Iratkezelési szabályok

Átírás

1 Iratkezelési szabályok E-iratkezelés A büntetőjogi szakág ügyvitele A közérdekvédelmi szakterület ügyvitele Igazgatási ügyvitel Ügyészségi statisztika 1

2

3

4 Iratkezelés évi CLXIII. törvény az ügyészségről évi CLXIV. törvény a legfőbb ügyész, az ügyészek és más ügyészségi alkalmazottak jogállásáról és az ügyészi életpályáról 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 3/2018. (II. 21.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 4

5 Iratkezelés 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás az ügyészség szervezetéről és működéséről 26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítás az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról 5

6 Az ügyészségi ügyvitel általános szabályai

7 Iratkezelés Követhető Visszakereshető Megőrizhető Ellenőrizhető 7

8 Iratkezelés NORMASZÖVEG Szabályzat Hatály Szervezeti Tárgy Idő Fogalmak Szabályok MELLÉKLETEK Irattári terv Jegyzőkönyvek 8

9 Iratkezelés Informa`kai Főosztály közponf irányítás Önálló szerveze` egységek vezetői helyi, kiegészítő szabályozás Ügykezelő irodák Irodavezetők Ügykezelők 9

10 Iratkezelés Átvétel Postabontás Érkeztetés Priorálás (előzménykutatás) Szignálás Iktatás Ügyintézés Kiadmányozás Irattározás Selejtezés Levéltár 10

11 Iratkezelés Posta Futár Személyesen eljáró fél tájékoztatás elismervény Félfogadás Napló (nap, ügyfél, lakhely, tárgy, intézkedés, ügyintéző) Jegyzőkönyv Gyűjtőszekrény Kiürítés időpontja Általában: munkakezdés után Nagy forgalmú: reggel és kora délután Tájékoztatás Elektronikus úton 11

12 Elektronikus irat kezelése 4/2014. (VIII. 31.) LÜ körlevél az ügyészségre útján érkező beadványok kezelésének rendjéről Honlapon közzétett hivatali cím Címzettként megjelölt 1. helyen megjelölt További intézkedést nem igényel: nem 1. helyen megjelölt a Címzett nem állapítható meg nem megfelelő cím 12

13 Hiányos Sérült Gyors elintézésű Értéket tartalmaz Téves bontás (TÜK minősíte] adat) Telefax Biztonsági előírások TűzszerészeF vizsgálat InformaFkai vizsgálat 13

14 Felbontás nélkül a címzettnek továbbítandó a névre szóló megállapíthatóan magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, melyeknél ezt elrendelték. A címzett, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végző iratkezelőhöz. 14

15 Üres borítékok Iroda összegyűjf Megőrzési idő: 3 hónap Véglegesen az iratokhoz kell csatolni: az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkeze] meg, bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 15

16 Iratkezelés Érkezés időpontjának rögzítése Érkezés Átvétel Ügyviteli műveletek megkezdése 16

17 Iratkezelés Van-e az iratnak előzménye? NEM -> Kezdőirat IGEN -> Utóirat Hivatkozási szám Segédkönyvek Informatikai nyilvántartások névmutató tárgymutató idegen számok mutatója 17

18 Iratkezelés CÉL: ügyintéző kijelölése Egyedileg Szervezeti egység vezetője Általa kijelölt személy Automatikusan Ügyrend Utóirat 18

19 Iratkezelés Elintézés sorrendje AZONNAL SÜRGŐS Megbeszélendő REF. Utasítás az elintézés módjára Beszéljük meg! Folyamatos tájékoztatást kérek! Egyesítés lehetőségét megvizsgálni! 19

20 Iratkezelés Nyilvántartásba vétel Beérkezés ideje Ügyintéző Tárgy Elintézés módja Kezelés Irat holléte 20

21 Iratkezelés Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: könyveket, tananyagokat; reklámanyagokat, tájékoztatókat; meghívókat, üdvözlő lapokat; nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; munkaügyi nyilvántartásokat; anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; közlönyöket, sajtótermékeket; visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat; iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus küldeményeket. 21

22 Iratkezelés Iktatóbélyegző ügyészi szerv, székhely iktatás napja ügykönyv száma mellékelt iratok száma Prioráláshoz Nyilvántartások Névmutató Idegen számok mutatója Évente új ügykönyv és segédkönyv 22

23 Iratkezelés Kezelési adatok hozzákapcsolása Hozzáférhetőség Adatbázis Jogosultságok Naplózás 23

24 Iratkezelés Az informatikai alkalmazás 1. üzemszünete, korlátozott működése 2. ügyeletben nem elérhető Papír alapon Utólag rögzíteni az elektronikusan is 24

