A BHAKTIVEDANTA HITTUDOMÁNYI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 (v.1.1) oldalszám: 1 / oldalak száma: 48 A BHAKTIVEDANTA HITTUDOMÁNYI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A Bhaktivedanta Hittudományi Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet, az oktatási igazolványokról szóló 362/2011 (XII.30.) kormányrendelet, a felsőoktatásról szóló évi törvény végrehajtásáról szóló 79/2006. (IV.5.) kormányrendelet, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény végrehajtásához szükséges egyes rendelkezésekről szóló 248/2012. (VIII.31.) Kormányrendelet alapján az iratkezelés szabályait (továbbiakban: Szabályzat) a következőképp határozza meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szabályzat hatálya (1) A Szabályzat előírásait alkalmazni kell a Főiskolánál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra függetlenül attól, hogy milyen anyagon, alakban és milyen eszköz felhasználásával készült, továbbá valamennyi adatra és információra, amennyiben a papíralapú és elektronikus iratkezelési rendszerben rögzítésre került. (2) A Szabályzat hatálya kiterjed a Főiskolával szerződéses kapcsolatban állók tevékenységével összefüggésben keletkezett minden iratra is, amennyiben közreműködésük során valamely elektronikus iratkezelési rendszerben bármilyen jogosultságot, illetve hozzáférést kapnak. (3) A Főikola valamennyi alkalmazottja munkaköri kötelezettségeként munkajogi felelősség terhe mellett köteles ellátni az iratkezelés folyamatában a munkájához kapcsolódó iratkezelési feladatokat. 2. Az iratkezelés elvei (1) A Főiskola iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy: a. a Főiskolához érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, illetve fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b. az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c. az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;

2 (v.1.0) oldalszám: 2 / oldalak száma: 48 d. az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges személyi, tárgyi, technikai feltételek biztosítottak legyenek; e. a beérkezett és továbbított iratok megváltoztathatatlansága biztosított legyen; f. megelőzhető legyen a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása, illetve a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g. az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 3. Egységes kezelés elve Egy iratot csak egyszer szabad nyilvántartásba venni, függetlenül attól, hogy az irat belső iratátadással más szervezeti egységhez kerül. 4. Az iratkezelés rendszere (1) A Főiskola iratkezelése vegyes, központosított érkeztetésű, papíralapú és részleges elektronikus iratkezelés formájában valósul meg. (2) Iratkezelés és ügyintézés a Rektori Titkárságon, a Tanulmányi Osztályon, a Gazdasági Osztályon és a Főiskola egyéb szervezeti egységeinél folyik. (3) A szervezeti egységek speciális nyilvántartások vezetését (számviteli iratok, személyzeti iratok, műszaki iratok, szerződések stb.), a minősített (titkos) iratok kezelését és az átmeneti irattározást önállóan végzik. 5. Az iratkezelés szereplői (1) Beosztástól függetlenül ügyintéző az a munkatárs, akit a rektor vagy a szervezeti egység vezetője az ügy intézésére kijelöl. (2) Az ügyintéző a munkaköri kötelezettségéből adódóan az irat átvételétől az elintézésig felelős az iratért. Ellenőrzésnél a kért iratot köteles bemutatni vagy igazolhatóan bizonyítani, hogy az irat kinél található vagy kinek került átadásra / továbbításra. Felelős a kiküldésre kerülő iratok tartalmáért, alaki és formai megfelelőségéért és a határidők betartásáért. (3) Beosztástól függetlenül iratkezelő az a munkatárs, aki az ügyvitel során kapcsolatba kerül a Szabályzatban fogalmilag meghatározott iratokkal. (4) Az iratkezelő minőségében valamennyi munkatárs köteles a Szabályzatban foglalt előírásoknak érvényt szerezni és a tudomásukra jutott titkot megőrizni. (5) Az ügyintéző és iratkezelő felelős az iratkezelés szakszerű ellátásáért. (6) Az iratkezelés szereplői csak a munkavégzésre vonatkozó szabályok megtartásával végezhetik az iratkezelést, így különösen kötelesek a. a rendelkezésükre bocsátott munkaeszköz állapotáról a tőlük elvárható módon meggyőződni, azt rendeltetésének megfelelően és a rá vonatkozó utasítás szerint haszálni, b. a munkaelvézéséhez szükséges ismereteket elsajátítani, és azokat a munkavégzés során a legjobb tudásuk szerint alkalmazni és fejleszteni, 2

3 (v.1.0) oldalszám: 3 / oldalak száma: 48 c. az iratkezelési rendszer oktatásán és a részükre előírt képzéseken részt venni, d. problémát, veszélyt jelentő rendellenességet, üzemzavart tőlük elvárható módon megszüntetni, vagy azt a vezetőnek jelezni. 6. Az iratkezelés felügyelete (1) A rektor felelős e Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért. (2) Ennek keretében gondoskodik: a. a Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a Szabályzat módosítását; b. az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c. az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról; d. a FIR és Neptun rendszer hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak naprakészen tartatásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartatásáról; e. a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f. az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről; g. az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. (3) Az adott szervezeti egység vezetőjének a feladata az ügyviteli munka operatív irányítása és ellenőrzése. (4) A szervezeti egység vezetője jelöli ki a szervezeti egységben az iratkezelést végző személyt. 3

4 (v.1.0) oldalszám: 4 / oldalak száma: 48 II. ADATOK ÉS INFORMÁCIÓK VÉDELMÉNEK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 7. Adat- és információvédelem az iratkezelésben (1) Az iratkezelés során biztosítani kell a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény rendelkezéseinek betartását. (2) A Főiskola munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz, adathordozókhoz férhetnek hozzá, amelyekhez munkakörük ellátásához feltétlen szükség van, illetve az érintett terület felelős vezetője arra felhatalmazást ad. (3) Az egyes iratokhoz történő hozzáférési jogosultság meghatározása a szervezeti egység vezetőjének a feladata. A jogosultságokat nem csak egyedileg, hanem csoportokra, témákra is meg lehet határozni. (4) Az egyes iratkezelők minden esetben más iratkezelő helyettesítésekor is saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más ügyintéző azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz. (5) A belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő iratokat Bizalmas! minősítéssel kell ellátni. (6) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások adhatók: a. Saját kezű felbontásra! b. Nem másolható! c. Kivonat nem készíthető! d. valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb utasítás. (7) Az (5) és (6) bekezdésben meghatározott utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerhetőségét. (8) Az iratkezelő helyeket úgy kell kialakítani, hogy az az átmeneti irattárolásra használt helyiségekben, szekrényekben ne keveredjenek a frissen beérkező, még nem érkeztetett iratok és a már kezelt, nyilvántartott iratokkal. Az iratkezelő munkahelyek kialakítása a környezeti tényezők figyelembevételével történhet (megfelelő világítás, eszközkapcsolat stb.) 8. Elektronikus dokumentumok védelme (1) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. 4

