Az Óbuda 17. sz. Lakásfenntartó Szövetkezet együttműködési szabályzata (külső ingatlankezelő cég igénybevétele esetén)

Átírás

1 Az Óbuda 17. sz. Lakásfenntartó Szövetkezet együttműködési szabályzata (külső ingatlankezelő cég igénybevétele esetén) Készült: én a Szövetkezet én érvénybelépett alapszabálya értelmében 1/6

2 Az együttműködési szabályzat célja: a Szövetkezet működtetéséhez igénybevett külső üzemeltető cég és a Szövetkezet választott testülete közötti munkakapcsolat leírása. Miután a szövetkezeti tisztségviselők a napi operatív munkavégzésben nem vesznek részt, jelen dokumentumban kerülnek meghatározásra, a kapcsolattartás minimumai, amelyek megléte elengedhetetlen az elnökség részére a szükséges ellenőrzések elvégzéséhez és a megalapozott döntések meghozatalához. Az együttműködés egyéb kérdései a felek között megbízási szerződés keretében kerülnek meghatározásra. Szabályzásba bevont területek: 1./ A kapcsolattartás a két szervezet között 2./ Bankszámlajegyzés módja a Szövetkezet számláját kezelő pénzintézet(ek) felé 3./ Számlák kiegyenlítésének szabályai (átutalások, kp. kifizetések), és az ehhez szükséges igazolások bemutatása 4./ Szerződések megkötése, szerződések kezelése 5./ Felújítási és jelentős karbantartási munkálatok ajánlatkérések, megrendelések kezelésének menete 6./ Az üzemeltető cég időszakos beszámoltatásának rendszere, ellenőrzések 7./ Elnökségi ülések rendszere 8./ A Szövetkezet területén tartandó fogadónapok rendszere 9./ Gondnoki fogadóórák rendszere 10./ A Szövetkezet bejövő levelezései kezelésének rendje 11./ A Szövetkezet kimenő levelezései kezelésének rendje 12./ Jogi ügyek kezelése, és róluk való tájékoztatás 13./Szövetkezeti tagfelvétel és tagkizárások kezelésének rendje 2/6

3 I./ Szabályzásba bevont területek: 1./ A kapcsolattartás a két szervezet között: - A napi kapcsolatot a Szövetkezet részéről az Elnök, vagy írásos felhatalmazása esetén valamelyik elnökségi tag, míg az ingatlankezelő cég részéről a kapcsolattartásra előzetesen kijelölt személy végzi. - a Felügyelőbiztos az Alapszabály 55./A pontjában meghatározott iratbetekintés joga kiterjed az üzemeltető cégnél kezelt lakásszövetkezeti kezelt iratokra, illetve a Felügyelőbiztos 55/B pontjában meghatározott felvilágosítást kérő joga kiterjed az üzemeltető cég lakásszövetkezettel foglalkozó valamennyi dolgozójára. - A kapcsolattartás lehet szóban, írott papír alapú, vagy elektronikus formájú, de csak az a kinyilatkoztatás tekinthető jogérvényűnek, amelyet a két fél írásban foglalva a másikhoz igazoltan eljuttatott elektronikusan (fax, megnyitott visszaigazolás), vagy papír alapon - A iratok és az átutalási megbízások átadása-átvétele, vagy személyesen az üzemeltető cégnél, vagy belső futárral kézbesítve, előzetesen írásban megjelölt módon történik. 2./ Bankszámlajegyzés módja a Szövetkezet számláját kezelő pénzintézet(ek) felé: Átutalási megbízások aláírója az első helyen a Szövetkezet elnöke, vagy korlátozása esetén valamelyik elnökségi tag, míg a második helyen az üzemeltető cég megbízottja. (a fenti rend a pénzintézeteknél szabályozásra kerül, minden személyi változást követően) 3./ Számlák kiegyenlítésének szabályai (átutalások, kp. kifizetések), és az ehhez szükséges igazolások bemutatása: a./ az átutalási megbízások engedélyezéséhez az üzemeltető cég részéről csatolandó dokumentumok másolatainak jegyzéke: - elfogadott ajánlat - megkötött szerződés - kiállított számla - a munka elvégzését igazoló jegyzőkönyv, vagy munkalap (a munkalap egy előre elkészített formanyomtatvány, amely a szerződéssel nem rendelkező kisebb karbantartási munkálatok leírásait tartalmazza, a felmerülés helyeinek és dátumainak megjelölésével) A teljesülést a szövetkezet, vagy az üzemeltető cég megbízottja, (pld. gondnok, közös képviselő), valamint a vállalkozó együttes aláírásával igazolja. Megjegyzés: a folyamatos szerződések (közüzemi, üzemeltetési, stb.) esetében, csak a számla másolata csatolandó az átutalási megbízáshoz. Azokon a közüzemi számlákon, amelyek a Szövetkezet nevére szólnak, de továbbszámlázásra kerülnek, minden esetben fel kell tüntetni a költséggel megterhelendő bérlő nevét és a bérlemény címét, a helyiség (szobaszám) pontos megjelölésével. b./ Kp kifizetések engedélyezése és csatolandó dokumentumok: ,-Ft feletti Kp-s kifizetések, csak a szövetkezet Elnökének a számlán megjelenő jóváhagyó aláírásával lehetséges - a számlamásolat mellett csatolni kell a megbízási szerződést, és a tételesen elvégzett munkák felsorolását 4./ Szerződések megkötése, szerződések kezelése: 3/6