25 Iratkezelés iktatószám az iktatás időpontja az irat küldőjének azonosító adatai a küldő iktatószáma (hivatkozási szám) az irat tárgya az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatai az utóirat sorszáma és küldőjének azonosító adata az elintézés módja, ideje a kezelési feljegyzések az irattári tételszám és az irattárba helyezés kelte 25

26 Iratkezelés Ügyészségi tevékenységi napló az ügyintéző átadókönyve Előadói könyv gazdasági ügyekben az előadó átadókönyve Névmutató terhelt, sértett, alperes, panaszos, kérelmező stb. Idegen számok mutatója idegen szerv ügyszáma (hivatkozási szám) Tájékoztató (helymutató) Határidő-nyilvántartó könyv Irattári sorkönyv 26

27 Iratkezelés B. 326/2018/4-II. B. 326/4-II/2018. LFIIGA//326-48/

28 Iratkezelés Tevékenységi napló (átadókönyv) Előadói könyv (gazdasági ügyek) Elektronikus átadás 28

29 Iratkezelés Külön ügyészi intézkedés szükséges Új ügy jön létre Lehet: Azonos tevékenység során (szakmai, funkcionális) Azonos eljárási szakaszban Korábbi ügyszámhoz kivéve: letartóztatott terhelt van az ügyben Adminisztráció 29

30 Iratkezelés Külön ügyészi intézkedés szükséges Új ügy jön létre Adminisztráció 30

31 Iratkezelés Irodai utasítással Átmeneti, iratkezelési művelet Már befejezett ügyet Kivételesen folyamatban lévő ügyet is Adminisztráció Leválasztás Irattárba helyezés 31

32 Iratkezelés Leírói Kiadói Kinek, hány példány, mellékletek Kivezetési Rovatok, statisztikai lap Határidő nyilvántartás Irattári tételszám Levéltárba adandó 32

33 Iratkezelés A jóváhagyás után letisztázott a kiadmányozásra jogosult részéről aláírt lepecsételt, hitelesített irat K. jelzés a kézjegy előtt s. k. jelzés Egyeztetni a fogalmazvánnyal Bélyegző (címer, sorszám) Aláírás (papír, elektronikus) Irodavezető 33

34 Iratkezelés Ajánlott küldeményként, biztosítottan Házi irat Ügyészségi nyomozás 2 példány készül 34

35 Iratkezelés Jellemzően postai út Tértivevény Postakönyv Közvetlen kézbesítés Ellenőrzés Irodavezető Erre felhatalmazott személy Visszaérkezett levél, tértivevény 35

36 Iratkezelés Tájékoztatás adása NEM adható A legfőbb ügyész közérdekből engedélyezheti Betekintés Munkakör Felhatalmazás 36

37 Iratkezelés Helyiség Rendezetten Szakterületenként Irattári tételek Iktatószám Ügyirat kiadása Irattári sorkönyv Irattári terv 37

38 Iratkezelés Őrzési idő Ügyirat: utolsó érdemi intézkedés Segédkönyvek: utolsó bejegyzés adatállományok: archiválás személyügyi: szolgálati viszony megszűnése Teljes, lezárt évfolyamok Iratjegyzék Jegyzőkönyv 38

39 Iratkezelés Évente egyszer irattári terv másolatok, piszkozatok Selejtezési bizottság (ügyész + irattáros) Jegyzőkönyv 3 pld. Hely, idő, résztvevők, irattári tételszám, ügyszám Megsemmisítés, értékesítés Levéltári jóváhagyás 39

40 Iratkezelés Azonnali jelentés a vezetőnek Haladéktalan intézkedés pótlás (teljes, részleges) eljárásban részt vett személyek meghallgatása kiadmányok, iratmásolatok beszerzése Pótborító 40

41 Iratkezelés Helyi érvényű szabályozás nyilvántartás Elektronikus iratok hordozható munkaállomáson idegen hálózathoz nem csatlakoztatható 41

42 Büntetőjogi szakág ügyvitele [Büntető ügyvitel]

43 Büntető ügyvitel Kiszolgálni: a szakmai, ügyfeldolgozó tevékenységet az ezt kiszolgáló és elősegítő irodai irat- és ügykezelő tevékenységet 43

44 Büntető ügyvitel 2017 évi XC. törvény a büntetőeljárásról évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről évi IV. törvény a Büntető Törvénykönyvről 7/1992. Legf. Ü. utasítás a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyvitelének bevezetéséről 1/2010. (ÜK. 1.) LÜ főov. körlevél a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteléről 44

