A Megállapodás száma: NFÜ 31/ /2007.

Átírás

1 A Megállapodás száma: NFÜ 31/ /2007. Megállapodás a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség és a Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság, valamint a Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács között módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva 1

2 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 I.1. Megállapodó Felek... 4 I.2. A Megállapodás célja és pénzügyi forrása... 4 I.3. A Megállapodás tárgya... 4 I.4. A Megállapodás idıbeli hatálya... 5 I.5. Általános értelmezı rendelkezések... 5 II. FELEK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI... 6 II.1. Az NFÜ és a KSz jogai és kötelezettségei... 6 II.2. Az NFÜ és a KSz speciális jogai és kötelezettségei... 6 II.2.1. Az NFÜ speciális jogai és kötelezettségei... 6 II.2.2. A KSz speciális jogai és kötelezettségei... 7 II.3. Az NFÜ egyes szervezeti egységeihez kapcsolódó speciális rendelkezések... 7 II.3.1. Informatikai és Tájékoztatási Fıosztály... 7 II.3.2. Kommunikációs Fıosztály... 8 II.3.3. Közbeszerzés Felügyeleti Fıosztály... 9 II.4. Egyéb speciális rendelkezések II.4.1. Regionális Fejlesztési Operatív Programok Irányító Hatósága II.5. A Tulajdonos jogai és kötelezettségei III. A TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS RENDSZERE III.1. A tervezés rendje III.1.1. Tevékenységi terv III.1.2. Éves bevételi és ráfordítási terv (ÉBRT) III.1.3. Beruházási terv III.2. A finanszírozás rendszere III.2.1. Az alkalmazható díjelemek III.2.2. Elszámolási idıszakok III.2.3. A teljesítésigazolás, elszámolás rendje III.2.4. Teljesítési jelentés, díjkalkuláció III.2.5. A teljesítési jelentés ellenırzése, a teljesítésigazolás kiállítása III Pénzügyi ellenırzés III Szakmai ellenırzés III Az ellenırzések során érvényesített levonások kezelése, a díjképzésbe be nem vonható, de az elszámolhatósági szabályoknak megfelelı költségtömeg elszámolása III A KSz tájékoztatása az ellenırzés eredményeirıl, a teljesítésigazolás kiállítása III.2.6. Elszámolás III.2.7. Elıleg III Az elıleg mértékének meghatározása, kifizetése

3 III Az elıleggel történı elszámolás III.2.8. A finanszírozáshoz kapcsolódó egyéb szabályok IV. AZ NFÜ ÉS A KSZ EGYÜTTMŐKÖDÉSÉNEK SZABÁLYOZÁSA IV.1. Az NFÜ és a KSz kapcsolattartása IV.2. Titoktartás, adatvédelem, bizalmas információk kezelése, összeférhetetlenség28 IV.3. Egységes Monitoring Információs Rendszerrel kapcsolatos rendelkezések V. A MEGÁLLAPODÁS MÓDOSÍTÁSA V.1. Az Interaktív Mőködési Kézikönyv módosítása V.2. Adatok módosulása V.3. A KSz jogutódlással történı megszőnése VI. EGYÉB RENDELKEZÉSEK VI.1. Együttmőködési kötelezettség VI.2. A Megállapodás megszüntetése, Megállapodás megszegése VI.3. Az NSRK végrehajtására vonatkozó szabályok VI.4. Átmeneti rendelkezések VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Mellékletek 1. számú melléklet Munkaterv 2. számú melléklet Elkülönítési Szabályzat 3. számú melléklet Árazási Szabályzat 4. számú melléklet Teljesítési jelentés 5. számú melléklet Elszámolási egységek és mérési pontjaik 6. számú melléklet Negyedéves ellenırzés 7. számú melléklet Éves ellenırzés 8. számú melléklet Minıségi elvárások a közremőködı szervezetek kommunikációjában 9. számú melléklet Nyilatkozat informatikai rendszerrıl 3

4 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK I.1. Megállapodó Felek A Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, mint a Regionális Fejlesztési Operatív Programok Irányító Hatósága (székhely: 1077 Budapest, Wesselényi u ; képviseli: Dr. Homolya Róbert mb. fıigazgató (a továbbiakban: NFÜ), valamint a Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelısségő Társaság, mint a Nyugat-dunántúli Operatív Program (a továbbiakban: NYDOP) lebonyolításában részt vevı Közremőködı Szervezet (székhely: 9400 Sopron, Csatkai Endre u. 6.; képviseli: Breznovits István ügyvezetı igazgató) (a továbbiakban: KSz) továbbá a Nyugat-Dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács (székhely: 9400 Sopron, Csatkai Endre u. 6.; képviseli: Manninger Jenı elnök), (a továbbiakban: Tulajdonos) (az NFÜ, a KSz és a Tulajdonos a továbbiakban együttesen: Felek) az NFÜ és a KSZ között március 10. napján NFÜ 31/2007. számon létrejött és azóta többször módosított Megállapodást (a továbbiakban: Megállapodás) a mai napon az alábbiak szerint módosítják és új egységes szerkezetbe foglalják. I.2. A Megállapodás célja és pénzügyi forrása A megállapodás általános célja, hogy a NYDOP - 1. Regionális gazdaságfejlesztés, - 2. Turizmusfejlesztés Pannon örökség megújítása, - 3. Városfejlesztés, - 4. Környezetvédelmi és közlekedési infrastruktúra prioritástengelyben foglalt támogatási konstrukciók szabályszerően, hatékonyan és eredményesen végrehajtásra kerüljenek, a feladat- és felelısségi körök megállapításra kerüljenek. A megállapodás specifikus célja, hogy a KSz teljesítményalapú finanszírozási rendszerét rögzítse. A megállapodás pénzügyi forrása: OP TA I.3. A Megállapodás tárgya A megállapodás tárgya az Új Magyarországi Fejlesztési Terv (ÚMFT) / Új Széchenyi Terv (ÚSZT) (ÚMFT és ÚSZT a továbbiakban együttesen: Nemzeti Stratégiai Referenciakeret NSRK) részét képezı NYDOP I.2 pontban felsorolt prioritásain belül 2007-tıl elindult 4

