Az EMC Documentum 5 előnyei. A strukturálatlan információ kezelése stratégiai fontosságú feladat. Az iparág első egységes tartalomkezelő rendszere

Átírás

1 EMC 2 Documentum

2 A strukturálatlan információ kezelése stratégiai fontosságú feladat Elemzők szerint az üzleti döntéseket befolyásoló információnak mindössze 20%-a az adatbázisokban tárolt strukturált adat, a maradék 80% ún. strukturálatlan információ: szöveg, kép, hang, videó, webtartalom stb. Ennek megfelelően egyre több vállalat és intézmény ismeri fel, hogy a strukturálatlan információ szervezeten belüli hatékony kezelése stratégiai fontosságú, és lépéseket kell tenniük az egységes strukturált és strukturálatlan információkezelés, az egységes tartalomkezelés irányába. Napjaink korszerű nagyvállalati dokumentumkezelő rendszereinek a vállalati IT-rendszerekhez csatlakozva meg kell oldaniuk a strukturálatlan információ vagy tartalmak feldolgozását, tárolását, rendszerezését és újraelosztását, amelyek ilyen módon részt vehetnek az üzleti folyamatokban. Az iparág első egységes tartalomkezelő rendszere Az EMC Documentum 5 a világ piacvezető, minden igényt kielégítő nagyvállalati tartalommenedzsment-rendszere, amely lehetővé teszi a vállalaton belül előforduló tartalmak teljes körű kezelését. Tartalomkezelési, csoportmunka-automatizálási, munkafolyamatkezelési és biztonsági funkciói kihasználásával: ésszerűsíthetők az üzleti folyamatok megoszthatóvá válik az információ betarthatók a törvényi előírások csökkenthetők a biztonsági kockázatok Napjaink üzleti folyamatainak egyik fő mozgatórugója a vállalati tartalom. Ennek megfelelően kimagaslóan fontos a vállalati tartalom integritásának és biztonságának folyamatos karbantartása. Ezen tartalmak egységes kezeléséhez nyújt az EMC Documentum 5 terméke széles körű tartalomkezelési szolgáltatásokat. Az EMC Documentum 5 szervezeten belüli alkalmazása: A tartalompublikációs folyamatok automatizálásával leegyszerűsíti és felgyorsítja a tartalomkezelést Minimalizálja a különböző tartalomforrások alkalmazásából adódó hatékonysági problémákat Megkönnyíti és gyorsítja a csapatmunkát Automatizálja és optimalizálja a munkafolyamatokat Biztonságos tartalommegosztást tesz lehetővé belső és külső felhasználók között Alkalmas irattárolási funkciók ellátására Maximalizálja a tároló erőforrások kihasználtságát Megbízható és biztonságos archívumot biztosít Az EMC Documentum 5 előnyei Az EMC Documentum 5 egységes platformot biztosít a tartalomkezelési szolgáltatásoknak, munkafolyamatoknak és a repository szolgáltatásoknak. Legfontosabb képességei: Közös, egységes dokumentumtár és architektúra. Funkciógazdag tartalomkezelési szolgáltatások, amelyek natív módon támogatják valamennyi tartalom-formátumot. A munkafolyamatok rugalmas optimalizálásának a képessége azáltal, hogy az üzleti folyamatok kiegészíthetők dinamikus csoportmunkatevékenységekkel. Magas fokú skálázhatóság, megbízhatóság és adatbiztonság. Az elterjedtebb platformok támogatása, egyszerű integrációs lehetőségek a tartalomforrásokkal. Robusztus megfelelőségbiztosítási szolgáltatások az elektronikus aláírásoktól az irattárolási funkciókig. A tartalomkezelés szerepe Egy mai nagyvállalat jellemzően óriási mennyiségű és nagyon gazdag információtartalommal dolgozik, amelynek nagy