EH.013/2008. (V. 26.) 13 A Sziront Art Közhasznú Egyesület leltározási rendjéről

Átírás

1 EH.013/2008. (V. 26.) 13 A Sziront Art Közhasznú Egyesület Elnöksége az Alapszabály 5. (1) bekezdése és a 7. (2) bekezdése felhatalmazása alapján, a 7. (6) bekezdés c) pontjában és i) pontjában foglaltakkal összhangban az alábbiak szerint szabályozza az Egyesület leltározási és selejtezési szabályzatát: A) Általános szabályok 1. A leltározás a Sziront Art Közhasznú Egyesület tulajdonában lévő, illetőleg kezelésében, vagy tartós és ingyenes használatába adott álló- és forgóeszközök, valamint azok forrásai tehát az összes aktív és passzív vagyonrészek számbavételét és a valóságban meglévő állományuk megállapítását foglalja magában. 2. A leltározás kiterjed a Társaság birtokában lévő minden idegen álló- és fogyóeszközre is. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása) is. 3. A leltár olyan kimutatás, amely az eszközök és források (vagy az eszköz és a források egyegy meghatározott csoportja) valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét meghatározott napra vonatkoztatva tartalmazza. 4. A mérlegfordulónapi leltárt tényleges leltárfelvétellel kell felmérni és értékelni. 5. A jogszabály értelmében leltárnak kell tekinteni a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján (tekintet nélkül arra, hogy azt a kötelező időtartamon belül mikor hajtották végre) helyesbített és ellenőrzött főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásokból készült kivonatokat is. A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak egyben a könyvelés adatait igazolják és ezzel együtt a mérleg valódiságát bizonyítják. 6. A felvétel teljessége, célja, helye és időpontja szerint az Egyesület az alábbi leltárfajtákat különbözteti meg: a. Teljes leltár: az Egyesület eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről, de az Egyesület teljes szervezetében készülő leltár. b. Részleltár: az Egyesület egy meghatározott területén található eszközök leltárai. c. Évközi leltár: a negyedéves beszámolók valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely egy adott fordulónap részleges vagy teljes eszközállományát mutatja. d. Évzáró, mérlegfordulónapi leltár: az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a mérleg fordulónapján a részleges vagy teljes eszközállományt mutatja. e. Elszámoltató leltár: a felelős tisztségviselők szakszerű és gondos tevékenységének az ellenőrzését szolgálja. A felelős tagok személyében és/vagy feladatkörében bekövetkező változás időpontjában átadás-átvételi elszámoltató leltárt kell készíteni, amely mind az átadó, mint az átvevő elszámoltatásának és büntetőjogi felelősségének az alapokmánya. Az Egyesületen belüli bűncselekmény megalapozott gyanúja vagy bizonyított bűncselekmény esetén elszámoltató leltár készítése szükséges. f. Idegen eszközök leltára (idegenleltár): az Egyesület birtokában lévő (használatra, megőrzésre, prezentációra stb. átvett) idegen eszközökről készített kimutatás. Az idegen eszközök leltárát a dolog tulajdonosa részére egyeztetés céljából meg kell küldeni. 7. A leltár csak akkor fogadható el a mérleg valódiságát alátámasztó okmányként, ha az megfelel a tartalmi és alaki követelményeknek. 13 A határozatot az Elnökség egyhangúlag, 3 igen szavazattal elfogadta. EH.013/2008/01.

