JÁSZAPÁTI VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

Átírás

1 JÁSZAPÁTI VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE az ÁROP-1.A kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS A SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA június HUNGARO SUPPORT KFT Dunavecse, Fő út info@hungarosupport.hu 1.

2 Tartalomjegyzék Vezetői összefoglaló... 3 Bevezetés... 4 A tanulmány indokoltsága... 4 A tanulmány szerkezeti felépítése... 4 I. Támogató infrastuktúra bemutatása... 5 A felülvizsgálat célja... 5 A felülvizsgálat módszertana... 5 Vizsgálati szempontok... 9 Helyzetelemzés Intézmények infrastrukturális háttere Intézmények épületeinek infrastrukturális állapota Az intézményi kérdőív eredményeinek bemutatása A Polgármesteri Hivatal infrastrukturális háttere Hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása Fejlesztési javaslatok II.Szerződéses kapcsolatok bemutatása A felülvizsgálat célja A felülvizsgálat módszertana Vizsgálati szempontok Az önkormányzat szerződéses kapcsolatai A felülvizsgálat eredményei Fejlesztési javaslatok Mellékletek

3 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Mind a támogató infrastruktúra, mind a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata során felszínre kerültek a hivatal, az önkormányzat, és az intézmények szempontjából a jövőbeni működésre vonatkozó, a gyakorlatban is alkalmazható tapasztalatok, helyenként hiányosságok, fejlesztendő területek, de jó gyakorlatok is. A támogató infrastruktúra felülvizsgálata kapcsán az intézmények leginkább az intézmények takarításának ellátásával voltak elégedettek, melyet saját munkatárssal látnak el. Fejlesztendő területként felmerült a karbantartások megszervezése és véghez vitele, illetve az informatikai infrastrukturális háttér korszerűsége és karbantartása. Az intézmények továbbá több erőforrást szeretnének fordítani az irodai és szakmai tevékenységek ellátáshoz szükséges eszközökre. A hivatali munkatársak által kitöltött infrastruktúrával és létesítményüzemeltetéssel kapcsolatos kérdőív eredményei nagyban megegyeznek az intézményvezetők meglátásaival. A hivatali dolgozók is nehézkesnek érzékelik az informatikai eszközök karbantartását és javítását, továbbá úgy vélik, hogy korszerűbb eszközökre lenne szükség a precíz munkavégzéshez. Szintén kiemelkedő igény mutatkozott az irodai tároló helyek bővítésére. A szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata során összefüggést találtunk a kérdőívben megjelölt problémás területek és a szerződésekben feltüntetett hiányos szolgáltatási szintek között. Sok esetben nem pontosan meghatározottak a szolgáltatás teljesítésének kritériumai, ez a szolgáltatás minőségének csökkenését vonhatja maga után, amely az intézményi vagy hivatali dolgozók növekvő elégedetlenségére adhat okot. A feltárt eredményekkel összhangban, javaslatot tettünk a karbantartási feladatok ellátásánál egységes szolgáltatási szint meghatározására és egy kézben tartására (pl.: Városüzemeltető Kft.). Ehhez hasonlóan, javasoljuk az intézmények számára a közös beszerzést, mellyel tehermentesíthetőek az intézményvezetők és a beszerzési árak is alacsonyabb szinten tarthatóak. A szerződések esetében szükségesnek tartjuk egységes szerződés-sablon kidolgozását, melyet az esetek többségében minden terület vezetője biztonsággal használhat. Ezen túl, javasoltuk a szerződésekben meghatározott szolgáltatási szint körülhatárolt rögzítését, illetve az adott feladatok ellátására szerződött különböző alvállalkozók párhuzamosságainak feltárását és kiküszöbölését. 3.

4 BEVEZETÉS Jászapáti Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala (továbbiakban Hivatal) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A azonosítószámú pályázat 2-es tevékenységének keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatára. A felülvizsgálati feladat kötelezően teljesítendő azon önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. A TANULMÁNY INDOKOLTSÁGA Jászapáti Város Önkormányzatának ÁROP-1-A pályázat keretében elkészített szakmai koncepciója bemutatja azokat a problémákat, amelyek indokolják a második tevékenységi terület felülvizsgálatát. A fő elemzési témakör, amelyre a tanulmány rá kíván mutatni, azok a rejtett, ki nem használt hatékonysági tartalékok, amelyek az önkormányzat működésében találhatók. A tanulmány célja ezért elemezni a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok eddig figyelmen kívül hagyott fejlesztési lehetőségeit. A tanulmány készítése során a Hungaro Support Kft. feladata, hogy az önkormányzattól kapott adatok alapján felmérje a jelenlegi helyzetet, rámutasson azokra a hiányosságokra, amelyeken érdemes változtatni. A TANULMÁNY SZERKEZETI FELÉPÍTÉSE Mivel a második intézkedési terület két külön egységre bontható így a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát bemutató tanulmányt két különálló fejezetben taglaljuk. I. Támogató infrastruktúra bemutatása II. Szerződéses kapcsolatok bemutatása 4.

5 I. TÁMOGATÓ INFRASTUKTÚRA BEMUTATÁSA A FELÜLVIZSGÁLAT CÉLJA Az első fejezet célja a pályázat második tevékenységének megvalósítása, ezen belül az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra bemutatása és felülvizsgálata. A fejezetben elemzésre kerül minden olyan felhasználható információ, amelyet Jászapáti Város Önkormányzata rendelkezésünkre bocsátott infrastrukturális ellátottságával, hátterével kapcsolatban. A FELÜLVIZSGÁLAT MÓDSZERTANA A tanulmánykészítés során különböző módszertanok segítették az adatgyűjtő és elemző tevékenységeket. Ezek főként dokumentum alapú elemzések, kérdőív kiértékelések, és személyes interjúk során valósultak meg. Az önkormányzat infrastrukturális hátterének jobb megismerése érdekében összeállítottunk egy adatbekérő táblázatot, amely specifikusan az önkormányzat, azon belül a Hivatal infrastrukturális állapotára, főként a következő területekre terjedt ki. bútor, gépjármű, irodai eszközök, berendezések, felszerelések, IT eszközök, telekommunikációs eszközök, irodai fogyóeszközök, egyéb, nem irodai célokra használt eszközök irodaépületek, egyéb, hivatali használatban lévő épületek, kiszolgáló épületek vonatkozóan. Az 1. táblázat bemutatja, mely adatokat kértünk be az önkormányzati tulajdonú eszközökre 1. alleltár vagy egység megnevezése 2. eszközcsoport 3. eszköz megnevezése 4. mennyiség 5. beszerzés éve 6. bruttó érték 7. nettó érték 8. nyilvántartott érték 9. értékcsökkenés 5.

