Telepítési Csomag Kézikönyv önkéntes programok szociális intézményekben történõ elindításához

Átírás

1 HEFOP / /4.0. BEFOGADÓ INTÉZMÉNYEK. A SZOCIÁLIS SZEKTOR FEJLESZTÉSE ÖNKÉNTES PROGRAMOK SZOCIÁLIS INTÉZMÉNYEKBE TÖRTÉNÕ INTEGRÁLÁSÁN KERESZTÜL. Alcím: Szociális szakemberek és önkéntesek önkéntes menedzsment képzése. Telepítési Csomag Kézikönyv önkéntes programok szociális intézményekben történõ elindításához Szerzõk: Iring Zoltán, Kónya Gizella, Hadrévy Borbála Szerkesztõ: Hadrévy Borbála Kiadja: Önkéntes Központ Alapítvány Budapest, A projekt az EU társfinanszírozásával, a Nemzeti Fejlesztési Terv Humánerõforrás-fejlesztési Operatív Programja keretében valósul meg.

2 Tartalomjegyzék Bevezetés Tárgyi feltételek 1.4 Az önkéntes program indítása elõtt végiggondolandó kérdések 1.5 Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek I. A projektrõl Képzési sorozat II. Intézményi önkéntes programok bevezetésének elméleti lépései 1. Az intézményi önkéntes program elõkészítése 1.1 Humán erõforrás 1.2 Pénzügyi források 1.3 Tárgyi feltételek 1.4 Jogi környezet 1.5 Az önkéntes program indítása elõtt végiggondolandó kérdések 1.6 Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek Az önkéntes programok beindítása 2.1 Toborzás 2.2 Az önkéntesek kiválasztása 2.3 Az önkéntesek képzése, továbbképzése 2.4 Az önkéntesek bevezetése, orientációja 2.5 Az önkéntes tevékenységeinek meghatározása, szerzõdéskötés 2.6 Az önkéntesek helye az intézményben, kapcsolatuk a fizetett munkatársakkal 2.7 Az önkéntesek motiválása, megtartása 2.8 Az önkéntesek ellenõrzése, értékelése 2.9 Az önkéntesek tevékenységének elismerése 2.10 Az önkéntesek kilépése, elengedése Mûködõ önkéntes program elemei 2.1 Toborzás 2.2 Az önkéntesek kiválasztása 2.3 Az önkéntesek képzése, továbbképzése 2.4 Az önkéntesek bevezetése, orientációja 2.5 Az önkéntes tevékenységeinek meghatározása, szerzõdéskötés 2.6 Az önkéntesek helye az intézményben, kapcsolatuk a fizetett munkatársakkal 2.7 Az önkéntesek motiválása, megtartása 2.8 Az önkéntesek ellenõrzése, értékelése 2.9 Az önkéntesek tevékenységének elismerése 2.10 Az önkéntesek kilépése, elengedése A pályázat keretében elindított önkéntes programok helyzete a pályázati idõszak végén 3.1 Önkéntes program az álláskeresõ klubban 3.2 Önkéntes program a gyermekjóléti szolgáltatásban 3.3 Önkéntes program a pszichiátriai betegek ellátásában IV. Hol találok további segítséget? Az Önkéntes Központ Alapítvány kiadványai A közérdekû önkéntes tevékenységrõl szóló törvény Letölthetõ szakirodalom Irodalomjegyzék III. A Budapest XII. kerület Hegyvidéki Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központban mûködõ önkéntes programok gyakorlati tapasztalatai Az önkéntes programok elõkészítése 1.1 Humán erõforrás 1.2 Pénzügyi források

3 4 Az önkéntesség olyan tevékenység, melyet egyénileg vagy csoportosan, rendszeresen vagy alkalmanként, belföldön vagy külföldön a közös jó érdekében személyes akaratból végeznek anyagi ellenszolgáltatás nélkül. Az önkéntes tevékenység közvetlen anyagi haszonnal nem jár annak végzõje számára, továbbá az önkéntes nem helyettesíti a fizetett munkaerõt. Az önkéntes nem elsõsorban saját családjának segít, munkálkodása hozzáadott értékként jelenik meg a fogadó szervezetnél. A tevékenység megvalósulhat non-profit, civil szervezet, vagy állami illetve egyházi intézmény keretein belül. Elõnye, hogy elõsegíti a társadalmi beilleszkedést, hozzájárul a szegénység, a kirekesztõdés csökkentéséhez, és javítja a foglalkoztatottsági mutatókat. Az önkéntesség segít környezetünk és közösségünk jobbá tételében. Bevezetés Az Önkéntes Központ Alapítvány (a továbbiakban: ÖKA illetve Alapítvány) alapvetõ célja az önkéntesség eszméjének elterjesztése Magyarországon. Kevesen tudnák pontosan megbecsülni, hogy hazánkban a lakosság hány százaléka végez önkéntes tevékenységet. A kutatási eredmények alapján azonban meglepõ arányt tapasztaltunk, önkéntes tevékenységek végzésébe 2004-ben a 14 éven felüli lakosság 40 %-a (mintegy 3,5 millió fõ) kapcsolódott be. A legtöbb önkéntes tevékenységet a lakóhelyi, települési segítségnyújtás, a hivatalos ügy elintézése, illetve a szociális, egészségügyi, mûvelõdési területen végezték az önkéntesek. Az eredmények alapján egyértelmû a hazai lakosság igénye az önkéntes tevékenység iránt, mégis sokan hiszik, hogy az önkéntesség a középkorú, unatkozó középosztálybeli háziasszonyok tevékenysége. Az önkéntesség a kutatások és a nemzetközi tapasztalatok szerint azonban sokkal szélesebb korosztályokat és társadalmi rétegeket érinthet. A gyerekek szocializációja, oktatása, nevelése során például fontos cél, hogy késõbb közösségük aktív tagjaivá legyenek. A fiatalok, pályakezdõk szempontjából elõnyös, ha elsõ munkahelyi gyakorlatukat segítõ környezetben végzik, ahol a felelõsséget még mások viselik helyettük. A fiatalok körében növekvõ tartós munkanélküliség tendenciáit figyelembe véve még nagyobb a társadalmi felelõsség: sokan karrierjük elsõ állomásaként passzivitásba kényszerülnek. Különösen fontos a nõk munkaerõpiacra való vissza- és bekerülésének elõsegítése. A nyugdíjas önkéntesek számára a magány, a passzivitás, a betegségekbe menekülés és az elszegényedés elkerülésének lehetõsége jelenthet vonzást. Emellett egyre több piaci szerve- zet figyel fel arra, hogy szakemberei önkéntes munkára való ösztönzése elõsegíti az alkalmazottak kreativitásának, munkakedvének növekedését, javítja a cég közösségen belüli reputációját, növeli a vállalaton belüli munkamorált és az alkalmazotti lojalitást. 1 Tapasztalataink alapján az elmúlt évek munkájának köszönhetõen a hazai civil szervezetek felismerték az önkéntesek bevonásának elõnyeit, egyre felkészültebben fogadják a jelentkezõket, sõt az üzleti szektor is nyitottabbá vált a vállalati önkéntes programok iránt. Azonban eddigi ismereteink alapján a hazai állami intézmények zártabbaknak bizonyulnak az önkéntesek fogadására. Számos nemzetközi gyakorlat igazolja, hogy önkéntesek bevonásával az állami intézmények lakosságnak nyújtott szolgáltatásai fejlõdnek, minõségük javul. Az önkéntesek bevonása révén olyan új szolgáltatások beindítására van lehetõség, melyek korábban egyáltalán nem léteztek. Az intézmény ezáltal egyfajta közösségi térré is válik, bekapcsolódási lehetõséget kínálva a szociálisan érzékeny emberek, és egyébként inaktív személyek számára. Az állami fenntartású intézmények a mostani szerepükhöz képest sokkal jelentõsebb szerepet játszhatnak a helyi közösségi folyamatok segítésében és hatékonyabban láthatják el feladataikat. Az önkéntesek megjelenése erre kínálhat megoldást. Egyre gyakrabban találkozik a szociális ellátó rendszer a rendszeres szociális segélybõl élõk igényivel is, a növekvõ igények kielégítésére azonban az intézmények humán erõforrás kapacitása nem elegendõ. Ezen feladatokat önkéntesek bevonásával kitûnõen meg lehet oldani, így válaszolva a lakosságtól érkezõ konkrét igényekre. Az önkéntesség továbbá egyfajta lehetõséget kínál az aktív korú lakosságnak munkaerõpiaci esélyeik javítására is. Fontos tudnivaló, hogy az önkéntes tevékenység során nem csupán az adott intézmény profitál, hanem az a személy is, aki az önkéntes tevékenységet végzi. Az önkéntes tevékenység ugyanis a nem formális tanulás egyik formája. Az önkéntesség folyamán számos olyan tapasztalatot, illetve képességet 1 Forrás: Czike Klára - Bartal Anna Mária: Önkéntesek és nonprofit szervezetek - az önkéntes tevékenységet végzõk motivációi és szervezeti típusok az önkéntesek foglalkoztatásában, Acta Civitalis 2005 Czike Klára - Kuti Éva: Lakossági adományok és önkéntes tevékenységek; Nonprofit Kutatócsoport Egyesület, Önkéntes Központ Alapítvány,

4 6 sajátítanak el az önkéntesek, melyek késõbb a munkaerõpiacon is értéket képviselnek. Az önkéntes tevékenység által szerzett tapasztalatok a társadalmi életre történõ felkészítésben is kulcsszerepet játszhatnak, hiszen a fiatal korosztály számára is elérhetõek és jó terepet kínálnak sokféle tapasztalat és többlet-tudás megszerzésére, valamint bizonyos kompetenciák fejlesztésére, és egyben védett környezetet biztosítanak az ifjúság számára ismereteik gyakorlati kipróbálásához. Ezen túlmenõen az önkéntesek a megszerzett tudást és elmélyített kompetenciákat elõnyösen hasznosíthatják életük egyéb területein is. Az önkéntesség során megszerezhetõ értékes képességek felmérése és értékelése hozzásegítheti a munkaerõpiacról hosszú távon távollevõket a munkaerõpiacra történõ visszatéréshez, hiszen lehetõséget teremt arra, hogy az egyén kipróbálja magát különbözõ szakmai területeken, elméleti tudását átültesse a gyakorlatba, új képességeket szerezzen, illetve már megszerzett tudását felfrissítse. Az önkéntes ismeretein túl kapcsolati rendszere is fejlõdik, mely köztudottan javítja az elhelyezkedési esélyeket. A fentiekbõl kiindulva az Önkéntes Központ Alapítvány elhatározta, hogy lépéseket tesz az önkéntes programok hazai szociális intézményekbe történõ bevezetése érdekében, melynek egyik végeredménye ez a telepítési csomag, melyet Ön most a kezében tart. Ez a kézikönyv támogatást kíván nyújtani szociális intézmények részére, hogy hatékonyan tudjanak önkénteseket bevonni mindennapi munkájukba illetve hosszú távú önkéntes programokat tudjanak elindítani az intézményben. A kézikönyvet tematikailag négy részre lehet osztani. Az elsõ részben röviden bemutatjuk azt a pályázati programot, amely keretében kidolgozásra került ez a telepítési csomag. A második rész célja, hogy segítsen végiggondolni mindazokat az önkéntes menedzsment elemeket, melyek elengedhetetlenek egy jól megalapozott, hosszú távon mûködõ intézményi önkéntes program elindításához. A harmadik rész az elõzõekre épülve mutatja be a Budapest XII. kerület Hegyvidéki Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központnál beindított önkéntes programok gyakorlati tapasztalatait. Az utolsó fejezetben olyan hasznos honlapokat és olvasmányokat gyûjtöttünk össze, melyek tovább segíthetik az önkéntes programok mûködtetését. Kellemes idõtöltést kívánunk a kézikönyv olvasásához! Önkéntes Központ Alapítvány I. A projektrõl A kézikönyvet a Nemzeti Fejlesztési Terv Humánerõforrás-fejlesztési Operatív Programja (HEFOP 2.2) keretében nyert, a Befogadó intézmények. A szociális szektor fejlesztése önkéntes programok szociális intézményekbe történõ integrálásán keresztül. címû, HEFOP / /4.0 számú pályázat tapasztalatai alapján készítette az Önkéntes Központ Alapítvány a Budapest Hegyvidék XII. kerületi Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központtal (a továbbiakban: Központ) együttmûködve. Az Önkéntes Központ Alapítvány, mint fõpályázó a Budapest Hegyvidék XII. kerületi Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központtal konzorciumban együttmûködve valósította meg a projektet. A projekt közvetlen célkitûzése az volt, hogy komplex felkészítést nyújtson szociális intézmények számára önkéntes programok integrációjához. Az elméleti és gyakorlati tudás elsajátítatásának köszönhetõen az intézmények alkalmassá váltak az elsõsorban önkéntesek által fenntartott programok és szolgáltatások kialakításra és folyamatos mûködtetésére, így hatékonyabban tudják kielégíteni a lakosság közvetlen igényeit. A 12 hónapot felölelõ program 2 egymástól jól elkülöníthetõ részre bontható: 1, Az elsõ 6 hónapban önkéntes menedzsment és munkaerõpiaci képzés sorozatot szerveztünk, mely felkészítette a szociális szakembereket önkéntes programok szociális intézményekbe történõ integrálására. A képzéshez speciális képzési anyagot dolgoztunk ki, melyet a következõ részben bõvebben kifejtünk. Mivel az önkéntesek szociális intézményekbe történõ integrálásával a helyi lakosság szociális igényeit jóval szélesebb körben tudják kielégíteni a helyi intézmények, kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a jövõben minél több szociális intézmény tudja bõvíteni szolgáltatásainak körét önkéntesek bevonásával. Lehetõséget kívántunk biztosítani minél több intézménynek a projekt során megvalósított képzés sorozatban történõ részvételre. A képzés sorozat végeztével 4 konzultációs napon tisztázhatták a résztvevõk a gyakorlati megvalósítással kapcsolatos kérdéseiket. 2, A projekt második felében a konzorciumi partnerrel modell program indult el a képzés során megszerzett elméleti tudás alapján. 7

