A folyamatok egyszerűsítése az OB10 e- számlázás segítségével

Átírás

1 A folyamatok egyszerűsítése az OB10 e- számlázás segítségével Dátum: 15 Január 2013 Tisztelt Hölgyem/Uram! Általános célkitűzésünk, hogy áttérjünk a papír nélküli működésre, és szeretnénk megmutatni, hogy BioPharma elnevezésű stratégiánk milyen módon fejleszti vállalatunkat, ezért a Bristol- Myers Squibb elektronikus számlázási programot vezet be minden olyan számlára, amelyet áruszállító és szolgáltató partnereink küldenek nekünk. Az elektronikus számlázás néhány órán belül biztonságosan és garantáltan kézbesíti az Ön számláit, ami lehetővé teszi számunkra, hogy gyorsan és pontosan feldolgozzuk azokat. Ezenkívül a számlák állapotát is bármikor megnézheti biztonságos online fiókjában, a oldalain. Az elmúlt évi számlázások elemzése alapján az Ön vállalata is bekerült a Bristol-Myers Squibb stratégiai fontosságú programjába, így az Ön részvételét is szeretnénk elvárni. Ezek után 1 május 2013 a Bristol-Myers Squibb kötelezettségkezelő osztálya nem fogad el papíralapú számlát az Ön vállalatától, és csak elektronikus úton küldhet számlát a Bristol-Myers Squibb részére. A Bristol-Myers Squibb partneri szerződést kötött az OB10 vállalattal, egy e-számlázást kínáló szolgáltatóval, hogy megkönnyítse Önnek az elektronikus számlázásra történő átállást, és kezelje a további folyamatokat. Az OB10 rugalmas lehetőségeket biztosít az elektronikus számlák beküldésére, amelyek alkalmazkodnak a különböző méretű szállítókhoz, illetve a különböző szállítói rendszerekhez és feldolgozási igényekhez. Megkértük az OB10 vállalatot, hogy a következő 10 napon belül vegyék fel Önnel a kapcsolatot, és segítsenek megérteni a lehetőségeket, illetve áttérni az elektronikus számlázásra. Ráadásul, ha már Ön is jelen lesz az OB10 hálózatában, akkor a hálózatban megtalálható más ügyfeleknek is küldhet elektronikus számlákat, ezáltal az Ön vállalatának folyamatai is egyszerűsödnek és javulnak. A fenti cél elérése érdekében arra kérjük, hogy tartsa be az alábbi határidőket. A folyamat menete Határidő Esemény Mit kell tennie a Bristol- Myers Squibb stratégiai partnerével, az OB10-nel Nem később mint 15 február 2013 Nem később mint 1 március 2013 Lehetőség elfogadása Alá kell írni és el kell küldeni a szolgáltatási szerződést. Tesztfájl átadása Végre kell hajtani a bevezetési munkalapon leírtakat, át kell adni a tesztfájlokat, és együtt kell működni az OB10 szakértőjével az adatfájl fordításának ellenőrzése és jóváhagyása érdekében. Nem később mint 1 április 2013 Első számla elküldve/éles működés Küldje el számláját a Bristol-Myers Squibb részére az OB10 rendszerén keresztül

2 Mit jelent ez az Ön számára? Biztonságos és garantált számlakézbesítést néhány órán belül, beleértve a számla átvételének visszaigazolását is Gyorsabb számlafeldolgozás rövidebb ideig tart a számlák feldolgozása, ami lehetővé teszi az időben történő kifizetést TELJESEN KÖTETLEN ADATFORMÁZÁSI technológia nincs szükség semmilyen egyéb szoftverre vagy hardverre Nagyobb átláthatóság és pontosabb cashflow-menedzsment az éjjel-nappal működő hozzáférésnek és a jelentéskészítési lehetőségeknek köszönhetően Teljes mértékben kiküszöbölhetők azok az alapproblémák, melyek fizetési késedelemhez vezetnek Követi az Áfa-szabályokat, függetlenül attól, hogy a számlákat honnan és hová küldik Szállítói portál a számlák és a fizetési állapot követéséhez Környezetvédelmi szempontból fenntartható megoldás megóvja a fákat és csökkenti a szállítási igényt Az OB10 rendszerén keresztül bonyolított elektronikus számlázás díj ellenében vehető igénybe. Várakozásaink szerint azonban a rendszer előnyei semlegesítik ezeket a költségeket. A mellékelt tájékoztató az OB10 szolgáltatás lehetőségeit és költségeit tartalmazza. Ne feledje, hogy az OB10 szállítói portál angol nyelven működik. A hálózatról, illetve a vállalatának kínált előnyökről itt olvashat bővebben: Ezekről azonban az OB10-től is tájékoztatást fog kapni. Előre is köszönjük, hogy Ön is támogatja ezt a rendkívül fontos kezdeményezést. Már várjuk, hogy az Ön számlái is elektronikusan érkezzenek hozzánk. Ha kapcsolatba szeretné lépni az OB10-nel, küldjön t a clientservices@ob10.com címre. Tisztelettel: George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

