7. számú melléklet Két forduló közötti projektfejlesztési szakasz eljárásrendje a Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "7. számú melléklet Két forduló közötti projektfejlesztési szakasz eljárásrendje a Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program"

Ágnes Nemesné
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 7. számú melléklet Két forduló közötti projektfejlesztési szakasz eljárásrendje a Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program A felsőoktatási tevékenységek színvonalának emeléséhez szükséges infrastrukturális és informatikai fejlesztések támogatása c. pályázati felhívásához Kódszám: TIOP-1.3.1/07/1 A projektek az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósulnak meg 1

2 Két forduló közötti projektfejlesztési szakasz 1. A projektfejlesztési szakasz menete A kétfordulós eljárás menetét az alábbi ábra szemlélteti. ELSO PÁLYÁZATI FORDULÓ (fix határidos) PROJEKTFEJELSZTÉSI SZAKASZ MÁSODIK PÁLYÁZATI FORDULÓ (folyamatos beadás) PROJEKTMEGVALÓSÍTÁS min. 30 nap max. 50 nap 0-1 év (projektenként eltéro) max. 80 nap MEGHIRDETÉS BEFOGADÁS FORMAI ÉS JOGOSULTSÁGI ELL. SZAKMAI ÉRTÉKELÉS, KIVÁLASZTÁS BEFOGADÁS FORMAI ÉS JOGOSULTSÁGI ELL. SZAKMAI ÉRTÉKELÉS, JÓVÁHAGYÁS PROJEKTEK Egyszeru projektterv Részletes projektterv A projektfejlesztési szakaszban a projektek a közreműködő szervezettől projektfejlesztési szolgáltatásokban részesülnek, A projektfejlesztési szakasz hossza projektenként változó, de legfeljebb 6 hónap. Ez úgy értendő, hogy a két forduló között annyi időt tölt egy-egy projekt, amennyi a második fordulóban előírt kidolgozottsági szintű és minőségű projektdokumentáció előállításához szükséges. Ez az idő, abban az esetben, ha a projekt már az első fordulós benyújtáskor is teljesen kidolgozott állapotban volt, zéró is lehet, vagyis az ilyen kulcsrakész projektek az első fordulós kiválasztást követően azonnal benyújthatják pályázatukat a második forduló keretében amelynek folyamatos beadási lehetőségének így rögtön az első forduló lezárulását követően meg kell nyílnia. A fenti korlátnak megfelelően a projekt az első fordulós kiválasztási döntéstől számított 6 hónap elteltével elveszíti a jogát arra, hogy a második fordulóban pályázatot nyújtson be. Az ilyen 2

