ETR Munkaasztal. ETR Munkaasztal. Verzió: 1.0 Azonosító: ETR-MA Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: május 2. DEXTER

Átírás

1 ETR Munkaasztal Azonosító: ETR-MA Készítette: DEXTER Kft. Kiadva: május 2. DEXTER

2 Copyright jegyzék Copyright jegyzék A Microsoft, a Windows, a Windows NT, a Windows NT Workstation a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegyei az Egyesült Államokban és/vagy más országokban, és tulajdonosaik tulajdonát képezi. Minden jog fenntartva. 1. oldal

3 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék Copyright jegyzék... 1 Tartalomjegyzék... 2 I. Bevezetés... 4 I.1. A képernyő felület... 4 II. A program indítása... 5 III III.1. Általános áttekintés... 7 III.2. File menü... 8 III.2.1. Használatos félév... 8 III.2.2. Nyomtató... 9 III.2.3. Kilépés...10 III.3. Szerkesztés menü...11 III.3.1. Keresés...11 III.3.2. Zsebbe...19 III.3.3. Zseb...19 III.4. Hallgatók...21 III.4.1. Személyi adatok...21 III.4.2. Cím adatok...22 III.4.3. Nyelvvizsga adatok...23 III.4.4. Végzettség adatok...24 III.4.5. Párhuzamos intézmények...25 III.5. Képzések...27 III.5.1. Törzslap...27 III.5.2. Képzések...30 III.5.3. Felvett kurzusok...31 III.5.4. Kurzus teljesítések...32 III.6. Vizsgajelentkezések...35 III.7. Pénzügy...36 III.7.1. Alapadatok...36 III.7.2. Kifizetések...37 III.7.3. Befizetések...38 III.7.4. Nyilatkozatok oldal

4 Tartalomjegyzék III.8. Diákigazolvány...42 III.9. Szakmai gyakorlatok...43 III.10. Hivatalos bejegyzések...44 III.11. Listák...45 III.12. Igazolások...46 III.13. küldése...47 III.14. Info oldal

5 Tartalomjegyzék I. Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Tisztelettel üdvözlöm abból az alkalomból, hogy az Egységes Tanulmányi Rendszer a továbbiakban ETR - Munkaasztal felhasználója lett. Ebben a bevezetőben összefoglalom azokat a kezelési alapelveket, amelyeknek elsajátítása és megjegyzése kényelmesebbé teszik az Ön és munkatársainak munkáját. A modul Microsoft Windows 95/98/2000 illetve Windows NT. NT Workstation operációs rendszer alatt fut, kihasználva annak minden előnyét tetszetős grafikai felület, színek és árnyékok, magyaros ékezetes betűk stb. A modul felületét felhasználó baráttá alakítottuk ki, általában nagyméretű mezőket, menüket, és úgynevezett gombokat talál majd a képernyőn, ezek segítségével kezelheti a programot. I.1. A képernyő felület A program az alkalmazott Windows-os grafikus felületet kihasználva kommunikál Önnel. Minden fontos adat, lehetőség, segítség, mező, táblázat és nyomógomb ezen a felületen látható. A képernyő jól tagolt és a főbb funkciók amelyeket el kell, vagy lehet végeznie külön nagyméretű nyomógombokkal indíthatóak, emellett menükbe is szervezettek, ezzel segítik az Ön munkáját. A munkája során Önnek információkat kell bejuttatnia a rendszerbe a számítógép segítségével. Az információk bevitelének több módja fordul elő a programban. Egymást kizáró lehetőségek ezek olyan beviteli eszközök, amelyek egy felsorolást jelenítenek meg a képernyő felületen. A felsorolás minden eleme mellett egy kiválasztó kör található. Ezek közül mindig csak egy sötétíthető be az egérrel való rákattintással. Kitölthető mező általában fehér hátterű (aktív állapotban, azaz mikor benne álla a kurzor, akkor sárga) mező, amelybe a billentyűzet segítségével írhat be információt. 4. oldal

6 A program indítása II. A program indítása Feltételezem, hogy Ön már tisztában van a számítógép és az operációs rendszer elindításával és az ehhez kapcsolódó alapvető funkciókkal. A modul a Windows grafikus felületén elhelyezett jellemző grafikájú ikonjára való kettős kattintással indítható el. Ha a Munkaasztal aláírással jelzett programot a Windows felületéről elindítja, akkor a program rövid gondolkodási időt követően megjelenik a képernyőn. Amennyiben a program nem indul el, abban az esetben kérje a rendszergazda segítségét, mert valószínű, hogy az Ön számítógépének valamilyen beállítása nem megfelelő a program futtatásához, vagy a számítógép és a hálózat közötti kapcsolatban keletkezett olyan hiba, amit csak a szakember képes helyreállítani. Amennyiben sikeres a program indítása, az alábbi képernyő felülettel jelentkezik be: 5. oldal

7 A program indítása A munka elkezdéséhez nem kell már újból bejelentkeznünk, ugyanis a program induláskor az alapján a felhasználónevünk és jelszavunk alapján azonosít minket, amellyel bejelentkeztünk a hálózatba. A sikeres belépés feltételei az alábbiak: Középrtétegen futó Com+ objektumok hálózaton keresztüli elérhetősége Működőképes IP kapcsolat a szerverrel Az adatbázis szerver üzemképessége Megfelelő felhasználói jogosultság Bármelyik fenti feltétel hiánya esetén, a bejelentkezési kísérlet az adatbázis szerverre meghiúsul. Ebben az esetben ellenőrizze a beállításokat, vagy értesítse a rendszergazdát. Figyelem! A hálózati jelszavát kezelje bizalmasan, mert ennek birtokában bárki hozzáfér az adatbázishoz, és az Ön nevében kárt tud okozni! Ha a jelszava kitudódott, ismertté vált, akkor kérem, hogy azt haladéktalanul változtassa meg! 6. oldal

