kézikönyv az üzemi gyakorlatok és a munkaerő-piaci elhelyezkedést szolgáló képzések szervezéséhez Készült a ROP /1.

Átírás

1 Minőségbiztosítási kézikönyv az üzemi gyakorlatok és a munkaerő-piaci elhelyezkedést szolgáló képzések szervezéséhez Készült a ROP / /36 pályázat keretében

2 Összeállította: Preventio-Sport Bt megvalósításában Felelős vezető: Beh Tamás ügyvezető Köszönjük a GEO munkatársainak, hogy a jelen dokumentum összeállításában közvetve, tanácsaikkal, a jelen helyzet ismertetésével, valamint a tervek bemutatásával segítettek. Lektorálta: Dr. Szepes András dékánhelyettes Tóth Erzsébet irodavezető Kottyán László adjunktus 2

3 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS VEZETŐI NYILATKOZAT MINŐSÉGPOLITIKA AZ ÜZEMI GYAKORLATOK MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERE A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER FELÉPÍTÉSE A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS MŰKÖDTETÉSE A kézikönyv célja, alkalmazási területe Dokumentumok kezelése Minőségügyi képzés A belső auditálás folyamata Fogalmak, meghatározások GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL SZERVEZETI JELLEMZŐK FELELŐSSÉGEK, HATÁSKÖRÖK MEGHATÁROZÁSA TECHNIKAI HÁTTÉR SZEMÉLYI FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉSEK KEZELÉSE MŰKÖDÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA AZ ÜZEMI GYAKORLATOK SZERVEZÉSE A gyakorlóhelyek szakmai minősítése Kapcsolatépítés a munkáltatókkal A gyakorlatok szervezése Szerződések A gyakorlatok minősítése A VÁLLALKOZÓVÁ VÁLÁST SEGÍTŐ KÉPZÉSEK SZERVEZÉSE PR tevékenység (hirdetések, tájékoztatók, nyílt napok stb.) A képzés előkészítése A regisztráció folyamata Ügyfélszolgálati tevékenység/reklamációk kezelése A képzés folyamata A képzés támogatása A tananyaggal kapcsolatos folyamatok A MINŐSÉG MÉRÉSE, FEJLESZTÉSE AZ ÖNÉRTÉKELÉSI RENDSZER FELMÉRÉSEK, VÉLEMÉNYEZÉSEK HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ INTÉZKEDÉSEK A PANASZKEZELÉS

4 MELLÉKLETEK M1 MELLÉKLET: A SZERVEZÉS FOLYAMATÁBRÁJA M2. MELLÉKLET: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE M3. MELLÉKLET: KÉPZÉSI NAPLÓ M4. MELLÉKLET: TECHNIKAI HÁTTÉR M5. MELLÉKLET: MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS M6. MELLÉKLET: SZOLGÁLTATÁSI SZERZŐDÉS M7. MELLÉKLET: PÁLYÁZATI ŰRLAP SZAKMAI GYAKORLATRA M8. MELLÉKLET SZERZŐDÉS A MUNKÁLTATÓVAL M9. MELLÉKLET ÖSZTÖNDÍJ SZERZŐDÉS M10. MELLÉKLET JELENTKEZÉSI LAP KÉPZÉSRE M11. MELLÉKLET REGISZTRÁLÁS KÉPZÉSRE M12. MELLÉKLET KÉRDŐÍVEK M13. MELLÉKLET PANASZKEZELÉSI ŰRLAP M14. MELLÉKLET KARRIERIRODA HONLAPJÁNAK FELÉPÍTÉSE M15. MELLÉKLET ADATLAP MUNKÁLTATÓKRÓL

5 1. Bevezetés Jelen dokumentum létrehozásának célja, olyan segédlet összeállítása, mely minden, az üzemi gyakorlatok lebonyolításában érintett résztvevő számára egyértelmű vezérfonalat jelent a helyes cselekvés megtalálásában. Az üzemi gyakorlatok szervezése a Geoinformatika Kar (GEO) keretében már hosszú évek óta folyik. Ez idő alatt kialakultak bizonyos kapcsolatok, azok a megoldások, melyek a zökkenőmentes lebonyolításhoz szükségesek. Azonban mindig felmerül a kérdés, mi lesz akkor, ha új munkatársak veszi át a feladatokat, honnan tudják a feladatukat. A válasz mindig az, szabályozni kell a folyamatokat, majd le kell írni azokat. Ez minden szervezet életében elérkezik, és erre jó lehetőségeket biztosít a minőségbiztosítás szervezett bevezetése. Amikor egy ilyen dokumentum összeállítására sor kerül, nemcsak a folyamatokat írjuk le. Ugyanis amint megtörténik egy működési rend dokumentálása, rögtön előjönnek azok a területek, hiányosságok, melyek a működés gyenge pontjait jelentik. Így ez jó alkalom ezen problémák megoldására is. 5

