Fehér Kreativitásfejlesztési Központ FCDC-TCM-WL-15-v /1

Átírás

1 kreativátor Fehér Kreativitásfejlesztési Központ FCDC-TCM-WL-15-v /1 Dokumentum azonosítás Szerző és kiadó: Cím: A KJ-Shiba diagram készítése Cím angolul: Making a KJ-Shiba diagram Kiadás: Budapest, augusztus 6. Verzió: v november 21. Azonosító: FCDC-TCM-WL-15-v.1.1. Url: A KJ-Shiba diagram készítése Prof. Dr. Shoji Shiba vezette be és oktatta a magyar minőségügyben a KJS diagram használatát. A szerző a tanítás és az eredeti módszertani dokumentációk alapján, a saját tapasztalataival kiegészítve írja le az alkalmazás lépéseit. A 7 vezetői eszköz kifejlesztése A JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) 1972-ben kezdeményezte a QC eszközök továbbfejlesztését a vezetői és alkalmazotti munkára. A QC Eszközök Fejlesztési Bizottsága 1977-ben jelentette be kutatási eredményeit és a módszerek együttesét Hét Új QC Eszköz elnevezéssel hozták nyilvánosságra. A módszerek kifejlesztésének célja a vezetői munka minőségének és hatékonyságának a növelése, valamint a kreativitás elősegítése volt. A 7QC eszköz a számszerű adatok, a 7 Vezetői eszköz pedig a verbális adatok kezelésére irányul elsősorban. A KJ diagramot Dr. Kawakita Jiro fejlesztette ki a 7 vezetői eszköz egyikeként. Külföldön Affinity diagram -ként is ismert, nálunk a KJ diagram elnevezéssel találkozhatunk a leggyakrabban. Shiba professzor továbbfejlesztett változatát pedig KJS diagramnak nevezzük. A 7 Vezetői eszköz is a kulcsszavakkal történő irányítás elvéhez illeszkedik, a KJS diagram a mi, mik, melyek kérdőszavakkal indított mondatokra adja meg a választ. A KJ diagram definíciója Kaotikus helyzetekben a probléma pontos megállapítása és megoldási stratégiák generálása (For Pinpointing the Problem in a Chaotic Situation and Generating Solution Strategies).

2 FCDC-TCM-WL-15-v /2 Magyarországi alkalmazás Hazánkban Prof. Dr. Shoji Shiba tanította meg a módszert - és készített módszertani leírást - az ÁMR programban, a japán stílusú TQM bevezetésénél. Egy vállalati TQM program indulásakor - a legtöbb esetben - a vezetés KJS diagram készítésével határozta meg a minőségbiztosítás gyenge pontjait és a fejlesztési irányokat. A 90-es évek TQM hulláma után újra népszerűvé vált a módszer a Lean bevezetésénél, előnye többek között a közösen elhatározott út vita nélküli, konszenzussal történő kijelölése. A KJ-Shiba diagram team munka ideje a kezdetekben kb. 3 óra volt, Shiba professzor a tanítványaitól fél órán belüli eredményt várt el. A vállalati betanításnál az elvonatkoztatási létra begyakorlását is beleértve 3 óra időhosszra célszerű tervezni, a későbbiekben szakszerű irányítással 2 órára becsülhetjük a diagram elkészítésének időigényét. A módszer csoportosan és egyénileg is alkalmazható, a közös munkánál jól kézben kell tartani a team tevékenységeit az időtartás miatt. Alapvető ismeretek a módszer alkalmazásához: a nyelvi adatok kezelése, a hasonlóság kezelés, a szintezés és a team munka szabályok. A KJ-Shiba diagram készítésének lépései 1. Felkészülés 1.1. A fizikai eszközök biztosítása A team vezetőnek a következő eszközöket kell előkészítenie a diagram összeállításához: - öntapadó cetlik (a teljes felületükön ragadjanak), - A0-ás papírlapok, olló, ragasztószalag, - színes vékony és vastag filctollak, ceruza, gemkapcsok, - tollak a résztvevőknek, - egy csendes irodahelyiség a team munkának megfelelő berendezéssel Szellemi felkészülés A csoportmunka megkezdése előtt a team tagokat tájékoztatni kell a tárgykörről, hogy legyen idejük a felkészülésre. Egy fontos döntés előkészítését nem lehet rögtönzésre alapozni.

