MOKK KÖZJEGYZŐI LEVÉLTÁR Lezárva: október 20.

Átírás

1 TÁJÉKOZTATÓ Készítette: Az iratok, eszközök levéltárba adásának menete. Segítség a kezdeti lépésektől a tényleges átadás-átvételi eljárásig. dr. Erdős Mónika levéltáros MOKK KÖZJEGYZŐI LEVÉLTÁR Lezárva: október 20. 1

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓ LEVÉLTÁRI LEADÁS ESETKÖREI Szolgálati viszony megszűnése Hivatalban lévő közjegyző iratleadása Tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadások Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján LEVÉLTÁRI LEADÁST MEGELŐZŐ ELJÁRÁS Nemperes iratok előkészítése Okiratok előkészítése Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák...) előkészítése FMH és FMHVH papír alapú iratainak előkészítése a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése ÁTADÁSI JEGYZÉK / IRATJEGYZÉK, VALAMINT NÉVMUTATÓ ELKÉSZÍTÉSE, TARTALMI KÖVETELMÉNYEK január 01. ELŐTT keletkezett iratanyag esetén január 01. UTÁN keletkezett iratanyag esetén FMH és FMHVH papír alapú iratai esetén ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELJÁRÁS Iratjegyzék előzetes megküldése a Levéltárnak Levéltári anyag beszállítása A MOKK 1/2015. SZ. SZABÁLYZATA ALAPJÁN TŐRTÉNŐ NEMPERES IRATOK ŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ MEGBÍZÁS SPECIÁLIS SZABÁLYAI A szabályzat tárgyi hatálya Az iratanyag előkészítése A beszállítás Az őrzés időbeli korlátai a MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján történő nemperes iratok őrzésére vonatkozó megbízás speciális szabályai, iratkezelés A LEVÉLTÁRI IRATANYAG HASZNÁLATA, KÉRELMEK, MEGKERESÉSEK, IRATBETEKINTÉSI JOG A BESZÁLLÍTOTT ANYAG VONATKOZÁSÁBAN A levéltár feladata Levéltárba adott ügy zárolásának feloldása az anotes-ban (feloldó kód) GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

3 8.1. Beszállítás után a megkeresés teljesítése hogyan zajlik? Hagyatéki ügyeknél mi kerül a borítóra? Mit lehet benne hagyni a hagyatéki aktában leadáskor? A kihirdetett végintézkedések anotes iratjegyzéken való megjelenése. (Sokszor nem egyértelmű, hogy mikor eredeti a végintézkedés, és mikor hiteles másolat/kiadmány.) Csak érdemi ügyintézés céljából szükséges megküldeni az eredeti aktát, a közjegyzőnek, ha egyszerű megkeresés, akkor azt a Levéltár teljesíti anotes év levéltári iratjegyzéken az első sorszámú akták nem jelennek meg Szerelésnél duplán jelenik meg az örökhagyó Hiányzik egy okirat! Nem jelenik meg az iratjegyzéken a szerelés, egyesítés vagy a végintézkedés sem! a 2009-es évet követően - anotes nyilvántartás egy éven belül egyazon ügyszám duplán lett felhasználva. Mit tegyek? a év eleji átiktatás megtörtént, azonban az ügyet a korábbi ügyszámon fejeztem be a közjegyző a közjegyzői okiratot a végén aláírja, az aláírása mellett elhelyezi a körbélyegzőjét, az aláírása alatt azonban nincs kiírva a neve és a közjegyző szó is hiányzik A közjegyzői okiratoknál sok esetben hiányzik az 1 oldalszám feltüntetése a nemperes eljárások során hozott eredeti határozatokat a közjegyző aláírja, de a kollegák egy része a határozatokat hivatali bélyegzőlenyomattal nem látja el a közjegyző-helyettes által készített közjegyzői okirat ellenjegyzésénél szükség van-e külön - az ellenjegyzés mellett is a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatára JEGYZÉKEK

4 1. ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓ Jelen tájékoztató anyag célja: a közjegyzők iratainak, eszközeinek a MOKK Közjegyzői Levéltárába történő leadásához való segítségnyújtás, a kezdetektől a tényleges átadás-átvételi eljárásig. A ténylegesen az irodai adminisztratív teendők kerülnek fókuszba. A levéltárba adás menete hasonlóan alakul, függetlenül attól, hogy milyen okból történik az. Az átadás-átvételi eljárásba lényegi szempontból a leadásra kerülő iratok, anyagok, eszközök körében mutatkozik eltérés. A levéltárba adás oka lehet: -- Hivatalban lévő közjegyző éves levéltári leadása; -- Szolgálati viszony megszűntével aktuális levéltári leadás (ideérteve a tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadást is) -- Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján. (Az egyes esetek szerinti eltérő szabályokat lásd a 2. pontban) A hatályos szabályozás szerint 1 A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba, ha a) a Kjtv a alapján a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt, (érkezéstől/elkészítéstől számított 5 ÉV!) FMH és FMH VH ügyekben: a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével a Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni. 2 b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette.(az egyes irattípusok szerinti részletezést lásd a 3. pontban) A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni az alábbi iratokat: 3 a) az január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző okiratait, nyilvántartásait és hivatali bélyegzőjét, ha a közjegyző szolgálata megszűnt vagy áthelyezték; b) a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem e törvényben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével; c) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt; 1 a Közjegyzői Levéltár tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 62/2009. (XII. 17.) IRM rendelet a továbbiakban levéltári rendelet a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. (2) 3 A közjegyzőkről szóló évi XLI tv. a továbbiakban Kjtv

