Microsoft Office 2007

Átírás

1

2 Dr. Pétery Kristóf Microsoft Office 2007 Mercator Stúdió 2011.

3 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 Mercator Stúdió, 2011 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: Office 2007

4 4 Első lépések TARTALOM TARTALOM... 4 ELŐSZÓ WORD SZÖVEGSZERKESZTÉS Első lépések A program indítása A Word szerkesztőablaka Összefoglalás Fájlkezelés Az Office gomb fájlkezelő parancsai Új dokumentum létrehozása Létező dokumentum megnyitása Sérült fájl megnyitása Állományok megkeresése Több dokumentum megnyitása Dokumentum mentése Exportálás-importálás Változatok kezelése Állományok törlése Dokumentum bezárása A munka befejezése Összefoglalás A Súgó használata A súgó Összefoglalás Alapvető beállítások Nézetmód változtatása Az ablak felosztása Az eszköztárak módosítása Más, fontos beállítások Összefoglalás Alapvető műveletek Szövegbevitel és módosítás

5 TARTALOM 5 A Visszavonás parancs használata Mozgás a szövegben A szöveg javítása Szövegrészek kijelölése Vágás, másolás és mozgatás Keresés és csere Összefoglalás Formázás Lap- és margóbeállítás A laptördelés szabályozása Szöveg formázása Bekezdések formázása Általános formázás Sablonok Összefoglalás Dokumentum-finomítás Stílusok és oldalszámozás Fejlécek és láblécek Helyesírás és nyelvtani ellenőrzés Összefoglalás Nyomtatás A dokumentum előkészítése nyomtatásra Nyomtatási kép A nyomtató beállítása Alapvető nyomtatási beállítások A dokumentum kinyomtatása Összefoglalás Emelt szintű műveletek Táblázatok Kép és grafika kezelése Objektumok importálása Körlevelezés Szűrések Különleges utasítások Összefoglalás EXCEL TÁBLÁZATKEZELÉS Office 2007

6 6 Első lépések Fogalmak magyarázata A táblázatkezelés első lépései Indítás Az Excel munkaablak Új dokumentum létrehozása Létező dokumentum megnyitása Több dokumentum megnyitása Dokumentum mentése Dokumentum bezárása Exportálás-importálás A Súgó használata Beállítások elvégzése Nézetmód változtatása Az ablak felosztása Ablakok kezelése Az eszköztár módosítása A szalagok testre szabása Összefoglalás Cellák Adatok bevitele Számok bevitele cellába Szöveg bevitele cellába Speciális karakterek/jelek beillesztése egy cellába Dátum bevitele Adatok kijelölése Cella, összefüggő és nem összefüggő tartomány kijelölése. 440 Kijelölés egérrel Sor és oszlop kijelölése Cellák beszúrása Adatok szerkesztése A Visszavonás parancs használata Másolás, mozgatás Másolás és beillesztés Cellák törlése Cellatartalom vagy formátum törlése Az adatbevitel gyorsítása Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával

7 TARTALOM 7 Cellabevitel csoportos kitöltéssel Kitöltés egyéni lista elemeivel Cellák automatikus feltöltése sorozattal Sorozatkitöltés a kitöltőjel húzásával Sorok és oszlopok Keresés és csere Adatok rendezése Összefoglalás Munkafüzetek Munkalap műveletek Munkalap átnevezése Munkalapok mozgatása, másolása Mozgatás, másolás, másik munkafüzetbe Egyéb munkalap parancsok Összefoglalás Képletek és függvények Számolás képletekkel A képletek kiértékelése és a pontosság Aritmetikai és logikai képletek A képletek alkalmazása A relatív cellahivatkozás használata Az abszolút cellahivatkozás használata A vegyes cellahivatkozás használata Függvények használata Matematikai függvények Dátum- és időműveletek Pénzügyi számítások Logikai műveletek Egyéni függvények Összefoglalás Formázás Beépített táblázatstílusok Cellaformázás Cellaformázás szöveg Cellaformázás tartomány Cellaméretek Formátummásolás, törlés Office 2007

8 8 Első lépések Automatikus formázás Cellastílusok Helyesírás-ellenőrzés Összefoglalás Diagramok és grafikonok Diagram létrehozása Diagram nem szomszédos kijelölésből Többszintű kategóriák és adatsorok Diagramadatok módosítása Diagramformázás Automatikus formázási minták A diagram kiegészítése új elemekkel Feladat Feladat A diagram/grafikon típusának megváltoztatása Diagramok/grafikonok másolása és mozgatása Diagramok/grafikonok átméretezése és törlése Összefoglalás Nyomtatás Nyomtatási beállítások Dokumentum nyomtatása Nyomtatási kép Munkafüzet, lap nyomtatása Összefoglalás Emelt szintű műveletek Adatérvényesítés Irányított beillesztés Feltételes formázás Objektumok importálása Adatbázis-kezelés Adatbázis-kezelő függvények Kereső- és hivatkozási függvények Összefoglalás Listakezelés Alapismeretek Adatűrlapok Szűrt táblázatok