6 2. Vezetői nyilatkozat A Geoinformatikai Kar (továbbiakban GEO) vezetése elkötelezi magát az üzemi gyakorlatok szervezése során a minõségirányítási rendszer létrehozása és továbbfejlesztése, valamint folyamatos javítása iránt. Az előkészítés, a lebonyolítás és az értékelés során tudatosítja a résztvevőkkel /oktatók, munkaadók és hallgatók/ az elvárásokat, valamint a törvényekben, rendeletekben szereplõ követelmények teljesítésének fontosságát. A GEO kialakítja a Karrieriroda tevékenységének (beleértve az üzemi gyakorlatokat és a képzéseket is) minõségbiztosítási rendjét (ld. jelen dokumentum). Deklarálja a megvalósítás iránti elkötelezettségét, rendszeres képzéssel és oktatással gondoskodik arról, hogy ezeket a résztvevők minden szinten megismerjék, megértsék, megvalósítsák és fenntartsák. Mindezt a változó külsõ és belsõ körülmények figyelembevételével a vezetés évente átvizsgálja, és szükség szerint aktualizálja. /Prof. Dr. Márkus Béla/ dékán 6

7 3. Minőségpolitika Célunk: MINŐSÉG AZ OKTATÁSBAN, MINŐSÉG A GYAKORLATBAN A GEO oktatási tevékenységében alapvető cél: olyan elméleti és gyakorlati ismeretekkel rendelkező mérnökök és igazgatásszervezők képzése, akik nemzetközileg elismert, széles spektrumú, a műszaki-gazdasági életben, a munkaerő-piacon azonnal hasznosítható és jól konvertálható ismeretekkel rendelkeznek. Ehhez a képző intézményben biztosítjuk az oktatás tartalmi és módszertani folyamatos fejlesztését, az oktatásszervezés hallgató-központúságát, a minőség állandó fejlesztését, és kiemelten foglalkozunk azzal, hogy a hallgatók naprakész gyakorlati ismereteket sajátítsanak el. A kitűzött célok eléréséért a szakmai gyakorlatok megvalósítása során minőségirányítási rendet vezetünk be és működtetünk, mellyel elérjük: 1. Tartalmi téren: a.) A szakma gyakorlatától folyamatosan kapott jelzések alapján évente korszerűsítjük, a változó technikai és gazdasági körülményekhez igazítjuk az elvárt ismereteket. b.) A hazai és külföldi irodalom figyelésével elébe megyünk a munkaerőpiaci igényeknek, ezzel javítjuk végzett hallgatóink munkaerőpiaci esélyeit. c.) Nyitottan reagálunk a felmerülő piaci és hallgatói igényekre. d.) Állandóan biztosítjuk a hallgatók elhelyezését a szakmai gyakorlóhelyeken. 2. Módszertani téren: a.) Folyamatosan karbantartjuk az alkalmazott módszereinket, felkészítjük az új belépőket e módszerek alkalmazására b.) Módszerünket folyamatosan korszerűsítve lépéseket teszünk a szakmai gyakorlatok színvonalának emelésére. 3. Személyi feltételek terén: a.) A szakma gyakorlatok előkészítésének és lebonyolításának támogatására külön szervezetet Karrieriroda működtetünk. b.) Az egyes gyakorlóhelyeken a feladatok irányításra a legjobb szakembereket kérjük fel. c.) Nemzetközi kapcsolatainkat felhasználjuk külföldi gyakorlóhelyek megteremtésére. d.) A szereplőket folyamatosan értékelve, az okokat feltárva igyekszünk kiküszöbölni gyengeségeinket, illetve fokozni erősségeinket. 4. Tárgyi eszközök terén: a.) A feladatokhoz igénybe vesszük a gyakorlóhelyek technikai eszközeit, szükség esetén biztosítjuk saját eszközeinket is a feladatok megoldásához. b.) A hallgatói támogatásba bevonjuk a korszerű infokommunikációs lehetőségeket, különösen az Internet alkalmazási lehetőségeit. 5. Minőségügy terén: a.) Folyamatosan karbantartjuk minőségbiztosítási rendszerünket. b.) Az adatbázisaink állandó frissítésével hatékonnyá tesszük a kiegészítő információk elérését. c.) Állandó kapcsolattartói rendszerünkkel biztosítjuk a hallgatói problémák gyors kezelését. A minőségpolitikai célkitűzéseink megvalósítása és védelme érdekében a vezetőség és a munkatársak elkötelezik magukat a minőségirányítási rendszer folyamatos alkalmazására és fejlesztésére. 7

8 4. Az üzemi gyakorlatok minőségbiztosítási rendszere 4.1. A minőségbiztosítási rendszer felépítése CÉLKITŰZÉS MINŐSÉG- POLITIKA 1. szint A minőségbiztosítási rendszer leírása - minőségpolitikai nyilatkozat - célkitűzések - szervezeti felépítés - hatáskörök IRÁNYĺTÁS 2. szint Eljárásrendek - eljárásrendek - munkaköri leírások - kapcsolódási pontok MUNKAVÉGZÉS 3. szint (VÉGREHAJTÁS) Részletes végrehajtási utasítások - előírások - ütemtervek 8