8 III. A program mint azt fentebb már leírtam menürendszerbe szervezett, egérrel mutatóeszközzel aktivizálható gombokkal, legördülő menükkel vezérlehető, kezelhető. A program igen összetett. Több folyamat, munkafázis is indítható párhuzamosan. A könnyű áttekinthetőség kedvéért célszerűnek látom, hogy a program használatát valamilyen jól követhető váz, struktúra mentén mutassam be. A struktúrát a program vázát legalaposabban a menüszerkezet fedi le, ezért a bemutatást a menürendszer pontjai mentén végzem el. Az ettől eltérő esetekben, vagy a menükben nem szereplő, de más eszközökkel aktivizálható program részek bemutatásakor külön jelzem, hogy eltérek az előbb leírt rendező elvtől. A menürendszernek vannak tehát olyan pontjai is, amelyek a felületen elhelyezett gombokhoz is hozzárendeltek, és találhat olyan menüpontot is, amelyek a kezelői felület gombjaihoz nem kapcsolhatók. Természetesen olyan gombhoz kötött funkció is előfordul, ami a menürendszerben nem szerepel, ezekhez az előfordulás helyén fűzök majd néhány megjegyzést. Mindezek előtt azonban a főablakról egy általános tájékoztató részben szeretném megemlíteni az egyes gombokon keresztül elérhető funkciókat. III.1. Általános áttekintés Az általános áttekintéshez szerepeljen itt egy jellemző kép a munkaasztal főoldaláról, melyen szemléltetem a főbb funkciókat! 7. oldal

9 Vizsgajelenkezések megtekintése A hallgató képzés kapcsolatos adatai Kifizetések Befizetések Az Info gomb az általános információk megtekintésére szolgál Diákigazolvány adatai A hallgató személyes adatai Szakmai gyakorlatok Hivatalos bejegyzések A hallgató azonosító kódja, de ez a mező keresőként is szolgál (részletesen lásd a Keresés címszó alatt) Kereső ablak megjelenítése Az adott hallgatót behelyezi a Zsebbe A Beépített listák elérésére szolgáló gomb Előrelépés a Zseb tartalmában A Hivatalos igazolások elérésére szolgáló gomb küldése az adott hallgatónak A hallgató neve, de ez a mező is használható keresőként (részletesen lásd a Keresés címszó alatt) Az adott hallgató általános adatai (személyi és címadatok, hivatalos okmányai) Megjeleníti az adott hallgató fényképét, amennyiben van ilyen. A Zseb aktuális tartalmának megjelenítése Hátralépés a Zseb tartalmában Az adott hallgató szakos adatai A Használatos félév beállítását végezhetjük itt el. III.2. File menü A fő képernyő áttekintése után nézzük végig a menüket! Az első legördülő menüpontban a rendszerrel kapcsolatos alapvető parancsok és a környezettel kapcsolatos alapvető beállítási lehetőségek találhatók. III.2.1. Használatos félév Ebben a menüpontban van lehetősége arra, hogy kiválassza azt a félévet az ábrán látható legördülő ablakból amelyikben dolgozni kíván. Igen gombbal erősítse meg a választást, Mégsem gombbal módosítás nélkül kiléphet. Az 8. oldal

10 aktuális félév az alapképernyő (Lásd: A program indítása menüpontnál a képet) jobb alsó sarkában látszik. Kattintson ide duplán, ha meg kívánja változtatni. A program indításakor az aktuális félévvel indul. Ezzel a gombbal tudja lenyitni a ciklusok listáját. Ezzel a gombbal tudja jóváhagyni a ciklusváltást. Ezzel a gombbal tudja a ciklusváltást elvetni. Fontos! Minden művelete a fent kiválasztott használatos félévre fog vonatkozni! Belépéskor az aktuális félév = a használatos félévvel, így automatikusan az aktuális félév lesz az alapértelmezett. A kiválasztott használatos félév csak az újabb beállításig, illetve a kijelentkezésig lesz érvényben. III.2.2. Nyomtató A program a nyomtatási feladatait a Windows rendszer nyomtató erőforrásait felhasználva oldja meg. A számítógépéhez kapcsolt nyomtató tulajdonságait állíthatja be ebben a menüpontban. Ez a menüpont az Ön operációs rendszerében alapértelmezettnek megadott nyomtató beállítási ablakát nyitja meg. 9. oldal

11 A nyomtató típusa alatt, az Ön Windows rendszerében konfigurált nyomtatók közül kiválasztható típusokat értem. Fontos! A nyomtatók helyes konfigurálását a Windows rendszer eszközeivel kell elvégezni. Ha bármilyen problémája adódik a nyomtatók beállításával, kérem forduljon a rendszergazdához! III.2.3. Kilépés Ez a menüpont az utolsó a File menüben. Munkája végeztével, ha kijelentkezett az adatbázis-kezelőből, ezzel a menüponttal állíthatja meg a program futását. A program leállása után a szabványos Windows asztal felületet látja a képernyőn. Ha újra akarja indítani a programot, akkor járjon el a II. pontban leírtak szerint. A Kilépés funkció automatikusan megszüntetni az adatbázis kapcsolatot, majd leállítja a programot. 10. oldal

12 III.3. Szerkesztés menü Ebben a legördülő menüpontban a hallgatók kiválasztásával kapcsolatos alapvető parancsok találhatók. III.3.1. Keresés Az ETR Munkaasztal programjának legtöbb funkcióját csak akkor tudjuk használni, ha előtte kiválasztottunk egy hallgatót. A Keresés menüpont ezt a folyamatot hivatott segíteni. A Keresés funkciót kiválasztva megjelenik az ETR általános kereső ablaka. A keresés folyamatát számos szűrő kapcsoló segíti, így a találati lista jóval áttekinthetőbb és könnyebben kezelhető, mint ha csak egyszerűen név, hallgatói azonosító vagy anyja neve alapján keresnénk. A találati lista megjelenítési lehetőségei is nagyon nagy teret engednek a pontos hallgatókiválasztásnak. Nézzük végig a kereső ablak működését! A keresés funkció elindítása után a képernyőnkön kijelentkezik a kereső ablak. Tekintsük át részletesen az itt található gonmbokat, kapcsolókat! 11. oldal