5 d) az január 1. napja és június 30. napja között készültpapír alapú okiratok eredeti példányait; Táblázatos formában, mikor mi adható levéltárba: Közjegyzői okiratok és jegyzőkönyvi tanúsítványok és okirati és letett végintézkedések január 1-jét követően érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések Hitelesítő könyvek, aláírói lapok Egyéb eszközök (az január 1-jén, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző nyilvántartásai (ügykönyv) hivatali bélyegzői, aláírói kártyák, igazolványok, stb.) Fizetési meghagyásos ügyek iratai és Fizetési meghagyást követő végrehajtási ügy iratai és napja között érkezett hagyatéki és egyéb nemperes iratok és hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések Hivatalban lévő közjegyző okiratok eredeti példányait, HA ELKÉSZÍTÉSÜK ÓTA ÖT ÉV ELTELT Kivéve: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat. Beleértve: A letétbe helyezett okiratokat. a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével iktatástól számított ÖT ÉV eltelte után leadhatóak a papír alapon vezetett hitelesítések nyilvántartó könyve, valamint az elektronikus nyilvántartás alapján készült, összefűzött aláíró lapok is. 4 NEM adható le a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével A MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján, Megbízási szerződés aláírását követően, a levéltár őrizetébe adható iratok. Lásd a 6. pontban leírtakat. Szolgálati viszony megszűnte esetén MINDENT, ami a szolgálati ideje alatt keletkezett Kivéve: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat. Beleértve: A letétbe helyezett okiratokat. a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő ÖT ÉV elteltével MINDET, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került MINDET, ami a szolgálati ideje alatt a birtokába került a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított KETTŐ ÉV elteltével Ezen iratok csak az utód, vagy tartóshelyettes részére adhatja át a közjegyző, aki majd jogosult lesz a MOKK 1/2015. sz. szabályzata alapján szerződést kötni az őrzésükre vonatkozóan. 4 MOKK Választmányának 2014/8. sz. határozata alapján 5

6 Az egyes évek/évkörök szerinti bontásban: okiratok nemperes iratok FMH és FMH VH papír alapú iratai évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör évben évkör évkör évkör és így tovább Megjegyzés: A folyamatban lévő ügyek iratait, valamint a közjegyzőnél bizalmi őrzésben lévő okiratot, pénzt (értéktárgyat, értékpapírt) és az ezekhez tartozó iratokat, nyilvántartásokat a területi elnökség a közjegyző utódjának, ha ilyen nincs, a területi elnökség által kijelölt közjegyzőnek adja át. Az őrzési kérelmet ilyenkor úgy kell tekinteni, mintha azt az átvevő közjegyzőnek adták volna. A letétbe helyezett okiratokat a közjegyzői levéltár őrzi; ha a letétet ki kell adni, azt - megkeresésére - az eljáró közjegyzőnek átadja. 5 Az január 1-je előtt keletkezett közjegyzői iratok, okiratok, nyilvántartások és hivatali bélyegzők elhelyezésére és kezelésére a bírósági ügyek nyilvántartására és kezelésére vonatkozó szabályok szerint a törvényszékek irattárai kötelesek. 6 A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén, a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni. 7 Az egyes időszakokra vonatkozó eltérő szabályozás miatt, eltérően alakult az iratok nyilvántartásának módja: 1./ január 1-től június 30-ig papír alapú ügykönyvi nyilvántartás volt, a hozzá rendszeresített betűrendes névmutatóval; 2./ július 1-től január 22-ig elektronikus/számítógéppel előállítható iratjegyzék és névmutató volt a nyilvántartás alapja, azonban párhuzamosan megmaradtak a papír alapú ügykönyvek/névmutatók is. 3./ január 23-tól december 31-ig vegyes nyilvántartás időszaka volt. Az irodai számítógépes nyilvántartás és a papír alapú lajstrom/ügykönyv vezetése javasolt volt. 4./ január 1-től kizárólag anotes program hivatott az ügyek nyilvántartására. A levéltárba adás főbb állomásai: - előkészítés (irodai teendők, a nyilvántartások összevetése az egyes iratokkal, alaki, tartalmai ellenőrzés) - iratjegyzék és névmutató elkészítése (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH-VH vonatkozásában egyaránt), 5 Kjtv (3) (4) 6 Kjtv169. (1) 7 A Közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003 (X.29.) IM re (KÜSZ) 50. (2) 6

7 - iratjegyzékek előzetes átküldése a Levéltárnak ben. (A Levéltárban előzetesen, a kapcsolódó iratanyag tényleges ismeret nélkül, átnézik azokat, így lehetőség van felhívni az iroda figyelmét az észlelt esetleges típushibákra, hiányosságokra.) - Beszállítás: a hiányosságok korrigálását követően, előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására. A MOKK Választmányának törekvése a levéltári leadások éves ütemtervének kialakítása, mely a jövőben az átadás-átvételek ütemezésének körvonalait meg fogja szabni. 8 A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavétel végett átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének. Ez egy jegyzőkönyv, mely csupán az átvett iratanyagok, segédkönyvek, egyéb eszközök mennyiségét és mennyiségi egységét tartalmazza.(pl. 3 köteg okirat, 4 A/4-es doboznyi nemperes iratanyag ) A levéltárba szállított iratok, eszközök részletes átvizsgálása már a levéltárban történik. A levéltárak felelősségi körébe kizárólag a számbavétel tartozik. Ennek során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben (iratjegyzékekben) feltüntetett adatokkal. A számbavételről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza a közjegyzői nyilvántartás adataihoz képest esetlegesen mutatkozó eltérést, szükség esetén hiánypótlásra hívja fel az átadót. A levéltár zárójegyzőkönyvben rögzíti a hiánypótlás megtörténtét - vagy azt az okot, amely miatt a hiány nem volt pótolható -, és a zárójegyzőkönyvet megküldi az átadó vagy képviselője és a területi kamara részére. 9 Amit az átadás-átvételt követően a Levéltár ellenőriz és szükség esetén hiánypótoltat: szeptember 22-i jogszabályváltozás folytán, a levéltár feladata beszállított iratanyagok számbavétele. A számbavétel során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben feltüntetett adatokkal. 10 A MOKK választmánya kérésének eleget téve, ezen felül a levéltár figyelmet fordít az iratok számbavétele során az alábbiakra is: - érdemi és befejező végzésekről, jegyzőkönyvről, okiratról hiányzó aláírás, körbélyegzőlenyomat (A levéltárnak az eredeti okirat alapján ad ki hiteles másolatot, melyeknek meg kell felelniük a közokiratiság kritériumainak), - hiányzó jogerősítő záradék vagy végzés (a jogerő megállapításánál két dátumnak kell szerepelnie, egyrészt a jogerő beálltának, másrészt a jogerő beállta megállapításának dátumának). - az iratokon belüli sorszám szerinti rendezettség, - az iratok fizikai hollétének jelölése a nyilvántartó programban és az iratborítón, - fölös munkaanyagok, tervezetek, stb. selejtezésének elmaradása, március 15. napjáig készült okiratokon szerepel-e az ellenjegyzés, - letétbe vételről szóló okirat esetén vizsgálja a letét sorsát, a leválasztásának, visszaadásának, kiadásának dokumentálását, - Okiratok, különösen közokiratba foglalt végintézkedés típusú okiratok esetén a levéltár ellenőrzi továbbá, hogy az okiratok össze legyenek fűzve, folyamatos oldalszámozással legyenek ellátva (az 1. oldalt is beleértve), az okirathoz legyenek hozzáfűzve a 8 MOKK Választmánya 2016/41. sz. határozata 9 Levéltári rendelet Levéltári rendelet 13. (2) 7

