Hasznos tanácsok. a HEFOP/3.4.1/05 számú pályázati kiírás záró helyszíni ellenırzéséhez

Átírás

1 Hasznos tanácsok a HEFOP/3.4.1/05 számú pályázati kiírás záró helyszíni ellenırzéséhez A Magyar Pályázatkészítı Iroda összeállítása a HEFOP/3.4.1/05 számú pályázatok elszámolása és záró ellenırzése megkönnyítésének érdekében, az eddig lezajlott helyszíni ellenırzések tapasztalatai alapján: I. SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK: Az ellenırzések helyszínén rendelkezésre kell állnia az: 1. Az ESZA Kht.-nál bejelentett aláírónak, vagy az aláíró által meghatalmazott személynek és az érvényes meghatalmazásnak. 2. A benyújtott pályázat másolatának, az eredeti támogatási szerzıdésnek, az ESZA Kht.-vel történı levelezésnek, és a benyújtott elszámolásoknak (ez utóbbi elegendı elektronikus formában is). 3. A támogatás fogadására nyitott elkülönített bankszámla (ennek a számlaszáma megtalálható a Támogatási Szerzıdés elsı oldalán) szerzıdésének, az összes e számlához tartozó kivonatnak, és egy két napnál nem régebbi igazolásnak arról, hogy mennyi a számla egyenlege. 4. A képzésekre vonatkozó eredeti, záradékolt számláknak és a számlák kiegyenlítésérıl szóló eredeti, záradékolt bankszámlakivonatoknak. (Ezeket érdemes elıre kigyőjteni, fıleg ha nem könnyen hozzáférhetıek.) 5. A projekthez kapcsolódó számlák külön könyvelésére vonatkozó kivonatra, analitikára. Ahol történt készpénzes kifizetés, ott a kiadási pénztárbizonylatra, a pénztárkönyvre, a pénzkezelési szabályzatra és a szigorú számadáshoz tartozó egyéb dokumentumokra. 6. A projektbe bevont résztvevıknek a képzések idejére vonatkozó, határozatlan idıre szóló munkaszerzıdéseire. 7. Ahol elszámolásra kerül kiesı munkabér ott a bérkartonokra, vagy a lehetıséget kell biztosítani a bérprogramba való betekintésre, illetve a munkahelyi jelenléti ívekre. 8. Érdemes a Támogatási Szerzıdés aláírásakor kézhez kapott EU-s zászlót és plakátokat olyan helyre kitenni, ahol azt mindenki (az érkezı ellenırök is) jól láthatja. 9. Szintén érdemes az alábbi linkrıl letölthetı árajánlat összesítıt és képzési nyilvántartást kitölteni, mert a képzési nyilvántartás megkönnyítheti az ellenırzés menetét, illetve az árajánlat összesítıt általában kérik a zárójelentés korrekciójaként Projekt dokumentáció, az alábbi tartalommal képzésenként 1/5

2 Árajánlat Árajánlat bekérések dokumentálása Érdemes lefőzni az árajánlat bekéréseket is, ahol ezeket megvannak, vagy arra mód van. Árajánlatok A projekt dossziéba 3 db árajánlat (a szolgáltatási szerzıdés megkötése elıtti dátummal, de ugyanakkor három hónapnál ne legyen régebbi) lefőzése szükséges, az árajánlatok lehetnek: Szerzıdések az ajánlatkérésre beérkezett ajánlatok; egyéb a képzés piaci árát tartalmazó dokumentum, prospektus, katalógus, brosúra stb. A szerzıdéseknek tartalmaznia kell: az intézmény munkaügyi központos regisztrációs számát, azt hogy milyen képzésre vonatkozik, a képzés munkaügyi központos regisztrációs számát, a képzés óraszámát, azt hogy hány fı vesz részt a képzéseken. Ahol ezek nincsenek leírva a szerzıdésbe, kérhetnek szerzıdés kiegészítést. FONTOS! A szerzıdés kelte elıbbi legyen, mint ahogy a képzést megkezdték. Képzésre való jelentkezés dokumentumai (interneten vagy faxon való jelentkezés esetében külsı tanfolyamoknál) Abban az esetben, ha a képzés külsı képzés, tehát nem csak a pályázócég munkavállalói vesznek rajta részt, a projekt dossziéba meg kell ırizni a képzésekre való jelentkezés dokumentumait. Felnıttképzési szerzıdések A képzésen részvevıkkel a képzı intézménynek felnıttképzési szerzıdéseket kell kötnie, ezek másolatát a projekt dossziéba meg kell ırizni. 2/5