része digitális formában van tárolva. A tartalom szervezésének, a verziók és másolatok kezelésének és újrahasznosításának kézenfekvőnek kellene lennie, ennek ellenére az ismeretmunkások ma az idejük 40 százalékát töltik az információ felkutatásával sokszor siker nélkül. Ennek legszembetűnőbb eredménye a munka alacsony hatékonysága, illetve gyakran a hibás döntéshozatal. A szervezeteknek egy olyan rendszerre van szükségük, amely mind a vezetés, mind a munkatársak igényeit kielégítve támogatja az információhalmaz menedzsmentjét és az ismeretmunkások keze alá dolgozik, támogatva a gyorsabb és hatékonyabb, egyedül történő vagy csoportos munkavégzést. Olyan megoldásra, amely a jogosultságok függvényében biztosítja a hozzáférést a rendelkezésre álló információ egészéhez, és nemcsak annak egyes részhalmazaihoz, mint pl. egy relációs adatbázis, egy hagyományos alkalmazás vagy egyéb irodai eszközben tárolt adatok. A rendszernek gyorsan meg kell tudni határozni, hogy mely tartalom van legközelebb kontextusában az adott feladat tárgyához, és melyik irreleváns. Minél értékesebb egy adott információ az üzlet számára meghatározott stratégiai fontossága, időszerűsége vagy más mérőszámok mentén mérve, annál fontosabb a gyors rendelkezésre bocsátása. Ahol a tartalom fontos, ott a vállalati tartalommenedzsment (ECM) a megoldás.

3 Létrehozás Kezelés Továbbítás / Archiválás Irodai alkalmazások (MS Word) XML-alkalmazások CAD-alkalmazások Könyvtári Szolgáltatások Jogosultságkezelés és Auditálás Verziókezelés Életciklus- és Munkafolyamat-kezelés Transzformálás Dokumentumok közötti kapcsolat Keresés SAP CD-Rom Fax Papír Portálok Wireless Nagyvállalati alkalmazások (ERP, CRM etc.) Szkennelt képek Számítógéppel generált dokumentumok (számlák) Dokumentumkezelô Archiválás Vállalati tartalomkezelés a valós üzleti világban A vállalatok többnyire már nagyobb összegeket fektettek be különböző tartalmak létrehozását és tárolását támogató infrastruktúra elemekbe. infrastruktúra-elemekbe. Ha e tartalmak könnyen és intekkigens módon hozzáférhetők, az messze mutató gazdasági előnyöket biztosíthat például azáltal, hogy gyorsítja a termékek piacra kerülését, javítja az ügyfélmegtartási mutatókat, illetve csökkenti a költségeket. Dokumentumok létrehozása Egy robusztus tartalommenedzsment-rendszer hatékonyan támogatja az ismeretmunkások dokumentum-létrehozási feladatait az adott témába vágó információ rendelkezésre bocsátásával ott és akkor, amikor szükségük van erre. Továbbá támogatja a dokumentumkezelési életciklus-folyamatokat olyan eszközökkel, mint például a verziókezelés, ami elengedhetetlen, ha többen dolgoznak egy adott dokumentumon. Mindkettő jelentős versenyelőnyt és költség-megtakarítást jelenthet. Csoportmunka A vállalati tartalommenedzsment áramvonalasítja az ormótlan, papíralapú, kézi vezérléssel működő döntéshozatali folyamatokat azáltal, hogy egy olyan biztonságos virtuális környezetet biztosít a felhasználóknak, amelyben teljeskörűen és kontextusában kezelhető mind az információ, mind az azt kezelő folyamat. A dokumentumok a folyamaton végighaladva automatikusan frissülnek, illetve a régebbi verziók is megmaradnak, és amint a döntés megszületik, automatikusan publikálásra kerülnek, vagy opcionálisan más munkafolyamatokat indíthatnak el.

