SZAKDOLGOZAT IGAZ HELGA 2007. 1
BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR KÜLGAZDASÁGI SZAK UD-LEVELEZŐ TAGOZAT NEMZETKÖZI SZÁLLÍTMÁNYOZÁS SZAKIRÁNY A PANNON CSAPÁGY KFT. RAKTÁRÁNAK LOGISZTIKAI NEHÉZSÉGEI Készítette: Igaz Helga Budapest, 2007. 2
TARTALOMJEGYZÉK I. BEVEZETÉS 5 II. LOGISZTIKA 6 1. A Logisztika kialakulása 6 2. Logisztika fogalma, megjelenése a gazdasági folyamatokban 7 3. A logisztika feladata 7 III. PANNON CSAPÁGY KFT. 8 1. Bemutatása 8 IV. PROBLÉMÁK MEGFOGALMAZÁSA 12 1. A termékazonosítás problémája 12 2. Bevételezés, áruérkeztetés problémája 13 3. Logikai raktárak hiánya 14 4. Kié az áru? problémája 14 5. A készletgazdálkodás problémája 14 6. Raktár kialakításának problémája 15 V. TERMÉKAZONOSÍTÁS 16 1. A termékazonosítási rendszerek 16 2. A termékazonosítás folyamata a Pannon Csapágy Kft-nál 18 3. A vonalkód-technika 20 4. A rádiófrekvenciás azonosító rendszerek 28 5. A tökéletes termékazonosításra vonatkozó megoldások kidolgozása 29 5.1. Vonalkódos azonosító eszközök 30 5.2. Rádiófrekvenciás (RF) azonosító eszközök 32 5.2.1. Stargate-System bemutatása 33 5.2.2. Star-system összetevők 35 6. Az új termékazonosítási rendszer gazdaságossága 38 3
VI. VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK 43 1. A vállalatirányítási rendszerek jelentősége 43 2. A Pannon Csapágy Kft-nál jelenleg használt vállalatirányítási rendszer 43 3. Új vállalatirányítási rendszer bevezetésének ötlete 44 4. Az információs rendszer kiválasztása 44 5. Az SAP rendszerről 45 5.1. Az SAP Business One 46 5.2. SAP Business One előnyei 48 6. Az SAP Business One tesztelése során szerzett tapasztalatok 49 6.1. Logikai raktárak 49 6.2. Vevői igények kiszolgálása 52 6.3. Bevételezés 54 6.4. Készletgazdálkodás 55 7. Várható eredmények 57 VII. RAKTÁR 59 1. A raktározás, mint a logisztika egyik területe 59 2. A raktározás technológiája 60 3. A kereskedelmi célú raktározás 61 4. A Pannon Csapágy Kft raktárának jellemzői 62 5. Raktári helyzetfelmérés 63 6. Értékelés 65 VIII. ÖSSZEFOGLALÁS 67 FELHASZNÁLT IRODALOM 69 4
I. BEVEZETÉS A nemzetközi tapasztalatok tükrében nyilvánvaló, hogy a minőség a legkülönfélébb gazdasági területeken, a terméket előállító, vagy szolgáltatást nyújtó gazdasági egységek működésének, valamint az országok gazdasági és társadalmi erejének alapvető tényezőjévé vált. Világszerte számos vállalat köszönheti sikerét a minőségirányítás rendszerelméletű alkalmazásának. Az általam választott Pannon Csapágy Kft. munkahelyem - amelynek fő profilja az FAG csapágyak magyarországi kizárólagos forgalmazása, az MSZ EN ISO 9001: 2001 szabvány szerinti minőségirányítási rendszert működtet, és mindent megtesz a rendszer eredményességének folyamatos fejlesztése érdekében. A jelenlegi szolgáltatással 1994 óta sikeresen fenn tudott maradni a csapágyak nagykereskedelmi piacán, de fennáll annak a veszélye, hogy a magas vevői igényeknek a vállalat nem tud tökéletesen megfelelni, ha nem tartja szem előtt a vállalati ügyviteli folyamatok folyamatos fejlesztését. A diplomadolgozatom célja, hogy a Pannon Csapágy Kft-t képessé tegye az ezen a téren folyó küzdelemben történő sikeres részvételre. A diplomadolgozatban rávilágítok a raktározás folyamatában felmerülő problémákra és javaslatot teszek ezek megoldására. A Pannon Csapágy Kft-nál eddig eltöltött 6,5 év során lehetőségem nyílt a cég teljes ügyvitelének megismerésére. Fő problémaként a vállalati folyamatok hosszú átfutási ideje vált azonosíthatóvá, melynek legfőbb okát abban láttam, hogy sem a beérkezett áruk kezelését, sem pedig a raktárban végzett munkálatokat nem segíti elő sem egy hatékony termékazonosítási rendszer sem egy hatékony vállalatirányítási rendszer. A gazdaságossági szempontok figyelembevételével is a termékazonosításra két alternatívát dolgoztam ki, a vonalkód-technikát és a rádiófrekvenciás azonosítási technológiát, hiszen a vállalati folyamatok jellemzőit és magát a problémát tekintve ez a két rendszer ígérkezik alkalmas megoldásnak. A vállalatirányítási rendszerek közül pedig az SAP Business One-t választottam. Azt a feladatot kaptam a cég ügyvezetőjétől, hogy ezt a rendszert tesztelve, tárjam fel ennek lehetőségeit a cégem számára mind a raktárirányítás mind pedig a kereskedelem terén. 5
