Iktatószám: ... SZ. VEZETŐI / JEGYZŐI UTASÍTÁS AZ IRATKEZELÉSI ÉS IRATTÁROZÁSI SZABÁLYZAT. Hatályos január 01. napjától.

Átírás

1 Iktatószám:... SZ. VEZETŐI / JEGYZŐI UTASÍTÁS AZ IRATKEZELÉSI ÉS IRATTÁROZÁSI SZABÁLYZAT Hatályos január 01. napjától. 1

2 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A szabályzat hatálya A szabályozás tárgya: A szabályzat mellett alkalmazandó főbb rendelkezések A hatályba léptetésre vonatkozó előírások AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az iratkezelés megszervezése a közfeladatot ellátó szerveknél Az iratkezelés módja Az iratkezelés összehangolása, felügyelete Az iratkezelés összehangolása: Az iratkezelés rendszerének felügyelete: Az Intézmény Vezető / Jegyző felelős: Az Iratkezelésért Felelős Vezető felelős: Az Intézmény Vezető / Jegyző meghatározza: Az Iratkezelésért Felelős Vezető meghatározza Az iratkezeléssel kapcsolatos feladatkörök és feladatok Az Iratkezelésért Felelős Vezető iratkezeléssel kapcsolatos feladatai Az Iratkezelésért Felelős Vezető helyettesítése az iratkezelés kapcsán Az irattárosok iratkezeléssel kapcsolatos feladatai A központi irattáros Az átmeneti irattáros Iratkezeléssel megbízott személyek, ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai Az iktató Az ügyintézők A ISZ-ben kiadott jogosultságok kezelésének szabályai: Felelősség az elektronikus iratkezelés kialakításáért Jogosultságok dokumentálása: A jogosultságokkal kapcsolatos kezdeményezés Új jogosultságok az ISZ rendszer kezeléséhez: Új jogosultságok Jogosultságok módosítása: Jogosultságok megvonása: Tiltott hozzáférésű jogosultság A funkcionális és a hozzáférési jogosultság Funkcionális jogosultság Hozzáférés a funkciókhoz Érkeztető jogosultság: Szignáló jogosultság: Iktatást végző: Ügyintéző: Az irattáros: Lekérdező: Rendszergazda: Hozzáférési jogosultság: A jogosultság meghatározása Helyettesítés: Mentési rend és biztonsági mentések A mentési rend alapkövetelménye A mentések kezelése

3 2.8.3 A mentések őrzése A naplózás szabályai AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése Az irategység fogalma (ügyirat, irat) Az ügyirat Az irat Az ügyirat nem bontható Az ügyirat iratainak fizikai együttkezelése Az ügyirattérkép Az ügyvitelhez már nem szükséges iratok kezelése: Az iratok és az iratforgalom dokumentálása Iktatással kell nyilvántartásba venni Az iratok átadásának-átvételének követelménye Az iratkövetés követelménye Az iratok védelme és a hozzáférés Az iktató kialakításával kapcsolatos alapvető szabályok A helyiség kialakítása A helyiség zártságának biztosítása A helyiség zárása A mechanikai védelem célja: A technikai védelem Az ügyintézők és ügykezelők felelőssége A gépi adathordozók és az ISZ védelme Védelem a külső támadás ellen Az elektronikus dokumentumok őrzése, kezelése: A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ÉRKEZTETÉSE ÉS BONTÁSA Az iratok, küldemények átvétele, érkeztetése Átvétel külső kézbesítőtől A névre szóló levelek átvétele Az SK, vagy Saját kezű felbontásra jelzésű levelek átvétele, érkeztetése, bontása Elektronikus úton érkezett küldemények átvétele A postázó (kézbesítő) feladata Átvétel ellenőrzése Postai úton érkezett küldemények Az elektronikusan érkezett irat Átvétel más társintézményektől A vezetőknek érkezett küldemény átvétele Az átvétel leigazolása Az átvétel jelzése Átvétel kézbesítőtől, futártól Kézbesítés kézbesítő okmánnyal Sérült küldemények átvétele Sürgős, azonnali jelzés Téves címzés, kézbesítés A küldemények érkeztetése Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények érkeztetése Az érkezett küldemények érkeztetésének lebonyolítása Az érkeztetés tartalmi és formai követelményei A küldemények bontása Az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények bontása: A nem bontható küldemények SK bontású küldemények

4 4.3.4 Hivatalos irat nem bontható küldeményben Küldemény téves bontása: A feltüntetett tartalom és melléklet ellenőrzése Adathordozón, illetve telefaxon érkezett küldemény Elektronikusan ( ) érkezett küldemény Pénzt, értéket tartalmazó küldemény Boríték csatolása AZ IRATNYILVÁNTARTÁS Az iratok nyilvántartása Alsorszámos iktatási rendszer Az ISZ módosítása Az ISZ legális módosítása Engedély nélküli, vagy jogosulatlan programmódosítás Szervezeti egységek és tárgyköreik Iratsablon használata Az iktatás, az iktatás folyamata Az iktatás tartalmi és formai követelményei Gépi iktatás (iktatás az ISZ-ben) Alsorszámokra tagolódó fősorszámos iktatás Iktatás időszaka Az iktatószám módosítása, téves iktatószám Kézi iktatás A nem iktatandó küldemények A nem papír alapú adathordozók Körlevél iktatása Az iktatószám Az iktatószám összetétele, képzése Az iktatás időpontja Az irat beérkezésének időpontjának rögzítése Az Iktatókönyv Az iktatókönyv kötelezően tartalmazza Az iktatás rendje és az ügykezelés menete A szignálás Az irat szignálására jogosult Szignált iratok átadása Az előadói ív Beszámolás az ügyintézésről Az előzménykeresés, szerelés Az ügykiosztás Ügyintézői irat átvétel Ügyintézői iratkezelés Irat irattárba történő átvétele az ügyintézőtől Bélyegző használat, adatrögzítés az iktatás során Az iktatás során használatos bélyegző Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalma: A mutatókönyv Adatok az ISZ-ben és az elektronikus könyvekben és a jegyzékeken: Technikai műveletek (határidőzés, szerelés ) Határidők regisztrálása Határidős ügyiratok kezelése Határidős irat kiadása Az előzmény irat jelzése Az iratcsatolás Az iratszerelés