4 Ügyfélszolgálat támogatása Egy robusztus tartalommenedzsment-rendszer segíthet a vállalatoknak a szolgáltatásaik javításában azáltal, hogy az ügyfélszolgálatosoknak rendelkezésére bocsátja az ügyfelek kiszolgálásához szükséges összes információt, mindezt az ügyféllel történő interakció során. A jobb ügyfélszolgálat több visszatérő vevőt és magasabb profitot jelenthet. A vállalati tartalommenedzsment működése A tartalomkezelés részeként a tartalommenedzsment-rendszer képes a dokumentumok, bekezdések, mondatok, szkennelt dokumentumképek tartalmát, jelentését értelmezni, az adott üzleti szabályok szerint osztályozni ezeket és elemezni a vállalat számára jelentett értéküket. Végül a tartalommenedzsment-rendszer automatikusan, a megfelelő időben és formátumban, a legalkalmasabb csatornákon juttathatja el a felhasználóknak a feldolgozott információt. Üzletifolyamat-menedzsment (BPM) A mai vállalati tartalommenedzsment-rendszerek lehetővé teszik a strukturálatlan tartalom mint például a dokumentumok, digitalizált képek vagy elektronikus munkalapok (formok) üzleti munkafolyamat-kezelő (BPM) rendszerekben történő feldolgozását. A BPM-rendszerek különböző csoportmunka-feladatokat kezdeményezhetnek automatikusan, így akár az adhoc folyamatok esetében is teljes felügyelet biztosítható. Ismétlődő vagy jól tervezhető folyamatok automatizálásával nagymértékben meggyorsíthatják a munkafolyamatok végrehajtását,és jelentős megtakarításokat hozhatnak. Digitális média kezelése A vállalati tartalommenedzsment ki tudja szolgálni egy marketing-kommunikációs osztály hozzáférési igényeit a rendelkezésre álló összes marketinganyaghoz, legyenek azok képek, videoklipek vagy vállalati logók. Egy ilyen rendszer nélkül lehet, hogy azt újra elkészítenék, vagy a korábbi, lejárt verziókat használnak, veszélyeztetve a minőséget és a határidőt. Törvényi megfelelőség Egy olyan átfogó vállalati tartalommenedzsment-rendszer, mint például az EMC Documentum, emberi beavatkozás nélkül (természetesen az alapszabályokat emberi közreműködéssel kell konfigurálni), akár több osztályozási motor felhasználásával elemzi a tartalmat rögtön annak a rendszerbe kerülésekor. Ennek az eljárásnak az eredményeként a rendszer a tartalmat automatikusan címkézi és kategorizálja, így javítva az információ keresési, kinyerési, újrafelhasználási és szétosztási lehetőségeit, mind a felhasználó, mind az üzlet javát szolgálva. Egy sor hasonló eljárás alkalmazható a nem szöveges tartalmak (pl. videók, szkennelt képek (akár egy baleseti akta részét képező vezető engedély digitalizált képe), vagy szakosodott alkalmazások, mint például egy grafikai alaprajzprogram készítette állományok feldolgozásában. Ezt a tartalmat a rendszer összekapcsolja a hasonló meglevő tartalmakkal, így a felhasználó minden, az adott tárgyhoz tartozó információt láthat, függetlenül attól, hogy az a rendszerhez képest külső tartalom, vagy felismerhetetlen annak a formátuma. Ugyanakkor, amíg valamennyi tartalom egy olyan közös dokumentumtárban van tárolva, mint például az EMC Documentum, bármilyen alkalmazás (úgy mint webes vagy asztali kliens alkalmazás), illetve bármilyen vállalati üzleti alkalmazás (pl. SAP, vagy akár BPM alkalmazások) tartalom-igénye könnyedén kielégíthető. Az egyesült államokbeli Sarbanes Oxley, a HIPAA, illetve több magyar törvényi előírás is megköveteli a szervezetektől, hogy dokumentálják a tevékenységeiket, illetve kérésre bocsássák a felügyeleti szervek rendelkezésre ezen dokumentációkat. Szerencsére ez a folyamat egy robusztus vállalati tartalommenedzsment rendszer életciklus-kezelési funkcióival könnyedén automatizálható, folyamatosan karbantartva a hozzáférési