Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei. Telefonhasználati szabályzat

Átírás

1 Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Telefonhasználati szabályzat Jóváhagyta: Pelle József igazgató Hatályos: az aláírás napjától. Érvényes visszavonásig.

2 1. A szabályzat célja, hatálya A Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei (továbbiakban: Intézmény) részére a Telefonhasználat szabályozását (továbbiakban: szabályzat) az alábbiak szerint határozom meg: A szabályzat célja, hogy az Intézmény dolgozói körében szabályozza a vezetékes és mobil telefonok használatára jogosultak körét, módját, illetve meghatározza az ezen eszközöket használó személyek jogait és kötelezettségeit. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Intézmény tulajdonában, használatában lévő vezetékes és mobiltelefonokra, valamint SIM-kártyákra. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Intézmény bármilyen jogviszonyban foglalkoztatott minden munkatársára. Az Intézmény a munkavégzés hatékonyságának növelése érdekében és a folyamatos elérhetőség biztosítása céljából a költségtakarékosság elvére figyelemmel - mobiltelefon-készülék használatát biztosítja azon munkatársak részére, akiknek munkaköri kötelezettségeinek ellátásához a folyamatos elérhetőségük szükséges, - telephelyenként a telephelyek közötti kapcsolattartásra négyjegyű hívószámmal ellátott kedvezményes díjazású kapcsolattartásra alkalmas vezetékes készülékek használatát biztosítja, - telephelyen belüli belső kommunikációra alkalmas vezetékes telefonhálózatot üzemeltet. A költségtakarékosság érdekében a telefonhívásoknál törekedni kell arra, hogy telefonon keresztül történő megbeszéléseket a lehető legrövidebben kell elintézni. 2. Vezetékes telefon használatának rendje Az Intézmény vezetékes telefon szolgáltatója: Magyar Telekom Nyrt. 2.1 A személyi kód A vezetékes telefonon történő belföldi (helyi-, távolsági) kommunikációhoz az Intézmény minden közalkalmazottja személyre szóló titkos kódot (továbbiakban: személyi kód) kap, amit az egyes beszélgetések kezdeményezésekor használni kell. A személyi kódot a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője biztosítja az egyes szervezeti egységek vezetőinek kérése alapján. A személyi kódot a szervezeti egység vezetője adja ki a használatára jogosult dolgozó részére névre szólóan. A kód tulajdonosa a személyi kódot más személy tudomására nem hozhatja! Kilépő dolgozó esetében a szervezeti egység vezetője köteles kérni a személyi kód kivezetését. 2

3 A személyi kód illetéktelen személy által történő használata miatt keletkezett többletköltséget a kód tulajdonosa köteles megtéríteni, amennyiben a gondatlansága igazolódik. Abban az esetben, ha a kód tulajdonosa vétlen az illetéktelen használatában, úgy a többletköltség megtérítésére nem kötelezhető. Ebben az esetben a személyi kódot illetéktelenül használó köteles a többletköltséget megtéríteni. A gondatlanság vagy vétlenség megítélése egyedi elbírálás függvénye. Az elbírálás az Igazgató hatáskörébe tartozik. 2.2 Hívások kezdeményezése A vezetékes készülékek használata csak a személyi kódok alkalmazásával lehetséges. Telephelyek közötti kommunikáció esetén kötelező a négyjegyű hívószámok alkalmazása, melyek listáját az 1. számú melléklet tartalmazza. Vezetékes telefonkészülékekről az Intézmény munkatársai csak belföldi telefonszolgáltatást vehetnek igénybe. Külföldi telefonhívást térítésmentesen az Igazgató, az igazgatóhelyettesek, a módszertani csoport vezetője, valamint az erre eseti engedéllyel (2. számú melléklet) rendelkező munkatárs kezdeményezhet. Városi, távolsági hívás: 0 * személyi kód 9 hívni kívánt telefonszám Telephelyek közötti hívás: 0 * személyi kód 802 hívni kívánt négyjegyű telefonszám Telephelyen belüli hívás: háromjegyű hívószám. 2.3 A kezdeményezett hívások elszámolása Az Intézménynek jelenleg nincs lehetősége a hivatalos és a magáncélú beszélgetések elkülönítésére. Ezért a hivatalos, valamint a magáncélú beszélgetések elkülönítése érdekében a személyi kódokkal kezdeményezett hívások listáját telephelyenként összegyűjtve a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig a Pénzügyi és számviteli csoport elkészíti, és elektronikusan megküldi a szervezeti egység vezetőinek. A híváslista kódra nevesítve dátum szerint tartalmazza a telefonhívások nettó összegét. A szervezeti egység vezetőinek feladata, hogy az elektronikus listák kinyomtatásra és a dolgozókhoz eljuttatásra kerüljenek. A híváslisták bizalmas kezeléséért a szervezeti egység vezetői felelősek. A dolgozók a híváslista átvételét követően kötelesek bejelölni a magáncéllal kezdeményezett hívásokat, azok forint értékét összesíteni és aláírva a szervezeti egység vezetőjének, majd a Pénzügyi és számviteli csoport részére eljuttatni minden hónap 25- ig. A dolgozók felelősek a magáncélú hívások maradéktalan bejelöléséért, a szervezeti egység vezetői pedig a határidőben történő továbbküldésért. A magáncélú telefonhasználat költségéről a Pénzügyi és számviteli csoport számlázással megbízott dolgozója a visszaküldést követő hónap 5-ig kiállítja a számlát. 3