2 B) A leltár dokumentáltsága 8. A leltár tartalmi követelménye: a. teljesség: a leltárnak az Egyesület valamennyi a leltárcímen megjelölt eszközét és forrását tartalmaznia kell függetelnül attól, hogy azok fizikai valóban a leltárcímen megtalálhatóak-e vagy átmenetileg idegen helyen raktározottak. Amennyiben a leltár idegen helyen tárolt eszközt is tartalmaz, úgy az eszközt tároló (bérlő, megbízott, raktáros stb.) által benyújtott idegenleltárt is csatolni kell. Amennyiben a leltározás során az Egyesület használatában, de tulajdonában nem lévő eszköz is számba van véve, akkor a számbavételt követően az idegenleltárt az eredeti tulajdonos részére egyeztetés és jóváhagyás céljából meg kell küldeni. b. valódiság, valóság: a leltárnak a valóságos, pillanatnyi helyzetet kell tartalmaznia. Ennek megfelelően azon javakat, amelyeket méréssel, számolással vagy egyéb egyértelmű számbavételi móddal számba lehet venni, azokat tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. Az ilyen javaknál nem engedhető meg a nyilvántartási adatok alapján történő számbavétel. A ténylegesen egyértelmű számbavételi móddal nem meghatározható eszközöket és forrásokat közvetett felvétellel pl. bizonylatok, okmányok alapján kell leltározni. Azonban ebben az esetben sem lehet csak és kizárólag az analitikus nyilvántartások és a főkönyv alapján dokumentálni, hanem azokat más, hitelt érdemlő okiratokkal (pl. bankszámlakivonat, egyenlegközlő levél stb.) egyeztetni kell. c. áttekinthetőség, átláthatóság: a leltárnak az eszközöket tárolási helyük (telephelyek, szekciók stb.), ezen belül pedig fajta, típus, minőség és méret szerinti részletességgel kell tartalmaznia, hogy az áttekinthetőség és értékelés lehetősége biztosítva legyen. A világosság érvényesítéséhez tartozik a bruttó elv megvalósítása is. Az egy helyen tárolt és összecserélhető (koherens) javakat összevonni (kompenzálni) is csak felelősség megállapítása esetén lehet. Az adósokat és hitelezőket tételesen (folyószámlánként) kell kimutatni és csak ugyanazon adós vagy hitelező azonos természetű (egyneműként könyvelhető) tartozása vagy követelése vonható össze. 9. A leltár alaki követelményei: a. a leltár alapját képező bizonylatok alakszerű és pontos kitöltése b. a leltárdokumentáció előírás szerinti kitöltése és egyértelmű oldalszámozása c. a szükséges záradékok (mint felelősségvállaló nyilatkozat, jegyzőkönyv) csatolása d. a leltárdokumentáció aláírással és bélyegzővel való cégszerű hitelesítése. 10. A leltárdokumentációra vonatkozó kötelező előírások: a. tartalmazza az Egyesület cégszerű elnevezését, b. a dokumentum magyar nyelven tartalmazza a LELTÁR szót, c. a leltározás kezdeti és záródátumát, a leltár hivatalos fordulónapját, d. a bizonylatok (sor)számát, e. az eszközök és források tételes felsorolását, azok pontos és szabatos meghatározását, f. az eszközök és források mennyiségét (ha megszámlálható), egységárát és összértékét, g. a leltáreltérések feloldásának módját, a többletek vagy hiányok megállapítását és azok elszámolási módját h. a leltározásért felelős és számadásra kötelezett személyek aláírását, az aláírás keltét. C) A leltározás módszerei 11. Az Egyesület kétféle leltározási módot különböztet meg és alkalmaz, a mennyiségi felvételt és az nyilvántartás-leltár. 12. Mennyiségi felvétel esetén mindig a tényleges mérést, számlálást kell leltárba állítani. A leltárkészítést megelőzően a leltározó személy az analitikus nyilvántartásokat nem tekintheti meg, a leltárt a nyilvántartott adatoktól függetlenül kell elvégezni. EH.013/2008/02.

