GlaxoSmithKline Biologicals

Átírás

1 A GSK Biologicals elektronikus számlázásra vált Tisztelt Hölgyem/Uram! A GSK Biologicals vállalatnak a hatékonyság és a szolgáltatások fejlesztését célzó irányelve értelmében jelenleg a Procure to Pay (beszerzéstől a fizetésig) stratégiánk újabb szakaszának bevezetésén dolgozunk. Ennek részeként elektronikus számlázásra váltunk. A célunk, hogy 2014-re a számlák 100%-a elektronikus formátumú legyen. Az elektronikus számlázás 24 órán belüli számlakézbesítést garantál. A számlák és a megrendelések állapota az OB10 portálján követhető nyomon. Ez milyen előnyökkel jár? Pontosabbá válnak a számlakezelési és kifizetési folyamatok. o A számlák azonnal bekerülnek a rendszerbe jóváhagyásra. o A számla kelte és az érkeztetési dátum meg fognak egyezni. Nincs több eltűnt számla. Költségcsökkentő hatású a számlakezelés, a nyomtatás és a postára adás szempontjából. Kevesebb hiba történik a kézzel történő feldolgozáshoz képest. A számlák állapota (fogadott/zárolva/ kifizetve stb.) nyomon követhető az OB10 portálon. Mit kell tennie? Megkértük az OB10 vállalatot, hogy tíz napon belül vegyék fel Önnel a kapcsolatot, és segítsenek megérteni a lehetőségeket, illetve áttérni az elektronikus számlázásra. Önnek semmilyen új szoftvert nem kell megvásárolnia. Az OB10 meg fogja keresni Önt, hogy megfelelően felvilágosítsa az elektronikus számlázás előnyeiről és az elérhető lehetőségekről. Válasszon megoldást legkésőbb október 31-ig. Regisztráljon online az OB10 portálon: A regisztráció véglegesítése után a GSK Biologicals az OB10 portálon keresztül továbbítja az összes megrendelést. A számlákat ezek után elektronikus úton kell továbbítani, a papíralapú számlázás elhagyható. Mik az elektronikus számlázás költségei? Az OB10 rendszer használata kisebb díj ellenében vehető igénybe, de biztosra vesszük, hogy ez a megtakarított idő, papír- és postaköltség tekintetében gyorsan megtérül. A hálózatról, illetve a vállalatának kínált számos előnyről itt olvashat bővebben: Kihez fordulhatok? OB10: ben a ClientServices@OB10.com címen, illetve telefonon valamelyik helyi telefonszámon. GSK Biologicals: ben a WW.GSK-EDI@GSK.COM címen. Előre is köszönjük, hogy Ön is támogatja ezt a kezdeményezést! Reméljük, hogy az Ön számlái is az OB10 rendszerén keresztül érkeznek be hozzánk a közeljövőben. Tisztelettel: Denis Dubru alelnök, Finance Shared Services Stephane Masseran alelnök, Procurement

2 Gyakran ismételt kérdések Miért használjam az OB10 hálózatot a számláim elküldésére? Azért, mert a GSK Biologicals hamarosan csak ebben a formátumban fogad számlákat a szállítóitól. Az OB10 hálózaton keresztüli elektronikus számlázás a GSK Biologicals vállalattal folytatott üzleti kapcsolatok feltétele? A GSK Biologicals jelenleg a papíralapú számlák felszámolásán dolgozik, hogy kihasználja az elektronikus számlázás által a vállalat és a szállítók számára biztosított előnyöket. A vállalat a jövőben nem fogad be papíralapú számlákat. Az OB10 által végzett felmérés eredményei (2011-ből): Az elektronikus számlázás feltétel az új pályázatok során és az új szállítók számára? Igen. Az OB10 rendszerén keresztüli elektronikus számlázás szerepelni fog az új szállítók és pályázók értékelési folyamatának szempontjai között. Az új partnerektől és szállítóktól a GSK Biologicals megkívánja, hogy az OB10 rendszerét használják számláik továbbítására a GSK Biologicals felé. Mi történik akkor, ha továbbra is papíralapú számlákat küldök? Amíg a regisztrációja zajlik az OB10 rendszerében, továbbra is fogadjuk a papíralapú számlákat. A év végi határidőig azonban a szállítóknak át kell térniük az OB10 hálózat használatára az elektronikus számlák