6 alleltár v.egység megnevezése eszközcsoport eszköz megnevezése mennyiség beszerzés éve bruttó érték nettó érték nyilvántartott érték écs táblázat Infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat A 2. táblázat pedig bemutatja kifejezetten az IT infrastruktúrára vonatkozó információkat, az eszközök specifikációja mentén: alleltár v. egység megnevezése eszköz típusa eszköz megnevezése specifikáció beszerzés éve bruttó érték nettó érték 2. táblázat IT infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat A 3. táblázat az Önkormányzat összes intézményére vonatkozóan tartalmazza az épületi, infrastrukturális sajátosságokat. Ezzel kapcsolatban a következő adatokat tartottuk fontosnak bekérni az Önkormányzat részéről. 1. Intézmény és telephely 2. Férőhelyek száma 3. Ellátottak száma 4. Építés éve 5. Felújítás éve 6. Energetikai korszerűsítés éve 7. Építmény (hasznos nm) 8. Építmény (légköbméter) 9. Épület energetikai besorolása 10. Fűtés típusa 6.

7 Ezek közül az építés, és felújítás évével és az, energetikai korszerűsítéssel foglalkozunk mélyebben a támogató infrastruktúra elemzésekor Intézmény és telephely Férőhelyek száma (amennyiben releváns) Ellátottak száma/ügyforgalo m (éves, fő; amennyiben releváns) Építés éve Felújítás éve Energetikai korszerűsítés éve Építmény (hasznos nm, szintterület) Építmény (légköbméter) Épület energetikai besorolása (betűjel) Fűtés típusa 3. táblázat Infrastruktúrára vonatkozó excel adatbekérő táblázat Az adatgyűjtés szakasz során összeállítottunk két kérdőívet a létesítményüzemeltetés és a közös beszerzés értékelése céljából. Az egyik kérdőív a hivatali dolgozók, a másik az intézményvezetők részére szólt. A két kérdőív a mellékletekben található. Mindkét kérdőívben 6 fokozatú értékelési skálát alkalmaztunk az elégedettség felmérésére. A 6-os érték jelenti a teljes mértékben elégedett vagyok / egyetértek kategóriát, míg az 1-es érték az egyáltalán nem vagyok elégedett / nem értek egyet értékelés. A kérdőívek nagy része zárt kérdésekből épül fel, ennek célja, hogy ezáltal minél jobban számszerűsíthető adatokat képezzünk, és tudjunk elemezni. Emellett lehetőséget biztosítottunk a megkérdezettek számára egyéni fejlesztési javaslatok megfogalmazására is, nyitott kérdésekre adható válaszok formájában. A kérdőívek kiértékelése a nagyobb egységek összesítésén keresztül történik. Kérdéscsoportonként az átlagértékeket, a leggyakrabban előforduló értékeket, azaz a móduszt elemezzük, az igen / nem válaszok megoszlásának arányát az eldöntendő kérdések esetében. Az intézményi kérdőív legfőbb kérdéscsoportjai a következők: üzemeltetési feladatok ellátásának módja létesítményüzemeltetés beszerzések lebonyolítása 7.

8 Az intézményi kérdőív a létesítményüzemeltetés témakörén belül további alcsoportokra tagolódik, ezek: takarítás karbantartás, épületüzemeltetés portaszolgálat irodai környezet és iroda felszerelések biztosítása informatika, telekommunikáció munkahelyi étkezés gépjárművek biztosítása munkabiztonság A két kérdőív közötti legfőbb különbség a kérdéscsoportonként feltett kérdések száma. Az intézményvezetők számára összeállított kérdőív részletesebb, egy-egy témakörön belül több kérdést tartalmaz, és több témakört is felölel. A hivatali kérdőív a következő témaköröket tartalmazza a létesítményüzemeltetésen belül: takarítás intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés portaszolgálat irodai környezet és iroda felszerelések biztosítása informatika, telekommunikáció munkahelyi étkezés gépjárművek biztosítása Jól látható, hogy a hivatali kérdőív nem tesz fel kérdéseket sem az üzemeltetés feladat ellátásának módjával, sem a beszerzések lebonyolításával kapcsolatban. Ezekről a kérdésekről leginkább a vezetőknek van információja, viszont a hivatali kérdőív nem csak vezetők részére szól. 8.

9 VIZSGÁLATI SZEMPONTOK A fejezet célja a legfőbb vizsgálati szempontok bemutatása a támogató infrastruktúra kapcsán. Az adatok vizsgálata annak megállapítására irányul, hogy a meglévő, használt eszközök, épületek mennyisége, minősége megfelelő, lehetővé teszik a megfelelő munkavégzést, gazdaságosan üzemeltethetőek. A Hungaro Support Kft. szakértői a következő vizsgálati szempontokat alkalmazták a támogató infrastruktúra elemzése során. 1. Az eszközök, ingatlanok kora, jellemzői, minősége lehetővé teszi a megfelelő munkát? 2. Az eszközök, ingatlanok megfelelnek a vonatozó jogszabályi előírásoknak? 3. Az eszközök elérésének, igénylésének módja és használatuk szabályozott, használnak formanyomtatványokat, sablonokat ennek során? 4. Az esetleges károkozásra vonatkozó szankciók, a kártérítési folyamat megfelelően szabályozott és alkalmas a kártérítési kötelezettség érvényesítésére? 5. Az eszközök, ingatlanok mennyisége, minősége elégséges a feladatok ellátásához ha nem, milyen minőségi, mennyiségi problémák vannak? 6. Az eszközöket, ingatlanokat használó munkatársak elégedettek a körülményekkel, a rendelkezésre álló eszközökkel? 7. Melyek a legfontosabb hiányosságok a meglévő ingatlanokkal, eszközökkel kapcsolatosan? 8. Vannak kritikus területek, amelyek nem teszik lehetővé a munkavégzést, vagy akár veszélyt jelentenek (pl. nem megfelelő állapotú elektronikai eszközök, épületek)? 9. Az utánpótlás, a karbantartás, a fogyóeszközök pótlása megfelelően zajlik vagy vannak hiányosságok, időbeli csúszások az ellátásban - ha igen, milyenek és milyen mértékűek? 10. Használnak korszerű, hatékony, takarékos eszközöket (pl. energiatakarékos világítás, takarékos tisztítószerek), törekednek a lehető legnagyobb megtakarításra (pl. karbantartással az eszközök használati idejének növelése, a munkatársakban a takarékosság-tudatosság növelése)? 11. Az eszközökre, karbantartásra, ingatlanok fejlesztésére, állagmegóvására rendelkezésre álló források megfelelő nagyságúak - ha nem, abban az esetben milyen nagyságú a hiány, ennek milyen következményei vannak (pl. melyek az elmaradt beruházások, milyen konkrét következményei vannak az eszközhiánynak pl. új belépők nem tudnak dolgozni, nincsen elég papír az iratok nyomtatásához stb.)? 12. A leltári és egyéb eszköz nyilvántartások megfelelően részletesek, pontosak, megfelelnek a jogszabályi előírásoknak? 9.

