Penta Unió Oktatási Centrum Zrt. Az elektronikus számlázás alkalmazása Magyarországon napjainkban

Átírás

1 Penta Unió Oktatási Centrum Zrt. Az elektronikus számlázás alkalmazása Magyarországon napjainkban Név: Bán Roland Szak: Forgalmi adó szak Konzulens: Domsa Ágnes

2 Tartalomjegyzék BEVEZETÉS 4 1. AZ ÁLTALÁNOS FORGALMI ADÓ ÉS A SZÁMLÁZÁSI KÖTELEZETTSÉG A számla fogalma és számlakibocsátási kötelezettség A számlakibocsátásra irányadó szabályok A számla adattartalma Egyéb bizonylatok az Áfatörvényben A számlák megjelenési formájuk szerint ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS AZ EURÓPAI UNIÓBAN Szakértői csoport előkészítő tevékenysége Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában Többoldalú Európai Fórum /45/EU számlázási irányelv Elektronikus számlázás számokban AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ALAPJAI Az elektronikus számla kibocsátási formái PKI alapú számla elektronikus aláírás EDI számla Az elektronikus számla továbbítása Archiválási szolgáltatók és archiválás Archiválásra vonatkozó rendelkezések Saját megőrzés vs archiválási szolgáltató Digitalizációhoz kapcsolódó speciális szabályok Papíralapú bizonylatok elektromos megőrzése Elektronikus másodpéldány AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS BEVEZETÉSÉNEK GYAKORLATI SZEMPONTJAI 38 2

3 4. 1 A vállalati folyamatok felmérése Elektronikus számlázási technika kiválasztása Elektronikus számla kontírozása Felelősségi kérdések Elektronikus számlázási rendszerek bejelentése Adóellenőrzési szempontok ÖSSZEFOGLALÓ 48 IRODALOMJEGYZÉK SZ. MELLÉKLET 53 3

4 Bevezetés Az információs társadalom sokféle és számos kihívást illetve lehetőséget fogalmaz meg, amit a gazdasági életben és a politikai környezetben lezajlott modern információs és kommunikációs technológiai fejlődés hívott életre. Legfontosabb elemeiként megemlíthetjük a multimédiát, a digitálisan tárolt adatokat, szövegeket, hangokat, a telekommunikációs rendszereket, a személyi számítógépeket és persze az internetet. A technológia rohamos fejlődése, a globalizációs tendenciákkal együtt hatva természetszerűleg jelentős hatással van a gazdasági életre, új kihívások elé állítva a gazdasági szereplőket. A gazdasági tranzakciók száma gyorsuló ütemben növekszik, a tranzakciók átfutási ideje is folyamatosan gyorsul, széles körű határon átnyúló gazdasági aktivitás figyelhető meg Európában és az egész világon. A globális nagyvállalatok adminisztrációs tevékenységeik azon részét, amely jellemzően adat feldolgozáshoz kapcsolódnak (data process) külsős vállalatoknak szervezik ki (outsourcing), míg a hozzáadott értéket is képviselő területekre belső szolgáltató központokat hoznak létre (centralization). Céljuk a működési, tranzakciós költségek csökkentése, a folyamatok egységesítése. Ez a cél természetesen nem csak a nagyvállalatok, hanem a helyi szinten működő kis - és középvállalkozások számára is megfogalmazódik. Ebben a környezetben az elektronikus számlák alkalmazásának lehetősége számos problémára adhat megfelelő választ. Ha egy vállalat képes megfogalmazni a gazdasági folyamataihoz szükséges igényeit, ha képes kiválasztani a számára legmegfelelőbb technológiát és kellő időt fordít a tervezés és a bevezetés során a tesztelési időszakra, akkor garantált a siker. Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó joganyag szerteágazó, mind uniós, mind hazai jogszabályok vonatkoznak rá, a gyakorlatban nehéz eligazodni rajtuk. Magyarországon az adózási és számviteli bizonylatok megőrzési ideje hosszú (5-8 év), az adózók gazdasági tranzakcióinak száma folyamatosan növekszik, így óriási mennyiségű dokumentum keletkezik évről évre, amelynek papíralapú megőrzése nehézkes és költséges. Gyakran külön épület szükséges irattárak kialakítására, külön személyzet az irattár kezelésére és nyilvántartás vezetésére. Az elektronikus számlázáshoz speciális adóellenőrzési elvek, irányok kapcsolódnak, amelyek számos veszélyt, adókockázatot jelenthetnek, ha a vonatkozó jogszabályokat nem vagy nem megfelelően alkalmazzuk. 4

5 Dolgozatomban arra vállalkozok, hogy számba vegyem és bemutassam az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó európai joganyagot, összevetve illetve mellé állítva a vonatkozó magyar szabályozást, bemutatva a lehetséges e-számlázási technikákat, az e-számla kiállításától, befogadásán, feldolgozásán, archiválásán keresztül az ellenőrzéséig, rámutatva a kritikus pontokra, az esetleges szabályozási problémákra. 1. Az általános forgalmi adó és a számlázási kötelezettség Az áfa kötelezettség és áfa levonási jog alapbizonylata alapvetően a számla. Amikor meg akarjuk érteni a számla kiállítási kötelezettséget, a számla fogalmát, akkor a magyar áfa törvényt teljes egészében kell vizsgálnunk, szem előtt tartva az EU joganyagokat és az Európai Bíróság ítéleteit. A dolgozatom ezen fejezetében igyekszem kiemelni a vonatkozó rendelkezéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy eljussunk az elektronikus számla fogalmának, előnyeinek és kockázatainak megértéséhez. Általános alapelv az Európai Unióban, hogy a tagállamok az újonnan létrehozott jogi eszközöket integrálják saját jogrendszerükbe, elfogadják azok alkalmazandóságát. Az irányelvben rögzített szabályokat nemzeti jogi aktus keretében ratifikálják az egyes tagállamok saját szabályozásuk szerint. Az általános forgalmi adó (továbbiakban az áfa) olyan többfázisú nettó forgalmi adó, amelyet a vállalkozók a termelés, forgalmazás minden szakaszában kötelesek megfizetni és az adó terhét a végső felhasználó, a fogyasztó viseli. [szerk. Faluvégi Lajos, Kállai Lajos, 1987.] Az 1960-as évektől beszélhetünk hozzáadott-érték adóról, amely az május 17-i 77/388/EGK tanácsi irányelvben öltött testet. Magyarországon 1988-ban vezették be az áfa-t és azóta stabil bevételi forrást jelent a magyar költségvetésnek. Bevezetése óta folyamatosan megvalósult az Európai Unióban alkalmazott hozzáadott-érték típusú adóval való harmonizálása. A régi áfa törvény (1992. évi LXXIV. törvény) folyamatos módosítása miatt, egyre nehezebben volt biztosított az adózók jogkövető magatartása, illetve a megfelelő hatósági jogalkalmazás, továbbá a Tanács 2006/112/EK irányelvének (a közös hozzáadottérték adó rendszerről; a továbbiakban: HÉA-irányelv) január 1-jével való hatályba 5