9 4.2. A minőségbiztosítás működtetése A minőségbiztosítási rendszer működtetése a vezetőség felelőssége. A működtetéssel kapcsolatos feladatok ellátásáért a Dékán minőségügyi felelőst bíz meg. A minőségügyi felelős kezeli a keletkező dokumentációkat, felügyeli a folyamatokat, kiképzi az újonnan bekapcsolódó oktatókat, dolgozókat, és évi rendszerességgel felülvizsgálatokat végez. A minőségügyi felelős szabadon beavatkozhat a folyamatokba, utasítást adhat a résztvevőknek a minőségbiztosítási renddel kapcsolatban. A Dékán szükség esetén, de minimum éves rendszerességgel beszámoltatja a minőségügyi felelőst, aki beszámolóját írásban készíti el A kézikönyv célja, alkalmazási területe A kézikönyv létrehozásának célja, hogy a tevékenységben résztvevők egységesen értelmezzék a feladatokat, az elvárásokat. A kézikönyv alkalmazási területe a GEO üzemi gyakorlatainak teljes tevékenységére kiterjed. A kézikönyv egy másolati példányát mindenki számára hozzáférhető helyen kell elhelyezni Dokumentumok kezelése A dokumentumok központi kezelése az Karrieriroda irodavezetőjének feladata. Ehhez minden résztvevő és megbízott köteles rendelkezésre bocsátani az általa létrehozott, illetve a hozzá beérkező dokumentumok eredeti példányát. A keletkező dokumentumokat szigorú nyilvántartási rendszerben kell vezetni, és témakörök szerint tárolni. A dokumentumok kezelését az M2. melléklet írja le Minőségügyi képzés Az elkészült és jóváhagyott minőségbiztosítási rendszert, annak kézikönyvét minden, a feladat végrehajtásában résztvevő /oktató, karrierirodai dolgozó, hallgató és munkáltató/, illetve az azzal összefüggésben tevékenységet végző személlyel meg kell ismertetni. A képzést első alkalommal célszerű egy összevont tanfolyam keretében végrehajtani. A továbbiakban az újonnan bekapcsolódók számára is biztosítani kell, hogy megismerjék annak tartalmát, előírásait. A képzés és számonkérés tényéről naplót kell vezetni. Ebben kell nyilvántartani a képzésben résztvevők adatait. A képzési napló kezelését az M3. melléklet tartalmazza. 9

10 A belső auditálás folyamata A minőség javítása érdekében a rendszer folyamatos, évenkénti felülvizsgálata szükséges. Az audit eredményének tükrében a szükséges helyesbítő tevékenységek a minőségügyi felelős írásbeli javaslatára, és az Irodavezető jóváhagyásával bekerülnek a kézikönyvbe Fogalmak, meghatározások Minőség: egy termék, rendszer vagy folyamat saját jellemzői együttesének az a képessége, hogy kielégítse a vevők és más érdekelt felek követelményeit. (A minőség szakkifejezés használható olyan jelzőkkel, mint gyenge, jó vagy kiváló (ISO). A minőség központi érték a felnőttoktatásban, amivel kapcsolatosan azonban még mindig sok félreértés él. Az alábbiakban ismertetjük a minőség fogalmának különböző definíciót (Harvey és Green felosztása szerint), mivel a definíció kiválasztása egyben a minőség értékelésének megközelítését is meghatározza. A minőség mint kiválóság: Ez az a hagyományos akadémikus nézőpont, ami szerint a cél a legjobbnak lenni. A minőség mint a célnak való megfelelés: Általános minőség nem létezik. Ez a nézet a minőségnek egy olyan fogalmát vonja maga után, aminek középpontjában a vevők (érdekeltek) igényei állnak. A célnak való megfelelés fogalommagyarázatot a felnőttoktatás esetében ki kell egészíteni a cél megfelelőségének fogalmával. A minőség mint küszöbérték: Egy minőségszempontú küszöbérték meghatározásához fel kell állítani bizonyos normákat és kritériumokat. Minden olyan egység, ami eléri vagy meghaladja ezeket a normákat és kritériumokat, minőség szempontjából megfelelőnek tekinthető. A küszöbérték megállapításának az előnye az, hogy az egész felnőttoktatási rendszert illetően objektív, tanúsítható és egységes. A hátránya pedig az, hogy maga a fogalom statikus jellegű: csak nehézkes eljárásokkal igazítható a változó körülményekhez. Épp ezért a normák szinte mindig lemaradnak a tényleges fejlődéstől. Ez pedig azt vonja maga után, hogy a minőség küszöbértékként történő megfogalmazása nem ösztönzi az egységeket arra, hogy kihasználják az új lehetőségeket, új nézőpontokat sajátítsanak el az oktatást vagy egy tudomány legújabb eredményeit illetően, egyszóval, hogy minőségüket javítsák. Ezek a minimális követelmények a felnőttoktatási rendszer egészében biztosítanak bizonyos minimális minőséget és az egységek, illetve programok bizonyos minimális összehasonlíthatóságát. Ugyanakkor minden egységnek, illetve programnak eleget kell tennie ezeknek a minimális követelményeknek, azokat saját célkitűzéseikkel bővítve és a minőséget ezeknek a célkitűzéseknek az elérése révén kell javítania. A minőség mint értéknövelés: Ez a megfogalmazás pontosan a folyamatos jobbítást hangsúlyozza. Középpontjában az az elképzelés áll, hogy a minőség elérése alapvető fontosságú a tudományos szellemiséghez és hogy pontosan a felnőttoktatásban dolgozó oktatók tudják a legjobban, hogy az adott időben mi képviseli a maximális minőséget. A felnőttoktatással kapcsolatos nyugat-európai értékelési eljárások inkább a minőség mint értéknövelés megközelítésen, semmint a minimális követelményeken alapulnak. E szerint a megfogalmazás szerint: a minőséget a felnőttoktatásban meghatározott célok tükrében kell meghatározni; ezeknek a céloknak meg kell felelniük egy felnőttoktatási rendszernek; az érdekeltek különböző csoportjai helyzetükből adódóan eltérő véleményeket képviselnek; a tudományos kiválóság egyike ezeknek a véleményeknek; a felnőttoktatás elsődleges felhasználóiként a hallgatók az érdekeltek egyik fontos csoportját képviselik; a felnőttoktatás tömegessé tételével a hallgatói igények egyre többrétűek lesznek; a fenti okokból kifolyólag a célok az egyes felnőttoktatási intézmények illetve szakok szintjén fogalmazhatók meg a legjobban, a nemzeti sajátosságok figyelembevételével. 10