5 5.5.6 Elektronikus másolatkészítés Az elektronikus másolat A másolat és az eredeti dokumentum egyezése Az ügyintézés, ügykezelés dokumentálása Előadói (ügyintézői) munkanapló Az előadói, ügyintézői munkanapló vezetése Ideiglenes iratmozgatás és ennek dokumentálása Leszámolás az ügyiratokkal AZ IRAT KÉSZÍTÉSE ÉS KIADMÁNYOZÁSA Iratok elkészítése és postázásra történő előkészítése Munkapéldányok készítése Az iratsablon tartalma Az iratsablon használata A levél irattári példányán alkalmazott jelzések A címzetti példányok jelzései Nem továbbítható iratok Kézbesítendő irat elkészítése Kiadmány, kiadmányozás A kiadmány és kiadmányozás meghatározása A kiadmányozási jog A kiadmányozó A kiadmányozásra jogosultak A kiadmányozó helyettesítése Hiteles kiadmány Eredeti, hiteles kiadmány Hiteles másolatok, körlevelek Az irat továbbítása, postázása (expediálás) A küldemények előkészítése továbbításra Az irat előkészítése expediálásra Az expediálás ügyintézői előkészítése Az iktató expediálással kapcsolatos feladata Iratok átadása az (átmeneti) irattárnak Másolati példányok belső ügyviteli célokra Expediálás során elvégzendő feladatok Elszállítás előkészítése Küldemények feladása Postai feladókönyv Kézbesítőkönyv használata Visszaküldött iratok Irattári tételszám meghatározása FÁJLOKRA ( ekre) VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK A számítógépen, elektronikus úton előállított, tárolt iratok elnevezése A könyvtárak (mappák) elnevezése A fájl nevek meghatározása Képek, műszaki rajzok, grafikai ábrát tartalmazó fájlok elnevezése Elektronikus iratok elnevezése Pályázatok, utasítások, szerződések fájl nevének képzése Elektronikus úton történő belső adat (levél) továbbítás A belső levelezés módja Fájlok belső elektronikus levelekben Elektronikus levelekre vonatkozó szabályok Elektronikus levelek átvétele Kimenő elektronikus dokumentumok

6 8 HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, IRATVÉDELEM Védelmi intézkedések Hozzáférés az egyes iratokhoz Hozzáférési jogosultság Személyi iratok kezelése Személyi irat fogalma Személyi iratok köre Irat betekintés Személyi iratok védelme, kezelése, tárolása Személyi iratok védelme Személyi iratok kezelése Személyi iratok tárolása IRATTÁROZÁS Az irattározás meghatározása Irattári terv Irattári terv tartalma Az irattári terv éves felülvizsgálata Irattározás Az átmeneti (kézi) irattár Irat elhelyezés az átmeneti (kézi) irattárban Átmeneti, vagy operatív irattár Külön kezelt iratok Az iratok átvételének módja Tértivevényes iratok átvétele Az iratrendező kitöltése, az iratok elhelyezése Őrzési idő A központi irattár A központi irattár helye A központi irattár kezelője Irat átadás a központi irattárnak Átadás előtti feladatok A központi irattár működése A központi irattárba történő átvétel: Elhelyezés az irattárba Az irat elhelyezés bizonylatolásának módja A központi irattárral szembeni technikai követelmények Az irattár belső paramétereire vonatkozó követelmények Biztonsági előírások Az iratkiadás Iratkiadás hivatalos használatra Irat kölcsönadás Ügyiratpótló lap Kölcsönző napló tartalma Betekintés szabályai Ügyirat visszahelyezése Határidőn túli ügyirat visszahelyezése Átsorolás más ügyirathoz IRATOK SELEJTEZÉSE, LEVÉLTÁRBA ADÁSA Az iratok selejtezése Az iratok selejtezésének feltétele Iratkiemelés megsemmisítésre Az iratmegsemmisítés engedélyezése Selejtezési felülvizsgálat időpontja

7 Selejtezés bejelentése Irattartalom és őrzési idő meghatározása vita esetén Selejtezési bizottság A selejtezési jegyzőkönyv minimális tartalma Iratkiemelés levéltár számára A selejtezés jelzése Az irat megsemmisítés A megsemmisítés engedélyezésének módja Elektronikus adathordozó adattartalmának megsemmisítése A papír alapú iratok megsemmisítése Az egyéb iratok megsemmisítése Az iratok levéltárba adása A levéltárba adás előkészítése Papír alapú iratokra vonatkozó szabályok Elektronikus iratokra vonatkozó előírások ÜGYKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK A bélyegző használat A bélyegzőhasználó felelőssége Egyéb iratkezelési feladatok A hiányzó, illetve elvesztett iratok Nem bontható elektronikus küldemény Elektronikus iratot aláíró azonosítása A munkakör átadásával kapcsolatos iratok Jegyzőkönyv felvétele Munkanapló bevonása ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...53 MELLÉKLETEK SZ: MELLÉKLET: Fogalomtár SZ. MELLÉKLET: Irattári terv intézmények számára...60 Az iratok selejtezési ideje...60 Intézményi irattári terv ágazati besorolása...60 Intézményi irattári terv ügykörei, ügykörkódjai SZ. MELLÉKLET: Egységes irattári terv hivatalok részére SZ. MELLÉKLET: Nyomtatványok az ISZ meghibásodása esetére...87 CÍMZETT ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY...88 KÜLDŐ ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY

8 1 BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló, évi LXVI. (és az azt módosító évi XCVII. törvény) törvény jelenleg hatályos 9. -a előírása alapján, a köziratok kezelésével és védelmével kapcsolatos követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv (intézmény) által készített iratkezelési szabályzatnak és annak mellékletét képező irattári tervnek kell tartalmaznia. A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. Törvény jelenleg hatályos előírásai és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. Korm. rendelet hatályos rendelkezéseire, különös figyelemmel a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény és a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendeletre, és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, illetve annak melléklete, valamint az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet és annak 1. sz. melléklete alkalmazásával a kapcsolódó hatályos jogszabályok előírásaira figyelemmel az... (továbbiakban Intézmény / Hivatal) Iratkezelési és Irattározási Szabályzatát az alábbiakban határozom meg, melynek során figyelembe vételre kerül a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM- NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményi előírások, valamint a 12/2005. (X.27.) IHM rendelet által előírt az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályai is. Az iratkezelési szabályzatban használt szakkifejezésekről fogalmakról a 1. sz. mellékletben részletes fogalomjegyzék található. 1.1 A szabályzat hatálya A szabályzat az Intézmény / Hivatal, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, valamint... Önkormányzat Közgyűlése... sz. közgyűlési határozattal jóváhagyott jelenleg hatályos alapító okirata mellékletében felsorolt (részben önállóan gazdálkodó, részjogkörrel rendelkező költségvetési szervek) intézmények küldeményeinek átvételét, kiküldését, dokumentumainak elkészítését, iratainak iktatását, nyilvántartását, kezelését, ügyiratainak tárolását, irattározását, selejtezését, levéltárba történő átadását szabályozza. A szabályzat hatálya kiterjed az Intézmény / Hivatal és a tevékenységével összefüggésben, az Intézménynél / Hivatalnál és a hozzá rendelt intézményeknél keletkeztetett, az Intézményhez / Hivatalhoz és a hozzá rendelt intézményekhez érkezett, illetve ott megőrzött iratokra, dokumentumokra. A 335/2005.(XII. 29.) Korm. sz. rendelet 1. -ának rendelkezése értelmében a szabályzat rendelkezéseit a hagyományos (kézi) és a gépi elektronikus iratkezelés során valamennyi papír alapú és elektronikus úton továbbított iratra (fájlra) alkalmazni kell, kivéve, ha jogszabály erről másként nem rendelkezik. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére: az államtitokról és szolgálati titokról szóló évi LXV. törvény, a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet, a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Az előzőeken túlmenően a gépi elektronikus iratkezelés (előállítás, továbbítás ) során az Iratkezelő Szoftver (továbbiakban ISZ) kezelésére vonatkozó technikai előírásokat, kezelési utasításokat és az informatikai védelmére vonatkozó előírásokat értelemszerűen alkalmazni kell.

9 1.2 A szabályozás tárgya: Az Iratkezelési Szabályzat az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, segédletekkel történő ellátását, irattározást, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza, melyben igazodik az alkalmazott ISZ iratkezelési és irattározási rendszerének működéséhez, valamint az iratkezelésre vonatkozó hatályos jogszabályok előírásaihoz. 1.3 A szabályzat mellett alkalmazandó főbb rendelkezések A gazdálkodás során keletkező pénzügyi bizonylatok, számlák, a költségvetési beszámolók, valamint az azt alátámasztó dokumentumok, nyilvántartások tekintetében a számviteli bizonylatokról szóló rendelkezéseket, illetve az Ügyrend és Pénzkezelési Szabályzat előírásait (A számvitelről szóló évi C. tv ), a személyes adatokat rögzítő iratok tekintetében a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény előírásait is figyelembe kell venni. A nevelési-oktatási intézmények ügyintézésére, iratkezelésére és tanügyi nyilvántartásaira a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény és a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet előírásait is figyelembe kell venni. A számítógépen előállított, tárolt iratok, és elektronikus adathordozón tárolt információk tekintetében az Informatikai Védelmi Szabályzat rendelkezéseit is alkalmazni kell. 1.4 A hatályba léptetésre vonatkozó előírások A szabályzat rendelkezéseit, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. Korm. rendelet és az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 29/2009. (X. 30.) ÖM rendelet előírásaira is tekintettel január 1. napjától kell alkalmazni, az előző pontban írottakra, illetve a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény rendelkezéseire is figyelemmel, az iratkezelés rendszerével, módjával kapcsolatos esetleges későbbi módosítások a tárgyévet követő év első munkanapjától alkalmazhatóak. A 335/2005. (XII.29) Korm. rendelet 68. -a alapján az iratkezelés rendszerén módosítani kizárólag naptári év kezdetén lehetséges.