9 TARTALOM 9 Listaelemek összegzése Összefoglalás ACCESS ADATBÁZIS KEZELÉS Fogalmak magyarázata Adatbázis Adatmodell A relációs adatmodell alapfogalmai Az adatbázis táblái közötti kapcsolatok célja Szabályok definiálása Adatbázisok tervezése lépés: Követelményelemzés lépés: Entitások, táblák meghatározása lépés: Attribútumok, mezők megadása lépés: Az azonosítók meghatározása lépés: A kapcsolatok meghatározása lépés: Teszt lépés: Analizálás Access eszközzel lépés: Adatbevitel és más objektumok Első lépések az adatbázis-kezelésben Indítás Az Access alkalmazásablaka Feladat Létező adatbázis megnyitása Feladat A navigációs munkaablak kezelése Az adatbázis ablak kezelése Létező adatbázis rekordjának módosítása Feladat Adatbázis mentése lemezre Feladat A Súgó használata Adatbázis-kezelő alkalmazás bezárása A beállítások módosítása Nézetmódok közti váltás Eszköztár módosítása Összefoglalás Office 2007

10 10 Első lépések Táblák Adatbázis elvi és gyakorlati tervezése A táblákról részletesebben Tábla létrehozása Adattábla létrehozása adott mezőkkel és attribútumokkal Feladat Feladat Feladat Tábla készítése mezősablonnal Tábla létrehozása táblasablon segítségével Táblakészítés importálással vagy csatolással Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján SharePoint lista létrehozása sablonból Mozgás az adattáblán belül Adatok bevitele az adattáblába Feladat Kulcsok definiálása Elsődleges kulcs definiálása Index beállítása Feladat Kapcsolatok Összefoglalás Adattábla módosítása Táblaszerkezet módosítása Adattábla formai jellemzői Új mezők létrehozása és mezők törlése Mező attribútumok (tulajdonságok) beállítása Mezőtulajdonságok beállítása Adatbázis karbantartása Összefoglalás Űrlapok Űrlap létrehozása Űrlapok létrehozása Nézetek Űrlaptervezés Vezérlőelemek Előugró űrlapok

11 TARTALOM 11 Összefoglalás Információ-lekérdezés Alapvető műveletek Rekordok rendezése táblában Egyszerű lekérdezés létrehozása Lekérdezéstípusok Összefoglalás Jelentések A jelentések felépítése Jelentés létrehozása Jelentés módosítása Címkék készítése Részleges vagy teljes jelentés nyomtatása NYOMTATÁS Összefoglalás PREZENTÁCIÓ ÉS GRAFIKA A prezentáció készítés első lépései A prezentáció-készítő program indítása Indítás régebbi dokumentummal Bemutató-parancsikonok Feladat A PowerPoint képernyő elemei Létező bemutató megnyitása Bemutató elmentése Több dokumentum megnyitása Új prezentáció létrehozása és mentése Feladat A prezentáció bezárása A Súgó használata Alapvető beállítások elvégzése Alapanyagok mérete, tájolása Megjelenítési üzemmódok és nagyítás Export-import Összefoglalás Alapvető műveletek Prezentáció létrehozása Office 2007

12 12 Első lépések Új dia beszúrása Dia-elrendezés kiválasztása A beépített dia-elrendezés módosítása Szöveg bevitele Műveletek képekkel Képek és klipek másolása, mozgatása és törlése Dia másolása, mozgatása és törlése Összefoglalás Formázás Szöveg formázása Képek formázása Árnyékok az objektumok körül Színek és vonaltípusok módosítása Objektumok forgatása és tükrözése Objektumok igazítása Stílusok másolása Szövegkeret, helyőrző módosítása Sablonhasználat, stílusmódosítás Összefoglalás Grafika, diagram Rajzolt objektumok Beépített alakzatok kezelése Objektumok beillesztése Táblázatok beépítése WordArt objektumok beillesztése Listák készítése Diagram, grafikon beillesztése Összefoglalás Diavetítési effektusok Beépített animációk Áttűnések Egyéb, lejátszási beállítások Összefoglalás Nyomtatás, bemutatás- előkészítés Dia beállítások Bemutatás előkészítése Nyomtatás

13 TARTALOM 13 Összefoglalás Prezentáció vetítése Prezentáció bemutatása A vetítés indítása Prezentáció indítása bármely diáról Vetítés közbeni navigációs lehetőségek Rejtett diák és egyéni diasorok Összefoglalás ELEKTRONIKUS LEVELEZÉS Fogalmak és szakkifejezések Az cím felépítése és szerkezete POP3 és SMTP Az elektronikus levelező rendszerek előnyei Az Internetes etikett ( netikett ) Biztonsági megfontolások Első lépések az elektronikus levelezésben A levelező szoftver megnyitása és bezárása A levelezőprogram ablaka Adott felhasználó bejövő postafiókjának megnyitása Egy és több üzenet megnyitása Váltás megnyitott üzenetek között üzenet bezárása A Súgó funkcióinak használata A beállítások megváltoztatása A beérkezett üzenetek mezőinek beállítása A beépített eszköztárak megjelenítése, elrejtése Fontosabb beállítások Összefoglalás Levelezés Üzenetek olvasása Üzenet elküldése Válasz az üzenetre Másolás, mozgatás és törlés A levél elküldése Összefoglalás Üzenetek kezelése Office 2007

