Projektmenedzsment alapismeretek

Átírás

1 InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: , , Fax: Honlap: HIDASNÉMETI ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE Projektmenedzsment alapismeretek Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Hidasnémeti község szervezetfejlesztésérıl ÁROP 1.A.2/A kódszámú pályázat keretében 2009 viad oro Közigazgatásfejlesztési Tanácsadó és Szolgáltató

2 Kistérs rségek és s az elektronikus önkormányzatnyzat

3 Tartalom Együttmőködési lehetıségek Alapproblémák Megoldások Feltételek Megvalósítások Követelmények és kockázatok

4 A települések informatikai együttm ttmőködése Célterületek: letek: Hivatalok és s intézm zmények munkájának nak korszerősítése se Telekommunikáci ciós s költsk ltségek optimalizálása Integrált biztonsági megoldások Meglévı erıforr források felhasználásának nak javítása Költségek csökkent kkentése

5 A települések informatikai együttm ttmőködése A megvalósítás s modelljei: Gesztor önkormányzati nyzati együttm ttmőködési modell egy település s vállalja v fel az IKT fejlesztést st és üzemeltetést Kistérs rségi (funkcionális) társult rsulásos sos modell a többct bbcélú kistérs rségi társult rsulás s vállalja v fel az IKT fejlesztés és üzemeltetést A megvalósítás s konstrukciói: i: hosting ASP outsourcing

6 Az ASP A kistérs rségi együttm ttmőködés s feltételei: telei: Többcélú kistérs rségi társult rsulás s megalakulása közös s informatikai rendszer létrehozl trehozása Kormányt nytámogatás szabályoz lyozás, támogatt mogatási programok, pályp lyázatok ASP cégekc sajátos alkalmazás-protf protfólió,, rendszerfejlesztés

7 Általános programterv idıhorizont feladatcsoport Többcélú kistérségi társulások megalakulása ASP-cégek portfóliójának kialakítása Integrált önkormányzati rendszerek minta modelljeinek kialakítása Teljes e-önkormányzati lefedettség

8 NUTS besorolás Területpolitikai alapproblémák 1. szint 2. szint 3. szint 4. szint 5. szint Ország (1) Tervezési-statisztikai régiók (7) Megyék + fıváros (19+1) Statisztikai kistérségek (168) Települések (3135) Hátrányos helyzető kistérségek (42) Üzletileg elmaradott települések (1500)

9 Szakigazgatási alapproblémák a) Informatikai állapot eltérı színvonala önkormányzatonként b) Szigetszerő rendszerek elterjedtsége c) Közszolgáltatások telekommunikációs támogatottsága alacsony d) Finanszírozási nehézségek e) Erıforrások hiányai f) Pályázatokon való részvétel g) Szabályozás, ajánlások, szabványok hiányossága h) Informatikai stratégia, projektmenedzsment alacsony színvonala

10 Informatikai alapproblémák Ügyviteli folyamatok Rendszert alkalmazók száma Rendszert alkalmazók aránya (5000 fı felett) 1. Önkormányzati adónyilvántartás % 2. TÁKISZ könyvelési eljárás % 3. CD jogtár % 4. Irodai alkalmazás % 5. Bérszámfejtés % 6. Vagyonkataszter % 7. Pénzügyi nyilvántartás % Forrás: HRK

11 Informatikai alapproblémák Ügyviteli folyamatok Rendszert alkalmazók száma Rendszert alkalmazók aránya (5000 fı felett) 8. Vírusellenırzés % 9. Szociális segélyezés % 10. Iktatás % 11. Testületi ülések támogatása % 12. Tárgyi eszköznyilvántartás % 13. Elektronikus levelezés % 14. Népszámlálási adatok karbantartása % Forrás: HRK

12 Informatikai alapproblémák Ügyviteli folyamatok Rendszert alkalmazók száma Rendszert alkalmazók aránya (5000 fı felett) 15. Gyámügyek % 16. Okmányirodai alkalmazás % 17. Önkormányzati rendeletek tára % 18. Humánpolitikai ügyek % 19. Egyéb támogatások nyilvántartása % 20. Vállalkozási ügyek % 21. Tőzfal védelem % Forrás: HRK

13 Informatikai alapproblémák Ügyviteli folyamatok Rendszert alkalmazók száma Rendszert alkalmazók aránya (5000 fı felett) 22. Igazgatási ügyek nyilvántartása % 23. Lakásfenntartási nyilvántartás % 24. Térinformatika % 25. Elektronikus dokumentumkezelés 60 9 % 26. Épülettervezés 41 6 % 27. Oktatási és mővelıdési ügyek 38 6 % 28. Létesítménygazdálkodás 32 5 % Forrás: HRK