3 13. Mennyiségi felvétel esetén az adatokat leltárfelvételi jegyeken vagy íveken kell rögzíteni. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag kell összehasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival. 14. A mennyiségi felvétel során a bontatlan kartonokban, zsákokban stb. lévő készletek mennyiségét a csomagoláson feltüntetett (illetőleg a nyilvántartásban szereplő) adatokból kell megállapítani. Ha az eredeti csomagolás sértetlensége vagy a bontatlanság tekintetében bármilyen kétség merül fel, a csomagot felbontva ellenőrizni kell annak valós tartalmát. 15. A nagy mennyiségben és ömlesztett állapotban tárolt anyagok, továbbá olyan anyagok esetében, amelyeknél a mértékegység az anyag természetéből adódóan köbméter vagy más űrmérték, a leltározás során a tényleges mennyiséget köbözéssel, térfogatsúly vagy fajsúly alapján való számítással, valamint egyéb fizikai méréseken alapuló módszerekkel is meg lehet állapítani. 16. Ellenőrzési céllal fordulónapi leltárok kivételével alkalmazható a leltáregyeztetés módszere is, mely során a nyilvántartásokat a leltározással egy időben kell összevetni a valós készletekkel. 17. A nyilvántartás-leltár a főkönyvi számlák esetén lehet alkalmazni. A leltározás folyamán a főkönyvi számlákat az analitikus nyilvántartásokkal (pl. bankszámlák) össze kell vetni. A leltár során csak hiteles okiratok használhatóak fel. 18. Az Egyesület tevékenységéből eredően csak fordulónapi leltározást végez, a folyamatos leltározási mód alkalmazását nem választja. 19. Fordulónapi leltározás esetén az Egyesület területileg különálló egységein vagy teljes egészén az Elnökség által meghatározott naptári nappal kell elvégezni. Ezt a napot kell a leltár fordulónapjának tekinteni és ezen a napon a leltárfelvételi íven megjelölt eszközfajtát teljes egészében leltárba kell venni. A leltározás csak a megnevezett eszközfajta teljes számbavételét követően érhet véget. 20. A leltár fordulónapját az Elnökség tárgyév december 31-ére tűzi ki, de a leltározást a következő év első munkával töltött napját megelőző napig végre lehet hajtani azzal a megkötéssel, hogy december 31-e és a következő év első munkával töltött napja között készletváltozást (felhasználás vagy beszerzés) bejegyezni és megvalósítani nem lehet. 21. Az analitikus nyilvántartásoknak és a fordulónapi leltár adatainak egyezőnek kell lenni. Eltérés esetén javítás szükséges. A leltárhiány vagy többlet javításáról az Elnökség dönt. 22. A leltározás alkalmával meg kell állapítani a csökkent értékűnek minősülő készleteket és azokat a teljes értékűként nyilvántartott készletektől elkülönítetten kell leltárba vezetni. 23. Amennyiben a leltározás bizonyíthatóan hiányosan történt vagy az ellenőrző leltár megállapítása szerint vitatható, akkor az adott területi egységen a leltározást teljes egészében meg kell ismételni. 24. A meghatározatlan időre szóló Leltározási Szabályzat alapján minden évben az esedékes leltárfelvételi munkák megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell készíteni. 25. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell: a. a leltár-előkészítéssel, a leltár felvételével és értékelésével, valamint ellenőrzésével kapcsolatos összes munka megkezdésének és befejezésének időpontját, b. a munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek kijelölését. 26. A leltározási ütemterv összeállításának alapvető célja, hogy biztosítsa a leltárfelvétel teljes körű elrendelésével a tulajdon védelmét és az Egyesület mérleghűségét. EH.013/2008/03.