5 8 A modell program keretében a Budapest Hegyvidék XII. kerületi Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központ õszétõl három különbözõ területen indított el önkéntes programokat: álláskeresõk klubja, félsziget klubház, gyermekjóléti szolgálat. A programok elindítása elõtt az önkéntesek 28 óra felkészítõ képzésen vettek részt. A Központban beindított önkéntes programok mûködtetése során intenzív szakmai konzultációt és szupervíziót biztosítottunk az intézmény dolgozóinak az önkéntesek megjelenésével kapcsolatban. A projekt célja az volt, hogy ne csak egyszeri megoldást keressen a szociális intézmények szolgáltatási körének fejlesztésére, hanem hosszú távra biztosítsa a fejlõdés lehetõségét. A programmal pozitív mintát kívánunk adni az eddig önkéntes programot nem mûködtetõ intézményeknek, ezért a projekttapasztalatok alapján kidolgoztuk ezt a telepítési csomagot, mely minden szociális intézmény számára ingyenesen hozzáférhetõ: oldalon. Képzési sorozat A szociális intézmények szakemberei kiváló szaktudással rendelkeznek speciális területeiken, azonban az önkéntesek kisebb csoportjának kialakítására, a jelentkezõk felkészítésére, illetve a hosszú távon történõ motiválására képezni kell õket. Az önkéntesek megtalálása, megtartása és önkéntes programok kialakítása terén az ÖKA - eddigi mûködése során - komoly tapasztalatokra tett szert, s e tapasztalatok megosztása révén a szociális ellátó rendszer életében kívánt pozitív változásokat indukálni. Az Önkéntes Központ Alapítvány a Képzési Programja keretében rendszeresen tart az önkéntes menedzsment témaköreihez kapcsolódó tapasztalatcseréket, tréningeket, konzultációkat, melyekkel a különbözõ szektorok szervezeteit segíti abban, hogyan járjanak el, hogyan szervezzék és menedzseljék önkéntes programjaikat úgy, hogy az mind a szervezetek, mind pedig az önkéntesek megelégedésére szolgáljon. Az önkéntesek megjelenése elõtt viszont alapos átalakító és fejlesztõ folyamatnak kell megvalósulnia az intézményben, ami egyben bizonyos mértékû struktúraváltást is jelent. A fentiek ismeretében olyan képzési anyagot kellett kidolgozni, mely egyrészrõl a szociális intézmény szakembereit készíti fel önkéntes programok kialakítására és mûködtetésére, másrészt az egész intézményre hatással van. A telepítési csomag következõ fejezete részletesen bemutatja az intézményi önkéntes program kialakításához szükséges önkéntes menedzsment elemeket. A pályázat kidolgozása során a konzorciumi partnerrel közösen térképeztük fel a Központ azon területeit, ahova önkéntes programokat lehet integrálni. A lehetséges illeszkedési pontok feltárása után, a kiválasztott szakterületeken dolgozó kollegák igényeibõl kiindulva határoztuk meg, hogy az önkéntes menedzsment felkészítõ képzésen kívül további három munkaerõpiaci képzéssel bõvítjük ki a szociális szakemberek önkéntes koordinátori felkészítését. Három, nehezen kezelhetõ társadalmi csoport munkaerõpiacra történõ re-/integrációs gyakorlati módszereit kívántuk megismertetni a képzési sorozatban résztvevõ szociális szakemberekkel, ezzel konkrét megoldási lehetõségeket kínálva számukra. A munkaerõpiaci képzéseket külön szakértõk tartották, akik a saját területük specialistáiként ismertek, továbbá a szakterületükön belül tapasztalattal rendelkeznek önkéntes programok kialakítása, mûködtetése terén is. A további képességek és ismeretek megszerzésének egyik területe a tartós munkanélküliekre fókuszált. A képzés során a rendszeres szociális segélybõl élõk reintegrációs lehetõségeit ismertette az elõadó, kihangsúlyozva a gyakorlatban eredményesen alkalmazható lehetõségeket. Az alapfogalmak definiálása után a képzésben résztvevõk közösen határozták meg azokat a kapcsolódási pontokat, ahol az álláskeresés módszertanába be lehet vonni önkénteseket is. Az önkéntesek helyének tisztázását követte az önkéntesek felkészítésének egy speciális formája, az ügyfél-centrikus módszer ismertetése. A képzés során SWOT analízist készítettek a szociális szakemberek az önkéntesek bevonásáról, mind az önkéntesek és kliensek mind pedig az alkalmazottak szemszögébõl végiggondolva annak elõnyeit, hátrányait, veszélyeit és lehetõségeit. Az önkéntes programot kialakítani kívánó szakemberek visszajelzései alapján nagyon fontos volt a részletes kitekintés a tartós munkanélküliek speciális célcsoportjára. A következõ kiválasztott célcsoport a pszichiátriai nehézségekkel élõ emberek csoportja volt. A képzés során a következõ témákat dolgozták fel 9

6 10 a szociális szakemberek a pszichiátriai nehézséggel küzdõkre fókuszálva: a foglalkoztatási rehabilitáció hiányosságai, Európai Uniós elvárások, jogszabályi háttér, az elsõdleges munkaerõpiac kihívásai, munkaügyi ellátó rendszer, munkaerõpiaci szolgáltatások, és ezek gyakorlati megvalósulása, munkába állítási programok tervezése és végül a források megteremtése - pályázati rendszerek, szponzoráció volt a téma. A nõk és anyák esélyegyenlõségérõl, társadalmi részvételérõl, az önkéntes szerepvállalásukról és munkaerõpiaci helyzetérõl szólt a harmadik munkaerõpiaci képzés. Kiscsoportos gyakorlat keretében gondolták végig a résztvevõk az alábbi kérdéseket: - A nõk és férfiak közötti társadalmi különbségek munkaerõpiaci szempontból. - Mi hátráltatja a nõk munkavállalását? - Mi segíti a nõk munkavállalását? Mire van/lenne szükség? - Mi lehet az önkéntesség szerepe a nõk munkaerõpiaci reintegrációjában? A képzés során konkrét önkéntes programok tervezésére is sor került nõi munkaerõpiaci reintegrációs programok beindításához. II. Intézményi önkéntes programok bevezetésének elméleti lépései A telepítési csomag az Önkéntes Központ Alapítvány és a pályázati programban részt vevõ Központ tapasztalatai alapján kíván segítséget nyújtani azoknak az intézményeknek, melyek önkéntes programot szeretnének indítani. A telepítési csomag nem a teljesség igényével készült. Alapvetõ fogalmakat, és azokat a lépéseket tisztázza, melyek az induláshoz nyújtanak segítséget, és betekintést adnak a távlatokba is. Számos civil szervezeti és intézményi tapasztalat azonban nem adható át egy ilyen kiadványban. Az Önkéntes Központ Alapítvány Képzési Programjának szolgáltatásai lehetõséget biztosítanak arra, hogy a felmerülõ kérdések, kételyek tisztázódjanak, konzultációk, tréningek, tapasztalatcserék formájában akár az önkéntes program tervezési fázisától kezdve. 1. Az intézményi önkéntes program elõkészítése Önkéntes programokat ma Magyarországon zömmel civil szervezetek indítanak. Kevésbé elterjedt még az önkormányzati, kormányzati háttérrel megvalósuló önkéntes program. Ezek specialitása abban áll, hogy egy meglevõ intézményi struktúrában, annak mûködésébe ágyazottan jönnek létre azzal a céllal, hogy humánusabbá, emberközpontúbbá tegyék a már meglevõ szolgáltatásokat. Intézményi önkéntes program bármely állami fenntartású szolgáltató, vagy közhasznú feladatokat ellátó intézményben mûködhet. Ezek az intézmények beépülnek mindennapjainkba, természetes módon vesszük igénybe õket: óvodába, iskolába járnak a gyermekeink; ha betegek vagyunk, kórházban kezelnek bennünket; a munkahelyünkre busszal, vonattal utazunk; ha anyagi vagy szociális gondjaink vannak, felkeressük a helyi családsegítõ szolgálatot stb. Idõnként azonban elveszünk a bürokratikus útvesztõkben, elégedetlenek vagyunk, pedig ezek az intézmények értünk jöttek létre. Azok a részben vagy teljesen kormányzati, önkormányzati fenntartású intézmények nyitnak az önkéntesség világa felé, melyek felismerték, hogy a törvényi keretek között történõ, papírforma szerint szabályosan megvalósuló kötelezõ feladataik ellátását hatékonyabbá, emberségesebbé, a maguk számára is kellemesebbé tehetik így. Például egy kórházi önkéntes program segíthet abban, hogy a szorongva vizsgálatokra érkezõ ambuláns betegek eligazodjanak a kórház épületében. A várakozás óráiban egy önkén- 11