5 (v.1.0) oldalszám: 5 / oldalak száma: 48 (2) Az eredeti elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozót, valamint a mentésre használt egységeket és adathordozókat zárt, látható roncsolás nélkül nem bontható csomagolásban, elektromágneses behatásoktól védetten kell tárolni. 5

6 (v.1.0) oldalszám: 6 / oldalak száma: 48 III. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 9. Az iratok nyilvántartása (1) A Főiskola címére érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat nyilvántartásba kell venni. (2) Nem kell nyilvántartásba venni az alábbi küldeményeket: a. az elektronikus szemetet (spam), b. a könyveket, tananyagokat, hivatalos kiadványokat, c. a sajtótermékeket (közlönyök, napilapok, folyóiratok, hivatalos lapok stb.) d. a reklám- és propagandaanyagokat (prospektusok, szórólapok stb.) e. a levélmásolatokat (fénymásolatok stb.), ha azok tartalma csupán a tájékoztatás (információközlés stb.) célját szolgálja, f. a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges meghívókat, értesítéseket. 10. A nyilvántartás módja (1) A Főiskola címére érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartásba vételének módja az irat típusának, az ügy tartalmának, az ügyintézés folyamatának megfelelően eltérő lehet. (2) Általános szabály, hogy az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. (3) Az iktatás módja évenként eggyel kezdődő sorszámos és alszámos rendszerű. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az azonos egyedi ügyre vonatkozó ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. 11. Érkeztetéssel nyilvántartott iratok (1) Elegendő érkeztetéssel (21. ) nyilvántartani a következő iratokat: a. az intézkedés nélkül más hatósághoz továbbítandó iratokat (pl. téves címzés, illetékesség miatt) b. a visszaérkezett tértivevényeket. (2) Az érkeztetéssel nyilvántartott iratok iktatást, további ügyintézést nem igényelnek. (3) A visszaérkezett tértivevényeket az érintett ügyintézőnek kell átadni, aki azt az ügyirathoz csatolja. 12. Érkeztetés nélkül nyilvántartható iratok (1) Érkeztetés nélkül nyilvántartható iratok: a. jelentkezési lapok, a hallgatók beiratkozási lapjai, kérelmei, pályázatai b. álláspályázatok, melyeket átadójegyzékkel kell továbbítani a rektornak, c. számlák, melyeket átadójegyzékkel kell továbbítani a Gazdasági Osztálynak. 6

7 (v.1.0) oldalszám: 7 / oldalak száma: 48 (2) Ezeket az iratokat a Rektori Titkárság érkeztetés nélkül adja át az érintett szervezeti egységnek, ahol iktatással veszik nyilvántartásba. 13. Külön nyilvántartásba kerülő iratok (1) Külön nyilvántartásba kerülnek azok az iratok, melyekről a vonatkozó jogszabályok értelmében, illetve a célszerűség és az áttekinthetőség érdekében külön nyilvántartást kell vezetni. A Főiskolán ilyen iratfajták (iratcsoportok) a következők (a felsorolás példaszerű): a. Pénzügyi-számviteli tárgyú iratok, könyvelési bizonylatok, számlák; b. telefaxok, c. műszaki dokumentációk, d. munkaügyi, személyzeti iratok, e. oktatási igazolványok, érvényesítő matricák, oktatási formanyomtatvány f. szenátusi határozatok, rektori utasítások, jegyzőkönyvek g. bizottságok határozatai, jegyzökönyvei. 13. Érkeztetés, nyilvántartás és iktatás nélküli iratok (1) Nem kell érkeztetni, nyilvántartásba venni, sem iktatni: a. a bemutatásra, vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett, ún. átfutó iratokat, b. a határidős feladatot tartalmazó iratokat, melyeket a felelős ügyintézőnél keletkezett nyilvántartási/iktató számon kell tartani, c. a Főiskolán belüli belső információ céljából küldött iratokat, melyeket a keletkeztető szervezeti egységnél kell iktatni d. a Neptun-rendszerben és a FIR-ben már nyilvántartott iratokat. 14. Hiteles nyilvántartás A nyilvántartásokat különösen az iktatást olyan módon kell végezni, hogy a nyilvántartókönyveket az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 15. Az iratok átadás-átvétele (1) Az iratforgalom keretében a papíralapú iratok átadását-átvételét úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, valamint az átadás időpontja és módja. (2) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja is pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. (3) A papíralapú iratok átadás-átvételének igazolása átadókönyvön vagy az iktatókönyv aláírásával történik. Az átadás-átvétel dokumentálása az átadó kötelessége és felelőssége. (4) Az elektronikus iratok és a szkennelt/digitalizált iratképek átadás-átvételének hitelességét az elektronikus levelező rendszer biztosítja. 7