II. LOGISZTIKA 1. A logisztika kialakulása A logisztika szó a görög eredetű, logo = gondolkodni, logosz = értelem, logistikos = logikusan gondolkodni, mint fogalmat vannak akik a matematikai logikával is összefüggésbe hozzák. A legkorábbi hivatkozások a Kr.e.1. századból származnak. A második világháborút megelőző abesszínai háború idején már nagyobb közönség előtt is megjelenik maga a fogalom, és innentől kezdve terjed egyre szélesebb körben. Alapvetően katonai fogalomként jelent meg, és terjedt el, de a gazdasági rendszerek az ott kidolgozott szisztémákból indultak ki és fejlesztették tovább. A katonai logisztika lényege röviden mindazon tevékenységeket és eszközöket átfogja, amely a harcoló alakulatok fenntartása érdekében szükségesek, azaz: 1. Anyagellátás 2 Csapat-, anyagszállítás, elhelyezés 3. Infrastruktúra kialakítása 4. Információs hálózat kiépítése a fenti feladatok megoldásának irányítása Mivel a gazdasági (termelési, szolgáltatási, kereskedelmi) rendszerek ugyanúgy erőforrásokat használnak, mint a hadsereg, ezek pedig az anyag, az energia, a munkaerő és az információ formájában jelennek meg, logikus ezekből kiindulni. A logisztikában három alapfolyamat van, amelyek egy összetett mozgásrendszert alkotnak: erőforrás ellátás; termék-előállítás vagy szolgáltatásvégzés; termékelosztás. Ezen rendszer kiemelendő elemei: fuvarozás, raktározás, anyagmozgatás, térbeli elosztás. 6
Ezek az elemek nem újak, inkább az idők folyamán az alkalmazásukhoz kötődő szemléletek változtak meg, azaz a részrendszerek optimalizálása mellett és helyett a teljes folyamatrendszer optimalizálására való törekvés kerül előtérbe. 2. Logisztika fogalma, megjelenése a gazdasági folyamatokban A logisztika napjainkban igen gyakran használt fogalom, és számtalan definíciója létezik. Logisztika az energia, személyek, anyagok, alapanyagok, félkészés késztermékek, információk rendszeren belüli és rendszerek közötti áramlásának tervezésével, vezérlésével, szabályozásával, megvalósításával és ellenőrzésével foglalkozó menedzsment-szemlélet, melynek célja a folyamathoz járuló összköltség és a vevőkiszolgálás színvonala közötti optimum elérése. 3. A logisztika feladata Az ellátás (beszerzés) termelés elosztás (értékesítés) kapcsolatrendszere, illetve ezek átfutási ideje egyre meghatározóbb a piaci verseny területén. A logisztika feladata annak biztosítása, hogy a piaci, termelési, áruforgalmi elvárásokhoz alkalmazkodva: a megfelelő anyag (késztermék, áru), a megfelelő időpontban, a megfelelő helyen, a megfelelő mennyiségben, a megfelelő minőségben és a megfelelő költséggel rendelkezésre álljon. Ez az ún. 6M elv. 7
III. PANNON CSAPÁGY KFT. 1. Bemutatása A Pannon Csapágy Kft. 1994. október 24-én alakult FAG (FAG = Kugelfischer Georg Schäfer AG) csapágyak, csapágytartozékok, egyéb karbantartási anyagok, alkatrészek, valamint csapágy diagnosztikai mérőműszerek és csapágyszerelési szerszámok központi közvetítői, nagykereskedői tevékenységére. Az FAG a világ legrégebbi csapágygyártója 1883-ban alakult, és 1994-ben kapta meg a DIN ISO 9001 minősítést. Termékeinek minőségében több mint egy évszázados fejlesztés, műszaki tapasztalat, kutatás, know-how köszön vissza. Az ipar valamennyi területének vezető gyártói - legyenek azok szerszámipari, közlekedési, bányászati, kohászati