásánk kereteit. 1.2.1. Módszertn meghtározás 1.2.2. Módszertn bemuttás 2. Folymt elkészítései fázis 2.1. Folymtok feltérképezése A folymtok feltéképezésének legfőbb feldt már működő és bevezetett folymtok megismerésén keresztül z Önkormányzt szervezeti működésének megismerése és felkészülés folymtok dokumentálásár. 2.1.1. A rendelkezésre álló dokumentáció megismerése 2.1.2. Folymtinterjúk szervezése 2.1.3. Folymtok megismerése és rögzítése 2.2. Folymtok dokumentálás A folymtok dokumentálás során megismert folymtot lehető legrészletesebben szükséges rögzíteni és fejlesztési jvsltokt feltérképezni. A folymtábrázolásnk trtlmzni kell felelősségi mátrix elkészítéséhez szükséges információkt (végrehjtó, felelős, konzultáló, informálndó). A folymtok lépéseit szerepkörökhöz kell rendelni. 2.2.1. Folymtok módszertn szerinti dokumentálás 2.3. Folymtok vlidálás A folymtok elkészítését követően zokt vlidálttni szükséges z Önkormányzt kijelölt szkértőivel. A vlidálás célj, nnk biztosítás, hogy 15
megismert és dokumentált folymt minden szkértő szerint megfelel jelenleg működő folymtoknk. 2.3.1. Folymtleírások megismerése 2.3.2. Észrevételek, jvsltok rögzítése 2.3.3. Folymtok véglegesítése 3. Jvslttételi fázis 3.1. Fejlesztési jvsltok összegyűjtése Annk érdekében, hogy z Önkormányzt számár folymtok fejlesztése megvlósíthtó legyen, vlmit folymtok htékonybbá, jobbá, gyorsbb lefutásúvá tétele érdekében fejlesztési jvsltokt kell tenni és zokt megfelelően minden bevont szkértő számár értelmezhetően dokumentálni kell. 3.1.1. Fejlesztési jvsltok rögzítése 3.2. Fejlesztési jvsltok dokumentálás A rögzített fejlesztési jvsltokt megérthetőség és megvlósíthtóság érdekében olyn szintre kell kidolgozni, mely lpján z minden bevont Önkormányzti szkértő számár egyértelmű és megvlósíthtó. 3.2.1. Fejlesztési jvsltok részleteinek kidolgozás 3.2.2. Fejlesztési jvsltok részteles dokumentálás 4. Lezáró fázis 4.1. Tnulmány elkészítése A tnulmány elkészítése, és meghtározott htáridőre vló leszállítás tnácsdó feldt. minőségellenőrzését Az átdott tnácsdó áltl tnulmány bevont egészben szkértő Önkormányzt tnulmányt nnk átvétele után véleményezi. 4.1.1. Tnulmány elkészítése 4.1.2. Tnulmány átdás 16 végzi, vló z
5 A felmért folymtok bemuttás 5.1 Folymtábrázolás A folymtok három különböző szinten értelmezhetők, és z lábbik szerint csoportosíthtjuk őket: fő folymtok (értékláncbn szereplő folymtok) generikus folymtok ( folymtok logiki lefutását, célját bemuttó folymt) folymtlépés (szervezeti egységhez rendelt folymtlépések) A folymtok feltérképezése során meg kell htározni folymtlépések mélységét. Az önkormányzti SzMSzben szereplő leglsóbb szintű szervezeti egységeket kell lpul venni, és szervezeti egységhez egyértelműen besorolhtó folymtlépésig felmérni folymtokt. Amennyiben egy folymtlépésről nem egyértelműen meghtározhtó, hogy melyik szervezeti egység felelőse, kkor tovább kell bontni folymtlépést, míg besorolhtó lesz nnk érdekében, hogy minden egyes folymtlépéshez egyértelműen hozzárendelhető legyen szervezeti felelősség. A folymtábrák elkészítésének menete: 1. A folymt résztvevőinek zonosítás. 2. A folymt első és utolós lépésének meghtározás. 3. Rögzítsük, hogy ki kpj z első tevékenység kimenetét, és ennek htásár milyen tevékenységet hjt végre. 4. Azonosítsuk, hogy ki kpj második tevékenység kimenetét, és ez milyen következményt indukál. 5. Folytssuk kimenetek és lépések zonosítását, míg el nem érünk z utolsó tevékenységhez. 6. A tevékenységeket egészítsük ki z előzetesen definiált horizontális elemekkel. 17