8 (v.1.0) oldalszám: 8 / oldalak száma: Iratok átadása személyi változás esetén A Főiskola megszűnése, átszervezés vagy személyi változás esetén az iratkezelési folyamat szereplőit a kezelésükben lévő iratokkal az átvevő tételesen elszámoltatja a szervezeti egység vezetőjének irányításával a nyilvántartások alapján. Az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. IV. AZ IRATOK RENDSZEREZÉSÉNEK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 17. Az ügyirat egysége (1) A Főiskola feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. (2) A több szakaszban intézett ügyek egyes szakaszaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyirat egységét, az ügyiratdarabok összetartozását a nyilvántartásokban rögzíteni kell. 18. Irattári tételbe sorolás Az iktatott iratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valamint a Főiskola irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük előtt a Szabályzat 2. sz. mellékletében szereplő irattári terv alapján irattári tételekbe kell sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. 19. Irattári tételszám alapú irattári rend Az ügyvitelhez már nem szükséges, lezárt, irattározási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat, az átmeneti, illetve a központi irattárban évek szerint, ezen belül, az irattári tételszám növekvő rendje szerint, ezen belül az iktatószámok növekvő rendje szerinti rendszerben kell elhelyezni. 20. Speciális iratfajták irattári kezelése A jogszabályban vagy külön szabályzatban meghatározott különleges módszerrel nyilvántartandó iratok a Főiskolánál külön nyilvántartásba kerülnek, így különösen a pénzügyi-számviteli tárgyú iratok és számlák, a műszaki dokumentációk, a munkaügyiszemélyzeti iratok, hallgatói iratok, a szerződések és a minősített (titkos) iratok. 8

9 (v.1.0) oldalszám: 9 / oldalak száma: 48 V. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 21. A küldemények átvétele, érkeztetés (1) A Főiskola címére érkező küldeményeket a Rektori Titkárság veszi át, rendszerezi, bontja fel és jegyzi be a postakönyvbe (érkeztetés). A megállapíthatóan magánjellegű küldeményt nem kell érkeztetni. (2) A postakönyv lehet papíralapú vagy elektronikus program. (3) A postakönyvben fel kell tüntetni a. az érkezés keltét, b. az érkeztetőszámot, c. a küldő megnevezését és hivatkozási (iktató) számát, d. ajánlott levél esetén a ragszámot e. az irat tárgyát. (4) A küldeményt el kell látni a beérkezés dátumát tartalmazó bélyegzővel. (5) Az érkeztető szám minden évben eggyel kezdődő sorszám. (6) Érkeztetés után a Titkárság szervezeti egységenként, illetve név szerint csoportosítja szignálja a küldeményeket, és azokat átadókönyvvel adja át. (7) A fel nem bontható küldeményeket a borítékon történő érkeztetés után külön kell nyilvántartani és aláírás ellenében átadni a címzettnek. (8) Az érkeztetés adatai: a. érkezés kelte b. címzett, c. küldő szerv vagy személy, d. hivatkozási szám, e. átvétel igazolása. (9) A hallgatók kérelmeit, pályázatait a Tanulmányi Osztály veszi át. (10) A Tanulmányi Osztály kijelölt munkatársának kell rendszeresen ellenőrizni a faxkészüléket. A beérkező faxokat nyilvántartásba veszi és lehetőleg elektronikus úton továbbítja a címzett részére. Nyomtatott, papíralapú formátumban a hagyományos papír alapú küldeményekhez hasonlóan kell kezelni. (11) A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell a tartósan őrző másolat készítéséről. 22. A küldemény ellenőrzése A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni: a. a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, b. a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, c. az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, d. az iraton jelzett melléklet meglétét. 9

10 (v.1.0) oldalszám: 10 / oldalak száma: Sérült, hiányos küldemény kezelése (1) Sérült feltehetően hiányos küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. (2) Hiány megállapítása esetén a hiány tényét az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos iratkezelést. 24. A küldemények felbontása (1) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: a. a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, b. a sajátkezű (s.k.) felbontásra szóló, valamint c. azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték. (2) Az s.k. felbontásra! jelzésű küldemények csak abban az esetben bonthatók fel, ha erre a címzett tartósabb távolléte (szabadsága, betegsége stb.) esetén szóban vagy írásban felhatalmazást ad, vagy elrendeli, hogy a részére ilyen jelzéssel érkezett küldeményeket az iratkezelési szabályzat előírásai szerint kezeljék. (3) A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a Téves bontás! szöveget, a keltet és a felbontó nevét (aláírását), majd a továbbítás szabályai szerint kell eljárni. (4) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha: a. az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik (pályázat, fizetési vagy fellebbezési határidő, stb.); b. a küldő neve vagy pontos címe csak a borítékról olvasható; c. a küldemény hiányosan érkezett; d. bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. (5) Ha a küldemény értéket (pénzt, csekket, stb.) is tartalmaz, azt az iraton is fel kell tüntetni, és az értékküldemény átadás-átvételét a pontos összeg feltüntetésével külön kell lebonyolítani. 25. Az iratok nyilvántartásba vétele, iktatás (1) Minden beérkező küldemény az érkezés napján iktatásra kerül. Ha az irat a munkaidő végén vagy utána érkezik be, az ezt követő munkanap megkezdésekor történik az irat iktatása. (2) A munkaidő végén beérkezett bírósági irat esetében az iktatás időpontja a tényleges átvétel napja. (3) Iktatni kell az elektronikus rendszeren kapott vagy küldött iratot is. (4) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni. Az iktatás az iratok beérkezési sorrendjében történik. (5) A szervezeti egység elektronikus postaládájába munkanapokon 15 óráig megérkezett elektronikus levelet ( t) aznapi beérkezettnek kell tekinteni. Az elektronikus úton érkezett iratok kezelése azonos a hagyományos úton érkezettekével, ezeket kinyomtatás után ugyancsak iktatni kell. 10