5 támogatási konstrukciók lebonyolítása az Interaktív Mőködési Kézikönyvben (a továbbiakban: IMK) és Egységes Mőködési Kézikönyvben (továbbiakban: EMK), a vonatkozó uniós és hazai jogszabályokban és a jelen megállapodásban foglaltak szerint, továbbá a KSz által ellátott feladatok finanszírozási rendszerének, valamint az NFÜ és a KSz közötti együttmőködés módjának meghatározása. I.4. A Megállapodás idıbeli hatálya Felek a jelen Megállapodást határozott idıre, december 31-ig kötik. Jelen módosításokkal egységes szerkezetben foglalt Megállapodás a Felek aláírásával lép hatályba figyelemmel a jelen Megállapodás VI.4. pontjában foglalt átmeneti rendelkezésekre. Felek a közötti KSZ rendelkezésre állásról legkésıbb június 30. napjáig egyeztetéseket kezdenek egymással. I.5. Általános értelmezı rendelkezések A Megállapodásban használt fogalmak és kifejezések a következı jelentéssel bírnak: Alvállalkozó(k) a KSz-szel kötött Megállapodás alapján a Megállapodás tárgyához kapcsolódó, meghatározott részszolgáltatások elvégzésére vállal(nak) kötelezettséget. Irányító Hatóság (IH) az Operatív Program végrehajtásáért felelıs, NFÜ-n belüli szervezeti egység. KSz az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezésérıl szóló július 11-i 1083/2006/EK tanácsi rendelet (a továbbiakban: 1083/2006/EK tanácsi rendelet) 2. cikk 6. pontja szerint bármely közjogi vagy magánjogi intézmény, amely egy irányító vagy az igazoló hatóság illetékessége alatt jár el vagy ilyen hatóság nevében hajt végre feladatokat a mőveleteket végrehajtó kedvezményezettek vonatkozásában. KSz vezetı a végrehajtásra kijelölt szervezet elsı számú vezetıje. Vis maior esemény bármely olyan eseményt jelent, amely felett Feleknek nincs hatalmuk, amely Felek számára pillanatnyilag nem ismert és elıre sem látható, ideértve különösen a háborút, harci eseményeket, idegen hatalom ellenséges cselekményeit, terrorcselekményeket, polgárháborút, lázadást, forradalmat, tüntetést, felvonulást, sztrájkot, munkahelyi rendbontást, zavargásokat, nukleáris energia károsító hatásának betudható eseményeket, blokádot, harmadik személy energetikai szolgáltató szolgáltatásának kimaradását, tőzvészt, egyéb elemi kárt, elháríthatatlan nehézségeket a munkaerı, anyagok szállításának biztosításában. 5

6 II. FELEK JOGAI ÉS KÖTELEZETTSÉGEI II.1. Az NFÜ és a KSz jogai és kötelezettségei Felek jogaira és kötelezettségeire többek közt az IMK, az EMK, a 255/2006 (XII.8) Korm. rendelet, a 16/2006 (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet, a 281/2006 (XII.23.) Korm. rendelet, a 4/2011 (I.28.) Korm. rendelet rendelkezései, valamint az ezek tartalmának pontosítására szolgáló, az NFÜ elnöke által kiadott utasítások és az Irányító Hatóság vezetıje által kiadott állásfoglalások irányadóak. II.2. Az NFÜ és a KSz speciális jogai és kötelezettségei II.2.1. Az NFÜ speciális jogai és kötelezettségei 1. Az NFÜ a jelen Megállapodás aláírásától elkülönült eljárás keretében (lásd még VI.4.) jóváhagyja a KSz által összeállított Elkülönítési Szabályzatot (2. számú melléklet) és Árazási szabályzatot (3. számú melléklet). 2. Az NFÜ értékeli és jóváhagyja a KSz által összeállított Munkatervet (1. számú melléklet). 3. Az NFÜ értékeli és jóváhagyja a KSz által összeállított Éves bevételi és ráfordítás tervet (amely része az 1. számú mellékletben foglalt munkatervnek). 4. Az NFÜ meghatározza a KSz által elszámolási idıszakonként benyújtandó teljesítési jelentés formáját és kötelezı tartalmát (4. számú melléklet). 5. Az NFÜ joga, hogy a jelen Megállapodásban foglalt kötelezettségek teljesítését a helyszínen vagy dokumentumok bekérésével ellenırizze. 6. Az NFÜ joga, hogy a KSz-nél rendelkezésre álló dokumentumokba betekinthessen, személyesen vagy írásban kérdéseket tegyen fel. Jelen jogosultsága kiterjed a KSz mőködésével, valamint a KSz teljesítményeinek elszámolásával kapcsolatba hozható minden releváns dokumentumra és információra. A relevancia megítélése az NFÜ által megbízott ellenır jogköre. 7. Az NFÜ jogosult a KSz-nél szükség esetén akár elızetes jelzés nélkül is helyszíni vizsgálatot, illetve dokumentum alapú ellenırzést tartani. 8. Az NFÜ jogosult az intézményrendszert és az operatív programok végrehajtását érintı, valamint a projekt bírálati folyamat részét képzı döntéshozatali eljárásokban a döntés elıkészítı bizottságba tagként vagy szükség esetén akár elızetes jelzés nélkül is megfigyelıként részt venni. 9. A KSZ jelen Megállapodás szerinti feladatainak ellátásához alvállalkozót kizárólag átmeneti jelleggel vagy speciális szakterületen és a közbeszerzési értékhatár felett az NFÜ elızetes egyetértésével vonhat be. Az NFÜ joga a kiválasztási szempontrendszer jóváhagyása és a döntési folyamatban történı részvétel, amely jogát belátása szerinti gyakorisággal és esetekben gyakorolja. A jog gyakorlásának szándéka, kivéve, amely esetekben az NFÜ errıl kifejezetten írásban rendelkezik, nem mentesíti a KSZ-t az 6

7 értesítési kötelezettség alól. Amennyiben az értesítés kézhezvételét követıen az NFÜ, legkésıbb a KSZ általi tevékenység (kiválasztási szempontok véglegesítése, döntés meghozatala, egyéb a jelen jogkör gyakorlása során szóba jöhetı folyamat vagy lépés) befejezését megelızı 5 napon belül nem jelzi a részvételi szándékát, úgy az a KSZ által megtenni kívánt lépés jóváhagyásának értelmezendı. A KSZ érvényesnek tekinthetı értesítést a 15 napnál rövidebb megfontolási idı biztosításával nem tehet. A KSZ az értesítést minden esetben annak küldi, aki a joggyakorlás szándékáról az NFÜ-n belül dönt. Ennek személye az érintett OP-k függvényében eltérhet. II.2.2. A KSz speciális jogai és kötelezettségei 1. A KSz az NFÜ által végzett és az NFÜ megbízásából indított ellenırzésekhez, értékelésekhez adatot szolgáltat, amennyiben az szükséges saját telephelyén a személyi és technikai feltételeket a helyszíni vizsgálat lebonyolításához biztosítja. 2. A KSz összeállítja és következetesen alkalmazza a jelen Megállapodás 2. számú mellékletében szereplı Elkülönítési Szabályzatot, valamint a jelen Megállapodás 3. számú mellékletében szereplı Árazási Szabályzatot. Amennyiben az említett szabályzatok módosítása a KSz tevékenységének változása miatt szükségessé válna, úgy a módosítás bevezetése elıtt annak tartalmáról, okairól és a tervezett változtatások szövegérıl az NFÜ-t tájékoztatja. A KSz kötelessége az említett szabályzatok módosítását elızetesen az NFÜ-vel jóváhagyatni. 3. A KSz összeállítja és az NFÜ-nek benyújtja a III. pontban foglalt dokumentumokat, az ott meghatározott formátumban, tartalommal és határidıvel. 4. Amennyiben az NFÜ vagy külsı ellenırzı szerv által lefolytatott vizsgálat eredményeképpen a KSZ jelen szerzıdés alapján végzett tevékenységét illetıen intézkedési terv összeállítására kerül sor, úgy a KSz köteles magát a tervet, illetve az abban foglaltak teljesülésérıl (rész-teljesülésérıl) szóló jelentéseket az eredeti címzettnek (amennyiben az nem az NFÜ) történı megküldést követı 7 naptári napon belül megküldeni az NFÜ részére. Amennyiben a rendszeres vagy eseti vizsgálatok során megállapítást nyer, hogy a KSz a fenti kötelezettségének, illetve az intézkedési tervben foglaltaknak nem tett eleget, úgy az NFÜ a 6-7. számú mellékletben foglaltaknak megfelelıen értékeli azt. II.3. Az NFÜ egyes szervezeti egységeihez kapcsolódó speciális rendelkezések II.3.1. Informatikai és Tájékoztatási Fıosztály 1. A KSz mőködése során köteles a jelen Megállapodásban foglalt jogszabályokon felül a 102/2006 (IV.28.) Korm. rendelet, valamint a hatályos informatikai szabályzatok rendelkezéseit betartani. A mindenkor hatályos, a KSZ-eket érintı, EMIR-re vonatkozó informatikai szabályzatokat (pl. EMIR fejlesztési szabályzat, EMIR IBSZ, EMIR jogosultságkezelési szabályzat) a KSZ az NFÜ SSO oldalán ( az Informatikai szabályzatok mappában érheti el. A szabályzatok körének esetleges bıvülésérıl, illetve azok tartalmának módosításáról a rendszer automatikus értesítést küld a KSz részére. A KSz kijelenti, hogy ezen informatikai szabályzatok rendelkezéseit betartja, azokat magára nézve kötelezınek ismeri el. 2. A KSz köteles az NFÜ által kialakított Ügyfélkezelési és Információszolgáltatási Kézikönyvnek megfelelıen mőködni. 7