4 A magáncélú telefonhasználat költségét a kiállított számla alapján - a számlán megjelölt határidőig - kell a központi pénztárba befizetni. Amennyiben a megtérítésre kerülő telefonköltség nem éri el az Ft-ot, úgy a számlázásra abban a hónapban kerül sor először, amikor a fizetési kötelezettség eléri, illetve meghaladja ezt az összeget. A fizetési kötelezettségről analitikus nyilvántartás készül, amely alapját képezi a Pénzügyi és számviteli csoport által kiállított számlának. A Pénzügyi és számviteli csoportvezető feladata annak ellenőrzése, hogy a dolgozók felé a számlázás megtörtént. Amennyiben a dolgozó neki felróható okból nem továbbítja a híváslistát, illetve hiányosan jelöli meg a magáncélú hívásait, az szándékos eltitkolásként értékelhető és fegyelmi vizsgálatot is megalapozhat. Munkaidőben a munkahelyen történő munkavégzés céljából telefonhívást lehetőleg a vezetékes telefonon kell kezdeményezni. 3. Mobiltelefonok használatának rendje Az Intézmény mobil szolgáltatója: Vodafone Magyarország Zrt. 3.1 A mobiltelefon használatára jogosultak köre A mobiltelefon használatára jogosultak körét, valamint a mobiltelefonon felmerült költségből az Intézményt havonta maximálisan terhelő összeg mértékét a 3. számú melléklet tartalmazza. Amennyiben az elszámolható telefonköltségnél több kerül felhasználásra, úgy a többlet a mobilkészüléket használó dolgozót terheli. A kerettúllépésből adódó befizetési kötelezettség elengedését a dolgozó részletes írásos indoklás csatolásával kérheti az Igazgatótól. Az utcai szolgálat esetében a mobil telefont mindig a gépjármű menetlevelén feltüntetett dolgozó veszi át. A mobiltelefon igénybevételére vagy annak cseréjére vonatkozó igényt az Igazgatóhoz kell benyújtani, aki arról mérlegelési jogkörében dönt. A mobiltelefon használatra jogosult személyek a telefonkészüléket és a hozzájuk tartozó egyéb eszközöket (tartozékokat) személyes használatra veszik át, azért teljes anyagi felelősséggel tartoznak. Az átadás-átvételről és a visszavételezésről átadás-átvételi jegyzőkönyv készül (4. szám melléklet). Az átadás-átvétel lebonyolításáért a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője a felelős. Akinek a személyes használatra átvett mobiltelefon készüléke és/vagy SIM kártyája elvész, megsemmisül köteles a pótlás teljes költségét az Intézmény részére megtéríteni. A 30 napot meghaladó távollét esetén (pl.: fizetés nélküli szabadság, szülési szabadság) az Intézmény tulajdonát képező mobiltelefon készüléket le kell adni műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője részére. 4