11 Minőségbiztosítás (quality assurance): mindazok az irányelvek, folyamatok és intézkedések, amelyeken keresztül a felnőttoktatás minőségét fenntartják és fejlesztik. A hangsúly az értékelés célján van: a cél a hallgatók, a társadalom és a kormány biztosítása arról, hogy az intézmény jól menedzseli a minőséget; (Phare) Minőségbiztosítási rendszer: az egész intézményre kiterjedő, tudatos és szervezett tevékenységek rendszere, amely a felnőttoktatási intézmény szakmai céljainak és tényleges működésének állandó közelítését szolgálja, és amelynek középpontjában a közvetlen és közvetett partnerek igényeinek kielégítése áll, különös tekintettel a hallgatókra (beleértve a továbbhallgató felnőtteket), a munkaadókra, a kutatások megrendelőire, valamint a nemzetközi és hazai tudományos közösségekre; Minőség-ellenőrzés (quality control): a felnőttoktatási intézmény működésének a hatályos jogszabályoknak, illetve belső dokumentumoknak való megfelelését vizsgálja törvényességi, gazdasági és képzési-képesítési szempontokból. Az értékeléssel rokon értelmű fogalom, azonban általában szűkebb értelemben, a minőségnek egy egységen belüli, külső elem nélküli belső mérésére alkalmazzák. A minőségellen-őrzést gyakran a minőség-menedzsmenttel azonos értelemben használják, azonban a menedzsment az értéknövelést hangsúlyozza, míg az ellenőrzés statikusabb, a küszöbérték vagy a nullhiba értelmezéshez közelebb álló jelentést hordoz. Minőségértékelés (quality assessment): szakmai célkitűzéseket vet össze a tényleges intézményi működéssel, eredményességi, hatékonysági és a minőségi szempontok szerint, az érintett szakmai közösség bevonásával elkészített mutatórendszer alapján. A minőségértékelés négy alapelve az értékelési folyamat autonómiája, az önértékelés, a külső értékelés és a nyilvános jelentés. Ezek képezik a minőségértékelés világszerte elfogadott nemzetközi normáit. Minőséghitelesítés (akkreditáció): azon eljárás, melynek során intézményi és program akkreditáció keretében vizsgálják, hogy a felnőttoktatási intézmény képzési és tudományos tevékenysége, illetve a képzési programok szakmai és infrastrukturális színvonala, valamint az intézmény személyi és szervezeti feltételei megfelelnek-e az akkreditációs követelményeknek. Szakmai akkreditáció: Az akkreditáció lett a legelterjedtebb minőségbiztosítási eljárás a felnőttoktatási rendszerben. A szakok akkreditálását jelenti bizonyos ismereti területeken mint például az orvoslás, a jog, az oktatás vagy a műszaki tudományok. Intézmény-akkreditáció: egy felnőttoktatási intézmény egészéről, nem pedig egyes programokról alkotott véleménynyilvánítás. Szigorúan véve egy intézmény akkreditálása nem vonja maga után azt, hogy az adott felnőttoktatási intézményben működő szakok kiváló minőségűek. Inkább úgy lehetne értelmezni, hogy az akkreditált intézmény olyan legitim felnőttoktatási intézmény, ami megfelelő célokkal és olyan irányítási struktúrával rendelkezik, aminek biztosítania kell, hogy többek között őrködik az általa nyújtott programok minősége felett. Minőségirányítás (quality management): összehangolt tevékenységek egy szervezet vezetésére és ellenőrzésére, a minőség vonatkozásában. Érdekelt fél (stakeholder): személy vagy csoport, amely érdekelt a szervezet teljesítésében vagy sikerében. Az érdekelt felek lehetnek: vevők, tulajdonosok, alkalmazottak, szállítók, egyesületek, partnerek vagy a társadalom (ISO). A felnőttoktatásban a hallgatók, a munkaadók, a tudományos közösség, a kormány, mint a társadalom egészének képviselője stb. mind-mind vásárlók, egyben érdekelt felek. Mutató vagy indikátor (indicator): egy termék, rendszer vagy folyamat saját jellemzőinek mennyiségi mérőszáma, amely felhasználható a termék, rendszer vagy folyamat mérésére és értékelésére. A tényeken alapuló ítéletalkotás eszköze (ISO). Az indikátor nem ad közvetlen választ a lehetséges problémákra, hanem felhívja a figyelmet azon területekre, ahol a tapasztalt eltérések okainak feltárására további részletes elemzések elvégzése válik szükségessé. Minél inkább az ellenőrzés és a jogi következmények (vagyis hivatalos elismerés/akkreditáció, illetve finanszírozás) felé tolódik el a hangsúly, annál fontosabbak lesznek az olyan kemény adatok mint a dolgozók hivatalos értékelése vagy a végzettek százalékos aránya. Míg ha a jobbításon van a hangsúly, az információk nagy részét az olyan puha adatok teszik ki, mint a hallgatók véleménye az előadásokról vagy a munkatársak véleménye egy adott tantervről (ami viszont megint csak alapulhat kemény adatokon). A gyakorlatban az értékelési eljárásoknak meg kell találniuk az egyensúlyt az ellenőrzés és a jobbítás szélesen értelmezett céljai között, hasonlóképpen a kemény és a puha adatok között is. Az értékelési eljárás összpontosíthat a bemeneti tényezőkre (úgymint oktatási 11