10 2 AZ IRATKEZELÉS RENDSZERE Az iratkezelés feletti felügyeleti jogot az intézmény / hivatal munkaszervezetének vezetője, az Intézmény Vezető / Jegyző gyakorolja; felelős az iratkezelés biztonságos személyi és tárgyi feltételeinek megteremtéséért. Az Intézmény Vezető / Jegyző jelen szabályzattal összhangban utalásszerűen a szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó alapvető feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki a továbbiakban az Iratkezelésért Felelős Vezető. 2.1 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező küldemények, az intézményben / hivatalban keletkező dokumentumok, illetve az intézménytől / hivatalból kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített ISZ-ben elektronikus módon kell nyilvántartani. Erre a célra az Intézmény a RITEK Zrt. TITÁN-PAPIRUSZ / SZISZI (Szegedi Iratkezelő Szoftver v.i) kiterjesztett audittal rendelkező iratkezelő szoftverét alkalmazza. A szoftver minősítése igazolja, hogy az alkalmazott szoftverrel biztosítható a vonatkozó hatályos iratkezelési jogszabályok teljesítése, betartása. 2.2 Az iratkezelés megszervezése a közfeladatot ellátó szerveknél Az Intézmény / Hivatal vegyes iktatási módszertant követ. A központi iktató feladatait a... szervezeti egység látja el, melynek felügyeletéért a szervezeti egység vezetője a felelős. Az alábbi szervezeti egységek saját hatáskörben látják el a hozzájuk tartozó iratok, dokumentumok kezelését, iktatását, feldolgozását: Az iratkezelést minden esetben úgy kell megszervezni, hogy az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett, vagy ott keletkező, illetve onnan kiküldött vagy továbbított irat, dokumentum: Egyedileg azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen. Az irat tartalma csak az arra jogosultak számára legyen megismerhető, hozzáférhető. A kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen minden időpontban. A beérkezett küldemények és az iktatott iratok (adathordozótól függetlenül) megváltoztathatatlansága biztosítva legyen. 2.3 Az iratkezelés módja Az Intézménynél / Hivatalnál az iratkezelési feladatok ellátása a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően elektronikus módon, két szintű irattározással történik. A szervezet rendelkezik az elektronikus iratkezelő rendszer felépítésére vonatkozó rendszerleírásokkal, a tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és feldolgozási szabályainak leírásával, illetve az adatokhoz történő hozzáférési rend meghatározásával, valamint a működtetésére vonatkozó utasításokkal és előírásokkal. Az Intézményben / Hivatalban az ügyiratok kezelése központi iktatás keretében történik, mely szerint a postai úton beérkező és kimenő iratok átvétele, iktatása, mutatózása (az ISZ által biztosított keresési funkciók által) egyetlen központi helyen történik. Az osztott iktatást

11 végző szervezeti egységek számára az érkeztetett küldeményeket a központi iktató adja át az iktatási feladatok elvégzése nélkül. Az ügyintéző által elkészített kimenő küldeményeket az iktató továbbítja a címzetthez, egyben ellátja az expediálás előkészítő és az expediálási feladatokat is. A folyamatban lévő ügyek, vagy a napi munkavégzés során használt iratok kezelése, őrzése a tárgyévben az adott munkaterület átmeneti irattárában történik, az itt kezelt iratok a központi irattárban történő elhelyezésének az adott ügy lezárását, illetve a tárgyév végét követően az átmeneti irattár szabályainak megfelelően kell megtörténnie. 2.4 Az iratkezelés összehangolása, felügyelete Az iratkezelés összehangolása: A Intézménynél / Hivatalnál az iratkezelési rendszer összehangolt működéséért, az iratforgalom felügyeletéért az Intézmény Vezetője / Jegyző által kijelölt Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős. Az Iratkezelésért Felelős Vezető gondoskodik arról, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, a hozzá, az Intézményhez / Hivatalhoz érkezett küldemények a lehető legrövidebb időn belül a megfelelő szervezeti egységekhez, ügyintézőhöz eljussanak a szabályos iratút betartása mellett Az iratkezelés rendszerének felügyelete: Az Intézmény Vezető / Jegyző felelős: az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért, az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért, biztosításáért. az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iratkezelő rendszer (benne az alkalmazott ISZ) kialakításáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, az iratkezelési segédeszközök biztosításáért, Az Iratkezelésért Felelős Vezető kijelölésért Az Iratkezelésért Felelős Vezető felelős: az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért, az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért, az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartatásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működtetéséért, egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért. az iratkezelés minőségbiztosítási rendszerének folyamatos működtetéséért, Az Intézmény Vezető / Jegyző meghatározza: az Intézményben üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és felügyeletéről Az Iratkezelésért Felelős Vezető meghatározza az intézményben alkalmazott ISZ használatában felmerülő működési és szervezési problémák kiküszöbölése, a működőképesség fenntartása céljából az ISZ kulcsfelhasználóinak körét (kijelölt dolgozó(k)). A kulcsfelhasználók feladataira