3 OB10 szállítói díjak Az OB10 kétféle továbbítási lehetőséget kínál a szállítói számlákhoz: integrálás és kézi továbbítás. Ezekhez a továbbítási módokhoz kis mértékben különböző díjstruktúra kapcsolódik, amint az alább látható. Integrált szállító A webes űrlapot használó szállító Éves díj: 1100 (750 ) Hozzáférést biztosít az összes olyan ügyfélhez, aki tagja a hálózatnak Nincs éves díj Számlánkénti tranzakciós költség: 0,32-1 (0,22-0,67 ) Előre vásárolt tranzakciók: Első 12 tranzakció = ingyenes 25 számla = 35 (25 ) 50 számla = 65 (45 ) 125 számla = 150 (100 )

4 OB10 GYIK Kell szerződést kötnöm az OB10-nel? Igen. Ha az integrált megoldást választja, akkor szerződést kell kötnie az OB10-nel. Ha a webes űrlapot választja, akkor a megjelenő általános feltételeket kell elfogadnia. Miért nem a Bristol-Myers Squibb fizeti a díjakat? Az OB10 szolgáltatásának használatáért Ön és a Bristol-Myers Squibb is fizet díjat, hogy mindketten élvezni tudjuk a szolgáltatás előnyeit. Számításaink azt mutatják, hogy a nyomtatás és a kézbesítés költségeit is figyelembe véve olcsóbb a számlákat az OB10 rendszerein keresztül elektronikusan továbbítani. Csak akkor lehet üzleti kapcsolatom a Bristol-Myers Squibb vállalattal, ha az OB10 rendszerét használom számlázáshoz? Igen. 1 április 2013 után a Bristol-Myers Squibb kötelezettségkezelő folyamata nem fogad papíralapú számlákat az Ön vállalatától. Ezek helyett csak elektronikus úton lehet számlákat küldeni. Akkor is ezt a szolgáltatást kell használnom, ha a számláimat jelenleg időben kifizetik? Igen. Az OB10 szolgáltatás használata biztosítani tudja, hogy a kifizetések továbbra is időben megérkezzenek. Mi történik akkor, ha továbbra is papíralapú számlákat küldök? Amíg a regisztráción dolgozik az OB10 rendszerében, továbbra is fogadjuk a papíralapú számlákat. Meghatároztunk azonban egy határidőt, és 1 április 2013-ig a szállítóknak át kell térniük a hálózat használatára. Amint elkezd elektronikus számlákat küldeni az OB10 hálózatában, kérjük ne küldjön több papíralapú számlát. Megjegyzés: az OB10 használatának megkezdése után érkező papíralapú számlákat elutasítjuk. A Bristol-Myers Squibb az OB10 rendszerén keresztül fogja lebonyolítani a kifizetéseket? Az OB10 nem egy kifizetéskezelő rendszer. A Bristol-Myers Squibb továbbra is a jelenleg használt fizetési módot fogja alkalmazni. Kell valamilyen szoftvert telepíteni? Nem, semmilyen szoftverre nincs szükség. Az OB10 egy rendkívül egyszerűen használható megoldást kínál. A kötelező érvényű adatszabványok helyett az OB10 által alkalmazott TELJESEN KÖTETLEN ADATFORMÁZÁS bármilyen formátumban és fájlstruktúrában képes fogadni a számlákat. Más ügyfeleknek már szoktam küldeni bizonyos számlaadatokat; küldhetek EDI/XML számlákat közvetlenül a Bristol-Myers Squibb részére? Az EDI és az XML pusztán egy adatformátum az OB10 szemszögéből, ezért ilyen formátumban is elküldheti az adatokat az OB10 részére, ha az integrált megoldást választja. A Bristol-Myers Squibb a jövőben nem fogad elektronikus adatokat közvetlenül a szállítóktól, mivel egyetlen konszolidált számlafájlt fogunk kapni az OB10-től, ami az összes szállítónk számláját tartalmazni fogja. Már van egy olyan megoldásom, melynek révén az ügyfeleim az interneten keresztül is elérhetik és megnézhetik a számláimat. Használhatom ezt a megoldást az OB10 helyett? Nem. Az OB10 hálózata gondoskodik róla, hogy a Bristol-Myers Squibb olyan formátumban kapja meg az Ön által elküldött adatokat, amelyet fel lehet tölteni számviteli szoftverünkbe, és (ahol ez szükséges) egyeztetni tudjuk az áruátvételi bizonylatokkal. A Bristol-Myers Squibb üzleti folyamatai és igényei szempontjából nem