3 projektek támogatására ezután már csak akkor van lehetőség, ha azok egy következő meghirdetett alkalommal újra sikeresen szerepelnek egy első fordulóban. A két forduló között a projektfejlesztés egy előre (közvetlenül az első fordulót követően) meghatározott útvonalterv mentén halad, amelyet a KSZ és a pályázó közösen dolgoznak ki. Az útvonalterv részeként mérföldöveket határoznak meg, amelyeket a projektfejlesztési szakaszban a projekteknek fokozatosan teljesíteniük kell, és amelyek megtételét a KSZ értékeli és igazolja. Így a két forduló közötti tartalmi fejlődést a projektek fokozatosan, lépésenként (mérföldkövenként) teszik meg. Ezt az irányított útvonaltervet a KSZ menedzseli, vagyis felelősséget visel a projektfejlesztésért. Fontos, hogy az első forduló alapján támogatásra javasolt projektek számára nem garantált a projektvégrehajtásra szóló támogatás megítélése (a második pályázati kör megnyerése). Ennek további előfeltétele az időben történő, megfelelő kidolgozottság és minőség. 1.1 Mérföldkövek a két forduló között A mérföldkövek rendszere nem jelenti a folyamat szigorú szakaszolását. A két forduló közötti projektfejlesztés egy interaktív és iteratív folyamat. Interaktív, mert a (projektfejlesztéssel foglalkozó, a projektet menedzselő) KSZ munkatárs és a kedvezményezett személyes találkozóin alapul, Iteratív, mert az egyeztetések rendszeresen zajlanak, és ezek során a kedvezményezett visszacsatolásokat kap a projektje állásáról. Az alábbiakban felsorolt mérföldkövek a projekttervezésnek nem kronologikus, hanem logikai sorrendjét jelentik. Ennek megfelelően a visszatérés korábbi mérföldkövekhez, már lezártnak tekintett témák újranyitása, valamint a párhuzamosság nem tiltott, sőt a gyakorlatban kifejezetten valószínű, és javasolt. Párhuzamosan futó tevékenységeket már a tervezés szintjén célszerű beleépíteni az útvonaltervbe. Pl. amíg a kedvezményezett a hatósági engedélyezésre vár, addig foglalkozhat a menedzsment szervezet felállításával. Az útvonalterv nem tevékenységek egymásutánja, hanem ún. hálós tervezési módszerrel készített ütemterv (lásd az ábrát). Hálós útvonalterv A két forduló közötti projektfejlesztés során a KSZ és a kedvezményezett közösen fejlesztik ki a projektet az első fordulóban benyújtott projektötletből, együtt építik fel azt az alábbi mérföldkövek mentén: 1. Útvonalterv elkészítése 2. Partnerek véglegesítése 3. Projekt tevékenységeinek beazonosítása Tevékenységek Útvonalterv elkészítése Partnerek bevonása Projektmenedzsment Projekttartalom véglegesítése Engedélyezés Kiviteli tervek Pályázati dokumentáció Finanszírozás 3

4 4. Finanszírozási terv véglegesítése 5. Tervezés, projekttartalom véglegesítése 6. Engedélyezés 7. Projektmenedzsment megtervezése 8. Kiviteli tervek elkészítése 9. Teljes pályázati dokumentáció összeállítása Fontos kiemelni, hogy a mérföldkövek eloszlása nem egyenletes (jellemzően nem az). Azt is látni kell, hogy a külső tényezők, inputok aránya is eltérő az egyes szakaszokban. Ezáltal a mérföldkövek tervezhetősége is változó, azonban jellemzően bizonytalansági tényezőkkel kell számolni a meghatározásukkor. Fontos továbbá, hogy az alábbiakban felsorolt mérföldkövek eléréséhez szükséges tevékenységek párhuzamosan is folyhatnak. A következőkben ismertetjük, hogy az egyes mérföldkövek mikor tekinthetők teljesítettnek, valamint várhatóan nagyjából mennyi az egyes szakaszok időigénye Útvonalterv elkészítése A KSZ munkatárs és a kedvezményezett közös munkájának első lépése az útvonalterv elkészítése. Ebben a projektfejlesztés jelen fejezetbe foglalt mérföldkövei kerülnek rögzítésre; meghatározva azok céldátumát. Maximális időigény: 0,5 hónap Partnerek véglegesítése A projekt akkor éri el a mérföldkövet, ha A projektgazda pontosan meg tudja nevezni a partnerek körét, A partnerek közötti feladatmegosztás tisztázott, Ezen információkat a partnerek egy szándéknyilatkozatba foglalják (kiegészítve részvételi szándékukkal a projektben, közreműködésben a további pályázati folyamatban) Projekt tevékenységeinek beazonosítása Ennél a mérföldkőnél még nem szükséges a tevékenységek véglegesítése, mindössze ezek körének vázlatos beazonosítása. Elegendő, ha a kedvezményezett indikatív projektlista-jellegű tevékenységlistát bemutat. Vagyis teljesíti a mérföldkövet, ha A feladatok tevékenységekre bontása megtörtént, A tevékenységek logikusan rendszerezettek, A feladatelemek pénzügyi igénye még nem pontosan definiált, azonban lényeges nagyságrendi eltérés nem tapasztalható az első körben benyújtott összeghez képest (pl. csak 30%-kal haladja meg azt). Maximális időigény: 0,5 hónap Finanszírozási terv véglegesítése A finanszírozási terv nem egyenlő a költségvetéssel több annál. A költségek szerkezetén és ütemezésén kívül részletesen foglalkozik a forrásoldallal, valamint és a 4