11 (v.1.0) oldalszám: 11 / oldalak száma: 48 (6) Az iktatás történhet kézi iktatással, vagy számítógépes iktatóprogram alkalmazásával. (7) Kézi iktatás céljára évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt egyes számmal kezdődően az iktatási év végéig folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással, és a szervezeti egység hivatalos bélyegző lenyomatával kell lezárni. Az iktatókönyvet hivatalos okiratnak kell tekinteni, és bármely hatósági eljárásnál az abban történt bejegyzések bizonyítékként felhasználhatók. (8) A számítógépes iktatás során a programhoz mellékelt felhasználói kézikönyvben foglaltak szerint kell eljárni. (9) A már egyszer beiktatott iratra adott vagy kapott válaszlevélre külön iktatószámot adni tilos. Egy iratot csak egyszer szabad iktatni, vagyis minden iratnak csak egy iktatószáma lehet. (10) Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. (11) Az iratra rá kell vezetni az iktatószámot. (12) Az iktatás részeként az iratot be kell szkennelni. (13) Iktatás nélküli iratot sem az Főiskolán belül, sem külső szervekhez továbbítani nem szabad, kivéve melyek a 9. (2) bekezdésében meghatározott iratnak nem minősülnek. (14) Az iktatáskor alábbi adatokat kell rögzíteni: a. az ügyirat sorszámát (iktatószám); b. az iktatás dátumát; c. az irat küldőjének azonosító adatait (név, intézmény); d. a küldő iktatószámát; e. az irat tárgyát/témáját (rövid leirat, mely alapján a visszakeresés elvégezhető legyen); f. az ügyintéző szervezeti egység azonosító (szám, betűjel) adatait; g. mellékletek számát; h. az irattári tételszámot, valamint a kézi és központi irattárba helyezés keltét. (15) A külön nyilvántartásba vett iratok iktatószámát az irat jellege (pl. gépi adathordozó) határozza meg. Az iktatószám feltüntetése a jogszabályi előírások, illetve a nyilvántartást vezető szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján történik. 26. Az iktatószám képzése (16) Az iktatószámot az alábbiak szerint kell kialakítani (pl.: 2013/TO/0234/2): a. a tárgyév (4 számjegy), b. iktatóhely megnevezésének rövidítése (kódja), 11

12 (v.1.0) oldalszám: 12 / oldalak száma: 48 c. főszám, d. a főszámhoz tartozó alszám. (17) A minden tárgyévben eggyel kezdődő folyamatos sorszámozású főszám utáni alszámok az egy adott ügyben a levél, illetve iratváltások számát mutatják. (18) A központi- és az alszámokat évente eggyel kezdődő megszakítatlan folyamatos sorszámos rendszerben kell generálni. 27. Iratok továbbítása (1) Az érkezetett küldeményt az ügyintézéssel megbízott személyhez kell továbbítani. (2) Amennyiben az iratok más szervezeti egységhez kerülnek, a Rektori Titkárság végzi az iratok továbbítását, és az iratok másolatát adja át az adott szervezeti egységnek. Az irat eredeti példánya az irattárban lefűzésre kerül. (3) Szervezeti egységek között az iratok továbbítása átadás-átvétellel történik. (4) Az átvétel dokumentálása aláírás és dátummegjelölés útján a kézbesítő könyvben történik. 28. Iratkezelési feladatok az ügyintézés során (1) Az ügyintézés menetére vonatkozó részletszabályokat az érintett szervezeti egység vezetője írja elő, tartatja be, továbbá ellenőrzi azok alkalmazását. (2) Egy adott irat elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (intézkedés, vagy tudomásulvétel végett), válaszirat készítésével, illetve egyéb, az irathoz kapcsolódó dokumentumok előkészítésével, csatolásával, vagy válaszadást követően az eredeti irat visszaküldésével. Amennyiben intézkedés nem szükséges, ennek feltüntetésével az iratot kézi irattárba kell helyezni. (3) Ha egy feladat végrehajtásában a kijelölt ügyintéző nem illetékes, akkor lehetőség van a feladat visszautasítására, illetve ha az ügyintézőnek további személyeket kell bevonni a végrehajtásba, akkor lehetősége van az irat és/vagy feladat továbbítására. (4) A kiadott iratok ügyintézésének, a kapcsolódó feladatok végrehajtásának nyomon követése, ellenőrzése, illetve az esetleges beavatkozás, intézkedés meghatározása a szervezeti egység vezetőjének feladata. 29. Az iratok kiküldése (1) Az iratkezelő/ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegző lenyomattal ellátott irathoz az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadmányozói utasítást. (2) A kimenő iratok esetében az aláírásra, illetve a kiadmányozásra jogosult személyek körét egyrészt a rektor, másrészt az érintett szervezeti egység vezetője határozza meg. (3) Az egyes szervezeti egységekre vonatkozóan az aláírási jogosultságokat a vonatkozó szabályzatok tartalmazzák. Ettől eltérni csak kivételes, és a rektor által egyedileg engedélyezett esetekben lehetséges. 12

13 (v.1.0) oldalszám: 13 / oldalak száma: 48 (4) A fenti feladatok elvégzését követően a szervezeti egység irattárában maradó másolati példányon elküldve jelzésen túlmenően fel kell jegyezni a továbbítás keltét, módját (pl. fax, , posta), és ennek tényét az iktatókönyvben is rögzíteni kell. (5) Postai továbbítás esetén a küldeményeket a Magyar Posta Rt. előírásainak megfelelően kell csoportosítani. (6) Az Rektori Titkárság a hozzá naponta 14 óráig eljuttatott küldeményt aznap köteles a postára eljuttatni. (7) A Rektori Titkárság a kimenő küldeményeket a postakönyvbe az iktatószám feltüntetése mellett (K) jelzéssel regisztrálja. (8) A hálózati (internet, intranet) levelezést a küldő archiválja. A hálózaton elküldött levél csak akkor tekinthető hitelesnek, ha az eredetije nyomtatott formában is rendelkezésre áll. 13