10 HELYZETELEMZÉS A helyzetelemzés során bemutatásra kerülnek az előzőekben meghatározott vizsgálati szempontok szerint azok az adatok, információk melyeket Jászapáti Város Önkormányzata a rendelkezésünkre bocsátott. Ahogyan a módszertani részben is leírtuk, az adatgyűjtés több formában történt, az alábbiak alapján elemezzük Jászapáti Város Önkormányzatának infrastruktúrára vonatkozó adatait. 1. Hivatal infrastrukturális állapotára vonatkozó excel tábla 2. Intézmények épületeire és infrastrukturális állapotára vonatkozó excel tábla 3. Hivatali és intézményvezetői infrastruktúra kérdőív INTÉZMÉNYEK INFRASTRUKTURÁLIS HÁTTERE Intézmények épületeinek infrastrukturális állapota A következő alfejezet célja az önkormányzati fenntartású intézmények épületei esetében az infrastrukturális állapot bemutatása. Jászapáti Város Önkormányzata esetében alábbi intézményeket vizsgáltuk meg ebből a szempontból: 1. Idősek Ellátása (Egyesített Szociális Intézmény) 2. Városi Könyvtár és Művelődési Központ 3. Városi Bölcsőde (Egyesített Szociális Intézmény) 4. Csiga-biga Óvoda 5. Margaréta Óvoda 6. Szivárvány Óvoda A következő diagram bemutatja, hogy jellemzően mely időszakban épültek az intézmények. Intézmények építési éve jellemzően mely időszakban épültek az épületek 1. diagram 10.

11 Az építés éve alapján szórt értékeket mutatnak az adatok. Az önkormányzat épületei nagyrészt 1945 előtt és az 1970-es években épült. Kördiagramként ábrázolva %-os megoszlást elemezhetjük. Az intézmények nagy része, 83%-a 1979 előtt épült. Jellemzően mely időszakbna épültek az épületek 0% 0% 33% 17% 17% 33% 1945 előttt épült között épült között épült között épült között épült 2003 után épült 2. diagram Szinte minden intézmény évtizedekkel korábban épült, azonban felújításuk 2010 óta végbement. Egyedül, azon szociális intézmény, mely az Idősek Ellátásáért felelős az, amelynek felújítása és energetikai korszerűsítése az adatok alapján javasolt. 4. táblázat Intézményi épületek építési és felújítási éve Intézmény Építés éve Felújítás éve Idősek Ellátása (Egyesítet Szociális Intézmény) 1930 Városi Könyvtár és Művelődési Központ Városi Bölcsőde (Egyesített Szociális Intézmény) Csiga-biga Óvoda Margaréta Óvoda Szivárvány Óvoda

12 A bölcsődei és az óvodai ellátás helyszínéül szolgáló épületek területi megoszlását az alábbi diagramok szemléltetik. Az oszlopdiagram alapján megállapítható, hogy Jászapátiban a Városi Bölcsőde biztosítja a legoptimálisabb teret a gyermekek gondozására. Vélhetően, összefüggésben azzal a ténnyel, hogy a bölcsőde új épülete a tavalyi évben került átadásra, így az ellátással kapcsolatos eddigi tapasztalatokat és modern igényeket vehették figyelembe már az épület megtervezésekor is. 3. diagram Az óvodában az egy gyermekre jutó hasznos négyzetméter sajnos nem annyira kedvező, illetve a tag óvodák között is mutatkozik eltérés. Vélhetően azért, mert az óvoda épületei még a múlt században épültek, így azokat csak korszerűsíteni és az igényeknek megfelelően igyekszik kihasználni Jászapáti. 4. diagram 12.

13 Az intézményi kérdőív eredményeinek bemutatása Jászapáti Város Önkormányzat intézményeinek infrastrukturális hátterével kapcsolatosan, miután az intézmények épület, építmény adatai több szempontból is elemzésre kerültek, az intézményi kérdőív eredményeit tekintjük át. Jászapáti Város Önkormányzat esetében a kérdőívet az alábbi 4 intézmény vezetője töltötte ki: 1. Városi Bölcsőde 2. Önálló Óvodai Intézmény (3 tagóvoda) 3. Városi Könyvtár és Művelődési Ház 4. Egyesített Szociális Intézmény (ESZI) A módszertani összefoglalóban taglaltuk a kérdőív felépítését, a kiértékelés módszertanát. A következőkben a kérdésekre adott válaszok értékeit elemezzük kérdéscsoportonként. Az intézményüzemeltetés és a közös beszerzés szervezeti modelljének értékelése kapcsán 2 átfogó kérdésre adott válaszok átlaga szerint (5,0) arra következtetünk, hogy az intézmények számára egyértelműek az üzemeltetés és beszerzés tekintetében a feladatok, illetve a folyamatok összességében szabályozottan működnek. A két kérdésre adott válaszok átlagát a következő diagram mutatja be. 5. diagram A kérdőívben az üzemeltetési feladatok ellátásának módjával kapcsolatban adott válaszok előzményként szolgálnak arra vonatkozóan, hogy az egyes intézmények üzemeltetési feladatok kapcsán kit értékelnek az intézményvezetők: saját munkatársukat, vagy külső szolgáltatót. 13.

14 Mivel a feladatellátás módjául a következő kategóriák közül választhattak, több alternatívát is megjelölhettek egy kérdés esetében: nincs / nem megoldott saját munkatárs egyéb munkatárs intézmény külső szolgáltatója önkormányzat külső szolgáltatója. Intézmény Takarítás Hibaelhárítás Tervezett karbantartás Bölcsődei Nincs/Nem Intézményegység Saját munkatárs Saját munkatárs megoldott Önálló Óvodai Intézmény Könyvtár és Művelődési Központ Saját munkatárs Saját munkatárs/intéz mény külső Önkormányzat külső szolgáltatója Saját munkatárs Egyesített Szociális Intézmény Saját munkatárs Saját munkatárs Saját munkatársintéz mény külső Önkormányzat külső szolgáltatója Nincs/Nem megoldott Épületgépészet, fűtés Nincs/Nem megoldott Intézmény külső szolgáltatója Intézmény külső szolgáltatója Nincs/Nem megoldott Zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakaírtás, síkosságmentesí Önkormányzat külső szolgáltatója Saját munkatárs Önkormányzat külső szolgáltatója Önkormányzat külső szolgáltatója Portaszolgálat Nincs/Nem megoldott nincs/nem megoldott Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott 5. táblázat Informatikai szolgáltatások Nincs/Nem megoldott Intézmény külső szolgáltatója Önkormányzat külső szolgáltatója Nincs/Nem megoldott Telekommuniká ciós szolgáltatások Nincs/Nem megoldott Intézmény külső szolgáltatója Intézmény külső szolgáltatója Nincs/Nem megoldott Intézmények funkcionális feladatellátása Irodai környezet és eszközök Munkahelyi étkeztetés Gépjárművek biztosítása Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Intézmény külső szolgáltatója/saj Intézmény külső Nincs/Nem át munkatárs szolgáltatója megoldott Saját munkatárs Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott Munkahelyi biztonság és egészség Nincs/Nem megoldott Intézmény külső szolgáltatója Nincs/Nem megoldott Nincs/Nem megoldott A létesítményüzemeltetésen belül a takarítást minden intézmény saját munkatárssal látja el. Az összes többi üzemeltetési vagy karbantartási feladatnál azonban, látható, hogy egy adott feladaton belül is az intézmények legalább két vagy több különböző erőforrásból oldják meg. Egyrészt, megállapítható, hogy az üzemeltetési feladatok ellátása nagy mértékben széttagozódik, illetve előfordulnak olyan üzemeltetési feladatok, amely nem megoldott néhány intézményben. 14.