6 lépésével szükségessé vált egy új áfa törvény megalkotása. [Sztanó Imréné dr., Kis Tünde, 2013.] A számlázással kapcsolatos legjelentősebb rendelkezéseket a január 1-jétől hatályos évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfatörvény) tartalmazza, amelyet kiegészítenek különböző rendeletek, amelyeket e törvény felhatalmazása alapján adtak ki. Az elmúlt években sokat változott a jogszabályi környezet, így a következő táblázatban gyűjtöttem össze a dolgozatom szempontjából releváns joganyagokat. 1. táblázat: Jogszabályi környezet Eu joganyag Magyar joganyag Tartalom /112/EK irányelv a közös hozzáadottértékadó-rendszerről /45/EU számlázási irányelv évi CXXVII. tv az általános forgalmi adóról Számla kibocsátási kötelezettség, számla tartalmi elemei, megjelenési formái 46/2007. (XII.29) PM rendelet 1 az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről a számla, egyszerűsített számla és nyugta 3. 24/1995. (XI.) PM rendelet 2 adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 4. 47/2007. (XII.29) PM rendelet /2014. (VI. 30.) NGM rendelet 6. 48/2013. (XI.15.) NGM rendelet 7. 49/2013. (XI.15.) NGM rendelet /2007. (XII.29) GKM rendelet 9. 13/2005. (X.27.) IHM rendelet /93/EK irányelv az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről évi XXXV. tv az elektronikus aláírásról 11. 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet évi XCII. törvény az adózás rendjéről 13. APEH közlemény az elektronikus számlázásról évi C. tv a számvitelről évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről évi XXXIV. törvény a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet módosításáról a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről a digitális archiválás szabályairól a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről Elektronikus számlák kezelése összhangban a számviteli renddel, Bizonylatok megőrzési ideje, kontírozás Számla átadásával, kibocsátásával kapcsolatos szabályok (pl. pénztartozás határideje) a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról július 1-től a rendelkezései nagy része a 23/2014. (VI.30.) NGM rendeletben július 1-től a rendelkezései a 23/2014. (VI. 30.), a 48/2013. (XI.15.) és a 49/2013. (XI.15.) NGM rendeletben 3 Hatályon kívül helyezve 6

7 1.1 A számla fogalma és számlakibocsátási kötelezettség A számla minden olyan okirat, amely teljesíti a magyar Áfatörvény X. fejezetében meghatározott követelményeket: számlakibocsátási kötelezettség, számla adattartalma, számla megjelenési formája. Számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja és kielégíti az Áfatörvény ában meghatározott minimális adattartalmat. A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számlának kell tekinteni, minden olyan okiratot, amely a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását tanúsítja és kielégíti azon tagállam számlára vonatkozó előírásait, ahol nyilvántartásba vették, és amely összhangban van a HÉA irányelv és cikkével. A fenti szabályozási technika teljes mértékben megfelel a HÉA-irányelv szerintivel, itt a XI. CÍM (Az adóalanyok és egyes nem adóalanyok kötelezettségei), 3. Fejezete ( cikk) tartalmazza a vonatkozó rendelkezéseket. A számlakibocsátási kötelezettség kettős tartalmú: egyrészt jelenti a számla előállítását, másrészt a terméket beszerző, szolgáltatást igénybe vevő részére történő átadását. Ez azt jelenti, hogy ha a számlát nem adjuk át a jogosultnak, az nem minősül kibocsátottnak. Az áfa törvény adóalanya a következő esetekben köteles gondoskodni számla kibocsátásáról: 1) a belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról (igénybevevő részére, aki nem azonos az adóalannyal) adóalany, nem adóalany jogi személy felé (ügylet nem adómentes annak közérdekű, vagy speciális jellegére tekintettel), 2) egyes ingyenesen teljesített termékátadások, szolgáltatások (Áfatörvény alkalmazásában ellenérték fejében teljesítettnek minősülnek), 3) az adóalany részére egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet (az előleg fizetése nem Közösségen belüli termékértékesítés ellenértékébe számít bele), 7

8 4) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg eléri vagy meghaladja a forintot, 5) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg nem éri el a forintot és kéri a számla kibocsátását, 6) az áfaval számított forint értékhatár alatti termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását kéri, 7) nem adóalany (nem jogi személy) részére teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, amelynek ellenértékét nem fizetik meg a teljesítésig, illetve nem készpénzzel, vagy készpénz-helyettesítő eszközzel, pénzhelyettesítő eszközzel térítik meg, 8) Közösségen belüli termékértékesítés, 9) új közlekedési eszköz Közösségen belüli értékesítése, 10) távolsági értékesítés, 11) sorozat jelleggel történő ingatlanértékesítés, 12) Közösség területén, másik tagállamban teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás (ha az adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van és a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett), 13) harmadik államban teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás (ha az adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van). A fenti számlaadási kötelezettség nem vonatkozik azokra az esetekre, amikor a termékértékesítés, szolgáltatás-nyújtója nem minősül adóalanynak az áfatörvény alkalmazásában vagy más jogszabályi hely zárja azt ki: 1) közhatalmi tevékenység (Áfatörvény 7. ), 2) kártérítés-fizetési kötelezettség, 8