3 FCDC-TCM-WL-15-v / A team vezető felkészülése A csoportmunka vezetőjének minden eshetőség megoldására fel kell készülnie, amelyek egy beszélgetős team munkánál felmerülhetnek. Az első alkalmakkor ajánlott, hogy a moderátor készítsen egy saját KJS-t a tárgykörre, hogy tisztán lássa majd az elvonatkoztatási szinteket és a lehetőségeket. Az ÁMR bevezetésénél már egy elkészült KJS került bemutatásra, hogy a résztvevők lássák és értsék a végeredményt. A papírok előzetes vágásával/összeragasztásával és a feliratozásokkal lehet néhány percet nyerni. 2. A térkép előkészítése és a bemelegítés A team vezető két A0 méretű papírlapot ragasszon össze, írja fel a témát a papír bal felső vonalába piros tollal. A téma kérdő mondatot kell tartalmazzon, például: melyek a legsúlyosabb problémák a cégünknél? A bemelegítő megbeszélés ne tartson 5 percnél tovább, amikor a team tagok röviden elmondják a véleményüket. Utána történik az üres címkék szétosztása. 3. Címkék írása Minden team tag címkénként egy választ írjon a kérdésre, fekete tintával. Több címkét kell írni. Akkor jó egy mondat, ha többértékű és specifikus. A címkéket az asztalra kell tenni a papírlapra. 4. A szakasz lezárása A team vezető irányításával Yo Wan, ahogy magyarul mondtuk Jól van kiáltással és tapsolással, valamint mosollyal zárja a csapat ezt a fázist. 5. A címkék megbeszélése A team vezető olvassa fel az asztalra helyezett címkéket, értelmezze a csapat, és ha megfelelő, akkor az elfogadottakhoz kell tenni. Az elfogadottság minősítés csak a mondat nyelvi szerkezetére és tárgyszerűségére vonatkozhat és nem a tartalmára. A tartalom miatt nem szabad elutasítani a címkét. Pontosítás esetén a szerző írja újra a cetlit. Szó szerint ugyanazon tartalmú címkékből egyet kell megtartani. 6. A címkék első szintű csoportosítása A team tagjai az asztalon hármas egységekbe csoportosítsák a címkéket a jelentéstartalmuk alapján, fontos az előítélet-nélküliség és az intuíció. Ha szükséges, ki lehet egészíteni a címkecsoportokat további címkékkel. Tehát maximum három darab címke lehet egy csoportban, az egyedül maradt pedig a magányos farkas lesz.

4 FCDC-TCM-WL-15-v /4 7. Első szintű címek készítése Az absztrakciós szintnek megfelelően minden címkecsoportnak adni kell egy rövid, teljes mondatos címet és egy címkére piros tintával kell felírni. Ezt nevezik hasonlósági címkének (affinity card). A cetliket az adott piros címke alá kell rögzíteni egy gemkapoccsal. 8. Második szintű címek készítése A pirossal írt címkéket rendezze a csoport maximum hármas egységekbe és kék színű tintával írjanak egy összefoglaló, rövid mondatos címet az elvonatkoztatási szint szerint. A pirossal írt cetliket az adott kékkel írt címke alá kell rögzíteni egy gemkapoccsal, vagy téveszthetetlenül együtt kell tartani. 9. További szintezés és címkézés A címkék csoportosítását addig kell végezni, ameddig a csoportok és a magányos farkas száma együttesen öt vagy annál kevesebb lesz. A további csoportosításnál is fontos a 3-as egység megtartása, a harmadik szintű gyűjtőcímkéket fekete tollal kell írni és a címkék szélét piros színnel kell megjelölni. 10. A kapcsolatok bemutatása A legfelső szintű címkéket és természetesen az alatta levőket - kölcsönhatásuk szerint rendezze el a csoport a papírlapon. A team vezető a szabályok szerint, cetlikre készítsen kölcsönhatást bemutató nyilakat és jeleket és helyezze el a főcsoportokhoz. Ezeket a címkéket nem kell majd leragasztani, csak a kapcsolati viszonyok bemutatására készülnek. 11. A címkék kibontása és elrendezése Az elfogadott kapcsolatok és hatások alapján a csoport a kibontott címkéket a csoportosítások szerint - rendezze el a papírlapon, úgy hogy minden jó helyen legyen. Az egyes címkecsoportokat először ceruzával kell körberajzolni a hozzátartozó piros szövegű fej címkével, az elrendezés után történhet a leragasztás és a színekkel való műveletek. Az első szintű címkéket fekete tintával kell körberajzolni úgy, hogy a pirossal írt címke alatt legyenek. A második szintű csoportokat zöld színnel karikázzák be, és kék színnel írják a vonalra a kék címkék tartalmát. A kékkel írt címkéket nem kell felragasztani. A harmadik szint esetén a körfeliratot zöld tintával kell írni. A kapcsolati jeleket piros színnel kell jelölni. A munka befejezését Jól van tapssal kell lezárni.

