Eljárásrend. Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszűntetése formanyomtatvány kitöltése

Átírás

1 Eljárásrend Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszűntetése formanyomtatvány kitöltése Szám:* B-I *** Első kiadás dátuma*: Szabályozási szint: Vállalatszintű Érvényes (-ig)**: Felelős oszt.: Partnerelszámolás Utoljára módosítva: Szerző: Tóth Ágnes Módosítás kiadva**: Pozíció: Partnerelszámolás vezető Utoljára felülvizsgálva: Hozzáférhetőség: Publikus Verzió: 3.0 * Új irányelv esetében a Risk Management tölti ki! ** Minden esetben a Risk Management tölti ki! *** A szabályzat korábban a K-II os számmal került kiadásra. Az eljárásrend célja: Személyi hatálya: Az eljárásrend tartalma: Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszűntetése formanyomtatvány megismertetése A Biztosító minden munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatott alkalmazottjára, vezető tisztségviselőire, illetve kiszervezés alapján szolgáltatást nyújtó megbízottakra vagy vállalkozókra Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszűntetése formanyomtatvány kitöltési útmutatója Elolvasta és jóváhagyta: Kurtisz Krisztián Vezérigazgató Nem-életbiztosítási Igazgató Wolf Christoph Gerlach Operációs Igazgató Juhos András Életbiztosítási Igazgató Thomas Dockal Pénzügyi Igazgató Polányi Zoltán Értékesítési Igazgató Brindza Zoltán Ügyfélszolgáltatások vezető Tóth Ágnes Partnerelszámolás vezető

2 Szám: B-I Oldalak: 14 / 2 Tartalom 1. Általános rész Új fogalomrendszer bevezetése Formanyomtatvány Nyomtatvány kitöltése... 4 I. Felhatalmazás kezdeményezése... 5 II. Meglévő felhatalmazás módosítása... 8 III. Meglévő felhatalmazás megszüntetése... 9

3 Szám: B-I Oldalak: 14 / 3 1. Általános rész Csoportos beszedés: Csoportos beszedés (díjlehívás) megadásával a szerződő fél hozzájárul ahhoz, hogy az általa megadott fizetési számlát (bankszámlát) a kedvezményezett (biztosító) megterhelje a szerződés biztosítási díjával. Csoportos beszedésre a szerződő fél megbízást adhat a biztosítón keresztül Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszüntetése formanyomtatványon -, vagy a fizető fél fizetési számláját vezető pénzforgalmi szolgáltatónál (számlavezető bankjában) - illetve interneten - elektronikus úton. A terhelés csak abban az esetben sikeres, amennyiben mind a biztosító, mind a díjbeszedés teljesítésére megadott pénzforgalmi szolgáltatónál azonos adatokkal került rögzítésre a szerződés azonosítója = fogyasztó azonosító érvényesség kezdete dátum jogosult azonosítója (Társaságunk azonosítója) = kedvezményezett azonosítója A csoportos beszedésre alkalmazott formanyomtatvány a 18/2009.(VIII.6.) MNB rendelet - a pénzforgalom lebonyolításáról - értelmében több megnevezésben megváltozott, illetve a 6. pont kibővült a limit hozzájárulási résszel. 2. Új fogalomrendszer bevezetése Az új pénzforgalmi törvény (Pft évi LXXXV.tv.) szabályozása szerint új, vagy tartalmában megváltozott fogalmak kerültek bevezetésre. A nyomtatványon történt fogalmi változások konkrét megnevezései az 1. számú mellékletben találhatók. A felsorolás tartalmazza az új és régi kifejezéseket. A változásról 2010.évben formájában tájékoztatást adtunk. 3. Formanyomtatvány Önindigós négy példányos. Első példány: Számlavezető pénzforgalmi szolgáltató példánya (számlavezető fiók) Második példány: Partnerelszámolási osztály példánya Harmadik példány: Állománykezelői példány Negyedik példány: Ügyfél példánya Az új nyomtatványt a 2.sz. melléklet tartalmazza.