12 vonatkozóan az ISZ szolgáltatás vagy beszerzési szerződésiben foglaltak az irányadóak, mivel ezek erősen függnek az adott ISZ alkalmazásától. 2.5 Az iratkezeléssel kapcsolatos feladatkörök és feladatok Az Iratkezelésért Felelős Vezető iratkezeléssel kapcsolatos feladatai gondoskodik a beérkezett iratok bontásáról és szignálásáról, az iratok tartalma szerint illetékes (iktatási) szervezeti egységekhez történő eljuttatásáról, folyamatosan ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak betartását, szükség szerint intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, adott esetben kezdeményezi az iratkezelési szabályzat, irattári terv módosítását, szúrópróba szerűen ellenőrzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelele a hatályos személyes adatok védelméről és közérdekű adatok védelméről, illetve a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvényben foglaltaknak, gondoskodik a központi, illetve az átmeneti irattár, a hatályos szabályzatok és utasítások gyűjteményének, valamint a szerződések tárának kialakításáról és kezeléséről. gondoskodik a postai meghatalmazás beszerzéséről, kiadásáról és nyilvántartásáról a Magyar Posta Zrt. szabályzatának megfelelően Az Iratkezelésért Felelős Vezető helyettesítése az iratkezelés kapcsán A hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat vonatkozó pontja értelmében az Iratkezelésért Felelős Vezetőt annak tartós távolléte esetén az Intézmény / Hivatal... vezetője helyettesíti az iratkezeléssel és irattározással kapcsolatos feladatai körében Az irattárosok iratkezeléssel kapcsolatos feladatai A központi irattáros feladatát kapcsolt munkakörben látja el, tevékenységi körén belüli feladata: az Intézmény / Hivatal központi irattárának kezelése, az irattár belső rendjének, az irattárra vonatkozó tűzvédelmi, biztonságtechnikai és munkavédelmi előírások betartása és betartatása, az előzőeken túlmenően végrehajtja az Iratkezelési Szabályzat központi irattározásra vonatkozó előírásait, végzi az irattározásra előkészített dokumentumok (gépi adathordozók) jegyzék szerinti átvételét, rendszerezését, illetve gondoskodik az irattári anyagok illetékes szerv, szervezet részére az irattári terv szerinti átadásának, vagy az előírásoknak megfelelő selejtezésének (megsemmisítéséne) előkészítését Az átmeneti irattáros feladatát kapcsolt munkakörben látja el. Az Intézmény / Hivatal átmeneti irattárai külön jogkörű átmeneti irattárosok felelősségi körébe tartoznak. Tevékenységi körükön belüli feladataik: a felelősségi körébe vont átmeneti irattárak kezelése, irattár belső rendjének, az irattárra vonatkozó tűzvédelmi, biztonságtechnikai és munkavédelmi előírások betartása és betartatása az előzőeken túlmenően végrehajtja az Iratkezelési Szabályzat átmeneti irattározásra vonatkozó előírásait, munkavégzés céljára ellenőrzött körülmények között biztosítja a hozzáférést az iktatók és az ügyintézők számára az átmeneti rattárban tárolt ügyiratokhoz. az átmeneti irattár részeként kezeli és figyeli a határidős ügyiratok tárát, fogadja és szükség szerint megszünteti az adott ügyirat határidős állapotát, valamint az átmeneti irattár megőrzési ideje után összegyűjti és átadja központi irattárba a lejárt őrzési idejű ügyiratokat.

13 2.5.3 Iratkezeléssel megbízott személyek, ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai Az iktató feladatkört ellátó munkatársak feladataikat kapcsolt munkakörben látják el, egyben az általuk kezelt ügyiratok átmeneti irattározási feladatait is ellátják (lásd: átmeneti irattáros szerepkör). Az iktatói jogkörrel rendelkezők feladatai: az érkeztetett és bontott küldemények előkészítése iktatáshoz, az ügyintézés helyszínéül szolgáló szervezeti egység, valamint az ügyintéző kijelölésének előkészítése, elősegítése, küldemény, munkapéldány (dokumentum) előzménykeresése tárgy- és megelőző évek iratanyagában, iktatókönyvek kezelése, iktatószámok kiosztása, ügyiratok besorolása az irattári terv szerint, egyéb irat és ügyirat metaadatok nyilvántartása, rögzítése, valamint az ügyiratok és iratok ügyintézési célú előkészítése az ügyintézők részére Az ügyintézők a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott egyes munkaterületek vezetői, illetve dolgozóival együttműködve végzik az Intézményben / Hivatalban az érdemi ügyintézési feladatokat. Az ügyintézők iratkezelési feladatai minimálisan az alábbiakból állnak: munkanapló (ISZ-ben elektronikus munkanapló) használata a felelősségi körbe eső iratok, ügyiratok, kimenő és bejövő küldemények tekintetében, átadókönyv (ISZ-ben elektronikus átadókönyv) használata napi intézményen / hivatalon belüli ügyirat és irat mozgások követésére, a munkanaplók aktualizálására, munkapéldány készítés a kiadmányok előkészítése céljából, valamint az iratok, ügyiratok visszakeresése (régen mutatózás) a napi ügymenet céljaira. 2.6 A ISZ-ben kiadott jogosultságok kezelésének szabályai: Felelősség az elektronikus iratkezelés kialakításáért Az Intézmény Vezetője / Jegyző által megbízott Iratkezelésért Felelős Vezető a felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért és működéséért Jogosultságok dokumentálása: Az ISZ-hez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a személyzeti ügyintéző a feladata. A jogosultságok beállítását, illetve módosítását az intézmény vezetője által kiadott engedély alapján a rendszergazda végzi A jogosultságokkal kapcsolatos kezdeményezés A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az adott szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie az Intézmény Vezetőjénél / Jegyzőnél. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az engedélyező dokumentumon igazolja, az iratot a rendszergazda, a személyzeti ügyintézőnek adja át aki azt a dolgozó személyi anyagában helyezi el. Az engedélyező dokumentumot minden esetben iktatni kell! Amennyiben a rendszergazda közvetlenül nem tudja fizikailag átadni (nagy távolság, vagy az jogosultsági ügyintézés elektronikus módja okán) az engedélyező dokumentum példányát az Intézmény / Hivatal személyzeti ügyintézőjének, abban az esetben elektronikus levélben küld értesítést a jogosultságok megváltozásáról. Ezt a személyzeti ügyintéző kinyomtatja és saját záradékával és aláírásával hitelesíti, majd a dolgozó személyi anyagához csatolja. Az engedélyező dokumentumot ebben az esetben is iktatni kell!