jogosultságokat és garantálva a rekordok integritását. CRM Directory Server ERP Internetes tartalommenedzsment A vállalati internetes tartalommenedzsment megkönnyítheti az egyre terebélyesedő vállalati honlapok kezelését azok feldarabolásával és az egyes területek különböző felelősöknek való kiosztásával. Ilyen módon kihelyezve a szerkesztést a felhasználók kezébe, a szerkesztőcsapat adott esetben korlátozott erőforrásai nem jelentenek akadályt, továbbá a szabványosított sablonok és a tartalom-újrafelhasználás kikényszerítésével következetesen érvényesül az egységes arculat. Portál ECM

5 Hogyan kezdjünk hozzá? Amíg leginkább a vállalati szinten bevezetett tartalommenedzsmentrendszerek hozzák a legtöbb hasznot, addig a sikeres bevezetéshez az út kisebb, stratégiai kezdeményezésekre koncentráló projekteken keresztül vezet, ahol a tartalom a megvalósítandó folyamat kritikus in- vagy outputja. Ideális esetben ezek a projektek látványosan megtérülnek, ez pedig segít a lelkes felhasználói közösség kialakí- tásában. Néhány alkalmas terület az induláshoz: Papíralapú eljárások. A papír éppen kimegy a használatból, mert drága kezelni, kockázatos a törvényi megfelelőség biztosítása, és jelentősen növeli a folyamat időtartamát. Tapasztalataink szerint ezeken a területeken a tartalommenedzsment bevezetése rövid időn belül megtérül. Csoportmunkában előállított tartalmak. Egy tartalommenedzsmentrendszer automatizálhatja az együttműködési munkafolyamatot, és támogathatja a gyors döntéshozatalt azáltal, hogy az információ legfrissebb verzióját automatikusan kézbesíti azoknak az embereknek, akiknek és amikor szükségük van erre. Időkritikus folyamatok. Sok vállalat esetében a piacra kerülési idő akár egy nappal történő meghosszabbítása is jelentős bevételkieséssel járhat. Késlekedve reagálni a piaci körülmények változására egyenlő lehet a versenyelőny akár örökre történő elvesztésével. Az információ összegyűjtésére, a termékfejlesztésre, a termékengedélyezésre szánt idő csökkentésével egy tartalom-menedzsment-rendszer gyorsan megtérülhet. Összevont szervezetek. A vállalategyesülések és -felvásárlások az informatikai rendszerek megtöbbszörözésével is járnak. Ezek legtöbbször különálló platformokra épülő, különálló adatbázisokat használó információsilók megjelenését eredményezik. Egy tartalommenedzsment-rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználók ezeket a többszörözött rendszereket egyként lássák, megengedi számukra, hogy egyetlen keresés vagy utasítás kiadásával a tartalom egészén hajtsanak végre műveletet. Törvényi megfelelőség. A törvényi megfelelőség biztosítása rengeteg archiválási és biztonsági feladat elé állítja a vállalatokat, ami komoly részét kötheti le a vállalkozás valódi célját szolgáló, jövedelmező erőforrásainak. Egy tartalommenedzsment-rendszer óriási és gyors megkönnyebbülést jelenthet azáltal, hogy automatizálja a megfelelőségi folyamatokat, és lehetővé teszi az igazi üzletre koncentrálást. A T-Systems a cég erős informatikai hátterét és a különböző iparágakban szerzett széles körű tapasztalatait felhasználva áll ügyfelei rendelkezésére vállalati tartalomkezelési stratégia, dokumentum-kezelési infrastruktúra, iratkezelési szabályzatok kidolgozásában és működtetésében, valamint dokumentumkezelési rendszerek fejlesztésében. Kompetenciáink: Információs architektúra tervezése és kialakítása Tartalom- és információmenedzsment stratégiájának kialakítása Iratkezelési szabályzat kidolgozása és működtetése Taxonómiaépítés Tudásmenedzsment Dokumentumkezelés Iratkezelés Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérjük, keresse ügyfélmenedzserét, vagy látogasson el a weboldalunkra.