felhasználók - a legnagyobb megelégedettség mellett használják az FAG termékeit. Európában a második helyen van, de folyamatosan növeli részesedését az európai piacon. Az FAG teljes körű gyártója és szállítója a golyós csapágyaknak és igen nagy hangsúlyt fektet a német és amerikai piacok mellett a Közép és Kelet- európai terjeszkedésére. Az FAG 1883-as megalakulásától - elsőként megoldva a világon az acélgolyó sorozatgyártását - folyamatosan növeli piaci részesedését. Ezt a növekvő piaci részesedést mutatja az FAG csapágyak (elsősorban ipari csapágyak) magyarországi felhasználásának növekedése is. A hazai cégek csapágyigénye egyre növekvő tendenciát mutat és ez az igény egyre inkább a jó minőségű, nyugati relációból beszerezhető csapágyak felé mozdul el. Az FAG termékei ma a legjobb csapágy minőséget jelentik a világon. Ez a jó minőség elsősorban a korszerűségben, specialitásban, a vevői igények mind teljesebb körű kielégítésében jelentkezik. Elsőként a mai legkorszerűbb tömített kivitelű csapágyaknál a környezetvédelmi igények kielégítése az FAG termékekkel oldható meg a legjobban. A Pannon Csapágy Kft. megalakulása óta komoly fejlődést tudhat maga mögött. 2002-ben az INA Schaeffler Holding akvizíciós ügylet keretében összeolvadt az FAG Kugelfischer AG-val. Az INA-FAG szinergia lehetővé teszi, hogy a cégünk a 8
FAG termékei mellett az INA termékek forgalmazásával komplex szállítói palettát kínáljon a felhasználók felé A Pannon Csapágy Kft. célja, hogy folyamatosan képes legyen megrendelőit az előírásoknak és az elvárásoknak megfelelő, magas színvonalú és minőségű tevékenységével kiszolgálni, ezzel biztosítva a Társaság jó piaci helyzetét. Az FAG minőségpolitikájának alapelve: Nem csak jó, hanem kiváló! (Not only good, but excellent!) Forgalmazott termékeik és szolgáltató tevékenységük jó minőségét döntő tényezőnek tekintik a Társaság tartós sikereinek biztosítása szempontjából. A Pannon Csapágy Kft. főbb feladatai: a vevői igények gazdaságos kielégítése, garantált minőség biztosítása, piacorientált árpolitika, gyors információcsere, pontos szállítás. A Pannon Csapágy Kft. főbb vevői közül a teljesség igénye nélkül az alábbi partnereit említeném meg: BKV Zrt. A.O. Smith Kft. ISD Dunaferr Dunai Vasmű Zrt. DWA Kft. Ganz Motor Kft. Ganz Transelektro Rt. ZF Hungária Kft. General Motors Powertrain Magyarország Kft. Mediagnost Co. Ltd. Bombardier MÁV Kft. 9
A Pannon Csapágy Kft-nek 15 szerződött márkakereskedője van (lásd 1. ábra), melynek kiépítését a kis és közép vállalatok gyorsabb és teljeskörűbb kiszolgálására hozta létre. Több mint 1000 végfelhasználóval, valamint kis- és nagykereskedővel áll közvetlen, illetve közvetett kapcsolatban. 1. ábra. A márkakereskedők földrajzi elhelyezkedése A Pannon Csapágy Kft. már az alapítás utáni időszaktól a vállalkozás tevékenységének továbbfejlesztésére törekedett, ezért 1998-ban bevezette az ISO 9002 szabvány szerint kiépített minőségbiztosítási rendszert, majd 2001-től az új ISO 9001: 2000 szabvány szerinti minőségirányítási rendszerben tevékenykedik. 2004-ben a vállalkozás tevékenységének és raktározási kapacitásának továbbfejlesztésére új irodát és raktárépületet hoztunk létre Törökbálinton. Az új telephely megépítése után célul tűztük ki a piaci pozíciónk megőrzése, erősítése, a versenyelőny növelése érdekében a mai kor elvárásainak megfelelő, megbízható vállalatirányítási rendszer kiépítését. A távlati üzleti céljaink eléréséhez újabb termékek, termékcsoportok és szolgáltatások bevezetését is tervezzük, 2005 januárjától hivatalos Optibelt forgalmazók lettünk, további létszámbővítés és új struktúrák kiépítése is szükséges. 10