4 Szám: B-I Oldalak: 14 / 4 4. Nyomtatvány kitöltése A nyomtatvány kitöltésével a szerződő / fizető fél (bankszámla-tulajdonos) felhatalmazza számlavezető pénzforgalmi szolgáltatóját (számlavezető bankját), hogy az általa megadott adatok alapján, a megjelölt fizetési számláról (bankszámláról) fizetéseket teljesítsen. A nyomtatvány kitöltésével felhatalmazás: kezdeményezhető, létező felhatalmazás módosítható (érvényesség vége és/vagy teljesítés felső értékhatára) megszüntethető. A megbízást adó szerződő / fizető félnek az 1-től 6-ig terjedő számozással jelölt adatcsoportokat kötelező kitöltenie. Felhívjuk a figyelmet az adatok pontos és olvasható kitöltésére. Az adatokat minden esetben a nyomtatványon megjelölt helyre, mezőbe kell írni, egyéb helyekre adatok beírása TILOS. A kitöltési útmutató a nyomtatvány hátoldalán is megtalálható. Minden szerződésre külön nyomtatványt kell kitölteni. Biztosítási fajták bejelölése: A választott biztosítási szerződés előtt levő kockába X jelet kell tenni. A felsorolásban nem szereplő módozatokat az egyéb mezőbe kell beírni és a kockába X jelet kell tenni. Gépjármű biztosítások esetén kötelező a forgalmi rendszám kitöltése. A Partner Elszámolási Osztályra minden esetben az első 2 példányt kell eljuttatni, eredeti aláírással úgy, hogy a kötvényszám mindkét példányon szerepel.

5 Szám: B-I Oldalak: 14 / 5 I. Felhatalmazás kezdeményezése A felhatalmazást adó fizető félnek az 1-től 5-ig terjedő számozással jelölt adatcsoportokat kell kitöltenie írógéppel, vagy nyomtatott betűkkel. Az adatokat az előre megrajzolt négyzetekbe, kijelölt helyekre kell beírni, figyelembe véve a négyzetek számát. 1. Fizető fél (folyószámla tulajdonos) adatai Fizető fél neve : Maximum 32 jel hosszúságban lehet kitölteni. Amennyiben a teljes név meghaladná a 32 jelet, akkor rövidíteni kell a fizetési számlaszerződéssel (bankszámla) összhangban. Amennyiben a számla felett több személy rendelkezik (pl. családtagok esetén), akkor a számlaszerződés szerinti fizetési számlatulajdonosok nevét kell megadni, valamint a felhatalmazás aláírásakor minden számlatulajdonosnak alá kell írnia. Fizetési számla pénzforgalmi jelzőszáma (bankszámlaszáma): 2-szer 8, vagy 3-szor 8 számjegy hosszan kell kitölteni. Amennyiben 2-szer nyolc a fizetési számla pénzforgalmi jelzőszáma (bankszámlaszám) TILOS a harmadik nyolcas kockákat nullával feltölteni. A fizető fél pénzforgalmi szolgáltatójának nevét és címét (bankjának) is ki kell tölteni. 2. Kedvezményezett adatai A kedvezményezett adatai mezőrész előre kitöltött, az adatokban javítani, áthúzni TILOS. Társaságunkra vonatkozó adatokat tartalmazza. A kedvezményezett azonosítója mező a biztosító banki GIRO rendszeren belül megadott azonosítója. A kitöltési útmutató szerint kitöltött nyomtatvánnyal, felhatalmazással jogot szerzünk a nyomtatványon megjelölt szerződésre vonatkozó szolgáltatásból eredő követelésünk érvényesítésére. 3. Szerződő fél adatai (kedvezményezettel/ társaságunkkal/ szerződéses viszonyban lévő személy) Szerződő fél neve : Ezen rovatot minden esetben ki kell tölteni, akkor is, ha a fizető fél és a szerződő ugyanaz a személy. Ebben az esetben maximum 32 jel hosszan kell megadni annak a személynek a nevét, akinek a tartozását (szerződő) a fizető fél kívánja kiegyenlíteni. Szerződő fél címe : A mező megadása a szerződő fél egyértelmű azonosítása érdekében szükséges. Amennyiben a teljes cím megadásához nem áll rendelkezésre elegendő hely, úgy ésszerű rövidítéseket kell alkalmazni.