14 Informatikai alapproblémák Ügyviteli folyamatok Rendszert alkalmazók száma Rendszert alkalmazók aránya (5000 fı felett) 29. Településüzemeltetési feladatok 34 5 % 30. Mezıgazdasági ügyek 27 4 % 31. Idegenforgalom nyilvántartás 22 3 % 32. Munkafolyamat-irányítás 19 3 % Fókuszban: back office rendszerek, elektronikus ügyvitel Kisebb igény: front office megoldások (honlap, portál), e-ügyintézés Forrás: HRK

15 Informatikai alapproblémák Szigetszerő megoldások: a) Információs rendszer b) Operációs rendszer c) Adatbázis-kezelı rendszer d) Hálózat e) Biztonság Kormányzati szakmai támogatások: a) Egységes alkalmazások b) Egységes adattartalom (nem egységes struktúra!) c) Beszámolás, jelentési kötelezettség d) Kész szoftverek e) Internet

16 a) Kistérs rségi szintő adatszolgáltat ltatás és s tervezés b) Közös s követelmk vetelmény- és s rendszerspecifikáci ció c) Informatikai biztonság és s hibalehárítás d) Eredményesebb pályp lyázat e) Közös s e-önkorme nkormányzat nyzat rendszer Gazdaságoss gosság g a beszerzésben sben Gazdaságoss gosság g az üzemeltetésben Pontos informáci ció csere és s adatszolgáltat ltatás f) Közös s architektúra ra és s infrastruktúra Egy közös k s alkalmazás egy szerver Egy közös k s alkalmazás egy törzs-adatállomámy my Kevesebb erıforr forrás-igény Társulásos sos megoldások

17 Társulásos sos megoldások g) Kistérs rségi szintő adatszolgáltat ltatás és s tervezés h) Közös s követelmk vetelmény- és s rendszerspecifikáci ció i) Informatikai biztonság és s hibalehárítás j) Eredményesebb pályp lyázat k) Közös s e-önkorme nkormányzat nyzat rendszer g) h) i) j) k) Gazdaságoss gosság g a beszerzésben sben Gazdaságoss gosság g az üzemeltetésben Pontos informáci ció csere és s adatszolgáltat ltatás

18 Eddigi projektmegoldások Zalaszám: Organ P (IHM, MeH,, BM Zalaegerszeg MJV) Oracle,, AIX OP Költségvetés s tervezése, elıir irányzat kezelése Kötelezettségvállalás Teljes pénzp nzügyi nyilvántart ntartás Tárgyieszköz-gazdálkodás Intézm zmény-finanszírozás Fıkönyv, beszámol molók HBMÖ IK: (Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat nyzat Informatikai Központ) K Települési adminisztráci ció WorkFlow 3.2 HelpDesk 2.1. Önkormányzati nyzati portál Jogosultsági gi rendszer

19 Száll llító-oldali megoldások Egyedi és s részleges r portfóli liók Területi, szakmai lefedettség g hiányzik Partnerség g hiánya (multi( multi,, hazai) Nagyobb városok v számára kifejlesztett megoldások alkalmazása kistérs rségi együttm ttmőködések számára Magyar KözigazgatK zigazgatásfejlesztési si Rt. Polisz 2000

20 Társulásos sos megoldások: indokok Kormányoldal Többcélú kistérs rségi társult rsulások sok ösztönzırendszere Önkormányzati nyzati oldal Költséghatékonyság, osztott erıforr forrás-felhasználás Szakmai centralizáci ció (területi és s hivatali) Oktatás, képzk pzés, új j eljárásrendek kialakítása Felhasználó támogatás Adatbiztonság, egységes ges adatstruktúrák Adatbázisok hozzáférése, adatvagyon felhasználás Száll llítói i oldal Piacépítés és alakítás Rendszer- és s alkalmazás-szolg szolgáltatás s integráci ció Centralizált lt beruházások

21 Társulásos sos megoldások: fejlesztés Gesztor önkormányzatnyzat Egy informatikai rendszer kialakítása, amely alkalmas közös k s használatra Kapcsolódási si lehetıség g más m önkormányzatok nyzatok számára Üzemeltetés s a bevezetés s elsı ütemeiben Kistérs rségi társult rsulás Kistérs rségi informatikai szolgáltat ltató központ Társulás-szintő fejlesztés és üzemeltetés s (egyidejő,, közös) k Alkalmazás-szolg szolgáltatás s (ASP) Közös s fejlesztés, s, független f felhasználás Nincs hosszú távú együttm ttmőködés s a települések közöttk