7 12 tes, aki nem betegként, és nem fehér köpenyes alkalmazottként kíséri õket, pár kedves szóval, odafigyeléssel csökkentheti feszültségeiket. A helyi közlekedést biztosító vállalat önkéntesek bevonásával végezheti az utazók elégedettségének, a buszok kihasználtságának vizsgálatát, így közelebb kerülve a szolgáltatás igénybevevõihez. Rengeteg jó példát lehetne még felsorolni. Az ügyfelekkel, kliensekkel, páciensekkel való kapcsolatban mindenhol megtalálhatók azok a területek, ahol önkéntesek bevonásával mérhetõ, minõségi változás érhetõ el az ügyfélkapcsolatban, hatékonyságban, arról nem is beszélve, hogy a jól mûködõ önkéntes program annak ellenére, hogy idõ és energia befektetéssel jár mennyi segítséget nyújthat a fizetett munkatársak számára is. Az önkéntesekkel való találkozás az egyik legfontosabb állomása az önkéntes programnak, de mire eddig a lépésig eljutunk, számos dolgot elõ kell készíteni és végiggondolni. Az önkéntesek bevonása alapvetõen érinti, és megváltoztatja az intézmény mûködését, akkor is, ha nem minden kolléga munkájához kapcsolódnak majd. Egy stabilan mûködõ, kiépített szolgáltatási rendszerrel, tisztán átlátható Szervezeti és Mûködési Szabályzattal, struktúrával, szervezeti kultúrával rendelkezõ intézmény életében az önkéntes program felé nyitás érettséget, rugalmasságot, és bátorságot jelent. Az eddigi leszabályozott, kiszámítható, és minden fizetett munkatárs által ismert és megszokott munkarend mellé az önkéntes programmal beengedünk egy jó értelembe vett "zûrzavart": idegen embereket, civileket olyan helyekre, munkafolyamatokba, teamekbe, melyek csak a fizetett munkatársak kiváltsága volt. Cserébe azonban új energiákat, kézzelfogható segítséget, és nem utolsó sorban a szolgáltatások minõségének javulását kaphatjuk. 1.1 Humán erõforrás Az önkéntes program menedzsmentje Az önkéntes program indításához elengedhetetlen, hogy az intézmény munkatársai között legyenek olyan kulcsszereplõk, akik az önkéntes program menedzsmentjét alkotják. Együttesen átlátják, és tisztában vannak az intézmény és az önkéntes program mûködésével, annak összefüggéseivel, erõforrásaival, és képesek olyan döntéseket hozni, melyek segítik az önkéntes program zavartalan mûködését, fejlõdését szem elõtt tartva az intézmény sajátosságait, érdekeit. A menedzsment alapvetõ szereplõi, akikre mindenképpen szükség van: az intézmény vezetõje, az intézmény gazdasági munkatársa és az önkéntes program koordinátora. Az intézmény vezetõje azért fontos szereplõje az önkéntes program menedzsmentjének, mert õ a felelõs az intézmény, az intézményegységek mûködéséért, a szolgáltatások megfelelõ színvonalon történõ megvalósításáért. Az õ szerepe a menedzsmentben az, hogy biztosítsa az önkéntes program "beágyazottságát" és elfogadottságát, vagyis hogy az intézmény rendszerében, szolgáltatásai között megfelelõ helyen, a fizetett munkatársakkal együttmûködésben folyhasson az önkéntes tevékenység. Az intézmény gazdasági munkatársát mindenképpen be kell vonni a menedzsmentbe. Annak ellenére, hogy az önkéntesek kvázi fizetés nélkül, ingyenesen végzik a munkájukat, ez nem jelenti azt, hogy nem keletkeznek kiadások és bevételek az önkéntes program kapcsán (pl. önkénteseknek adott juttatások, költségtérítések, az önkéntes programhoz kapcsolódó pályázati bevételek stb.) Az önkéntes program koordinátora az a személy, aki az önkénteseket irányítja, feladatokkal látja el, átlátja az önkéntesek tevékenységeinek összességét. A menedzsmentben õ képviseli az önkéntes programot. Az önkéntesekkel közvetlen kapcsolatban álló személyek Az önkéntes program koordinátora A koordinátor gyakorlatilag az önkéntes program motorja. Az önkéntes programok sikerének záloga általában a koordinátor személye, aki kellõen karizmatikus, elhivatott, határozott, jó vezetõi képességekkel rendelkezõ személy. Az intézményi önkéntes programokban ennek még nagyobb jelentõsége van. A koordinátor a menedzsmenttel összhangban, velük és az önkéntesekkel együttmûködve felelõs az önkéntes program mûködtetéséért. Ezért fontos, hogy a koordinátor az intézmény fizetett munkatársai közül kerüljön ki és elég régóta dolgozzon az intézményben ahhoz, hogy átlássa, és tisztában legyen az intézmény felépítésével, mûködésével, munkacsoportjainak feladatival. A koordinátor az intézmény olyan munkatárs legyen, aki elkötelezett az önkéntesség iránt (jó ha van önkéntes tapasztalata is), ugyanakkor az intézmény vezetésének és munkatársainak bizalmát is élvezi, elismert a kollégák körében. 13

8 14 A koordinátor irányítása alá tarozik az összes önkéntes programmal kapcsolatos tevékenység a toborzástól az önkéntesek elengedéséig. Ez elég nagy felelõsség, és megfelelõ munkaidõ is szükséges hozzá, ezért mindenképpen munkaköri leírásban rögzített feladatként kell tekinteni az õ munkáját, ezek ellátására munkaidõt és bért szükséges biztosítani. Az önkéntesek mentora A mentor egy olyan támogató személy, aki az önkéntes mindennapi munkáját segíti. Õ az, aki minden önkéntest személyesen ismer, tisztában van hátterükkel, aktuális élethelyzetükkel, hogy egy-egy idõszakban menynyire terhelhetõek. Az önkéntes programok indulásakor nagyon ritkán van mentor az önkéntesek mellett. A gyakorlatban ez általában úgy valósul meg, hogy a koordinátor látja el azokat a funkciókat, melyek a mentorhoz tartoznak. Idõvel azonban minden koordinátor (és az önkéntesek is) szembesül azzal, hogy szükséges e két szerep tudatos szétválasztása. A koordinátor irányít, szervez, az önkéntesek személye számára kevésbé fontos a részfeladatok megvalósításakor. A mentor viszont személyes, szinte baráti kapcsolatban van az önkéntesekkel. Hozzá fordulhatnak mindennapi problémáikkal, kérdéseikkel akár a tevékenységeik ellátásával kapcsolatban, akár más, az önkéntesekkel, vagy a fizetett munkatársakkal kapcsolatban felmerülõ problémák esetén. A mentor feladata, hogy tisztában legyen azzal, hogy melyik önkéntes milyen feladatokkal bízható meg, milyen módon motiválható, mennyire lehet önálló feladatokat rábízni. Ugyanakkor ismeri az önkénteseket, mint csapatot, tudja, ki kivel tud jól együtt dolgozni, és kik azok, akiket semmiképp nem lehet egy területre beosztani. A mentornak fontos szerepe van abban, hogy az önkéntesek hosszú távon kötelezõdjenek el az intézmény és az önkéntes program mellett. Nem feltétlenül szükséges, hogy a mentor az intézmény alkalmazottjai közül kerüljön kiválasztásra. Az intézmény fizetett munkatársai Az önkéntesek mindennapi tevékenységeik során leggyakrabban a fizetett alkalmazottakkal kerülnek kapcsolatba, az õ munkájukat segítik, egészítik ki. Ezért nagyon fontos, hogy már az önkéntes program elindítása elõtt bevonjuk a kollégákat a tervezésbe, ötletelésbe. Nagyon sok múlik azon, hogy a fizetett munkatársak tisztában legyenek az önkéntes program részleteivel, és hogy kérdések, feszültségek esetén válaszokat, meghallgatást kapjanak a menedzsmenttõl, a koordinátortól vagy a mentortól. Még a program indításának kezdetén fontos tisztázni, hogy az önkéntesek nem veszik el egyetlen fizetett munkatárs munkáját sem. Az önkéntes tevékenységet szabályozó törvény pedig kimondja, hogy olyan feladatkört nem láthat el önkéntes, melyet egyébként az intézménynek fizetett munkatárssal, munkaszerzõdés keretében kell ellátnia. Egy másik fontos szabályozás, hogy a fizetett munkatársak saját, munkaköri leírásban lefektetett feladataikat nem láthatják el önkéntesként. Mindezek a rendelkezések a fekete munka kiküszöbölését segítik. 1.2 Pénzügyi források Az önkéntes program elindítása elõtt meg kell vizsgálni, hogy milyen pénzügyi forrásokat tud az intézmény mozgósítani a program mûködtetéséhez. Az önkéntesek nem fizetésért tevékenykednek, ennek ellenére kiadásokkal és bevételekkel is számolnia kell az intézménynek. Ezzel együtt egy önkéntes program minimális költségvetéssel el tud indulni. Alább azokat az alapvetõ pontokat nézzük át, melyek a tervezés fázisában fontosak lehetnek. A legfontosabb kérdés, annak tisztázása, hogy az önkéntes program koordinátora kap-e plusz juttatást a koordinálási feladatokért, vagy ugyanannyi fizetésért, a feladatainak átszervezésével látja majd el a munkát. A program hosszú távú mûködését a koordinátor személye, stabilitása biztosítja. A következõ kérdés, amit érdemes még a program kezdete elõtt végiggondolni, hogy az önkéntesek tevékenységéhez szükséges-e valamilyen képzés. Ha olyan munkába vonjuk be õket, ahol közvetlen kapcsolatban lesznek a klienseinkkel, lehet, hogy szükséges alapvetõ szociális, egészségügyi vagy a segítõ kapcsolatról szóló képzést nyújtani. Kérdés, hogy ezt milyen forrásból biztosítjuk. A munkatársak tartják, és kapnak-e érte tiszteletdíjat, vagy külsõ szakembert bízunk meg. Milyen juttatásokat tudunk adni az önkénteseknek? Tisztában vagyunk vele, hogy az önkéntesek nem pénzért tevékenykednek, de számos olyan juttatás létezik, mely egyrészt az önkéntes tevékenység során keletkezõ költségeiket hivatott téríteni (pl. bérlet vagy útiköltség), illetve olyan juttatások, melyek a munkakörülményekhez kapcsolódóan adhatóak (pl. biztosítás, munkaruha, munkaeszközök). Emellett a juttatások közvetetten motivációs eszközként is használhatók. Adhatunk pl. az önkénteseknek pénzbeli, vagy tárgyi jutalmat, esetenként továbbképzést, ha elégedettek vagyunk munkájukkal. (Juttatások feltételeit a 4. Jogi környezet címû pontban részletezzük.) 15