8 meghatalmazások, egyéb kötelező mellékletek. Ha az okiratban javítás történt, a javításnál minden ügyfél aláírásának és a közjegyző aláírásának és bélyegző-lenyomatának is szerepelni kell, a javítást az okiratra fel kell vezetni. Ha végzéssel történt a kijavítás, az okirathoz kell fűzni a jogerős kijavító végzést. A levéltári iratanyagra vonatkozó megkereséseket a MOKK Közjegyzői Levéltár teljesíti. Amennyiben az irodához olyan iratra vonatkozó megkeresés érkezik, mely már a levéltárban található, úgy a kérelmet továbbítani kell az illetékes területi levéltárnak. (Lásd a 7. pontban leírtakat) 2. LEVÉLTÁRI LEADÁS ESETKÖREI 2.1. Szolgálati viszony megszűnése A közjegyzői szolgálat megszűnik: a) a közjegyző felmentéséről szóló határozat jogerőre emelkedésének, b) a közjegyzői szolgálat megszűnését megállapító határozat jogerőre emelkedésének, c) a közjegyzői fegyelmi bíróság hivatalvesztést, a közjegyző alkalmatlanságát vagy érdemtelenségét megállapító határozata jogerőre emelkedésének, d)a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvényben meghatározott öregségi nyugdíjra jogosító legmagasabb öregségi nyugdíjkorhatár, de legalább a 65. életév közjegyző általi betöltésének, vagy e) a közjegyző halálának napján. 11 Ha a közjegyző szolgálata megszűnik, a közjegyző, illetve az iratokat, eszközöket birtokló személy a megszűnés napjától számított 30 napon belül köteles a közjegyzői levéltár részére átadni a) a közjegyző okiratait és nyilvántartó könyveit, - mindent, ami a szolgálati ideje alatt keletkezett b) minden olyan hagyatéki ügyét és iratot, amelyre a közjegyzői titoktartás kiterjed, - azonban figyelemmel a Kjtv (1) bek. b) pontjára, csak azon ügyek adhatók le, melyek estében az érkezésüktől számított 5 év eltelt, és jogerősen befejezettek. c) a közjegyző igazolványát, - a közjegyző-helyettesi, közjegyző-jelölti igazolványt és a MOKK székházi beléptető-kártyát a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához. d) a közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt- közjegyzői e-szigno-kártya - és a bélyegzőjét - kizárólag a hivatali körbélyegzőjét/körbélyegzőit -, valamint e) a közjegyző által használt, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara és a közjegyzői levéltár tulajdonában lévő eszközöket 12. MOKK tulajdonában lévő és a közjegyzők birtokába adott, HP ScanJet 8270 (szkenner) + Lapadagolót, HP; LaserJet P3015dn hálózatos lézernyomtatót, valamint az APC Smart SC 750iLCD 750VA szünetmenetes tápegységet a közjegyző szolgálati viszonya megszűnésével köteles átadni az adott székhelyre kinevezett új közjegyzőnek, illetve az adott székhelyre kirendelt tartós helyettesnek. 13 A közjegyző szolgálat megszűnésével a közjegyző/volt közjegyző hozzáférési jogosultsága a különféle elektronikus nyilvántartásokhoz megszűnik. 11 Kjtv Kjtv (2) 13 a MOKK választmányának 2012/35. számú határozata 8

9 A fenti 30 napos határidő alatt, tehát már csak fizikai rendszerezésre marad lehetőség. Indokolt esetben az utód közjegyző, kijelölt tartóshelyettes hozzájárulásával van lehetőség az esetleges nyilvántartásbeli elmaradások pótlására. Ha a közjegyző az átadás során akadályoztatva van, úgy helyette az átadás során - a közjegyző örököse vagy az iratokat, eszközöket birtokló személy meghatalmazása alapján - az illetékes területi kamara erre kijelölt tagja jár el Hivatalban lévő közjegyző iratleadása A közjegyzői levéltárban kell elhelyezni b) a január 1-jét követően érkezett, jogerősen befejezett, nem e törvényben szabályozott közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett, további intézkedést nem igénylő iratokat az érkezésüket követő öt év elteltével; c) az elektronikus úton vezetett levéltárban elhelyezett, július 1-jét követően létrejött okiratok eredeti példányait, ha elkészítésük óta öt év eltelt; d)az január 1. napja és június 30. napja között készült papír alapú okiratok eredeti példányait Tartóshelyettesítés megszűnését követő levéltári leadások Tartós helyettest lehet kirendelni, ha a) a közjegyzői állás megüresedett, b) a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, c) a közjegyző tartósan távol van. 16 A levéltári anyag átvételének különös szabályait tartós helyettesítés befejezése esetén a levéltári rendelet szabályozza: Amennyiben azért került sor tartóshelyettes kirendelésére, mert közjegyzői állás megüresedett, úgy, azon szabályok vonatkoznak a tartóshelyettesre, mintha a szolgálati viszonya megszűnt volna. (Lásd a 2.1. pontban leírtakat) Amennyiben azért került sor tartóshelyettes kirendelésére, mert - a közjegyzőt hivatalából felfüggesztették, vagy a közjegyző tartósan távol van - ez esetben a hivatalban lévő közjegyző iratainak levéltárba történő átadására vonatkozó szabályok az irányadóak. (Lásd a 2.2. pontban leírtakat) 2.4. Megbízás nemperes iratok őrzésére, a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján Lásd a 6. pontban leírtakat 14 Levéltári rendelet Kjtv 166. (1) 16 Kjtv