13 Ezzel a gombbal tudja lenyitni a keresési értékek listáját Tagozat kapcsoló Szak kapcsoló Évfolyam kapcsoló Állapot kapcsoló Ezzel a gombbal tudja elindítani a keresés folyamatát Érték mező. Itt adhatja meg a keresendő szót, Csoport kapcsoló szótöredéket. Ezzel a gombbal tudja lenyitni az állapotok listáját, miután bekapcsolta az állapot kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni a tagozatok listáját, miután bekapcsolta a tagozat kapcsolót Itt adhatja meg a keresett csoport értéket, miután bekapcsolta a csoport kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni az évfolyamok listáját, miután bekapcsolta az évfolyam kapcsolót Ezzel a gombbal tudja lenyitni a szakok listáját, miután bekapcsolta a szak kapcsolót Ezzel a gombbal tudja kiválasztani a találati listából azt a hallgatót, amelyiken a kurzor áll Adóazonosító kapcsoló Állandó lakcím kapcsoló Itt jelenik meg a találatok listája Ezzel a gombbal tudja bezárni az ablakot TAJ szám kapcsoló Személyi igazolvány szám kapcsoló A Keresési érték mezőnél egy legördíthető menü segítségével választhatjuk ki, hogy a megadott/megadandó keresési érték a hallgató nevére, egyedi azonosítójár vagy esetleg az anyja nevére vonatkozik: 12. oldal

14 Ezek után adjuk meg a keresési értéket! Nézzük végig, mi a különbség a név, az EHA kód és a hallgató anyja neve alapjáni keresés között: Keresés név szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett név töredékét írhatja be, például Ács. A program automatikusan kiválogatja azokat a hallgatókat, akiknek nevének kezdetében előfordul 13. oldal

15 az Ács szótöredék. (Lehetősége van olyan töredékre is keresni, ami bárhol előfordulhat a névben. Ebben az esetben a mintát az alábbiak szerint kell beírnia: %Ács.) Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a névtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. Keresés EHA kód szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett egységes hallgatói azonosító kód töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a kódtöredékre történő keresést. A modul egy táblázatba rendezi a kódtöredékkel egyező kezdetű hallgatók adatait. Itt is lehetőségéges %-al indítani a mintát. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Választ nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. Keresés a hallgató anyja neve szerint: ebben az esetben az érték mezőbe a keresett hallgató édesanyja nevének töredékét írhatja be. Ezután a Keres gombbal indítsa el a névtöredékre történő keresést. Itt is lehetséges %-al kiegészíteni a mintát a fentiek szerint. A modul egy táblázatba rendezi azokat a hallgatókat, akiknél az anyjuk nevében szereple a megadott keresési minta. Ezek közül keresse meg a hallgatót (jobb oldalon a le-fel gördítheti a táblázat sorait). A világosabb kék színű táblázatban a sötétkék háttérszínnel kiemelt sor jelzi a kiválasztásra kerülő hallgatót (a klaviatúra kurzormozgató gombjaival mozgathatja a kiemelést). A kiválasztást a Kiválaszt 14. oldal

16 nyomógomb lenyomásával vagy Enter gombbal vagy a hallgató során történő kettős kattintással aktivizálja. A keresés finomítására további lehetőségeink is vannak. Szűrhetünk állapotra (pl. beiratkozott/aktív/, halasztó, végzett stb.): Ehhez nem kell mást tenni, mint az Állapot kapcsoló aktiválása után lenyitni a legördíthető menüt és kiválasztani a kívánt keresési állapotot. Szűrhetünk tagozatra is (pl. nappali, vagy levelező): 15. oldal

17 Ehhez nem kell mást tenni, mint a Tagozat kapcsoló aktiválása után lenyitni a legördíthető menüt és kiválasztani a kívánt keresési tagozatot. Szűrhetünk szak alapján is: Ehhez nem kell mást tenni, mint a Szak kapcsoló aktiválása után lenyitni a legördíthető menüt és kiválasztani a kívánt keresési szakot. Szűrhetünk Évfolyam alapján is: 16. oldal

18 Ehhez nem kell mást tenni, mint az Évfolyam kapcsoló aktiválása után lenyitni a legördíthető menüt és kiválasztani a kívánt keresési évfolyamot. Fontos! Itt is fel kell hívnunk rá a figyelmet, hogy az évfolyam ablakban látható értékek a félévek(!) számára vonatkozik. Azaz pl. a 2 még első évfolyamot jelent, az 5 pedig a III. évfolyam első félévét jelenti. Illetve szűrhetünk még csoport apaján is azokban az intézményekben, ahol használják ezt a beállítást. Ehhez nem kell mást tenni, mint a Csoport kapcsoló aktiválása után megadni a Csoport mezőben a kívánt értéket. (Mivel ez az adat nem készlet jellegű táblából származik, ezért itt nincs legördíthető menü, itt nekünk kell megadni a keresett értéket.) Szintén fontos megjegyezni, hogy a kereső ablakban a szűrési feltételeket a program ÉS logikai kapcsolóval kapcsolja össze, azaz ha több szűkítési feltételt is megadunk, akkor csak azokat a hallgatókat jeleníti meg a találati listában, amelyek az összes(!) megadott feltételnek megfelelnek, azaz a fenti példából kiindulva beiratkozott, nappali tagozatos, első éves történelem szakos hallgatókat jeleníti meg, melyeknek a nevében előfordul az Alm szótöredék. A keresés elindításához csak rá kell kattintanunk a Keres gombra a keresési érték mezőjétől jobbra. A keresés elindítása előtt azonban még érdemes beállítanunk, hogy mely mezőket jelenítse meg a program a találati listában. 17. oldal