9 16 Természetesen az is fontos kérdés, hogy honnan várhatunk bevételeket az önkéntes programhoz. Az intézmény költségvetésében van-e olyan rész, melybõl használhatunk. Ha az intézményünk mellett civil szervezet is mûködik, könnyen bevonhatjuk õket is az önkéntes program mûködtetésébe, hiszen az önkéntesek ott is segíthetnek. Pályázatok kapcsán is érdemes kooperálni egy civil szervezettel, mert így nagyobb mozgásteret kapunk az önkéntes program mûködtetéséhez. 1.3 Tárgyi feltételek Az intézményi önkéntes programok nagy elõnye sok civil szervezeti vagy még szervezeti formába sem öntött önkéntes programmal szemben, hogy van egy stabil, jól felszerelt infrastruktúra, mely a program, illetve az önkéntesek rendelkezésére áll. Ez evidencia lehet munkavállalóként, de sok önkéntes program kezdeményezés ott bukik meg, hogy nincs egy hely, ahol rendszeresen össze tudnak jönni, megbeszéléseket vagy kötetlen együttléteket szervezni a résztvevõk. Szerencsére az intézményi háttérrel mûködõ önkéntes programok alapból rendelkeznek ezekkel a minimális feltételekkel. Beszéljük meg a kollégákkal, hol legyen az a hely, ahol az önkéntesek rendszeresen találkozhatnak velünk és egymással. Ez lehet az a helyiség, ahol pl. a heti stábmegbeszéléseket tartjuk, de lehet egy iroda is. Fontos, hogy olyan legyen, ahol kényelmesen el lehet férni, van elég szék, hogy akkor is le tudjunk ülni, ha több emberre számítunk, és hogy ez a helyiség ne egy átjáróház legyen, be lehessen csukni az ajtót. Késõbb az önkéntesekkel közösen lehet majd a "menetrendet" kidolgozni, vagyis hogy mikor szervezünk közös megbeszéléseket, ahol minden önkéntes jelen van, és mikor van lehetõség egyéni beszélgetésekre, vagy csak úgy bejönni az intézménybe. A meglevõ infrastruktúrális lehetõségeink összehangolt használata érzékeny pontja az intézményi önkéntes programnak, hiszen az önkéntesek nem akadályozhatják az intézmény munkarendjét, de szükséges, hogy saját teret és idõt kapjanak õk is, mivel fontosak számunkra. Ugyanúgy, ahogy a fizetésért dolgozó munkatársaknak, az önkénteseknek is szükségük lehet az intézmény által biztosított eszközökre: egy asztalra, aminél az adminisztratív feladataikat elvégezhetik, esetleg egy számítógépre, fénymásolóra, telefonra, irodaszerekre. Tervezzük meg a kollégákkal közösen, hogy az egyes önkéntes tevékenységekhez milyen eszközök szükségesek. Ha pl. több helyre is el kell jutnia az önkéntesnek, mivel juthat el legkönnyebben ezekre a helyszínekre. Ha nem túl nagyok a távolságok, és a közlekedési feltételek is alkalmasak, lehetséges, hogy egy kerékpár a legpraktikusabb. Ha van az intézménynek szolgálati kerékpárja, használhatja-e az önkéntes is, vagy hozza a saját kerékpárját. A tárgyi feltételek mindig az adott önkéntes programhoz, az önkéntes által ellátandó feladathoz, és magához az önkénteshez igazodnak. Igyekezzünk minél konkrétabban és korrekten egyeztetni az önkéntessel, hogy az intézmény mit tud biztosítani, és azt milyen feltételekkel. Elõfordul az is, hogy az önkéntes saját személyes használati eszközeit hozza be az önkéntes programba (pl. kerékpár, vagy egy speciális takarító gép). Ebben az esetben még fontosabb, hogy akár írásban is rögzítsük, hogy milyen keretek között használja az önkéntes saját eszközeit az önkéntes programban, és az intézmény hogyan járul hozzá ehhez (pl. javítási költségek átvállalása). Hogy az önkéntesek hogyan jutnak hozzá, mennyiben használhatják az intézmény tárgyi és infrastrukturális eszközeit jelzi, hogy az intézmény és a fizetett munkatársak hogyan tudnak együttmûködni az önkéntesekkel, mennyire összehangolt, és elfogadott az õ jelenlétük a mindennapi munkában. Sok konfliktus forrása lehet az összehangolatlanság vagy az elõkészítés hiánya, illetve ha az önkéntesek tényleges befogadása nem történik meg. 1.4 Jogi környezet október 1-én lépett hatályba A közérdekû önkéntes tevékenységrõl szóló évi LXXXVIII. törvény (továbbiakban: Köt.). A Köt. célja, hogy a közérdekû önkéntes tevékenységet, mint jogviszonyt szabályozza. A törvény alkalmazása minden esetben választható. Semelyik, a törvényben felsorolt fogadó szervezetnek, így a közhasznú szervezetnek sem kötelezõ azt alkalmaznia. Ám ha igénybe kívánja venni a törvény által biztosított kedvezményeket - például, ha adómentesen kíván adni az önkéntesnek bizonyos juttatásokat -, akkor kötelezõen alkalmaznia kell a törvényt. Azok a szervezetek és intézmények, amelyek úgy döntenek, hogy a Köt. által létrehozott közérdekû önkéntes jogviszony keretein belül kívánnak önkénteseket foglalkoztatni, kötelesek bejelentkezni a Szociális és Munkaügyi Minisztérium által vezetett nyilvántartásba. A törvény hatálya alatti önkéntes foglalkoztatás biztonságot jelent mind a szervezetnek, mind az önkéntesnek. Különösen abban az esetben fontos ez, ha hosszú távú önkéntességrõl van szó. 17

10 A fogadó szervezet és az önkéntes közötti szerzõdést írásba kell foglalni, ha az határozatlan idõre szól, vagy legalább 10 napra kötik, amiben pontosan meg kell határozni a közérdekû önkéntes tevékenység tartalmát, helyét, a tevékenységre fordítandó idõt és a pihenõidõt, a költségtérítéseket és jutalmat (amennyiben ilyet biztosít a szervezet). Emellett a Köt. hatálya alatt foglalkoztatott önkéntes esetében, lehetõség van arra, hogy törvényes keretek között (a fekete munka gyanúját elkerülve) biztosítson a szervezet az önkéntes számára adó- és járulékmentesen költségtérítést, illetve adhat jutalmat és külföldön végzett önkéntes munka esetében napidíjat, melyek összeghatárát a Köt. szabályozza. 2 Kezdjünk a fentiekben tárgyalt humán erõforrás, pénzügyi és tárgyi feltételek végig gondolásával: - Ki lesz az önkéntes program koordinátora? - Kiket vonhatunk még be a kollégák közül? Milyen feladatokra? - Milyen pénzügyi forrásokat tudunk bevonni az induláshoz? - Hosszú távon hogyan biztosítjuk az önkéntes program finanszírozását? - Van-e olyan pályázati kiírás, mely segíthet az önkéntes program elindításában? - Hol fogadjuk az önkénteseket? Hova ültetjük le õket? - Milyen eszközöket biztosítunk az önkéntes tevékenységhez? - Használhatják-e az Internetet, telefont, számítógépet stb.? Az önkéntes program indítása elõtt végiggondolandó kérdések Az önkéntes program elindítása elõtt többször üljünk össze a leendõ menedzsment tagjaival és néhány kollégával, esetleg önkéntes tapasztalatokkal rendelkezõ külsõ személyekkel, hogy közösen végiggondoljuk a program elindításához szükséges alapvetõ kérdéseket. Ezeken a beszélgetéseken arra koncentráljunk, hogy minél több ötlet felmerülhessen, és igyekezzünk nem minõsíteni azokat. Lehet, hogy az elsõ legõrültebbnek hangzó ötletekbõl lesznek a legkiválóbb programelemek. Fontosak lehetnek a kérdések, kételyek is, melyeket próbáljunk minél konkrétabban megfogalmazni, mert ezek is segíthetik az önkéntes program létrejöttének folyamatát. Itt néhány fontos kérdést emelünk ki, melyek mentén el lehet indulni. Nem baj, ha nem tudunk minden kérdésre válaszolni, a lényeg, hogy hagyjunk elég idõt magunknak az elõkészítõ fázisra, üljünk össze többször, keressünk már mûködõ programokat, kérjünk segítséget az Önkéntes Központ Alapítványtól. Érdemes kis lépésekben haladni, tervezni. Ha pl. egy sok intézményegységbõl álló, nagy létszámú klientúrával és munkatárssal rendelkezõ intézményben tervezzük önkéntesek fogadását, érdemes elõször kicsiben, valamelyik intézményegységben gondolkodni, és majd idõvel, a konkrét tapasztalatok mentén továbblépni a többi intézményegységre, ha még továbbra is úgy érezzük, hogy érdemes bõvíteni az önkéntes programot. 2 Útmutató az önkéntes törvényhez - amit a fogadó szervezeteknek tudniuk érdemes a közérdekû önkéntes tevékenységrõl szóló törvényrõl - (Önkéntes Központ Alapítvány, 2006.) Letölthetõ a következõ honlapról: Motivációk, lehetõségek: - Miért pont most akarunk önkéntes programot indítani? Miért van szükségünk az önkéntesek bevonására? - Az intézmény melyik mûködési területére lenne célszerû önkénteseket bevonni? Miért? - Miért lenne jó az önkéntes program a klienseinknek, a szolgáltatásainkat igénybe vevõknek? - Miért lenne jó az önkéntes program a fizetett munkatársaknak? - Miért lenne jó az intézménynek? - Mi lesz az önkéntesek haszna? Nekik miért lesz jó, ha itt segíthetnek? Az önkéntesek tevékenységei: - Milyen tevékenységeket fognak végezni az önkéntesek (borítékolástól a programszervezésen át a kliensek segítéséig)? - Az egyes feladatokhoz milyen kompetenciák, készségek, ismeretek várhatók el az önkéntesektõl? - Szükséges-e valamelyik tevékenységhez szakmai képzettség, és melyik tevékenység látható el szakmai tapasztalat nélkül? - Szükséges-e az önkéntesek képzése? Ha igen, mire irányuljon a képzés, milyen készségeket, kompetenciákat fejlesszen? 1.6 Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek Az elõzõ fejezetben leírt kérdések végiggondolása vezet az intézmény önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelveinek megfogalmazásához és 19

11 20 írásbeli rögzítéséhez. Ez a dokumentum szervesen illeszkedik az intézmény Szervezeti és Mûködési Szabályzatához. Az irányelvek célja, hogy megfogalmazzuk az önkéntességgel kapcsolatos stratégiát, és mindazokat a konkrét lépéseket, amelyek szükségesek az önkéntes program megvalósításához. A Szervezeti és Mûködési Szabályzattal összhangban az önkéntesekkel kapcsolatos eljárásrendet, elveket fektetjük le, amelyekhez az önkéntesek és az intézmény fizetett munkatársai is igazodni tudnak. Másik jelentõsége, hogy ez a dokumentum hivatalossá, legalizálttá teszi az intézmény önkéntes programját. A teljesség igénye, és bármilyen rendezõ elv nélkül álljon itt egy pár olyan pont, mely a szervezeti irányelvek elkészítésében segít. Ezeknek a kérdéseknek lehet, hogy csak egy része válaszolható meg akkor, amikor tervezzük az önkéntes programot. Ez természetes, hiszen a tervezés során nem tudjuk számításba venni azokat az elemeket, melyek az önkéntes program megvalósulásával egy idõ után evidenciaként fognak majd mûködni. Ennek ellenére érdemes elkezdeni a szervezeti irányelvek megfogalmazását, mivel ez az a dokumentum, mely az önkéntes program minden érintett résztvevõjének támpontokat ad a felmerülõ kérdések megválaszolásához, kapaszkodókat nyújthat a problémák, konfliktusok kezeléséhez. - Miért van szüksége az intézménynek önkéntesekre? - Az önkéntes program mely pontokon, szervezeti egységekben illeszkedik az intézményi struktúrához, a teamhez? - Milyen tevékenységeket végeznek az önkéntesek (részletes leírása)? - Az önkéntes programot mûködtetõ szakemberek, felelõsségi körük. - Az önkéntesek tevékenységei hogyan egészítik ki a fizetett munkatársak által ellátott feladatokat? - Hogyan toborozzuk az önkénteseket? - Hogyan történik, mi a menete az önkéntesek kiválasztásának? - Milyen módon történik az önkéntesek bevezetése az intézménybe, hogyan orientáljuk õket? - Milyen jogai és kötelességei vannak az önkénteseknek? - Milyen képzésben részesülnek az önkéntesek? - Hogyan történik az önkéntesek ellenõrzése, értékelése? - Hogyan történik az önkéntesek tevékenységének dokumentálása? - Milyen módon motiválja az intézmény az önkénteseket, hogyan történik a köszönetnyilvánítás? - Milyen eljárás mentén történik az önkéntesek elengedése, elbocsátása? - Milyen juttatásokat, költségtérítést ad az intézmény az önkénteseknek? - Titoktartásra vonatkozó szabályok. - Az intézmény infrastruktúrájának használatára vonatkozó szabályok. - A panaszkezelés eljárásrendje. A szervezeti irányelvek elsõ változatának elkészülte után tájékoztassuk, vitassuk meg az érintettekkel annak tartalmát. Ha mindenki egyetért, és minden fontos kiegészítés bekerült, akkor véglegesítsük a dokumentumot. Nagyon fontos, hogy minden, az önkéntes program által érintett új szereplõ megismerje a szervezeti irányelveket, legyen fizetett munkatárs vagy majdani önkéntes. A másik lényeges dolog, hogy bizonyos idõszakonként, vagy ha valamilyen változás történik az önkéntes programban, vegyük elõ újra az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelveket, értékeljük és ha szükséges igazítsuk hozzá a valóságos állapothoz. 2. Mûködõ önkéntes program elemei 2.1 Toborzás A toborzás során kerülünk kapcsolatba elõször leendõ önkénteseinkkel. Az elõkészítés során meghatározott önkéntes tevékenységek alapján a toborzást a következõ szempontok szerint tervezzük meg: - Ki vesz részt a toborzásban az intézmény munkatársai közül? - Kinek milyen feladata lesz (szórólapok szerkesztésétõl a jelentkezõk fogadásáig)? - Készítsünk idõrendi táblázatot, ahol a részfeladatokat és a felelõsöket is feltüntetjük! - Kiket toborzunk? - Milyen korú, nemû, elõképzettségû önkéntesekre van szükségünk? - Milyen más szempont jöhet számításba? Pl: hol lakik, jelenleg munkanélküli, fõiskolai hallgató, nyugdíjas legyen stb.? - Az általunk szükségesnek tartott embereket hol érjük el? - Milyen toborzási módszerrel tudjuk leginkább megszólítani ezt a réteget? - Döntsük el, mikor, milyen idõtartamban és módon fogunk toborozni: - szórólapokon, - plakátokon, 21