12 létesítmények, a tanárok hivatalos képesítései), a folyamatot jellemző tényezőkre (úgymint tanterv, tanmenet) vagy kimeneti kritériumokra is (pl. a végzett hallgatóktól elvárt ismereti illetve tudásszint). A minőségmutatók és módszerek keverése az értékelési folyamatot olyan bürokratikus eljárássá teheti, ami aligha képes biztosítani bármilyen minőségi küszöbértéket (pl. bemeneti tényezők feldolgozása papíron), illetve olyan folyamatot is eredményezhet, ami arra kényszeríti a felnőttoktatási intézményt, hogy újító módon törekedjen a lehető legjobb minőség elérésére. Az utóbbi természetesen sokkal nehezebben érhető el és minden résztvevőtől sokkal nagyobb erőfeszítéseket igényel. Önértékelés (self-assessment): Az önértékelés célja az intézmény, illetve a program számára saját erősségeinek és gyengeségeinek értékelése és a jobbításra irányuló javaslatok megfogalmazása. Az önértékelés a felső vezetés felelősségével folyik. Az értékelés alá vont intézmény vagy a program munkatársai végzik el. Az önértékelés 3 célja: tömör, átfogó képet adni az adott egység oktatási és kutatási tevékenységéről, az oktatási folyamatra irányuló kutatási tevékenység figyelembe vételével, az egység erősségeinek és gyengeségeinek elemzése és javaslattétel az intézkedési tervre külső értékelés (peer review vagy külső szakértők bevonásával) A jó önértékelési jelentés azoknak a korlátoknak és lehetőségeknek a fényében ad számot az erősségekről és gyengeségekről, a lehetőségekről és a veszélyekről ( SWOT ), amelyek között az egység tevékenykedik, stratégiai kontextusba helyezve ezáltal az intézményi menedzsmentet azaz azt vizsgálja, helyesek-e az intézmény céljai és hogyan valósítják meg a célokat. Az egységen belül széles körben megvitatott tevékenységi terv segítségével az önértékelés gondolkodásra ösztönzi az intézményt arra vonatkozóan, hogy miként lehetne megvalósítani a változtatásokat és minőségellenőrzési mechanizmusokat bevezetni a folyamatos jobbítás valamint a stratégiai tervezés és fejlesztés érdekében. Az önértékelés végső célja rávezetni az intézmény minden tagját arra, hogy mindegyikük felelős a minőségért és a bevezetett fejlesztésekért. Ideális esetben legalább 3 hónapot kell biztosítani az önértékelés elvégzésére. Maximális terjedelme oldal, mellékletek nélkül. A felső vezetés aláírásával hitelesíti. Teljes körű minőségbiztosítás vagy TQM (Total Quality Managament): Olyan vezetési filozófia és vállalati gyakorlat, amelynek célja a szervezet emberi és anyagi erőforrásainak leghatékonyabb módon való felhasználása a szervezet céljainak elérése érdekében. (BS brit szabvány szerint) 12

13 5. Gazdálkodás az erőforrásokkal A fejezetben meghatározzuk az intézményi folyamatokat, feladatokat, hatásköröket Szervezeti jellemzők A GEO üzemi gyakorlatokkal kapcsolatban végzett tevékenységére alapvetően az volt a jellemző, hogy az egyes feladatokat külön megbízások útján végezteti el saját munkatársaival. A Karrieriroda létrehozásával állandó szereplő lett e feladat szempontjából az irodavezető, változó szereplőnek minősül a területet felügyelő dékánhelyettes, a szakfelelősök, illetve az általuk alkalmilag megbízott oktatók Felelősségek, hatáskörök meghatározása Vezető (rövidítés: V) felelős a teljes folyamat irányításáért, a megfelelő oktatók kiválasztásáért és a megbízásuk elkészítéséért, az egyes gyakorlatok elvárásainak kidolgozásáért, illetve kidolgoztatásáért, a szükséges segédanyagok elkészíttetéséért, a gyakorlatok meghirdetéséért, a nyilvántartások vezetéséért, a teljesítések igazolásáért, a végrehajtás ellenőrzéséért. Dékánhelyettes (rövidítés: DH) felel az egyes gyakorlatok szervezéséért, a munkahelyek minősíttetése a Minőségügyi Bizottsággal, a gyakorlatok előkészítéséért, a gyakorlati helyeken a munkatársak felkéréséért, az adminisztráció elkészíttetéséért. Irodavezető (rövidítés: IV) feladata az adatbázisok karbantartása, publikálása, a minőségügyi dokumentumok eljuttatása a szereplőkhöz, szükség esetén képzések szervezése és lebonyolítása ebben a témában, a minőségirányítási dokumentumok rendszeres felülvizsgálata, módosítása a kari Minőségbiztosítási Bizottsággal egyetértésben, kapcsolattartás a munkaadókkal és a hallgatókkal, igények felmérése, a munkáltató értékelések nyilvántartása, a hallgatók munkaigazolási dokumentumainak összegyűjtése, minősíttetése, rendezvények szervezése, dokumentáció készítése a lebonyolításról, a teljes pályázati dokumentáció rendszerezése, nyilvántartása és tárolása, 13

