E L Ő TERJESZTÉS A BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK DECEMBER 2-I ÜLÉSÉRE IKTATÓSZÁM: 1575/2010.

Átírás

1 E L Ő TERJESZTÉS A BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK DECEMBER 2-I ÜLÉSÉRE IKTATÓSZÁM: 1575/2010. MELLÉKLETEK: 30 DB TÁRGY: A Baranya Megyei Önkormány irányítása alá tartozó intézmények gazdálkodásának központosítása (kozpontosit) ELŐTERJESZTŐ: dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke AZ ELŐTERJESZTÉST KÉSZÍTETTE: Fejlesztési és Közgazdasági Főosztály Horváth Csilla csoportvezető Jeges Judit főtanácsos MEGTÁRGYALTA: Kulturális Bizottság Gazdasági és Költségvetési Bizottság Pénzügyi Ellenőrző Bizottság VÉLEMÉNYEZÉSRE MEGKAPTA: Jogi és Ügyrendi Bizottság Önkormányzat könyvvizsgálója Önkormányzati Érdekegyeztető Tanács FEJLESZTÉSI ÉS KÖZGAZDASÁGI FŐOSZTÁLLYAL TÖRTÉNT EGYEZTETÉS: TÖRVÉNYESSÉGI VÉLEMÉNYEZÉSRE BEMUTATVA: FELELŐS TISZTSÉGVISELŐ: dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke

2 2 II. Az elmúlt évek gazdaságpolitikája, a makrogazdaság jellemző folyamatai az önkormányzatok gazdálkodására rendkívül kedvezőtlen hatással voltak. Csökkent az állami szerepvállalás, mely az önkormányzatokat feladatellátási rendszerük folyamatos felülvizsgálatára, racionalizálására kényszerítette. A gazdálkodás nehézségei felgyorsították az önkormányzatok intézményhálózatában az integrációs folyamatokat. Különösen igaz ez a megyei önkormányzatokra, amelyeknek egyrészt bevételszerzési pozíciói rendkívül kedvezőtlenek, másrészt viszont feladataik folyamatosan bővülnek a települési önkormányzatok által átadható feladatokkal. A Baranya Megyei Önkormányzat az elmúlt ciklusban minden évi költségvetésében célul tűzte ki, hogy folyamatos működési kiadásait folyamatos bevételeiből próbálja finanszírozni, működési hiányát az adósságspirál elkerülése érdekében lehetőség szerint nem növeli. Ehhez elengedhetetlenül megtakarítási intézkedéseket kellett végrehajtani, melyek a fiskális elemeken túl rendre struktúrát érintő változásokat is tartalmaztak. Különösen 2009-ben, és főként 2010-ben, a bevételi pozíciók drasztikus romlása, illetve a Baranya Megyei Kórház kritikus méreteket öltő adósságállománya következtében, a Baranya Megyei Önkormányzat jelentős struktúraátalakítási folyamatokat kényszerült elindítani. A gazdálkodási pozíciók várható alakulása jelen ülésen kerül a tisztelt testület elé a évi költségvetési koncepció, amely ezt részletesen bemutatja előrevetíti, hogy 2011-ben is elengedhetetlenné válik e folyamatok folytatása. Ennek egyik iránya a teljes intézményhálózat gazdálkodási feladatellátásának racionalizálása. A nagyobb városi, megyei jogú városi, megyei önkormányzatok feladatellátásban az elmúlt években rendre jöttek létre sokféle formában a gazdasági integrációk. Van ahol részlegesen, egy-egy meglévő intézmény bázisán, vagy erre a célra létrehozott intézményben, vagy az önkormányzat hivatalában, ágazatonkénti, területenkénti egységekre, vagy a teljes intézményhálózatra vonatkozóan, sokféle integrációs modell született. A Baranya Megyei Önkormányzat esetében is szorgalmazta a könyvvizsgáló, hogy az olcsóbb működés érdekében el kell végezni az intézményenként elaprózott gazdasági szervezetek szükségességének felülvizsgálatát. A jogszabályok változása is az integrációs lehetőségek bővítésének, illetve az irányító szervek önállóságának növelése irányába mutat. Az önkormányzatnak szabadabb lehetősége van munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét tartalmazó megállapodás alapján a helyi sajátosságokhoz igazodva határozni az irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodási feladatainak ellátásáról. Az integrált rendszer kialakításának irányba hat az is, hogy ma már rendelkezésre állnak a számítástechnikai hardver hátterek, az internet alapú adatszolgáltatási feltételek, a korszerű, integrált gazdálkodást megvalósító szoftverek, sőt utóbbiak a gyakorlati tapasztalatok alapján egyre korszerűsödtek, mára gyakorlatilag kész, adaptálható rendszerekké váltak. A Baranya Megyei Önkormányzatnál megvalósítható gazdasági integráció szükségességével, lehetőségeivel már a évi költségvetés foglalkozott. A végrehajtásához kapcsolódó 4/2010. (I.28.) Kgy. határozat 14.b) pontja előírta, hogy felül kell vizsgálni az intézmények gazdasági feladatellátásának struktúráját, a

3 3 gazdasági szervezeti egység szükségességét és a gazdálkodási, pénzügyi feladatok racionálisabb ellátása érdekében a központosítás lehetőségét és annak eredményeit. A felülvizsgálat (adatgyűjtés, elemzés, tapasztalatcsere) el is indult, folyamatosan haladt, a döntés március 31-i határidejét azonban az új testület döntési kompetenciájába, illetve a 2011-es költségvetés előkészítő szakaszába utalta az előző testület. Ennek elsődleges oka az volt, hogy a gazdálkodási rendszer bármiféle változását, integrációját feltétlenül célszerű naptári évhez kötődően indítani, tehát bármikor is született volna 2010-ben a döntés, érdemi megvalósítása csak január 1-jétől indult volna. Ez feltétlenül azt indokolta, hogy a döntést az a testület hozza meg, amelyik a végrehajtásához, és annak ellenőrzéséhez kapcsolódó döntésekben is kompetens. Így kerül most, a koncepció készítés szakaszában ennek a felülvizsgálatnak eredményeként egy integrációs javaslat a tisztelt testület elé. I. Az intézmények gazdasági feladatellátásának jelenlegi struktúrája, főbb jellemzői A Baranya Megyei Önkormányzat irányítása alá 15 intézmény tartozik, melyek közül gazdálkodási jogkörét tekintve 13 önállóan működő és gazdálkodó és 2 önállóan működő. Jelenleg mind a 13 önállóan működő és gazdálkodó intézményben van önálló gazdasági szervezet. Jelenleg 1 gazdasági integráció működik az intézményhálózatban, munkamegosztási megállapodás alapján a Baranya Megyei Levéltár gazdasági szervezete látja el a Művészetek és Irodalom Háza, a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ és a Baranya - Pécs Közkönyvtári Társulás irányítása alá tartozó Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtár egyes gazdálkodási feladatait is. (A Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtár önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, de önálló gazdasági szervezete nincs.) E területen, csak a közvetlenül gazdálkodási feladatot ellátó dolgozókat figyelembe véve (nem számítva pl. a munkaügyi, élelmezési, gondnokolási feladatokat végzőket) korrigálva az osztott munkakörökkel, összesen az intézményekben 48,88 fő munkavállaló dolgozik. Az önállóan működő és gazdálkodó szervezetek rendelkeznek önálló gazdasági szervezettel, a gazdasági szervezetek azonban jellemzően kis létszámúak. A korábbi évek szükségszerű létszámleépítései jellemzően a gazdasági apparátust érintették először, és érintették mindaddig, amíg az összeférhetetlenségi szabályok lehetővé tették a karcsúsítást. Ennek következtében pl. sok a rendszerben az osztott munkakör, továbbá nagy az egyenetlenség az intézmények között mind a létszámok, mind a keresetek, mind a munkamegosztás, mind a leterheltség, és a feladatellátás színvonala tekintetében. Jellemző az is, hogy a megüresedő intézményi gazdaságvezetői munkakörök nehezen, sokszor több pályázati forduló eredményeként tölthetők be. Jelenleg is két betöltetlen állás van (Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja, Baranya Megyei Önkormányzat II. Béla Középiskolája, Élelmiszeripari Szakiskolája, Kollégiuma és Alapfokú Művészetoktatási Intézménye Pécsvárad). Mindkettőben egy sikertelen eljárás már lezárult.