9 3) készpénz-helyettesítő fizetési eszköz/pénzhelyettesítő eszköz értékesítése 4, 4) bíróság által megítélt perköltség, 5) közcélú adomány nyújtása (termék, szolgáltatás), 6) áruminta és kis értékű termék ingyenes átengedése, 7) apport, átalakulás, jogutód nélküli megszűnés, üzletág átruházás, stb. jogszabályban meghatározott eseteiben (Áfatörvény ), 8) egyes ingyenes ügyletek (pl. nem szolgál vállalkozás idegen célokat), 9) az áfaval számított forint értékhatár alatti termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását nem kéri (van nyugtaadási kötelezettség), 10) az adóalany részére nem adóalany (nem jogi személy) előleget fizet és az összeg nem éri el a forintot és nem kéri a számla kibocsátását (nincs nyugta adási kötelezettség sem), 11) adómentes Közösségen belüli termékértékesítés ellenértékébe beszámított előleg, 12) az adóalany olyan termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása, amely a tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel adómentes (ebben az esetben számviteli bizonylatot kell kiállítani az ügyletről). [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán (2015)] A számlaadási kötelezettséget a kötelezett adóalany maga vagy az általa választott és meghatalmazott is teljesítheti. Meghatalmazás esetén előzetesen és írásban meg kell állapodni a számlakibocsátás feltételeiről és módjáról, a felelősség a kötelezettségek teljesítéséért ekkor egyetemleges. Az Áfatörvény megengedi, hogy akár a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője állítsa ki az ügyletről a számlát (önszámlázás). Az Áfatörvény a megbízásra és meghatalmazásra mögöttes jogszabályként a Ptk. rendelkezéseit írja elő. A HÉA-irányelv 222. cikke feljogosítja a tagállamokat, hogy számlakibocsátási határidőket állapítsanak meg a területükön termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást végző adóalanyok számára. Az Áfatörvény 163. határozza meg a főszabályt a számla kiállítási határidejeként: a kötelezett adóalany a számlát az ügylet teljesítéséig, előleg fizetése esetében a fizetendő adó 4 pénzhelyettesítő eszköz: utalvány, egyéb fizetési megbízás vagy ígérvény - ide nem értve a pénzt és a készpénz-helyettesítő fizetési eszközt -, ha azzal a kötelezett pénztartozást térít meg, feltéve, hogy annak jogosult általi elfogadásával a jogosult eredeti pénzkövetelése a kötelezettel szemben megszűnik [Áfatörvény, 259., 15.] 9

10 megállapításáig (azaz az előleg kézhezvételéig, jóváírásáig), de legfeljebb az Áfatörvény által meghatározott ésszerű időn belül köteles kibocsátani. A számlát haladéktalanul ki kell állítani: 1) a teljesítési időpontig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő fizetés esetén, 2) az olyan előlegről, amelyet készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel teljesítettek. A számlát a teljesítéstől/előleg jóváírásától számított 15 napon belül ki kell állítani: 1) olyan termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében, amikor a számlának áthárított adót kellene tartalmaznia és az ellenértéket nem készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg, 2) az olyan előleg esetében, amikor a számlának áthárított adót kellene tartalmaznia és az ellenértéket nem készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg. A számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kiállítani: 1) Közösségen belüli adómentes értékesítés, 2) az Áfatörvény 37. (1) bekezdése szerinti más tagállamban teljesülő szolgáltatás esetén, ha a szolgáltatást igénybevevő az adófizetésre kötelezett. [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán, (2015)] 1.2 A számlakibocsátásra irányadó szabályok A vállalkozások számlázási kötelezettségeivel kapcsolatos jogbiztonsága érdekében egyértelműen meg kell határozni, hogy melyik tagállam számlázási szabályait kell alkalmazni. [2010/45/EU Irányelv, (2010), (5)] január 1-től lépett hatályba az Áfatörvény 158/A. -a, amely hivatott meghatározni, hogy az egyes ügyletek esetében, milyen számlázási szabályokat kell alkalmazni (a 2010/45/EU számlázási irányelv átültetésre vonatkozó rendelkezése alapján). A főszabály: A számlára vonatkozó kötelezettségekre - a (2) bekezdésben foglalt eltéréssel - annak a tagállamnak a szabályait kell alkalmazni, ahol azt a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, amelyre a számla vonatkozik, teljesítik. [Áfatörvény, 158/A. (1)] Azaz a magyar Áfatörvényt kell alkalmazni, ha a teljesítési hely Magyarországon van. 10

11 A fentiekkel ellentétben (különös szabály), annak a tagállamnak a számlázási szabályait kell alkalmazni, amelyben a terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany gazdasági tevékenységének székhelye, vagy a teljesítéssel legközvetlenebbül érintett telephelye van, ezek hiányában, ahol állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye van, ha 1) nem telepedett le a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás teljesítési helye szerinti tagállamban vagy az ezen tagállamban lévő telephelye a 137. szerint nem érintett az ügyletben és 2) az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett, és 3) a számlát a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője bocsátja ki. A következő két esetben, annak ellenére a magyar Áfatörvényt kell alkalmazni, hogy a teljesítési hely belföldön kívülre esik: 1) az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van, és az ügylet teljesítési helye a Közösség területén kívülre esik, 2) az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van és az ügylet teljesítési helye a Közösség másik tagállamában van és az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett és a számlaadási kötelezettséget nem a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője teljesíti. [dr. Csátaljay Zsuzsanna, dr. Farkas Zoltán, dr. Kelemen László, dr. Sztankó Dániel, dr. Tancsa Zoltán, (2015)] Fontos megemlíteni, hogy a 158/A. nem érinti a számla megőrzésére vonatkozó szabályokat. 1.3 A számla adattartalma A számla adattartalmát az Áfatörvény, adóigazgatási azonosításra alkalmasságát pedig a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 11