14 14 Első lépések A címjegyzékek használata Üzenetek rendszerezése Eljárások Üzenetek nyomtatása Összefoglalás MINTAFELADAT Megoldás IRODALOM

15 ELŐSZÓ 15 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem levelezhetünk is. Ez a négy program az Office Standard csomagjának hagyományos összetevői. A professzionális Office csomag része az Access adatbázis-kezelő program is. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik tovább a termékvonalat. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML Office 2007

16 16 Első lépések (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat.

17 ELŐSZÓ 17 De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a menü alján (A PowerPoint beállításai) találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes Office 2007

18 18 Első lépések formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a

19 ELŐSZÓ 19 bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. Sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. A feladatok megoldását általában lépésről-lépésre mutatjuk be. Könyvünkben az Office 2007 számos lehetőségét igyekeztünk ismertetni, több esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését, valamint az egyes programokról szóló igazán kimerítő kézikönyveinket (például az Excel 2007 Bibliát, amely maga 1634 oldal és több száz kidolgozott mintapéldát is tartalmaz). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 6.0 vagy az Acrobat e- Book Reader, Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a web- Office 2007

20 20 Első lépések helyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, bemutatóikat, táblázataikat, feladataikat és kapcsolataikat jól nyomon követhető formában kívánják rögzíteni amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, október Köszönettel a szerző.

21 WORD SZÖVEGSZERKESZTÉS 21 WORD SZÖVEG- SZERKESZTÉS A Microsoft Word szövegszerkesztője az egész világon elterjedt, közismert, közkedvelt és az eladási listákat vezető program. Ezt bizonyítja a programról megjelent szakkönyvek nagy száma is. A Word 2007-es (12.0-ás) változata, mint az Office rendszer 2007 legismertebb tagja az Office 2007 Rendszer többi tagjával együtt igen fontos átalakításon esett át. A felhasználói felületet teljesen átformálták a fejlesztők. A felhasználói felület soha nem látott mértékű átalakítására a Microsoft szerint több okból is szükség volt: Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják, A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére. A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et. Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott. A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19- re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen Office 2007

22 22 Első lépések csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az első látásra egyszerű Office menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk a Word formátuma mellett PDF vagy XPS formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Ezt választva tapasztalhatjuk, hogy csak egy erősen lebutított változattal találkozunk. Ha tökéletesebb megoldásra lenne szükségünk, akkor szerezzük be az Adobe Acrobat programot (jelenleg több mint 100 ezer forint). Ha viszont van Acrobatunk, akkor telepíthetjük a hozzáadott Word beépülő modult, amely rengeteg beállítási lehetőséget biztosít.

23 WORD SZÖVEGSZERKESZTÉS 23 Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak (ez esetben csupán annyi történt, hogy az Eszközök gomb máshová került). Az Előkészítés almenüben viszont már csupa új paranccsal találkozunk, amelyek a csoportmunkát hivatottak támogatni. Ezeket a parancsokat a Közzététel almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint készre jelentve írásvédetté tehetjük. Ebben a változatban minden megváltozott, de a korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is. Első lépések E bevezető célja a kezdő programhasználók megismertetése a Microsoft Office 2007 részeként kifejlesztett, de önállóan is forgalmazott és telepíthető Microsoft Office Word 2007 program indításával, alapvető beállításaival és a programkörnyezet főbb elemeivel, a munkaablak részeivel. A fejezetben ismertetett információk megala- Office 2007

24 24 Első lépések pozzák a program későbbi biztos használatát, ezért ismeretük elengedhetetlenül fontos. A program indítása A program többféleképpen indítható. Mindegyik indítási mód rendelkezik olyan előnyökkel, amelyek érdemessé teszik használatát. A programok indításában ugyanakkor egy jelentős újítást is hozott a Windows XP, így mint majd látni fogjuk az indítást befolyásolja az operációs rendszer is. Programindítás a Start menüből A Windows XP operációs rendszer a kétoszlopos Start menü első oszlopában helyezi el a leggyakrabban futtatott programokat. Ha gyakran indítjuk a Word szövegszerkesztőt, akkor nyilván megtaláljuk itt is. A Windows XP klasszikus nézete esetén a program parancsikonját a Start menü testre szabása során (a Start/Beállítások/Tálca parancs, illetve a Tálcára a jobb egérgombbal megjelenített helyi menü Tulajdonságok parancsa segítségével) helyezhetjük itt el (lásd az 1. ábrát). Egyébként a programot mindenképpen megtaláljuk a Start menü második oszlopában, illetve a Windows XP klasszikus nézete esetén a Programok csoportban. A programot indíthatjuk még a Windows Start nyomógombjára kattintás után a Futtatás ablakból is. 1. ábra. A kiválasztást segíti a kurzor alatt megjelenő szöveg