4 4 A pénztelenség és az államháztartás információs rendszerének bonyolultsága egyre több és sokrétűbb feladatot ró a gazdasági szervezetre, az egyes munkakörök betöltésére előírt képesítési követelmények is szigorodnak, ugyanakkor nincs elegendő fedezet a jó szakember megfizetésére. A gazdasági szervezetek felülvizsgálata egyrészt a munkakörönként, munkavállalónként ellátott feladatok mennyiségének, az ellátás módjának, az alkalmazott programoknak, vezetett nyilvántartásoknak, a belső szabályzatoknak, a bekért könyveléseknek adatbázisán, ezek elemzésén, másrészt a belső ellenőrzés tapasztalatain nyugszik. Az integrációk formájára vonatkozóan néhány más önkormányzati modell felépítését, feladatmegosztását, működési rendszerét is áttanulmányoztuk. A Veszprém Megyei Önkormányzatnál pedig ahol ugyanazt a számítástechnikai programot alkalmazzák, mint a Baranya Megyei Önkormányzatnál a helyszínen ismerkedtek a szakemberek az ott július 1-jén bevezetett integrált gazdálkodási rendszer gyakorlati működésével, tapasztalataival. Továbbá igyekeztünk hasznosítani a Baranya Megyei Önkormányzat korábbi integrációs törekvéseinek tapasztalatait. Próbáltunk olyan rendszert felépíteni, amely elkerüli mindazokat a buktatókat, amelyek a korábbi integrációk működésében mutatkoztak. II. A központosítás javasolt formája Az intézményhálózat sajátosságai és a Hivatal meglévő adottságai azt mutatják, hogy az integrációt legcélszerűbb a Hivatal bázisán megvalósítani. Az intézmények száma viszonylag kicsi, viszont sok ágazatot képviselnek és ágazaton belül is jellemző a sokszínűség (gyakorlatilag maximum 1-2 hasonló típusú intézmény van a rendszerben). Ezen túl jelentősen eltérő a költségvetések nagysága, összetettsége (pl. szakfeladatok, telephelyek, pályázatok, bevételszerzési képességek stb. szempontjait figyelembe véve). Elhelyezkedésüket tekintve is gyakorlatilag az egész megyét felölelően találhatunk megyei intézményt. Ez már önmagában abba az irányba tereli az integrációt, hogy ne valamelyik intézményhez, hanem közvetlenül az irányító szervhez települjenek az integrálható feladatok. Ezzel kiaknázhatók olyan további előnyök, mint az egységes irányítás, a magasabb szintű munkaszervezés, a gyors információszolgáltatás és az erősebb irányítószervi kontroll, amelyek a korábbi, egy-egy intézménybe telepített kisebb integrációkban jellegükből adódóan nem tudtak megvalósulni. És a másik oldalon is olyan feltételek vannak, amelyek szintén ezt az integrációs irányt támasztják alá. A Hivatalban rendelkezésre áll egy ilyen típusú integrációhoz mind a humánerőforrás, mind a technikai feltételek egy része. A Hivatalban biztosítható a helyiség és az eszközigény, továbbá a Hivatalban 2003 óta kedvező gyakorlati tapasztalatokkal működik egy integrált gazdálkodási rendszer, mely tetszőlegesen bővíthető. A korszerű informatikai alapra helyezhető integrációból egyrészt egy sor olyan előny is kiaknázható, ami magából az integrált gazdálkodási rendszer lehetőségeiből adódik, másrészt az intézményekkel történő kibővítése lényegesen kisebb költséggel jár, mint egy teljesen új rendszer kialakítása. Az OrganP internet alapú, integrált információs rendszer. Megoldást nyújt és támogatja a költségvetési gazdálkodás és irányítás minden tipikus feladatát, ugyanakkor konkrét felhasználói igényekhez alakítható. Alrendszerei önálló