12 határozzák meg. Dolgozatom terjedelmén túlmutatna az egyes tartalmi elemek részletes bemutatása, így a következő táblázatban foglaltam össze azokat, feltüntetve a vonatkozó jogszabályi helyet, mind az Áfatörvény, mind a HÉA-irányelv tekintetében. 2. táblázat: A számla kötelező tartalmi elemei HÉA Áfatörvé Adattartalom irányelv ny cikk, , a) A számla kibocsátásának dátuma cikk, , b) A számla sorszáma cikk, , c) Értékesítő adószáma cikk, , e) Értékesítő teljes neve és címe cikk, , r) A pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma cikk, cikk alapján opció a tagállamok számára 169., da) és db) 169., dc) Vevő adószáma Vevő adószámának vagy csoportos adóalanyiság esetén csoport azonosító számának első 8 számjegye cikk, , e) Vevő teljes neve és címe cikk, , f) Értékesített termék, nyújtott szolgáltatás megnevezése cikk, , f) Értékesített termék, nyújtott szolgáltatás mennyisége cikk, , g) A teljesítés napja, ha eltér a számla kibocsátásának keltétől cikk, , i) Adó alapja cikk, , i) Egységár Feltétel, magyarázat a számlát kétséget kizáróan azonosítja, egy vagy több számsorból álló sorszám amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette pénzügyi képviselő alkalmazása esetében amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a termék adómentes Közösségen belüli értékesítését részére teljesítették (belföldi fordított adózás, nemzetközi fordított adózás és Közösségen belüli termékértékesítés) amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását teljesítették, és az áthárított adó az 1 millió forintot eléri vagy meghaladja és a termék értékesítője, szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal belföldön letelepedett (ennek hiányában lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön) vtsz. és SZJ szám alkalmazható, de nem kötelező amennyiben természetes mértékegységben kifejezhető vagy az előleg átvételének, jóváírásának napja az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha természetes mértékegységben kifejezhető cikk, , i) Árengedmény amennyiben az egységár nem tartalmazza cikk, , j) Adó mérték 5%, 18% vagy 27% cikk, , k) Áthárított (fizetendő) adó kivéve, ha annak feltüntetését az Áfatörvény kizárja cikk 172. Áthárított adó forintban devizás számla esetében cikk, , m) cikk, , o) Adómentesség esetében jogszabályi (vagy HÉA-irányelvi) hivatkozás vagy más egyértelmű utalás Új közlekedési eszközre vonatkozó adatok , l) Önszámlázás kifejezés cikk, , n) Fordított adózás kifejezés cikk, , p) cikk, , q) cikk alapján opció a tagállamok számára Különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák kifejezés Különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek vagy különbözet szerinti szabályozás - műalkotások vagy különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól ha a termékbeszerző,vagy szolgáltatásnyújtó állítja ki a számlát ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett XV. fejezet szerinti különös szabályozás miatt XVI. fejezet szerinti különös szabályozás miatt 169., q) Pénzforgalmi elszámolás kifejezés XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályozás miatt 12

13 A számlán természetesen feltüntethetőek egyéb adatok is, de az Áfatörvény szerint meghatározottak kötelezőek. A számlát nem kell aláírni, az anélkül is érvényes. Az Áfatörvény a alapján más törvények is megállapíthatnak adattartalomra vonatkozó szabályokat 5, de ezek be nem tartása nem érinti az adózó áfa levonási jogát (egyéb feltételek teljesülése esetén). 1.4 Egyéb bizonylatok az Áfatörvényben A fentebb részletezett általános számlázásra vonatkozó szabályokon túl, meg kell említeni olyan speciális bizonylatokat, amelyek szabályozása eltérő, és jellemzően a HÉA irányelv opcionális jelleggel engedi használni az egyes tagországok szabályrendszerében és gyakorlatában: gyűjtőszámla, egyszerűsített adattartalmú számla és a nyugta. Az Áfatörvény a alapján a számla kibocsátására vonatkozó rendelkezésektől eltérően az adóalany gyűjtőszámlát is kiállíthat, ha ugyanannak a személynek, szervezetnek több jogalapot teremtő ügyletet teljesít a teljesítés napján egyidejűleg vagy az adott naptári hónapban (illetve a rá vonatkozó adó-megállapítási időszakban). A HÉA-irányel 228. cikk értelmében azok a tagállamok, amelynek területén a terméket értékesítik vagy a szolgáltatást nyújtják engedélyezhetik a 2. táblázatban szereplő egyes adatok elhagyását számlának minősülő dokumentumokról. A következő esetekben az adózó számlakibocsátási kötelezettségének egyszerűsített számla kiállításával is eleget tehet: 1) előleg esetében (adatokat forintban fel kell tüntetni), 2) az ellenértéket a termék vevője, szolgáltatás igénybevevője a teljesítésig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti (adatokat forintban fel kell tüntetni), 3) az ügylet teljesítési helye a Közösség másik tagállamában van és az adóalany (aki az ügyletet teljesíti) gazdasági tevékenységének székhelye, illetve a legközvetlenebbül érintett telephelye (annak hiányában állandó lakóhelye, vagy szokásos tartózkodási helye) belföldön van és az adó fizetésére a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője kötelezett, 5 például a 343/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján környezetvédelmi termékdíjra vonatkozó különböző számla záradékok 13

14 4) harmadik államban teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás (ha az adóalanynak az ügylet teljesítésével legközvetlenebbül érintett gazdasági célú letelepedési helye (ennek hiányában lakóhelye, szokásos tartózkodási helye) belföldön van), 5) a számla adóval növelt végösszege nem haladja meg a 100 EUR-nak megfelelő pénzösszeget (és az ügylet nem adómentes Közösségen belüli termékértékesítés, nem távolsági értékesítés). Nyugtakibocsátási kötelezettség terheli az adózót, ha azért mentesül a számla adási kötelezettség alól, mert az áfaval számított forint értékhatár alatti termékértékesítése, szolgáltatásnyújtása, olyan nem adóalany (nem jogi személy) részére történik, aki az ellenértéket a teljesítés napjáig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel, vagy pénzhelyettesítő eszközzel megtéríti és számla kibocsátását nem kéri. Nyugta helyett természetesen számlát is kiállíthat az adózó az adott ügyletről. A nyugtát kizárólag magyar nyelven, papír alapon vagy július 1-től elektronikus formában is ki lehet állítani. Amennyiben az adóalany jogszabályi kötelezettség vagy önkéntes döntése alapján nyugtaadási kötelezettségének pénztárgép alkalmazásával tesz eleget, az Áfatörvény rendelkezései mellett a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendeletben foglaltakat is figyelembe kell venni január 1-től főszabály szerint csak online adatkapcsolatra képes pénztárgép alkalmazható a nyugtaadási kötelezettség teljesítésére. Az Áfatörvény előírása alapján mentesül a nyugtaadási kötelezettség alól az adóalany, ha sajtóterméket értékesít, (a szerencsejáték szervezéséről szóló törvény hatálya alá tartozó) szerencsejáték szolgáltatást nyújt vagy kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés útján teljesíti termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását. 1.5 A számlák megjelenési formájuk szerint A HÉA-irányelv 218. cikke szerint: Ezen irányelv alkalmazásában a tagállamok elfogadják a papír vagy elektronikus formában létező dokumentumokat vagy üzeneteket számlaként, ha azok megfelelnek az e fejezetben meghatározott feltételeknek. A számlák megjelenési 14