12 - helyi médiákban történõ hirdetéssel, felhívással, interjúval, - az önkéntes program prospektusával, - rendezvényeken felállított standdal, - kézzel írott levéllel, - telefonos megkereséssel, - személyes elbeszélgetéssel. Bármilyen formáját is választjuk a toborzásnak, fontos, hogy figyelemfelhívó, kreatív, és lényegre törõ információkat közöljünk: mire toborzunk önkénteseket, kiket várunk, és mit kínálunk, hol, mikor, hogyan és kinél lehet jelentkezni. A belépési interjú célja egyrészt az önkéntes megismerése (motivációi, elvárásai, mit szeretne csinálni), valamint a tájékoztatás az intézményrõl, az önkéntes programról. Beszélgethetünk csoportosan is a jelentkezõkkel, mivel így egyszerre adhatunk tájékoztatást, illetve a jelentkezõk egymással is találkozhatnak, ismerkedhetnek. De kombinálhatjuk is e két módszert. A kiválasztás nem zárul le ezen a ponton. Az önkéntesek képzése, bevezetése, orientációja és a majdani tényleges önkéntes tevékenység is egyre közelebb vezet ahhoz a döntéshez, hogy szükségünk van-e az önkéntesre, illetve, hogy neki megfelel-e az önkéntes programunk Az önkéntesek kiválasztása A toborzást akkor tekinthetjük sikeresnek, ha legalább 2-3-szor annyi jelentkezõ gyûlt össze, mint ahány önkéntesre ténylegesen számítunk. Ez szükséges is, hiszen a jelentkezõknek csupán egy része lesz alkalmas önkéntesnek. A kiválasztás folyamata gyakorlatilag az önkéntes program és az önkéntesek illeszkedésének próbája. Kínálunk egy programot, feladatokat, tapasztalatszerzési lehetõséget, és elvárunk precizitást, elkötelezõdést, korrektséget, és nem utolsósorban ránk és a feladatára fordított idõt és energiát. Ugyanakkor az önkéntesek is felkínálják tudásukat, segíteni akarásukat, szabadidejüket, és õk is várnak elismerést, megbecsülést, egy megtartó közösséget. Ezért a kiválasztást inkább kétoldalú folyamatnak tekintsük, hiszen a jelentkezõk is döntenek arról, hogy ez-e az a program, amihez csatlakozni szeretnének. A kiválasztás többlépcsõs folyamat, melynek elemei a következõk: 1. Az önkéntesek elsõ jelentkezésének alkalmával (akár telefonon, akár személyesen történik) mondjunk el néhány lényeges információt az intézményrõl, az önkéntes programról, és a jelentkezõ elérhetõségén túl kérdezzünk rá néhány alapvetõ dologra (miért jelentkezett, mivel foglalkozik, mennyi ideje van az önkéntességre). 2. Készíthetünk jelentkezési adatlapot, mely alapján tájékozódhatunk a jelentkezõ szakmai hátterérõl, önkéntes tapasztalatairól, hogy milyen tevékenységeket végezne szívesen. Ezzel tulajdonképpen elõkészítjük a következõ lépcsõt: a személyes interjút. 3. Szervezzünk személyes belépési interjút, ahol a program koordinátora mellett jelen lehet egy-két munkatárs vagy az intézmény vezetõje is. 2.3 Az önkéntesek képzése, továbbképzése Az önkéntesek fogadásának, felkészítésének, kiválasztásának részeként szervezhetünk képzést. De ne ezek legyenek a fõ szempontok, hanem az, hogy az önkéntes tevékenység(ek) elvégzéséhez szükséges-e valamilyen ismeret átadása, készségek fejlesztése. Ez függ attól is, hogy a jelentkezéshez feltételül szabtunk-e valamilyen elõképzettséget (pl. egészségügyi vagy szociális képzettség), vagy hogy az ellátandó feladatokhoz szükséges-e valamilyen speciális tudás (pl. idõsekkel kapcsolatos ismeretek vagy a segítõ beszélgetés gyakorlatának elsajátítása). A képzés tartalmát, hosszát, módszereit, és idõpontját (alapozó képzés vagy késõbbi továbbképzés) az önkéntes program menedzsmentje, vagy a koordinátor (és a mentor) határozzák meg. A képzési tematika összeállításában és a megvalósításban is használhatjuk a belsõ erõforrásokat. Számos elõnye van annak, ha a koordinátor, a mentor és az intézmény önkéntes programjában érintett más fizetett munkatárs (akár a vezetõ is) részt vesz az önkéntesek képzésében. Így az önkéntesek maximálisan az intézményünk önkéntes programjára szabott felkészítésben részesülnek, és a képzés alkalmat ad arra is, hogy a munkatársak és az önkéntesek megismerjék egymást. A képzés egy másik jótékony hatása, hogy összekovácsolja az önkénteseket. Erre ráérõsíthet az is, ha a képzés módszerének alapját a személyes bevonódást, az interaktivitást serkentõ eszközök képezik. A késõbbiekben fontos motiváló tényezõ lehet, ha az önkéntesekre, nemcsak mint személyekre, hanem mint csapatra is tekintünk, és így is kezeljük õket. Ez ugyan több munkával és odafigyeléssel jár, de az önkéntesek energiáját, lelkesedését, szervezettségét megsokszorozza. 23

13 Az önkéntesek bevezetése, orientációja Az önkénteseket - mint ahogy a fizetésért dolgozó új munkatársakat is - be kell vezetni az intézménybe, és az önkéntes programba. Emellett orientálnunk kell õket, vagyis velük szorosan együttmûködve, az egyéni képességeiknek, tudásuknak, kapacitásaiknak megfelelõen bevezetni az általuk végezhetõ önkéntes tevékenységekbe. Ez egy összetett folyamat, és nem csupán az önkéntesekrõl, hanem az intézmény munkatársairól is szól. Az önkéntesek bevezetésében, orientációjában a koordinátornak van a legfontosabb szerepe. Természetesen bevonhatja, illetve be kell, hogy vonja a kollégákat is, hiszen az önkéntesek nem elszigetelten léteznek az intézményben. Az önkéntesek bevezetése, orientációja már a kiválasztáskor elkezdõdik, de igazán hangsúlyossá akkor válik, amikor kötõdés, mélyebb kapcsolat alakult ki az önkéntesek és az intézményi szereplõk között. Valószínûleg körvonalazódott már az a döntés, hogy az önkéntes csatlakozik-e a programhoz, és az is kezd tisztázódni, hogy milyen feladatokat, milyen keretek között fog végezni. A bevezetés, orientáció során lehetõséget adunk az önkéntesnek arra, hogy minél jobban megismerje az intézményt és az önkéntes programot. Ennek részeként ismertetjük meg vele az intézmény és az önkéntes program alapdokumentumait, és a tényleges tevékenységeket, de ami még fontosabb, a fizetett munkatársakat, illetve a klienseket/ügyfeleket (abban az esetben, ha az önkéntes tevékenység során is közvetlen kapcsolatba kell kerülnie velük). A bevezetés során mindenképp álljon az önkéntes mellett valaki, kísérje végig a munkatársak között! Erre a legalkalmasabb a mentor, ha pedig még nincs ilyen, akkor a koordinátor. De lehet ez egy másik munkatárs is, aki szívesen segít az önkénteseknek a tájékozódásban, ismerkedésben. Emellett a koordinátor ismerteti az önkéntes által végzendõ feladatokat, tevékenységeket, (esetleg a további érintett munkatársakkal, kliensekkel együtt) átbeszélve a szükséges elõkészületeket. A képzésrõl az elõzõ fejezetben írtunk, de ez is lehet az orientáció része, az ismerkedés, a tevékenységek tisztázása utáni lépés. 2.5 Az önkéntes tevékenységeinek meghatározása, szerzõdéskötés Amikor az önkéntes minden információt megkapott az önkéntes programról, arról, hogy milyen feladatokat milyen keretek között kell ellátnia, valamint a koordinátor és mentor is úgy érzik, hogy az önkéntes jól illeszkedik a programhoz, elérkezik a megállapodás ideje. Elsõ lépésként az önkéntes tevékenységeinek leírása történik, amit már a program elõkészítésekor, az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek kimunkálásakor elkezdtünk kidolgozni. Ez egy általános dokumentum, mely az intézmény oldaláról tekint rá azokra a szolgáltatásokra, feladatokra, melyeket önkéntesek által szeretne ellátni. Az önkéntesek bekapcsolódásakor csiszolhatjuk, finomíthatjuk, esetleg bõvíthetjük a tevékenységek körét. Az önkéntes programban szereplõ tevékenységek leírásából, és az önkéntes személyes adottságaiból, szándékából indulhatunk ki a személyre szabott, kétoldalú megállapodás megkötésekor. Vagyis itt kerül konkrétan, az egyes önkéntesekre vonatkozóan meghatározásra, hogy milyen tevékenységeket fog végezni, mennyi idõintervallumban, milyen dokumentációval, kinek az ellenõrzésével, milyen jogkörökkel, és felelõsségekkel, milyen juttatásokért. Ez a szerzõdéskötés vagy megállapodás történhet szóban, vagy írásban. Ennek eldöntése közösen történik, de ha az önkéntes szükségesnek érzi, minden esetben írásban kell rögzíteni a megállapodást. Írásbeli szerzõdésre egyébként akkor van szükség, ha nagyobb felelõsséggel járó, hosszabb idõtartamban végzendõ (10 napnál hosszabb idõtartamú tevékenység), vagy elszámolási kötelezettséggel járó feladatok végzését bízzuk az önkéntesre továbbá, amennyiben juttatást kívánunk adni az önkéntesnek. Nincs szükség írásbeli megállapodásra pl., ha az önkéntes egyszeri alkalommal, a karácsonyi teadélutánon 2 órában teát és kalácsot oszt a résztvevõknek, de szükséges, ha pl. az intézmény által szervezett országos szakmai konferencia jelentkezéseit bonyolítja (jelentkezések fogadása, részvételi díjak beszedése, helyszín szervezés). Az írásban rögzített megállapodás elõnye, hogy mindkét fél számára biztonságot ad, mivel minden lényeges kérdés rögzítésre kerül, így a késõbbi vitás helyzetekben, konfliktusokban a többi alapdokumentum mellett ez is kapaszkodót nyújthat a korrekt, mindenkinek elfogadható megoldáshoz. 2.6 Az önkéntesek helye az intézményben, kapcsolatuk a fizetett munkatársakkal Az önkéntesek bevezetésének, orientációjának leírásakor utaltunk már arra, milyen fontos a fizetett munkatársak felkészítése is. Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvekben és a Szervezeti és Mûködési Szabályzatban 25