8 3. A KSz köteles tárgyév január 31-ig megküldeni a tárgyév IT stratégiáját és az IT beszerzési tervét az NFÜ informatikáért felelıs vezetıjének. II.3.2. Kommunikációs Fıosztály 1. A KSz köteles a benyújtott éves kommunikációs terve alapján a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó tevékenységével a kommunikációs stratégiában meghatározott célok, indikátorok elérését elısegíteni. Ennek megvalósítása során, az egységes kommunikáció érdekében, a KSz köteles együttmőködni az NFÜ Kommunikációs Fıosztályával, a megadott határidıre adatokat, információt szolgáltatni, illetve a kommunikációs kampányok során köteles a többi közremőködı szervezettel is együttmőködni. 2. A KSz köteles a benyújtott kommunikációs tervben foglaltakat az NFÜ által kiírt közbeszerzési eljárások során kiválasztott ügynökségeken keresztül (legfeljebb a kommunikációs tervben tevékenységtípusonként meghatározott keretösszeg erejéig) vagy pedig saját humán erıforrásainak igénybevételével (sajtóközlemények, sajtóval való kapcsolattartás, költséggel nem járó rendezvények esetén) megvalósítani. Az elfogadott kommunikációs tervben foglalt tevékenységek szakmai tartalmát a KSz köteles az NFÜ Kommunikációs Fıosztályával elızetesen egyeztetni, továbbá ezen tevékenysége végrehajtása során köteles a megfelelı arculati elemeket használni, illetve a sajtóközlemények esetében az NFÜ által meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelni. 3. A KSz köteles a kommunikációs tervben foglaltak megvalósításáról negyedévente beszámolót készíteni, valamint tárgy év végén az adott év kommunikációs tevékenységérıl egy összefoglaló jelentést készíteni és azt az adott idıszakot követı elsı hónap utolsó napjáig benyújtani az NFÜ Kommunikációs Fıosztálya számára. A negyedéves beszámolók részeként (ha ezt korábban még nem tette meg) csatolnia kell az adott idıszakban a kommunikációs terv alapján végzett tevékenységek teljesítését és a megfelelı arculat használatát igazoló dokumentumokat (pl. plakátról vagy tábláról, rendezvényrıl készített fénykép, kiadvány egy példánya, sajtóhirdetések, sajtóközlemények, rádió vagy TV megjelenés esetén spot elektronikus formátumban, valamint minden egyéb tájékoztatással és nyilvánossággal összefüggı dokumentum, stb.). 4. Az NFÜ jogosult bármikor a kommunikációs terv megvalósulásával kapcsolatban bármilyen információt kérni, a KSz pedig köteles azt legkésıbb 7 naptári napon belül megadni. 5. Az NFÜ indokolt esetben indítványozhatja a kommunikációs terv módosítását. 6. A KSz köteles indítványozni a kommunikációs terv módosítását a következı esetekben: a kommunikációs terv összköltségének összesen húsz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti kommunikációs tervben rögzített bontáshoz képest; a kommunikációs tervben rögzített bármely indikátor értékének várható teljesülése nem éri el a rögzített célérték 90%-át; 7. A KSz az NFÜ által kiírt közbeszerzési kiírások során kiválasztott ügynökségek igénybevétele során köteles a jelen Megállapodás 8. számú mellékletét képezı, Minıségi elvárások a közremőködı szervezetek kommunikációjában c. útmutatóban meghatározott eljárásrend és az abban meghatározott határidık betartására, valamint 8

9 rendezvények esetében az útmutatóban meghatározott módon a rendezvény hatékonyságának mérésére. 8. A KSz köteles minden negyedévre vonatkozóan, a KSz által kezelt projektekhez kapcsolódó, a következı negyedévben várható eseményekrıl (pl. projektátadás, nyitórendezvény) elızetes eseménytáblát küldeni az adott negyedév elsı napjáig. 9. A KSz köteles a BIR eseménynaptárba a projekteseményeket az esemény idıpontja elıtt legkésıbb 10 naptári nappal feltölteni. II.3.3. Közbeszerzés Felügyeleti Fıosztály A KSz részben vagy egészében uniós forrásból finanszírozott közbeszerzési eljárásainak szabályosságát a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály ellenırzi. Az ellenırzés a mindenkor hatályos OP TA útmutató rendelkezéseivel összhangban történik azzal, hogy projektgazdán ebben az esetben a KSz-t kell érteni. Utóellenırzés: A közösségi értékhatárokat el nem érı értékő, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a háromszázmillió forintot el nem érı értékő közbeszerzési eljárás során a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály utóellenırzést folytathat le. A KSZ a közbeszerzési eljárás eredményhirdetésének idıpontjáról - legalább 5 nappal az eredményhirdetést megelızıen - értesíti a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztályt. Eredményhirdetés alatt az eljárás eredményérıl szóló összegzés megküldésének napját is érteni kell. A KSZ az eredményhirdetést követı 5 napon belül megküldi a közbeszerzési eljárás során keletkezett összes dokumentumot - jogorvoslati eljárás esetén a Közbeszerzési Döntıbizottság döntését tartalmazó dokumentumot is - a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a dokumentumokat utóellenırzésnek vetheti alá. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály az ellenırzés eredményérıl értesíti a KSZ-t. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály az ellenırzés eredményétıl függıen szabálytalansági eljárást folytathat le, illetve jogorvoslati eljárást kezdeményezhet. Elızetes minıségbiztosítás/folyamatba épített ellenırzés A közösségi értékhatárokat elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a háromszázmillió forintot elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzési eljárás esetében a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály az eljárás dokumentumait elızetesen minıségbiztosítja, az eljárás lebonyolítását folyamatba építetten ellenırzi. A KSZ egyezteti a közbeszerzési eljárás dokumentumainak mőszaki-szakmai tartalmát a Fejezeti Fıosztállyal. A Fejezeti Fıosztály a vizsgálatról nyilatkozatot állít ki. A KSZ a nyilatkozat birtokában, a közbeszerzési eljárás megindítását megelızıen legalább 20 nappal a közbeszerzési dokumentumokat közbeszerzési-jogi minıségellenırzés céljából Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a közbeszerzési dokumentum beérkezésétıl számított 7 napon belül elvégzi a közbeszerzési dokumentumok közbeszerzési-jogi minıségellenırzését, és az errıl készített közbeszerzési-jogi minıségellenırzési 9