45 Büntető ügyvitel január 1.: Fővárosi Főügyészség kerületi ügyészségek január 1.: többi Budapesti Ügyészségi Nyomozó Hivatal január 1.: katonai ügyészségek 45

46 Büntető ügyvitel Adatrögzítés: kézi kizárólag az Irodákon 46

47 Büntető ügyvitel idegen szervek neve ügyszáma érintett személyek személyi adatai (név, születési idő) pozíciójuk (gyanúsított, sértett) a személyi szabadságot korlátozó kényszerintézkedések eljárásjogi vagy ügyforgalmi statisztikai szempontból releváns külső kezdeményezések ügyészi intézkedések az ügyészi intézkedések eredményei az ügy iratainak az ügyészségen belüli mozgása kapcsolatok határidők egyéb adatokat (előadó, irat helye) NYILVÁNTARTÁS 47

48 Büntető ügyvitel Külső szervekkel érkeztetés postázás Ügyész -szel iratok beadása utasításra más okból fogad a kész iratok és az ezekhez kapcsolódó irodai utasítások 48

49 Büntető ügyvitel Kapcsolat az irodával kap iratot ad iratot irodai utasítást statisztikai utasítást 49

50 Büntető ügyvitel Az irodák kiemelt szerepe Manuális adatrögzítés Kódszótár rendszer érkezés-elintézés-eredmény 50

51 Büntető ügyvitel 5/2000. (ÜK. 2.) LÜ főov. körlevél a Büntetőjogi Szakág Összesített Ügyviteli Adatállománya működésének egyes kérdéseiről 51

52 Büntető ügyvitel Adatok országos egyesítése Adatkezelés az Informatikai Központban Adatszolgáltatás belső: általános egyedi külső bűnüldözési cél nemzetbiztonsági cél 52

53 Büntető ügyvitel 4/2005. (ÜK. 8.) LÜ főov. körlevél az Összesített Adatállomány (PRAETOR PRAXIS) információs rendszer hozzáférési jogosultságairól 53

54 Közérdekvédelmi szakterület ügyviteli rendszere [MAKÖR]

55 Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés 3/2005. (ÜK. 2.) LÜ utasítás a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszerének bevezetéséről 2/2005. (ÜK. 2.) együmes főov. körlevél a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendjéről 6/2007. (ÜK. 6.) együmes főov. körlevél a magánjogi, a közigazgatási jogi valamint a jogi képviselef ügyek számítógépes bázisú ügyviteli rendszerében használatos fogalmak egységes alkalmazásáról 55

56 Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés Bevezetés január 1.: valamennyi ügyészség Sajátosságai minden érintett elérheti részletes jogosultságkezelés Jelentősége 56

57 Magánjogi és közigazgatási jogi irat- és ügykezelés Irodák szám, kód Nyilvántartási egység: ügy Egyedi azonosító (upus (P,T,Z), jellemző, szám, év) Jogosultságok (csoport,személyes) Kivezetés (érkezés, elintézés, eredmény) 57

58 Igazgatási ügyvitel [Ig.]

59 Igazgatási ügyvitel 26/2003. (ÜK. 12.) LÜ utasítás a számítógépes igazgatási ügyvitelről 3/2015. (III. 31.) főov. körlevél az informatikailag támogatott igazgatási ügyvitel szabályairól 59

60 Igazgatási ügyvitel vezetés működés más (szakmai) (funkcionális) rendszerbe nem iktatták 60

61 Igazgatási ügyvitel elkülönült kezelő irodák elkülönített kezelés minősített iratkezelés: speciális szabályok 61

62 Igazgatási ügyvitel tárgy szerint irányító intézkedések vizsgálati tervek egyéb jelentések értekezletek Alkotmánybírósággal, minisztériumokkal, központi hatáskörű szervekkel kapcsolatos ügyek tájékoztatási és sajtóügyek biztonságtechnikai ügyek számítástechnikai, ügyviteli és statisztikai ügyek, információk nemzetközi kapcsolatok vegyes ügyek legfőbb ügyészi beszámolók, tájékoztatók ellenőrzési ügyek csoportgyűjtő (kezelés, irattározás) 62

63

64 Elektronikus iratok kezelése Az elterjedése A beadvány kezelésének problémái: küldő azonosítása időpontok rögzítése iratkezelési stádiumok érkeztetés tárolás (elektronikus eredef) selejtezés Elektronikus aláírás Elektronikus ügyintézés 64