6 Szám: B-I Oldalak: 14 / 6 Szerződés azonosítója a kedvezményezettnél (társaságunknál) : Minden esetben a kötvényszám. Új szerződés esetén üresen kell hagyni (kötvényszám még nem ismert). Ajánlatszám, forgalmi rendszám, partnerkód, stb. beírása TILOS. Fontos, hogy egy megbízáson csak egy szerződésre (kötvényre) lehet megbízást adni. 4. Teljesítés adatai Érvényesség kezdete : Az érvényesség kezdete szöveget követő négyzetekbe számmal (év, hó, nap) kell jelezni, hogy mikortól érvényes a felhatalmazás. Ez a mező csak azt jelenti, hogy a fizető fél ettől a dátumtól biztosítja a kedvezményezett (társaságunk) számára azt a lehetőséget, hogy számláját beszedéssel megterhelje. Itt felhívjuk a figyelmet társaságunk és a fizető fél pénzforgalmi szolgáltatója (bank) közötti átfutási időre, ami átlagosan két hónap. Amennyiben a felhatalmazás visszavonásig érvényes, akkor az érvényesség vége mezőt követő négyzetek áthúzásával kell ezt jelezni. Érvényesség vége : Az érvényesség vége szöveget követő négyzetekbe számmal (év, hó, nap) kell jelezni, hogy meddig érvényes a felhatalmazás. Ennek megadása társaságunk által nem javasolt. Az érvényességi dátum megadásával ugyanis, ha dátum lejárata után továbbra is él az ügyfél szerződése, akkor minden lejáratkor módosítania kell a meglévő felhatalmazást, vagy új felhatalmazást kell benyújtania. Javasolt a visszavonásig X bejelölése, amennyiben az ügyfél ezt elfogadja. Ezen adat bejelölésével a felhatalmazás a biztosítás teljes élettartama alatt érvényben lesz. Teljesítés felső értékhatára : Szöveget követő négyzetek kitöltésével adható meg forintban az a maximális összeghatár, amelyet a pénzforgalmi szolgáltató (bank) a fizető fél számlájáról átutalhat a kedvezményezettnek (társaságunknak). Ez az értékhatár a banki rendszerben kerül rögzítésre. Ezt az értéket szövegesen is ki kell írni. Nagyon fontos a 6. pontban a hozzájárulok szó előtti négyzetbe az X jel beírása. A fizető fél arról rendelkezik, hogy a számlavezetője a teljesítés felső értékhatáráról értesítheti-e a kedvezményezettet (társaságunkat), vagy sem. Amennyiben a beszedni kívánt összeg ezt a limitet meghaladja, úgy a számlavezető pénzforgalmi szolgáltatónak (bank) kötelessége a teljesítést megtagadni. A négyzetek áthúzásával kell jelölni, ha nem kívánnak felső értékhatárt megadni. Javasolt a mindenkor esedékes biztosítási díjat, mint felső értékhatárt megjelölni. A felső értékhatár megadása a következő problémákat veti fel: éves indexálás esetén a szerződő fél által korábban megadott összeg már nem fedezi a biztosítási díjat.