10 3. LEVÉLTÁRI LEADÁST MEGELŐZŐ ELJÁRÁS A levéltárba adás menete, az 1. pontban részletezetteknek megfelelően: -- az adott iratanyag előkészítése; -- a kapcsolódó iratjegyzék és névmutató (okiratok, nemperes iratok, kihirdetett végintézkedések, FMH és FMH-VH vonatkozásában egyaránt) excel formátumban történő lementése, (Fontos, hogy az anotes-ból generált átadási jegyzékek esetében, mentéskor a rendszer által felkínált file-nevet ne változtassuk meg), -- előzetesen célszerű ezeket küldeni a MOKK területileg illetékes közjegyzői levéltárának e- mailben, ahol átnézik azokat -- az átnézést követően a Levéltár jelzi észrevételeit, javaslatait; -- az esetleges hiányosságok korrigálását követően előzetesen egyeztetett időpontban és módon van lehetőség az iratanyag beszállítására. A befejezett és további intézkedést nem igénylő ügyek iratait - amíg azok a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárának átadásra nem kerülnek - gondosan meg kell őrizni. Az őrzés céljára olyan helyiséget kell kialakítani, amely a tűzrendészeti szabályoknak megfelel, és ahol az iratokat szárazon lehet tartani, illetőleg ahol azokat veszély (állati vagy növényi kártevő stb.) nem fenyegeti. A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni Nemperes iratok előkészítése A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba 18, ha a.) a levéltári anyag részét képező iratok helybeli őrzésének ideje lejárt, (öt év, fizetési meghagyásos ügyek esetében kettő év) b) a levéltári anyag részét képező iratok mindenben megfelelnek a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek és c) azokat az átadó (a közjegyző vagy örököse, az iratokat és eszközöket birtokló személy, vagy a kamara) a levéltári rendeletben foglaltak szerint előkészítette. A közjegyzői nemperes eljárás során keletkezett iratok (a továbbiakban: nemperes iratok) esetében az előkészítésnek ki kell terjednie annak részletes ellenőrzésére, hogy a nemperes ügyekben minden intézkedés megtörtént-e, valamint hogy az iratborító tartalmazza-e a kötelező adatokat. A nemperes iratokat rendezetten, az ügyszámuk sorrendjében, az irat terjedelmétől függően lehetőleg 25, 50 vagy 100-as kötegekben, átkötve kell a levéltár részére átadni. 17 KÜSZ Levéltári rendelet

11 A nemperes iratokat ügyszámonként iratborítékban kell elhelyezni 19. Az iratokat időrendi sorrendben kell az iratborítóba elhelyezni. Abban az esetben, ha a közjegyző az ügy összes iratait felterjeszti a bírósághoz, vagy időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni. 20 Így szerepel rajta többek között az ügy száma, érkezésének ideje, az ügyben szereplő(k) neve, stb. Azokban a hagyatéki ügyekben, amelyeknek az iratai között végintézkedés található, az iratborító végintézkedés rovata mellett V jelzést kell alkalmazni. Az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni a beszerzett, szerelt vagy egyesített ügyek számát... Ha az irathoz írásbeli magánokiratba foglalt végintézkedést vagy más olyan iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, ezt az iratot páncélszekrényben vagy tűzbiztos lemezszekrényben külön kell őrizni, az iratok között pedig el kell helyezni a végintézkedés vagy más fontos irat hiteles másolatát. 21 Az iratok leadásához feltétlenül szükséges, hogy az anotes-ban azok fizikai holléte (egyesítés, szerelés, stb.) egyértelműen és szabályosan jelölve legyen. FONTOS: A január 01. napjával az anotes-ra való áttéréskor, a közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló 37/2003. (X. 29.) IM rendelet (KÜSZ) akkor hatályos szövegezése értelmében, a folyamatban lévő ügyeket új számra át kellett iktatni. A kézi lajstrom lezárása 34. (1) A kézi lajstromot minden év utolsó munkanapján le kell zárni. (2) A kézi lajstrom lezárása után át kell vezetni a korábbi évekből még folyamatban maradt ügyeket.. Ez annyit jelentett az iroda számára évben, hogy a január 01. napján folyamatban volt korábbi évkörök ügyeit: 1. fel kellett rögzíteni az anotes-ba, mint régi ügyet, 2. be kellett fejezni az anotes-ban december 31. napjával 3. szerelni kellett a 2009-es, új ügyszámhoz. Ennek a 2009-es új ügyszámnak az érkezési ideje legkorábban január 01. napja lehetett. (Amennyiben a korábbi év tényleges érkezésének dátuma lett megadva, úgy az nem jelenik meg a évi ügyek listájában. A végzés kijavítása, kiegészítése a KÜSZ-ben írtak szerint történjen: Ha a közjegyző a végzés kijavítását rendeli el, a végzés eredeti példányán a hibás szöveget át kell húzni úgy, hogy az eredeti szöveg az áthúzás után is olvasható maradjon és a megjelölt rész mellett a lap szélén fel kell tüntetni a kijavító végzés számát, valamint - ha van elég hely - a helyes szöveget. A feljegyzéseket keltezéssel ellátva a közjegyző aláírja. A kijavító végzést mind a határozat eredeti példányára, mind a kiadmányokra rá kell vezetni. Ha ez nem lehetséges, a külön íven megszövegezett kijavító végzést hozzá kell erősíteni a végzés eredeti példányához és a kiadmányokhoz. 19 KÜSZ KÜSZ: KÜSZ 25. (1) 11