14 (v.1.0) oldalszám: 14 / oldalak száma: 48 VI. AZ ELEKTRONIKUS ÚTON ÉRKEZETT KÜLDEMÉNYEKRE VONATKOZÓ KÜLÖN SZABÁLYOK 30. Elektronikus küldemények átvétele, ellenőrzése (1) Az elektronikus iratok ( ek) fogadása a címzettként feltüntetett munkatárs(ak) feladata. A Főiskola központi címét a Rektori Titkárság kezeli. (2) Az elektronikus irat átvétele az elektronikus levelezőrendszeren keresztül történik. (3) Az átvevő akkor köteles elküldeni átvételt igazoló elektronikus visszaigazolást, ha azt a feladó kifejezetten kéri. (4) Ha egy elektronikus irat nem az illetékes fiókjába érkezett, akkor az észlelést követően haladéktalanul át kell irányítani az illetékesnek. (5) Az elektronikus úton érkezett küldeménynek ellenőrizni kell a megnyithatóságát (olvashatóságát). Amennyiben a rendelkezésre álló eszközökkel a küldemény nem nyitható meg, a küldőt három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről. (6) Amennyiben az elektronikusan érkezett iratnak csak egyes részeit nem lehet megnyitni a rendelkezésre álló eszközökkel, a küldőt erről tájékoztatni kell, továbbá közölni kell vele a hiánypótlás szükségességét és lehetőségeit. 31. Elektronikus irat iktatása (1) Az elektronikus levelezőrendszeren keresztül beérkező elektronikus iratok ( ek, csatolmányok) iktatásáról valamennyi felhasználónak, ügyintézőnek saját magának kell gondoskodnia. (2) A szervezeti egység vezetőjének feladata, hogy meghatározza azon elektronikus iratok ( ek) csoportját, témakörét, amelyeket ugyanazon szempontok szerint tartalmuk, tárgyuk alapján kell iktatni, mint a hagyományos papír alapú küldeményeket. (3) Törekedni kell az elektronikusan történő további használatra és kerülni kell a felesleges nyomtatást. 32. Elektronikus adathordozó átvétele (1) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón (CD ROM, DVD ROM, stb.) elküldeni vagy átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. (2) A kísérőlapot az adathordozó mellékleteként kell kezelni. A kísérőlapnak tartalmaznia kell a címzést, az adathordozón lévő iratok tárgyát. Az adathordozó átvételét követően ellenőrizni kell a kísérőlapon jelzett adatok valóságtartalmát. 14

15 (v.1.0) oldalszám: 15 / oldalak száma: 48 VII. IRATTÁROZÁS 33. Elintézett ügyek irattározása Az elintézett ügyek iratait, illetve amelyeknek irattározására az illetékes vezető utasítást adott, irattárba kell helyezni. 34. Feladatok az irattározás előtt (1) Az iktatással megbízott személyek kötelesek az ügyiratot irattárba helyezése előtt abból a szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Irattározás előtt az esetleges hiányt pótolni kell. (2) Irattározás előtt az ügyiratból a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. 35. Az irattározás rendszere (1) A Főiskola papíralapú, iratkép formátumú és elektronikus iratainak tárolására kézi és központi irattárat működtet. (2) Kézi irattárat valamennyi iktatásra jogosult szervezeti egység működtethet. Az ügyintézés befejeztéig itt tárolhatóak a papíralapú ügyiratok. (3) A befejezett ügyiratokat az iratkezelést ellátó szervezeti egység kézi irattárában őrzi 1-5 évig. A kézi irattárban lévő iratokból azokat, amelyeknek a selejtezési ideje 5 évnél nem hosszabb, a központi irattárba történő átadásuk előtt selejtezésre javasolja. Az irattárból bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad megsemmisítés céljából kiemelni. 36. Az irattári elhelyezés rendje és kiadás (1) Az iratokat évenkénti bontásban, az Irattári Terv által meghatározott irattári tételszám szerinti csoportosítás szerint elkülönített dossziékban, ezen belül az iktatószám növekvő sorrendje szerint kell elhelyezni és őrizni. (2) A dolgozók munkaügyi iratait személyi dossziékban ábécé sorrendben kell tárolni a felelős vezető által meghatározott beltartalommal. (3) A hallgatók személyi iratgyűjtőjét ábécé sorrendben kell tárolni a felelős vezető szerinti beltartalommal. A végzett hallgatók személyi iratgyűjtőjét a végzés éve szerinti bontásban, azon belül ábécé sorrendben kell tárolni. (4) A műszaki dokumentáció tárolása a méreteknek és kezelésnek megfelelően a felelős szervezeti egység vezetőjének utasítása szerint történik. (5) A pénzügyi tárgyú iratok irattározásának rendjét a hatályos számviteli törvények előírásainak megfelelően kell kialakítani. (6) Indokolt esetben e Szabályzat keretei között, a szervezeti egység vezetőjének egyedi írásbeli rendelkezése alapján más módot is lehet alkalmazni, de ebben az esetben is biztosítani kell a gyors és egyértelmű elő- és visszakeresést. 15

16 (v.1.0) oldalszám: 16 / oldalak száma: 48 (7) Az iratok tárolására szolgáló iratgyűjtőket irattári tételszám, keletkezési év, s ha van, iktatószám tartomány szerint kell azonosítani. (8) A kézi és a központi irattárakban elhelyezett ügyiratot annak kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Más szervezeti egység dolgozójának csak az illetékes vezető utasítására lehet iratot kiadni. Bármely iratról az ügyben nem érdekelt személy részére másolat vagy felvilágosítás nem, vagy csak illetékes vezetői engedéllyel adható. 37. Irattárra vonatkozó személyi és fizikai követelmények (1) Az irattárat olyan száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatárolástól védett helyen kell kialakítani, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. (2) Az elektronikus adathordozók tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító tároló rendszerekben kell megoldani. Az Főiskolánál gondoskodni kell, a tárolásból adódható adatvesztés előtt, az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. (3) Az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni, a tárolási időtartamot meghatározó irattári tervnek megfelelően. Az archivált, két éven túl selejtezhető elektronikus iratokról minden második év végén, gépi adathordozóra a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban hitelesített másolatot kell készíteni. (4) Vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer nyilvántartása biztosítja. (5) Az irattár kezelésével olyan személyt kell megbízni, aki kezelni tudja a nyilvántartást és megfelelő titoktartási szerződéses kötelezettségekkel bír. (6) Az irattár kezelője felelős az irattárban elhelyezett iratok rendezéséért, rendszerezéséért, megfelelő tárolóeszközökbe helyezéséért; az iratállományról nyilvántartást és segédleteket készít, biztosítja az irattár szakszerű használatát, közreműködik az irattári selejtezésben. 16