5 5 életre képesek, de együttes alkalmazásuk esetén automatikus kapcsolat valósul meg közöttük. Az integrált rendszer - teljes körűen támogatja a költségvetési előirányzatok tervezését, nyilvántartását; - biztosítja a vagyon tételes, előírásoknak megfelelő nyilvántartását, támogatja a vagyongazdálkodást; - teljes körűen és részletesen tartalmazza a kötelezettségvállalásokat; - zárt, ellenőrizhető folyamatokban biztosítja a pénzügyi és számviteli elszámolásokat, jelentéseket, beszámolókat; - hatékonyan támogatja a gazdálkodási, irányítási és ellenőrzési funkciókat. A rendszer nagy szervezeteknél is könnyű menedzselhetőséget, a változások gyors követését és költségtakarékos üzemelést (gyors információ elérés, mérsékelt hálózati igények) tesz lehetővé, a hatályos jogszabályokat folyamatosan követi. A gazdálkodás központosításának három lényegi eleme: - hogy valamennyi intézményt magába foglalva (kivéve egyelőre a Baranya Megyei Önkormányzat Gazdasági Igazgatósága, melynek átalakítására a koncepció más típusú javaslatot fogalmaz meg) egyetlen rendszerként működjön; - hogy egzakt feladat és felelősség megosztáson és integrált számítástechnikai rendszeren alapulva egységes rendszerként működjön, - valamint, hogy az intézmények körében találjuk meg a rendszer működéséhez legalkalmasabb munkavállalókat, akik szaktudásukkal, intézményi- és helyismeretükkel, a változás elfogadásával és támogatásával alappillérei lesznek a majdani mindennapos működésnek. A központosított gazdálkodási rendszer előnye az egységes irányítás, magasabb szintű munkaszervezés, szabályozottság, egységes szemléletű számviteli, nyilvántartási rendszer kialakítása, a naprakész adatszolgáltatás, gyors és biztonságos információ elérés, sokkal közvetlenebb és rugalmasabb irányító szervi kontroll lehetősége. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kr. 16. (4) bekezdése alapján a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről megállapodást kell kötni, ezeket a számú (illetve a Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtárral kötendő megállapodást a 15. számú) mellékletek tartalmazzák. Valamennyi intézmény és a Hivatal között külön megállapodás születik, de egységes tartalommal. (Tekintettel arra, hogy a Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtár gazdálkodási feladatait jelenleg a Baranya Megyei Levéltár végzi, a Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtár gazdálkodási feladatainak ellátását is a Hivatalba célszerű integrálni. Ez az intézmény azonban a Baranya - Pécs Közkönyvtári Társulás irányítása alá tartozik, így a Hivatalt a gazdálkodási feladatokra a Társulási Tanácsnak kell kijelölni. Ezért a határozati javaslat szerint, a Baranya Megyei Önkormányzat részéről a 15. számú mellékletnek csak feltételes elfogadására van mód.) A feladatmegosztás elsődleges alapelve, hogy a pénzügyi-gazdálkodási feladatok kerülnek az új rendszerbe. Azaz az élelmezési, a munkaügyi, a konkrét üzemeltetéssel, gondnokolással kapcsolatos munkaköröket az integráció alapvetően nem érinti. Egy későbbi szakaszban azonban a munkaügyi feladatok központosításának lehetőségére, a beszerzések központosítására, a közbeszerzések hivatali bonyolítására stb. célszerű lesz visszatérni. A feladatmegosztásban elsősorban az integrált program adta lehetőséget kihasználva a standardizálható feladatok (könyvelés, PM információs jelentés, mérlegjelentés,

6 6 beszámoló készítés, ingatlan kataszter, ÁFA bevallás, kötelezettség nyilvántartás stb.) és a kötelezettségvállalás (utalványozás) ellenjegyzése kerül a Hivatalba, míg kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés igazolás és az egyedi nyilvántartó, előkészítő, alapadatszolgáltatás jellegű feladatok maradnak az intézményeknél. Ezzel az intézményi gazdálkodás önállósága nem csorbul, viszont minden egyes tételnél megvalósul az irányítószervi kontroll. Továbbá lesznek a feladatok között ezen túl is a szakmai és a gazdasági dolgozók szoros együttműködésével megvalósuló, közösen végzett feladatok (ilyenek pl. a pályázati tevékenység, a közbeszerzések, a vagyongazdálkodás). A feladatmegosztás kialakításánál nagymértékben hasznosítottuk a már működő hasonló típusú önkormányzati rendszerek több év alatt kikristályosodott tapasztalatait. A feladatellátás változásával nem változik az intézmények gazdálkodási jogkör szerinti besorolása, nem változnak az adószámok, és a bankszámla számok (maradnak az önálló bankszámlák). Várhatóan viszont (a tényleges pénzszükségletek lefedezésének irányába) módosul az intézményfinanszírozás rendje, a jelenleg érvényben lévő havi/heti likviditási terven alapuló kis-kincstári szabályozás. A számlavezető pénzintézettel az erre való leghatékonyabb módszer kialakítására az egyeztetések hamarosan megkezdődnek. A feladatmegosztáshoz igazodik a szervezet kialakítása. A Hivatalba kerülő feladatokat a Fejlesztési és Közgazdasági Főosztály keretében egy 10 fős intézménygazdálkodási egység (csoport) végzi majd, Az intézményekben a gazdasági szervezet, mint gazdasági vezető által irányított szervezeti egység megszűnik. Az intézményeknél maradó feladatokat összességében 19 fő gazdálkodási munkatárs látja el, intézményenként általánosságban 1 fő, ahol több telephely van (vagy más specialitás szükségessé teszi) 1,5-2 fő, illetve a Baranya Megyei Gyermekvédelmi Központnál, ahol 24 lakásotthon elszámolása folyik, 2,5 fő. E feladatmegoszlás következtében összességében az intézményeknél 29,88 fő munkaköre szabadul fel, melyből álláshely csökkentés 22,88 fő. (A létszámcsökkentés nem jár feltétlenül felmentéssel, év közben megüresedett álláshelyek megszüntetésével, teljes foglalkoztatásból részmunkaidőssé válással is megvalósulhat.) A tervezett létszámváltozásokat intézményenként a határozati javaslat és a 30. számú melléklet mutatja. Tekintettel az átalakítás módjára, a megfelelő humánerőforrás biztosításának fontosságára, illetve arra, hogy a döntéshez elengedhetetlenül létszámleépítés kapcsolódik, alapelvünk, hogy a Hivatalban dolgozó 10 fős csoport lehetőség szerint a jelenlegi rendszerben dolgozókból kerüljön ki. Elképzeléseink szerint a csoport munkatársai döntően intézményi szakemberek lesznek, a csoport vezetését, feladatának szervezését, irányítását pedig a Hivatal Költségvetési és Intézményfinanszírozási csoportjának munkaköre szerint illetékes dolgozója végzi. A csoport felépítésénél többféle szempontot is szem előtt tartunk, a munkakör szerinti gyakorlatot, az eddigi munkavégzés tapasztalatait, az (elsősorban az ellenjegyzéshez szükséges) iskolai végzettség meglétét, valamint, hogy valamennyi ágazat szakmai ismeretei képviselve legyenek a csoportban. Továbbá próbáljuk az életkor szerinti összetételt is optimalizálni. Az ezzel kapcsolatos tárgyalásokat az intézmények vezetőivel, gazdasági vezetőivel, az érintett dolgozókkal lefolytattuk. Eredményeként január 1-jétől a feladatok, munkakörök ellátására legmegfelelőbb dolgozókkal kezdi meg munkáját a Hivatalban létrejövő szervezeti egység.