14 2.6.4 Új jogosultságok az ISZ rendszer kezeléséhez: Új jogosultságok Új jogosultságok engedélyezésére akkor kerülhet sor, ha a dolgozó új belépő vagy az adott jogosultsággal még nem rendelkezik és munkaköri feladatai ellátásához ezen hozzáférési jogosultság engedélyezése szükséges Jogosultságok módosítása: A jogosultság módosítása elsősorban a munkakör megváltozásával összefüggő jogosultságváltozás, másodsorban betegség, szabadság, vagy más ok miatti hosszabb távollét folytán szükségessé váló felfüggesztés, illetve helyettesítés miatt következhet be. A helyettesítés során az ISZ biztosítja, hogy a helyettesítő a helyettesített nevében annak minden jogosultságával eljárjon a napi ügyvitel folytonosságának fenntartása érdekében. Mindezt szigorúan naplózott munkamenet mellett végezheti, amelyet az ISZ biztosít Jogosultságok megvonása: Korábban hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatárs jogosultságának megszűnését eredményező változás, ilyen lehet például a munkavégzésre vonatkozó jogviszonyviszony megszűnése, vagy a dolgozó más munkakörbe helyezése stb.), a jogosultságok megvonása esetén az adott személy minden a ISZ rendszer kezelésével kapcsolatos jogosultságát az Informatikai Védelmi Szabályzatban előírtaknak megfelelően megvonni, törölni kell. A jogosultságok megszűnésével párhuzamosan az Iratkezelésért Felelős Vezető által kijelölt elszámoltató felé a megvont jogkör alapján birtokolt ügyiratokkal, iratokkal, küldeményekkel az adott dolgozónak el kell számolni, őt azokkal el kell számoltatni. Az elszámoltatott dolgozó elérhetetlensége esetén az elszámoltató kötelessége az elvonásra kerülő fizikai tételek megkeresése és összegyűjtése Tiltott hozzáférésű jogosultság SZOGORÚAN TILOS a felhasználói fiókok jelszavának megosztása illetéktelen vagy bármely más személyekkel még helyettesítési célból is! Az ISZ szigorú naplózás mellett tartja nyilván az elvégzett munkafeladatok elvégzését, még az adathozzáférések is feljegyzésre kerülnek. A napló tartalmazza a műveletet elvégző felhasználó és a helyettesített felhasználó azonosító adatait is. Az ISZ szabályos helyettesítési eljárása szükségtelenné teszi a napi ügymenetben a jelszavak megosztását. 2.7 A funkcionális és a hozzáférési jogosultság Funkcionális jogosultság Hozzáférés a funkciókhoz A felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet. A funkcionális jogosultság szempontjából az alábbi területeket különböztetjük meg Érkeztető jogosultság: A küldemény küldőjét, átvevőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikus úton érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az érkeztetőkönyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontásra átadása a feladata Szignáló jogosultság: Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján Iktatást végző: Az irat nyilvántartásba vétele, irattá minősítés, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és kiveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést

15 rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba helyezhet, az irat példányait expediálásra átadhatja, továbbíthatja Ügyintéző: Bármely dolgozóhoz hozzárendelhető szerepkör, csak a részére átadott irattal, ügyirattal kapcsolatos betekintési, feljegyzési és továbbadási joga van, valamint az ügyiratokhoz kimenő küldemények előkészítése érdekében munkapéldányokat rögzíthet Az irattáros: Megkülönböztetünk átmeneti- és központi irattárosi jogkört. Az irattáros lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket készíthet. A központi irattáros a selejtezési bizottsággal együttműködve selejtezési-, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását. A központi irattáros az átmeneti irattárostól veszi át az archiválásra kerülő ügyiratokat a megfelelő őrzési idő lejártával. A központi irattáros felel a központi irattárból történő kölcsönzések végrehajtásáért, a kölcsönzési határidők figyelésért, az ügyiratok kölcsönzésből történő visszavételéért Lekérdező: Kizárólag keresési és a metaadatokba történő betekintési joga van a jogosultsági szintjének megfelelő iktatókönyvekbe, érkeztető- és postakönyvekbe. Sem a küldemények, sem az ügyiratok, sem az iratok és példányaikba és azok csatolmányaiba nem tekinthetnek be Rendszergazda: Jog és hatásköre alapvetően a Szervezeti és Működési Szabályzatban és az Informatikai Védelmi Szabályzatban meghatározott, de alapvető feladata a ISZ működtetése, ennek keretében: biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét, elhárítja a program hibáit (az ISZ beszállítójával együttműködve), karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat, karbantartja a partneradatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat, kezeli a helyettesítéseket, karbantartja a kódtárakat és a rendszerparamétereket, az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez rendelése, irattári tételszámok karbantartása, partnerállomány konszolidálása (azonos partnerek összevonása) stb.) karbantartási jogával rendelkezik, elvégzi az időszaki mentéseket (napi és havi), archiválásokat (éves), tárolja a mentések adathordozóit (napi: az iktatási napot megelőző 3 napig, havi: 3 hónapig, éves anyagok archiválása az iktatott dokumentumokon meghatározott selejtezés idejéig). Ha a mentés CD-ROM-ra történik, úgy célszerű arról másolatot is készíteni és évente minimum egy alkalommal - az adatbiztonság érdekében - ellenőrizni az olvashatóságot, beállítja a belépési jelszavak meghatározott időközönkénti (kéthavonta) automatikus megújíttatását, megváltoztatását Hozzáférési jogosultság: A jogosultság meghatározása A hozzáférési jogosultság meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol, milyen módon élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel Helyettesítés: Helyettesítés esetén az Intézmény Vezető / Jegyző által meghatározott időszakon belül egyik felhasználó átveheti egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. A naplókban minden tevékenysége úgy kerül bejegyzésre, hogy azt a helyettesített nevében a helyettesítő tette meg. Egy személy egyszerre több dolgozó