15 formájuk szerint lehetnek papíralapúak vagy elektronikus úton kibocsátottak. A papír alapú számlát nyomtatvánnyal, számlázó programmal 6 vagy pénztárgéppel lehet előállítani. Az elektronikus számlázás kérdései a következő fejezetekben kerülnek részletes kifejtésre. 6 Számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is [3/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 2., 2, pont] 15

16 2. Elektronikus számlázás az Európai Unióban Az Európai Unió viszonylag hamar felismerte az információs társadalom jelentőségét és a technológia nyújtotta lehetőségeket. Az Európai Bizottság 2006-ban elindított széles körű innovációs stratégiájának célja az egyre erősödő gazdasági globalizáció kihívásaira adott lehetséges válaszok megfogalmazása, a versenyképesség fokozása a hatékonyság és a kiszámíthatóság erősítésével. Az elektronikus számlázás számos előnnyel rendelkezik a papír alapú számlákhoz képest. Gazdasági előnyként megemlíthetjük a fizetési határidő rövidülését, a hibák számának csökkenését, a nyomtatási és posta költségek csökkenését, a számlák teljesen integrált feldolgozását, a gazdasági szereplő közötti teljes folyamatautomatizálást és integrációt (a rendelési igény megfogalmazásától a fizetésig) amelyek mint a költségek csökkentésének irányába mutatnak. A fogyasztók számára az e-business és e-számlázás elterjedése kényelmi szempontból jelentős, bár itt meg kell említeni, hogy figyelmet kell fordítani arra is, hogy az internet-hozzáféréssel nem rendelkező fogyasztók se kerülhessenek hátrányba es becslések szerint a papírfogyasztás és a szállítással kapcsolatos energiaköltségek csökkenése révén a pozitív környezeti hatás évente 1 millió tonna széndioxid- kibocsátás csökkenése, a HÉA-szabályok egységesítése révén középtávon közel 18 milliárd EUR adminisztratív költségcsökkenést jelenthet a vállalatok számára. [Európai Bizottság, 2010] 2.1 Szakértői csoport előkészítő tevékenysége A Bizottság úgy gondolta, hogy egy elterjedt, egyszerű e-számlázás és a SEPA (Single Euro Payment Area) kiegészítenék egymást és nagy hasznot hozhatnának mind a vállalatoknak, mind a pénzügyi szolgáltatóknak. Már 2006-ban az érdekelt felek egy csoportja megalakította az e-számlázási ágazati munkacsoportot, amelyet a Bizottság szolgálatai irányítottak ben adták át jelentésüket, amelyben javaslatokat dolgoztak ki az e-számlázási program irányítási rendszerére, a jövőben elvégzendő feladatokra. A Bizottság 2007/717/EK számú határozata hozta létre az elektronikus számlázással foglalkozó szakértői csoportot 2007-ben. A csoport feladata volt a Bizottság munkájának 16

17 segítése, elsősorban az e-számlázási keret megalkotását célzó egyezményes stratégia kialakításában. A csoportnak 2009 végéig kellett a feladatait befejeznie, amely a következő konkrét terültekre koncentrált: szabályozási keret hiányosságainak feltárása közösségi és tagállami szinten, üzleti követelmények megállapítása, e-számlázási elemek meghatározása: a számla és a beszerzési és fizetési folyamat közötti kapcsolat, hitelesítés, hozzáadottérték-adó, integritás, archiválás és tárolás, javaslattétel a szabványügyi szervezetekre ruházandó feladatokra, javaslattétel az európai e-számlázási keretre. A fenti feladatok mellett az egyes eredményeiket és megállapításaikat a kulcsfontosságú érdekelt felekkel is meg kellett erősíttetnie. Az elvégzett munkáról egy félidős és egy végleges jelentésben kellett számot adni. A jelentések mindenki számára elérhetőek és nyilvánosak, a szakértői csoport munkájának eredményeként született meg Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában című bizottsági közlemény decemberében. 2.2 Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában A közlemény az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottságnak és a Régiók Bizottságának lett címezve, megfogalmazta azon főbb prioritásokat, amelyek mentén az elektronikus számlázás elterjedése hozzájárul az Európa 2020 stratégia azon fő célkitűzésének, hogy egy versenyképes szociális piacgazdaság jöjjön létre a 21. századra. Az európai digitális menetrend elnevezésű kezdeményezés részeként a Bizottság célja, hogy az e-számlázás 2020-ig a fő számlázási móddá válik Európában. A stratégia alkotást megelőzően a közlemény számba veszi azokat a korlátokat, amelyek akadályozzák az e-számlázás elterjedését: 1) vonatkozó szabályozás országonkénti eltérései, 2) a fogyasztók, vállalatok nincsenek tisztában az e-számlázás előnyeivel, 3) túl komplex, költséges a bevezetés és alkalmazása, 4) a kis- és középvállalkozások szinte egyáltalán nem alkalmazzák. 17