3 továbbításához. Amint elkezd elektronikus számlákat küldeni az OB10 hálózatában, kérjük, ne küldjön több papíralapú számlát, mivel a GSK Biologicals a továbbiakban nem kezeli őket. A szolgáltatásnak van külön díja? Ha az Integrált megoldás lehetőséget választja, éves tagdíjat, illetve tranzakciós díjat kell fizetnie. A pontos árakat a mellékelt Lehetőségek című dokumentum sorolja fel. Ha a Webes űrlap lehetőség mellett dönt, a szolgáltatás megkezdéséhez nem szükséges telepítési és csatlakozási díjat fizetnie. Mindössze számlánkénti tranzakciós díjat kell fizetnie. Mire vonatkozik az Integrált megoldás tagdíja? A tagdíj az OB10 hálózathoz történő csatlakozás beállításának költségeit és az OB10 hálózat általános karbantartási díjait fedezi. Ez egy éves díj, amely független az OB10 hálózaton keresztül kiszolgált ügyfelek számától. Miért nem a GSK Biologicals fizeti a költségeket? Az OB10 szolgáltatás használata az Ön és a GSK Biologicals számára egyaránt díjköteles, mivel mindketten élvezik a vele járó előnyöket. Ne feledje, hogy az elektronikus számlázásra történő áttéréssel Ön papír-, nyomtatási és postaköltséget takarít meg. Elemzéseink szerint az elektronikus számlázásra történő áttéréssel a szállítók komoly megtakarításokat érnek el, mivel a folyamatok felgyorsulnak, és jelentősen csökken a számlák feldolgozásának időtartama. A GSK Biologicals az OB10 hálózaton keresztül fog fizetni? Az OB10 nem kifizetéskezelő rendszer. A GSK Biologicals a jövőben is a jelenlegi kifizetési eljárást fogja alkalmazni. Kell szerződést kötnöm az OB10 vállalattal? Igen. Ha az integrált megoldást választja, külön szerződést kell kötnie az OB10 vállalattal. Ha a webes űrlap használata mellett dönt, az OB10 által közzétett rendes feltételeket kell elfogadnia. Kell valamilyen szoftvert telepíteni? Nem. Semmilyen szoftverre nincs szükség. Az OB10 rendkívül egyszerűen használható megoldást kínál. A kötelező érvényű adatszabványok helyett az OB10 által alkalmazott TELJESEN KÖTETLEN ADATFORMÁZÁS bármilyen formátumban és fájlstruktúrában képes fogadni a számlákat. Más ügyfelek viszonylatában már küldök közvetlenül számlaadatokat. Küldhetek EDI/XML-számlákat közvetlenül a GSK Biologicals vállalatnak? Az EDI és az XML pusztán egy adatformátum az OB10 szemszögéből, ezért ilyen formátumban is elküldheti az adatokat az OB10 részére, ha az integrált megoldást választja. A GSK Biologicals a jövőben nem fogad elektronikus adatokat közvetlenül a szállítóktól, mivel egyetlen összesített fájlt kapunk az OB10-től, amely az összes szállítónk számláját tartalmazza. Már rendelkezem egy olyan megoldással, amely révén az ügyfeleim az interneten keresztül is elérhetik és megnézhetik a számláimat. Használhatom ezt a megoldást az OB10 helyett? Nem. Az OB10 hálózata gondoskodik róla, hogy a GSK Biologicals olyan formátumban kapja meg az Ön által elküldött adatokat, amelyet fel lehet tölteni számviteli szoftverünkbe, és amelyet, ha szükséges, egyeztetni tudunk az áruátvételi bizonylatokkal. Ha csak a számláról készített képet küldi el a GSK Biologicals vállalatnak, vagy egy adott formátumban teszi letölthetővé az adatokat, azzal nem elégíti ki a GSK Biologicals üzleti követelményeit.