7 7 A szervezet átalakulásának megfelelően mind a Hivatal, mind az intézmények szervezeti működési szabályzatát (a Hivatal ügyrendjét) illetve egyéb, a változással érintett dokumentumait módosítani szükséges. Továbbá az intézmények alapító okiratában meg kell jelölni, hogy egyes gazdálkodási feladataik ellátását megállapodás alapján a Hivatal végzi, illetve a gazdasági szervezet megszűnéséből következően az alapító okiratból törölni kell a gazdasági vezető kinevezésére vonatkozó meghatározást. (Az alapító okiratok módosításakor át kell vezetni ezeken túl mindazokat a technikai jellegű módosításokat, amelyek a augusztus 15-el hatályon kívül helyezett évi CV. törvény miatt szükségesek. A jogszabály úgy rendelkezik, hogy ezeket a hatálybalépését követő első alapító okirat módosításkor kell megtenni, így az intézmények nagy részénél erre most kerül sor.) Az alapító okirat módosítások a számú mellékletben jelennek meg. III. A rendszer működésének költségvetést érintő hatásai A gazdálkodás központosítását alapvetően a költségvetési kényszer szülte. Kialakításából összességében jelentős, folyamatos működési kiadás megtakarítás várható. A költségvetést érintő hatás három elemből tevődik össze, folyamatosan jelentkező megtakarításokból, folyamatos, valamint egyszeri jellegű kiadásokból. A folyamatos megtakarítások elemei: elsődlegesen a létszámleépítések során felszabaduló bér, valamint a működésből származó kiadás csökkenés. (Ez utóbbi tartalmazza a banki költségek csökkenését, az integrációból adódó dologi megtakarításokat és a szigorúbb előirányzat gazdálkodás eredményét, a pénzeszközök egységes kezeléséből származó előnyöket stb.) Gyakorlatilag megtakarításként jelentkezik (bár a becsült megtakarítási összegbe nem számoltuk be), a csoport vezetőjének bére is, hiszen statusának változásával a költségvetési és intézményfinanszírozási csoportban 1 fő létszámcsökkenés valósul meg. Egyszeri kiadásként jelennek meg a létszámleépítések egyszeri terhei, a hardver (számítógépek, nyomtatók, internet pontok) és egyéb eszközigény (mobiltelefonok, fax, helyiség kialakítás) költségei, valamint az integrált informatikai rendszer kibővítésének (licencdíj, bevezetési szolgáltatások) díja. A rendszer bővítésére hirdetmény nélküli tárgyalásos közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, melynek elindítása megtörtént azzal a feltétellel, hogy ha a közgyűlés december 2-i ülésén jelen gazdálkodási integrációs javaslatot nem fogadja el, akkor az önkormányzat ezirányú ajánlattételi felhívását visszavonja. A Hivatalba történő integráció esetén a helyiségek, berendezési tárgyak, eszközök nagy része rendelkezésre áll, illetve biztosított a raktározási lehetőség, a biztonságtechnikai eszközökkel felszerelt pénztárhelyiség és a pénztáros. Ez a kialakítás egyszeri, és a működés folyamatos költségeit jelentősen mérsékli. A folyamatosan jelentkező kiadások egyik eleme az integrált gazdálkodási program bővítéséhez kapcsolódó bevezetés utáni üzemelés és support díj. Személyi jellegű többletkiadás keletkezik akkor, ha a Hivatal intézménygazdálkodási csoportjában az intézményből jött dolgozónak a köztisztviselői törvény szerinti illetménye magasabb, mint a közalkalmazotti törvény szerinti bére.

8 8 A dolgozók folyamatos kapcsolattartása következtében várhatóan megnő a telefon forgalom és a bizonylatok is utaznak a hivatal és az intézmények között, ezekhez azonban a technikai lehetőségek kihasználásával és jó munkaszervezés mellett nem feltétlenül kapcsolódik többletkiadás. A várható megtakarítások számítása egyelőre becslés értékű, hiszen sok bizonytalansági tényezőt tartalmaz. A létszámváltozásokhoz kapcsolódó tételek (mind a megtakarítások, mind az egyszeri terhek, mind az áthelyezésekhez kapcsolódó kiadások) csak akkor határozhatók meg pontosan, ha véglegessé válnak a döntések. Továbbá teljesen becslésértékű a rendszer működéséből adódó megtakarítás, nagyon sok szegmensből tevődik össze, nagysága leginkább a más önkormányzatok tapasztalati adatainak arányaiból (óvatosan) kalkulált. Mindezek figyelembe vételével a jelenlegi adatok, információk alapján becsült megtakarítás nagyságrendje: ezer forint Jogcímek évben évben Intézményben felszabaduló munkakörök bére, vezetői pótlék Létszámleépítés egyszeri terhei Hivatal új csoportjához kapcsolódó többlet bérek, egyéb kötelező járandóságok Integrált gazdálkodási rendszer bővítése/működése Hardverigény költsége Eszközigény költsége Rendszer működéséből eredő megtakarítás Összes megtakarítás iv. Összefoglalás A gazdálkodási rendszer alapvetően fiskális kényszerek következtében megvalósított felülvizsgálatának eredményeként a jelenleginél hatékonyabb és racionálisabb megoldást hoz a gazdálkodás központosítása. A központosítás előnyeit és lehetőségeit számba véve ennek formájaként egy munkamegosztási megállapodáson és egy integrált informatikai rendszeren alapuló kétpólusú integráció létrehozását javaslom. E szerint egyes feladatok ellátása a Hivatalban egy intézménygazdálkodási egységben, illetve egyes feladatok ellátása továbbra is az intézményekben történik. A feladatmegosztás alapelve, hogy az intézményi gazdálkodási önállósága ne csorbuljon, viszont a kötelezettségvállalásnál valósuljon meg az irányítószervi kontroll. A rendszer egy szakszerűbb, gyorsabb, koncentráltabb, egységesebb szemléletű, kontrolláltabb feladatellátást és jelentős anyagi megtakarításokat hoz. A jó működés alapfeltétele a működtető munkavállalók szaktudása és támogató együttműködése. Mindezek figyelembe vételével kérem a tisztelt testületet az alábbi határozati javaslat elfogadására.

9 9 III. Határozati javaslat: A Baranya Megyei Önkormányzat közgyűlése 1) a) az irányítása alá tartozó - Baranya Megyei Önkormányzat Fogyatékos Személyek Otthona, Bóly; - Baranya Megyei Önkormányzat Kastélypark Időskorúak Otthona, Görcsöny; - Baranya Megyei Önkormányzat Boróka Otthona, Helesfa; - Baranya Megyei Önkormányzat Mozsgó Turbékpusztai Integrált Szociális Intézménye, Mozsgó; - Meixner Ildikó Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola, Kollégium Mohács; - Baranya Megyei Önkormányzat Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézménye, Óvodája, Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája és Kollégiuma Komló; - Baranya Megyei Önkormányzat II. Béla Középiskolája, Élelmiszeripari Szakiskolája, Kollégiuma és Alapfokú Művészetoktatási Intézménye Pécsvárad; - Baranya Megyei Önkormányzat Radnóti Miklós Szakközép- és Szakiskolája, Kollégiuma Mohács; - Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja Pécs; - Baranya Megyei Gyermekvédelmi Központ Pécs; - Baranya Megyei Levéltár Pécs; - Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Pécs; - Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ Pécs; - Művészetek és Irodalom Háza Pécs intézményekben működő gazdasági szervezeteket megszünteti, az intézmények gazdálkodással, könyvvezetéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos feladatainak ellátására január 1-jétől a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalát jelöli ki; b) jóváhagyja az ehhez kapcsolódó, számú mellékletek szerinti munkamegosztási és felelősségvállalási megállapodásokat; c) felkéri a megyei főjegyzőt, és az érintett intézmények vezetőit, hogy a megállapodásokat írják alá; Határidő: december 10. Felelős: Lászlóné dr. Kovács Ilona, megyei főjegyző érintett intézmények vezetői