19 Alapértelmezésben ez a név, EHA kód, anyja neve és a születési idő. Azonban a kereső ablak alsó szélén találunk még további négy kapcsolót: Adóazonosító, TAJ szám, Személyi igazolvány száma és az Állandó lakcím. Értelemszerűen, valamely kapcsoló bekapcsolásával a találati listában a program az egyes hallgatóknál megjeleníti az adott mező adattartalmát is. Amennyiben ezekre az értékekre is (adóazonosító, TAJ szám, személyi igazolvány száma és az állandó lakcím) kiváncsiak vagyunk, úgy ezeket a kapcsolókat a keresés elindítása előtt(!) kell bekapcsolnunk, vagy a kapcsolók beállítása után ismét le kell futtatnunk a keresést. A találati listából hallgatót úgy tudunk kiválasztani, hogy egyszerűen rákattintunk a nevére, majd lenyomjuk a Választ feliratú gombot, vagy az Entert, de ugyanezt az eredményt érjük el, ha duplán kattintunk a hallgató nevére az egérrel. A kiválasztást követően a keresési ablak eltűnik és a hallgató adataival feltöltött mezőkkel megjelenik a modul eredeti bejelentkező képe. Gyorskeresést indíthatunk a főablakból EHA kód vagy név alapján, ha a Kereső sorában az első mezőben megadjuk a hallgató EHA kódját (vagy annak töredékét), vagy ha a második mezőben megadjuk a hallgató nevét (vagy annak töredékét). 18. oldal

20 Keresés EHA alapján: EHA mező gyorskeresésnél ide írjuk be a keresett EHA-t, vagy azonosító töredéket, majd indítsuk el a keresést! Keresés név alapján: Név mező gyorskeresésnél ide írjuk be a keresett nevet, vagy névtöredéket, majd indítsuk el a keresést! A keresési érték megadása után egy Enter lenyomásával elindítjuk a keresést, megjelenik a Kereső ablak, már kikeresve a megadott feltételeknek megfelelő hallgatókat. III.3.2. Zsebbe A Zsebbe a funkcióval van lehetőségünk az aktuálisan kiválasztott hallgatót a zsebbe helyeznünk. III.3.3. Zseb A zseb funkcióban a korábban zseb állományokba elhelyezett hallgatói azonosítókkal dolgozhat. Korábbi leválogatások, egyedi kiválasztások eredményei kerülhetnek zsebállományba. Ezeket hasznosíthatja most. A 19. oldal

21 menübe szervezett zsebállomány készletből a szokott eljárással válassza ki azt, amelyikkel dolgozni akar. A választás eredménye táblázatba rendezve jelenik meg a képernyőn. Mint azt a fenti ábrán is láthatja a listából törölhet, másik listát nyithat, hozzáadhat tételeket és természetesen választhat belőlük. A munkaasztal felületén találhatjuk a Zseb navigációs gombokat: A gomb segítségével helyezheti az aktuális hallgatót a zsebbe A gomb segítségével léphet a zseb tartalmában az előző hallgatóra. A gomb segítségével léphet a zseb tartalmában a következő hallgatóra. A gomb segítségével jelenítheti meg a zseb aktuális tartalmát 20. oldal

22 III.4. Hallgatók Ebben a legördülő menüpontban a hallgatókkal kapcsolatos alapvető parancsok találhatók. III.4.1. Személyi adatok A személyi adatok módosítását csak akkor végezheti el, ha a kiválasztott hallgatónak az Ön kara az anya intézménye. Ez azt jelenti, hogy az Ön kara az a hely ahová a hallgató beiratkozott, a többi karon csak iratkozott szakai vannak. A személyi lap funkció aktivizálásakor öt füllel kiválasztható felület jelenik meg a munkaasztalon. Ezek az alábbiak: személyi adatok lakcím és munkahelyi adatok nyelvvizsga adatok végzettség adatok párhuzamos intézmény Általában a felületek megtekinthetők, a felület alsó sávjában elhelyezett gombok szerint - Javít, Ment, Mégsem módosíthatók az adatok vagy nem. A személyi adatok felületén a mezők elnevezései utalnak a tartalomra, azokat értelemszerűen kell kitöltenie. 21. oldal

23 Cím adatok fül Személyi adatok fül Nyelvvizsgák fül Végzettség fül Párhuzamos intézmények fül Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb Figyelem! A személyi adatok módosíthatóak. Ehhez minden módosítás előtt meg kell nyomnia a Javít feliratú gombot. Ennek hatására a mezők tartalma átírható lesz. Ha a javításokat elvégezte, akkor a javított adatokat a Ment gombbal vezetheti át a rendszeren. Ha meggondolta magát, akkor kattintson a Mégsem gombra. III.4.2. Cím adatok A cím adatok felületen a hallgató állandó vagy ideiglenes lakcíme, illetve munkahelyének címe adható meg. Az ország és a megye előre definiált, így Ön egy legördíthető listából egyszerűen választhat. A fentihez hasonlóan, a javítást a Javít gombbal kezdheti meg, a kijavított adatokat a Ment gombbal írhatja vissza az adatbázisba, a Mégsem gomb megnyomásával az elvégzett javítások nem kerülnek rögzítésre. 22. oldal

24 Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb cím mező itt adható meg a hallgató e- mail címe, amennyiben rendelkezik ilyennel. III.4.3. Nyelvvizsga adatok A nyelvvizsga adatok táblázatos formában jelennek meg. A fentiekhez hasonlóan javíthat egy meglévő sorban, vagy az Új gombbal egy új tételt szúrhat be a táblázatba. A mentés vagy a kilépés a fentiekkel egyező. Az ablakban látható mezők közül az Eredmény mezőben rögzítheti a nyelvvizsga eredményét, a Belső kapcsolóval jelölheti, hogy esetleg a nyelvvizsga intézményen belüli-e, míg a Megjegyzés mezőben megjegyzést fűzhet az adott nyelvvizsgához. A Nyelv, a Típus és a Fok legördíthető listák készlet jellegű táblákból jönnek, ezeknek módosítását az adminisztrációs modulban lehet elvégezni. 23. oldal