4 Mi a teendő, ha nem rendelkezem elektronikus számla előállításához szükséges rendszerrel? Az OB10 biztonságos portálján online hozhat létre számlákat a webes űrlap használatával. Nincs szükség külön szoftver telepítésére, Nincs szükség külön szoftver telepítésére, csak internetkapcsolatra és egy hagyományos böngészőre. Minden ügyfelemnek küldhetek elektronikus számlákat az OB10 segítségével? Igen. Miután feliratkozott az OB10 hálózatára, bármelyik ügyfélnek küldhet elektronikus számlákat a hálózatban, így a GSK Biologicals vállalat többi jogi személye számára is. Ha Ön már használja az OB10 rendszert, lépjen kapcsolatba velük, hogy felvehesse őket a partnerlistájára. A GSK Biologicals OB10- rendszerbeli számai a következők: Belgium Franciaország Németország Magyarország Szingapúr Kanada USA Hamilton USA Marietta AAA AAA AAA AAA AAA AAA AAA AAA Hamarosan másik számlázó szoftverre szeretnék áttérni; várhatok vele? Az OB10 hálózat minden beérkező adatformátumot elfogad, így Ön is csatlakozhat az OB10 hálózathoz, és továbbíthatja a számláit a meglévő számlázó szoftverével majd amint készen áll az új szoftver használatára, tájékoztassa az OB10 vállalatot a bevitt adatokat érintő változásokról. Az OB10 elvégzi a szükséges módosításokat az OB10 hálózatban, így biztosítva a gondtalan átmenetet és a folyamatos számlakézbesítést. Az OB10 az angolul nem beszélő személyzetet is ki tudja szolgálni? Mivel a GSK Biologicals globális vállalat, egyre szélesebb körben használja az angol nyelvet, és elvárja, hogy az OB10 rendszeren keresztül beérkező számlák és jóváírások nyelve az angol legyen. Ha az OB10 rendszerbeli fiókbeállításhoz az anyanyelvén van szüksége segítségre, hívja a +44 (0) as telefonszámot, ahol a következő nyelveken kaphat segítséget: holland, francia, német, olasz, portugál, illetve spanyol. Az OB10 emellett az alábbi országokban rendelkezik helyi ügyfélszolgálattal: Telefonszám az adott országban Ausztrália +61 (1) Belgium +32 (0) Dánia Finnország +358 (0) Franciaország +33 (0) Németország +49 (0) Írország +353 (0) Olaszország Malajzia +60 (1) Hollandia +31 (0) Új-Zéland +64 (0) Norvégia Lengyelország Portugália +351 (1) Szingapúr +65 (8) Dél-Afrika

5 Spanyolország Svédország +46 (0) Svájc Egyesült Királyság +44 (0) Egyesült Államok és Kanada +1 (0) Egyesült államokbeli adatközpont +1 (0) Ázsia és a csendes-óceáni térség (APAC) többi országa +60 (3) Kaphatok valahol további tájékoztatást az OB10 szolgáltatásáról? Igen, a következő oldalon: Hol kaphatok további tájékoztatást arról, hogyan lehetek vevő az OB10 szolgáltatásban? Kérjük, keresse fel a oldalt.

6 1 / 3 Az elektronikus számlázás és a lehetőségek áttekintése Ha az OB10-et választja, a következő előnyökhöz jut: Biztonságos és garantált számlakézbesítés: nincs több útközben elveszett papíralapú számla. Időben történő kifizetés: ügyfelei gyorsabban fel tudják dolgozni a számlákat. Nincs több késés: a számlákat nem lehet hiányosan kitöltve elküldeni, nem érkezhetnek rossz helyre, és nem igényelnek manuális feldolgozást. Biztonságos online kapcsolat: a számlák egyszerűen, külön hardver vagy szoftver nélkül feladhatók. Folyamatos elérhetőség és jelentéskészítés: nagyobb átláthatóság és pontosabb cashflow-menedzsment. Adóhatósági megfelelés: garantált megfelelés a jogszabályoknak és az adóhatóságnak. Egyszerű és költséghatékony számlázás bármikor Az OB10-ben két elsődleges mód létezik a számlák és hitelügyletek beküldésére. Ön közvetlenül küldi el az adatfájlt az OB10-nek az integrált megoldás használatával, vagy a webes űrlapon hoz létre számlákat az OB10 portálján. Ebből a dokumentumból megtudhatja, hogyan működik az elektronikus számlázás, és milyen lehetőségeket biztosít az Ön számára. Hogyan működik? Szállító Vevő OptionsOverview_GBP, HU, 8/12 Copyright 2012 OB10. Az OB10 és az OB10 embléma az OB10 Limited törvény által védett védjegye.