15 A továbbiakban az egyes feladatok ellátásának értékelését mutatjuk be. 6. diagram Az intézményvezetők összességében elégedettek minden területen végzett takarítói munkával. Ez nagyrészt azzal indokolható, hogy minden intézményben saját munkatárs végzi a takarítást, így az intézményvezető napi szinten ellenőrizheti a takarítás minőségével való elégedettséget és közvetlenül hathat rá. Az intézményvezetők válaszai között a szórás is alacsony volt, mivel a válaszok 4-6-ig terjedő skálán mozogtak. A karbantartás, épületüzemeltetésen kérdéskör kapcsán nem tervezett karbantartást és hibajavítást az elmúlt egy évben négy intézményből három igényelt, így a bölcsőde kivételével, a többi intézmény meglátásaira támaszkodtunk az adatok elemzésekor. A hibaelhárítás módjában változóan vesz részt mind a három intézménynél vagy az intézmény, az intézmény külső szolgáltatója vagy az önkormányzat külső szolgáltatója, esetlegesen nincs ilyen alkalomra kész megoldás. 15.

16 A nem tervezett karbantartás, hibajavítással kapcsolatban a hibajavítást végző munkatárs egy válaszadó számára nem jelzett vissza arra, hogy mikor fogják a hibát elhárítani. Azon intézményvezetők, akinek jelezték előre a hiba elhárításának idejét, nagyrészt elégedettek voltak az előre jelzett időponttal, mivel válaszaik átlaga 5,0. 7. diagram A válaszadók azonban kevéssé voltak elégedettek a probléma bejelentésének módjával, az azzal kapcsolatos visszajelzéssel és a visszajelző munkatárs hozzáértésével, mert átlagosan 4,3-as érték született. Ezen túl, meg kell említeni, hogy a válaszok között magas volt a szórás, mivel kizárólag, az óvodák vezetője adott 6-os értékeket, akik külső szolgáltatóval látják el a hibaelhárítást. A másik két intézmény, aki önkormányzati szolgáltatóval vagy saját munkatárssal látja el, 3-as és 4- es értékeket adott, így az inkább elégedetlen és az elégedett határán mozogva. A tervezett karbantartásokat szintén több módon oldják meg az intézmények. Van olyan intézmény, amely kizárólag önkormányzat külső szolgáltatója által látja el a feladatot, míg mások a külső szolgáltató mellett saját munkatársukat, és / vagy az intézmény külső szolgáltatóját veszik igénybe a karbantartási munkálatok elvégzéséhez. A kérdésenkénti átlagot a következő diagram szemlélteti: 16.

17 8. diagram Az eredmények átlagainak értelmezésekor itt is fontos kiemelni, hogy egyedül az óvoda értékelte a tervezett karbantartási munkálatok elvégzését 6-os értékűre a kérdések nagy többségében, ami azt jelenti, hogy a külső szolgáltatójával elégedett. Azonban a másik két intézményi kitöltő, a Könyvtár és Művelődési Ház, illetve az ESZI ennél sokkal alacsonyabb pontokat adott 2-4-ig terjedő skálán, vagyis az inkább elégedetlen kategórián belül mozogva. A kapott eredmények alapján elmondhatjuk, hogy az intézmények inkább elégedettek a karbantartási kérelem bejelentésének módjával és az arra való visszajelzéssel. Míg inkább kevéssé elégedettek vagy elégedetlenek a keletkezett zaj és törmelék keletkezésének kezelésével (3,7), a felújítások ütemezésével, az azokról való visszajelzéssel, az épület megfelelő felmérésével és a tervezett karbantartások az előzetesen jelzettek szerinti megvalósulásával. Az épületgépészet, fűtés feladatainak ellátásánál fele-fele arányban elmondható, hogy amennyiben megoldott az intézményeknél a fűtés üzemeltetése, akkor külső szolgáltató látja azt el. Az épületgépészet, fűtés témakörében a válaszok átlaga 4,7, ezen belül legtöbbször az 5-ös érték fordult elő a válaszadók között. 17.

18 9. diagram A válaszok közül legalacsonyabb értékelést az épületgépészeti elemek ellenőrzésének és karbantartásának rendszeressége kapta (4,5), mely valószínűsíti az igényt a fűtés szakember általi gyakoribb ellenőrzésére. A többi kérdésre 4,75-ös átlagpontszámot adtak az intézmények, mely összességében azt jelenti, hogy elégedettek a fűtés biztosításával, és a felmerült problémákkal kapcsolatos megoldásokkal. A zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, a hóeltakarítás, síkosságmentesítés kapcsán 3 intézménynél az önkormányzat külső szolgáltatóját jelölték meg a feladatellátás módjául. Ez alól kivétel az óvoda, ahol saját munkatárssal látják el a feladatot. Az intézményi zöldfelületek, épületen kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés témakörénél a válaszok átlaga 4,68-as értéket ért el. Hasonlóan az előzőekhez képest, az átlag számításában a nem releváns válaszok nem szerepelnek. Ezekben a tevékenységekben tehát van még fejlesztési potenciál az önkormányzatra nézve az intézmények szemszögéből, azonban a többi üzemeltetési feladathoz képest, a hóeltakarítással elégedettebbek az intézmények.. A kérdésenkénti átlagokat a következő diagram mutatja be. 18.

19 10. diagram Összességében, az intézmények előtti járdák és zöld felületek takarításának minőségével és gyakoriságával a legkevésbé elégedettek az intézményvezetők (4,5). Míg a hóeltakarítás minőségével, a síkosságmentesítés minőségével és azok gyakoriságával inkább elégedettek (4,75). Portaszolgálat egyik intézménynél sem működik, így egységesen nem értelmezhetőek az ezzel kapcsolatos kérdéskörök. Azonban két intézmény javasolta, hogy szükségesnek tartaná a portaszolgálat fenntartását az intézményben (Önálló Óvodai Intézmény, Könyvtár és Művelődési Központ). A kérdőív következő témaköre az irodai környezet és az iroda felszerelések biztosítása. Négy intézményből kettő saját külső szolgáltatóját jelölte meg, egy pedig saját munkatársát. A kitöltők összességében azt válaszolták, hogy inkább elégedettek, mint elégedetlenek az irodai környezettel, ami 4-es átlagot jelent 6-os skálán. Egy kérdéssel kapcsolatos válasz nincs ábrázolva a lenti diagramokon, mivel az az irodák akadálymentesítettségére kérdez rá Mivel ez a témakör 23 kérdést tartalmaz, a megjelenítés átláthatósága céljából két részre osztva ábrázoltuk diagram formájában. 19.