7 Szám: B-I Oldalak: 14 / 7 Fizetési gyakoriság megváltoztatása esetén a havi díjként megadott összeg nem fedezi a negyedéves, féléves, vagy éves díjakat. Díjleemelés gyakorisága : Célja ezen adat kitöltésének, hogy a pénzforgalmi szolgáltató (bank) tudomására hozzuk, hogy a fizető fél fizetési számláját (bankszámla) milyen gyakorisággal fogjuk terhelni. (díjfizetési gyakoriság) A pénzforgalmi szolgáltatók (bank) sajnos a számítógépes rendszerükben ezen adatot még nem rögzítik. 5. A felhatalmazás jellege Új felhatalmazás megadásakor az eredeti felhatalmazás szöveg előtti négyzetbe X jelet kell írni. Az egyéb adatok kitöltése a felhatalmazás jellegétől függ, vagyis attól, hogy a fizető fél milyen változtatást kíván az eredeti felhatalmazásához képest (megszüntetés, tejesítés felső határa, stb). 6. Nyilatkozat A felhatalmazás csak akkor érvényes, ha a fizető fél a nyilatkozatot kitölti, aláírásával hitelesíti és a kitöltött felhatalmazáson szerepel az átvétel dátuma, valamint az átvevő aláírása. A megbízás alján három aláírásra szolgáló hely található, amelyeket kötelező aláírással ellátni, mind a: a szerződőnek, a számlatulajdonosnak (akkor is, ha ugyanaz a személy), az átvevőnek (üzletkötő, biztosítás közvetítő stb.) Bármely aláírás hiánya esetén a megbízás nem fogadható be. Amennyiben a számla felett több személy rendelkezik (pl. családtagok esetén), akkor a felhatalmazás aláírásakor minden fizetési számlatulajdonosnak alá kell írnia. Fel kell hívni ügyfeleink figyelmét, hogy nagyon fontos a pénzforgalmi szolgáltatónál (bank) bejelentett módon történő aláírás, csak azzal egyező aláírást fogadnak el. Elég gyakori az eltérő aláírás miatti felhatalmazások visszaküldése. A pénzforgalmi szolgáltatók (bank) által el nem fogadott felhatalmazások esetén ügyfeleinknek új felhatalmazást kell kitölteniük és ismételten el kell juttatni a számlavezető pénzforgalmi szolgáltatóhoz. Ez hosszadalmas, akár több hónap átfutási idővel is kell számolni. Nagy a veszélye a kockázatviselési időből való kicsúszásnak. A Hozzájárulok, vagy a nem járulok hozzá szöveg előtti négyzetbe tett X jellel is rendelkeznie kell a fizető félnek arról, hogy a számlavezetője a teljesítés felső értékhatáráról értesítheti-e a kedvezményezettet (társaságunkat), vagy sem.

8 Szám: B-I Oldalak: 14 / 8 II. Meglévő felhatalmazás módosítása A felhatalmazás módosítása csak érvényes felhatalmazás birtokában adható be. A módosítás a kedvezményezettnél (társaságunk), vagy a számlavezető pénzforgalmi szolgáltatónál is benyújtható. Módosítás esetén az első három adatcsoportot a módosítani kívánt felhatalmazásban foglaltak szerint, azzal megegyező módon kell kitölteni. A kötvényszám kitöltése is kötelező, mert ez azonosítja be az ügyfelet társaságunknál és a számlavezető pénzforgalmi szolgáltatónál. Ezt követően a 4. és 5. adatcsoport mezőit az alábbiak szerint kell kitölteni. 4. Teljesítés adatai Érvényesség kezdete : A felhatalmazás érvényességének változtatása esetén az érvényesség kezdete után található négyzetekbe a módosítás érvénybelépésének dátumát, a vége után található négyzetekbe pedig vagy egy konkrét (az érvénybelépésnél nagyobb) dátumot kell beírni, ha azt akarja a fizető fél, hogy a felhatalmazás egy megadott dátumig maradjon érvényben, vagy át kell húzni, ha azt szeretné, hogy visszavonásig érvényes legyen. A módosítás az érvényesség kezdete után megadott dátumtól lép életbe és a vége mezőben szereplő dátumot követően a felhatalmazás megszűnik, ha újabb módosítás nem érkezik. Javasolt: visszavonásig négyzet bejelölése. Az ügyfél felhatalmazása a biztosítás teljes élettartama alatt érvényes lesz. A módosítás érvénybelépésének dátuma nem lehet korábbi az eredeti felhatalmazás érvényességi dátumánál. Teljesítés felső értékhatára : A mező módosítása esetén az értéket számmal is és betűvel is meg kell adni. A négyzetek áthúzásával kell jelölni azt, ha nem kívánnak felső értékhatárt megadni. Amennyiben az érvényesség vége utáni négyzetekben nem egy konkrét dátumot adnak meg, hanem áthúzzák a mezőt, akkor ez azt jelenti, hogy a limit a felhatalmazás visszavonásáig, illetve egy újabb módosításig érvényes. Amennyiben a fizető fél, úgy dönt, hogy a mindenkor esedékes biztosítási díjat, mint felső értékhatárt elfogadja, ezt kell bejelölni. A teljesítés felső értékhatárát ki kell húzni. 5. Felhatalmazás jellege A meglévő felhatalmazás módosítását a számlavezető pénzforgalmi szolgáltató (bank) csak akkor fogadja el, ha a fizető fél a Módosítás előtt található négyzetbe X jelet ír és a módosítás után található pontok valamelyikét bejelőli. Fontos: ha az ügyfél bankot vált, az nem minősül számlaszám-változásnak. Ebben az esetben két megbízást kell kitölteni, egyet a régire megszüntetésére, egy pedig az új számlaszámra. Sok bank bankon belüli számlaszám változás esetén sem fogadja el, ha módosítás számlaszám-változást kerül megjelölésre. 6. Nyilatkozat Kitöltése megegyezik az I. fejezet 6. pontjában leírtakkal.