17 (v.1.0) oldalszám: 17 / oldalak száma: 48 VIII. AZ IRATTÁRI TERV 38. Az irattári terv (1) Az irattárolás rendje témakör alapján rendezett, független a Főiskola szervezeti felépítésétől. (2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani jogszabályban vagy a Szenátus által előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból; továbbá azok alapirataiból, ha célszerű külön irattári egységként kell kezelni; valamint a bizottságok, és a szerv működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból. (3) Az Irattári tervben (2. sz. melléklet) meghatározott megőrzési időket a Főiskola valamennyi szervezeti egységénél keletkezett iratra alkalmazni kell. (4) Az ügyköröket, témákat tartalmazó Irattári Terv felépítése: a. Tételszám, b. Témakör c. Selejtezés (év), d. Levéltárba adás (év). (5) Az iratok rendszerezése tételszámok szerinti csoportosításban a sorszámok, illetve az alapszámok növekvő sorrendjében történik, ahol a. Tételszám: az egyes ügykörökre központilag megállapított azonosító; b. Sorszám: az a szám, amellyel az iratot iktatjuk/nyilvántartásba vesszük; c. Alapszám: az ügyben keletkezett első irat iktatási sorszáma. (6) Az egyes iratoknál az Irattári Terv alapján az alábbi megőrzési idők szerepelhetnek: a. NS: Nem selejtezhető b. 3, 5, 10, 15 év: ennyi év elteltével selejtezhető iratok, c. 15 év: Levéltári átadás ideje (7) Az iratok besorolását rögzítő irattári szám mintája: Tételszám / Sorszám / Megőrzési, selejtezési idő / Levéltárba adás ideje. Pl.: I/1/NS/15; I/16/10. (8) Az Irattári Tervet évente felül kell vizsgálni, és a feladat- vagy hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. 17

18 (v.1.0) oldalszám: 18 / oldalak száma: 48 IX. SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS, LEVÉLTÁRBA HELYEZÉS 39. Selejtezés (1) A Főiskola az irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni. (2) Az irattár saját anyagát ötévenként legalább egyszer felülvizsgálja. Ennek során ki kell választani azokat a selejtezhető irattári tételeket, amelyeknek az őrzési ideje az Irattári terv szerint lejárt. (3) A selejtezés megkezdése előtt harminc nappal a Levéltárat értesíteni kell. (4) A rektor az irattár selejtezéssel járó feladatainak ellátására háromtagú Selejtezési Bizottságot hoz létre. (5) A Bizottság tagjának olyan személy jelölhető, aki az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában van. (6) A Selejtezési Bizottság feladata a selejtezés irányítása, ellenőrzése, valamint a selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyása, melyet iktatás után kettő példányban a Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezése végett. A Levéltár az iratok megsemmisítését a jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. (7) A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a. a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét; b. azon szervezeti egység a nevét, mely iratanyagának selejtezéséről a jegyzőkönyv készült; c. a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését; d. a kiselejtezett tételek felsorolását; e. a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését; f. a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg); g. a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. (8) Nem selejtezhetők a Főiskola: a. létesítésére, szervezésére, működésére, fejlődésére és iratkezelésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok, b. a gazdasági, tudományos stb. szempontból történeti értékű iratok, c. a műszaki leírások, műszaki és gyártási tervek, d. a nemzetközi pénzügyekre vonatkozó iratok, e. azok az iratok, amelyek alapján nemzetközi jogok és kötelezettségek keletkezése, fennállása vagy megszűntetése állapítható meg, f. irattárban őrzött, levéltári anyagot képező iratok, g. az irattári tervben nem selejtezhető -nek minősített egyéb iratok. (19) Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. 18

19 (v.1.0) oldalszám: 19 / oldalak száma: Megsemmisítés (1) A selejtezett iratokat a következő módon lehet megsemmisíteni: a. papírgyárban zúzással; b. iratmegsemmisítő géppel; c. hulladéklerakó helyre történő elszállítással. (2) Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az iratkezelés általános szabályainak megfelelően történhet. 41. Levéltárba helyezés (1) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, teljes, lezárt évfolyamban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. (2) Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra. 19

20 (v.1.0) oldalszám: 20 / oldalak száma: 48 X. ELKÜLÖNÍTETT ELEKTRONIKUS ÜGYVITELI RENDSZERRE VONATKOZÓ KÜLÖN SZABÁLYOK Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer 42. Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer (1) A Főiskola a tanulmányi, hallgatói pénzügyi folyamatokat kiszolgáló, valamint a szükséges adatszolgáltatásokhoz segítséget nyújtó Neptun Egységes Tanulmányi Rendszert (a továbbiakban: Neptun rendszer) használja. (2) A Neptun rendszer moduláris felépítésű, a felhasználók köre bővíthető. (3) A Neptun rendszer a hallgatók, és a Főiskola oktatói-kutatói jogviszonyt létesített, illetve a Neptun rendszerhez hozzáférési jogosultsággal rendelkezők adatait is tartalmazza jogszabályban meghatározott nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges mértékben. 43. Üzemeltetési és tartalmi felelősség (1) A Neptun rendszer szakmai felügyeletét a rektor látja el, aki felelős a Szabályzat betartatásáért. (2) Az informatikai struktúrát az SDA Informatika Zrt. üzemelteti. Az informatikai struktúra üzemeltetéséért felelős vezető az SDA Informatika Zrt. ügyvezetője. (3) A Neptun rendszer tartalmi üzemeltetője a Tanulmányi Osztály. A rendszer főiskolai szintű ellátásáért, a rendszer működtetéséért, az adatok jogszerű kezeléséért a Tanulmányi Osztály vezetője felel. (4) A rendszer üzemeltetésében a Tanulmányi Osztály rendszeradminisztrátori jogosultsággal rendelkező ügyintézői vesznek részt, kezelik a nem pénzügyi vonatkozású rendszerparamétereket és kódtételeket. A Neptun pénzügyi moduljának üzemeltetési paramétereit, kódtételeit a Tanulmányi Osztály pénzügyi adminisztrátori jogosultsággal rendelkező munkatársa tartja karban. (5) A Neptun pénzügyi moduljának szakmai felügyeletét a rektor látja el, aki az üzemeltetéséhez szükséges pénzügyi vonatkozású kérdésekben is illetékes. 44. Felhasználók és jogosultsági szintek (1) A jogosultsági szintek ahhoz szükségesek, hogy az egyes felhasználók a számukra előírt nyilvántartási feladatokat el tudják végezni. A jogosultsági szintek meghatározásával egyértelművé válnak azok a feladatok és felelősségi körök, amelyek alapján a Neptun rendszer adatainak naprakészsége és pontossága biztosítható. (2) A Neptun rendszer felhasználói a jogosultsági szintjük szerint egyes adatfajtákhoz csak olvasási vagy írási és olvasási jogosultsággal férhetnek hozzá. 20