20 11. diagram Az intézmények leginkább az irodaszerek rendelkezésre állásával, minőségével és pótlásával a legelégedettebbek, mivel 6-os skálán átlagosan 4,5-re értékelték. Az egyéb irodai felszerelésekkel már kevésbé elégedettek, az átlagok azt mutatják, hogy az irodabútorok gyarapítására szükség lenne, mivel a tárolóeszközök mennyiségét 3,75-re értékelték. Szintén alacsony értékeket kapott az irodai környezet által biztosított 1 főre jutó terület és a nyugodt körülmények biztosítása a munkavégzéshez (3,5). 20.

21 A második diagram szintén arról árulkodik, hogy az irodai munkavégzés során fellehetőek fejlesztendő területek. Legfőképp az ügyfelek fogadásával kapcsolatban adtak alacsony értékeket. A kitöltők úgy vélték, hogy az ügyfelek fogadására kevéssé megfelelőek a területek (3,5), a terek berendezése is kevéssé alkalmas az ügyfelekkel való megbeszélésre. A válaszok viszont biztatóbbak az egymás közötti megbeszélésekhez biztosított eszközök rendelkezésére állásával és minőségével kapcsolatban (4,5). A szöveges észrevételek között megjelent a több külön irodahelyiség kialakítására vonatkozó javaslat. 12. diagram 21.

22 A következő kérdéscsoport a szakmai feladatok ellátáshoz szükséges támogató infrastruktúra téma köré épül, ahol a válaszok átlaga összességében 4,1. Minden intézményben, kivéve az Óvodákban a szakmai feladatok ellátására rendelkezésre álló helyiségek akadálymentesítettek, fogyatékkal élők számára is megközelíthetőek. 13. diagram Összességében 4 egész körüli átlagot kaptunk minden szakmai eszközzel kapcsolatos kérdésre, amely magasabb, mint az irodai eszközökkel kapcsolatos megítélés. A szakmai feladatokhoz használatos bútorok, eszközök ellátottsága és hiánypótlása is miden kérdésben 4,25- ös átlagot mutat. Mely tekintve, hogy az intézmény fő funkciójának ellátásáról is képet mutat, fontos lenne, hogy magas értéket képviseljen. A szakmai feladatok ellátáshoz biztosított helyiségekkel sem maximális az elégedettség, ami összefüggésben lehet a korábbiakban már kimutatott kis alapterületű csoportszobával. 22.

23 A kérdőív következő egysége az informatika és telekommunikáció kérdésköre. A telekommunikációs szerviz tekintetében az intézmények vagy külső szolgáltató támogatását veszik igénybe, vagy nem megoldott náluk ezen feladat szakember általi ellátása. A számítógépekkel való ellátottságra a következő táblázatból nyerhetünk információt az intézményenként összesített adatokból: Intézmény Számítógépek (DB) 5 évnél idősebb számítógépek (DB) Windows XP-t futtató számítógépek Bölcsődei Intézményegység Önálló Óvodai Intézmény Könyvtár és Művelődési Központ Egyesített Szociális Intézmény Összesen táblázat Informatikai infrastruktúra A táblázatból jól látható,hogy a munkavégzéshez használt számítógépek 33%-a 5 évnél idősebb, és a számítógépek 23%-án fut Windows XP operációs rendszer. Ezt a tényt tovább rontja, hogy április 8.-án megszűnt a Windows XP támogatása és frissítési lehetősége, így ez korszerűtlenségen túl kockázati tényezőt is jelent. A munkatársak részére a munkavégzés során keletkező fájlok tárolására közös hálózati meghajtóval 4 intézményből csak egy (Könyvtár és Művelődési Ház) rendelkezik, amely intézmény tudja biztosítani, hogy a közös hálózati meghajtó interneten keresztül is elérhető legyen, azonban a közös hálózati meghajtó tartalma nincs rendszeresen archiválva. A 4 intézményből 1 sem rendelkezik önálló weboldallal. Arról, hogy hasznos lenne-e frissíteni a munkatársak és saját maguk informatikai tudását vegyes válasz született, 50%-ban támogatták és 50%-ban nem tartottak rá igényt. A többi informatika, telekommunikáció témakörében feltett kérdésekre adott válaszokat szintén két diagramra és témakörre bontva tárgyaljuk a következőkben. Elsősorban, hogy mennyire korszerűek az informatikai eszközök. Az alábbi táblázat eredményei elég alacsonyak lettek, mely azt jelzi, hogy a számítógépeken található szoftverek kevéssé korszerűek (3,75), a nyomtatók száma 23.

24 és kapacitása alacsony (3,75), úgy, mint a fénymásoló és szkennelő berendezések száma vagy mint a monitorok minősége (3,75). 14. diagram A táblázat alapján szintén elmondható, hogy egyéb elektronikai eszközöknek híján vannak az intézmények (3,0). A következő táblázat nagyrészt az informatika és telekommunikációs hibajavításokkal kapcsolatos elégedettséget tükrözi. A négyből 3 intézményben az elmúlt 12 hónapban viszonylag gyakori volt az informatikai hibabejelentés, kivéve az óvodákat, ahol szinte elhanyagolható volt. 15. diagram 24.

25 A diagram szemlélteti, hogy átlagosan 4-es, vagyis épp hogy elégedettebb, mint elégedetlen szintre értékelték a hibabejelentéssel kapcsolatos szolgáltatásokat (munkatárs elérhetősége, szakértelme), illetve a hibajavítás elvégzését is. Az informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokkal való elégedettsége összességében az intézményvezetőknek is ezzel vág egybe (4,0). Ezen a ponton is összekapcsolódik a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata a támogató infrastruktúrával. A szerződésekben szükséges kellő részletességgel a szolgáltatási szintet leszabályozni, hogy számon kérhető legyen, és a világosan lefektetett elvárások mentén a nyújtott szolgáltatás minősége javulhat. A kérdőív kitért a meleg étkeztetésre is, amely témakör viszont csak egy intézmény, az óvoda szempontjából volt releváns. Az Önálló Óvodai Intézmény nagyrészt elégedett volt az étkeztetéssel, egyedül két tényezőt érdemes kiemelni. Véleményük szerint kicsi az ételek választéka, illetve a nem biztosítja a speciális táplálkozási igényű ételeket, pl.: az allergiásoknak. A gépjárművek biztosításával kapcsolatban nem adtak választ az intézményvezetők, mivel úgy ítélték meg, rájuk nézve nem releváns, hogy feladataik ellátásához gépjármű igénybevétele szükséges. A létesítményüzemeltetés mellett a másik nagy témakör a beszerzések lebonyolítása, kifejezetten a közös beszerzések szempontjából. A kérdőívből kiderült, hogy az intézmények beszerzéseit nem szervezik meg más intézményekkel közösen. Mind a 4 intézményvezető nemlegest választ adott a közös beszerzésre vonatkozó kérdésre. 25.