5.2 Közbeszerzési folymt Az lábbikbn bemuttásr kerül KBT htály lá trtozó beszezések végrehjtásánk folymtát. Elsőként folymt uszodsávos ábrázolású folymtábrájávl kezdjük, mjd részletesen ismertetjük folymt során lklmzott tevékenységeket és felelősségi köröket. 5.2.1 Folymtlépések 1. Beszerzési igények bejelentése Új beszerzési igény felmerülése esetén z jánltkérő érintett szervezeti egység köteles igényét írásbn jelezni Jegyzőnek. A beszerzés becsült értékének meghtározás z érintett szervezeti egység kötelezettsége. A becsült értékének elsősorbn előzetes árjánlton, tervezői költségvetésen vgy korábbn megkötött szerződés lpján számított értékbecslésen kell lpulni. Amennyiben beszerzés lpján létrejövő szerződés megkötéséhez engedély szükséges, zt közbeszerzési eljárás megindítás előtt be is kell szerezni. A közbeszerzés beszerzés pénzügyi fedezetének hiányábn nem indíthtó meg. 2. Döntés közbeszerzési eljárás megindításáról A Jegyző feldt rendelkezésre álló dokumentumok lpján megállpítni, hogy z jánltkérőnek kötelezettségee közbeszerzési eljárás lefolyttás. Amennyiben közbeszerzési eljárás lefolyttás kötelező, úgy közbeszerzési eljárás megindításr vontkozó szükséges eljárást megindítj. Közbeszerzési eljárás megindításár csk z jánltkérő képviselőjének előzetes jóváhgyást követően kerülhet sor. 18
Amennyiben megindítni kívánt eljárás z éves közbeszerzési tervben nem szerepel, közbeszerzési eljárás megindításkor z éves közbeszerzési terv módosítás szükséges. A közbeszerzési eljárás típusát Közbeszerzési Bíráló Bizottság KBT lpján htározz meg. A Bíráló Bizottság döntése lpján kerül sor z eljárást megindító hirdetmény elkészítésére. 3. A részvételi dokumentáció, illetőleg ismertető Az jánltkérő meghívásos és tárgylásos részvételi dokumentációt készíthet, versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni. Az jánltkérő részvételi felhívásbn köteles megdni részvételi dokumentáció, illetőleg ismertető rendelkezésre bocsátásánk módját, htáridejét, nnk beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit. Az jánltkérő részvételi felhívásbn előírhtj, hogy részvételi jelentkezés érdekében jelentkezésenként leglább részvételi egy dokumentációt részvételre jelentkezőnek résztéveli vgy közbeszerzés értékének 10 %át meghldó mértékben igénybe venni kívánt lválllkozónk meg kell vásárolni vgy át kell vennie. 4. Kiegészítő tájékozttás A részvételre jelentkező részvételi felhívásbn, illetőleg részvételi dokumentációbn foglltkkl kpcsoltbn írásbn kiegészítő tájékozttást kérhet z jánltkérőtől részvételi htáridő lejárt előtt legkésőbb nyolc nppl. A kiegészítő tájékozttást részvételi htáridő lejárt előtt legkésőbb négy nppl kell megdni. A kiegészítő tájékozttást úgy kell megdni, hogy z ne sértse résztvételre jelentkezők esélyegyenlőségét. 19
5. Az jánltok benyújtás és felbontás Az jánlt írásbn és zártn, z jánlti felhívásbn megdott címre közvetlenül vgy posti úton kell benyújtni z jánlttételi htáridő lejártáig. Az jánltok trtlmzó irtok felbontását z jánlttételi htáridő lejártánk időpontjábn kell megkezdeni. A bontás mindddig trt, míg htáridő lejártáig összes jánlt felbontásr nem kerül. Az jánltok felbontásánál z jánltkérő, z jánlttevők, vlmint z áltluk meghívott személyek, továbbá külön jogszbálybn meghtározott szervek képviselői lehetnek jelen. Az jánltok felbontásánál ismertetni kell z jánlttevők nevét, címét, vlmint zokt főbb, számszerűsíthető dtokt, melyek bírálti szempont lpján értékelésre kerülnek. 6. Az jánltok elbírálás Az jánltok elbírásálás során z jánltkérőnek meg kell vizsgálni, hogy z jánltok megfelelneke z jánlti felhívásbn, vlmint jogszbályokbn meghtározott feltételeknek. Az jánltkérő köteles megállpítni, hogy mely jánltok érvénytelen, illetőleg vne olyn jánlttevő, kit z eljárásból ki kell zárni. Az érvényes jánltokt z jánlti felhívásbn meghtározott bírálti szempont lpján kell értékelni. Az jánltkérő z jánltokt kizárólg zok elbírálásár zok elbírálásár hsználhtj fel. Az jánltkérő köteles z jánltok elbírálni. Az jánltkérő köteles z összes jánlttevő számár zonos feltételekkel biztosítni hiánypótlás lehetőségét. 20