5 KSZ-hez benyújtott projekten kívüli projekttevékenységekkel is (pl. nem támogatható tevékenységek finanszírozása). A kedvezményezett akkor éri el a mérföldkövet, ha Elkészíti a részletes költségvetést (mekkora összeget szán az egyes tevékenységekre), Pontosan bemutatja a források szerkezetét, Elkészíti a likviditástervet kockázati tervvel kiegészítve, arra az esetre, ha az Uniós támogatás csak késéssel érkezik meg Tervezés, projekttartalom véglegesítése A projekttartalom és a finanszírozási terv véglegesítése mérföldkövek speciálisak abból a szempontból, hogy ezek a tevékenységek jellegüknél fogva nem egymást követően, hanem párhuzamosan zajlanak. A projekttartalom abban az esetben tekinthető véglegesnek, ha az Projekt tevékenységeinek beazonosítása pontban tervezett feladatok közül a kedvezményezett kiválasztotta a ténylegesen megvalósítani kívánt tevékenységek körét, továbbá részletekbe menően bemutatja A megvalósítás módszertanát, A projekt ütemtervét, A kockázatelemzést, A projekt indikátorait (ide értve a célértéket, az adatok gyűjtésének módját, stb.) Engedélyezés A mérföldkő teljesítettnek tekinthető, ha az előző pontban foglalt tevékenységekre az engedélyeket az illetékes hatóságok kiadták. Maximális időigény: 5 hónap Projektmenedzsment megtervezése A projektmenedzsment tervezésekor a kedvezményezettnek meg kell határoznia A projektmenedzser személyét, feladatait, A projektszemélyek döntési jogkörét, a döntések rendszerét, A konzorciumon belüli egyeztetések rendszerét, és azért felelős személyét, A projekt kommunikációját (ide értve a tájékoztatás és nyilvánosság követelményeinek való megfelelést is), A projektiroda működését, Azt, hogy ki és hogyan látja el a nem a projektmenedzserhez rendelt projektmenedzsment jellegű feladatokat. Ezen mérföldkő kapcsán javasolt kiemelten kezelni az adminisztrációs kötelezettségeknek való megfelelés módjának megtervezését (pl. projekt-előrehaladási jelentések elkészítése). Maximális időigény: 0,5 hónap 5

6 1.1.8 Kiviteli tervek elkészítése A kedvezményezett akkor éri el a mérföldkövet, ha az os pontban engedélyezett tervek alapján elkészültek a kiviteli tervek, amik alapján megkezdhetők a munkálatok. Maximális időigény: 2,5 hónap Pályázati dokumentáció összeállítása Az utolsó lépés a pályázati dokumentáció összeállítása, és a pályázat benyújtása. Természetesen a KSZ itt nem végez részletes és tételes ellenőrzést, csak a kritikus (pl. nem hiánypótolható), valamint az összetett dokumentumokat tekinti át alaposabban. A tanácsadás másik fókusza az eddig dokumentumokhoz képest kiegészítő elemek, vagyis a pályázat azon részei, melyekkel a korábbi mérföldkövek elérése kapcsán a kedvezményezett nem foglalkozott (pl. esélyegyenlőség a projektben). 6

Hasonló dokumentumok

ÁLTALÁNOS SABLON AZ EL ZETES MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY ELKÉSZÍTÉSÉHEZ

ÁLTALÁNOS SABLON AZ EL ZETES MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY ELKÉSZÍTÉSÉHEZ A projektek az Európai Unió támogatásával, az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósulnak meg. TARTALOMJEGYZÉK