10 10 2) felkéri a közgyűlés elnökét, hogy tájékoztassa a Baranya - Pécs Közkönyvtári Társulást az 1. pont szerinti változásról, és kezdeményezze, hogy a Csorba Győző Megyei - Városi Könyvtár gazdálkodással, könyvvezetéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos feladatainak ellátására jelölje ki a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalát. Elfogadja a 15. számú melléklet szerinti munkamegosztási és felelősségvállalási megállapodást azzal, hogy hatályba lépésükhöz a Társulási Tanács kijelölésre vonatkozó döntése szükséges. Határidő: december 10. Felelős: Dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke 3) a) elrendeli, hogy az alábbi álláshelyek megszüntetését eredményező létszámcsökkentés végrehajtására kerüljön sor: - Baranya Megyei Önkormányzat Fogyatékos Személyek Otthona Bóly 2 álláshely; - Baranya Megyei Önkormányzat Kastélypark Időskorúak Otthona Görcsöny 2 álláshely; - Baranya Megyei Önkormányzat Mozsgó Turbékpusztai Integrált Szociális Intézménye, Mozsgó 1 álláshely; - Baranya Megyei Önkormányzat Boróka Otthona Helesfa 3 álláshely; - Meixner Ildikó Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola, Kollégium Mohács 2 álláshely; - Baranya Megyei Önkormányzat Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézménye, Óvodája, Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája és Kollégiuma Komló 1,5 álláshely; - Baranya Megyei Önkormányzat Radnóti Miklós Szakközép-és Szakiskolája, Kollégiuma Mohács 2,25 álláshely; - Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja Pécs 1 álláshely; - Baranya Megyei Gyermekvédelmi Központ Pécs 3 álláshely; - Baranya Megyei Levéltár Pécs 3,63 álláshely; - Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Pécs 1,5 álláshely - Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ Pécs 0,5 álláshely - Művészetek és Irodalom Háza Pécs 0,5 álláshely; b) nyilatkozik arról, hogy - a létszámleépítésről szóló döntést követő öt éven belül a megszüntetett álláshelyeket nem állítja vissza, kivéve, ha önkormányzati rendeleten kívüli jogszabályból adódó többletfeladatok ezt indokolttá teszik;

11 11 c) utasítja az intézmények vezetőit, hogy figyelemmel a feladatok hatékony, szakszerű és jogszabályoknak megfelelő ellátására, tekintsék át a részmunkaidőben foglalkoztatható munkavállalók körét és ennek mérlegelése után még szükségessé váló foglalkoztatási jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos intézkedéseket, egyeztetéseket haladéktalanul kezdjék meg; d) a foglalkoztatási jogviszonyok megszüntetéséhez kapcsolódó, a jogszabály által előírt kötelező juttatások fedezetére évi költségvetésében 22,2 millió forintot biztosít. Határidő: a) a munkáltatói intézkedések megkezdésére január 1. b) a fedezet biztosítására a évi költségvetési rendelet megalkotása Felelős: a) az érintetett intézmények vezetői b) Dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke, 4) január 1-jétől az intézmények gazdálkodási feladatainak ellátására a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatalának létszámkeretét 9 fővel növeli, az intézmények létszámkeretét az ehhez kapcsolódó átcsoportosítások következtében az alábbiak szerint csökkenti: - Baranya Megyei Önkormányzat Fogyatékos Személyek Otthona Bóly 1 fő - Baranya Megyei Önkormányzat Mozsgó Turbékpusztai Integrált Szociális Intézménye, Mozsgó 1 fő - Baranya Megyei Önkormányzat Boróka Otthona Helesfa 1 fő - Baranya Megyei Önkormányzat II. Béla Középiskolája, Élelmiszeripari Szakiskolája, Kollégiuma és Alapfokú Művészetoktatási Intézménye Pécsvárad 1 fő - Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja Pécs 1 fő - Baranya Megyei Levéltár Pécs; 1 fő - Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Pécs; 1 fő Határidő: a évi átmeneti gazdálkodásról szóló rendelet megalkotása Felelős: Dr. Hargitai János, a közgyűlés elnöke 5) a) felkéri a megyei főjegyzőt, hogy gondoskodjon a Hivatal ügyrendjének előkészítéséről, valamint a változásokkal érintett egyéb szabályzatok módosításáról;

12 12 b) felkéri az érintett intézmények vezetőit, hogy a gazdálkodási feladatok ellátásában bekövetkezett változásoknak megfelelően a szervezeti működési-, és az egyéb érintett szabályzataik módosításáról gondoskodjanak. Határidő: március 31. Felelős: Lászlóné dr. Kovács Ilona, megyei főjegyző az érintett intézmények vezetői 6) a) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat Fogyatékos Személyek Otthona, Bóly intézmény 16 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 16 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; b) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat Kastélypark Időskorúak Otthona, Görcsöny intézmény 17 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 17 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; c) elfogadja Baranya Megyei Önkormányzat Boróka Otthona, Helesfa intézmény 18 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 18 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; d) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat Mozsgó Turbékpusztai Integrált Szociális Intézménye, Mozsgó intézmény 19 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 19 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; e) elfogadja a Meixner Ildikó Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény, Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola, Kollégium Mohács intézmény 20 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 20 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; f) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézménye, Óvodája, Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája és Kollégiuma Komló intézmény 21 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 21 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; g) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat II. Béla Középiskolája, Élelmiszeripari Szakiskolája, Kollégiuma és Alapfokú Művészetoktatási Intézménye Pécsvárad intézmény 22 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 22 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; h) elfogadja a Baranya Megyei Önkormányzat Radnóti Miklós Szakközép- és Szakiskolája, Kollégiuma Mohács intézmény 23 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 23 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát;

13 13 i) elfogadja a Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja Pécs intézmény 24 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 24 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; j) elfogadja a Baranya Megyei Gyermekvédelmi Központ Pécs intézmény 25 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 25 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; k) elfogadja a Baranya Megyei Levéltár Pécs intézmény 26 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 26 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; l) elfogadja a Baranya Megyei Múzeumok Igazgatósága Pécs intézmény 27 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 27 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; m) elfogadja a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központ Pécs intézmény 28 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 28 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; n) elfogadja a Művészetek és Irodalom Háza Pécs intézmény 29 a) számú mellékletbe foglalt módosító okiratát, és jóváhagyja a 29 b) számú mellékletbe foglalt egységes szerkezetű alapító okiratát; o) felkéri a megyei főjegyzőt, hogy az a)-n) pontban megjelölt okiratokat a törzskönyvi nyilvántartáson történő átvezetés céljából a Magyar Államkincstár Regionális Igazgatóságának küldje meg. Határidő: december 13. Felelős: Lászlóné dr. Kovács Ilona, megyei főjegyző Pécs, november 17. Dr. Hargitai János