A szerződéses végfelhasználó partnereinknek és szerződött márkakereskedőinknek az alábbi termékeket, alkatrészeket, karbantartási anyagokat, eszközöket szállítjuk: FAG- és INA gyártmányú csapágyak, tartozékok, szerelőszerszámok és mérőeszközök, diagnosztikai mérőműszerek, kenőanyagok; kedvező feltételekkel szállítunk egyéb gyártmányú gördülőcsapágyakat is (SKF, TIMKEN, SNFA, SWC, ZKL, FLT, GPZ stb.); speciális hőálló csapágyak; OPTIBELT hajtáselemek (heveder, ékszíj, fogazott szíj, szíjtárcsa, lánc, kerekek stb.); NILOS csapágy-porvédők; tömítések (szimering, karmantyú, O-gyűrű); rögzítőgyűrűk (seeger-gyűrű); ipari hajtóművek (homlokkerekes és csigahajtómű villanymotorral is); ipari kenőanyagok, szerszámok; egyéb alkatrészek (a Megrendelő által igényelt speciális alkatrészek). Szolgáltatások: az Optibelt, valamint az FAG-INA Csoport németországi központja és magyarországi képviselet mérnökeinek bevonásával vállalunk: térítésmentes szakmai tanácsadást; fejlesztési- és tervezési szaktanácsadást, szemináriumok, továbbképzések szervezését, szerelési- és karbantartási bemutatót; tervezési segédletekkel, prospektusokkal, katalógusokkal történő ellátást. az FAG hivatalos magyarországi diagnosztikai szervizének igénybevételére csapágy állapotfelmérés és állapotvizsgálat céljából; valamint az FAG karbantartási szervizének igénybevételére csapágyszerelési és karbantartási feladatok ellátása céljából. 11
IV. PROBLÉMÁK MEGFOGALMAZÁSA 1. A termékazonosítás problémája A Pannon Csapágy Kft.-nál példás rend biztosítja a megfelelő működést. A termékazonosítás jelenleg a raktárosok által szemrevételezéssel történik, ami felvet néhány problémát. A termékek mérete nagyon különböző, a fogászati fúró csapágyától kezdve a nehézipari támhengerek csapágyai képezik a választékot, ami azt jelenti, hogy az azonosítón szereplő cikkszám méretei különbözőek, gyakran nehezen olvashatóak. Előfordulnak olyan esetek, amikor a raktárosok csak nagyító segítségével tudják elolvasni az azonosítókat, ami nem jelent pontos leolvasást, lassítja az árufelvételt, illetve az árukiadást. Egy dobozban egyszerre többféle csapágy érkezik, és ezeket kell a raktárosoknak szétválogatni és az azonosítóval ellátott megfelelő polcra helyezni. A beérkezett árut a raktárosok beazonosítják a csomagolási listán, de előfordultak és a jövőben is előfordulhatnak olyan esetek, amikor valamelyik típusú csapágyat nem szállították le, vagy éppen egy másik dobozba került, mint ahogyan a szállítólevélen szerepelt, ebben az esetben szintén nagyon fontos szerepe van a pontos és hibamentes azonosításnak. A folyamatos képzés segíthet abban, hogy a készletezési problémák tudatossá váljanak, és ki lehessen szűrni a hibaforrásokat. A tréning legfontosabb eleme a számítógépes eszközök használata. A dolgozóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy bizonyos rendeléseknek milyen hatása lehet, hogyan lehet elkerülni a hibákat, illetve hogyan lehet logikailag helyesen javítani azokat. Az oktatáson felül fontos a folyamatok lehető legegyszerűbb szervezése, mert ezzel a hibák egy része már eleve kizárható. Ennek egyik lehetséges megoldása a raktárkészletek szempontjából meghatározó rendelések esetében a nagyfokú informatizálás. A megvalósításban nagy segítséget jelenthet a vonalkód, különösen a hosszú termékazonosítók esetében. A vonalkód-technika hatékony eszköze az információ, az adatok átadásának. A vonalkódokat a szállítmányon (egyedi termék, egységrakomány) tüntetik fel, majd leolvasva számítógéppel továbbítják. A leolvasásra különböző eszközök (kézi vonalkód olvasók, lézeres olvasók, videokamerás észlelők, stb.) szolgálnak. A 12