5 megfelelő egy olyan megoldás, amelyik a számla képét vagy az adatokat egy fix formátumban adja át. Mi a teendő, ha nem rendelkezem elektronikus számla előállításához szükséges rendszerrel? Kérjük, érdeklődjön az OB10 képviselőjénél a további lehetőségekről. Minden ügyfelemnek küldhetek elektronikus számlákat az OB10 segítségével? Igen. Miután regisztrált az OB10 rendszerében, az OB10 hálózatához tartozó bármelyik ügyfélnek küldhet elektronikus számlákat. Hamarosan másik számlázó szoftverre szeretnék áttérni; várhatok vele? A kitűzött célunk az, hogy 1 április 2013-ig minden szállító regisztráljon és áttérjen az elektronikus számlaküldésre. Az OB10 hálózata bármilyen adaformátumot képes fogadni, így Ön is csatlakozhat a hálózathoz, és elküldheti a számláit. Amikor felkészült új szoftverének használatára, egyszerűen tájékoztassa az OB10-t az adatformátumban bekövetkező változásokról, és ők elvégzik a megfelelő módosítások a hálózatban, így biztosítva a gondtalan átmenetet és a folyamatos számlakézbesítést. Milyen nyelveken tud segítséget nyújtani az OB10? Az OB10 angol, francia, német, holland, spanyol és olasz nyelven kínálja értékesítési, bevezetési és támogatási szolgáltatásait. Az alábbi országokban pedig helyi ügyfélszolgálati vonallal is rendelkezik az OB10: Ausztrália +61 (0) Belgium +32 (0) Dánia +45 (0) Finnország +358 (0) Franciaország +33 (0) Németország +49 (0) Írország +353 (0) Olaszország Malajzia +60 (0) Hollandia +31 (0) Új-Zéland +64 (0) Szingapúr +65 (0) Spanyolország +34 (0) Svédország +46 (0) Egyesült Királyság +44 (0) Kaphatok valahol további tájékoztatást az OB10 szolgáltatásáról? Igen, a következő oldalon: Hol kaphatok további tájékoztatást arról, hogyan lehetek vevő az OB10 szolgáltatásban? Kérjük, keresse fel a oldalt.

6 1 / 3 e-invoicing and an overview of your options Join OB10 and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cashflow management Tax compliance: guaranteed legal and tax compliance Easy and cost-efficient invoicing at any time OB10 offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to OB10 using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the OB10 Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works Supplier Buyer OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 2 / 3 By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable ontime payment. Through the OB10 Portal you have access to the OB10 archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the OB10 Portal is the best option for your company. 1. Integrated Solution: sending an extracted data file This option suits organizations that send a high volume of invoices. The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process data in virtually any format and handle the data transformation based on your customer s requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the integrated solution Annual Membership 1100* Per Invoice Transaction costs 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. If you have multiple tax entities there will likely to be additional charges. These charges will fluctuate based on the number of formats, and separate connections etc. For more information, please contact your OB10 representative. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join OB10, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

8 3 / 3 2. Web Form: sending electronic invoices using the OB10 Portal The OB10 Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for using the Web Form There are several pricing options available when submitting invoices through the Web Form. Upon registration, all new suppliers using this option automatically receive 12 free transactions. At the end of your first anniversary, if you have not used all of your free transactions, we will replenish your account back to 12 invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 12 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase your first batch of transactions (minimum 25 invoices). You will then no longer have access to the free invoice option. Web Form pricing structure** Transaction Level Transactions 1 12 Free* * The initial 12 free transactions are automatically available, can be used during the course of 12 months and will be replenished at the end of one year. If more than 12 transactions are required during the course of the year, you must purchase at least 25 transactions. Once you make your first purchase, you will no longer have access to the free invoice option. ** Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo and American Express. We can also invoice you, however, you will be required to purchase a minimum of 125 transactions and pay an administration fee of 15%. Getting started with the Web Form submission through the OB10 Portal As part of your invitation to join the OB10 network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via OB10. For more information on OB10, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.