14 26 már rögzítettük az önkéntes program kapcsolódását az intézményi struktúrához. Ahhoz, hogy az intézmény tevékenységei és az önkéntes program kiegyensúlyozottan, egymással összhangban tudjanak mûködni a valóságban is, a fizetett munkatársak és az önkéntesek kapcsolatát gondozni, ápolni kell. Az önkéntesek fogadásának szándéka feltételezi az intézmény érettségét, nyitottságát, a változások által generált örömökkel és nehézségekkel való szembenézés képességét. Fontos, hogy az intézmény vezetése és a munkatársak elfogadják, és segítségként éljék meg az önkéntesek bekapcsolódását a munkába. Hogy ez megtörténhessen, a gondos elõkészítéstõl kezdve lehetõséget kell biztosítani a munkahelyi teamnek a tájékozódásra, és az önkéntes programmal kapcsolatos teendõkbe való bekapcsolódásra. Nagyobb intézmény esetén, ahol nincs lehetõség arra, hogy minden munkatárs közvetlenül is részt vegyen az önkéntes program indításának valamelyik fázisában, az önkéntes program menedzsmentjének kell arról gondoskodni, hogy a munkatársak megkapják a szükséges tájékoztatást. Nagyon fontos, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy az önkéntesek nem veszik el senki munkáját, ugyanakkor megkönnyítik mindennapi teendõik elvégzését. Ennek megtapasztalásához idõt kell adni, és lehetõségeket teremteni az ismerkedésre már a kezdetektõl. Ez lehet a munkatársak bekapcsolása az önkéntesekkel való kapcsolat kialakításának egy-egy fázisában (pl. a belépési interjúnál, csoportos megbeszélésnél, képzésnél, a tevékenységek meghatározásánál, az intézménnyel való ismerkedésnél), de szervezhetünk kötetlen találkozásokat is, akár egy befogadó szertartás, vagy a rendszeres munka utáni közös szabadidõs program keretében. 2.7 Az önkéntesek motiválása, megtartása Ahhoz, hogy az önkéntes program hosszú távon mûködhessen, az önkéntesek elkötelezettek legyenek a programunk iránt, tudatosan kell alakítanunk motivációjukat, az önkéntesek megtartását. Induljunk ki saját magunkból: szívesebben megyünk be a munkahelyünkre, ha támogató, baráti légkörben dolgozhatunk, elismerik munkánkat, kellõ mértékû kihívással kell szembenéznünk, ugyanakkor nem terhelnek túl bennünket. Mivel az önkéntesek szabadidejükbõl ajánlják fel számunkra magukat, még nagyobb jelentõsége van ezeknek a tényezõknek. Ha jól motiváljuk önkénteseinket, elégedetten, lelkesen végzik majd a feladataikat, és ez a munka eredményére is kihat. Fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy az egyes önkénteseket mivel lehet motiválni. Van akinek a mindennapi szoros kapcsolat, a megerõsítések, az irányítás hat motiváló erõként, mást viszont ez zavar, inkább nagyobb önállóságra van szüksége. A mentor az, akinek leginkább tisztában kell lennie az egyes önkéntesek motivációival. A személyes megismerés, az önkéntes hátterének, hobbijának, az általa szeretett és nem kedvelt dolgoknak az ismerete nagyban hozzájárulhat az egyéni motivációs eszközök helyes kiválasztásához. Természetesen apró, mindennapi gesztusok spontán is mûködnek (dicséret, mások elõtti elismerés), de fontos, hogy legyenek személyre szabott, tudatosan alkalmazott ösztönzések is. Motiváló tényezõ lehet bármi, ami az önkéntes elismertségét, megerõsítését jelenti, akár az Internet szabad használata, az ingyenes képzés, vagy egy konferencián való részvétel lehetõsége. Nyugodtan megkérdezhetjük az önkéntest akár már a belépési interjú során, õ mit gondol arról, mi motiválja õt leginkább. Ha azt érzi, hogy figyelünk rá, és fontos számunkra, még inkább megbecsült tagja lesz a csapatunknak. Az önkénteseket, mint csapatot is motiválhatjuk, pl. rendszeresen a helyi újságban az önkéntes programról szóló megjelenéssel, vagy csapatépítõ tréninggel, a munkatársakkal rendezett közös bulikon való együttléttel. 2.8 Az önkéntesek ellenõrzése, értékelése Ha az önkéntesek önként jönnek, van-e jogunk számon kérni õket? Gyakori kérdés ez minden önkéntesekkel foglalkozó szervezetnél. A válasz egyszerû: igen, a megvalósítás viszont összetettebb. Most is a kezdetekhez kell visszanyúlnunk. Az önkéntesek ellenõrzéséhez és az értékeléshez mérhetõ, mindenki számára egyértelmû eszközök kellenek. Ezek az eszközök általánosságban az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek, mely tartalmazza az önkéntesekkel kapcsolatos eljárásrendet, de ide tartozik az önkéntessel kötött megállapodás, a tevékenységek, feladatok leírása és az önkéntes tevékenységet kísérõ dokumentáció. A tevékenységeket kísérõ dokumentációról eddig még nem volt szó. A dokumentációt a feladatok tényleges végzésének tapasztalatai alapján az önkéntesekkel közösen alakíthatjuk ki. Nagyon kevés ember szeret adminisztrálni, ezért fontos, hogy ne értelmetlen papírhalmazokat gyártsunk, hanem a gyakorlati munkát és az értékelést egyaránt segítõ dokumen- 27

15 28 tumokat készítsünk. Ide tartozhat a jelenléti ív, egy füzet, melyben az önkéntes vezeti, melyik nap milyen feladatokat látott el, de készíthetünk olyan visszajelzõ lapot is, melyet az önkéntesek által nyújtott szolgáltatást igénybevevõk töltenek ki. Ezekre a dokumentumokra nincsen egységes elõírás, az intézmény alapdokumentációjához, az önkéntes programhoz, és a jó számon kérhetõséghez igazítva kell kialakítani. Az önkéntesek ellenõrzésében és értékelésében a koordinátor és a mentor vesz részt. Érdemes rendszeres értékelõ megbeszéléseket tartani (önkéntes, koordinátor, mentor jelenlétében), ahol áttekinthetjük az elmúlt idõszakot, számba vehetjük az elvégzett feladatokat, és megbeszélhetjük, hogyan érezte magát az önkéntes és hogyan látták õt a programban érintett munkatársak illetve a kliensek. Ismételten tisztázhatjuk az elvárásokat, a következõ megbeszélésig szükséges teendõket is. De beszélhetünk arról is, hogy az önkéntes hogyan értékeli a programot, milyen ötletei vannak a fejlesztéshez. Ha rendszeressé tudjuk tenni ezeket az értékelõ megbeszéléseket, az lehetõséget biztosít a konfliktusok kezelésére, félreértések tisztázására, arról nem is beszélve, hogy önmagában ez is motiváló eszközként használható (feltéve, ha a pozitívumokra, az elõrelépés lehetõségeire koncentrálunk). 2.9 Az önkéntesek tevékenységének elismerése Az önkéntesek motiválása és tevékenységeinek elismerése szorosan összefügg egymással. Itt nem csak arról van szó, hogy amikor elbúcsúzik az önkéntes, megköszönjük neki, hogy hozzájárult az önkéntes program megvalósításához, hanem hogy amikor aktívan köztünk van, a hétköznapokban hogyan ismerjük el munkáját. Az elismerésnél, mint a motiválásnál is, az legyen a meghatározó, hogy az egyes önkéntesek számára mi jelent elismerést. Apró, de figyelmes gesztus lehet az intézmény vagy az önkéntes program logójával ellátott apró tárgy vagy póló, de adhatunk valamilyen nagyobb értékû jutalmat is (a jutalom összeghatárát és formáját a évi LXXXVIII. törvény a közérdekû önkéntes tevékenységrõl korlátozza), egy hosszabb idõszak vagy projekt lezárásakor. A köszönetnyilvánítást ünnepélyessé is tehetjük, ha az intézmény vezetõje, vagy az önkéntesek által nyújtott szolgáltatásokat igénybevevõk személyesen jeleznek vissza az érintett önkénteseknek valamilyen rendezvény keretében. Ha ismerjük az önkénteseket, tudjuk számukra mi a fontos, személyre szabott elismeréseket is adhatunk pl. egy színház- vagy koncertjegy formájában, vagy egy szolgálati kerékpár átadásával. Az elismerésnél is az a legfontosabb, hogy õszintén adjuk, és hogy merjünk kreatívak lenni Az önkéntesek kilépése, elengedése Mint ahogy minden közösségben, így az önkéntesek csapatában is elõfordulhat lemorzsolódás. Van, aki már az elsõ találkozás után sem jön többet, van aki a bevezetés, az orientáció során dönt úgy, hogy mégsem akar, tud az intézménynél önkénteskedni, és vannak olyanok is, akikrõl mi gondoljuk azt, hogy nem illeszkednek az önkéntes programunkba. Az önkéntesek kilépése, azaz, hogy hogyan mennek el, és mi hogyan engedjük el õket, éppen olyan fontos eleme az önkéntesekkel való foglalkozásnak, mint az elõzõek. Az önkéntesek sokfélék: van aki lelkes, és folyamatosan aktív, de vannak olyanok is, akik idõszakonként rendszeresen tevékenykednek, máskor viszont eltûnnek, és váratlanul jelentkeznek újra. A mentor feladata, hogy utánanyúljon az el-eltünedezõknek, megkérdezze hogy vannak, történt-e valami az önkéntes programban, ami miatt nem jelentkeznek, vagy a privát életük alakult úgy, hogy most nem tudnak ránk idõt szánni. Ha mód van rá, mindenképpen üljünk le az önkéntessel (legalább a mentor és/vagy a koordinátor), a belépési interjúhoz, és az értékelõ megbeszéléshez hasonlóan a kilépés kapcsán adjunk módot az okok tisztázására, a kölcsönös visszajelzésre. Sok információt megtudhatunk az önkéntes program mûködésérõl, ha figyelembe vesszük a kilépõ önkéntes tapasztalatait, érzéseit. Lehet, hogy olyan dolgokra kapunk visszajelzést, melyek nemcsak az önkéntes program, hanem az intézményi mûködés, a klienskapcsolat minõségének javítását is szolgálhatja, hiszen az önkéntes egészen más szemszögbõl tekint az intézményre. A beszélgetésen túl fontos, hogy módot adjunk az önkéntesnek arra, hogy elbúcsúzzon a többi önkéntestõl, azoktól a fizetett munkatársaktól és kliensektõl, akikkel kapcsolatban volt. 29

16 30 III. A Budapest XII. kerület Hegyvidéki Önkormányzat Családsegítõ és Gyermekjóléti Központban mûködõ önkéntes programok gyakorlati tapasztalatai A következõ fejezetben a Központ szakmai vezetõje számol be a HEFOP projekt keretében kialakított intézményi önkéntes programok tapasztalatairól az önkéntes menedzsment elõzõekben bemutatott lépései alapján. A Központ jelenleg a kerületben ellátja a családsegítést, a gyermekjóléti szolgáltatást továbbá a pszichiátriai betegek nappali és közösségi ellátását. Az említett szolgáltatásokat három jól elkülönült csoportban végzi. Az intézmény teljes dolgozói létszáma 21 fõ, ami a közel fõ lakossági szám mellett alacsonynak mondható. A Központ anyagi és humán erõforrásai végesek, miközben a kötelezõen ellátandó feladatok száma folyamatosan növekszik. Ezért döntött úgy a Központ, hogy a szociális munkások nyújtotta szolgáltatásaihoz önkénteseket hív segítségül. Mivel újabb szakképzett munkaerõ felvételére nem adódott lehetõség, így lehetett csak a szolgáltatások színvonalát megemelni. Az önkéntesek bevonása lehetõséget nyújtott arra is, hogy a kerület lakosságának szociális érzékenysége fokozódjon és a természetes segítõkészség megjelenhessen, így támogató közösségek alapozódjanak meg. Nyilván mindez nem fogalmazódott volna meg ilyen egyértelmûen, ha a Központ munkatársai munkavégzésük során nem szereztek volna olyan tapasztalatokat, hogy a klienskör egyes tagjai, kerületi lakosok, sõt a terepgyakorlatra járó diákok is szívesen végenének önkéntes segítõ tevékenységet. A konkrét önkéntes programok megvalósulását hosszú együttgondolkodási folyamat elõzte meg. Ez a folyamat többször is eljutott odáig, hogy a megvalósulás határára került, de mindannyiszor hiányzott hozzá egy lökés, ami a gyakorlati megvalósítást eredményezte volna. Ezt a lökést adta meg az Önkéntes Központ Alapítvánnyal kialakult kapcsolat. Az ÖKA által felhalmozott gyakorlati tapasztalatok alapján indult el a programok megvalósítása a Központban. 1. Az önkéntes programok elõkészítése 1.1 Humán erõforrás Az önkéntes programok elõkészítése a Központ és az ÖKA együttmûködésében valósult meg. A Központ részérõl többen is bevonásra kerültek a programba, és nagy hangsúlyt helyeztünk arra, hogy a munkatársak önként vállalják a feladatokat. Közös döntés alapján minden szakfeladatot ellátó csoportból egy-egy fõ jelentkezett, mint Szakfeladati Önkéntes Koordinátor (továbbiakban: SZÖK), és minden csoportból még egy fõ lett kijelölve, akik a program megvalósítását segítik a SZÖK-ök számára. Úgy véltük, hogy az önkéntes program csoporton belüli elfogadtatása, integrálása szempontjából, illetve a gyakorlati megvalósítás szempontjából is hasznos lesz, ha legalább ketten képviselik az önkéntes programot csoportonként. Így hat munkatárs, hárman SZÖK és hárman mentori szerepben vettek részt a programban, míg a szakmai irányítást és az idõnként szükséges gazdasági, adminisztratív koordinációt az intézményvezetõ vállalta magára. Mindenképpen szükséges lett volna a gazdasági tevékenységet külön szakemberre bízni, mivel azonban nem volt tapasztalat az ilyen irányú pályázatok végrehajtásában, ez nem tûnt fontosnak. 1.2 Pénzügyi források A program pénzügyi forrása két részbõl tevõdött össze. Egyrészt a fenntartó által biztosított, másrészt a pályázati forrásból rendelkezésre álló személyi és dologi természetû költségek. Természetesen itt kell megjegyezni azt is, hogy a pályázat úgynevezett elõfinanszírozásos konstrukciója miatt, a pályázati elõleget kivéve a projekt teljes költségvetését a fenntartónak kellett megelõlegezni. Jelen esetben ez úgy történt, hogy a megfelelõ pályázati tételek a Központ költségvetésének terhére kerültek kifizetésre. Ez a megoldás azzal a következménnyel jár, hogy ideiglenesen a Központ vezetõje vállal felelõsséget azért, hogy az átmeneti költségvetési hiány év végéig kiegyenlítésre kerüljön a pályáztató részérõl. Elsõsorban az önkéntes koordinátorok bérét, az önkéntesek szervezését, képzését és a program adminisztrációját kellett finanszírozni Tárgyi feltételek A tárgyi feltételek a programok megvalósítása szempontjából elsõsorban helyiségigényt jelentettek. Mindhárom program kitalálása során az volt az