vonalkódokkal nyomon kísérhető az áru fizikai mozgása, elősegítik a szállítmányok azonosítását, a számlaegyeztetést, a leltár kialakítását, naprakész ismeretét. A fentiek alapján arra a megállapításra jutottam, hogy a Pannon Csapágy Kftben a raktári készletmozgás még biztosabbá tétele érdekében célszerű felülvizsgálni a vonalkódos rendszer bevezetésének költség- és időmegtakarítási vonzatát, ugyanis a csapágydobozokon lévő vonalkódok kínálta lehetőségek nincsenek megfelelően kihasználva. Megítélésem szerint a raktári nyilvántartás és a kiszállítások megkönnyítése, biztonságosabbá tételében pozitív változást eredményezne egy hatékony termékazonosítási rendszer kiépítése, mivel jelentősen megkönnyítené a raktárban zajló valamennyi munkafázist. Ezáltal gyorsabb lenne a vevők kiszolgálása, a bevételezés, az ellenőrzés, a leltározás és csökkenne a hibalehetőségek valószínűsége is. A rendelések sokkal gyorsabban és sokkal nagyobb pontossággal kerülnének feldolgozásra, így egészében a megrendelők kiszolgálásának minősége is nagy mértékben javulna. 2. Bevételezés, áruérkeztetés problémája Az áru beérkezésekor a raktáros a Packlista alapján amely a feladó által kiállított lista, tartalmazva a csomagban lévő csapágyak fajtáit és a hozzá tartozó mennyiségeket tételesen átveszi az árut, ezt egyezteti a csomaghoz tartozó számlával. Ha ez megegyezik, akkor az értékesítési vezető típus és mennyiség alapján bevételezi az árut, majd. utána egy bizonylatban kinyomtatja, amely lefűzésre kerül. Rutinszerűen csak a számla végösszege és a bevételezés végösszege van összehasonlítva, hiszen ha itt eltérés van, akkor nem egyezik a beérkezett áru és a bevételezés. De ez felületes ellenőrzés, ezért még egy embernek át kell futnia tételesen, hogy pontos legyen. Ez kiküszöbölhető az SAP Business One használatával, hiszen ott az áru illetve a hozzá tartozó számla bevételezését külön ember végzi és így kétszeres a kontroll. 13
3. Logikai raktárak hiánya A jelenlegi rendszerünk nem alkalmas a raktáron belüli logikai raktárak értelmezésére, erre is megoldás lehet az SAP Business One. A logikai raktáraknak azért van fontos szerepe, mivel raktározunk kereskedőink részére is, azaz bizományosi raktárakat nyitunk a számunkra és az ezekben a raktárakban lévő tételek értékesítjük. Egy-egy ilyen bizományosi készlet kiadása során nagy segítséget jelentene, ha a rendszer mutatná, hogy a tétel melyik logikai raktárban található. Tesztelés során tapasztaltam, hogy az SAP Business One rendszerben ezeket a tételeket nem is lehet másképpen kiszámlázni, a raktár megjelölése nélkül. 4. Kié az áru? problémája Az áru beérkezése során a rendszerünk nem képes pontosan megjelölni, hogy melyik rendelésre érkezett be az áru. Ha több vevőnek van ugyanarra a tételre leadott igénye, akkor ez egyszerre megjelenik a kiszámlázásra váró tételek között. Az értékesítőnek kell utána néznie, hogy melyik vevő rendelését elégítse ki. Ez az SAP Business One-ban azonnal kiderül és nem kell keresgélni. A beszerzési megrendelésekben pontosan fel van tűntetve, kié az áru. 5. A készletgazdálkodás problémája A készletgazdálkodás terén ráadásul számos olyan fontos funkciót tudnánk megvalósítani az SAP Business One segítségével, amely korábban nem állt rendelkezésünkre. Ilyen többek között a minimális és maximális szükséges készlet kezelésének lehetősége. Ha valamely áruból a raktárkészlet a kritikus szint alá csökken, ezt azonnal látjuk, és automatikusan rendelhetünk belőle. Egy kereskedő cég számára ez alapvető jelentőségű, mivel azt az árut a legkönnyebb eladni, amely a raktárban készleten van, és a vevő azonnal el tudja vinni. Ezért nagyon fontos, hogy a rendszerünk gyorsan reagáljon a készletmozgásra. 14
6. Raktár kialakításának problémája A Pannon Csapágy Kft. raktára ugyan egy korszerűen felépített raktár, de rendelkezik kisebb nagyobb hiányosságokkal. Egyik probléma például a helyhiány, mely az áru átvételét, kiadását és tárolását is hátráltatja. Erre megoldás lehetne egy új raktározási technológia. 15