4 27. A leltár felvétele csak sorszámozott bizonylat felhasználásával történhet. A sorszámozásról, annak hibátlanságáról és folyamatosságáról a Titkár tartozik gondoskodni. A leltár készülhet számítógéppel, sorszámozott számítógépes leltáríveken, vagy kézi bizonylatokon. 28. A leltárfelvételi jegyek és ívek, valamint összesítők a leltár bizonylatai, ezért a vonatkozó rendelkezésekben előírt időig megőrizendők. 29. A felvételi íveken az abban foglaltak helyességét személyes felelősséggel, aláírásukkal igazolniuk kell: a. a leltár felvevőnek, b. értékelésre vonatkozólag az értékelést végző személynek, c. az ellenőrzéssel kapcsolatban annak jellegétől függően az elsődleges, illetve a felülvizsgáló ellenőrnek, vezető tisztségviselőnek. 30. A leltárfelvételi ívek alapján készített összesítések aláírói: a. a felvezetést, összesítést végző személy b. a leltározás vezetője c. az ellenőrzés felelőse. 31. Az Egyesület a leltárfelvétel elsődleges ellenőrzését a Tagok közül kijelölt ellenőr végzi. 32. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie mind a mennyiségi felvétellel, mind az egyeztetéssel leltározott állományokra: a. mennyiségi vonatkozásban, illetve b. az értékelési és számítási műveletek helyességére is. 33. A leltár-előkészítés során a felvételhez és feldolgozáshoz használt nyomtatványokat be kell sorszámozni és valamennyit szigorú számadás alá vont nyomtatványként kezelni. Kiadásuk az átvétel elismertetésével történhet, a leltározás befejezése után az átvevőt el kell számoltatni. Ezért a rontott és fel nem használt példányok is meg kell őrizni. 34. A pénzügyi eszközöket és forrásokat a számviteli politikában megfogalmazott csoportosítás és mérleg-csoportok szerint kell a nyilvántartások alapján számba venni. D) Leltárhiányok és többleket megállapítása és rendezése 35. A leltárfelvétel időpontjából számított legkésőbb 30 napon belül a leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát (okait) kivizsgálás utján rendezni kell. 36. A leltárkülönbözet a leltározás során megállapított és a könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiségek különbözete. A leltárkülönbözet értéke a mennyiségi különbözet nyilvántartási áron számított értéke. 37. A felelősség megállapítása szempontjából leltárhiánynak minősül a leltárkülönbözetnek a kompenzálható és a normalizált hiány mértékét meghaladó része. 38. Leltári hiányt és leltári többletet csak abban az esetben szabad kompenzálni, ha a többlet, illetve a hiány azonos cikkcsoportba tartozó, megközelítőleg hasonló értékű, mennyiségű, rendeltetésű, ezért összetéveszthető, felcserélhető és helyettesíthető, általában ugyanazon raktárban tárolt készleteknél mutatkozik. 39. Normalizált hiánynak minősül az elkerülhetetlen természetes mennyiségi csökkenés, ami a készletek belső tulajdonságai folytán előáll, és kezeléssel, tárolással járó veszteség (káló, hiány.) A normát külön Elnökségi Határozat rendeli el, amennyiben az Egyesület leltárába olyan termék felvételére kerül sor, amely tárolása és szállítása során káló keletkezhet. EH.013/2008/04.