10 jelentését a KSZ részére megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a határidıt - az indokok megjelölésével egyidejőleg - legfeljebb 7 nappal meghosszabbíthatja. A KSZ a közbeszerzési-jogi minıségellenırzési jelentés alapján módosított közbeszerzési dokumentumokat - a közbeszerzési-jogi minıségellenırzési jelentésben foglaltakkal egyet nem értése esetén a részletes írásbeli indokolással együtt - a közbeszerzési-jogi minıségellenırzési jelentés közlésétıl számított 5 napon belül a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére megküldi. Az NFÜ a fenti bekezdésnek megfelelıen módosított közbeszerzési dokumentumok beérkezését követı 5 napon belül közbeszerzési minıségellenırzési tanúsítványt állít ki és errıl tájékoztatja a támogatást igénylıt, illetve a kedvezményezettet. A KSZ a közbeszerzési dokumentumokat a közbeszerzési minıségellenırzési tanúsítvány figyelembevételével véglegesíti. A KSZ a közbeszerzési eljárást abban az esetben indíthatja meg, ha a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a közbeszerzési dokumentumokat ellenırizte, és errıl közbeszerzési minıségellenırzési tanúsítványt állított ki. A KSZ az eljárás megindításával egyidejőleg az eljárást megindító végleges dokumentumot a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály egyet nem értése esetén dönt a szabálytalansági eljárás lefolytatásáról, illetve jogorvoslati eljárás kezdeményezésérıl. A KSZ a Kbt. szerinti bontási eljárás idıpontjáról legalább 15 nappal korábban tájékoztatja a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztályt. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a közbeszerzési eljárásba - a KSZ tájékoztatása alapján - megfigyelıt jelöl, errıl a KSZ-t egyidejőleg értesíti. A megfigyelı az eljárásban a bíráló bizottsági üléseken való személyes részvétellel, illetve a közbeszerzési eljárás iratainak vizsgálatával jogosult részt venni. A KSZ a megfigyelıt a közbeszerzési eljárás lefolytatása során valamennyi eljárási cselekményrıl megfelelı idıben írásban tájékoztatja, illetve az eljárás során keletkezett dokumentumokat, különösen a felvett jegyzıkönyveket, az egyes eljárási cselekményekhez kapcsolódó dokumentumokat, jogorvoslat esetén az azzal összefüggésben keletkezett dokumentumokat, valamint az ajánlatkérıi döntéseket, döntési javaslatokat tartalmazó dokumentumokat a megfigyelı részére megfelelı idıben megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály az eljárás eredményhirdetését megelızıen - az eljárás valamennyi dokumentumának kézhezvételét követı 15 napon belül - közbeszerzési szabályossági tanúsítványt állít ki, amelyet megküld a KSZ részére. A KSZ a közbeszerzési eljárást lezáró döntését akkor hozhatja meg, ha a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály az eljárás lefolytatását ellenırizte és errıl közbeszerzési szabályossági tanúsítványt állított ki. A közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület a Kbt. szerinti írásbeli szakvélemény és döntési javaslat, valamint a közbeszerzési szabályossági tanúsítványban foglaltak figyelembevételével hozza meg az eljárást lezáró döntését. A KSZ az eljárás eredményének kihirdetésével egyidejőleg az írásbeli összegezést, valamint - eltérı vélemény esetén - a közbeszerzési szabályossági tanúsítványban foglaltakkal kapcsolatos álláspontját a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály egyet nem értése esetén dönt a szabálytalansági eljárás lefolytatásáról, illetve jogorvoslati eljárás kezdeményezésérıl. 10

11 Kifizetés csak az IH vezetı és a Közremőködı Szervezet Kontrolling Fıosztály által jóváhagyott, a nemzeti elszámolhatósági útmutatóval összhangban álló felmerülı költségekre folyósítható. Szerzıdésmódosítás A KSZ a közösségi értékhatárokat elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a háromszázmillió forintot elérı vagy meghaladó értékő közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdés módosításával kapcsolatban - a módosítást 30 nappal megelızıen - a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály írásbeli véleményét kéri. A KSZ a szerzıdést, a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását, az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot, a Fejezeti Fıosztálynak a módosítással kapcsolatos elızetes jogi álláspontját, valamint a módosítás mőszaki-szakmai szempontú indokoltságára vonatkozó nyilatkozatát tartalmazó dokumentumot a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére egyidejőleg megküldi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a szerzıdés módosításával összefüggésben további dokumentumok benyújtását is kérheti. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a szerzıdés módosítását közbeszerzési-jogi szempontból véleményezi. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a szerzıdés módosításával kapcsolatos véleményét a szerzıdés módosításával kapcsolatban benyújtott kérelem beérkezésétıl számított 15 napon belül megküldi a KSZ részére. A KSZ a vélemény alapján módosított dokumentumokat - egyet nem értése esetén a részletes írásbeli indokolással együtt - a vélemény kézhezvételét követı 7 napon belül megküldi a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály a további észrevételeirıl a KSZ válaszának beérkezésétıl számított 7 napon belül tájékoztatja a KSZ-t. A KSZ a módosított szerzıdést a tájékoztatás kézhezvételét követı 5 napon belül megküldi a Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály részére. A Közbeszerzési Felügyeleti Fıosztály egyet nem értése esetén dönt a szabálytalansági eljárás lefolytatásáról, illetve jogorvoslati eljárás kezdeményezésérıl. II.4. Egyéb speciális rendelkezések II.4.1. Regionális Fejlesztési Operatív Programok Irányító Hatósága 1. A KSz megszervezi és lebonyolítja a Regionális Monitoring Albizottság üléseit, elvégzi a projektlátogatásokkal kapcsolatos teendıket (évente legalább 2 db projektlátogatás). 2. A KSZ biztosítja a következı programozási idıszakkal kapcsolatos tervezési feladatok ellátásához, a jelenlegi idıszak értékeléséhez szükséges erıforrásokat. Ezen erıforrásokat az NFÜ által meghatározott tervezési feladatok elvégzésére használja. Az erıforrások költségeit elkülönítetten tartja nyilván, azokat minden Teljesítési Jelentésében, annak szöveges részében bemutatja. Ezen erıforrások költségei egyébként az általános szabályok szerint, mint OP általános költség kerülnek elszámolásra. Az NFÜ külön értékeli ezen erıforrások felhasználásának hatékonyságát. Szükség esetén az általános szabályok szerint tesz javaslatot a hatékonyságuk növelésére. 11