3 Munkaügyi központos regisztráció A projekt dossziéba le kell főzni a képzı cég munkaügyi központos regisztrációját, melynek tartalmaznia kell a képzés regisztrációját is. Továbbá érvényesnek kell lennie a képzés teljes idıtartama alatt. Problémát jelent, ha a képzés nem szerepel pontosan a regisztrációban. Erre a problémára megoldást jelenthet, az alábbi példa szerinti eljárás: A pályázó kommunikációs tréninget tartott, egy olyan képzıvel, akinek vezetıi tréning szerepel a regisztrációjában, de kommunikációs tréning nem. Ez estben szükséges egy a vezetıi tréningre vonatkozó tematika, melynek ha egyik moduljaként szerepel a kommunikációs tréning azt általában elfogadják. Tehát, ha a tartott képzés beazonosítható valamelyik másik regisztrált képzés részeként, akkor érdemes két összecsengı tematikát beszerezni a záró ellenırzésig. Számlák Az eredeti számlákra rá kell írni a következıket: Záradék: HEFOP /.. sz. projektre elszámolásra beadva Amennyiben nem a számla teljes összege kerül elszámolásra, azt is fel kell tőntetni, hogy a számlából milyen összeg került a HEFOP terhére elszámolásra. A felirat mellett/alatt cégszerően alá kell írni A projekt dossziéban elég a számla másolatát lefőzni. FONTOS: A számlákon ne szerepeljen TEAOR szám (Üzletviteli tanácsadás), mert ilyen számla nem elszámolható. A számlák minden esetben oktatási szolgáltatást jelölı SZJ szám alatt kerüljön kiállításra. Számlák kifizetését igazoló dokumentumok (bankszámla kivonat, kiadási-bevételi pénztárbizonylat) Az eredeti példányokra rá kell írni a következıket: Záradék: HEFOP /1. sz. projektre elszámolásra beadva A felirat mellett/alatt cégszerően alá kell írni A projekt dossziéban elég a számla másolatát lefőzni. FONTOS: Amennyiben kiadási-bevételi pénztárbizonylat áll rendelkezésre, figyelni kell arra, hogy az eredeti bizonylaton eredetileg 3 aláírás szerepeljen (átvevı, utalványozó, pénztáros), egyik se hiányozzon róla 3/5

4 Teljesítés igazolások FONTOS: Az eredeti teljesítés igazolásokon mindkét fél (megbízó és megbízott) cégszerő aláírása és pecsétje is szerepeljen. A teljesítés igazolás a részteljesítések elszámolása szempontjából is fontos, mivel a részteljesítéseket ezzel lehet igazolni. Jelenléti ívek A jelenléti íveknek az alábbi kritériumoknak kell megfelelnie: Több napos, több alkalmas képzés esetén minden napot, alkalmat külön- külön kell aláírnia a résztvevıknek. Szerepeltetni kell, hogy egy-egy képzési nap/alkalom dátum szerint mikor volt (év.hó.nap) és mettıl meddig tartot. Szerepeltetni kell a képzı cég nevét, regisztrációs számát. Szerepeltetni kell a képzés nevét, regisztrációs számát. Szerepeltetni kell az oktató nevét, és az oktatóval alá kell íratni a jelenléti ívet. Szerepeltetni kell az arculati elemeket, és a pályázati azonosítószámot. Szerepeltetni kell a részvevık olvasható nevét. Ha ezek hiányoznak kérhetnek korrekciót, a problémák általában a képzı cég nyilatkozatával orvosolhatók. Vizsgadokumentáció Ahol ez lehetséges és értelmezhetı a képzıtıl el kell kérni a vizsgajegyzıkönyv másolatát és a projekt dossziéba le kell főzni. Oklevelek, bizonyítványok A projekt dossziéba le kell főzni a képzések sikeres elvégzését igazoló oklevelek, bizonyítványok másolatát. FONTOS, hogy az oklevelek keltezése a képzés utolsó napjára, vagy az utánra essen. Tematika, tananyag A projekt dossziéba le kell főzni a képzések tematikáját, illetve ha van kiadott tananyag, fénymásolt óraanyag lehetıleg azt is. 4/5

5 II. AZ ELLENİRZÉS MENETE Az ellenırzéséken minimum 2 helyszíni ellenır vesz részt, nagyobb projektek esetében azonban akár 4-en is megjelenhetnek az ellenırzésen. Általában mindegyik ellenır más terület ellenırzését kezdi meg. Míg az egyik ellenırzi a pályázat, támogatási szerzıdés, levelezés és elszámolások meglétét és átnézi a projekt dokumentációt, és megszámolja külön-külön a jelenléti íveken, illetve az okleveleken szereplı személyeket (a vállalt indikátorok tisztázása miatt), addig a másik ellenırzi az elkülönített bankszámlával kapcsolatos dokumentumokat, az eredeti számlákat, bankszámla kivonatokat és az eredeti munkaszerzıdéseket (nagy projekt esetén ez utóbbi hármat csak szúrópróba szerően), megtekinti az elkülönített könyvelést és készpénzes kifizetés esetén a vonatkozó dokumentumokat, ahol kiesı bér is elszámolásra került ott a bérkartonokat és a munkahelyi jelenléti íveket. Tehát érdemes a projektmenedzseren kívül egy pénzügyi szakember jelenlétét is biztosítani az ellenırzéshez. Általában interjút is készítenek az ellenırök néhány (2-5 fı) a képzésben résztvevı munkavállalóval. İk jelölik ki, hogy kivel, azonban nyugodtan lehet az mondani, hogy nincs itt a kolléga, vagy éppen olyan munkát végez, amit nem tud otthagyni és válasszanak mást. Az interjú kérdései a következık szoktak lenni: Milyen a HEFOP által finanszírozott képzésen/képzéseken vett részt? Tájékoztatták-e arról, hogy milyen forrásból valósult meg a képzés? (A válasz: Igen, a képzések elején tájékoztatták, és hazai és EU-s társfinanszírozással) Mirıl szólt a képzés? Hol volt a képzés? Mettıl meddig tartott a képzés? (Pl.: vezetıi tréning 9.00-tól ig.) Milyennek értékeli a képzést? Tudja-e használni a munkája során? Írtak-e alá jelenléti ívet és hány példányban? (ha a projekt dossziéba eredeti van lefőzve akkor 2 példányban, mer egy van a képzınél és egy van pályázónál) Ezeken kívül a projekt menedzsertıl az alábbiakat kérdezik: Hasznosnak ítéli-e a programot? Milyen problémái voltak a megvalósítás során? Pályázna-e még egyszer? Hogyan biztosították a nyilvánosságot? Hogyan tájékoztatták a résztvevıket? 5/5