21 (v.1.0) oldalszám: 21 / oldalak száma: 48 (3) Rendszeradminisztrátori jogosultsággal a Tanulmányi Osztály vezetője, és az által kijelölt ügyintéző rendelkezik. A rendszeradminisztrátori jogosultsággal rendelkező írási és olvasási jogosultsággal hozzáférhet a rendszerben tárolt összes adathoz, beleértve a pénzügyi adatokat is. (4) A Tanulmányi Osztály ügyintézői, akik e Szabályzatban meghatározottak szerint látják el hallgatók teljes körű tanulmányi és pénzügyi ügyeit, az oktatók, illetve az beiratkozott hallgatók összes adatához, beleértve a pénzügyi adatokat is, írási és olvasási jogosultsággal hozzáférhetnek, kivéve saját tanulmányi ügyeiket. Tanulmányi eredmények tekintetében tájékoztatási kötelezettségük van, ami a Neptunban automatikus üzenetküldéssel valósul meg. (5) A Tanulmányi Osztály órarendszerkesztő jogosultsággal rendelkező ügyintézője a Főiskola nappali és levelező tagozatos órarend elkészítéséhez írási és olvasási joggal rendelkezik az órarendi adatokhoz. (6) A Tanulmányi Osztály személyzeti ügyekkel foglalkozó ügyintézője a Neptun rendszerben felhasználói jogosultsággal rendelkező foglalkoztatottak adatainak naprakész nyilvántartásához írási és olvasási joggal rendelkezik a foglalkoztatottak adataihoz. (7) Az oktatási feladatokat ellátó személyek jogosultak a tárgyat/kurzust felvett hallgatók tanulmányi adatainak kezelésére. Olvasási joggal hozzáférhetnek az általuk oktatott hallgatók adataihoz a személyes adatok kivételével. Írási és olvasási joggal rendelkeznek az általuk oktatott tárgyak tanulmányi adataihoz, e tárgyak hallgatóinak ezen tárgyakhoz kötődő tanulmányi adataihoz, továbbá jogosultak a Neptun rendszerbe bejegyzett tanulmányi eredmények vizsgalapok alapján történő ellenőrzésére és helyesbítésére. (8) A hallgatói, illetve vendéghallgatói jogviszonyban álló személy tanulmányi, személyes és pénzügyi adatait korlátozottan adminisztrálja. Olvasási joggal hozzáférhet saját adataihoz, valamint írási és olvasási joggal a tárgyfelvételre és a vizsgajelentkezésre vonatkozó adatokhoz. (9) Egy hallgató csak egy Neptun azonosítóval rendelkezhet. A Főiskola szervezeti egységei által bekért, az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok határidőre történő megadásának elmulasztásából fakadó jogi és pénzügyi következmények a hallgatót terhelik. 45. Felhasználói jogosultságok kiadása (1) A hozzáférési jogosultságok gyakorlása a Neptun rendszerben személyre szóló kód és jelszó alkalmazásával történik. (2) A hallgató hozzáférési jogosultságának megállapítása, illetve kódjának generálása adatainak a rendszerbe való bevitelét követően, külön kérés nélkül történik. Az oktató és más foglalkoztatott jogosultságát a szervezeti egység vezetője igazolja és továbbítja a Tanulmányi Osztály vezetőjének. (3) A személyre szóló kódot a rendszer automatikusan generálja az igénylő adatbázisban szereplő személyes adataiból. A kódot a felhasználó írásban kapja meg a Tanulmányi Osztálytól. 21

22 (v.1.0) oldalszám: 22 / oldalak száma: 48 (4) Az automatikusan generált jelszót a felhasználó bármikor megváltoztathatja. (5) A Neptun rendszerben bármilyen típusú jogosultsággal rendelkező alkalmazott foglalkoztatási jogviszonya megszűnésekor köteles töröltetni jogosultságát a Tanulmányi Osztállyal. (6) A Neptun rendszerben feladatot ellátó ügyintézők feladatkörétkörét és jogosultságait a Tanulmányi Osztály vezetője utasítására az informatikai struktúra üzemeltetője állítja be. A hozzáférések és jogosultságok átruházása szigorúan tilos. 46. A Neptun rendszer által nyilvántartott adatok köre (1) A Neptun rendszer adatbázisába az alábbi adatok kerülnek rögzítésre: a. a Főiskolával oktatói-kutatói jogviszonyt létesített személyek adatai, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvényben (a továbbiakban: Nftv.) meghatározott személyi, illetve jogviszonyra és munkakörre vonatkozó adatok; b. a Neptun rendszerhez hozzáféréssel rendelkező, nem oktatói státuszba sorolt, foglalkoztatási jogviszonyban álló személyek esetében az Nftv. 3. számú melléklet I/A. pontja által meghatározott adatok; c. a Főiskolával hallgatói és vendéghallgatói jogviszonyban álló személyek esetében az Nftv. 3. számú melléklet I/B. pontja által meghatározott adatok. (2) Minden adatalany jogosult megismerni a rendszerben kezelt adatainak teljes körét, továbbá felvilágosítást kérni az adatkezelés céljáról, az adatok továbbításáról, az adattovábbítás címzettjéről és időpontjáról, s e joga csak törvényben szabályozott esetekben korlátozható. (3) A Főiskola oktatójának neve, munkaköre, illetőleg az általuk meghirdetett és/vagy oktatott tárgyak a rendszerben a használók számára korlátozás nélkül megismerhetők. 47. A Neptun rendszer adatbázisába bekerülő adatok forrása, az adatbevitel módja (1) Az oktatói, illetve nem oktatói státuszban foglalkoztatási jogviszonnyal, illetve megbízási szerződéssel foglalkoztatott személyek adatainak forrása a személyzeti iratok. (2) A hallgatók esetében az adatok forrása a beiratkozási lap. (3) Az adatbázisba bevitt adatok nem térhetnek el az annak forrásául szolgáló iratban vagy adatbázisban szereplő adattól, melynek egyezőségéért az adatbevitelt végző személy fegyelmi felelősséggel tartozik. (4) Amennyiben a forrásul szolgáló iratban szereplő adat értelmezhetetlen, olvashatatlan, ellentmondásos vagy hiányos, az nem vihető be az adatbázisba, ilyen esetben a forrásul szolgáló irat kijavítását, illetve kiegészítését kell kérni. A kiegészítést az eredeti irat kiállítója végezheti el, a kiegészítés tényét és időpontját saját kezű aláírásával igazolva. Az adatok kijavítása, illetve kiegészítése szóbeli közlés alapján nem történhet. 22