4 - a megkötésre kerülő szerződések csak határozott időtartamúak lehetnek - az ingatlankezelő cég az elnökséggel történt egyeztetést követően elkészíti a helyiségbérleti, a karbantartási, felújítási és egyéb munkálatokkal kapcsolatos szerződéseket. - a szerződések aláírása az elnökség jóváhagyását követően történhet - az üzemeltető cég a Lakásszövetkezet oldaláról csak úgy írhat alá szerződéseket, hogy az aláírásnál a szövegkörnyezetből kitűnjék, hogy a megállapodást megbízási szerződés alapján, és nem cégszerűen írja alá. pld... Szerződő (bérbeadó) Óbuda 17. sz. Lakásfenntartó Szövetkezet Megbízási szerződés alapján nevében eljár.ingatlankezelő Kft. X Y.ügyvezető igazgató - cégszerűen egy személyben a Szövetkezet elnöke, míg közösen a két elnökségi tag írhat alá. - az ingatlankezelő cég a megkötött szerződésekből egy másolati példányt minden esetben átad az elnökségnek - a bérleti szerződésekről az üzemeltető cég naprakész egységes nyilvántartást vezet, melynek másolatából ¼ évente egy aktualizált példányt átad a Szövetkezet képviselőjének. A listának legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: - bérlő neve (cég neve) - bérlemény helye (pld. Miklós 7. fodrászüzlet) - bérlemény nagysága (m²) - havi bérleti díj összege - kifizetett kaució összege továbbszámlázandó közüzemi szolgáltatások megnevezését: - áramdíj - fűtési díj, vízmelegítési hődíj, vízdíj - vízdíj - takarítási díj - szemétdíj, stb. - egyéb továbbszámlázásra kerülő díjak (fix díj esetén a konkrét összeg megjelölése) 5./ Felújítási és jelentős karbantartási munkálatok ajánlatkérések, megrendelések kezelésének menete: a./ ajánlatok bekérése: - a döntés meghozatalához legalább 3 db független ajánlatot kell bekérni (függetlenek azok az ajánlat, ahol az ajánlattevő cégek között nincs tulajdonosi azonosság) - az ajánlatok kiértékelésénél az ingatlankezelő cég, amennyiben szakmaisága ezt lehetővé teszi, megfelelő indokolással adjon javaslatot valamelyik változat elfogadására. - az elnökség által elfogadott ajánlatot a Szövetkezet elnöke a kézjegyével ellátja, (az elfogadás dátumának és tényének feltüntetésével) és átadja szerződéskötésre az üzemeltető cég képviselőjének. 6./ Az üzemeltető cég időszakos beszámoltatásának rendszere, ellenőrzések: a./ az elnökség részére biztosítandó anyagok a ¼ éves beszámoltatás céljából: 4/6