17 32 elõfeltételezés, hogy az önkéntes tevékenység azokban a helyiségekben fog zajlani, ahol a szakfeladatok ellátása egyébként is történik. Kiderült azonban, hogy a Központon belül igencsak nehéz lesz az egyéb programokkal egyeztetni a helyiséghasználatot, továbbá az is, hogy szükséges lenne egy, a Központ szokásos mûködésétõl független önálló helyiség kialakítása. Az önkéntes program ráébresztette a Központot arra, hogy a jelenleg használatos helyiségek a meglevõ feladatok ellátásához sem elegendõek, nem hogy még az önkéntes program befogadásához. Így aztán a Központ a fenntartóhoz fordult segítségért annak érdekében, hogy az önkéntes program megvalósításához biztosítsanak megfelelõ helyiséget. Szerencsére éppen ez idõben ürült meg egy kis alapterületû, de önálló épület, melyben három interjú szobának alkalmas helyiséget lehetett kialakítani. A fenntartó kiadta a Központnak a használatba vételi engedélyt az önkéntes program megvalósítására és a használatba vétel azóta meg is történt. Hasonlóan a tárgyi feltételek közé sorolhatóak azok az eszközök, melyek az önkéntes programok megvalósításához feltétlenül szükségesek voltak. Elsõsorban játékok, rajzoláshoz szükséges eszközök, csoportoknál használt tárgyak, stb. További tárgyi feltételek - a HEFOP pályázathoz kapcsolódó - megdöbbentõ mértékû adminisztrációhoz szükséges eszközök, elsõsorban különféle papírok és irattárolók továbbá a nyomtatáshoz szükséges festékek. Ez utóbbi két feltétel a Központ költségvetésébõl és a pályázati forrásból került finanszírozásra. Végül alapvetõ tárgyi feltétel volt a Központ által biztosított infrastruktúra. Ez magába foglalta a kommunikációs szolgáltatásokat (telefon, Internet), és a nyomtatáshoz, másoláshoz szükséges berendezéseket egyaránt. Az önkéntesek tevékenységének szervezése idõ, energia és eszközigényes - ezt mindenképpen számításba kell venni. 1.4 Az önkéntes program indítása elõtt végiggondolandó kérdések Az önkéntes program elindítása elõtt, mint ahogyan errõl már szó esett, a Központ munkatársai több szempontból is végiggondolták a lehetõségeket. A megvalósítás, akkor úgy tûnt, a gyakorlati kivitelezésen fog fennakadni. Utólag azonban világos, hogy a gyakorlati kivitelezés azért nem tudott megvalósulni, mert hiányoztak az ezzel kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok. Legalábbis ezt látszik igazolni az a tény, hogy amint az ÖKA munkatársaival kapcsolatba kerültünk, a megvalósítás lehetõsége sokkal közelebb került. Amit az ÖKA a Központ számára adni tudott az a rendkívül széleskörû tapasztalat, melyet évek alatt gyûjtöttek össze az önkéntességgel kapcsolatban. Ez a tapasztalati anyag azonban nem volt teljes, hiszen éppen azon a területen, vagyis a szociális szférában mûködõ önkéntes segítõ tevékenységrõl kevés ismeret állt rendelkezésre. A közös cél az volt tehát, hogy felhasználva a Központ ismeretanyagát a szociális ellátásról és az ÖKA ismereteit az önkéntességrõl, kísérleti jelleggel, széles körben alkalmazható önkéntes programokat indítsunk el. A tapasztalatok megosztása a szociális szakmával valószínûbbé teszi, hogy az önkéntes programok széles körben elterjedtebbé váljanak az ágazaton belül. Mindezek a hosszú távú elképzelések azonban nem lettek volna elegendõek, ha a programot nem próbáljuk meg részletekre bontva, a gyakorlati megvalósíthatóság szempontjából is megfontolni. Ehhez kínált segítséget az ÖKA által szervezett képzés, melyben más szociális ágazathoz tartozó intézményekbõl érkezett munkatársakkal közösen próbáltuk végiggondolni a megvalósíthatóság szempontjából azokat az önkéntes programokat, melyek tartalmi szempontból már korábban a Központ munkatársaival egyeztetésre kerültek. A képzés során a résztvevõk egymástól és a nagy tapasztalatokkal rendelkezõ képzõktõl tanulva alakították át újra és újra koncepciójukat a gyakorlat orientált kérdések, visszajelzések alapján. A képzés azt a tematikát követte, amit a telepítési csomag elõzõ részében lehet olvasni. Különösen fontos, hogy minderre egy önálló képzés formájában került sor. Bizonyos, hogy a résztvevõk pusztán az elméleti anyag birtokában nem lettek volna képesek a programok ilyen alapos átgondolására. A tapasztalatok azt mutatják, hogy még így is elsikkadtak, vagy legalábbis nem kaptak kellõ hangsúlyt bizonyos szempontok, melyek a megvalósulás során lényegesnek bizonyultak, és veszélyeztették az önkéntes programok létrejöttét. Ilyen lényeges szempont volt az intézményi erõforrások, fõként az intézmény terhelhetõségének még alaposabb átgondolása, továbbá a megvalósulásra kerülõ önkéntes programok még részletesebb kidolgozása, akár nevetségesen aprólékos formában is. Sajátos tapasztalat, hogy az önkéntes programot kitaláló szociális munkások mindenáron ragaszkodtak ahhoz, hogy a programok valamelyest a szociális munka egyfajta részelemét valósítsák meg. Az ötletelés során nem láttak fantáziát az intézmény érdekeit szolgáló, de nem a szociális 33

18 34 munkához kötõdõ önkéntes tevékenységben. Késõbb a gyakorlati megvalósítás során ez is további akadályként jelentkezett. 1.5 Az önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvek A SZÖK-ök a képzés során tanultak alapján és az egyéni konzultációk segítségével kidolgozták a Központ önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelvei címû dokumentumot, mely alapján a Központ az önkéntes programokat mûködteti. 2. Az önkéntes programok beindítása 2.1 Toborzás A toborzás szakasza szándékosan úgy lett ütemezve, hogy az õsz elsõ hónapjára essen. Végiggondolva, hogy vajon kik várhatóak leginkább önkéntes jelentkezõnek két célcsoport merült fel elsõsorban. Egyrészt a kerület segítõ szándékú lakosai, másrészt a felsõoktatásban tanuló diákok, közülük is leginkább a szociális szakma hallgatói. Mindkét célcsoportra igaz, hogy nyáron nehezen elérhetõek a nyaralások miatt, míg szeptemberben már a diákok és a kerületi lakosok is egyaránt Budapesten tartózkodnak. A SZÖK-ök a toborzást, mint minden más elemét az önkéntes programnak, szakmai kontroll, egyéni konzultáció és szupervízió mellett végezték. A toborzás gyakorlati megvalósításában rendkívül nagy segítséget nyújtottak a képzõk. A toborzás a három SZÖK közös tevékenységeként zajlott. A felhívások megfelelõ szövegeit is közösen készítették és a megjelentetés feladatait is megosztották. Természetesen a szövegek kisebb-nagyobb eltérést mutattak annak mentén, hogy a programok más-más tevékenységet igényeltek, de a helyszín, az idõtartam, a feltételek szempontjából hasonlók voltak. A toborzás folyamán különféle internetes honlapokon jelentek meg hirdetések, így például az ÖKA honlapján is. Szórólapok és plakátok is készültek, melyek elsõsorban a felsõoktatatási intézményekben, kisebb mennyiségben a XII. kerület frekventáltabb részein kerültek kihelyezésre. Nagymértékben segítette a toborzást, hogy a kerületi és késõbb egész Budán terjesztésre kerülõ újságban is rövid cikk és hirdetés jelent meg az induló önkéntes programokról. A jelentkezések felvételére a SZÖK-ök személyes elérhetõségeiket adták meg, illetve létrehoztak egy önálló postafiókot, ahol a programokkal kapcsolatos levelezést folytatták. A jelentkezés idején, a Központban dolgozó kollégák, elsõsorban az asszisztens munkakörben dolgozók tájékoztatást kaptak a várható feladatokról, azaz a jelentkezések felvételérõl és a SZÖK-ök értesítésérõl. A toborzás eredménye alapján körülbelül a szükséges önkéntes létszám másfélszerese jelentkezett. 25 fõ bevonása látszott indokoltnak az önkéntes képzésbe és ehhez képest 35 jelentkezõt regisztráltunk. A jelentkezõk egy része, fõként a fiatalabb korosztály az Interneten és a felsõoktatási intézményeken keresztül értesült a programokról, míg az idõsebb generáció inkább a helyi újságokból tájékozódott és került be a programba. A toborzás fontos tapasztalata volt, hogy bár meglepõen sokan jelentkeztek a felhívásokra, a tájékoztató beszélgetéseken mégis kevesen jelentek meg. Egészen pontosan a három szakfeladat közül kettõnél volt ez a tapasztalat. A harmadik szakfeladaton azonban nagyjából annyian jelentek meg a tájékoztató beszélgetésen, mint ahányan jelentkeztek. Kiderült, hogy a jelenségnek egyszerûen az volt az oka, hogy az elõzõ két szakfeladat hirdetései és a tájékoztató beszélgetés között eltelt idõ túl hosszúra sikerült. A tapasztalat azt mutatta, hogy a hirdetésre történõ telefonos, vagy internetes jelentkezéshez képest 1 héten belül meg kell tartani a tájékoztató beszélgetést, különben az önkéntest elveszíthetjük. A SZÖK-ök végül is úgy döntöttek, hogy felkeresik azokat az önkénteseket, akik bár jelentkeztek, de mégsem vettek részt a tájékoztatón. Kiderült, hogy mindannyian továbbra is jönnének, de elfelejtették már a pontos dátumot. Annak ellenére, hogy a tájékoztató beszélgetések kicsit késõbbre tolódtak, a telefonos megkeresések hasznosnak bizonyultak, mivel ezeken a késõbbi tájékoztatókon már minden önkéntes jelentkezõ részt vett. 2.2 Az önkéntesek kiválasztása A toborzást követõ tájékoztató beszélgetésen megjelent önkéntesek a SZÖK-ökkel folytatott egyéni interjúkon is részt vettek. Az interjú során a SZÖK-ök a korábbi tájékoztatáshoz képest interaktívabb beszélgetést folytattak a jelentkezõkkel. A SZÖK-ök az interjú alapján elõre meghatározott kiválasztási szempontok alapján tájékozódtak a jelentkezõkrõl. 35