14 Munkamegosztási megállapodás TERVEZET A megállapodás létrejött a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala (7621 Pécs, Széchenyi tér 9.), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv (továbbiakban: Hivatal), képviseli Lászlóné dr. Kovács Ilona megyei főjegyző, valamint a ( ) mint önállóan működő és gazdálkodó/önállóan működő költségvetési szerv (továbbiakban: Intézmény), képviseli. igazgató között. A megállapodás tárgya: Az önállóan működő és gazdálkodó/önállóan működő költségvetési szervek pénzügyigazdasági feladatai ellátásával kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjének meghatározása az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény, a számvitelről szóló évi C. törvény, a mindenkori adótörvények, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet, az államháztartás szerveinek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet, a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének rendeletei és egyéb jogszabályok a költségvetési gazdálkodásra, valamint a költségvetési szervek számviteli- és adatszolgáltatási kötelezettségre vonatkozó előírásainak figyelembevételével. Ennek érdekében a felek az alábbiakban állapodnak meg: 1) Az együttműködés általános szabályai A Hivatal és az Intézmény együttműködésének célja, hogy a hatékony és ésszerűen takarékos gazdálkodás szervezeti feltételeit megteremtse. Az együttműködés jelen megállapodásban foglaltakon túl nem csorbítja az Intézmény gazdálkodási és szakmai döntési jogot, önálló jogi személyiségét és felelősségét. A Hivatalban a pénzügyi- gazdasági ügyviteli feladatokat ellátó szervezet elsődlegesen az Intézménygazdálkodási csoport útján biztosítja az intézmények a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodásának feltételeit. A Hivatal és az Intézmény egymás rendelkezésére bocsátják a feladataik ellátásához szükséges dokumentumokat és információkat. Az Intézmény által teljesített adatszolgáltatások valódiságáért, a határidők pontos betartásáért saját nyilvántartási rendszerénél az intézmény vezetője, míg az egyéb pénzügyi információs szolgáltatások tekintetében a Hivatal kijelölt munkatársa a felelős. A kötelezettségvállalási jogkört az Intézmény vezetője saját hatáskörben gyakorolja, teljes körű felelősséggel tartozik az intézmény kiemelt költségvetési előirányzatainak betartásáért. Az utalványozási jogkörét pedig jelen megállapodással a Hivatal Pénzkezelési Szabályzatában kijelölt személyre ruházza át. 1

15 Az Intézmény önálló bankszámlával rendelkezik, számlaforgalmát a Hivatalba telepített Elektra rendszeren keresztül a Hivatal munkatársai bonyolítják. Az Intézmény az Elektra rendszerben lekérdezési hozzáféréssel rendelkezik, a bankszámlaforgalmáról ezúton informálódhat. Az Intézmény költségvetési gazdálkodási adatainak feldolgozása és nyilvántartása az OrganP Integrált Gazdálkodási Rendszer alkalmazásával történik. A Hivatal ügyrendje részletesen szabályozza a Hivatal és az Intézmény pénzügyigazdasági feladatai ellátásáért felelős személyeket, az ellátandó feladatokat, a vezetők és egyéb dolgozók hatáskörét, feladatkörét és jogkörét. A gazdálkodáshoz, gazdasági eseményekhez kapcsolódóan valamennyi dokumentumot a Hivatal és az Intézmény között kézbesítő könyvvel kell átadni, melyből megállapítható, hogy a keletkezett iratot (bizonylatot) mikor és kinek adta át. Az átadott-átvett dokumentumok kezelésének részletes szabályait a Hivatal és az Intézmény ügyrendje tartalmazza. 2) Tervezési, elemi költségvetés készítési feladatok: a) A tervezéssel kapcsolatos előkészítő feladatok végrehajtása a Hivatal feladata. Ennek keretében a Hivatal illetékes főosztályának iránymutatásai szerint, illetve a költségvetésre vonatkozó előírások, jogszabályi rendelkezések, előző évi teljesítési adatok, egyéb információk felhasználásával a Hivatal elkészíti az Intézmény költségvetés-tervezetét. b) Az Intézmény vezetője a költségvetés-tervezet elkészítéséhez megadja a sajátos, speciális információkat (pályázatok, projektek, szakmai feladatok), tájékoztatja a Hivatalt a megoldandó feladatokról, felmerülő igényekről és szükségletekről. c) Az elkészített költségvetés-tervezet a Hivatal az Intézmény vezetőjével egyezteti. d) A megyei önkormányzat éves költségvetési rendeletében az Intézmény kiemelt bevételi és kiadási előirányzatait elkülönítetten hagyja jóvá. e) A költségvetési rendeletben jóváhagyott kiemelt bevételi és kiadási előirányzatok figyelembevételével a Hivatal az Intézmény vezetőjével egyeztetve gondoskodik az Intézmény elemi költségvetésének elkészítéséről. f) A Hivatal az Intézmény jóváhagyott költségvetését az elemi költségvetés elkészítésére előírt határidő betartásával az Intézmény vezetője részére átadja. g) Az elemi költségvetések pénzügyi információs rendszerben történő elkészítése, valamint a jóváhagyó számára továbbítása a Hivatal kijelölt munkatársának feladata. 3) Előirányzatok módosítása: a) Az Intézmény vezetője jogosult a bevételi előirányzatok beszedésére, a kiadási előirányzatok teljesítésére, a saját hatáskörű előirányzat módosításra. b) Az előirányzatok megváltoztatásának dokumentációját a Hivatal az Intézménnyel közösen készíti el. c) Az Intézmény vezetőjét az előirányzatok felhasználása, betartása, a felhasználás szükségessége, az igénybe vett szolgáltatások mennyisége és mértéke tekintetében felelősség terheli. d) Az eredeti előirányzatok és a módosított előirányzatok analitikus nyilvántartásáról a pénzügyi rendszerben Hivatal gondoskodik 2