23 (v.1.0) oldalszám: 23 / oldalak száma: 48 (5) Az adatok bevitele után az adat forrásául szolgáló iratokat az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kell tárolni és megőrizni. (6) A megadott határidőn belül hallgatói vagy vendéghallgatói jogviszonyt nem létesített személyeket az adminisztrátor köteles törölni. (7) A Neptun rendszerben kerülnek rögzítésre továbbá azok az adatok, amelyek a. a Tanulmányi Osztályon a hallgatóval kapcsolatban keletkeznek; b. az oktatással kapcsolatban keletkeznek (pl. tanterv, tantárgyi előfeltételek); c. az adott tanszéken a hallgatóval kapcsolatban keletkeznek, illetve az tanszék által oktatott tantárgyakkal kapcsolatosak; d. hallgatói pénzügyi műveletek során keletkeztek. (8) A vizsgák eredményét a Tanulmányi és Vizsgaszabályzat IV. Rész 3. (41) bekezdése alapján a vizsgáztató oktató rögzíti a Neptun rendszerben. 48. Adatmódosítás, adatváltozás (1) A Neptun rendszer adatbázisában szereplő adatok módosítására, illetve az adatok változásának átvezetésére az adatkezelés időtartama alatt bármikor van lehetőség. (2) A hallgatói jogviszony megszűnése után az adatokat archiválni kell. Archiválás után már csak az adminisztrátori szerepkörrel rendelkezők módosíthatnak az adatokon. (3) Az adatok módosítása a Neptun rendszerben történhet: a. Az érintett kérelme alapján; b. Az érintett által közvetlenül; c. Az ügyintéző által nem valós adat észlelése esetén. (4) Tanulmányi ügyeket érintő módosításokat a valódiságot alátámasztó dokumentum alapján a Tanulmányi Osztály öt (5) munkanapon belül végzi el. (5) A hallgató a személyes adataiban (családi állapot, gyerekek száma, személyi igazolvány száma, TAJ száma, adóazonosító, útlevél száma, útlevél érvényessége, címek, -címek, telefonszámok, valamint a számlához vagy adóigazoláshoz szükséges befizető adatok) bekövetkezett változásokat köteles nyolc (8) napon belül módosítani, illetőleg a változást jelezni a tanulmányi referens részére. A bejelentés elmulasztásával vagy késedelmes teljesítésével kapcsolatos jogkövetkezmények a hallgatót terhelik. (6) Az adatváltozásra vonatkozó írásbeli bejelentést a Főiskolán foglalkoztatottaknak a Tanulmányi Osztályra kell eljuttatniuk, csatolva az előírt dokumentumokat. A bejelentés elmulasztásával vagy késedelmes teljesítésével kapcsolatos jogkövetkezmények az alkalmazottat terhelik. (7) Az adatkezelő által kezdeményezett adathelyesbítés esetén a valótlan adat törlésére és a valós adat bevitelére csak akkor kerülhet sor, ha a törölni kívánt adat valótlansága minden kétséget kizáró módon megállapítható, és a bevinni kívánt adat valódiságát igazoló eredeti dokumentum az adatkezelő rendelkezésére áll. 23

24 (v.1.0) oldalszám: 24 / oldalak száma: 48 (8) A hallgató a Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata XVIIII. Fejezetének pontjában szabályozottak szerint élhet kifogással a nyilvántartásban szereplő értékelésre vonatkozó adattal szemben. 49. Adatbiztonság (1) Az adatbiztonsági követelményeknek való folyamatosan megfelelőséget az üzemeltető, az SDA Informatika Zrt. biztosítja. (2) A Neptun rendszer üzemeltetője: a. kizárólagosan engedélyezi a jogosultak számára a szerverekhez történő hozzáférést; b. gondoskodik a szükséges, rendszeres karbantartásról; c. gondoskodik az adatbázis-szerver megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben történő elhelyezéséről; d. biztosítja, hogy az éles adatbázis csak a Tanulmányi Osztály által meghatározott felhasználók számára legyen közvetlen hálózati úton elérhető, és a rendszer feltörése direkt hálózati hozzáféréssel ne legyen lehetséges; e. biztosítja, hogy minden felhasználó csak egyéni azonosítás után léphessen a rendszerbe; f. biztosítja a szünetmentes áramforrást és elvégezni a biztonsági mentéseket. 50. Adattovábbítás (1) A Neptun rendszerből egyedi adatok személyazonosításra alkalmas módon az alábbi adatkezelőknek továbbíthatók: a. a személyi jövedelemadóról szóló törvény felhatalmazása alapján a költségtérítés befizetésével és a hallgató számára történt valamennyi kifizetéssel kapcsolatos összesített adat az Nemzeti Adó- és Vámhivatal részére; b. a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény felhatalmazása alapján az oktatók, tanárok, kutatók és a hallgatók meghatározott adatai a Felsőoktatási Információs Rendszernek; c. az oktatási igazolványról szóló 362/2011. (XII. 30.) Kormányrendelet felhatalmazása alapján a rendeletben megjelölt adatok a diákigazolvány kibocsátójának; d. a hallgatói hitelrendszerről és a Diákhitel Központról szóló 1/2012. (I. 20.) Kormányrendeletben megjelölt adatok a Diákhitel Központ részére; e. a félévi ösztöndíj megállapításhoz adatszolgáltatás az Állandó Bizottság és a Hallgatói Önkormányzat részére; f. félévi aktuális hallgatói jogviszony adatszolgáltatás a Könyvtár részére. 24