12 II.5. A Tulajdonos jogai és kötelezettségei 1. A Tulajdonos a KSz vezetı összes egyéb, jelen Megállapodás tartalmához nem kötıdı juttatásának megállapítása tekintetében az NFÜ számára véleményezési jogot biztosít. 2. A Tulajdonos a KSz vezetı kinevezése és felmentése tekintetében az NFÜ számára egyetértési jogot biztosít. 3. A Tulajdonos hozzájárul ahhoz, hogy az NFÜ a KSz tevékenységet ellátó Társaság könyvelésébe, dokumentumaiba és adatbázisaiba a jelen Megállapodás szempontjából releváns mértékig betekinthessen. A relevancia megítélése az NFÜ által delegált ellenır jogköre. 4. A Tulajdonos kötelezettséget vállal arra, hogy a jelen Megállapodással kapcsolatos teljesítmények esetében egyébként tulajdonosi jóváhagyáshoz kötött (jellemzıen jutalom, bonusz, bármely más, ezzel egy tekintet alá esı juttatás, illetve a nem rendszeres jellegő személyi jellegő juttatások) tételek elszámolását és kifizetését a KSZ éves beszámolójának tulajdonosi jóváhagyása elıtti idıpontban, és a KSZ könyveiben ilyenként elhatárolt összegnél nagyobb összegben, a TA keretbıl finanszírozandó elszámolással nem engedélyezi. Jelen kötelezettsége teljesítése során a Tulajdonos az ilyen jellegő kifizetések tekintetében elıleg kifizetését nem engedélyezi, továbbá az éves beszámoló elfogadását megelızıen ezekrıl, (a jelen Megállapodás keretében elszámolható tételek tekintetében) az NFÜ és a KSZ Tulajdonosa egyeztetéseket folytatnak és a kifizetés maximális összegét közösen, mindkét Fél által elfogadott módon határozzák meg. Az egyeztetések során az egyeztetı Felek különösen tekintettel vannak a jelen Megállapodás III III pontjaiban foglalt szabályok betartására. 12

13 III. A TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS RENDSZERE III.1. A tervezés rendje Az NFÜ tárgyévet megelızı év december 31. napjáig összeállítja a tárgyévi pályázati felhívások tervezett ütemezését. A KSz legkésıbb február 1-ig köteles az NFÜ részére benyújtani a jelen Megállapodás 1. számú mellékletét képezı éves munkatervet. A KSz köteles az éves üzleti tervét a Tulajdonos jóváhagyását követı 15 naptári napon belül az NFÜ részére benyújtani. Az NFÜ által jóváhagyott éves bevételi és ráfordítás tervnél (amely része az 1. számú mellékletben foglalt munkatervnek) magasabb értékeket a KSz meghatározhat a Tulajdonosa felé benyújtott üzleti tervben, azonban az NFÜ a KSz szolgáltatásaiért fizetendı ellenérték meghatározása során csak az általa jóváhagyott értékek nagyságáig fogja elismerni a ráfordításokat. A KSz negyedévente gördülı jelleggel elkészíti a tevékenységi tervét (TT). A benyújtott terveket az NFÜ legkésıbb a benyújtást (amelynek idıpontja a jó minıségben, esetleges további hiánypótlást nem igénylı módon történı benyújtás idıpontja) követı 30 naptári napon belül értékeli és dönt azok jóváhagyásáról. A tevékenységi tervek értékelése és jóváhagyása a teljesítési jelentés többi részének jóváhagyásával egyidejőleg történik meg. Az értékelésnek részét képezi azok tartalmának vizsgálata, belsı konzisztenciájának ellenırzése. III.1.1. Tevékenységi terv A tevékenységi tervnek tartalmaznia kell az NFÜ által megadott elszámolási egységenkénti bontásban a KSz által elvégzendı feladatokat (a tevékenységi terv mintáját az 1. számú melléklet tartalmazza). A KSz a tevékenységi terveit gördülı jelleggel minden negyedévben az egyes elszámolási idıszakhoz kapcsolódó teljesítési jelentés részeként, a III.2.4. pontban rögzítettek szerint frissíti és a 4. számú mellékletben foglalt formátumban, III.2.4. pontban foglalt határidıig azt az NFÜ részére a teljesítési jelentés részeként benyújtja. A frissített tevékenységi terv az adott idıszaki teljesítmények elszámolásáról szóló teljesítési jelentés része, annak hiányában a teljesítési jelentés egésze formai hiányosság miatt visszautasításra kerül. A tevékenységi terv részeként a KSz megtervezi az alábbiakat. Az összes elvégezhetı feladat mennyiségét. A tevékenységi terv egy évre elıre, elszámolási idıszaki bontásban tartalmazza a rendelkezésre álló információk alapján az összes elvégezhetı feladat mennyiségét. A ténylegesen elvégezni tervezett feladatokat. Ennek keretében bemutatásra kerül, hogy az összes elvégezhetı feladat milyen ütemezésben kerül végrehajtásra (az összes elvégezhetı feladat nagyságához viszonyított arányt magyarázó szükséges indoklásokkal kiegészítve). 13

14 A ténylegesen elvégezni kívánt feladatoknak a várható költségét. A várható költség számítása az elvégezni tervezett feladatok és az utolsó ismert díj (amely az adott elszámolási idıszakban a jelen Megállapodás 3. számú melléklete szerinti Árazási Szabályzat alapján összeállított, a jelen Megállapodás 4. számú mellékletében foglalt teljesítési jelentésben bemutatott díj) szorzataként kerül meghatározásra. Amennyiben a tervezett költség meghaladja az utolsó ismert díj idıszakának (a tárgyidıszaknak) teljes költségét (amely gyakorlati jelentése a változatlan egységköltség mellett teljesített nagyobb mennyiségő elszámolási egység), úgy a KSz részletesen bemutatja, hogy mely költségelemek milyen mértékő növekedése okozza az eltérést (tehát milyen pótlólagos kapacitások kerülnek bevonásra a többlet teljesítmény elérése érdekében). Az NFÜ mérlegeli a többlet kapacitások bevonásának és az elérni tervezett többlet teljesítmények indokoltságát és dönt a terv elfogadásáról, illetve kezdeményezi annak átdolgozását. A feladatterv bontása és tervezési módszertana az összes elvégezhetı feladat tervezéséhez illeszkedıen, gördülı tervezéssel egy évre elıre történik. A tevékenységi terv részeként történik meg továbbá egy negyedévre elıre a következı idıszaki különbözeti díj tervezése is a 3. számú mellékletben rögzített Árazási Szabályzat rendelkezéseinek megfelelıen. Rendkívüli esetben a KSz az NFÜ felé kezdeményezheti a tevékenységi terv elszámolási idıszakon belüli módosítását. Ennek részeként írásban és elektronikus úton megküldi a módosított tevékenységi tervet, valamint a módosítás alapját képezı indoklást. Az NFÜ a kért módosítást értékeli, majd a beérkezést követı 30 naptári napon belül dönt annak jóváhagyásáról vagy elutasításáról, amelyrıl a KSZ-t írásban értesíti. A KSZ a fenti elbírálási határidınél rövidebb határidıvel a tevékenységi terv módosítását nem kezdeményezheti. Tekintettel arra, hogy az aktualizált tevékenységi terv az elszámolási idıszakonként összeállítandó teljesítési jelentés része, így az elszámolási idıszakról szóló teljesítésigazolás kiállítási feltétele annak NFÜ általi elfogadása. III.1.2. Éves bevételi és ráfordítási terv (ÉBRT) Az éves tevékenységi tervvel párhuzamosan a KSz OP-nkénti bontásban összeállítja a KSz éves bevételi és ráfordítási tervét (ÉBRT) is. Az ÉBRT formátumát, és kötelezı tartalmát az 1. számú melléklet tartalmazza. III.1.3. Beruházási terv A beruházási terv (BT) (amely része az 1. számú mellékletet képezı munkatervnek) keretében a KSz OP-nkénti bontásban részletesen bemutatja a tervidıszak beruházásait, megjelenítve a beszerzések értékét, a beruházási költések tervezett ütemezését, valamint az azokhoz kapcsolódó beruházási díj tervezett fizetési ütemezését, a szükségességet bemutató indoklást. A KSz bemutatja továbbá a tervidıszakban várhatóan elszámolható értékcsökkenési leírás összegét (a tervidıszaki díjakban érvényesíteni kívánt teljes amortizáció értékét). 14