25 Új gomb ezzel a gombbal kezdeményezhet új nyelvvizsga rögzítést Javít gomb már rögzített nyelvvizsga adatainak módosításához kattintson ide! Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb III.4.4. Végzettség adatok Ezen a menüponton belül adhatók meg a hallgató korábbi végzettségei, melyek szintén táblázatos formában jelennek meg. A fentiekhez hasonlóan javíthat egy meglévő sorban, vagy az Új gombbal egy új tételt szúrhat be a táblázatba. A mentés vagy a kilépés a fentiekkel egyező. Az ablakban található mezők közül az Intézmény mezőben az érettségi vagy egyéb minősítő oklevél megszerzésének intézményét, ÉB/Okl. éve mezőben az érettségi vagy egyéb minősítő oklevél megszerzésének dátumát, az Eredm. mezőben az érettségi vagy egyéb minősítő oklevél eredményét, az ÉB/Okl. szám mezőben pedig az érettségi vagy egyéb minősítő oklevél számát rögzítheti. A Végzettség legördíthető lista készlet jellegű táblákból jön, ezennek módosítását az adminisztrációs modulban lehet elvégezni. 24. oldal

26 Új gomb ezzel a gombbal kezdeményezhet új nyelvvizsga rögzítést Javít gomb már rögzített nyelvvizsga adatainak módosításához kattintson ide! Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb III.4.5. Párhuzamos intézmények Ezen a menüponton belül adhatók meg, ha a hallgató más intézményben is végez párhuzamosan valamilyen képzést. Ezek az adatok szintén táblázatos formában jelennek meg. A fentiekhez hasonlóan javíthat egy meglévő sorban, vagy az Új gombbal egy új tételt szúrhat be a táblázatba. A mentés vagy a kilépés a fentiekkel egyező. Az ablakban található mezők közül az Intézmény mezőben a párhuzamos képzési intézmény nevét, a Szakok mezőben az adott intézményben végzet szakjait, a Megjegyzés mezőben tetszőleges megjegyzést, a Lezárás dátuma mezőben pedig az adott intézményben végzett tanulmányainak lezárási dátumát rögzítheti. A Anyaintézmény kapcsolóval jelölheti, hogy az 25. oldal

27 adott intézmény-e a hallgató anyaintézménye, illetve a Lezárva kapcsolóval az adott intézményben végzett tanulmányainak lezártságát jelölheti. Új gomb ezzel a gombbal kezdeményezhet új rögzített párhuzamos képzési intézmény rögzítést Javít gomb már rögzített párhuzamos képzési intézmény adatainak módosításához kattintson ide! Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb 26. oldal

28 III.5. Képzések Ezen a menüponton belül a hallgató képzésével kapcsolatos főbb adatok adhatók meg és módosíthatók. A képzések funkció aktivizálásakor négy füllel kiválasztható felület jelenik meg a munkaasztalon. III.5.1. Törzslap A törzslapok menüpontot aktivizálva a kiválasztott hallgató törzslapja vagy törzslapjai jelennek meg az asztal felületén. Fontos! Csak az Ön karához tartozó szakokat tartalmazó törzslapokat tudja módosítani! 27. oldal

29 Felvett kurzusok fül Képzések fül Törzslap fül Kurzus teljesítések fül Itt nyithatja le a hallgatóhoz tartozó törzskönyvek listáját, amennyiben a hallgatóhoz több törzslap is tartozik. Lezárva kapcsoló Lezár gomb Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb A felvételt követően ne felejtse el a felvétel dátumát és a törzskönyvi számot kitölteni! A többi mező kitöltésére a diploma megszerzését követően kerülhet sor. Fontos! Egy hallgatónak annyi törzslapja jelenik meg annyi felülete, melyek az ablak jobb felső sarkában legördíthető menüvel választhatók ki -, ahány képzésre jár. Amennyiben a hallgató valamelyik képzési programja nem ahhoz a karhoz tartozik pl.: nem az Önéhez -, ahol az adatot éppen karbantartják, akkor az ahhoz a képzéshez kapcsolódó törzslap csak megtekinthető, de nem módosítható. 28. oldal

30 Amennyiben a törzslap módosítható, úgy azt a Javítás gombbal teheti meg. A módosított adatokat a Ment gombbal tárolhatja el és a Mégsem gombbal vetheti el. A törzslap ablakban látható mezők közül a Törzskönyvi szám mezőben a hallgató törzskönyvének a számát, a Leckekönyv száma mezőben a hallgató leckekönyvének számát, a Megnyitás dátuma mezőben az adott törzskönyv megnyitásának dátumát, míg a Kikerülés dátuma mezőben a hallgatónak az oktatási intézményből való kikerülésének a dátumát rögzítheti. A Kikerülés módja legördíthető listában a hallgatónak az oktatási intézményből való kikerülésének módját adhatja meg. Ez a lista készlet jellegű táblából jön és az adminisztrációs modulban módosítható. Az ablak közepén egy bekeretezett részben az aktuális (azzal, amelyik a főablak jobb alsó sarkában látható) képzési ciklussal kapcsolatos információk láthatók, módosíthatók. Ezek a következők: a Lezár gombbal tudja az adott ciklusban a hallgató leckekönyvét lezárni, a Lezárva kapcsolóval tud egy már lezárt ciklust megnyitni. A Lezárta mezőbe automatikusan annak a felhasználónka a neve kerül be, aki a leckekönyvet lezárta, a Lezárva dátum mezőbe is automatikusan az a dátum kerül be, amikor az utolsó lezárás megtörtént azaz egy már lezárt, de megnyitott, majd újból lezárt leckekönyvnél az utolsó lezárás dátuma lesz az. A Leckekönyvi kredit és a Leckekönyvi átlag mezőkben automatikusan kerülnek be a program által kiszámolt kredit és átlag értékek. 29. oldal

31 III.5.2. Képzések Ebben a menüpontban a hallgató képzései/szakjai találhatók, illetve az egyes képzéseinek az adatai módosíthatók. Amennyiben több szakra is jár a hallgató, úgy a képzési adatai képzésenként külön-külön kezelendő. A képzések listájában egy-egy képzésre kattintva megjelennek az adott képzéshez tartozó adatok. Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb Egyes adatok módosíthatók (pl. állapot, finanszírozás, szakirány stb.), más adatok viszont (pl. átlagok és kreditek) a hallgató korábbi képzési eredményeinek a függvénye, azaz itt nem módosíthatók. Az ablakban látható Szakirány, Besorolás (1), Besorolás (2), Finanszírozás, Képzési hely és Alállapot legördíthető listák készlet jellegű táblákból erednek és az adminisztrációs modul segítségével módosíthatók. Az alállapot listával lehetőségünk nyílik egy-egy állapotot további szintekre bontani (pl. halasztó egészségügyi okokból, halasztó külföldi tanulmányok miatt, halasztó 30. oldal