12 Ha a végzés hibás kiadmányát valamelyik érdekeltnek már kézbesítették, részére a kijavító végzést is kézbesíteni kell. A végzés kiegészítése külön határozattal történik. 22 A kiegészítés tényét és a kiegészítő végzés sorszámát a kiegészített határozaton fel kell tüntetni. FIGYELEM: a nemperes ügyek előkészítésekor nem csak a hagyatéki ügyekről beszélünk. Nemperes ügy alatt minden, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló évi XLV. tv. és a KÜSZ 1.. (1) bekezdésében felsorolt minden ügy is értendő. 23 Minden nemperes ügyet egykét kezelve, az anotes adta ügyszámok sorrendjében kell kezelni és levéltárba adni. FONTOS: A MOKK 2015/13 választmányi határozata szerint amennyiben a hitelbiztosítéki nyilvántartás 18/2014.(III.13.) KIM rendelet 17. (1) bekezdésében előírt hitelbiztosítéki nyilatkozat 5 éves őrzési idején belül a közjegyző szolgálati viszonya megszűnik, a közjegyző ezeket a nyilatkozatokat köteles a jogutód közjegyző részére átadni. Ezen nyilatkozatokat egyebekben a közjegyző 5 évig köteles őrizni Okiratok előkészítése A közjegyzői okiratok esetében az előkészítésnek ki kell terjednie 24 az okiratok részletes ellenőrzésére annak érdekében, hogy azok összefűzve, aláírva (2014. március 15. napjáig ellenjegyezve), a hivatali körbélyegző lenyomatával ellátva kerüljenek a levéltárba. Kizárólag az eredeti okiratot, a pótolt okiratot és az okirathoz fűzött kötelező mellékleteket, és az okirathoz tartozó, hozzátűzött utóiratokat (különösen a kijavító végzést, kérelmeket és tanúsítványokat) lehet a levéltárba átadni, műanyag vagy más védőborító nélkül. Az egyéb mellékelt iratokat és munkaanyagokat - úgy, mint a szerződéstervezetet, tulajdoni lapot és cégkivonatot stb. - a levéltár nem veszi át. A július 15. napjával kötelezővé tett okirat-szerkesztési eljárásra vonatkozó kérelmet az okirathoz kell fűzni. A közjegyzői okiratokat évenkénti bontásban, ügyszám szerint növekvő sorrendbe kell rendezni, és gondoskodni kell arról, hogy az okiratok csomagolása alkalmas legyen azok sérülésmentes szállítására. 22 KÜSZ a) hagyatéki ügyek intézése, c) előzetes bizonyítás, d) igazságügyi szakértő kirendelése, e) értékpapír és okirat semmissé nyilvánítása, f) a zálogjogi nyilvántartásban lévő bejegyzés módosítására vagy törlésére irányuló eljárás, g) a bejegyzett élettársi kapcsolat megszüntetésére irányuló eljárás, h) az Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos eljárás, i) a közjegyző végzése - ide nem értve a fizetési meghagyásos eljárásban és a fizetési meghagyás végrehajtása, biztosítási intézkedés elrendelése iránti eljárás során hozott végzéseket -, a közjegyző által jóváhagyott egyezség, a közjegyző díjjegyzéke és a közjegyzői okirat, valamint az európai fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelésével kapcsolatos eljárás, j) az európai fizetési meghagyásos eljárás, k) hitelbiztosítéki nyilvántartásba bejegyzett jogosult vagy kötelezett jogutódjának megállapítására irányuló nemperes eljárás, l) a házassági és az élettársi vagyonjogi szerződések elektronikus nyilvántartásába történő bejegyzésére és a bejegyzett vagyonjogi szerződés módosítása, törlése, megszüntetése vagy megszűnése tényének bejegyzésére irányuló nemperes eljárás, m) a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény 6:56. -a szerinti közjegyzői letéti eljárás (a továbbiakban: teljesítési letéti eljárás), n) a közgyűjteményben elhelyezett dologra vonatkozó valószínű öröklési jogcím igazolására irányuló eljárás során a közjegyzők ügyvitelére terjed ki. 24 Levéltári rendelet:

13 Az átadónál esetlegesen külön kezelt végintézkedéseket és a végintézkedéssel kapcsolatos közokiratokat - így különösen a végrendelet visszavonását tartalmazó nyilatkozatot -, továbbá a külön kezelt közjegyzői letéteket nem kell visszasorolni az ügyszám szerinti helyükre, hanem azok külön sorozatba rendezve is leadhatók a levéltárba. Amennyiben az előkészítés során az eredeti okirat hiányával szembesül az átadó közjegyző, akkor a Levéltár a következő eljárást folytatja le: a Kjtv (2) bek. alapján hiánypótlási eljárás keretében bekéri az ügyféltől az okirat hiteles kiadmányát, annak alapján speciális hiteles másolatot készít, majd azt helyezi el - pótolt okiratként- az eredeti helyén: tehát a probléma orvosolható. Ha egy ügyszámon véletlenül két ügy jött létre (a gyakorlatban még az anotes nyilvántartás esetében is előfordulhat, a megoldást lásd a pontban) és esetleg az egyik nem szerepel az ügykönyvben, az átnézés arra is jó alkalom, hogy a nyilvántartó könyv javításra kerüljön és természetesen az átadási jegyzékben is szerepeltetni kell mindkét okirat adatait. Az ún. dupla ügyszámok az okiraton és az iratjegyzékben, az ügykönyvben is legyenek megkülönböztető jelzéssel ellátva Hitelesítő könyvek, bekötött aláírói lapok előkészítése A hitelesítő könyvek, majd az azt felváltó aláírói lapok előkészítése nem kíván különösebb teendőt. A hitelesítő könyvek esetén ellenőrizni szükséges, hogy meg van-e benne a területi kamara által leigazolt nyitás és zárás. Szükség esetén ezt pótolni/pótoltani kell. Évenkénti rendszerezésben kell a levéltár részére átadni. Az aláírói lapokat szintén évenkénti bontásban, összefűzve kell a Levéltár részére átadni, az oldalszámozásuk sorrendjében. Az egyéb segédkönyvek (tárgyalási jegyzék, tárgyalási napló stb) leadására nincs jogszabályi előírás. A szolgálati viszony megszűntével viszont célszerű ezeket is a levéltárba adni, ahol a közjegyző iratai mellett lesznek tárolva Egyéb eszközök (bélyegzők, igazolványok, aláírói kártyák...) előkészítése A szolgálati viszony megszűnése esetén van jogszabályi lehetőség a bélyegzők és egyéb eszközök és igazolványok levéltári leadására. A levéltár csak a közjegyző körbélyegzőjét veszi át, egyéb bélyegzőket így a fejbélyegzőt, iktató/érkeztető bélyegzőket nem. A közjegyzői igazolványt, - a közjegyző-helyettesi, közjegyző-jelölti igazolványt és a MOKK székházi beléptető-kártyát a MOKK központjának kell átadni, az a MOKK anyagához tartozik, nem az átadó közjegyző levéltári anyagához. A közjegyző elektronikus aláírását létrehozó eszközt- közjegyzői e-szigno-kártyát szintén le kell adni. A levéltárban az érvénytelenített bélyegzőket, a közjegyzői elektronikus aláírást létrehozó érvénytelenített eszközöket, továbbá a bevont igazolványokat (továbbiakban együtt: 13