15 III.2. A finanszírozás rendszere III.2.1. Az alkalmazható díjelemek A KSz-t jelen Megállapodás keretében elvégzett munkájáért díjazás illeti meg. A KSz a III III.2.6. pontban meghatározott szabályok szerint az alábbi díjakat számlázhatja az NFÜ felé. Teljesítménydíj (TD). A TD az elszámolási egységként definiált eredmények elérése érdekében, azokhoz közvetlenül kapcsolódó, indokolt költségekre fedezetet nyújtó díjelem. Rendkívüli esetektıl eltekintve (lásd KD), a TD finanszírozza a KSz-nél felmerülı összes elszámolható költséget. A teljesítménydíjat elszámolási egységenként kell meghatározni (az elszámolási egységek meghatározását, azok elérésének kritériumait az 5. számú melléklet tartalmazza). Mértékegysége: Ft/elszámolási egység (Ft/db). Különbözeti díj (KD). A KD a KSz tevékenységének elvégzéséhez kapcsolódóan felmerült indokolt, az NFÜ által elismert egyszeri, ezért a TD-be be nem építendı költségek fedezésére szolgál. A KD meghatározása elszámolási idıszakonként történik. Mértékegysége: Ft(/elszámolási idıszak). Beruházási díj (BD). A beruházási díj éves díj, melynek célja, hogy fedezetet nyújtson a KSz indokolt és egyéb forrásból nem fedezett beruházásainak megvalósítására. Mértékegysége Ft(/idıszak). III.2.2. Elszámolási idıszakok A díjak meghatározása elszámolási idıszakonként történik. Az elszámolási idıszak három hónapos idıintervallum, kezdı és végpontjai minden év január 1. - március 31., április 1. - a június 30., július 1. - szeptember 30., illetve október 1. - december 31. III.2.3. A teljesítésigazolás, elszámolás rendje A KSz teljesítésének igazolása és a Felek közötti elszámolás rendje az alábbiak szerint történik. A KSz az elszámolási idıszakban általa elvégzett feladatokról, az ehhez kapcsolódóan felmerült költségeirıl, illetve a 3. számú mellékletben szerepeltetett Árazási Szabályzat alapján összeállított díjakról teljesítési jelentést készít (4. számú melléklet), amelyet az elszámolási idıszak végét követı 30 naptári napon belül elektronikus formában megküld az NFÜ részére. Az NFÜ a teljesítési jelentés kézhezvételétıl számított 40 naptári napon belül elvégzi a lejelentett teljesítmények, az azokhoz kapcsolódó költségek, illetve az ezek bázisán kalkulált díjak ellenırzését, amelynek alapján megállapítja az általa elfogadható teljesítmények, illetve az ezért kifizethetı összeg nagyságát. 15

16 Az elfogadott teljesítményrıl és ahhoz kapcsolódó elfogadott ellenértékrıl az NFÜ teljesítésigazolás kiállításával tájékoztatja a KSz-t, aki ennek birtokában kiállítja az elszámolási idıszakra vonatkozó számláját. Az NFÜ a számla kézhezvételétıl számított 30 naptári napon belül a számla ellenértékét átutalja a KSz részére. A fenti logikához kapcsolódó részletes szabályokat a III III.2.6. pontok foglalják össze. III.2.4. Teljesítési jelentés, díjkalkuláció A KSz által összeállítandó teljesítési jelentés (4. számú melléklet alapján) három egy gördülı eljárással aktualizált tevékenységi tervbıl, egy számszaki és egy szöveges részbıl áll. A teljesítési jelentés aktualizált tevékenységi terv részében a KSz bemutatja a rendelkezésére álló legfrissebb információk alapján az elkövetkezendı négy elszámolási idıszakban (OP-nként, elszámolási egységenkénti bontásban) az összesen elvégezhetı feladok számának várható alakulását, továbbá az elvégezni tervezett feladatok azonos bontású és idıhorizontú mennyiségét. A tevékenységi terv formája a jelen Megállapodás 1. számú mellékletében található. A teljesítési jelentés számszaki része a 4. számú mellékletben foglalt formanyomtatványoknak a mellékletben rögzített útmutató szerinti kitöltésével teljesül. A számszaki rész kiemelt eleme az elszámolási idıszakra vonatkozó díjkalkuláció, melyet a KSz a jelen Megállapodás 3. számú mellékletében szerepeltetett az NFÜ által jóváhagyott Árazási Szabályzat rendelkezéseivel összhangban köteles összeállítani. A teljesítési jelentés szöveges részének elkészítésére az alábbi esetekben és tartalommal van szükség: - amennyiben a KSz különbözeti díjat számol el, minden esetben be kell mutatni a díj felszámításának indokát, valamint a jogosultság dokumentumait (amennyiben a díj felszámítására valamely NFÜ jóváhagyás alapján került sor); - amennyiben bármely elszámolási egységre elszámolni kívánt teljesítménydíj tétel növekszik az elızı idıszakhoz képest, a KSz-nek indoklási kötelezettsége van. Az indoklásban be kell mutatni, hogy mely, a késıbbiekben folyamatosan érvényesülı hatás eredményezte a díj növekedését; - a mőködési hatékonytalanság elhatárolható költségének megjelenése esetén a KSznek be kell mutatnia a hatékonytalanság okait; - az elızı idıszakot érintı, nem jelentıs hibák korrekcióinak bemutatása (a nem jelentıs hibák meghatározásáról lásd a III pontot); - amennyiben az NFÜ új hatékonysági elvárásokat fogalmazott meg (ennek szabályait lásd a III.2.5. pontban), úgy annak bemutatása, hogy ezek elérése milyen fázisban van; - a frissített tevékenységi tervhez kapcsolódó szöveges indoklások, kiegészítések; - a KSz döntése alapján, egyéb esetekben. Minden év elsı elszámolási idıszaki Teljesítési jelentésében a KSZ, az elızı év(ek)ben keletkezett, a díjképzésbe be nem vonható (de az elszámolhatósági szabályoknak megfelelı) költségtömeget, a III pontnak megfelelı összegben, mint a 16