26 Az intézményi kérdőív kérdéscsoportonkénti átlagait a következő táblázat foglalja össze: Kérdéscsoport Válaszok összesített átlaga Intézményüzemeltetés és a közös beszerzések 5,0 szervezeti modelljének értékelése Létesítményüzemeltetés: takarítás 5,0 Karbantartás, épületüzemeltetés, nem 4,7 tervezett karbantartás Tervezett karbantartás, hibajavítás 4,0 Egyéb épületüzemeltetés 4,7 Intézményi zöldfelületek, épületen kívüli 4,7 területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés Portaszolgálat nincs Irodai környezet és iroda-felszerelések 4,04 biztosítása Szakmai feladatok ellátásához szükséges 4,13 környezet és felszerelések biztosítása Informatika és telekommunikáció 3,82 Étkeztetés (munkahelyi) 4,7 Gépjárművek nem használnak munkavégzéshez Beszerzések lebonyolítása nincs közös beszerzés 7. táblázat Intézményi kérdőív válaszainak átlagai Összességében elmondható, hogy az irodai és szakmai feladatok ellátáshoz szükséges eszközök és környezet biztosítása esetén és az informatikai szolgáltatások területén szükséges elsősorban fejlesztéseket végrehajtani. 26.

27 A POLGÁRMESTERI HIVATAL INFRASTRUKTURÁLIS HÁTTERE Hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása A kizárólag Jászapáti Város Önkormányzati Hivatala részére kiküldött on-line kérdőív felépítéséről a módszertani leírás során említést tettünk. Az alfejezet célja a hivatali kérdőív eredményeinek bemutatása, elemzése. Jászapáti Polgármesteri Hivatal összlétszáma 36 fő, melyből 27 munkatárs töltötte ki a kérdőívet. Minden területtel való elégedettségét egy 6 fokú skálán tudta megjelölni a kitöltő, melyen a 6-os érték a teljes elégedettséget, az 1-es pedig a teljes elégedetlenséget jelentette. A kérdőív első nagy egysége a takarítással való elégedettség felmérését szolgálja. 16. diagram 27.

28 A takarítással kapcsolatos kérdések közül az első az irodahelyiségekre vonatkozott. Az adatokból kiderül, hogy a válaszadók átlagosan az irodahelyiségek tisztaságával a legkevésbé elégedettek (válaszok átlaga 4), míg a higiéniai eszközök rendelkezésre állásával a leginkább elégedettek. A 6 fokú skálán megjelölt értékek átlagai alapján kiderül, hogy érdemes lenne javítani az ügyfelek által használt területek tisztaságán (4,4-es átlag), illetve a takarítás időbeni ütemezésén (szintén 4,4-es átlag). Utóbbi megállapítást az írásban tett kiegészítések is alátámasztják, a kitöltők közül többen is megjegyezték, hogy a takarítást hivatali munkaidőben végzik. Ez egyrészt akadályozhatja az ügyintézést, másrészt feltarthatja az ügyfeleket is. Továbbá, javasolták, hogy a takarítást érdemes lenne az ügyfélfogadás és az irodai munka időtartama utánra ütemezni. A következő nagyobb témakör a karbantartás, hibajavítás, és az azokkal kapcsolatos tapasztalatok felmérése. Arra a kérdésre, hogy igényeltek-e nem tervezett karbantartást, hibajavítás az elmúlt 12 hónapban, a kitöltők 37%-a igennel felelt. Tehát, a válaszadók több, mint egy harmada tudta értékelni a nem tervezett karbantartásokkal kapcsolatos további szempontokat. 17. diagram 28.

29 A karbantartási munkálatok elvégzésének határidejét az esetek túlnyomó többségében (60%) nem jelezték előre a hivatal dolgozóinak, ami kiszámíthatatlanná teheti a szakmai munka elvégzését. 18. diagram A szintén hatos skálán értékelhető szempontok közül, elmondható, hogy inkább elégedettek voltak a munkatársak a karbantartás minőségével (4,2) és bejelentésének módjával (4,3). A jelzett határidővel kapcsolatban a válaszok 4,2-es átlagot értek el. Tehát, akinek jelezték is, hogy mennyi időn belül javítják ki a hibát, a visszajelzés információtartamával csak közepesen elégedettek. Az alábbi diagram alapján megállapítható, hogy azon esetekben, amikor előre jelezték a hiba elhárításának határidejét, sem feltétlen történt meg a hiba kijavítása a megadott időpontra (4,0). A szakmai munka akadályozásának kiküszöbölése érdekében, a határidők betartása nagyon fontos lehet. Azon túl, hogy eltolódás tapasztalható az előre jelzett és a valós karbantartási munkálatok elvégzése között, a hibajavítás minőségével sem teljes mértékben elégedettek a válaszadók (4,2-es átlag 6-os skálán). 29.

30 19. diagram A hivatal épületén kívüli területek karbantartása, hóeltakarítás, síkosságmentesítés témakörben 2 kérdést tettünk fel, ahogyan az az ábrán is látható. Hóeltakarítás, síkosságmentesítés A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés megfelelő minőségben történik meg? 3,44 A hó eltakarítása és a síkosságmentesítés időben megtörténik? 3, diagram 30.

31 A válaszok átlaga mind a hóeltakarítás időben való elvégzésével kapcsolatban és a minőségével kapcsolatban is épphogy eléri a 3,4 és 3,5-ös átlag értékeket. Az összes eddigi terület közül itt jelentkeztek a legalacsonyabb értékelések, amelyek azt jelentik, hogy a többség inkább elégedetlen a hóeltakarítással kapcsolatos munkálatokkal. A következő témakör a portaszolgálat, és a portaszolgálat feladatellátása volt. Az alábbi diagram szemlélteti a kérdésenkénti válaszok átlagát. 21. diagram A portaszolgálat megítélése az eddigi témakörökhöz képest összességében előnyösebb. A portaszolgálatot végző személyével elégedettebbek (4,8) és a portaszolgálat információ nyújtását is magasabbra értékelték (4,7), mint annak rendelkezésre állási idejét (4,5). Legalacsonyabb értékelést a portaszolgálat egyik funkcióját, mint illetéktelen személyek bejutásának megakadályozását értékelték. Az értékelések összhangban vannak a személyes interjúkon felmerült témákkal, mivel gyakran említették, hogy a portaszolgálat sajnos nem tudja megakadályozni minden esetben, hogy ügyfélszolgálati időn túl is felmenjenek az ügyfelek az ügyintézőkhöz, amellyel megzavarják őket a munkájukban. 31.