14 az elszámolások összegyűjtése és leadása a könyvelésnek. Szakfelelős(ök) (rövidítés: SzF) feladata a gyakorlati követelmények meghatározása, a munkáltatók gyakorlati helyként való minősítésében való részvétel, a beérkezett beszámolók elfogadása, minősítése, a hallgatói problémák feltárása, közvetítése a vezetőség felé. Projektmenedzser (rövidítés: PM) feladata /csak a pályázati időszakban/ a Karrieriroda működési rendjének kialakítása, a minőségirányítási rendszer kidolgoztatása és működtetése, a határidők állandó követése, kapcsolattartás a pályázati szereplőkkel, a tevékenységének folyamatos adminisztrálása (nyomonkövetés). Minőségügyi felelős (rövidítés: MF) feladata közreműködés a minőségügyi rendszer kialakításában, majd annak működtetése, felülvizsgálata és továbbfejlesztése, a végrehajtás folyamatos ellenőrzése Technikai háttér A feladat megvalósítása, a minőség biztosítása, a rendszer megfelelő alkalmazása csak kiforrott technikai háttér mellett lehetséges. Ebben minimálisan meg valósítani: a kommunikációs, a nyilvántartási, és a publikációs funkciókat. Célunk, hogy az infokommunikációs feltételek fejlődésének megfelelően folyamatosan javítsuk szolgáltatásaink minőségét, bővítsük azok körét. A feladat megvalósítását alapvetően a Karrieriroda honlapja szolgálja, melynek segítségével folyamatos kapcsolat biztosítható a szereplők között. A rendszer leírását az M14. melléklet tartalmazza Személyi feltételek biztosítása A személyi feltételek biztosításának feladata: a Karrieriroda működtetésében a GEO-é, a napi működésben az irodavezetőé. Az irodavezetőnek együttműködve a Kar Gazdasági kirendeltségével gondoskodnia kell arról, hogy a könyvelést és az adminisztratív tevékenységet arra felkészült, illetve arra jogosított személy végezze. A napi feladatok során szükséges személyi feltételek megteremtésének módját a 5.2. fejezet tartalmazza. 14

15 5.5. Megbízási szerződések kezelése A megbízási szerződések mintáit, felhasználva a GEO meglévő iratmintáit, az irodavezető alakítja ki jogi és pénzügyi szakértőkkel való konzultáció alapján. (Minta az M5. mellékletben található.) Folyamatos tevékenység esetén megbízási keretszerződés is készíthető. A megbízások elkészíttetésére az Irodavezető ad felkérést, elkészítése a Gazdasági Kirendeltség feladata, ahol erre a célra nyilvántartást vezetnek a megbízottakról. A megbízási szerződések a tevékenységek előtt készülnek el, és azokat alá kell íratni a dékánnal és a megbízottal. A megbízási szerződés az elszámolás alapja. Igény esetén a amennyiben a tevékenység lebonyolítója egy külső cég szolgáltatási szerződést kell kötni a feladatra vonatkozóan. (Minta az M6. mellékletben található.) 15

16 6. Működési folyamatok szabályozása 6.1. Az üzemi gyakorlatok szervezése A Karrieriroda legfontosabb feladata a BSc/BA képzéshez rendelt szakmai gyakorlatok lebonyolításának támogatása, megvalósításának ellenőrzése. Az üzemi gyakorlatok tevékenység diagramját az M1. melléklet tartalmazza A gyakorlóhelyek szakmai minősítése A felsőoktatási törvény a szakmai gyakorlatok lebonyolítására akkreditált munkahelyeket ír elő. Ennek pontos követelményrendszere jelen időszakban még nem áll rendelkezésre (nem készült erre végrehajtási rendelet). Épp ezért ennek megvalósítása a GEO és a Karrieriroda közös feladataként oldható meg. A minősítés szempontjai: o o o o elfogadható gyakorlóhely mind az öt, a pályázatban szerződött partnerként közreműködő partner, valamint azok kirendeltségei, elfogadható gyakorlóhelynek az a szakmai cég, szervezet, melynek érvényesen tanúsított minőségirányítási rendszere van, elfogadható gyakorlóhely minden állami hivatal (földhivatalok, polgármesteri hivatalok, bíróságok), továbbá minősített gyakorlóhellyé nyilvánítható az a cég, szervezet, mely: vezetője és a gyakorlatot közvetlenül irányító munkatársa felsőfokú végzettségű, műszerfelszereltsége megfelel a korszerű szakmai követelményeknek, a szakmai gyakorlatos hallgató számára önálló munkahelyet tud biztosítani, a gyakorlatos hallgatóval munkaszerződést köt, melyben igazolja, hogy a munkavégző legálisan tevékenykedik, felelősséget vállal a gyakorlatos hallgató balesetvédelmi biztosításáért, gondoskodik a gyakorlatos hallgató törvényes szabadidejének kiadásáról. Amennyiben valamely hallgató saját maga gondoskodik üzemi gyakorlatos álláshelyről, köteles bejelenteni azt a Karrierirodánál, mely elvégezteti az adott munkahely belső minősítését. Hallgató csak akkor vehet részt üzemi gyakorlaton, ha a választott munkahely minősítése megfelelő eredménnyel járt. A minősítésbe mindenkor be kell vonni a szakfelelőst vagy annak megbízottját. /A minősítéshez szükséges adatlapot ld. M15. mellékletben/ A minősített munkahely adatait fel kell venni az adatbázisba, és meg kell jeleníteni a honlapon. 16