17 teljesítésigazolásra benyújtott költségek részét, az Elkülönítési Szabályzatban (2. számú melléklet), és az Árazási Szabályzatban (3. számú melléklet) az egyszeri, nem folyamatosan felmerülı költségek megtérítésére vonatkozó szabályok szerint elszámolhatja. III.2.5. A teljesítési jelentés ellenırzése, a teljesítésigazolás kiállítása A jelentésben foglaltakat az NFÜ mind pénzügyi, mind szakmai szempontból ellenırzi. A költségek és teljesítések tekintetében az ellenırzési tevékenység a jelen Megállapodás érvényességének teljes idıszakára kiterjedhet. III Pénzügyi ellenırzés A pénzügyi ellenırzésnek két része van: a szabályszerőségi és dokumentációs ellenırzés, valamint a mőködési hatékonyság vizsgálata. Szabályszerőségi és dokumentációs ellenırzés A teljesítési dokumentációt az NFÜ az általa kialakított módszertan és munkaprogram szerint ellenırzi. Az ellenırzés keretében vizsgálja a KSz által jelentett teljesítmények és az azt alátámasztó adatbázisok, illetve egyéb dokumentumok egyezıségét és konzisztenciáját; a KSz által teljesítettnek jelentett munkafolyamatok dokumentációjának rendelkezésre állását; a KSz által meghatározott díjak és az ezen díjak meghatározása során kötelezıen alkalmazandó szabályok, szabályzatok (kiemelten az Elkülönítési Szabályzat és az Árazási Szabályzat) érvényesülését; a díjak kiszámítása során felhasznált adatok és az EMIR, illetve a KSz belsı rendszereibıl nyert információk egyezıségét; az EMIR, illetve a KSz belsı rendszeriben foglalt adatok és azok dokumentációjának egyezıségét és a dokumentumok szabályszerőségét. A teljesítési jelentés szabályszerőségi és dokumentációs vizsgálata során az NFÜ a feltárt eltéréseket értékeli (megtérítésükrıl dönt) az eltérés súlyának figyelembevételével (lásd lentebb), de függetlenül attól, hogy a feltárt eltérés az elszámolható díjat csökkenti vagy növeli. A teljesítési jelentés egészére vonatkozóan a feltárt hibák számszerősített hatása összegzésre kerül. Amennyiben az összesített érték nem éri el az elszámolási idıszakban a KSz által kiszámlázni kívánt díjak összegének 2 (kettı) %-át (nem jelentıs hiba), úgy az NFÜ az egyéb feltételek fennállása esetén (lásd a III pontot) a teljesítési jelentésben foglaltakat pénzügyi szempontból elfogadottnak tekinti, azzal a feltétellel, hogy a KSz vállalja, hogy az eltéréseket a következı elszámolási idıszaki elszámolásában korrigálja. Ebben az esetben az ilyen korrekciók bemutatása része az azzal érintett teljesítési jelentésnek (a következı idıszaki teljesítési jelentés). A KSz dönthet úgy, hogy nem él a halasztott korrigálás lehetıségével és azonnal javítja a hibát. Errıl nyilatkozik, majd összeállítja a korrigált teljesítési jelentést (lásd a III pontot; az összesítés során csak a szorosan összefüggı ellentételes irányú eltérések 17

18 esetén alkalmazható kompenzáció, egyébként az eltérések abszolút értékének összesítése után állapítható meg, hogy a feltárt hibák elérik-e a jelentıs hiba határát). A nem jelentıs hiba fogalma az eltérı díjelemek közötti átsorolás esetében nem alkalmazható. A pénzügyi ellenırzés keretében az NFÜ kijelölt ellenırei a KSz központjában, illetve telephelyén helyszíni vizsgálatokat végeznek, az elszámolással kapcsolatos dokumentumokba betekintenek, szükség esetén másolatot készítenek, a KSz illetékes munkavállalóival interjúkat folytatnak le, kérdéseket tesznek fel. A KSz köteles az ellenırzési tevékenységet a feltételek biztosításával, a dokumentumok rendelkezésre bocsátásával, az interjúkon való részvétellel, illetve az ellenırzés során felmerült kérdések (szükség szerint szóban és/vagy írásban történı) megválaszolásával segíteni. A pénzügyi ellenırzés kiterjed minden olyan tételre, kimutatásra, jelentésre, dokumentumra, amely bármilyen módon érintett a KSz által nyújtott szolgáltatások naturális mennyiségének, illetve ellenértékének megállapíthatóságára, illetve egyeztethetıségére. A mőködési hatékonyság vizsgálata Az NFÜ vizsgálja a KSz mőködésének hatékonyságát és annak változását. A vizsgálatokat a következı információk alapján végzi: a szabályszerőségi és dokumentációs vizsgálat során nyert információk; a KSz mőködésére vonatkozó historikus adatok; a többi KSz azonos típusú tevékenységeinek adatai; a KSz, illetve más szereplık által szolgáltatott egyéb információk. A vizsgálatok alapján az NFÜ meghatározza, illetve módosítja a KSz fajlagos költségszintjével, alkalmazott dokumentációs rendszerével, illetve annak biztonságával, az elvégzendı feladatok mennyiségével, stb. kapcsolatos elvárásait (követelményeit), azok elérésére határidıt, teljesítésük / nem teljesítésük esetére pedig következményt szab, amely lehet pozitív motiváció a cél elérése esetére, illetve szankció a késedelem, vagy a cél el nem érésének esetére. Az új hatékonysági elvárás megfogalmazható mint motivációs cél, eléréséhez köthetı egyszeri elismerhetı költségtöbblet. Nem fogalmazható meg pozitív motivációs cél olyan feladat ellátására, illetve olyan minıségi szint elérésére, amelynek teljesítése szerzıdési kötelezettség (tipikusan nem köthetı pozitív motiváció az egyes kampányszerően jelentkezı feladatok elvégzéséhez). A motivációs céllal kapcsolatban elszámolt többletköltségeknek minden esetben meg kell felelniük a KSz elkülönítési szabályzatának. Az új (hatékonysági) elvárás végleges kiadása elıtt az NFÜ elızetes egyeztetést követıen lehetıséget biztosít a KSz illetékes szakértıinek arra, hogy megismerjék és véleményezzék: az elıkészítı szakmai anyagokat, a megfogalmazni kívánt követelményeket, valamint az esetlegesen rendelkezésre álló referencia (a követelményt már teljesítı) KSz-ek gyakorlatát. A KSz az elvárásokra vonatkozó véleményét, javaslatait, a tájékoztatást követıen ésszerő, de 22 naptári napnál nem hosszabb idın belül megküldi az NFÜ részére. A KSz javaslatait az NFÜ megfontolja, majd dönt az elvárás és a kapcsolódó egyéb feltételek ügyében. 18

19 A KSz távolmaradása a tájékoztatótól, illetve késedelme a véleményezés során nem halasztó hatályú. Az NFÜ által meghatározott új hatékonysági elvárások teljesítésének ellenırzése része az NFÜ vizsgálati tevékenységének. Ezen vizsgálat idıben elkülönülhet a teljesítési jelentés vizsgálatától. A vizsgálatok ütemezésérıl és várható idıtartamáról az NFÜ és a KSZ elızetesen egyeztetnek. A jelen szerzıdésben rögzítetten az elszámolási egységek meghatározott díjainak tekintetében az NFÜ elvárása, hogy azok kizárólag KSz-tıl független, illetve az NFÜ által elızetesen jóváhagyott, tartósan a rendszerben maradó költségnövekedéssel arányosan növekedhetnek, egyébként nem haladhatják meg a tárgy elszámolási idıszakot megelızı elszámolási idıszak szintjét (a rendszer beindulásakor a év 1-9 hónapja alapján számolt értéket az NFÜ referencia értéknek tekinti, amelyhez képest a változásokra vonatkozóan indoklást kérhet, azonban a referenciaértékkel kapcsolatban a díjnövekedési korlát nem automatikusan érvényesül). Tekintettel a jelen Megállapodás 3. számú mellékletében foglalt árazási szabályzat matematikai összefüggéseire, az abban foglalt elszámolási módszertan bevezetését követı elsı négy elszámolási idıszakban a díjnövekedési korlát annyiban módosul, amennyiben a növekedés matematikai indokai (a WIP hatásai) azt magyarázzák. Az új hatékonysági elvárásoknak való megfelelésrıl (illetve meg nem felelésrıl) a határidı lejártát követı 22 naptári napon belül a KSz írásban tájékoztatja az NFÜ-t. Az NFÜ a tájékoztatástól függetlenül a határidı lejártát követıen ellenırzi az elvárásban foglaltak teljesülését. Eltérés esetén intézkedik az elvárás megfogalmazásakor rögzített következmények beállásáról, amelyekrıl írásban értesíti a KSz vezetıjét. III Szakmai ellenırzés Az NFÜ a KSz-re átruházott feladatok ellátásának szabályszerőségét és minıségét folyamatba épített módon, célvizsgálatokon, illetve külsı ellenırzı szervek által készített jelentéseken keresztül ellenırzi. Amennyiben az NFÜ a szakmai munka minısége alapján (tehát a dokumentumok hiánya, vagy szakmailag nem megfelelı minısége miatt) az alábbi vizsgálatok során, vagy egyéb módon tudomására jutott adatok, információk alapján levonást kíván érvényesíteni, úgy a levonás indokát és a mértékének megállapítási módját írásban indokolni köteles. Amennyiben a levonás jogosságát a KSZ vitatja, úgy arra a kézhezvételtıl számított 7 napon belül írásban észrevételt tesz. Az észrevételben foglaltakra is tekintettel az NFÜ dönt a levonás végleges mértékérıl és az elsı lehetséges teljesítésigazolásban érvényesíti azt. A minıségi ellenırzések negyedévenként, illetve évenként történnek az alábbi tartalommal. Negyedéves ellenırzések A KSz által negyedévente benyújtott teljesítési jelentésben minden elszámolni kívánt elszámolási egység tekintetében ellenırzésre kerülnek az alábbiak: adott tevékenység elvégzését bizonyító alapdokumentumok (lásd: 5. sz. melléklet) megléte, adott tevékenység jogszabályban, illetve EMK-ban rögzített határidın belüli teljesítése. 19