9 Szám: B-I Oldalak: 14 / 9 III. Meglévő felhatalmazás megszüntetése Felhatalmazás megszüntetése a kitöltött bizonylat számlavezető pénzforgalmi szolgáltatóhoz történő eljuttatásával kezdeményezhető. Megszüntetés esetén is az egész formanyomtatványt ki kell tölteni, az első három adatcsoportot a megszüntetni (eredeti) kívánt felhatalmazásban foglaltak szerint, azzal megegyező módon. Ezt követően a 4. és 5. adatcsoport mezői az alábbiak szerint kell kitölteni. 4. Teljesítés adatai: Az érvényesség kezdete és az érvényesség vége szöveg után található négyzetekbe azt a dátumot kell beírni (év, hó, nap formában), amikortól kezdve a kötelezett már nem kívánja a kedvezményezettől érkező számlákat a fizetési számlájáról történő beszedés alapján kiegyenlíteni. 5. Felhatalmazás jellege A megszüntetés szöveg előtti négyzetbe X jelet kell írni. 6. Nyilatkozat Kitöltése megegyezik az I. fejezet 6. pontjában leírtakkal.

10 Szám: B-I Oldalak: 14 / 10 Fogalmi változások a nyomtatványon 1.sz melléklet Korábbi megnevezés Formanyomtatvány megnevezése: Felhatalmazás biztosítási díj beszedésére 1. részben lévő változások Folyószámla-tulajdonos(ok)adatai Bankszámla-tulajdonos neve Bankszámlaszáma Számlavezető bankfiók neve Számlavezető bankfiók címe 2. részben lévő változások Jogosult adatai Jogosult neve Jogosult azonosítója 3. részben lévő változások Szerződő adatai Szerződő neve Szerződő lakcíme Kötvényszám mint azonosító: (eredeti megbízás esetén üresen hagyandó) 5. részben lévő változások Megbízás jellege Eredeti megbízás Új megnevezés Felhatalmazás csoportos beszedési megbízás teljesítésére, a felhatalmazás módosítása, megszüntetése Fizető fél adatai Fizető fél neve Fizetési számla pénzforgalmi jelzőszáma Pénzforgalmi szolgáltatójának neve Pénzforgalmi szolgáltatójának címe Kedvezményezett adatai Kedvezményezett neve Kedvezményezett azonosítója Szerződő fél adatai (Kedvezményezettel szerződéses viszonyban lévő személy) Szerződő fél neve Szerződő fél címe Szerződés azonosítója a kedvezményezettnél (kötvényszám) Felhatalmazás jellege Eredeti felhatalmazás 6. részben lévő változások Lényeges változás, hogy a fizető fél hozzájárulása szükséges a felső értékhatár (limit) társaságunkkal való közléséhez. Hozzájárulok Nem járulok hozzá hogy a számlavezetőm a teljesítés felső értékhatáráról értesítse a kedvezményezettet. A nyilatkozat egyéb szövegrészében érdemi változás nem történt.

11 Szám: B-I Oldalak: 14 / 11 2.sz.melléklet

12 Szám: B-I Oldalak: 14 / 12

13 Szám: B-I Oldalak: 14 / 13

14 Szám: B-I Oldalak: 14 / 14