22 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés Önkormányzati nyzati tulajdon 1. Önkormányzati nyzati üzemeltetés 1.1. Gesztor önkormányzatnyzat 1.2. Kistérs rségi informatikai központk 2. Hosting 2.1. Szerverek a külsk lsı szolgáltat ltatónál 2.2. rendszerfelügyelet az önkormányzatnál Nem önkormányzati nyzati tulajdon (szolgáltat ltatói i vagy vegyes) 3. ASP 4. Outsourcing (ITO)

23 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés gesztor önkormányzatnyzat Központi alkalmazások fejlesztése Központi szerverek bıvítése Helyi hálózat és lokális számítógépek üzemeltetése Helyi hálózat és lokális számítógépek tulajdonjoga Helyi hálózat és lokális számítógépek bıvítése, cseréje Felhasználók helyi támogatása Gesztor önkormányzat feladata, figyelembe véve a csatlakozott önkormányzatok igényeit Gesztor önkormányzat végzi, ha a csatlakozott felhasználók és a tárolt adatok növekedése szükségessé teszi. Az önkormányzatok felelıssége, de külön szerzıdés alapján a gesztor önkormányzat is elláthatja A rendszerhez csatlakozott önkormányzatok tulajdona. A rendszerhez csatlakozott önkormányzatok felelıssége. A rendszerhez csatlakozott önkormányzatok felelıssége Oktatás, HelpDesk A gesztor önkormányzat feladata Forrás: HRK

24 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés kistérs rségi informatikai központk Központi alkalmazások fejlesztése Központi szerverek bıvítése Helyi hálózat és lokális számítógépek üzemeltetése Helyi hálózat és lokális számítógépek tulajdonjoga Helyi hálózat és lokális számítógépek bıvítése, cseréje Felhasználók helyi támogatása Oktatás, HelpDesk A központ végzi a fejlesztéseket, a társult önkormányzatok igényeinek figyelembe vételével. A központ végzi, ha a csatlakozott felhasználók és a tárolt adatok növekedése szükségessé teszi. Megállapodás szerint lehet a központ felelıssége, de a társult önkormányzatok egyedi felelıssége is. Megállapodás szerint lehet a kistérségi társulás, illetve az önkormányzatok tulajdona. A megállapodás szerinti tulajdonos felelıssége. A központ vagy a helyi önkormányzat informatikusa végzi. A központ végzi Forrás: HRK

25 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés hosting Központi alkalmazások fejlesztése Központi szerverek bıvítése Az önkormányzat felelıssége Az önkormányzat felelıssége Helyi hálózat és lokális számítógépek üzemeltetése Helyi hálózat és lokális számítógépek tulajdonjoga Helyi hálózat és lokális számítógépek bıvítése, cseréje Felhasználók helyi támogatása Oktatás, HelpDesk Az önkormányzat felelıssége Az önkormányzat tulajdona. Az önkormányzat felelıssége Az önkormányzat felelıssége Az önkormányzat felelıssége Forrás: HRK

26 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés ASP Központi alkalmazások fejlesztése Központi szerverek bıvítése Helyi hálózat és lokális számítógépek üzemeltetése Helyi hálózat és lokális számítógépek tulajdonjoga Helyi hálózat és lokális számítógépek bıvítése, cseréje Felhasználók helyi támogatása A szolgáltató feladata az önkormányzatok igényeinek figyelembe vételével. A szolgáltató feladata. Az önkormányzat felelıssége. Az önkormányzat tulajdona. Az önkormányzat felelıssége. Az önkormányzat felelıssége. Oktatás, HelpDesk A szolgáltató feladata. Forrás: HRK

27 Társulásos sos megoldások: üzemeltetés outsourcing Központi alkalmazások fejlesztése Központi szerverek bıvítése Helyi hálózat és lokális számítógépek üzemeltetése Helyi hálózat és lokális számítógépek tulajdonjoga Helyi hálózat és lokális számítógépek bıvítése, cseréje Felhasználók helyi támogatása Oktatás, HelpDesk A szolgáltató feladata az önkormányzatok igényeinek figyelembe vételével. A szolgáltató szerzıdés szerinti feladata. A szolgáltató felelıssége. A szolgáltatói szerzıdés szerint. Az önkormányzat felelıssége. A szolgáltató szerzıdés szerinti feladata A szolgáltató szerzıdés szerinti feladata Forrás: HRK