16 e) Az előirányzatok alakulásáról az Intézmény a pénzügyi rendszer kimutatásaiból, illetve lekérdezéseiből informálódik. 4) Előirányzat felhasználása, kötelezettségvállalás: a) A jóváhagyott éves költségvetési előirányzatok alapján az Intézmény a Hivatallal egyeztetve előirányzat felhasználási tervet készít. b) Az Intézmény részére jóváhagyott költségvetési előirányzatokon belül a részelőirányzatok felhasználásáról kötelezettségvállalással az Intézmény vezetője, vagy az általa megbízott személy jogosult rendelkezni. A kötelezettségvállalás előtt a pénzügyi rendszer segítségével meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. c) Az Intézmény vezetője által vállalt kötelezettségek, szerződések, rendelések, átadott pénzeszközökre vonatkozó megállapodások nyilvántartásba vételét, előkontírozását az intézmény munkatársai végzik. d) A kötelezettségvállalások ellenjegyezésére a Hivatal ügyrendjében meghatározott gazdasági vezető vagy az általa megjelölt személyek az Intézménygazdálkodási csoport munkatársai jogosultak. e) Felújítási, felhalmozási kiadás teljesítésére irányuló kötelezettségvállalás csak a feladat teljesítésére rendelkezésre álló előirányzat, valamint az erre a célra átvett pénzeszközök összegéig tehető. f) A Hivatal a kötelezettségvállalásokról a pénzügyi rendszerben analitikus nyilvántartást vezet. g) A kötelezettségvállalás eredeti dokumentumait az Intézmény vezetője köteles a Hivatalnak átadni. 5) Felelősségvállalás: A kötelezettségvállalási jogkört az intézmény vezetője gyakorolja. A kötelezettségvállalás során az intézményvezető intézkedik a szolgáltatás, áruszállítás megrendelésére, a munkavégzés elrendelésére és a pénzügyi teljesítésre vonatkozóan. Az ellenjegyzésre jogosultaknak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződniük arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti, vagy veszélyezteti a gazdálkodásra vonatkozó szabályozást, és annak biztonságát. A teljesítés szakmai igazolása a kifizetések előtt megtörténik. Szakmai teljesítés igazolására az intézményvezető, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. A szakmai teljesítés igazolója ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalási dokumentumban vállalt kötelezettségek teljesítése megfelelő-e, és megalapozza-e a kifizetések teljesítését. Érvényesítés a Hivatalnál történik. A szakmai teljesítés igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőrizni kell az összegszerűséget, az alaki követelményeket és a fedezet meglétét. A kötelezettségvállalás, a kötelezettségvállalás ellenjegyzése, az utalványozás, az utalványozás ellenjegyzése, az érvényesítés feladatainak eljárásrendjét és a jogosultak nevét és aláírás mintáját a Hivatal Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza, amely az Intézményre nézve kötelező. 3

17 6) A személyi juttatásokkal és munkaerővel való gazdálkodás A munkáltatói jogokat az Intézmény vezetője gyakorolja. Ennek keretében az igazgató hatáskörébe tartozik: a közalkalmazottak kinevezése, felmentése, áthelyezése, átsorolásának jóváhagyása; a közalkalmazottakat megillető juttatások megállapítása, kifizetésének elrendelése, engedélyezése (pl. jutalom, jubileumi jutalom, segély, napidíj, saját gépkocsi használat, kiküldetés elrendelés, továbbképzés engedélyezése, munkába járás térítésének engedélyezése, túlóra elrendelése stb.) megbízási szerződések megkötése, alkalmi munkavállaló foglalkoztatása stb. a) A Hivatal a közalkalmazotti létszám keret alakulását és a személyi juttatások kiadási előirányzat felhasználását figyelemmel kíséri. b) Az Intézmény vezetője a személyi kiadásokat terhelő kötelezettségvállalás megtételét megelőzően a pénzügyi rendszeren keresztül köteles meggyőződni arról, hogy a szükséges előirányzat rendelkezésre áll-e. c) A személyi juttatásokat érintő kötelezettségvállalás a Hivatalban történt ellenjegyzést követően történhet. d) Az Intézmény rendelkezésére bocsátott készpénzes ellátmányból nem teljesíthető személyi juttatással kapcsolatos kifizetés. e) Az Intézmény munkavállalóit megillető járandóságokat a központi illetményszámfejtés keretében a Magyar Államkincstár végzi. Az ezzel kapcsolatos jelentési és egyéb adminisztrációs kötelezettség (nyilvántartások vezetése, feladások készítése) az Intézmény feladata. A hóközi járandóságok utalásának előkészítése és továbbítása a Hivatal felé az Intézmény feladata. A járandóságok utalását a bizonylatok megérkezését követő munkanapon a Hivatal végzi. 7) Pénzeszközök kezelése a) Bankszámla: az Intézmény önálló bankszámlával rendelkezik. Az Intézmény költségvetési előirányzatinak teljesítése során jelentkező bevételeket és kiadásokat az OTP Nyrt-nél vezetett költségvetési elszámolási számlán számolja el. b) Házipénztár: A Hivatal a házipénztárán keresztül készpénz-ellátmányt biztosít az Intézmény készpénz forgalmának bonyolítására. Az ellátmány összegére, feltöltésére, kezelésére vonatkozó részletes szabályozást a Hivatal Pénzkezelési Szabályzata tartalmazza. Az Intézmény legalább 15 napon belül elszámol a Hivatal felé az erre a célra rendszeresített bizonylaton. Az ellátmány a korábban biztosított ellátmány elszámolását követően havonta többször is igényelhető. Az Intézmény a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott ellátmány-keret összeg feltöltési igényét 3 munkanappal előre jelzi a Hivatal felé, mely köteles az igényt rendelkezésre bocsátani. Év végén az elszámolással egyidejűleg az ellátmány maradványt vissza kell fizetni. Az Intézmény készpénz állományát az Intézmény vezetője által kijelölt dolgozó kezeli. A készpénz ellátmány kezelésének szabályszerűségéért az Intézmény vezetője a felelős, ennek keretében gondoskodik a pénz szabályszerű tárolásáról. A készpénzben beszedett bevételek kiadások teljesítésére nem fordíthatók, az Intézmény köteles azokat a beszedést követő munkanapon, indokolt esetben 4