18 A Bizottság kialakította stratégiáját és megfogalmazta azokat a prioritásokat, amelyek mentén támogatni kívánja az e-számlázás elterjedését a tagállamokban: 1) egységes jogi környezet kialakítása, 2) tömeges piaci elterjedés előmozdítása a kis-és középvállalatok révén, 3) a lehető legnagyobb lefedettséget biztosító környezet kialakítása, 4) az e-számlázás nemzeti szintű előmozdítása, 5) szabványos e-számlázási adatmodell előmozdítása. A jogi környezet az egyes tagállamokban különböző követelményeket határozott meg az elektronikus számlákra vonatkozólag, amely a szabályozás széttagolódásához vezetett. Ez nehézségeket okozott a gazdasági szereplők számára, főleg a határokon átnyúló tevékenységet folytató vállalatoknak. A Tanács július 13-án elfogadta a 2006/112/EK irányelv módosításáról szóló 2010/45/EU ( számlázási ) irányelvet, amelyet a tagállamoknak január 1-ig kellett átültetni saját jogrendszerünkbe. Ez biztosította, hogy a tagállami HÉAszabályozás egyenlően kezelje a papíralapú és elektronikus számlákat, valamint azt, hogy ne alkalmazhassanak speciális előírásokat. A HÉA szabályokon túlmenően más, az elektronikus számlázásra vonatkozó szabályok is további akadályokat jelenthetnek az e-számlázás elterjedésében: számviteli, könyvvizsgálati, vámigazgatási, a személyes adatok védelmére, elektronikus aláírásra vonatkozó szabályok. Az e-számlázási megoldások átjárhatósága (interoperabilitás) fontos követelmény és elérendő célként került megfogalmazására, amelyet az egységes szabályozási környezet, egységes szabványok alkalmazása segít elő, hiszen az átjárhatóság hiánya miatt, különösen a kis- és középvállalatoknak több rendszerbe kell beruházniuk, ami szükségszerűen tovább akadályozza a tömeges elterjedést. Egyetlen szabvány sem vált egyeduralkodóvá az e- számlázásra vonatkozólag, ami szintén hozzájárult a piac széttagoltságához. A közlemény kihangsúlyozza, hogy az európai vállalatok 99%-át kitevő kis- és középvállalatok nélkül elképzelhetetlen az e-számlázás elterjesztése. Az EU elkötelezte magát a gondolkozz előbb kicsiben elv mellett, ami azt jelenti, hogy egyszerű, olcsó, megbízható megoldásokat kell támogatni az e-számlázás piacán. 18

19 A Bizottság szerint további szervezeti és technikai intézkedések szükségesek egy olyan környezet kialakítása érdekében, amelyben a lehető legnagyobb számú kereskedelmi partner képes a számláik cseréjére, ahol egyértelműen meghatározott az e-számlázásban részt vevők szerepe és felelőssége. Tagállami szinten is támogatni szükséges az e-számlázás elterjesztését nemzeti, kereskedelmi, adózási és közbeszerzési gyakorlatuk által: saját nemzeti e-számlázási stratégia kialakítása, az e-számla elterjedtségének figyelemmel kísérése, többoldalú nemzeti fórumok szervezése, kezdeményezések koordinációja. Az egyik legfőbb akadály az e-számlákban szereplő információs elemeket leíró egységes és egyértelmű szemantikai adatmodell hiánya. A Bizottság ajánlásként meghatározott egy adatmodellt (UN/CEFACT Cross-Industry Invoice CIIv2), hangsúlyozva, hogy a piacra kell bízni, hogy az adatmodellt hogyan igazítják speciális üzleti igényeikhez illetve, bátorítják őket, hogy ezen adatmodellnek megfelelő megoldásokat dolgozzanak ki és törekedjenek ezen modellhez való konvergenciához. [Európai Bizottság, 2010] 2.3 Többoldalú Európai Fórum A Bizottság 2010/C 326/07 számú határozatával létrehozott egy 63 tagból álló az elektronikus számlázással foglalkozó többoldalú európai fórumot, amelynek tagjai a nemzeti fórumok delegáltjaiból, a vonatkozó felhasználói közösségek európai szervezeteinek, a CEN 7 -nek, az Európai Központi Banknak és az adatvédelmi munkacsoportnak a képviselőiből állnak. A Fórum feladatát a Bizottság a következőkben határozta meg: 1) az e-számlázási piac fejlődésének és az e-számlázás elterjedésének figyelemmel kísérése, 2) Bizottság szakértői támogatása, 3) az interoperábilis e-számlázási megoldások támogatása, 4) határon átnyúló ügyletek során felmerült problémák feltárása, megoldásokra javaslat tétel, 5) e-számlázás szabványos adatmodelljének elfogadásához vezető munka támogatása. 7 Európai Szabványügyi Bizottság 19

20 A Fórum számos találkozót tartott 2011 és 2012 között és nagyban hozzájárult az e-számlázás elterjedésének fokozásához mind tagállami, mind EU szinten /45/EU számlázási irányelv A Tanács 2006/112/EK irányelve (2006. november 28.) a közös hozzáadottértékadórendszeréről (HÉA irányelv) tartalmazza a számlázásra vonatkozó közösségi szabályokat. Az Irányelv 3. fejezetének 5. szakasza szabályozza a számla elektronikus úton való továbbításának módját és lehetőségét. Az idő múlásával a számlázásra vonatkozó szabályok egyszerűsítése, korszerűsítése, tagállamok közötti harmonizációja vált szükségessé. Ennek megvalósítása azonban csak tagállami szabályozás révén valósulhatott meg, melyre a Tanács 2010/45/EU irányelve (2010. július 13.) alapján került sor. Az elektonikusan küldött, rendelkezésre bocsátott számlák esetén a legfontosabb feltétel az eredet hitelességének és a tartalom sértetlenségének biztosítása. Ezen elvárásoknak való megfelelés lehetséges technikai megoldásai a későbbiekben, a 3.1. fejezetben kerülnek majd bemutatásra. A 234. cikk értelmében a tagállamok az Irányelv által megfogalmazott biztonsági előírásokon túl további követelményeket, feltételeket nem írhatnak elő azokra a rendszerekre, amelyek a számlák elektronikus úton történő továbbítását, illetve rendelkezésre bocsátását szolgálják. A Tanács július 13-i 2010/45/EU irányelve módosító, egyszerűsítő, harmonizációs előírásai közül az alábbiak kapcsolódnak az elektronikus számlázáshoz: a számlabefogadó engedélyének szükségessége elektronikus számla kiállítása esetén (232. cikk) papíralapú és elektronikus számla esetén egyaránt szükséges a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát biztosítani a számla kibocsátásától a megőrzési idő végéig, ennek megvalósítási formája azonban az adóalany választásától függ (233. cikk) a HÉA irányelv elektronikus számla továbbítására, illetve rendelkezésre bocsátásra vonatkozó követelményeken túli, további feltételek meghatározásának lehetősége speciális esetekben (235. cikk) foglalthoz hasonló hatályú, kölcsönös segítségnyújtási jogi eszköz (235. cikk) 20