V. TERMÉKAZONOSÍTÁS 1. A termékazonosítási rendszerek Napjaink műszaki fejlődésének sebessége szinte már csodaszámba megy, de a technika egyik területe sem annyira gyorsan változó, és innovatív, mint az informatika. Éppen csak megjelenik a piacon egy felhasználóbarát, szenzációsan új hardver, egy számítógépes rendszer, vagy egy különösen felhasználóbarát kialakítású üzemeltetési rendszer, abban a pillanatban megjelennek az első ellenvetések és az ötletek egy jobb és kényelmesebben használható rendszer iránt. E téma kétarcúsága a logisztikában is visszatükröződik, különösen a korszerű azonosítási és kommunikációs technikák területén. A múltban egy beüzemelt rendszer általában éveken keresztül működőképes volt, az egyes részegységek folyamatos cseréje, korszerűsítése és az új fejlesztések bevezetése azonban gyakran oda vezetett, hogy a jól működő rendszereket a külső befolyásoló tényezők hatására meg kellett változtatni. A megfelelő információnak a megfelelő időpontban való elérhetősége ma felértékelődött, az információ megléte a túléléshez és a létezéshez egyaránt szükségessé válik gyorsan fejlődő világunkban. A korszerű áruelosztó központokban ma elsősorban a szállítási- és raktározási folyamatok automatizálása, a komissiózási folyamatok automatizálása, és az ezekkel összekapcsolt, sokoldalú számítógépes rendszerek alkalmazása révén érhető el költségcsökkenés. A termékazonosítás során arról kell meggyőződni, hogy a beérkező idegen áru minden tekintetben azonos-e a kísérő információhordozón szereplő azonosító és jellemző adatokkal. Információhordozók lehetnek: a fuvar-, illetve szállítólevél, a számla, valamely számítógépes adathordozó, 16
egyéb kísérő okmány (pl. vámjegyzék). Az információs és az anyagáramlási (fizikai) folyamatok közötti illesztési felületként az adatnyerés kialakítása és optimalizálása az utóbbi időben a vállalati gazdaságossági eredményességet növelő tényezővé vált és egyre nagyobb jelentőségű lett. A korszerű azonosítási technológiák bevezetése az üzleti folyamatok optimalizálását teszi lehetővé. Az áruk beléptetése, a gyártási logisztika, a raktározás, a komissiózás, a csomagolás, az áruk kiléptetése és a szállítás területén az adatnyerés fontos szerepet játszik az anyagáramlási folyamatok optimalizálásában. A termékazonosítási rendszer optimális tervezése, megválasztása kiterjed: az azonosító eljárás megválasztására, az azonosító eszközök kiválasztására, az adatátvitel megválasztására. Az azonosítási eljárás megválasztásánál rögzíteni kell a követelményeket: a logisztikai rendszer mely elemeinél (termék, szállítóeszköz) kell adatot gyűjteni, hordozandó adatmennyiség, hol kell a kódleolvasó készüléket működtetni, a leolvasási pontosságot és távolságot, stb. Az azonosítási eszköz megválasztása során vizsgálni kell: a megválasztott eljárást mely eszközök, milyen mértékben, milyen minőséggel tudják megvalósítani, milyen költséget igényelnek az egyes eszközváltozatok. Felépítésüket tekintve a termékazonosítási rendszerek adathordozókból és adatátviteli rendszerekből állnak. Az azonosításhoz kapcsolódó adatátviteli rendszer megválasztásánál figyelembe kell venni, hogy: milyen mennyiségű adatot, milyen gyakorisággal kell átvinni, a kódleolvasó helyhez kötött vagy mobil, milyen az átviteli távolság átlagos értéke, a kódleolvasók számát, a kiválasztott azonosító eszköz által támasztott követelményeket, megvalósításának és működtetésének költségét. Egy azonosítási rendszer megválasztása mindig függ az adott alkalmazási és környezeti feltételektől, a költségektől, valamint a megkívánt megbízhatósági szinttől. Az alkalmas megoldások kiválasztása során ezért szervezési és műszaki szempontokat is figyelembe kell venni, és a költségek, valamint a rendszer minőségének a közvetlen 17