32 igazolatlanul stb.) Amennyiben a hallgatónak több szakja is van, úgy az itt beállított értékek az egyes szakjaihoz külön-külön értendők. Az Állapot kapcsolók akár szakonként más-más értéket is mutathatnak, hiszen lehet valaki az egyik szakján beiratkozott, a másikon halasztó. Az átlagok és kreditek keretes részben látható értékeket a program számolja ki, a hallgató vizsga és kurzus eredményei alapján, így azokat módosítani nem tudjuk. A módosítható adatok megváltoztatásához a Javít feliratú gombot nyomjuk le, majd javítások elvégzése után a Ment feliratú gombbal menthetjük el a változtatásokat, míg a Mégsem feliratú gombbal elvethetjük a módosításokat. III.5.3. Felvett kurzusok Ebben az ablakban tekinthetők meg a hallgatónak az adott félévben felvett kurzusai, és a kurzusokhoz tartozó eredmények, amennyiben azok már rögzítve lettek. Új gomb Ment gomb Mégsem gomb Töröl gomb Keres gomb Kurzuskód mező itt adhatja meg új kurzus rögzítésekor a keresett kurzus kódját vagy kódtöredéket Bezár gomb Képzések listája 31. oldal

33 Új felvett kurzus rögzítéséhez nyomja meg az Új feliratú gombot. Új kurzus rögzítésekor lehetőségünk van keresést is indítani a kurzusok között, a Keres gomb lenyomásával. Amennyiben a Kurzuskód mezőben megadott valamilyen kódot vagy kódtöredéket, úgy a Keres gomb lenyomásakor a program kikeresi az adott keresési értéknek megfelelő kurzusokat. Egy-egy új kurzus felvételekor megadhatjuk azt is amennyiben van ilyen lehetőség az adott oktatási intézményben, hogy az adott kurzust melyik képzés keretén belül szeretné felvenni a hallgató. A javítást a Javít gombbal kezdheti meg, a kijavított adatokat a Ment gombbal írhatja vissza az adatbázisba, a Mégsem gomb megnyomásával az elvégzett javítások nem kerülnek rögzítésre. Felvett kurzus törléséhez először álljon rá a felvett kurzusok listájában a törölni kívánt kurzusra, majd nyomja meg a Töröl feliratú gombot. A kurzus eredményeinek rögzítése után melyet a kurzus teljesítések ablakban tehet meg az egyes kurzusoknál már a hozzájuk tartozó teljesítések is láthatók. III.5.4. Kurzus teljesítések Ebben az ablakban a hallgató által már korábban felvett kurzusokhoz rendelhetünk hozzá teljesítéseket, illetve itt tekinthetjük meg a már rögzített teljesítéseket. 32. oldal

34 Új gomb Javít gomb Töröl gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb Keres gomb Az ablakban található kitölthető mezők közül a Teljesítés neve, az Eredmény, a Dátuma legördülő listák készlet jellegű táblákból származnak, így azok tartalmát az adminisztrációs modulban lehet módosítani. Az Egyedi teljesítés mezőben egyéb, nem a hagyományos értékelési csoportokba tartozó teljesítést lehet rögzíteni. Az oktatók kiválasztásában segítséget nyújthatnak a mezők után található Keres gombok, melyekkel keresést indíthatunk az oktatói adatbázisban. Jól látható a fenti képen is, hogy egy-egy kurzushoz több teljesítés is megadható. Az ablak felső részében kurzusok listájában egy-egy kurzusra ráállva az ablak alsó felén megjelennek az adott kurzushoz tartozó teljesítések. (A fenti képen pl. az ANG1112 kurzushoz tartozik egy elégtelen és egy jeles teljesítés, melyből a kurzusok felsorolásánál már csak a jeles teljesítés látszik.) Új kurzusteljesítés rögzítéséhez előbb álljon rá arra a kurzusra a listában, amelyhez rögzíteni szeretné a teljesítést, majd nyomja meg az Új feliratú 33. oldal

35 gombot. A már felvitt teljesítések javítását a Javít gombbal kezdheti meg, a kijavított adatokat a Ment gombbal írhatja vissza az adatbázisba, a Mégsem gomb megnyomásával az elvégzett javítások nem kerülnek rögzítésre. Kurzusteljesítés törléséhez először álljon rá a törölni kívánt kurzusteljesítésre, majd nyomja meg a Töröl feliratú gombot. 34. oldal

36 III.6. Vizsgajelentkezések Ebben a menüpontban a hallgató vizsgajelentkezéseivel kapcsolatos adatok tekinthetők meg. Az adatok itt nem módosíthatók, pusztán egy áttekintést adnak a hallgató vizsgajelentkezéseiről. A már felvett vizsgák listája, vizsgaazonosítóval, kurzuskóddal, pontos (nap, óra, perc) kezdési időponttal, vizsgaszínhellyel és a vizsgáztató személyével Lezárva kapcsoló amennyiben egy vizsgaidőpont lezárásra került, ez a kapcsoló bekapcsolt állapotban van Sztornó kapcsoló amennyiben a vizsgaidőpont sztornózva lett, ez a kapcsoló bekapcsolt állapotban van Egy-egy vizsgaidőpontra ráállva a vizsgaidőpontok listájában itt megjelennek a vizsgaidőpont pontos adatai Bezár gomb 35. oldal

37 III.7. Pénzügy A hallgatók pénzügyeit több csoportra osztottuk, melyek külön-külön almenüben tekinthetők meg. A pénzügyi ablakban négy füllel kiválasztható felület jelenik meg a munkaasztalon. Ezek a következők: Alapadatok Kifizetések Befizetések Nyilatkozatok III.7.1. Alapadatok A menüponton belül a hallgató pénzügyi alapadatai tekinthetők meg, mint pl. a hallgató pénzügyi állapota, vagy pl. az ösztöndíjadatai. Kifizetések fül Befizetések fül Alapadatok fül Nyilatkozatok fül Áttekintés gomb Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb 36. oldal