7 2 / 3 A számlamásolatok, illetve a vevők által kért adatok meglétének ellenőrzésével automatizált, átlátható feldolgozást és időben történő kifizetést kínálunk. Az OB10 portálján keresztül Ön elérheti az OB10 archívumát, és többféle jelentéskészítési lehetőség közül választhat. Kérjük, alaposan olvassa át ezt a dokumentumot, mielőtt eldöntené, hogy az integrált megoldás vagy az OB10 portálján elérhető webes űrlap a jobb megoldás a vállalata számára. 1. Integrált megoldás: kivonatolt adatfájl küldése Az integrált megoldás minden elemében automatizált folyamat, amely közvetlenül a számlázási rendszerből készít adatfájl-kivonatot, és továbbítja azt a vevő pénzügyi rendszerébe. Azaz: A számlákat bármilyen konzisztens adatfájl-formátumban feldolgozzuk, és az adatokat a vevő igényei szerint konvertáljuk. Nincs szükség külön hardver vagy szoftver telepítésére. Az összes számlához elég egyetlen összesített adatfájl elküldése. Amint csatlakozott a hálózathoz, egyszerűen küldhet számlákat más vevőknek. Az integrált megoldás költsége Éves tagdíj 1100 euró* Havi 1 20 számla esetén Havi számla esetén Havi számla esetén Havi számla esetén Havi 2001 számla fölött Számlánkénti tranzakciós költség 1,00 euró 0,80 euró 0,60 euró 0,44 euró 0,32 euró * Nem tartalmazza a vevői csatlakozási díjat. Az éves díj egyetlen adóalanyhoz tartozó fiók létrehozását és karbantartását fedezi. Fontos: A tranzakciós költség havonta kerül felszámításra, és a számlák darabszámától függ. Integrált megoldás első lépések Miután ügyfele meghívta Önt az OB10 rendszerébe, rendelkezésre álló szakértőink egyike végigvezeti Önt a regisztrációs folyamaton. OptionsOverview_GBP, HU, 8/12 Copyright 2012 OB10. Az OB10 és az OB10 embléma az OB10 Limited törvény által védett védjegye.

8 3 / 3 2. Webes űrlap: elektronikus számlák küldése az OB10 portálján Az OB10 webes űrlapja olyan vállalatok számára készült, amelyek éves szinten kevés számlát bocsátanak ki a vevőik számára. A portál biztonságos csatlakozást nyújt, és garantálja, hogy a vevők néhány órán belül megkapják a számláit, így azok gyorsan feldolgozhatják és kifizethetik őket. A webes űrlap használatának költségei A számlák webes űrlapon keresztül történő elküldése során többféle fizetési lehetőség közül lehet választani. Regisztrálás után minden, a lehetőséget újonnan választó ügyfél 12 ingyenes tranzakciót kap ajándékba. Az első év végén, amennyiben Ön nem használta fel az összes ingyenes tranzakciót, úgy fiókjában az elérhető tranzakciók számát visszaállítjuk 12-re, amelyet a következő 12 hónapban használhat fel. Ha mind a 12 ingyenes számlát felhasználja, és a 12 hónap során újabbakra lenne szüksége, meg kell vásárolnia az első tranzakciós csomagot (amely legalább 25 számlát tartalmaz). A továbbiakban Ön nem élhet az ingyenes számlázási lehetőséggel. A webes űrlap árai* Tranzakció szintje Tranzakciók száma 1 12 Ingyenes * Fizetési lehetőségek: PayPal vagy hitelkártya segítségével fizethet. A következő hitelkártyákat fogadjuk el: Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo, illetve American Express. Mi is számlázhatunk Önnek, ekkor azonban legalább 125 tranzakció díját és 15%-os kezelési költséget kell kifizetnie. Webes űrlapok küldése az OB10 portálon első lépések Az OB10 hálózatába szóló meghívás részeként Ön egy, a regisztráció folyamatát bemutató t kap. A regisztráció végén ben elküldjük bejelentkezési adatait, és ezután elkezdheti az elektronikus számlák küldését az OB10 rendszerből. Ha többet szeretne tudni az OB10-ről, az elektronikus számlázásról és a rendelkezésére álló lehetőségekről, látogasson el a webhelyre, vagy írjon nekünk az info@ob10.com címre. OptionsOverview_GBP, HU, 8/12 Copyright 2012 OB10. Az OB10 és az OB10 embléma az OB10 Limited törvény által védett védjegye.