28 Társulásos sos megoldások: feltételek telek Szervezeti feltételek telek Önkormányzatok, nyzatok, települések közöttk Önkormányzatok, nyzatok, települések és s a szolgáltat ltatók k közöttk Technikai feltételek telek Önkormányzatnál Önkormányzatoknál l (kistérs rség) Szolgáltat ltatók és s felhasználók k közöttk Pénzügyi feltételek telek Önkormányzatnál Önkormányzatoknál l (kistérs rség) Szolgáltat ltatók és s felhasználók k közöttk

29 Szervezeti feltételek telek gesztor önkormányzatnyzat Gesztor önkormányzat nyzat nyújt helyi támogatt mogatást az önkormányzatoknaknyzatoknak Rendelkeznie kell felkész szült szakemberekkel Magas fokú kvalifikáci ció szüks kséges Gesztor önkormányzat nyzat nem nyújt helyi támogatt mogatást az önkormányzatoknaknyzatoknak Az önkormányzatoknak nyzatoknak kell rendelkezniük k szakemberekkel Magas fokú kvalifikáci ció nem szüks kséges

30 Szervezeti feltételek telek kistérs rségi informatikai központk Mőködéshez szüks kséges informatikai feltételek telek és s erıforr források Csak a központi k rendszerek támogatt mogatása, vagy A teljes felhasználói i igények kiszolgálása sa a többi t önkormányzatnál l is

31 Szervezeti feltételek telek hosting Önkormányzati nyzati szinten szüks kséges informatikai személyzet Helyi felhasználó-támogat mogatás Alkalmazás-támogat mogatás és üzemeltetés Központi szerver menedzselés

32 Szervezeti feltételek telek ASP Szolgáltat ltató Csak az általa nyújtott alkalmazásokra nyújt támogatt mogatást Önkormányzatnyzat Helyi felhasználó-támogat mogatás

33 Szervezeti feltételek telek outsourcing Szolgáltat ltató teljes körők támogatás s nyújt Önkormányzatnyzat outsourcing szolgáltat ltatás s ellenırz rzése

34 Gesztor önkormányzatnyzat Távoli felhasználók k kiszolgálására alkalmas rendszerek Felhasználók k elkülönítése, de párhuzamos p feldolgozás Újabb felhasználók k csatlakozási si lehetıségeinek feltételei telei Felhasználók k egyedi igényeinek ellátása Könnyen bıvíthetb thetı központi rendszer Csatlakozó önkormányzatoknyzatok Széless lessávú internet-hozz hozzáférés Bérelt vonal Technikai feltételek telek gesztor önkormányzatnyzat

35 Kistérs rségi informatikai központk Távoli felhasználók k kiszolgálására alkalmas rendszerek Felhasználók k elkülönítése, de párhuzamos p feldolgozás Újabb felhasználók k csatlakozási si lehetıségeinek feltételei telei Felhasználók k egyedi igényeinek ellátása Könnyen bıvíthetb thetı központi rendszer Csatlakozó önkormányzatoknyzatok Széless lessávú internet-hozz hozzáférés Bérelt vonal Technikai feltételek telek kistérs rségi informatikai központk

36 Szolgáltat ltató A szerver és s az alkalmazások távoli t menedzselése és s adminisztrálása sa Csatlakozó önkormányzatoknyzatok Széless lessávú internet-hozz hozzáférés Bérelt vonal Technikai feltételek telek hosting

37 Csatlakozó önkormányzatoknyzatok Széless lessávú internet-hozz hozzáférés Bérelt vonal ASP-alkalmaz alkalmazások elérésére re alkalmas helyi hálózat h és s infrastruktúra Technikai feltételek telek ASP

38 Technikai feltételek telek outsourcing Nem kell külön k n megfogalmazni az önkormányzatok nyzatok felé

39 Pénzügyi feltételek telek Beruházási és üzemeltetési költsk ltségek megosztásának módjaim Szerzıdés s szerinti fix díjd Lakosság-ar arányos költsk ltségmegosztás Költségvetés-arányos költsk ltségmegosztás Felhasznált lt modulok és s funkciók k szerinti megosztás Felhasználó-ar arányos költsk ltségmegosztás