16 helyettesítője is lehet szükség esetén, de munkavégzés közben egyszerre csak egyvalakit lehet helyettesíteni. Erre az ISZ biztosítja a lehetőséget. 2.8 Mentési rend és biztonsági mentések A mentési rend alapkövetelménye Az ISZ elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. A mentési rend meghatározza a mentések típusát, módját, a visszatöltési és helyreállítási teszteket, valamint eljárásokat. Az alkalmazott ISZ rendszerében automatizált napi biztonsági mentés történik A mentések kezelése A mentéseket azok tartalmától függően kockázati szempontból elkülönítetten, és biztonsági osztályba sorolástól függően indokolt esetben tűzbiztos módon, lemez szekrényben kell tárolni. A nyilvántartásokról műszakilag független, területileg elkülönült szervezetnél kell a biztonsági másolatot elhelyezni A mentések őrzése A biztonsági őrzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, módon és dokumentáltsággal kell végezni, amely az ISZ teljes megsemmisülése esetén is lehetővé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehetőség szerinti legteljesebb adattartalmú újbóli kialakítását. Az elektronikus ISZ minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell A naplózás szabályai Biztosítani kell az ISZ valamennyi eseményének naplózásáról. A naplózott adatállomány bejegyzéseit védeni kell a jogosulatlan személy általi hozzáféréstől és a módosítástól, törléstől, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartalma a megőrzési időn belül a jogosult számára megismerhető és értelmezhető maradjon. A naplózott adatállománynak az ügyintézés teljes folyamatát át kell fognia, és lehetővé kell tennie, hogy a megbízhatóság megítéléséhez szükséges mértékben valamennyi eseményt rekonstruálni lehessen. Naplózni kell különösen az ügyirathoz való minden hozzáférést (betekintést, módosítást, törlést), valamint az ügyirat egyes ügyintézőkhöz kötött teljes iratkezelési útját

17 3 AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 3.1 Az iratok rendszerezése Az irategység fogalma (ügyirat, irat) Az ügyirat Az Intézmény / Hivatal folyamatos és szabályszerű működése, a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézése áttekinthetőségének és ellenőrizhetőségének érdekében az egyazon ügyre (adott tárgyra) vonatkozó iratokat egy irategységként, az ügyiratként kell kezelni. Az ügyiratok azonosítására az iktatókönyvön belüli szigorú sorszámozású főszám szolgál Az irat Az egy vagy több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett vagy küldeményként beérkezett dokumentumok az adott ügy ügyiratán belüli egységeknek, iratoknak számítanak. Az ügyiratok iratainak egymástól független csoportosításait ügyiratdaraboknak nevezik Az ügyirat nem bontható Az ügyirat iratainak fizikai együttkezelése A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó az egyes alsorszámot (alszámot) viseli. Az ügy utolsó, a legfelső irata legnagyobb alsorszámú irat. Az alszámok az ügyiraton belül szigorú érkezési és keletkezési sorrendnek megfelelő sorszámozással következnek. Az ügyiratok iratai és azok mellékletei bonthatatlan egységet képeznek Az ügyirattérkép Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az ISZ biztosítja Az ügyvitelhez már nem szükséges iratok kezelése: Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb iratanyagokat, valamint az intézmény / hivatal irattári anyagába tartozó többi egyéb dokumentumot az irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni, ezeket le kell zárni. 3.2 Az iratok és az iratforgalom dokumentálása Iktatással kell nyilvántartásba venni Az Intézményhez / Hivatalhoz érkező és kimenő, illetve az intézménynél keletkező iratokat a 2.1 pont szerint kell nyilvántartani. Az érdemi ügyintézést igénylő, illetve jogot vagy kötelezettséget rögzítő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az ISZ adatbázisát az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni Az iratok átadásának-átvételének követelménye A kimenő és bejövő, illetve a belső iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja Az iratkövetés követelménye Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