17 Kapcsolatépítés a munkáltatókkal A szakmai gyakorlatok lebonyolításához ki kell alakítani a lehetséges gyakorlóhelyek adatbázisát. Ebben kiemelt helyen kell szerepeltetni a régión belüli helyeket. A gyakorlatok szervezése előtt a PM és az IV felveszi a kapcsolatot a munkaadókkal, egyezteti velük az adott gyakorlati időszakra lehetséges helyek számát, a tervezett szakmai tevékenységet, a feladatokat irányító szakemberek kompetenciáját esetleg a konkrét személyeket is. A feltárt lehetőségekről adatbázist alakít ki a Karrieriroda, melyről a honlapon keresztül tájékoztatást ad a hallgatók számára A gyakorlatok szervezése A gyakorlatok lebonyolítása érdekében a Karrieriroda rendszeresen pályázatot hirdet. Ezzel lehetővé teszi, hogy minden érintett hallgató azonos eséllyel induljon a lehetséges álláshelyek elosztásáért. A pályázati nyomtatványt (M7. melléklet) a honlapon is meg kell jelentetni. A hallgatók a pályázati nyomtatvány kitöltésével és leadásával tesznek eleget a gyakorlatra való jelentkezési kötelezettségeiknek. A beadott anyagban jelezni kell, ha ösztöndíjat is igénybe akarnak venni a gyakorlat során. (Csak a Karrierirodára érvényes pályázat időszakában, és az együttműködő partnereknél történő elhelyezés esetén.) A jelentkezők közötti rangsort a szakfelelős vagy megbízottja közreműködésével, a HÖK képviselőjének bevonásával kell kialakítani. A bírálat szempontjai: o o o o o o elsőbbséget élvez a hallgató, ha ösztöndíj-szerződéses kapcsolatban van az adott céggel, elsőbbséget kell adni a hallgatónak, ha az adott gyakorlati munkahelyen készíti szakdolgozati feladatát, előbbre kell rangsorolni azokat a hallgatókat, akik Köztársasági ösztöndíjjal rendelkeznek az adott félévben, a sorrendben előbbre kerülhet az a hallgató, aki az adott félévben TDK dolgozatot mutatott be, kiemelt helyre kerülhet az a hallgató, akinek az adott munkahely településén megoldott a szállása, minden további besorolást a jelentkezések sorrend alapján kell végezni. A sorrendtől eltérhetnek azok a hallgatók, akik indokolt módon felcserélik egymás között az üzemi gyakorlatos lehetőségüket. Ezt közösen aláírt nyilatkozatba kell foglalniuk Szerződések A szakmai gyakorlatok lebonyolítása érdekében minden szereplővel szerződést kell kötni. A szerződések előkészítésének és nyilvántartásának feladata a Karrierirodáé. 17

18 A munkaadókkal kötendő szerződésben rögzíteni kell mindazon feltételeket, melyek a minősítésnél már szerepeltek ( pont). Szerződésminta az M8. mellékletben található. A szerződésekben ki kell kötni a beszámolási kötelezettséget, valamint a munkaadók minősítési kötelezettségét a gyakorlatos hallgató tevékenységére vonatkozóan. A hallgatókkal csak abban az esetben kell szerződést kötni, ha a gyakorlatos időszakra vonatkozóan ösztöndíjat kapnak a Karrieriroda révén. Szerződésminta az M9. mellékletben található. A szerződésekben ki kell kötni a beszámolási kötelezettséget (ld ), mivel ez a munkarész lesz a gyakorlat elfogadásának feltétele A gyakorlatok minősítése A Karrieriroda munkatársa és a feladatot irányító dékánhelyettes által megbízott oktató alkalmanként felkeresi a szakmai gyakorlatos munkahelyeket. Ezeket a látogatásokat az Irodavezető előre megszervezi. A látogatás során meg kell győződni arról, hogy mind a munkaadó, mind a gyakorlatos hallgató a szerződésben foglaltak szerint tevékenykedik. A látogatásról emlékeztetőt kell készíteni (minta a mellékletben). Ebben kell rögzíteni az esetleges eltéréseket, a változtatási javaslatokat. az emlékeztetőt a Karrieriroda tárolja, abba bárki betekinthet. Az emlékeztetőbe foglaltak beszámítanak a gyakorlat és a gyakorlóhely minősítésébe. A hallgató az üzemi gyakorlatról Munkanaplót készít. Ebben ismertetni kell: o o o o o a munkahelyi és elhelyezési körülményeket, a munkahelyi szakmai irányításra vonatkozó adatokat (vezető és közvetlen irányító megnevezése, a velük kialakított munkakapcsolat minősítése), az elvégzett szakmai feladatokat (naplószerűen dokumentálva), az azokban betöltött szerepeket (segédmunka, mérési feladat, önálló tevékenység, stb.), az elért eredmények, tapasztalatok összefoglalását, javaslatokat a következő gyakorlatos időszakra vonatkozóan. A Munkanaplókat a szakfelelős vagy az általa megbízott oktató minősíti, fogadja el a gyakorlatot követő egy hónapon belül. Az elfogadás tényét a Neptun rendszerbe kell bejegyezni A vállalkozóvá válást segítő képzések szervezése A képzések szervezésének tevékenység diagramját az M1. melléklet tartalmazza. A továbbiakban felsorolt teljes tevékenységhez az internetes támogató rendszert (Karrieriroda honlapja) kell elsődlegesen felhasználni. Ebben történik minden folyamat, minden tevékenység regisztrálása, adminisztrálása. Ettől eltérni csak akkor lehet, ha az ügyfél kizárólag postai kapcsolattartást engedélyez, illetve amennyiben aláírt dokumentumokat kell megküldeni 18