32 Az irodai környezettel és az iroda felszerelések biztosításával kapcsolatos értékek összesítése különböző szempontok szerint történt. Vizsgáltuk az irodaszerekkel kapcsolatos, az irodai környezettel kapcsolatos, az ügyfélfogadással kapcsolatos és az irodai árnyékolással kapcsolatos elégedettségét az irodai munkatársaknak. eredményeit. A következő diagram szemlélteti az irodaszerekkel kapcsolatos kérdésekre adott válaszok Irodaszerek Az irodaszerek hiányát tudjuk, hogy hol kell jelezni Az irodaszerek tervezett időbeni pótlása megfelelően történik Ön általában elégedett az irodaszerek minőségével? Ön általában elégedett az irodaszerek rendelkezésre állásával? 4,7 4, , , diagram A válaszadók általában kevéssé elégedettek az irodaszerek rendelkezésre állásával, 4,5-ös átlag született. Kevéssé elégedettek az irodaszerek minőségével is, 4,5-ös az átlag. Az irodaszerek tervezett pótlásával kapcsolatban az a tapasztalatuk, hogy nem mindig megfelelően történik, 4,4-es az átlagérték. Az irodaszerek hiánya kapcsán is elmondható, hogy általában tudják, hogy hova kell fordulni (4,7). Az eredmények alapján, arra következtetünk, hogy az irodaszerekkel kapcsolatos elérhetőségek és pótlások, még nem akadályozzák a munkavégzést, azonban nem elégítik ki teljes mértékben az irodai munkatársak igényeit. 32.

33 Az irodai környezet megítélése a munkavégzés szempontjából nem teljes mértékben előnyös, mivel az alábbi átlagokat kaptuk a különböző kérdésekre. A témában feltett kérdésekre az alábbi diagramban látható válaszok születtek. 23. diagram Az irodai környezet és az irodai bútorok tekintetében még kevésbé elégedettek az irodai dolgozók, mint az irodaszerek rendelkezésre állásával kapcsolatban. A munkavégzéshez szükséges irodabútorok, tárolóeszközök számával (4,1) és minőségével (4,0) a legkevésbé elégedettebbek. Hasonló érték körül mozog a munkavégzéshez szükséges személyes tér megfelelőségének értékelése (4,3), mely a korábban készített személyes interjúk tapasztalataival is párhuzamot mutat. A hivatali dolgozók közül az interjú alatt többen is említették, hogy mióta a Járási Hivatallal is megosztják a rendelkezésre álló épületet, azóta sokan osztoznak egy-egy szobán, és amikor az egy szobában dolgozó sok ügyintéző közül valaki ügyfelet fogad, az elvonja a munkatársak figyelmét is a pontos munkavégzésről. A válaszadók közül, a rendelkezésre álló irodai környezet leginkább az egymás közötti megbeszélésekre alkalmas (4,3-as átlag), amely adódhat abból a tényből is, hogy a zsúfolt irodákban gyorsabban és könnyebben áramlik az információ. 33.

34 Az irodai környezet és az ügyfelek, szakmai megbeszélések kapcsolatáról adott válaszok átlagát a következő diagram szemlélteti. 24. diagram A hivatali munkatársak úgy vélik, hogy elfogadható a hivatal felszereltsége (4,2), területe (4,1) és helyiségeinek színvonala (4,0) az ügyfelek fogadására, de nem ideális. A megbeszélésekhez szükséges eszközök rendelkezésre állása (4,0) és minősége (4,0) szintén elfogadható, de nem felel meg a megbeszélések lebonyolításához szükséges valós eszközigénynek. A szakmai megbeszélésekhez rendelkezésre álló helyiségeket azonban már kedvezőbbnek tekintették (4,5). 34.

35 Az alábbi diagram foglalja össze az átlagértékeket az irodai árnyékolás és hőmérséklet szempontjából. Irodai árnyékolás és hőmérséklet szabályozhatósága Az irodák árnyékolása megfelelő 3, Légkondicionálás esetén a légkondicionálás biztosításának módja nem okoz Az irodákban megfelelő hőmérsékletet lehet biztosítani a munkavégzéshez Az irodák megfelelően világosak a munkavégzéshez 3, , , diagram Az irodák világossága nagyrészt közelít a megfelelőhöz a válaszok alapján ( 4,6), azonban ezzel ellentétben, az árnyékolhatóságuk nem megfelelően megoldott (3,7). Ezzel összefüggésben, a megfelelő hőmérséklet biztosításával kapcsolatban sem teljes mértékben elégedettek az irodai munkatársak (4,2). Összességében az irodai környezetet és az irodai felszereléseket 4,0-ra értékelték átlagosan az irodai dolgozók. Egyetlen válaszadó sem volt teljesen elégedett (senki nem jelölt 6-os választ), a kitöltők nagy része (63%) 4-esre értékelte a kialakított irodai környezetet. 26. diagram 35.

36 Az irodai környezettel kapcsolatosan a következő igények fogalmazódtak meg a kitöltők részéről: a meglévő irodabútorok cseréje, az iratok tárolása számára irodabútorok további beszerzése, illetve az irodák tisztasági festése. Az ügyintézés megfelelő színvonalon történő elvégzéséhez megkerülhetetlen az informatikai eszközök rendelkezésre állása és korszerű állapota, így a kérdőívben erre is kitértek kérdéseink. Első sorban az informatikai eszközök és telekommunikációs eszközök minőségét vizsgáltuk. Informatikai és telekommunikácis eszközök A munkatársaknak megfelelő számban és minőségben áll egyéb elektronikai eszköz rendelkezésére (pl. fényképező) A munkatársaknak megfelelő számban áll mobiltelefon a rendelkezésére 3,68 4, A munkavégzés során a munkatársaknak megfelelő telefon kapcsolat áll rendelkezésére 3, A fénymásoló, szkennelő és nyomtató berendezések elhelyezése megfelelő 3, A fénymásoló és szkennelő berendezések száma és kapacitása megfelelő 3, A nyomtatók száma és kapacitása megfelelő 3, A munkavégzés során használt monitorok minősége megfelelő 3, A számítógépeken található szoftverek korszerűsége megfelelő 3, diagram A szoftverek korszerűségét tekintve 3,8 az átlagérték, mely azt jelenti, hogy a szoftverek nem felelnek meg a mai elvárásoknak. A monitorokról hasonló véleménnyel vannak a munkatársak, átlagosan 4-esre értékelték azok minőségét. A nyomtatók számát és kapacitását értékelték a legkevésbé megfelelőnek a válaszadók, alacsony értékével (3,4) és annak javításával mindenképp 36.

37 foglalkozni érdemes. Hasonlóan vélekednek a válaszadók a fénymásolók és szkennelő berendezések számát és kapacitását illetően, az átlagérték e kérdést illetően 3,6. A fénymásolók, nyomtató berendezések elhelyezésével kapcsolatban az átlagérték 3,7. A telefonkapcsolattal is alacsony az elégedettség (3,7), melyet indokolhatja saját tapasztalatom is, mely szerint, a hivatalban gyakran előfordul, hogy nem működik az irodák közötti vonal átadása-átvétele. Ehhez képest, az eredményekből látszik, hogy a mobiltelefonok rendelkezésre állásával már sokkal elégedettebbek a munkatársak (4,2). Az egyéb elektronikai eszközökkel való ellátottságot 3,7-re értékelték, mely szintén alacsonynak bizonyul. Az elmúlt 12 hónapban való informatikai hibák előfordulásának gyakoriságára is rákérdeztünk. Ebben az esetben fordítva értelmezendő az átlag, mivel az 1-es válasz számított a nagyon gyakorinak és 6-os pedig a nagyon ritkának. Jászapátiban az informatikai hibák előfordulását átlagosan 3,8-ra értékelték, ami azt jelenti, hogy gyakrabban előfordulnak hibák. A következő diagram az informatikai hibaelhárítással kapcsolatos kérdésekre adott válaszok átlagát szemlélteti. 28. diagram 37.