21 több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteg esetén a különböző számlák azonos adatait elegendő egyszer feltűntetni, ha minden számla esetén a teljes információ hozzáférhető (236. cikk) legkésőbb december 31. független tanulmány alapján jelentés készül a számlázási szabályok változásának hatásairól (adminisztratív terhek csökkenése) és javaslat tétel a szükséges módosításokra (237. cikk) ellenőrzés során az illetékes hatóságnak a számlák online hozzáférés biztosításával, illetve elektronikus megőrzése esetén joga van ezen számlákhoz elektronikusan hozzáférni, azokat letölteni, felhasználni (249. cikk) 2.5 Elektronikus számlázás számokban A Bruno Koch által készített, évi E-invoicing-E-Billing, Key stakeholders as Game changers című tanulmány számokkal mérhető formában mutatja be az e-számlázás hatását, a legfőbb változásokat, a folyamatok átalakulását a gazdasági élet különböző szereplői között. A tanulmány szerint az elektronikus és automatikus számlázás használata a normál papír alapú számlázási folyamatokhoz képes 60-80%-os megtakarítást eredményezhet. Az átállásnak vannak bizonyos költségei, ezek azonban a tapasztalatok alapján 0,5-1,5 év alatt megtérülnek. 3. táblázat: Az elektronikus számlák mennyiségének alakulása Számla befogató Éves számla mennyiség minimális becsült mennyisége Az elekronikus számlák becsülr aránya a évi teljes számlamennyiségen belül Az elektronikus számlák éves becsült növekedése Világ szinten Európában Világ szinten Európában Világ szinten Európában Fogyasztó 330 milliárd 18 milliárd 14% 15% több, mint 8 % 20% Vállalkozás & Állam 170 milliárd 17 milliárd 24% 22% Forrás: [Bruno Koch, 2014] Éves szinten a kibocsátott számlák becsült mennyisége 2014-ben 500 milliárd, melyből 40 milliárd elektronikus formátumú. Ebből Latin Amerikában keletkezett 26 milliárd, Észak- Amerikában 7 milliárd, míg Európában 6 milliárd. 21

22 Az elektronikus számlázásra való átállásnak három kulcsszereplője van a tanulmány szerint: 1) Állami szféra: A teljes számla mennyiség 10%-a ehhez a piaci szereplőhöz kapcsolódik. Így ennek a területnek fontos szerepe lenne az elektronikus számlázás elterjedésében, habár ezen a területen gyakran késlekednek a nagy megtakarítási lehetőség ellenére. Ennek a tendenciának meg kellene változnia az elkövetkező években. 2) Kis- és középvállalkozások: Elsősorban a nagyvállalatoknál és az állami szektorban bekövetkezett váltás, másodsorban a vevői igényekhez való alkalmazkodás miatt a kis- és középvállalkozások millióinak kell átállnia az elektronikus számlázásra. Ehhez azonban egyszerű, okos és nem túl költséges megoldásra van szükségük. 3) A megoldás szolgáltatók: Az elmúlt tíz évben ők voltak a terület piacformálói és jelentős szerepük lesz a következő években is. Az éves kibocsátott számla mennyiség folyamatosan növekszik, átlagosan 2-3%-kal évente. Európában az éves mennyiség meghaladta a 34 milliárdot és 2015-ben várhatóan el fogja érni a 35 milliárd darabot. A növekedés okai elsősorban a következők: 1) népesség növekedése, 2) gyakoribb számlázás a. a működő tőke javítása érdekében a vállalatok saját döntése alapján, b. néhány országban (elsősorban az Európai Unióban) a jogi szabályozás miatt, c. az elektronikus számlázás alacsonyabb költsége miatt. 4. táblázat: A kibocsátott számlák megoszlása iparáganként (kibocsátói oldaláról) Közmű szolgáltató Kiskeres kedelem Telekomm Hitelkártya Logisztika Biztosítás Egészség unikáció ügy Média Állam Egyéb Összesen Vállalatok számára 2% 6% 1% 1% 6% 2% 7% 3% 2% 17% 47% Fogyasztók számára 2% 0% 9% 3% 0% 5% 0% 3% 7% 24% 53% Összesen: 4% 6% 10% 4% 6% 7% 7% 6% 9% 41% 100% Forrás: [Bruno Koch, 2014] A kibocsátott számlák iparágankénti megoszlását a 4. sz. táblázat tartalmazza. Ez alapján látható, hogy a számlák körülbelül fele a fogyasztók számára van kiállítva. A legnagyobb részt, a teljes mennyiség megközelítőleg 10%-át a telekommunikációhoz kapcsolódó számlák jelentik. 22