gazdaságossági összehasonlítást is el kell végezni. A költségtényezők között megjelennek a beruházási és az üzemeltetési költségek, a megbízhatóság pedig műszaki és emberi megbízhatóságból tevődik össze. Összefoglalva megállapítható, hogy a termékazonosítás folyamatában kulcsfontosságú az információk megfelelő színvonalú kezelése. A terméket kísérő információáramlás előnye, hogy elkerülhetőek az anyagáramlással való összehangolás problémái. Ebből következően az áru és anyagáramlás összekapcsolása termékazonosítási rendszerrel és az információs folyamatok illesztésével oldható meg. 2. A termékazonosítás folyamata a Pannon Csapágy Kft-nál A Pannon Csapágy Kft-hez beérkező FAG csapágyak, csapágytartozékok az FAG által dobozban, papírkartonokban vagy egyéb kiszerelési egységben (kartonpaletta) becsomagolt módon azonosítóval ellátva kerülnek beszállításra. A papírkartonok kb. 30-40 kg, míg a kartonpaletta súlya elérheti akár az 500 kg-ot is, amelyek mozgatása nem könnyű feladat a raktárosok számára. Mivel a Pannon Csapágy Kft kereskedelmi cég, ezért egyedi kiszerelésben hozza forgalomba az árut. Előfordul 1 db-os, 10 db-os, 100 db-os kiszerelés éppúgy, mint a 25 db-os, vagy akár a 84 db-os, és a vevők részére is csak ilyen mennyiségben értékesíthetik a csapágyat. Az FAG mindösszesen kb. 60000 féle csapágy gyártásával foglalkozik. A termékek csomagolása, illetve megjelölése olyan kell legyen, hogy a termékazonosítók a szállítási állapotban jól láthatóak legyenek. Azonosításra a Pannon Csapágy Kft. esetén a típusszám, illetve a gyártó által a termék kiszerelési egységén elhelyezett azonosító címke szolgál. Ez képezi a számítógépes nyilvántartás, a kivételezés, bevételezés, számlázás alapját. A cég területén ezek az azonosítások mindvégig fennmaradnak és a kiszállított terméket is követik. A következő 2. ábrán látható, hogy a csapágydoboz címkéjén milyen adatok szerepelnek: a csapágy azonosító szám, a vonalkód, a márkanév, a cikkszám, a darabszám és a származási hely. 18
2. ábra. Azonosító felirat a csapágydobozon A beérkezett szállítmányoknál a raktáros azonosítja a szállítmányt a szállítási dokumentumok alapján, ellenőrzi a szállítmány épségét, mennyiségét. A szállítási dokumentumok az alábbiak: a szállítólevél (Lieferschein) a szállítmány fajtáját, mennyiségét és úti célját tartalmazó dokumentum, mely a szállító által kerül kiadásra, és a fuvarozó úti okmánya; tartalmazhatja a minőség tanúsítását is; a bevételezési bizonylat a csapágyak, csapágyalkatrészek raktárba történő beszállítására, bevételezésére szolgáló dokumentum, mely tartalmazza a nyilvántartási és könyvelési adatokat, azok szigorú számadású alapbizonylata; számla, árukikészítő lap, csomagolási lista (Packliste). A raktárosok - a számítógépes bevételezés helyességének ellenőrzése után - elvégzik a lerakodást a gépkocsivezető közreműködésével. A raktárra történő beszállítás (kézikocsival, gyalogvezérlésű kisemelésű/nagyemelésű emelőkocsival) után az azonos termékek egy helyen kerülnek tárolásra típusszám szerinti megjelöléssel, azonosítással ellátva. Az elhelyezés úgy történik, hogy a közlekedési utak, terek szabadon maradjanak a szabad mozgatás miatt. A polcokon az árut a terhelhetőségi szabályoknak megfelelően helyezik el, az újonnan beérkező áruféleséget az előre meghatározott területre rakják, a későbbi gyors hozzáférés érdekében (címke, azonosító). 19