14 eszközök) az iratoktól elkülönítve kell őrizni a közjegyzők és kamaráik egységes iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján meghatározott ideig, ezt követően megsemmisítésük iránt kell intézkedni FMH és FMHVH papír alapú iratainak előkészítése A közjegyzőnél fizetési meghagyásos ügyben keletkezett papír alapú iratokat a közjegyzői irodában vezetett irattárában, ügyszám szerinti sorrendben, a KÜSZ szabályai szerint kell őrizni. 26 Szintén a KÜSZ előírásainak megfelelően iratborítót kell készíteni a papír alapú fizetési meghagyásos ügyekhez. Csak és kizárólag a papír alapú beadvány érkezése esetén kell iratborítót készíteni, az FMH-rendszerből kinyomtatott egyéb munkaanyagokat a levéltárba nem lehet leadni, azokat leadás előtt az iratborítóból selejtezni kell. A fizetési meghagyásos ügyben a közjegyzőnél keletkezett papír alapú iratokat az ügy befejezésétől számított két év elteltével a MOKK Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, kettő példányban elkészített jegyzékkel, valamint az azt tartalmazó adathordozóval kell átadni a Közjegyzői Levéltárnak a MOKK Választmányának 1/2015. sz. szabályzata alapján átadásra kerülő iratok előkészítése Lásd a 6. pontban leírtakat 4. ÁTADÁSI JEGYZÉK / IRATJEGYZÉK, VALAMINT NÉVMUTATÓ ELKÉSZÍTÉSE, TARTALMI KÖVETELMÉNYEK A levéltár a közjegyzői levéltári anyagot a közjegyzők által külön jogszabály alapján vezetett elektronikus vagy papír alapú közjegyzői ügynyilvántartás alapján, elektronikusan előállított és elektronikusan kereshető szövegformátumban elkészített iratjegyzékkel, névmutatóval, hagyatéki ügyek esetén a végintézkedések jegyzékével kiegészítve (a továbbiakban együtt: átadási jegyzék) veszi át. 27 Az átadási jegyzéknek az átadott évkörre /tárgyévre vonatkozóan az elektronikus vagy papír alapú közjegyzői nyilvántartásba felvett minden ügy adatait tartalmaznia kell. Az átadási jegyzéken fel kell tüntetni a vonatkozó ügyszámnál, ha az eljárás még folyamatban van, vagy már befejezett, de még intézkedést igényel, és ezért az okirat vagy irat a közjegyzőnél marad. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, három példányban elkészített jegyzékkel és egy példányban elkészített névmutatóval kell átadni a bírósági irattárnak vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárának 28. Az átadási jegyzékeken és névmutatókon fel kell tüntetni a közjegyző nevét és a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító számát Levéltári rendelet a fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet 22. (1) 27 Levéltári Rendelet 6.., Hatályos: X. 01-től 28 KÜSZ 50.. (4) 29 KÜSZ

15 Eltérően alakul az egyes átadási jegyzékek elkészítése, az ügy típusától és keletkezésük időpontjától függően. A jelenleg hatályos jogi szabályozás szerint az iratjegyzékek tartalmai elemei: A közjegyzői okiratok esetén az iratjegyzék adatai a következők: 30 a) az iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői okirat ügyszáma, c) ügyfelek neve, d) a közjegyzői okirat készítésének időpontja, e) az ügy tárgya, f) a levéltárba adás időpontja, g) megjegyzés. Nemperes iratok esetén az iratjegyzék adatai a következők: a) iratjegyzéki sorszám, b) a közjegyzői ügy száma, c) az örökhagyó (kérelmező) neve és lakóhelye, d) az ügy tárgya, e) az ügy befejezésének ideje, f) az irattárba helyezés napja. 31 Hagyatéki ügyben kihirdetett végintézkedések esetén az iratjegyzék adatai a következők: A közjegyzői ügyek nyilvántartásában a végintézkedések alábbi adatait kell rögzíteni: a) a végintézkedés keltének idejét és - ha az az okiratban szerepel - a helyét, b) a közokiratba foglalt végintézkedés ügyszámát, c) a végintézkedés kihirdetésének idejét. A közjegyző a végintézkedésekről - azoknak a MOKK levéltárába való átadása céljából - a közjegyzői ügyek nyilvántartása útján (anotes!) jegyzéket készít. A végintézkedések jegyzéke az adatokat a hagyatéki ügy ügyszám szerinti sorrendjében, évente 1-gyel kezdődő sorszámmal tartalmazza. A végintézkedések jegyzéke a fenti adatokon túl a hagyatéki ügy ügyszámát, a végintézkedő nevét és lakóhelyét is tartalmazza. 32 A végintézkedések jegyzéke az adatokat a hagyatéki ügy ügyszám szerinti sorrendjében, évente 1-gyel kezdődő sorszámmal tartalmazza, tehát NEM az irodához való érkezés, vagy a hagyatéki tárgyalás/kihirdetés napja szerinti sorrendbe kell rendezni. A kihirdetett végintézkedéseket a tárgyév hagyatéki iratainak a bírósági irattárba vagy a MOKK Közjegyzői Levéltárába való átadásakor e jegyzék egy példányával kell az irattár részére átadni. 30 Levéltári rendelet KÜSZ 48.. (3) 32 KÜSZ 25.. (2) 15