19 36 - Feltérképezték a jelentkezõ már meglevõ ismereteit az adott tevékenység területén. - Tájékozódtak a jelentkezõ motiváltságáról általában. - Felmérték a segítõ tevékenységgel kapcsolatos beállítottságát. - Benyomást szereztek kapcsolatteremtõ és kommunikációs készségeirõl. - Végül egyeztettek abból a szempontból, hogy a jelentkezõ mennyi idõt és energiát tud a programra fordítani. Amennyiben az interjú alapján úgy alakult, hogy a SZÖK által a jelentkezõ kiválasztásra került, kitöltötték a jelentkezési lapot. Néhány esetben úgy tûnt azonban, hogy a jelentkezõ nem lesz alkalmas a SZÖK-ök által felkínált tevékenységekre. Ezekben az esetekben más területre irányították az jelentkezõt, elsõsorban az ÖKA segítségével. 2.3 Az önkéntesek képzése, továbbképzése Akárcsak a toborzás és a kiválasztás, a képzés is meghatározott terv alapján zajlott le, mely terveket az ÖKA képzése keretében dolgoztak ki a SZÖK-ök. A képzési tervek készítésekor nagy hangsúlyt fektettek arra, hogy az önkéntesek minél életszerûbben ismerjék meg a Központ tevékenységét és azoknak a klienseknek a jellegzetességeit, akikkel kapcsolatba kerülnek majd. További fontos szempont volt, hogy az önkéntesek, akik egymástól teljesen függetlenül jelentkeztek minél inkább megismerjék egymást, illetve minél hamarabb lehetõségük legyen arra, hogy kapcsolatokat építsenek ki egymással. A képzés, a terveknek megfelelõen három napot vett igénybe. Az elsõ napon kizárólag az önkéntesség került elõtérbe. Kisebb részben elméleti tájékoztató az önkéntességrõl, a törvényi háttérrõl, a tapasztalatokról, nagyobb részben egyfajta saját élményszerzés az önkéntes motiváltságáról és az együttmûködésrõl. Az elsõ képzési nap tréning formában zajlott. Ez a forma alkalmasnak bizonyult arra, hogy a résztvevõk között szükségszerûen elinduljon az informális kapcsolatteremtés. A képzés elsõ napjának végén a képzõk örömmel tapasztalták, hogy az önkéntesek, - fõként a majdan ellátandó tevékenységek mentén - kisebb csoportjai alakultak ki, a csoport tagjai bizonyos jellegû elkötelezõdést mutattak egymás iránt. A második napon az önkéntesek képzése már három elkülönült csoportban zajlott, csak ebédnél és szünetekben találkoztak egymással. A képzés fókuszába ettõl kezdve már a Központról és a tevékenységekrõl szóló tájé- koztatás került. Természetesen az elméleti ismereteket néhány játékos feladattal színesítették a képzõk, illetve fõként a klienskör megismertetéséhez filmbemutatásokat alkalmaztak. Maga az elméleti tájékoztatás is inkább interaktív beszélgetések és nem egyirányú elõadások formájában zajlott. A második nap célja az volt, hogy az önkéntesek minél bõvebben tájékozódjanak az általuk vállalt tevékenység intézményi és szakmai hátterérõl. A harmadik napon továbbra is fennmaradtak a szakfeladatok mentén elkülönült csoportok. Ezen a képzési napon az önkéntes tevékenység került megbeszélésre. A SZÖK-ök részletes tájékoztatást nyújtottak az önkéntes tevékenységrõl, majd az önkéntesekkel közösen pontosították az önkéntes program elemeit. Az önkénteseknek bár csak korlátozott mértékben, de lehetõségük nyílt arra is, hogy némileg alakítsanak, módosítsanak az elõre megtervezett programokon. Ezzel az volt a cél, hogy az önkéntesek képesek legyenek megvalósítani a programokat, és azt a magukénak is érezzék. A harmadik nap során tehát a résztvevõ önkéntesek egymás közt megállapodtak a programok megvalósításának részleteiben. Az elsõ nap képzését az önkéntes programok területén jelentõs tapasztalatokkal rendelkezõ trénerek tartották. A második és harmadik nap képzése a SZÖK-ök irányításával zajlott. Részben õk maguk tartották a képzést, részben pedig a Központ munkatársai közül hívtak meg elõadókat. Azt lehetett remélni ezáltal, hogy az önkéntesek minél inkább megismerkednek a Központ tevékenysége mellett a dolgozókkal is. Természetesen fordítva is igaz, vagyis a Központ dolgozói számára is lehetõséget nyújtott arra, hogy megismerkedjenek az önkéntesekkel. A képzések mind a résztvevõk, mind a képzõk értékelése szerint sikeresek voltak. A résztvevõk általában jól érezték magukat és sok új, hasznos információ birtokába kerültek, gyorsan sikerült jó kapcsolatot kialakítaniuk egymással. Utólag úgy tûnik, hogy a képzés olyan mértékben nem készítette fel az önkénteseket a vállalt tevékenységük elvégzésére, mint ahogy azt a SZÖK-ök és a képzõk gondolták volna. Az önkéntesek nem váltak és nem is válhattak önállóvá a vállalt tevékenység végrehajtásában a három napos felkészítõ képzés végére. Mindenképpen szükséges az önkéntesek hosszabb távú és más jellegû felkészítése is a szakmai képzés mellett. Ajánlott, hogy az önkéntesek egy bizonyos ideig egy tapasztalt munkatárs szoros szakmai felügyelete mellett szerezzenek tapasztalatot, amennyiben a jövõbeni önkéntes tevékenységük ezt megkívánja. A betanulásnak ez a szakasza segíti az önkéntes magabiztosságát és az adott közösséghez való tartozás érzését. 37

20 Az önkéntes bevezetése, orientációja Az önkéntesek a képzés során szereztek ismereteket a Központ struktúrájáról, a különféle munkacsoportokról, az ezekben dolgozó eltérõ végzettségû szakemberekrõl és személyesen megismerkedtek a SZÖK-ökön kívül néhány más munkatárssal is. A képzés végeztével az önkéntesek csoportonként elkülönülve összeismerkedtek az adott munkacsoportban dolgozó kollégákkal. A találkozások a kölcsönös ismerkedést szolgálták és azt, hogy az önkéntes jobban eligazodhasson a Központban az önkéntes tevékenység végzésekor. Az önkéntesek orientációját a SZÖK-ök végezték csoportosan illetve személyenként. 2.5 Az önkéntes tevékenységeinek meghatározása, szerzõdéskötés Az önkéntesek tevékenységének meghatározása már tulajdonképpen a képzés utolsó napján többé kevésbé eldõlt. Itt nyílt lehetõség arra, hogy a programról részletesen tájékozódjanak és megfogalmazzák azt, hogyan tudnak részt venni benne. Szükségessé vált azonban az is, hogy mindezek írásba foglalva is megjelenjenek, mivel ez már valódi elkötelezõdést jelent mind a Központ, mind az önkéntes részérõl. Elsõként az önkéntes tevékenység leírása készült el. Ebben részletesen meghatározásra kerültek az önkéntes tevékenység elemei, a hozzájuk tartozó vállalások mind az önkéntes, mind a Központ részérõl, továbbá szabályozásra került a tevékenységgel kapcsolatos felelõsségvállalás kérdése is. A tevékenység leírása után - annak alapján - készült el az önkéntes szerzõdés, melyben az önkéntes és a Központ szerzõdést kötött arra, hogy az önkéntes a vállalt tevékenységet megfelelõ módon elvégzi, a Központ pedig a szükséges feltételeket biztosítja. A szerzõdés a vállalások mellett az önkéntes jogállását is tisztázta és szabályozásra került benne az önkéntes tevékenység megszûnésének módja és a szerzõdésszegés következményei is. Látszólag formaságnak tûnhet, hogy ezek a dokumentumok elkészültek, de a valóságban nagy jelentõségük van. Az önkéntes tevékenység során adódhatnak nem várt fordulatok, melyek hatására a program megvalósulása veszélybe kerülhet. Ilyenkor a szerzõdés egyfajta kényszerítõ erõvel bírhat, ami a Központ számára nagyobb biztonságot nyújt. Fontos, hogy maguk az önkéntesek is örültek a szerzõdésnek, mert úgy érezték, ezáltal mindannyian igazán elkötelezõdtek, számíthatnak egymásra is, és arra, hogy a részvétel a programban nemcsak egy futó ötlet a többiek részérõl sem. 2.6 Az önkéntesek helye az intézményben, kapcsolatuk a fizetett munkatársakkal Az önkéntesek helyzete a Központ életébe szakfeladatonként eltérõen alakult. Ennek oka részben az önkéntes program megvalósulásának helyszíne, részben pedig a SZÖK-ök Központon belüli helyzete volt. A pszichiátriai betegek ellátását végzõ csoportban alakult ki a legnagyobb kölcsönös ismertség a munkatársak és az önkéntesek között. Egyszerûen azért, mert az önkéntes tevékenység helyszíne hosszú ideig megegyezett a nappali ellátást folytató klub helyszínével, így a munkatársak és az önkéntesek rendszeresen találkoztak egymással. Ennek ellenére is sokáig tartott, amíg kialakult, hogy az önkéntesek közül kinek melyik kolléga vállalja a mentorálását. Hasonlóan hosszú ideig tartott míg az önkéntesek bemutatásra kerültek a klubház teljes nyilvánossága elõtt, a klubházgyûlésen. Elfogadásuk a kliensek részérõl pedig még most is folyamatban van. A tapasztalat mindenesetre azt mutatta, hogy mindaddig míg a mentorálás kérdése nem tisztázódott, vagyis az önkéntesek nem tudtak egyértelmûen kapcsolódni valamely kollégához, saját helyzetüket bizonytalannak, önmagukat feleslegesnek érezték. A családsegítõ csoportban dolgozó kollégák közül az, aki az álláskeresõ klub vezetését végzi, rögtön magára vállalta az önkéntesek mentorálását is. Így az önkéntesek már az elsõ pillanattól kezdve egyszerre számíthattak a SZÖK és a mentor támogatására. Bár a családsegítõ csoport tagjaival nem alakult ki kapcsolat, az önkéntesek elégedettnek és hatékonynak érezték magukat. A csoport többi tagjával nyilván azért nem alakult ki élõ kapcsolat, mivel az önkéntes tevékenység, mint ahogy az álláskeresõ klub is a Központ másik telephelyén mûködik. A gyermekjóléti szolgáltatást nyújtó csoport tagjai szintén csak nagyon távoli kapcsolatot alakítottak ki az önkéntesekkel, vélhetõleg azért, mert a mûködésük helyszíne eltérõ volt. Ennek ellenére a program gyorsan elindult és folyamatosan mûködõképesnek bizonyult. Szükség esetén a programba bevonódtak a gyermekjóléti szolgálat alkalmazásában álló korrepetítorok is, akik segítettek eligazodni az önkénteseknek azokban a ritka pillanatokban, amikor sem a mentor, sem a SZÖK nem állt rendelkezésre. Itt kell megemlíteni azt, hogy az önkéntes programok megvalósítását mindvégig szupervíziós támogatás kísérte. A szupervízióban a Központ teljes személyzete csoportosan és a SZÖK-ök egyénileg is részt vettek. A szupervízió célja mindenki számára megfogalmazottan az volt, hogy segítse az 39