A be- és kitárolás a raktáros feladata. A betárolást a csomagolási lista alapján kell végezni és a csomagolási lista alapján szükséges adatokat a számítógépes rendszerbe kell bevinni a kereskedőknek. A raktáros által rendben talált szállítmány bevételezését a kereskedelmi vezető végzi el, és kiállítja a számítógépes Bevételezési bizonylatot. Az ISO 9001 előírása szerint megkülönböztető jelzést kell használni az áru átvételekor, vagyis az Átvétel alatt feliratot rá kell helyezni a dobozokra addig, amíg nincs ténylegesen a megfelelő polcra helyezve az adott csapágy. A vevő részére a kiszállítást és az azzal kapcsolatos csomagolást elvégzik, úgy bocsátják a vevő rendelkezésére, biztosítva az áru védelmét. Az összetartozó tételeket együtt csomagolják. Ezekből következően elmondhatjuk, hogy mind a beszerzés, mind az értékesítést megelőző komissiózás folyamatában nagy jelentősége van a termékek azonosításának. Napjainkban egyre nagyobb hangsúlyt kap a vállalati ügyvitel pontossága, a vevők igényeinek minél magasabb fokú kielégítése. A készletpontosság fokozásában fontos szerepe van az emberi tényezőnek, ezért a vállalat vezetésének minden dolgozóban tudatosítania kell azt, hogy a készletproblémáknak milyen kihatásaik lehetnek. Döntő jelentőségű, hogy ez ne csak a raktárosok számára legyen világos, mivel a többi dolgozó munkája is szerepet játszik a készletek alakulásában, kezelésében. 3. A vonalkód-technika A termékazonosítás folyamatában kulcsfontosságú az információk megfelelő színvonalú kezelése. Az azonosításhoz szükséges információk általában az árukon számokkal, vonalakkal vagy más szimbólumokkal vannak kódolva. A terméket kísérő információáramlás előnye, hogy elkerülhetőek az anyagáramlással való összehangolás problémái. Az anyagáramlás optimális irányítását csak az azonosítási és kommunikációs technikák kombinált üzemi alkalmazása teszi lehetővé. A piacon fellelhető termékazonosítási és kommunikációs technikák annyira sokfélék, hogy csak az alkalmazási területek részletes elemzése során lehet közülük a megfelelőt kiválasztani. Minden egyes esetben tekintettel kell lenni az alá-, illetve fölérendelt rendszerekre, a piaci követelményekre, továbbá a külső partnerek 20
kívánalmaira. Ezzel párhuzamosan szem előtt kell tartani az elektronikus adatfeldolgozó rendszerek rendkívül gyors fejlődését is, hogy a lehető legrugalmasabb rendszert tervezzék meg. A vonalkód egy olyan azonosítási technika, mellyel gyorsan és nagy pontossággal automatikusan gyűjthetünk adatokat. Alkalmas mind vizuális, mind gépi leolvasásra. Széleskörűen, könnyen és nagy tömegben használható az élet minden területén. A vonalkód egyszerű és gyors módszert kínál az információ kódolására, mely elektronikus eszközökkel is könnyen leolvasható. Az információ kódolása leginkább a morzejelekre hasonlít. Különböző vonalkódok vannak, és mindegyiknek megvan a saját vonalkód mintája. Ma a leggyakrabban használt kódok a következők (1. táblázat): Azonosító szám típusa Az azonosító szám feltüntetésére alkalmas vonalkód jelképek A GTIN-8 azonosító szám kiadása azon termékek körére van korlátozva, amelyek méretüknél fogva nem alkalmasak EAN-13 vonalkód elhelyezésére. A GTIN-8 számokat a GS1 Magyarország a gazdálkodó szervezet kérésése központilag adja ki. EAN/UCC-8 UPC-E A GTIN-13 a leggyakrabban használt azonosítószám típus a termékek azonosítására. A szám képzéséhez a EAN/UCC-13 21
gazdálkodó szervezet kérésére a GS1 Magyarország változó hosszúságú cégprefixet (vagy cégprefixeket) ad ki, melynek felhasználásával kialakítható a termékazonosító szám. GTIN-12 (korábban: UCC- 12) 2005. január 1-jéig Észak-Amerikában a 12 számjegyű azonosításon alapuló UPC-A jelképek voltak használatosak. A rendszer globális használatát az amerikai cégek 14 jegyű számstruktúrára való áttérése tette lehetővé UPC-A A termék GTIN-13 azonosító számából képezhető a GTIN- 14 azonosító szám, amely a termék magasabb csomagolási szintjének azonosítására szolgál. Az indikátorszámot, amellyel a számsor kezdődik, 0 és 9 között kell meghatározni. A GTIN-14 azonosító szám feltüntetése lehetséges az ITF-14 (Interleaved Two of Five = Átfedéses-kettő-az- ITF-14 22