19 valamely tevékenységről. Ez utóbbi esetekben az Irodavezető manuálisan bejegyzi az adatbázisba a tevékenységre vonatkozó adatokat PR tevékenység (hirdetések, tájékoztatók, nyílt napok stb.) Az irodavezető az egyes képzésekre kidolgozza a tájékoztató reklám anyagokat, vagy megbízást ad erre a tevékenységre egy külső szakembernek. Az irodavezető gondoskodik a reklámanyagok célbajuttatásáról (sajtó, plakátolás, postázás, stb.). Minden reklámanyaghoz Jelentkezési lap -ot kell készíteni és csatolni. Ugyanezt a honlapon is el kell helyezni. (Mintát ld. M10. melléklet) A képzések jobb megismertetésére a hallgatói támogatórendszer Internet-es felületét is fel kell használni, azokon is el kell helyezni a felhívásokat. A képzések propagálása érdekében azokat meg kell hirdetni az erre szakosodott honlapokon (pl stb.). Az igények felmérése után amennyiben szükséges tájékoztatókat is kell szervezni a lehetséges érdeklődői kör számára A képzés előkészítése Oktatók felkérése Az egyes képzésekre a Karrieriroda vezetője a GEO vezetőivel konzultálva felkéri az oktatókat. A kiválasztás alapvető szempontja a szakmai kompetencia. Több jelölt esetén előnyben részesül a GEO munkatársa. Az oktatók felkérésekor tájékoztatni kell a kiválasztott személyt a feladattal kapcsolatos elvárásokról és a teljesítésre vonatkozó díjazásról. Sikeres egyeztetés után szerződést kell kötni az oktatókkal (minta az M5. mellékletben). Az érdekelt felek elvárásainak megismerése A reklámok eredményeként beérkező jelentkezésekről nyilvántartást kell vezetni. A jelentkezési lap egyúttal kérdőívet is tartalmaz, melyben a jelentkezők megfogalmazhatják elvárásaikat, igényeiket az adott és a későbbi képzésekre vonatkozóan. Mindezen igényekről, véleményekről, továbbá a rájuk adott válaszokról a honlapon GYIK (gyakran ismételt kérdések) oldalt kell vezetni, hogy mások is megismerhessék. A jelentkezések kezelése A levélben, faxon, a honlap oldalon vagy -ben beérkező jelentkezéseket az irodavezető regisztrálja az adatbázisban, ami alapján visszajelzi a tényt a jelentkezőnek. /Amennyiben ismert a jelentkező címe, úgy a nyilvántartó 19

20 program automatikusan küldi vissza a bejegyzés tényét, egyébként postai úton történik a válaszadás./ A jelentkezővel a kapcsolattartás alapvető eszköze az Internet, az . A megfelelő infrastruktúra biztosítása A beérkezett és regisztrált jelentkezések, illetve a felvételi keretszámok ismeretében az Irodavezető gondoskodik arról, hogy a konzultációk számára megfelelő méretű és felszereltségű terem álljon rendelkezésre A regisztráció folyamata Az új hallgatók az első előadás során kitöltik a regisztráláshoz szükséges nyomtatványokat (ld. M11. melléklet), melyeket az ügyintéző előkészített erre a célra. A képzés a Karrieriroda pályázati időszakában díjmentes, azt követően a meghirdetésben közölt díjat kell befizetni a regisztráció során Ügyfélszolgálati tevékenység/reklamációk kezelése Az ügyfélszolgálati feladatokat az Irodavezető látja el. Ennek során tevékenysége kiterjed az 5.2. pontban foglalt minden feladatra vonatkozó kérdés és bejelentés kezelésére. Minden erre vonatkozó eseményt be kell jegyezni az Ügyfélszolgálati naplóba. Az esetleges reklamációk bejegyzésénél meg kell kérni az ügyfelet, hogy kézjegyével lássa el azt. A reklamációkra csak megfelelő ismerettel rendelkező személy adhat választ, akit a 5.2. pontban leírt feladat erre feljogosít. Amennyiben máshoz érkezik be reklamáció, azt továbbítani kell az Irodavezető számára. Az elkészült választ mindig az Irodavezető küldi ki. A beérkezett reklamációkat és az azokra adott válaszokat ha közérdeklődésre is alkalmasak be kell jegyezni a honlap GYIK oldalán is A képzés folyamata A képzés az egyes kurzusok meghirdetése előtt elkészített és publikált tematika alapján történik. Ebben rögzítésre kerültek legfontosabb témakörök és követelmények. A képzés megvalósulását a képzési naplóban (tanulmányi nyilvántartásban) rögzíteni kell (M3. melléklet) Ebben meg kell adni a végrehajtás időpontját, a megjelentek létszámát, a kiadott tananyagokat és egyéb segédleteket. Amennyiben a lebonyolítás lényegesen eltér a tervezettől, akkor az Irodavezető köteles beavatkozni, és korrigálni a folyamatot. Mindezt a tényt a tanfolyami naplóban is rögzíteni kell. 20