16 Az iratjegyzékek elkészítése, formája az egyes időszakok szerint: január 01. ELŐTT keletkezett iratanyag esetén évekre vonatkozóan több megoldás lehetséges, a közjegyző választása szerint az iratjegyzéket elektronikusan (Word vagy Excel táblázatban, vagy az anotes segítségével) kell elkészíteni. -- Az iratjegyzéket és névmutatót főszabály szerint az anotes nyilvántartás segítségével kell elkészíteni: a Levéltári funkció mindkét listát gyorsan és pontosan állítja elő. A as időszakra vonatkozóan a KDL adatok migrálásával (sok irodában ez már megtörtént), illetve az anotes programban szereplő Régi ügy rögzítése funkció segítségével. Migrált adatok esetén azokat össze kell vetni a tényleges állapottal, esetleg szükség lehet javításokra, kiegészítésekre. vagy -- a levéltár által rendszeresített, a jogszabályi előírásoknak megfelelő adattartalmú word vagy excel formátumú iratjegyzéket lehet elkészíteni, azzal együtt kell irattárba adni az iratokat. 16

17 2009. előtti ügyekhez kapcsoló iratjegyzékek esetében nagyon fontos hogy az iratjegyzék ne csak az okiratok alapján készüljön el, hanem az eredeti ügykönyvön végighaladva: csak így lehet ugyanis nyomon követni, ha létre nem jött/meghiúsult, esetleg később leadandó, vagy fel nem lelhető okirat esete vár megoldásra; az iratjegyzéken ezeknek az adatoknak is szerepelniük kell. Amennyiben tehát az okiratkészítés során az ügy meghiúsult, úgy azt is fel kell venni az átadási jegyzékbe és a megjegyzés rovatban szerepeltetni kell a meghiúsult jelleget. (A Levéltár funkció a meghiúsult ügyeket feltünteti a jegyzéken.) Az ügy meghiúsulását az ügykönyvnek is tartalmaznia kell január 01. UTÁN keletkezett iratanyag esetén A MOKK 2012/6. számú választmányi határozat szerint A január 1. napját követően keletkezett iratok vonatkozásában az anotes programból kell az iratjegyzéket és a névmutatót elkészíteni. A levéltári funkció használatának leírása, a régi ügyek rögzítésének menete, továbbá nemperes iratok esetén az iratok holléte (egyesítés, szerelés, megküldés ) rögzítésének menetére vonatkozó tájékoztatók elérhetőek a MOKK honlapján. ( menüpont alatt; illetve kérés esetén a MOKK levéltár szintén rendelkezésre tudja bocsátani ezen munkaanyagokat) Az iratjegyzékek előállítását megelőzően célszerű évkör ellenőrzést végezni az anotesban, ahol látszanak az esetleges hibák, melyek javíthatóak. Azoknál az ügyeknél, amelyek nem kerülnek leadásra a levéltár részére (pl. folyamatban lévő ügyek, melyek a tartós helyettes részére kerülnek átadásra), a levéltárba adás időpontja helyén Közjegyzőnél marad feliratnak kell szerepelni. 17

18 FONTOS: Az anotes-ban a megjegyzés vagy a tárgy részletek rovatban írt bejegyzések az iratjegyzéken nem láthatóak. Ezen bejegyzések csak az iroda számára adnak útbaigazítást. A végintézkedést a megfelelő menü alá kell rögzíteni, az iratok hollétét szintén a műveletek menü megfelelő funkcióját választva kell beírni, ez esetben meg fog jelenni az iratjegyzéken is mindez. A levéltárba adás tervezett dátumát kell a beszállítási időpont egyeztetése után beírni az iratjegyzékbe, a levéltárba adás megtörtént funkció alkalmazása csak a tényleges beszállítás alkalmával, az átvevő levéltáros jelenlétében javasolt FMH és FMHVH papír alapú iratai esetén A leadáshoz szükséges iratjegyzék adataihoz a következőképpen lehet hozzájutni január 8-tól - az FMH-rendszer továbbfejlesztése eredményeként - az iratjegyzék és névmutató táblázatok közvetlenül letölthetőek az FMH felületről. Az iratjegyzékek az "Információk" főmenü "Letöltések" almenüjében érhetők el, éves bontásban. A táblázatok a letöltéskori állapotot tükrözik, tehát a letöltést követően csatolt mellékleteket tartalmazó ügyek adatai, csak akkor kerülnek a listába, ha ismételten letöltik az adott év iratjegyzékét. Az iratjegyzék táblázatok tartalmazzák mind a papír alapú kérelemmel indult fmh és fmhvh-, mind pedig a szkennelt papír alapú beadványokat tartalmazó ügyek listáját és a névmutatókat. Tartalmazza a lista továbbá azokat az ügyeket is, ahol az ügyek önálló jegyzőkönyvvel indultak és a rendszerben tárolt adatok szerint papír alapú mellékletük is van (szkenelve lettek a rendszerbe). A letöltött adatokat kell bemásolni a MOKK Közjegyzői Levéltár által rendszeresített Iratjegyzék minta kék színnel jelzett oszlopaiba, majd egyeztetni kell az adatokat a közjegyzőnél található papír alapú iratokkal. Kérés esetén a MOKK Közjegyzői Levéltár rendelkezésre tudja bocsátani ezen mintát. Az iratjegyzék-minta megfelelő oszlopaiba kell beilleszteni a letöltött jegyzék odaillő oszlopát/oszlopait. 18