40 Megvalósítás gesztor önkormányzatnyzat Informatikai és s szakigazgatási si tudás s egy önkormányzatnál összpontosul Meglévı rendszer kiterjesztése se idı- és s erıforr forrás-takarékos kos megoldás Tisztázott zott a tulajdonjog Egységesen gesen megvalósított rendszer A rendszer mintaként szolgál A rendszerhez kapcsolódhat más m s felhasználó (település, kistérs rség) Száll llítói i kapcsolat nagy kockázat zatú Kapcsolódó önkormányzatok nyzatok érdekérvényesítése se alacsony mértm rtékő Fejlesztés, s, üzemeltetés s kockázatai a gesztor önkormányzatnál A rendszer nem kerül l bevezetésre valamennyi önkormányzatnál Többletköltségeket a gesztor önkormányzat nyzat viseli Felhasználók k nagyságrendje grendje nem éri el a költsk ltséghatékonysághoz szüks kséges szintet

41 Megvalósítás kistérs rségi informatikai központk Csatlakozó önkormányzatok nyzatok igényeinek teljes körők ellátása A rendszer mintaként szolgál A rendszerhez kapcsolódhat más m s felhasználó (település, kistérs rség) Csatlakozó önkormányzatok nyzatok közötti k konszenzus nehezen alakíthat tható ki Önkormányzatok nyzatok érdekellentéte te veszélyezteti a központ k kihasználását Felhasználók k nagyságrendje grendje nem éri el a költsk ltséghatékonysághoz szüks kséges szintet

42 Önkormányzati nyzati erıforr forrást nem köt k t le a rendszerfejlesztés és üzemeltetés Száll llítótól l való függés s mértm rtéke alacsony Nagy üzembiztonság Hosszú távon is költsk ltséghatékony A fejlesztés s költsk ltsége és s felelıss ssége az önkormányzatnál l jelentkezik A fejlesztéssel ssel kapcsolatos kockázatok az önkormányzatnál l jelentkeznek Megvalósítás hosting

43 Megvalósítás ASP Költségkímélı Önkormányzati nyzati erıforr forrást nem köt k t le a rendszerfejlesztés és üzemeltetés Befektetés s szintje alacsony A rendszerhez kapcsolódhat más m s felhasználó (település, kistérs rség) Felhasználók k nagyságrendje grendje elérheti a költsk ltséghatékonysághoz szüks kséges szintet A költsk ltséghatékonysághoz megfelelı számú felhasználó szüks kséges Önkormányzatok nyzatok kiszolgáltatottak ltatottak az ASP-szolg szolgáltató felé ASP-szolg szolgáltató lassan reagál l a felhasználók k igényeinek változv ltozásaira

44 Önkormányzati nyzati erıforr forrást nem köt k t le a rendszerfejlesztés és üzemeltetés A szolgáltat ltató felelıss ssége számon kérhetk rhetı A fejlesztésért és s az üzemeltetésért a szolgáltat ltató felelıs A finanszíroz rozási megoldás s más m önkormányzati nyzati programhoz is megfelelı Hosszú távon kevésb sbé költséghatékony Jogi szabályoz lyozás s nehézkes Önkormányzati nyzati költsk ltségvetés s változv ltozása kihat a szolgáltat ltatóra Az elvárt szolgáltat ltatások tartalma és s minısége nem kiegyensúlyozott Megvalósítás outsourcing

45 Rendszerkövetelm vetelmények Humáner nerıforrás Stratégiai tervezés, programmenedzsment Személyzet Biztonság és s jogosultság Bıvítés, csatlakozási si lehetıségek Szakigazgatási feladatok ellátása Költséghatékonyság Modell értékő Integrálhat lható Felhasználó-bar barát HelpDesk,, oktatás Hosszú távú fejlesztés s feltétele tele Jogszabályk lykövetés Hibaelhárítás, -javítás

46 Rendszerkövetelm vetelmények Pályáztatás, közbeszerzk zbeszerzés, s, Mőszaki terv, megvalósíthat thatósági tanulmány ny Üzemeltetés-felügyelet Tesztelés

47 Kockázatok Stratégia, programterv hiánya Projektmenedzsment hiány Saját t erı hiánya Szolgáltat ltatók k igényei, befolyása Szolgáltat ltató-független igények Döntéshozók k támogatt mogatása Informáci ciócsere, csere, dokumentáci ció Minıségir girányítás Hibalehárítás, -javítás s határidej ridejének betartása Finanszíroz rozás, bevételek

48