7. Tájékozttás z jánltok elbírálásáról, eredményhirdetés Az jánltkérő köteles z jánlttevőket írásbn tájékozttni kizárásról, szerződés teljesítésére vló lklmtlnságánk megállpításáról, vlmint ezek indokáról. Az jánltkerő z jánltok elbírálásánk befejezésekor írásbeli összegzést készít z jánltokról. Az eredményhirdetés során z jánltkérő köteles ismertetni z írásbeli összegzésben foglltkt. 8. Szerződéskötés Eredményes közbeszerzési eljáráslpján szerződést nyertes szervezettel kell írásbn megkötni z jánlti felhívás, dokumentáció, szerződéstervezet, vlmint z jánlt trtlmánk megfelelően. H z jánltkérő lehetővé tette közbeszerzés egy részére történő jánlttételt, részek tekintetében kell nyertesekkel szerződést kötni. E szörződés szükség esetén z jánltoknk, illetőleg z jánlti felhívásnk megfelelően trtlmzhtj z jánlttevőként szerződést kötők közötti együttműködés feltételeit is. A szerződéskötés tervezett időpontját z jánlti felhívásbn kell megdni zzl, hogy z nem htározhtó meg z írásbeli összegzés eredményhirdetésen történő átdását vgy megküldését követő nptól számított tizedik npnál korábbi időpontbn. 21 és hrmincdik npnál későbbi
5.2.2 Felelősségi mátrix A felelősségi mátrix z lábbi elemekből áll: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehjtásáért, z eredményért felelős szerepkör; A (Accountble/Approver, Számon kérhető/jóváhgyó): A feldt végrehjtás kpcsán végső felelősséget vállló vezetői szerepkör. Egy folymtlépéshez csk egy A szerepkör trtozht; C (Consulted, Bevonndó): A tevékenység végrehjtásábn közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékozttndó): A tevékenység végrehjtásáról tájékozttást megkpó szerepkör. FOLYAMAT Beszerzés Pénzügyi Kötelezetts ért felelős ellenjegyzé égválllásr vezető sre jogosult jogosult vezető vezető Beszerzési értékhtár R/A I I R/A R/A R A R A vizsgált Ajánltkérési dokumentáció összeállítás Ajánltkérés Ajánltkérés értékhtárfüggő pénzügyi ellenjegyzése Ajánltkérés értékhtárfüggő kötelezettségválllói 22
ellenjegyzése Ajánltok értékelése R/A I I Eredményhirdetés R/A I Szerződés készítése R/A R A A R/A Szkmi teljesítés igzolás R/A Érvényesítés, szbályossági C R/A R/A Szerződés ellenjegyzése Szkmi teljesítés ellenőrzése vizsgált Utlványozás 5.2.3 Kpcsolódó szbályztok, eljárásrendek A közbeszerzési eljáráshoz kpcsolódó szbályztok, eljárásrendek z lábbik: Közbeszerzési Szbályzt Gzdsági Szervezet Ügyrendje Szervezeti és Működési Szbályzt 23
5.3 Irttárzás, irtkezelés folymtok 5.3.1 Folymtlépések Az önkormányzt feldt és htáskörébe trtozó ügyek intézésnek áttekinthetősége érdekében z zonos ügyre vontkozó irtokt egy irtegységként, ügyirtként kezeli. A továbbikbn z Irtkezelési folymtot muttjuk be, mely során részletesen ismertetésre kerül folymt során lklmzott tevékenységek és felelősségi körök. 1. A küldemények átvétele A polgármesteri hivtlhoz érkező o posti küldemények átvétele z ügykezelő feldt, o csomgokt hivtlsegéd veszi át, mjd továbbítj központi ikttób, o telefxokt, z elektronikus irtokt jó minőségű, trtós ppírlpr történő másolás/kinyomttás után érkeztetésre/ikttásr z érkeztetéssel megbízott ügykezelőnek kerülnek átdásr, A küldeményt átvevő személy ellenőrzi: o címzés lpján küldemény átvételére vló jogosultság o kézbesítő okmányon és küldeményen lévő zonosítási jel megegyezőségét, o z irtot trtlmzó boríték, illetve egyéb csomtolás sértetlenségét Az átvevő kézbesítőokmányon olvshtó láírásávl és z átvétel dátumánk feltüntetésével z átvételt elismeri. Az "zonnl" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét ór, perc pontossággl kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik tértivevény visszjutttásáról feldóhoz. Amennyiben ikttásr nem jogosult személy 24