5 A mobiltelefonokról és tartozékaikról nyilvántartást vezet a Műszaki és gazdasági ellátó csoport ezzel megbízott dolgozója. 3.2 A kezdeményezett hívások elszámolása A meghatározott költségkeret túllépése esetén a többlet kifizetéséről a Pénzügyi és számviteli csoport számlázással megbízott dolgozója a tárgyhót követően kiállítja a számlát. Az elszámolható telefonköltséget meghaladó összeget a kiállított számla alapján a számlán megjelölt határidőig kell a központi pénztárba befizetni. A mobilkészülékeken lévő mobilinternet szolgáltatás költségeit teljes egészében meg kell téríteni. A mobiltelefonok esetében nem készül részletes híváslista, ezért annak 20%-a vélelmezetten magánhasználat, mely után az adót a hatályos jogszabályok szerint meg kell fizetni az adóhatóság számára. A magán és hivatalos hívások elkülönítésének lehetősége hiányában fenti telefonszámok beszélgetéseit tartalmazó szolgáltatási számlák áfával együtt számított számlaértéke után a jogszabály alapján 20%-ot adóköteles - azaz magáncélú használat miatt felmerült - kiadásnak tekintünk. A vélelmezett 20%-os mértékű magáncélú beszélgetés ellenértékét a telefont használó dolgozóval nem téríttetjük meg. A MÁK felé a KIR3 rendszerbe a Pénzügyi és számviteli csoport által megadott számla értékét a Munkaügyi csoport ezzel megbízott dolgozója rögzíti. A MÁK központilag rendezi az adót, amelyről az Intézmény a könyvelési feladásból értesül, és ez alapján kerül lekönyvelésre. A mobiltelefonok mobilparkolás igénybevételére nem használhatóak. 4. Záró rendelkezések 1. A szabályzat aláírásával lép hatályba. 2. A szabályzat hatálybelépésével minden korábbi, telefonhasználathoz kapcsolódó szabályzat hatályát veszti. 3. Az intézményi telefonkönyv elkészítéséről, és karbantartásáról a műszaki és gazdasági ellátó csoport vezetője gondoskodik. 4. A gazdasági vezetőnek kell gondoskodni, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék és annak tényét a szabályzat 5. számú mellékletében aláírásukkal igazolják. Budapest, április.május 20. Pelle József igazgató Mellékletek: 1. számú melléklet: Négyjegyű hívószámok listája 2. számú melléklet: Eseti engedély nemzetközi telefonhívás kezdeményezésére 3. számú melléklet: Kimutatás a mobiltelefon használatra való jogosultságról 4. számú melléklet: Átadás-átvételi jegyzőkönyv 5. számú melléklet: Megismerési nyilatkozat 5

6 1. számú melléklet Négyjegyű hívószámok listája Dózsa Gy. út 152. Porta 4659; 4660 Dózsa Gy. út 152. Titkárság 4663 Dózsa Gy út 152. Igazgatási Csop Dózsa Gy. út 152. Műsz. és gazd.ell. csop Alföldi u ; 4667 Aszódi út ; 3402 Bánya u. 37. Előd u Fehér köz Gyáli út Kálvária u Kocsis u Könyves K. krt Kőrakás park Orvosi Krízis Szolgálat Kőbányai út , 7077 Külső M. u Rákosszeg park Szabolcs utca Táblás u Utcai Gondozás gépkocsi 2380 Utcai Gondozók 2396 Váci út Vaspálya u

7 Eseti engedély nemzetközi telefonhívás kezdeményezésére 2. számú melléklet Engedélyezem.(név).... (szervezeti egység).....(beosztás) részére, hogy a BMSZKI alaptevékenysége ellátása érdekében nemzetközi telefonhívást kezdeményezzen. Hívni kívánt ország:. Partner: Hívás célja:. A hívás költségviselője: a) BMSZKI b) pályázati program.....(a pályázati program elnevezése) Budapest, Igazgató 7

8 3. számú melléklet KIMUTATÁS a mobiltelefon használatra jogosultságról Név Beosztás Mobiltelefon költségből szervezetünket terhelő összeg Ft/hó Pelle József igazgató Dr. Győri Péter szakmai igazgatóhelyettes Szunyogh Valéria gazdasági vezető Tóth Zoltán Attila szolgáltatási igazgatóhelyettes Dr. Pálvölgyi Gabriella főorvos Radics László rendszergazda Fehér Boróka módszertani munkatárs Kovács József központi gondnok Hörl Zsombor gépjármű és anyaggazdálkodási előadó Varga Zsolt gépjárművezető Szabó Edit TÁMOP pályázat Utcai szolgálat korlátlan keret 8

9 Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei 1134 Budapest, Dózsa György út számú melléklet Átadás-átvételi jegyzőkönyv Készült: hivatalos helyiségében, 201 -én Tárgy: A mobiltelefon átadása-átvétele Jelen vannak: átadó.. átvevő A mai napon az Intézmény tulajdonát képező. típusú,.... hívószámú mobiltelefont, valamint a hozzá tartozó tartozékokat, úgy mint db SIM kártyát, db telefontöltőt, db PIN kódot, db PUK kódot, pár fülhallgatót üzemkész állapotban átadtam, illetve átvettem. Az átadás-átvétel alkalmával (átadó/átvevő) által tett külön nyilatkozat, megállapítás: Kmf. átadó aláírása.. átvevő aláírása 9

10 MEGISMERÉSI NYILATKOZAT 5. sz. melléklet A Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Telefonhasználati szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Dátum Aláírás 10