23 5. táblázat: Az európai piacon belüli arány B2B 8 /B2G 9 /G2B 10 tranzakciók esetén B2B/B2G/G2B Elektronikus számlák aránya Forrás: [Bruno Koch, 2014] Az E-számlázás Európában 15 éves múltra tekint vissza. Az ÁFA szabályozás 2000 óta engedi használni üzleti vállalakozások között az északi országokban, 2001-től Svájcban, 2004-től pedig az Európai Unió tagállamaiban. Az elektronikus számlák aránya 2014-ben az Észak-Európai országokban 40% felett, Nyugat Európában 15-40% között, míg Közép- és Kelet-Európában 15% alatt volt (várható) 2014 (várható) 8% 10% 13% 15% 20% 24% 6. táblázat: Az európai piacon belüli arány B2C 11 tranzakciók esetén B2C (várható) (várható) Elektronikus számlák 5% 7% 9% 11% 13% 14% aránya Forrás: [Bruno Koch, 2014] Az e-számlázás nem igazán kedvelt és elterjedt technológia Európában a B2C üzleti kapcsolatok esetén, aránya elmarad a B2B kapcsolatoknál tapasztalt növekedési tendenciához képest. Ennek egyik fő oka, hogy a fizetési lehetőségek nemzetközi viszonylatban elég kedvezőek Európában, a csoportos befizetési megbízás, az inkasszó és az elektronikus átutalás kedvelt fizetési formák. Emellett vannak kezdeményezések, hogy a háztartások kevesebb számlát kapjanak. Magyarországon az elektronikus számlázás aránya viszonylag alacsony az Európai átlaghoz képest. Az ország helyzetének értékelése során azonban figyelembe kell venni, hogy a technológiai fejlődés nálunk később indult, mint a Nyugat- illetve Észak-Európai országokban. Ha szomszédos országokkal hasonlítjuk össze Magyarország helyzetét, akkor a kép sokkal kedvezőbb, Ausztria kivételével minden országot megelőzünk. Nagy negatívum a fogyasztói magatartás, mely tartózkodik az elektronikus számlák befogadásától. Ennek legfőbb oka az információhiány, amely várhatóan kedvezően alakul majd a jövőben. 8 B2B (business to business): Üzleti vállalkozások közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 9 B2G (business to government): Üzleti vállalkozások és az állami szféra közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 10 G2B (government to business): Az állami szféra és üzleti vállalkozások közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 11 B2C (business to consumer): Üzleti vállalkozások és a fogyasztók közötti gazdasági tranzakció, számlaforgalom 23

24 7. táblázat: E számla fogadása és kibocsátása Magyarországon e-számla fogadása és kibocsátása Magyarországon (a 10 munkaválalónál többet foglalkoztató vállalatok %-ában) Év e-számla kibocsátása és e-számla kibocsátásáa és fogadása fogadása standard strukturában Forrás: [Eurostat, Enterprises sending and/or receiving e-invoices] 24

25 3. Az elektronikus számlázás alapjai Magyarországon 2004-től van jogszabályi lehetőség elektronikus számla kiállítására. A szabályozásban január 1-től történt jelentős változás, amikor a 45/2010/EU tanácsi irányelv rendelkezéseit át kellett ültetni jogrendszerünkbe július 1-jén lépett hatályba a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet, amely a számlázási rendszerek szabályozásán keresztül érinti témánkat. Az Áfatörvény pontja szerint az elektronikus számla a törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. A 186/A. fogalmazza meg azt a három számlázásra vonatkozó alapelvet, amelyet az elektronikus számlának is ki kell elégítenie: 1) az eredet hitelessége, 2) adattartalom sérthetetlensége, 3) olvashatóság elve. Az eredet hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, vagy meghatalmazottja (szigorú számadású bizonylat és nyilvántartás vezetése a kiállított számlákról). A befogadónak viszont azt kell tudnia bizonyítani, hogy a számla az értékesítőtől származik. A tartalom sértetlensége azt jelenti, hogy a számlának meg kell egyeznie az eredetivel kibocsátottal, arra utólag semmiféle változást, módosítást nem vezethetnek fel. [APEH, 2009] Az olvashatóság elve alapján a számla összes adattartalmának olvashatónak és értelmezhetőnek kell lennie az emberi szem számára. 25

26 1. ábra : Az elektronikus számlázás folyamatábrája Forrás: [Stratis, Az elektronikus számlázás projekt keretében lebonyolított egyeztetések összegzése] 3.1 Az elektronikus számla kibocsátási formái Az Áfatörvény példálózó jelleggel említi meg a minősített elektronikus aláírással ellátott és az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) létrehozott számlát, amelyek teljesíthetik a hármas alapelvet. Ez azt jelenti, hogy más rendszerek is alkalmasak lehetnek a fenti követelmények kielégítésére, de a szabályozás már nem kizárólagosan határozza meg azokat (2013-ig elektronikus számlát kizárólag legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy EDI rendszerben lehetett kiállítani). A fenti három elv rendező elvként 26

27 fogható fel és minden rendszer, eljárás, amely képes kielégíteni az általa megfogalmazott követelményeket, képes elektronikus számla előállítására. A gyakorlatban az EDI számlák és az elektronikus aláírással ellátott számlák terjedtek el PKI alapú számla elektronikus aláírás A PKI alapú számlák esetében kiemelt jelentősége van az elektronikus aláírásnak. Egy elektronikus számlához kizárólag egy elektronikus aláírás tartozhat és fordítva. Ha az elektronikus számlán bármilyen módosítást hajtanak végre, akkor az aláírás elveszíti hitelességét, mivel nem rendelhető a számlához. Az elektronikus aláírás úgy jön létre, hogy a számlakibocsátásra kötelezett beszerzi az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványt és a titkosító kulcsát. Technikailag arról van szó, hogy ha egy dokumentumot ellátnak elektronikus aláírással, akkor a dokumentumból egy algoritmus egy elektronikus ellenőrző számot képez 12 (hash kód), amelyet saját titkosító kulcsával kódol. A befogadó ezt a számsort tudja visszafejteni, a számlakibocsátó nyilvános kulcsával. A kódolás biztonsága az, amely biztosítja a számla hitelességét és tartalmának megváltoztathatatlanságát. [dr. Farkas Alexandra Czöndör Szabolcs, 2015] Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény (Eat.) szabályozza az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást végzők, igénybevevők jogait és kötelezettségeit, illetve a technikai kereteket. E törvény felhatalmazása alapján a 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet fogalmazza meg az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményeket (regisztráció, felelősségbiztosítás, tevékenység befejezése, minősített szolgáltatóra vonatkozó követelmények, stb.). Az Eat. a minősített elektronikus aláíráson túl 13, a fokozott biztonságú elektronikus aláírást 14 definiálja, így mindkettő alkalmazható számlák elektronikus aláírására. Az elektronikus aláírással kapcsolatban jellemzően a következő szolgáltatások nyújthatók: 1) elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltatás 12 Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. [2001. évi XXXV. törvény, pont] 13 Minősített elektronikus aláírás: olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. [2001. évi XXXV. törvény, pont] 14 Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett - módosítás érzékelhető. [2001. évi XXXV. törvény, pont] 27