19 A letöltésben van pozíció (jogosult/kötelezett) megnevezés is, nyilván olyan oszlop nincs az iratjegyzék mintában, így ez nem másolandó. Ami pedig közjegyző tölti ki felirattal szerepel, azt valóban, a közjegyző tölti ki. Az egyik ilyen a levéltárba adás dátuma (amikor már ismertté válik) a másik pedig a Megjegyzés rovat, ahová tetszőlegesen lehet beírni azt, amit célszerűnek tartat a közjegyző. (pl. ha kapcsolódik egy papír alapú beadvány az FMH-hoz és a VH-jához is, akkor nyilván csak az egyik mappájába lesz az eredeti irat betéve, míg a másikban csak másolat lesz. Ekkor erre lehet utalni a megjegyzés rovatban.) Figyelemmel kell lenni arra, hogy az FMH rendszerből letöltött lista csak azon ügyeket listázza ki, ahol érzékeli a rendszer, hogy valami fel lett szkenelve. Nyilván nem fogja hozni azokat az ügyeket, ahol írásbeli kérelmet terjesztett elő az ügyfél. (beadta az irodába a kitöltött kérelmet és mellékelte a befizetett csekket) Ezeket általában nem szkenelték fel az irodákban, viszont papír alapú beadványnak számít. Az iratjegyzékben a megfelelő helyre be kell szúrni a megfelelő számú sort, ezeknek az ügyeknek. A letöltött lista az ügyben szereplő felek száma szerint épül fel, így attól függően, hogy mennyi jogosult és kötelezett van az adott ügyben, annyi sort hoz egy-egy ügyszámhoz. (Ezért is van legalább 2 sor minden ügynél, hiszen minimum van egy jogosult és egy kötelezett). FIGYELEM! Az FMH rendszerből lekért lista 1-es sorszámmal kezdődően tartalmazza az adott év FMH, majd FMH-VH illetve ÖJ (önálló jegyzőkönyv lásd költségfeljegyzési kérelem előterjesztése) ügyeit. Az iratjegyzéket évenként és típusonként kell elkészíteni azzal, hogy az úgynevezett ÖJ-s ügyek valamelyik lista végén kapjanak helyet. Magyarán: évente kettő iratjegyzék készül, akár külön excel táblázatban, akár egy excel táblázaton belül külön munkalapon. Ehhez külön kell választani az FMH listát az FMH VH listától, és valamelyiknek a végére kell, hogy kerüljön az ÖJ-s ügyek listája. Ezt követően nyilván az ÖJ-s és VH-s ügyek sorszámozása már nem 1 -essel fog kezdődni. A KÜSZ ugyan nem írja elő, hogy az iratjegyzék sorszámának 1 -es sorszámmal kellene kezdődnie, csak mint iratjegyzéki sorszám -ot említi. Azonban az iratjegyzék sorszáma jelzi a leadásra kerülő akták darabszámát is. Célszerűen: vagy át kellene jegyzékenként sorszámozni az FMH-VH ügyeket 1 - es sorszámmal kezdődően (Figyelemmel arra, hogy 1 ügyhöz több, minimum 2 sor tartozik, annyi amennyi szereplő van az ügyben), vagy az egyes jegyzékek végére oda kellene írni, hogy ténylegesen mennyi akta kerül leadásra. -- az ÖJ önálló jegyzőkönyves adatoknál az FMH rendszer sajnos nem hozza az ügyféladatokat. Ezekre egyenként, az ügyszám alapján rá kell keresni, és az iratjegyzékek megfelelő rovatait ki kell tölteni, ki kell egészíteni a hiányzó adatokkal azt. 5. ÁTADÁS-ÁTVÉTELI ELJÁRÁS 5.1. Iratjegyzék előzetes megküldése a Levéltárnak Úgy az okiratok, mint a nemperes iratanyag, valamint a fizetési meghagyásos ügyek irataihoz készített iratjegyzékeket, akár a WORD/EXCEL táblázatban, akár az anotes rendszerből generáltan lettek előállítva, célszerű előzetesen átküldeni a területileg illetékes közjegyzői levéltár részére, ben. 19

20 A MOKK Közjegyzői Levéltár öt területi levéltárral (Budapest, Győr, Debrecen, Pécs és Szolnok) rendelkezik, az egyes területi kamarák illetékességéhez igazodva. Ezek elérhetősége az alábbi helyen található: A levéltár munkatársai az átküldött jegyzékeket nyilvántartásba veszik, majd a kapcsolódó iratanyag tényleges ismerete nélkül átnézik azokat. Ez alakalommal lehetőség van a típushibák észlelésére. Amennyiben ilyen hiányosságok a felszínre kerülnek, úgy azok korrigálására hívja fel a levéltár az irodát, hogy a rendelkezésükre álló iratanyagot ismételten nézzék át, az észrevételeknek megfelelően, a rendelkezésükre álló iratokkal egyezően javítsák, illetve az anotes programmal hozzák összhangba azokat. Ehhez a művelethez szükséges ügyviteli megoldási javaslatokat a levéltár tájékoztatásul megadja. Amennyiben az előzetesen átküldött iratjegyzék az anotes-ból generált, úgy a valós hiányosságok javítását követően az iratjegyzéket és névmutatót ismételten elő kell állítani a közjegyzői nyilvántartó programból Levéltári anyag beszállítása A beszállítás előre egyeztetett időpontban és módon történik. A beszállítás alkalmával a levéltár a számbavétel végett átvett levéltári anyagról átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének. Ez egy jegyzőkönyv, mely csupán az átvett iratanyagok, segédkönyvek, egyéb eszközök mennyiségét és mennyiségi egységét tartalmazza.(pl. 3 köteg okirat, 4 A/4-es doboznyi nemperes iratanyag ) A Levéltárba szállított iratok, eszközök részletes átvizsgálása már a levéltárban történik. 6. A MOKK 1/2015. SZ. SZABÁLYZATA ALAPJÁN TŐRTÉNŐ NEMPERES IRATOK ŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ MEGBÍZÁS SPECIÁLIS SZABÁLYAI A jogerősen befejezett és további intézkedést nem igénylő közjegyzői ügy iratát az ügy érkezését követő öt év elteltével kell a közjegyző székhelye szerint illetékes járásbíróságon (a fővárosban működő közjegyzők esetén a Fővárosi Törvényszéken) működő irattár, a január 1. napját követően érkezett ügyek esetében a MOKK Közjegyzői Levéltára részére átadni. 33 A szabályozás ellenére, különféle okokra visszavezethetően, nem minden esetben veszik/vették át a bíróságok irattárai ezen iratokat. A bíróság által át nem vett, és napja között érkezett, jogerősen befejezett közjegyzői nemperes eljárásban keletkezett iratokat lehetőség van MOKK Közjegyzői Levéltárában elhelyezni, megbízási szerződés alapján. Ennek szabályozására alkotta meg a Magyar Országos Közjegyzői Kamara Választmánya az 1/2015. számú Szabályzatát. ( hivatkozás alatt megtalálható a pontos szövegezés) 33 KÜSZ