38 A hibabejelentésekkel kapcsolatban 4,1-re értékelték átlagosan a bejelentéseket fogadó munkatársak elérhetőségét, és hasonlóan 4,2-es értéket kapott a bejelentéseket fogadó munkatársak hozzáértése is. Az esetek 73%-ban jelezték, hogy a hibát mennyi időn belül fogják kijavítani, melyet 4,0 mértékben fogadnak el átlagosan. Nagyon hasonló a jelzett határidővel (3,9) és a tényleges teljesítéssel való elégedettség (4,0) átlaga is. A hibajavítást minőségi szempontból átlagosan 4,3-ra értékelték, ezzel megegyező mértékben elégedettek a hibajavítást végző személyzet magatartásával (4,3). Összességében az informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokkal az átlagos elégedettség 4,1 érték körül mozog. Fejlesztési javaslatként megjelent a szöveges értékelések között, hogy korszerűbb gépekre és eszközökre lenne szükség a hatékonyabb munkavégzés érdekében, illetve hogy a szervezeten belül használt, telepített programok használatához lenne szükség nagyobb segítségre, információs vonalra, hogy fennakadás nélkül tudjunk haladni a munkákkal. A következő nagyobb egység a munkahelyi étkeztetésre vonatkozó kérdésekre adott válaszokat mutatja be. 29. diagram 38.

39 A meleg étkeztetési lehetőség színvonalával 4,2 az átlagos elégedettségi szint. Bár elég sokan, a válaszadók 81 %-a nem nyilatkozott a témakörben, ők feltehetőleg nem veszik igénybe a szolgáltatást. A választékkal, és az ételek mennyiségével is kevéssé elégedettek, utóbbira és előbbire is 3,8-as átlagértéket számítottunk ki. A speciális igényeket nem elégíti ki megfelelően az ételek választéka, a válaszok értéke átlagosan 3,0. Az étkezést kiszolgáló személyzet magatartását kevéssé megfelelőnek tartják, 3,5 az átlagérték. Az étkezés körülménye is hasonló értékelést kapott, átlagértéke 3,6. Az étkeztetésre helyiség tágassága, világossága és szellőzése 3,6-os átlagot kapott. A rendelt ételek átvétele megfelelően biztosított, 4,5-re értékelték ennek körülményeit. A kérdőív utolsó témaköre a gépjárművekkel kapcsolatos. A hivatali dolgozók 33%-a használ feladataihoz gépjárművet, a többség 63% nemmel válaszolt. 30. diagram A gépjármű használók a gépjárművek számával átlagosan 3,5-ös mértékben, a gépjárművek állapotával 3,7-es mértékben elégedettek. 39.

40 A hivatali kérdőív eredményeiről összességében elmondható, hogy a legkritikusabb terület a karbantartás, annak színvonala, a karbantartó személyzet munkájának megítélése. Viszont kiemelkedően jó a véleménye a dolgozónak a portaszolgálat és a takarítás. A részletes összesített eredményeket a következő táblázatban foglaltuk össze. Kérdéscsoport 6. táblázat kérdéscsoportonkénti átlagok összesítése Válaszok összesített átlaga Takarítás 4,5 Karbantartás, üzemeltetés 4,3 Hivatal épületeinek karbantartása, hóeltakarítás 3,5 Portaszolgálat 4,6 Irodai környezet, iroda-felszerelések 4,2 biztosítása Informatika és telekommunikáció 3,9 Étkeztetés (munkahelyi) 3,7 Gépjárművek 3,6 40.

41 FEJLESZTÉSI JAVASLATOK A támogató infrastruktúra felülvizsgálata, az ezzel kapcsolatos kérdőív eredmények kiértékelése után, az eredmények figyelembevételével az alábbiakban foglaltuk össze a javaslatainkat. 1. Közös beszerzések lebonyolítása Megoldandó probléma A rendelkezésünkre álló információk alapján a településen a papír-írószer, irodaszer, számítógépes kiegészítő eszközök, takarító- és tisztítószerek beszerzésének ütemezése ad-hoc jellegű. Az intézményi kérdőív szerint nem valósul meg közös beszerzés, ami a költséghatékonyságot támogatná a méretgazdaságosság miatt. Javaslat leírása A fenti probléma megoldása érdekében javasoljuk, legyen előre ütemezetten és teljes körben centralizált a nagyobb értékű és/vagy mennyiségű tételek beszerzése. Az éves várható igények felmérését követően keret megállapodás típusú közbeszerzési, vagy a jogszabályban előírt közbeszerzési értékhatárok el nem érése esetén, versenyeztetési eljárást érdemes lebonyolítani az önkormányzat által ismert, megbízható szállítók körében. A beszerzés menedzselését javasoljuk az önkormányzatnál megvalósítani az intézmények tekintetében is. A versenyeztetési eljárás eredményeként nyertes szállítókkal minden önálló intézmény külön szerződhet, a szerződéskötéstől önállóan tudja intézni a beszerzés technikai részleteit. 41.

42 2. Zöldterületek, hóeltakarítás ellátási színvonalának javítása Megoldandó probléma Az intézményvezetők és a hivatali dolgozók az intézményi zöldfelületek karbantartásával, és a hóeltakarítás terén látnak fejlesztendő területet az adott válaszok alapján. Javaslat leírása Tekintettel arra, hogy a település kifejezetten a településgazdálkodási feladatok ellátására létrehozta a Városüzemeltető Kft-t, javasoljuk, a feladat társasághoz való delegálását. Így az intézményeknek szervezettebb keretek között lenne lehetőségük az intézményi zöldfelület karbantartás és hóeltakarítás igénybevételére, továbbá meghatározható lenne egy egységes szolgáltatási szint. 3. Épületfelújítások, karbantartások Megoldandó probléma Aktuális megoldandó probléma, hogy az intézmények többféle képpen oldják meg a hibaelhárítást és a karbantartást, melynek színvonalával ők maguk sem elégedettek. Továbbá, a hivatal munkatársai sem elégedettek a hibaelhárítási megoldásokkal. Javaslat leírása Javasoljuk a különböző karbantartási vagy hibaelhárítási feladatok megoldására az Önkormányzat számára egységes szerződés megkötését külső szolgáltatóval minden intézmény számára. Így reálisabban elérhető a kedvezőbb áralku, illetve egy egységes szolgáltatási szint meghatározása. Továbbá, a különböző területeken jelentkező problémákat az adott szakterületen kompetens szakember látná el. Amennyiben az Önkormányzat tulajdonában lévő Városüzemeltető Kft.-nek rendelkezésre áll megfelelő kapacitása, esetleg kilátás van kapacitásbővítésre, úgy javasoljuk az Önkormányzatnak, hogy a karbantartási és üzemeltetési feladatokat saját Kft-jének adja ki, és így egységesítse a karbantartási szolgáltatást. 42.