18 legfeljebb 2 munkanapon belül az Intézmény költségvetési elszámolási számlájára befizetni. 8) Számvitel, analitikus nyilvántartási feladatok: A Hivatal naprakészen vezeti az Intézmény vonatkozásában a számviteli nyilvántartásokat és ellátja a könyvelési feladatokat. a) A beérkező számlák analitikus nyilvántartását a Hivatal vezeti. A szállítói számlák az Intézményhez érkeznek, ahol megtörténik a szállítói számla szakmai teljesítésének igazolása. Ezt követően a számlát az Intézmény ún. Bizonylatkísérő utalvány c. nyomtatvánnyal eljuttatja a Hivatalhoz. A Hivatal nyilvántartásba veszi a pénzügyi rendszerben, kijelöli a számla előzményeit (szerződés, rendelés). b) A vevő számlák (készpénzes, átutalásos) az intézménynél készülnek a pénzügyi rendszer segítségével. A vevő számla az Intézmény nevében készül (csekkes befizetés esetén a csekk tartalmaz egy intézményi egyedi azonosító számot megkönnyítve ezzel a pénzügyi teljesítés feldolgozását). Az Intézménynél keletkező vevő számlát a kiállítástól számított 2 munkanapon belül az átadás igazolásával eljuttatják a Hivatalba. c) Ha a vevő számla (készpénzes, átutalásos) nem a pénzügyi rendszerből keletkezik, hanem hagyományos kézi számla készül, akkor azt az intézmény munkatársai a számla kiállítását követő 2 munkanapon belül eljuttatják a Hivatalhoz, ahol az feldolgozásra kerül a rendszerben. d) A bankszámla kivonatok az Intézményhez érkeznek, az intézményi munkatárs gondoskodik a Hivatalhoz történő eljuttatásáról, legkésőbb az ellátmány elszámolással egy időben. e) A pályázatok analitikus nyilvántartását az Intézmény vezeti. Az elnyert pályázatra vonatkozó támogatási szerződés egy példányát az Intézmény eljuttatja a Hivatalhoz. f) Az Intézmény regisztrál az APEH honlapján elérhető Köztartozásmentes adatbázis használatához, hogy a pályázatokhoz szükséges igazolásokat (APEH, VPOP) letölthesse. g) A készletek analitikus nyilvántartását ide értve a munkahelyen használatban lévő készleteket is az Intézmény vezeti, mely történhet a pénzügyi rendszer megfelelő moduljának alkalmazásával. h) Az eszközök/készletek vonatkozásában az ellenőrzési, egyeztetési, selejtezési, leltározási feladatok megszervezéséről, elvégzéséről a Hivatal közreműködésével az Intézmény gondoskodik. i) A Hivatal a pénzügyi rendszerben vezeti az Intézmény tárgyi eszközeinek analitikus nyilvántartását, és negyedévente elszámolja az értékcsökkenést. j) Az Intézmény energiafogyasztásának ellenőrzése, kezelése a szolgáltatókkal és hatóságokkal való kapcsolattartás az Intézmény feladata. k) Az Intézmény köteles analitikus nyilvántartást vezetni a jogszabályban előírt statisztikai adatszolgáltatások alátámasztása érdekében, valamint a munkaügyi-, személyi- és béradatokról, szigorú számadású nyomtatványokról, bélyegzőkről, továbbá saját és a Hivatal szabályzataiban előírt esetekben. l) A függő, átfutó és kiegyenlítő tételekkel kapcsolatos nyilvántartásokat az intézménnyel egyeztetve a Hivatal vezeti. m) A felhasználási kötöttséggel kapott támogatásokról az Intézmény köteles nyilvántartást vezetni, elkülönítetten kezelni és a megfelelő bizonylatokkal alátámasztva a megadott határidőig elszámolni. n) A Hivatal az Intézmény jelentési kötelezettsége teljesítéséhez szükséges, általa kezelt adatokat és információkat kérésre átadja az Intézmény részére. 5

19 9) Főkönyvi könyvelés vezetése A főkönyvi könyvelést és a kapcsolódó kötelező kimutatások elkészítését bizonylatok alapján a Hivatal végzi. Az időszaki és éves záráshoz kapcsolódóan az analitikus nyilvántartásokat dokumentáltan egyezteti a Hivatal az Intézménnyel. 10) Vagyonkezelés A Baranya Megyei Önkormányzat vagyonrendeletében foglaltak szerint, az Intézmény felelősséggel tartozik a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért. A vagyonkataszteri nyilvántartást az Intézménnyel egyeztetve a Hivatal vezeti. 11) Adóigazgatás (bevallások, befizetések) A Hivatal munkatársa az Intézménnyel egyeztetve elkészíti és benyújtja az Intézményre vonatkozóan benyújtandó adóbevallásokat (ÁFA, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó, mezőgazdasági termelést érintő visszaigénylések). Azok adattartalmáért és határidőre történő teljesítéséért felelősséget vállal. Az ÁFA elszámolást a Hivatal végzi. A Hivatal az intézmény sajátosságainak megfelelően a pénzügyi rendszerből az Intézmény részére előirt időszakra vonatkozó ÁFA bevallást készít és továbbít az Adóhatóság felé. Az ÁFA analitika alapján a Hivatal meghatározza a befizetendő, illetve a visszaigényelhető adó összegét. A Hivatal ellátja az Intézmény képviseletét az APEH-nál. 12) Adatszolgáltatások készítése a) A különböző jogszabályokban előírt információs adatszolgáltatási kötelezettség, költségvetés, féléves, háromnegyedéves és éves beszámoló, havi pénzforgalmi jelentés, időközi mérlegjelentés magába foglalja a továbbítást megelőző adategyezetést és adatgyűjtést, a Hivatal feladata. b) Az Intézmény köteles olyan dokumentumokat, illetve nyilvántartásokat vezetni és a Hivatal rendelkezésére bocsátani, melyek lehetővé teszik az adatszolgáltatást. 13) Költségvetési beszámoló a) A Hivatal a pénzügyi rendszerén belül elkülönítetten tartja nyilván az Intézmény gazdálkodásával kapcsolatos adatokat. A Hivatal készíti az intézmény adatait tartalmazó számszaki beszámolót. b) A féléves, háromnegyedéves és éves beszámoló szöveges elemzését a rendelkezésre álló adatokból az Intézmény a Hivatallal együtt készíti el. c) A Hivatal feladata a pénzmaradvány kimutatása, indokolása, egyeztetve az Intézménnyel. 6

20 14) Vezetői információ szolgáltatás A Hivatali pénzügyi rendszer a költségvetés pénzügyi helyzetének alakulását, az eszközökben, forrásokban bekövetkezett változások nyomon követését teszi lehetővé. A Hivatal munkatársai kezelik a pénzügyi rendszer összes listáját, kimutatását. Az Intézmény a gazdálkodásával kapcsolatos, számára elérhető lekérdezéseket végezhet a pénzügyi rendszerben. 15) Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, belső ellenőrzés a) A belső kontrollrendszer részeként a FEUVE működéséről az Intézmény vezetője köteles gondoskodni. A feladatmegosztásoknak megfelelően a Hivatalnak és az Intézménynek módosítani szükséges az ellenőrzési nyomvonalakat, és az új gazdálkodási feltételrendszernek megfelelően működtetni kell a kockázatkezelési rendszert. b) A belső ellenőrzési feladatok végrehajtásáról a megyei főjegyző gondoskodik. 16) A megállapodás módosításának feltételei A megállapodás módosítását bármelyik fél kezdeményezheti. A megállapodás csak kölcsönös egyetértés esetén módosítható. A megállapodás január 1-jén lép életbe, az abban foglaltakat ettől kezdve kell alkalmazni. A megállapodásban nem szabályozott, a költségvetési gazdálkodást érintő kérdésekben a hatályos jogszabályok figyelembevételével kell eljárni. Pécs, december... Lászlóné dr. Kovács Ilona megyei főjegyző Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala.... igazgató intézmény Jóváhagyó záradék A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése. számú határozatával jóváhagyja. 7