65 Elektronikus irat kezelése 4/2014. (VIII. 31.) LÜ körlevél az ügyészségre útján érkező beadványok kezelésének rendjéről Honlapon közzétett hivatali cím Címzettként megjelölt 1. helyen megjelölt További intézkedést nem igényel: nem 1. helyen megjelölt a Címzett nem állapítható meg nem megfelelő cím 65

66 Elektronikus iratok kezelése évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól 66

67 Elektronikus iratok kezelése Alanyok Kötelezett szervezetek NISZ személyek (természetes és jogi) Csatorna Hivatali Kapu Cégkapu Ügyfélkapu 67

68 Elektronikus iratok kezelése Kötelező szakmai tevékenység során Lehetőség funkcionális tevékenység során Biztosítandó ügyfél választása esetén 68

69 Elektronikus iratok kezelése 28/2017. (XII. 22.) LÜ utasítás az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről 69

70 Elektronikus iratok kezelése FUNKCIONÁLIS (igazgatási) eir területen 70

71 Elektronikus iratok kezelése SZAKMAI EMi területen 71

72 Elektronikus iratok kezelése A 2 rendszer az ügyészségre érkező elektronikus adatokat fogadja, érkeztef; az érkeze] adatokat tárolja, megjeleníf, igény esetén kinyomtatja, az ügyészégen belül azok útját, megváltoztatását rögzíf; az ügyészek munkája során létrejövő iratokat hitelt érdemlően azonosítja, és a címze]ek számára elju]atja. 72

73 Ügyészségi statisztikai rendszerek

74 Ügyészségi statisztika évi CLXIV. törvény a legfőbb ügyész, az ügyészek és más ügyészségi alkalmazottak jogállásáról és az ügyészi életpályáról évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról évi CLV. törvény a hivatalos statisztikáról 2/2003. (ÜK. 2.) LÜ utasítás az ügyészségi statisztikáról 74

75 Ügyészségi statisztika kiterjed: ügyforgalom törvényességi felügyelet magánjogi ügyészi tevékenység bűnözés, bűnüldözés nyomozás törvényességi felügyelet büntetőbírósági eljárás ügyészségi nyomozói tevékenység kényszerintézkedések ügyészi személyi állomány 75

76 Ügyészségi statisztika szervezi: Főosztály adatszolgáltatás félévenként, folyamatosan felelősök szervezeti egységek vezetői táblák, tájékoztatók félévente, évente Főosztály főügyészségek 76

77 Ügyészségi statisztika 388/2017. (XII. 13.) Korm. rendelet az Országos Statisztikai Adatfelvételi Program kötelező adatszolgáltatásairól Adatgyűjtés Adatgazda Adatszolgáltató(k) Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika Belügyminisztérium, Legfőbb Ügyészség rendőrségek, ügyészségek, NAV Ügyészségi ügyforgalmi statisztika Legfőbb Ügyészség ügyészségek Vádképviseleti Informatikai Rendszer Legfőbb Ügyészség ügyészségek 77

78 Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika [ENYÜBS]

79 Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika évi XC. törvény a büntetőeljárásról 12/2018. (VI. 7.) BM rendelet az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi stafszfkai rendszerről, az adatgyűjtés és -feldolgozás részletes szabályairól 15/2018. (VIII. 31.) LÜ utasítás az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi stafszfka alkalmazásáról 2/2018. (VIII. 31.) LÜ főov. körlevél az egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi stafszfkáról 79

80 Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika cél ALAPEGYSÉGEK: büntetőeljárás cselekmény elkövető sérte] adatrögzítés elektronikus időpontja ENyÜBS-KBS: Kezdeményeze] Büntetőeljárások StaFszFkája ENyÜBS-BBS: Befejeze] Büntetőeljárások StaFszFkája módja adatlapok > adatkörök 80

81 Egységes nyomozó hatósági és ügyészségi bűnügyi statisztika 81

82 Vádképviseleti Informatikai Rendszer [VIR]

83 Vádképviseleti Informatikai Rendszer 16/2007. (ÜK. 12.) LÜ utasítás a VádképviseleF InformaFkai Rendszer bevezetéséről 2/2013. (VI. 30.) LÜ együmes főov. körlevél a VádképviseleF InformaFkai Rendszerről 83

84 Vádképviseleti Informatikai Rendszer cél adatrögzítés elektronikus időpontja adatlapokon Vlap, Vplap, VKlap alapegység: VÁDLOTT alapadatok, vádemelés, tárgyalás előkészítése, I-II-III. fokú eljárás, cselekmények, büntetés, intézkedés 84

85 Ügyészségi statisztika