5 - évi költségvetés időarányos teljesülésének számai a tervezettel összevetve - könyvelt tulajdonosi elszámolások - könyvelt vevői számlák elszámolása - könyvelt pénztári forgalom - aktuális összegzett banki kivonatok - tartozói listák (fizetési meghagyások és a végrehajtások összegével) - peres ügyek jegyzéke A ¼ éves időszakok közötti eseti ellenőrzésekhez szükséges anyagokat kérésre az üzemeltető biztosítja b./ Felügyelőbiztos ¼ éves ellenőrzéséhez biztosítandó anyagok: - kézpénzkészlet - készpénzes vevői számlák és kifizetési nyugták - átutalásos vevői számlák - főkönyvi kivonatok - mérleg és eredmény kimutatás (időszak szerint ellenőrizve) - társasági adóbevallás, és befizetés (időszak szerint ellenőrizve) - iparűzési adó befizetési nyugta (időszak szerint ellenőrizve) - építményadó befizetési nyugta (időszak szerint ellenőrizve) - ÁFA bevallás, és befizetési nyugta (időszak szerint ellenőrizve) - szigorú számadású nyomtatványok listája (pld. bevételezési és kiadási bizonylatok, pénztárnapló, készpénzfelvételi utalvány stb. ) 7./ Elnökségi ülések rendszere: havonta A havonta megtartásra kerülő elnökségi üléseken a külső üzemeltető cég képviselője is részt vesz, és javaslataival, észrevételeivel segíti az elnökség döntési munkáját, valamint számot ad az üléseken meghozott, és jegyzőkönyvben rögzített határozatok teljesüléséről. 8./ A Szövetkezet területén tartandó fogadónapok rendszere: (a adott hónap első hétfője) Az üzemeltető cég képviselője évente legalább 3 alkalommal fogadóórát tart a szövetkezet területén. A többi hónapban a fogadóórát az elnökség elnöke és az elnökség tagjai biztosítják. 9./ Gondnoki fogadóórák rendszere: (minden hét keddje között) Az üzemeltető cég az aktuális feladatokra való felkészítéssel, és a szükséges írott anyagok rendelkezésre bocsátásával biztosítja a gondnok tájékozottságát annak érdekében, hogy eljárhasson a lakókat foglalkoztató, alapvető kérdésekben. A tulajdonosok megfelelő tájékoztatása érdekében az üzemeltető cég félévente, a féléves átlag melegvíz fogyasztás FŐTÁV felé történő lejelentése után a gondnok részére átadja a FŐTÁV díjfelosztó listáját, továbbá a Pyramidon által leadott melegvíz fogyasztási adatokat. Időközbeni módosítás esetén, a módosításokat hasonló formában, kézhezvétel után minden esetben, megküldi a gondnok részére. 10./ A Szövetkezet bejövő leveleinek kezelési rendje: A Szövetkezet valamennyi bejövő levelezését az üzemeltető cég kezeli. - az eredeti levelek az üzemeltető cégnél kerülnek iktatásra és lefűzésre - az üzemeltető által intézkedésre és tájékoztatásra átadott levelek másolatai a Szövetkezetnél kerülnek iktatásra és lefűzésre 5/6

6 11./ A Szövetkezet kimenő levelezésének kezelési rendje: A szövetkezet által készített és iktatási számmal ellátott levelek eredetije postázásra kerül az érintettek részére. Egy másolati példánya a szövetkezetnél iktatásra kerül. Egy másolati példány pedig átadásra kerül az üzemeltető cég részére. Az üzemeltető által készített, iktatási számmal ellátott leveleket, amelyek elnökségi intézkedést nem igényelnek az üzemeltető postázza és irattározza, melyből külön kérésre az elnökség részére példányt biztosít. 12./ Jogi ügyek kezelése, és róluk való tájékoztatás: A szövetkezet jogi ügyeit az üzemeltető cég kezeli beszámolási kötelezettségek mellett. a./ Az elnökség részére biztosítandó dokumentumok peres ügyek esetén: - bírósági határozatok, végzések másolatának átadása - határidőhöz kötött fellebbezések másolatának átadása 13./ Szövetkezeti tagfelvétel és tagkizárások kezelésének rendje: a./ Szövetkezeti tagfelvételek kezelése, az üzemeltető által biztosított dokumentumok: - belépési nyilatkozat - új lakó nyilatkozat - lakói adatlap - adásvételi szerződés - tulajdoni lap - hagyatéki végzés A kitöltött nyilatkozatok és űrlapok másolatát az üzemeltető cég átadja a Szövetkezet elnökének a tagfelvétel lebonyolítása céljából. Az Elnökség a tagfelvételi határozatról: az eredeti kiértesítő levelet a tag részére, míg a másolati példányát az üzemeltető cég részére továbbítja, aki a szövetkezeti tagnyilvántartást vezeti. A szövetkezeti tagok archívumába 1 pld. lefűzésre kerül b./ Szövetkezeti tagkizárások kezelése, a dokumentumok továbbítása a Szövetkezet által: - meghívó levelek igazolt kiküldése a tagok részére - a meghívó levelek másolatának továbbítása az üzemeltető részére - a kizárási határozatok igazolt megküldése a tagok részére - a kizárási határozatok továbbítása az üzemeltető részére - A szövetkezeti tagok archívumába 1 pld. lefűzésre kerül Elfogadva: a i Közgyűlés határozata értelmében 6/6