38 Az oladlon található Pénzügyi állapot és Külföldi hallgató kategóriája legördíthető listák értékei készlet jellegű táblákból származnak, meódosításuk az adminisztrációs modullal végezhető el. Az adatok kiválasztásához először nyomjuk le a Javít feliratú gombot. A módosított adatok a Ment feliratú gombbal menthetők el, míg a Mégsem gomb segítségével a módosítások elmentése nélkül léphetünk ki az ablakból. Az ösztöndíj keretezett részen beüli adatokat (Átlag, Kredit, Pontszám) a program számolja ki a hallgató tanulmányi eredményeiből. Ezen az oldalon található egy további gomb, az Áttekintés is. Ennek segítségével gyors áttekintést kaphatunk a hallgató eddigi juttatásairól, levonásairól (előbbi kettőről számfejtési dátum alapján is), a kifizetésre váró tételeiről és a kivetéseiről. Itt láthatók az egyes számfejtési dátumok. Itt láthatók a hallgatónak az adott számfejtési dátumhoz tartozó juttatásai. Itt láthatók a hallgatónak az adott számfejtési dátumhoz tartozó levonásai. Itt láthatók a hallgató eddigi kivetései. Itt láthatók a hallgató várakozó kifizetései. III.7.2. Kifizetések A tanulmányi osztályok a hallgatók számára több jogcímen rögzítenek készítenek elő átutalásokat. (Lásd: Ki- és befizetési listakészítő modul) Az előkészített utalások megbízások adatai bekerülnek az adatbázisba. A 37. oldal

39 kiválasztott hallgatóra összesített kifizetési adatokat tekintheti meg ebben a táblázatban. A táblázatban külön sorban szerepelnek az összegek, minden összeg dátummal, jogcímmel, munkaszámmal és számlaszámmal van ellátva. Az ablakban található Összes bruttó mezőben a hallgató részére eddig összesen kifizetett bruttó összeget találja, az Összes levonás mezőben a hallgatótól eddig levont összeget találja, míg a Nettó mezőben szerepel a hallgató számára kifizetetett nettó juttatás. III.7.3. Befizetések A befizetések menüpontban az adott hallgató eddigi befizetései láthatók, szintén táblázatos formában. Az egyes tételek tartalmazzák, hogy a befizetés milyen jogcímen, milyen munkaszámra történtek, tartalmazzák a pontos befizetett összeget, a fizetési esedékességet, a teljesítés dátumát, valamint azt, hogy az egyes tételek lock -olva lettek-e ( lock -olás, vagy más szóval zárolás akkor fontos, ha a hallgató több befizetési tételt kötegel és egyben egyenlít ki. Ilyenkor ezek a tételek zárolásra kerülnek, hogy csak egyszerre lehessen őket kiegyenlíteni.). 38. oldal

40 Esedékesség oszlop Teljesítve oszlop A hallgató aktuális egyenlege. Bezár gomb Az ablakban található oszlopok a következő adatokat tartalmazzák: Esedékesség oszlop - itt látható, hogy az egyes követeléseknek mi az esedékességi dátuma, azaz hogy mikortól válnak élő követeléssé a hallgatóval szemben. Ez az a dátum, amely után a számfejtés során amennyiben erről a hallgató az ezen a jogcímen történő levonásról engedőlegesen nyilatkozott levonásra kerül ez az összeg a hallgató kifizetéseiből. Jogcím oszlop itt látható, mely jogcímen történik a kivetés. Munkaszám oszlop itt látható, mely munkaszám javára történik a levonás, azaz mely munkaszámra kerül a levont összeg. Összeg oszlop a levonmásra kerülő összeg nagysága. Telj. (teljesítve) oszlop amennyiben egy kivetést kiegyenlített a hallgató, úgy ebben az oszlopban I betű szerepel. Az aktuális követeléseknél N betű látható. Az aktuális követelések összege adja ki a a hallgató egyenlegét. Az 39. oldal

41 ablak bal alsó sarkában az Egyenleg mezőben mindig látható a hallgató aktuális egyenlege. Lock típus oszlop ez az oszlop tartalmazza, hogy az adott levonás lockolásra került-e. A lockolt (zárolt) kivetéseket nem lehet pénztárban kiegyenlíteni. Ennek akkor van szerep, ha pl. egy adott kivetésről csekket állítanak ki így elkerülhető, hogy egy összeg duplán kerüljön befizetésre. Telj. dátuma oszlop ez az oszlop tartalmazza, hogy mikor került a kivetés teljesítésre. Lock dátuma oszlop ez az oszlop tartalmazza a lockolás dátumát. III.7.4. Nyilatkozatok Ezen a panelon a hallgató levonásokra vonatkozó nyilatkozatait vezetheti át a rendszeren. Ebben a modulban lehet rögzíteni azt, hogy a hallgató mely jogcímein járul hozzá ahhoz, hogy a kifizetéseiből levonhatóak legyenek a kivetések. Alapesetben minden jogcímen a nem az alapértelmezett. A kifizetéseiből a legrégebben esedékes tételt próbálja meg levonni! Vonható kapcsoló Új gomb Javít gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb 40. oldal

42 Az ablakban található Jogcím és Munkaszám legördíthető listák készlet jellegű táblákból származnak, adattartalmuk módosítása az adminisztrációs modulban végezhető el. Az ablakban látható oszlopok a következő adatokat tartalmazzák: Jogcím a jogcím azonosítója Munkaszám az adott jogímen mely munkaszám javára történik a levonás Vonható az adott jogcímen vonható-e a hallgatótól összeg a kifizetésekből Rögzítő ki rögzítette a nyilatkozatot Mikor mikor került a nyilatkozat rögzítésre Új nyilatkozat rögzítéséhez nyomja meg az Új feliratú gombot. Majd a Jogcím és a Munkaszám megadása után a Vonható kapcsolóval adható meg, hogy az adott jogcímen és az adott munkaszámra vonható-e kivetés a hallgató kifizetéseiből. A már felvitt nyilatkozatok javítását a Javít gombbal kezdheti meg, a kijavított adatokat a Ment gombbal írhatja vissza az adatbázisba, a Mégsem gomb megnyomásával az elvégzett javítások nem kerülnek rögzítésre. 41. oldal