20 A pályázati kiírás elkészítése és a támogatási döntés tevékenységekkel kapcsolatban a fenti kritériumok teljesülésén kívül az NFÜ az alábbi szempontok érvényesülését is figyelembe veszi. Pályázati kiírás elkészítése: Az NFÜ az új kiírás, illetve tükör kiírás elkészítés vagy újbóli kiírás megjelentetése esetében az ahhoz kapcsolódó KSz által elvégzett feladatok minıségét értékeli. A nem megfelelı minıségi munka esetében az NFÜ egyedi mérlegelés alapján, indokolt döntésével, szankcióként levonást érvényesíthet. Támogatási döntés: - DEB során felmerült KSz hibák - DEB jegyzıkönyv minısége (elkészítése után szükség van-e pontosításra, egyeztetésre) - A projekt végrehajtás során a támogatási döntésre vonatkoztatható KSz hiba felmerülése. Fentiek alapján a nem megfelelı minıségi munka esetében az NFÜ egyedi mérlegelés alapján, indokolt döntés mellett levonást érvényesíthet. A minıségi kritériumokat, illetve a levonás mértékének megállapítását a Megállapodás 6. számú melléklete tartalmazza. Az elszámolási egységeken kívül az NFÜ negyedéves értékelést készít a KSz alábbi tevékenységével kapcsolatban. EMIR menedzsment Kapcsolattartás: - NFÜ által szervezett fórumokon való részvétel (pl. EMIR menedzseri workshop) - Elérhetıség (rendelkezésre állás) - Telefonos/ es megkeresésekre való válaszadás (igen/nem), a válasz releváns idın belüli beérkezése, a válasz megalapozottsága (pl. nincs észrevételünk vs. részletes, konstruktív javaslat) Véleményezés: - EMIR-fejlesztési igények, e-learning tananyagok, tesztelésekben való részvétel Rendszeres és eseti feladatok elvégzése (igen/nem), elvégzett feladat minısége (elvégzett feladat után szükség van-e pontosításra, egyeztetésre) Szabálytalanság kezelés Jogszabályban, eljárásrendekben meghatározott határidın belül folytatta-e le a szabálytalansági eljárást. Az EMIR modul megfelelı módon, határidıben feltöltésre került-e. A KSz a szabálytalansági eljárást a jogszabályoknak, eljárásrendeknek megfelelıen végezte-e el. Amennyiben az NFÜ ellenırzés, vagy jogorvoslati eljárás során hiba kerül megállapításra, az NFÜ indoklás mellett levonást érvényesíthet. 20

21 Kifogás kezelés Jogszabályban, eljárásrendekben meghatározott határidın belül folytatta-e le a kifogás kivizsgálását. Az EMIR modul megfelelı módon, határidıben feltöltésre került-e. A KSz a kifogás kezelési tevékenységét a jogszabályoknak, eljárásrendeknek megfelelıen végezte-e el. Amennyiben az NFÜ ellenırzése során hiba kerül megállapításra, az NFÜ indokolt döntésével levonást érvényesíthet. Amennyiben egy kifogással kapcsolatban az NFÜ helyt adó döntést hoz és a kifogás kivizsgálása során bizonyítást nyer, hogy az a KSz hibájából ítélhetı jogosnak úgy a kifogással érintett elszámolási egységgel kapcsolatban az NFÜ az elszámolási egység díjából levonást érvényesíthet. Egyéb adatszolgáltatás, illetve szakmai véleményezések, kapcsolódó feladatok, monitoring látogatás A KSz által rendszeresen készített (pl.: hitelesítési jelentés, havi jelentések, éves jelentés), illetve az NFÜ által ad hoc jelleggel megrendelt adatszolgáltatások, jelentések, szakmai véleményezések (pl.: eljárásrendek véleményezése, projekt adatok bekérése, közös IH-KSz szakmai fórumokon való részvétel), monitoring látogatások határidıben és az NFÜ által elvárt minıségben történı elkészítésével, végrehajtásával kapcsolatban az NFÜ indoklás mellett levonást érvényesíthet. Kifizetési tervszámok negyedéves ütemezésének teljesülése A KSz által vállalt és az NFÜ által jóváhagyott kötelezettségvállalási, szerzıdéskötési, kifizetési tervszámok teljesülését az NFÜ negyedévente értékeli. A tervezési kockázatot is figyelembe véve a negyedéves ütemezés teljesülése esetében a tervtıl való 10%-os eltérés elfogadható, mind negatív, mind pozitív irányban. Ettıl nagyobb eltérés esetén az NFÜ levonást alkalmazhat. Kommunikációs tevékenység A NFÜ által írásban, egy munkanapnál (24 óra) hosszabb határidıvel megfogalmazott adatszolgáltatásra, tájékoztatásra irányuló kéréseket a KSz határidıre teljesítette-e. A KSz a kedvezményezettek által beküldött, a projekthez kapcsolódó sajtónyilvános eseményekrıl tájékoztatja-e az NFÜ-t, illetve az értesítést a megadott határidın belül küldi-e meg. Az NFÜ által hetente javasolt és a KSz által ténylegesen kiadott sajtóközlemények arányának vizsgálata. Az NFÜ alapvetı szakmai, formai és tartalmi elvárásainak megfelelnek-e a KSz által kiadott sajtóközlemények. Az arculati kézikönyvben foglaltakat a KSz betartja-e minden arculathordozó kommunikációs felületen (kiadványok, rendezvénydekoráció, szóróanyagok, kommunikációs felületek, stb.). A rendezvények hatékonyságának mérése. Az NFÜ által kiírt közbeszerzési eljárások során kiválasztott ügynökségekkel való együttmőködés során a KSz a Megállapodás 8. számú mellékletét képezı, Minıségi 21