18 3.3 Az iratok védelme és a hozzáférés Az iktató kialakításával kapcsolatos alapvető szabályok A helyiség kialakítása Az iktatóhelyek kialakításánál a tűz-, baleset-, vagyon-, adat- és titokvédelmi jogszabályi előírások és szabványok betartása kötelező. Az iktatásra az intézményben külön helyiséget kell kijelölni, amelyben az iktatás az iratok átadás-átvételétől elkülönítetten történik A helyiség zártságának biztosítása A helyiség külső behatolás ellen védett, a védettséget egyrészt az iratvédelem, másrészt az adatvédelem biztosítása érdekében folyamatosan fenn kell tartani A helyiség zárása Az Intézmény Vezetője / Jegyző az ügyrendben határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitására a pénz és értékkezelő helyekre előírt szabályokat kell alkalmazni. (Az illetékes vezető jelenlétében jegyzőkönyv egyidejű felvételével kell eljárni!) A mechanikai védelem célja: A mechanikai védelem keretében az iratokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal ellen kell védeni A technikai védelem A technikai védelem az anyagbiztonság, a raktári védelem, a tűzvédelem, a légszennyeződés, a hőmérséklet, a légnedvesség, a takarítás, az iratkonzerválás és fertőtlenítés, a kártevők elleni védekezés, valamint a károsodott anyag megmentésével kapcsolatos feladatokat foglalja magában Az ügyintézők és ügykezelők felelőssége Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi és adott esetben anyagi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. Az egyes iratkezelők minden esetben a számítástechnikai és adatvédelmi előírások szerint, saját nevükben azonosítottként járnak el, és nem férhetnek hozzá más dolgozó azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz vagy eszközhöz A gépi adathordozók és az ISZ védelme Védelem a külső támadás ellen Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. Biztosítani kell az ISZ védelmét a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek bekerülése ellen. A rendszer kialakításakor megfelelő védelmet kell kialakítani az olyan, nem elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentumokkal szemben is, amelyek azért jelentenek biztonsági kockázatot, mert tömeges küldésük révén a rendszer üzemelését vagy annak egyes felhasználóinak hozzáférését jogosulatlanul akadályozhatják (kéretlen tömeges üzenetek elleni védelem) Az elektronikus dokumentumok őrzése, kezelése: Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. A biztonsági őrzés során gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult személyen (adatkezelőn és adatfeldolgozón) kívül más ne ismerhesse meg, valamint biztosítani kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy

19 hozzáférhetetlenné tétele elleni védelmét mind a szervezeten belülről, mind a szervezeten kívülről jövő informatikai támadások esetén. A megőrzési kötelezettség hardver- és szoftvereszközök zárt rendszerének alkalmazásával is teljesíthető, amelyek rendelkeznek külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással. Ennek hiányában az elektronikus dokumentumot tartalmazó adathordozót zárt, roncsolódástól mentes, nem bontható csomagolásban, elektromágneses behatásoktól védetten kell tárolni.

20 4 A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ÉRKEZTETÉSE ÉS BONTÁSA 4.1 Az iratok, küldemények átvétele, érkeztetése Az intézményhez érkezett küldeményeket a központi iktató arra feljogosított megbízott dolgozói érkeztetik Átvétel külső kézbesítőtől Az Intézmény / Hivatal címére vagy annak munkatársai nevére postai vagy kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve az ügyfél személyes benyújtása útján érkezett küldemények átvételére jogosult: Képviseleti jogából adódóan az Intézmény Vezetője / Jegyző, Munkaköréből fakadóan: a központi iktatást végző szervezeti egység vezetője, az átvételre jogosult vezetők helyettesei, megbízottjai, az Intézmény Vezetője / Jegyző által megbízott személy, és a postai meghatalmazással rendelkező közalkalmazott vagy munkatárs az SK, vagy Saját kezű felbontásra jelölés esetén a címzett a hivatalos érkeztetésiés átvételi helyeken kizárólag érkeztetési jogkörrel rendelkező munkatárs jelenlétében, amennyiben rendelkezik a szükséges jogkörrel, vagy a küldemény átvétele ennek hiányában nem hajtható végre, az egyes szervezeti részegységeknél a szervezeti egységekhez tartozó ügyintézők, amikor az ügyfél személyes megjelenése során benyújtott dokumentumokat vesznek át. Ebben az esetben az átvett dokumentumok érkeztetéséről és bontásáról azonnal intézkedni kell, annak a megfelelő továbbításáról gondoskodni kell! Magyar Posta Rt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik. Az átvett küldeményeket minden esetben azonnal, vagy az átvételt követő első munkanap kezdetén érkeztetni kell A névre szóló levelek átvétele A névre szóló leveleket az előző pontban felsorolt személyeken kívül a névre szóló (magán) levél kivételével más munkatársak nem vehetnek át, amennyiben azon nem szerepel SK vagy Saját kezű felbontásra jelzés. Amennyiben a névre szóló levél hivatalos tartalommal bír, az átvevő haladéktalanul köteles a küldeményt érkeztetésre és bontásra azonnal átadni. Az érkeztető és bontó munkatársak ezután gondoskodnak az illetékes szervezeti egységhez (osztott iktatás esetén), vagy a központi iktatást végző szervezeti egységhez iktatási célú továbbításról Az SK, vagy Saját kezű felbontásra jelzésű levelek átvétele, érkeztetése, bontása Az SK, vagy Saját kezű felbontásra jelzéssel érkezett levelek átvétele a hivatalos érkeztetőhelyen történik. Érkeztetés után, melyet az érkeztetői jogkörrel rendelkező munkatársak végezhetnek, az érkeztető köteles azokat átadni a címzettnek bontási céllal, amennyiben a címzett rendelkezik a szükséges SK bontási jogkörrel. Amennyiben a felbontott SK küldemény magánlevelet tartalmaz, akkor azt a nem kell iktatni jelzéssel kell ellátni és a további iratforgalomból magáncélra el kell távolítani. Amennyiben az SK küldemény hivatalos levelet tartalmaz, akkor a bontás után a címzett köteles azt a központi iktatást végző szervezeti egység munkatársának, iktatás céljából átadni. Mindehhez az ISZ erre a célra kialakított funkcióit kell alkalmazni! Elektronikus úton érkezett küldemények átvétele Az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére az Intézmény / Hivatal (...) címen központi elektronikus postafiókot üzemeltet. Az Intézmény / Hivatal