5 FCDC-TCM-WL-15-v /5 12. Szavazásos értékelés A szavazatokat az első színtű csoportokra és a magányos farkasra lehet adni. Minden team tag 3 jelet tehet, egy pirosat (3 pont) egy kéket (2 pont) és egy zöldet (1 pont). Számolják össze a piros címkék közelébe tett pontok összegét és írják mellé. A legtöbb pontot elért, pirossal írt címke alatti részt piros tollal kell berácsozni. A második legtöbb pontot elért körtartományt kék színű tollal kell bevonalazni. A harmadikat pedig zöld pontokkal kell jelölni. 13. A konklúzió megfogalmazása A csoport egy mondattal határozza meg a végeredmény alapján a következtetést, a team vezető pedig a papírlap jobb felső vonalába írja fel fekete tintával. 14. Az azonosító adatok felírása A papír jobb alsó sarkába kell írni fekete tollal a helyet, a dátumot, a csoportazonosítót, a készítők nevét és aláírását. A munka lezárása Jól van tapsolással történik. Egy kész diagram az 1. ábrán látható A KJ diagram készítés eltérő szabályai Az eredeti KJ módszertani leírásban például a csoportosítás mindig kettes egységű, csak kettő címke gyűjthető egybe, nem három. A téma kijelölésénél a kérdőszóra nincs iránymutatás, például a hogyan kérdésre is válaszolhat a KJ diagram. Csoportmunkánál ötletroham alkalmazását írják elő az első szintű címkék írásához. A papír formalizált elrendezése kevésbé kötött és a színek alkalmazása nem szerepel a szerző által hivatkozott KJ alkalmazói leírásban. Az eredeti KJ-ben nincs szavazás, pontozás és konklúzió leírás. (Forrás: Nayatani Yoshinobu, Eiga Toru, Futami Ryoi, Miyagawa Hiroyuki: The Seven New QC Tools, japán nyelven 1984-ben adták ki.) Javaslatok A Totál Kreatív Menedzsmentben és gyakran a Lean menedzsmentben is a cetlis csoportmunkáknál a nagy papír bal felső részében fel szokták tüntetni a cél, eredmény tartomány szövegét a fókuszáltabb iránymeghatározás és a pontosabb végeredmény érdekében. A PDCA elvet követve pedig a papír bal alsó részébe a szükséges intézkedést szokták még írni. Képek, szimbólumok és egyéb vizuális/informatikai alkalmazásokkal további lehetőségek nyílhatnak meg.

6 FCDC-TCM-WL-15-v /6 Melyek a legfontosabb megoldandó problémák a vállalatnál? 4 Rendelkezésre álló készpénz csökkenés Hibás gazdálkodás 6 Kevés pénz jut a fejlesztésre 12 mft/hó energia költség 25 mft termékfejlesztési keret A kintlévőség 100 mft Nincs ISO tanúsítás Z terméken nincs haszon 4 A megrendelések 5%-kal csökkentek Radikális változtatás szükséges a gazdálkodásban és a termelésirányításban. Korszerűtlen termelésirányítás Y termék gyártási hiányosságok Gyenge termelésszervezés 7 Y termék átfutási ideje 12 nap A heti program naponta változik 70%-os kihasználtság a szerelő soron T beszállító pontatlanul szállít C alkatrész miatt 2 nap várakozás Z gép üzemzavaros meghibásodása 5 óra/hó Indokolatlanul lekötött, elveszíthető források 8 1 Magas készletek Selejtek 50 mft alapanyag készlet X késztermék készlet 1000 db. X terméknél 10% selejt. A bejövő alkatrészek 2%-a hibás Készítette vezetési tanácsadó Budapest, március ábra A KJS diagram képe

7 FCDC-TCM-WL-15-v /7 Felhasznált irodalom: Ishikawa Kaoru: Introduction to Quality Control, 3A Corporation, Tokyo, Nayatani Yoshinobu, Eiga Toru, Futami Ryoi, Miyagawa Hiroyuki: The Seven New QC Tools, 3A Corporation, Tokyo, Shiba Shoji: A KJ-Shiba módszer lépései, ÁMR kézirat, fordította Lakatos Géza, július 19. Dr. Shiba Shoji: ÁMR kézikönyvek 1 3. Prodinform, Budapest, Shiba Shoji, Graham Alan, Walden David: A New American TQM, Center for Quality Management, Productivity Press, Cambridge, Változáskezelés Verzió Dátum Módosítás Érvényesítés v Cikk kézirat a Magyar Minőség-nek v Internet, letölthető változat