43 III.8. Diákigazolvány Az ETR Munkaasztal programban lehetőségünk van a hallgató diákigazolvánnyal kapcsolatos adatait is megtekinteni, pl. hogy van-e folyamatban igazolvány igénylése, vagy hogy mi az állandó diákigazolványának a száma. Három füllel (Igénylés, Állandó igazolvány és Érvényesség) elválasztva külön-külön ablakban tekinthetőek meg az igénylések, az állandó igazolvány és a igazolványok érvényességi adatai. Igénylés fül Állandó igazolvány fül Érvényesség fül Bezár gomb Ezeket az adatokat a Munkaasztalban nem tudja módosítani, azt csak az ETR Diákigazolvány moduljában lehet! 42. oldal

44 III.9. Szakmai gyakorlatok Ebben a funkcióban a hallgató szakmai gyakorlatait és annak teljesítését rögzítheti, illetve a korábbi adatokon itt módosíthat. Az adatok táblázatos formában kerülnek rögzítésre a korábban már megszokott módon. Törzskönyvi szám lista gomb Keres gomb Új gomb Javít gomb Töröl gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb Az Új nyomógombbal új tétel sor vihető fel a táblázatba. A mezők szabadon kitölthetők. Az oktató pontos beállításában segít az Oktató mező után található Keres gomb, melynek lenyomásával keresést indíthatunk az oktatói adatbázisban. Javít nyomógombbal korábban felvitt adatok módosíthatók. Már rögzített szakmai gyakorlat törléséhez először álljon rá a szakmai gyakorlatok listájában a törölni kívántra, majd nyomja meg a Töröl feliratú gombot. A felvitt vagy módosított adatokat a Ment gombbal vezetheti át az adatbázison, vagy a Mégsem gombbal vetheti el a módosítást. Amennyiben a hallgatónak több törzskönyve is van, ügyeljen a törzskönyv pontos beállítására. Ebben segít a Törzskönyvi szám lista gomb. 43. oldal

45 III.10. Hivatalos bejegyzések A menüpontot kiválasztva egy panelen egy iktató számmal ellátott bejegyzést rögzíthet a rendszerben. Törzskönyvi szám lista gomb Új gomb Javít gomb Töröl gomb Ment gomb Mégsem gomb Bezár gomb Lehetősége van meglévő korábbi bejegyzések módosítására (Javít), vagy új bejegyzés felvitelére (Új). Már rögzített hivatalos bejegyzés törléséhez először álljon rá a bejegyzések listájában a törölni kívántra, majd nyomja meg a Töröl feliratú gombot. A felvitt vagy módosított adatokat a Ment gombbal vezetheti át az adatbázison, vagy a Mégsem gombbal vetheti el a módosítást. 44. oldal

46 III.11. Listák Beépített listák eléréséhez kattintson erre az ikonra! A listák olyan előre elkészített állományok, melyek egy korábban elvégzett leválogatás eredményeit tárolják a rendszer által megszabott formátumban. A listákat az ETR Listázó/Listavarázsló alkalmazásával állíthatja elő, ahol bonyolult összefüggés és feltételrendszer kialakítására van módja. A menübe szervezett listákat az ETR Szervező moduljának segítségével beépítheti a munkaasztalra. A listával, illetve a listán az alábbi műveleteket végezheti el. Választ gomb Szerkeszt gomb Zsebbe gomb Bezár gomb A Választ funkcióval az éppen aktuális hallgató adatait tudja megjeleníten a Munkaasztalon. A Szerkeszt funkció segítségével a leválogatás tartalmát ki tudjuk menteni Excelbe, ahol további A Zsebbe funkció a lista elemeit jelentő hallgatókat a zsebbe helyezi, ahol az csoportos feladat elvégzésre tovább hasznosítható. 45. oldal

47 III.12. Igazolások Igazolásminták nyomtatásához kattintson erre az ikonra! Az igazolások menüpontban a rendszergazda által korábban összeállított igazolási formák a felkínált menürendszeren keresztül érhetőek el. A kiválasztott igazolás minta az aktuális hallgató adataival kiegészítve egy szövegszerkesztő ablakban jelenik meg. Itt módja van arra, hogy a szövegszerkesztő segítségével hozzáírjon, módosítson, töröljön a szövegben. A kész szöveget el is mentheti és természetesen ki is nyomtathatja. 46. oldal

48 III.13. küldése küldéshez kattintson erre a gombra! Az ETR Munkaasztalban Önnek lehetősége van küldésére az aktuálisan kiválasztott hallgatónak, amennyiben az rendelkezik címmel, és az rögzítésre is került a hallgató személyi adatainál. Ehhez nem kell mást tenni, mint a munkaasztalon megnyomni az küldése gombot. Ekkor a következő ablak jelenik meg: Elküld gomb Címzett mező Tárgy mező Ide írja az üzenet szövegét! Kilép gomb A Címzett mező már ki van töltve a hallgató adatbázisban tárolt címével. A Tárgy és az Üzenet szövege mezők szabad kitöltése után az Elküld gombbal tudja az üzenetet elküldeni. 47. oldal

49 III.14. Info Az Info ablak megjelenítéséhez kattintson erre a gombra! Az Info gomb használatával lehetőségünk van a hallgató főbb adatainak gyors áttekintésére. A gomb lenyomásakor a munkaasztalon megjelenik a hallgatóval kapcsolatos aktuális adattartalom: Ez a funkció gyors betekintést tesz lehetővé a hallgató bizonyos személyi adataiba, valamint a szakos adataiba. Ugyancsak itt lehetőségünk van megtekinteni a hallgató fényképét, ha az már be lett építve az adatbázisba. Az Info gomb újbóli megnyomásával ez az ablak eltüntethető. 48. oldal