5 40. A kálónorma vetítési alapja a termékeknek a legutolsó leltár szerint kimutatott és azóta beszerzett együttes mennyisége (nyitókészlet + beszerzés). Ha az utolsó leltár óta egy évnél rövidebb idő telt el, csak a mindenkori nyitókészlet arányos részét (nyitókészlet szorozva az utolsó leltározás óta eltelt teljes hónap számával, és osztva tizenkettővel) lehet figyelembe venni. 41. A kálónorma alapján a nyilvántartott készletekben leltározáskor észlelt hiányt csak a norma mértékéig lehet hiányként elfogadni a felelősség megállapítása szempontjából. 42. A tényleges készletnek minden esetben a leltározással felvett készletet kell tekinteni. A kompenzálás, kálónormák elszámolásának csak az anyagi felelősség megállapításánál van szerepe. 43. Gondatlan vagy szakszerűtlen kezelés vagy visszaélés miatt keletkezett hiányt meg abban az esetben sem lehet a kálónorma alapján leírni, ha a hiány a norma szerinti mérték alatt van. 44. Leltárhiány (normán felüli hiány) alatt a raktárban tárolt készletekben keletkezett - a természetes mennyiségi csökkenést, azaz a káló vagy az engedélyezett veszteségleírás mértékét meghaladó - olyan hiány értendő, amelynek okait megállapítani nem lehet. E meghatározásból következik, hogy mindazon hiány, amelynek oka ismert, nem tekinthető leltárhiánynak, és azok a leltárhiány megtérítésére vonatkozó különleges felelősségi szabályok nem alkalmazhatók. 45. A 33. -ban rögzített leltárhiányért a felelősség vétkességre való tekintet nélkül terheli az Elnökség tisztségviselőit. Amennyiben a tisztségviselő igazolható módon kimenti magát ezen felelősség alól (pl. használatbaadási nyilatkozat, bérleti szerződés stb.) akkor mentesül a felelősség alól. 46. Elemi kár és elháríthatatlan okok miatt bekövetkezett leltáreltérések esetén mentesül a felelősség alól a tisztségviselő, ha bizonyítja, hogy a hiány: a. - elemi csapás (tűzvész, árvíz, robbanás, stb.) b. - elháríthatatlan véletlen esemény, vagy c. - a harmadik személyek által elkövetett bűncselekmények (betörés, lopás, stb) illetve egyéb tiltott cselekvés következtében keletkezett d. - a hiány keletkezésének oka nem állapítható meg 47. Mentesül a tag a leltárhiányért való felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a hiány oka az elháríthatatlan okok ismertetésénél felsorolt események valamelyikének következtében állt elő. 48. Amennyiben a leltárhiányért az Egyesület tagjának és nem tisztségviselőjének a felelőssége állapítható meg, akkor a hiány összegének megtérítéséről az Egyesület Elnöksége határozatban dönt. 49. A határozatot a leltárhiányt megállapító leltározást követően legfeljebb 45 napon belül kell közölni az érdekelt taggal. A határidő jogvesztő hatályú. 50. A leltárhiány megállapítását követő 8 napon belül, a tag kérelmére újabb egyeztetést kell lefolytatni, ha ettől várható, hogy a megállapított hiány összege csökken. A leltárhiánymegtérítési határozat ellen a tag a kézhezvételtől számított 15 napon belül bírósághoz fordulhat. 51. A leltárfelelősség csak arra a hiányra terjed ki, melynek oka ismeretlen. Az ismert ok következtében keletkezett hiányért - bűncselekményt kivéve - az általános kártérítési (vétkességi) szabályok irányadók. EH.013/2008/05.

6 E) Leltárhiányért való felelősség 52. Elemi károk bekövetkezését, azok körülményeit és a keletkezett kárért való vétlenséget - a káreseti jegyzőkönyveken felül - hatósági (rendőrségi, tűzrendészeti stb.) jegyzőkönyvvel is bizonyítani kell. 53. A kezeléssel megbízott tag az általa átvett értékek visszaszolgáltatásáért, kezeléséért és megőrzéséért az Egyesület felé felelősséggel tartozik. 54. A tag felelősségének formái a következők: a. a leltárhiányért való felelősség, b. kártérítési felelősség, c. büntetőjogi felelősség, 55. A leltárhiányért való felelősség az Egyesületnél foglalkoztatott tagokat, munkavállalókat, az Egyesület bármilyen státuszú tagjait és az Elnökséget terheli a kezelésükre bízott vagyontárgyak (anyagok, felszerelési tárgyak, tárgyi eszközök) hiányért amennyiben őt raktár, raktárkészlet kezelésével megbíznak, részére az Egyesület vagyonát képező tárgyat, eszközt vagy egyéb értéket átadnak. 56. Amennyiben a tag vagy tisztségviselő nem foglalkoztatott, akkor a leltárra vonatkozó felelőssége csak akkor hatályos, ha részére ezt írásban közölték és ő a leltárfelelősséget magára nézve elfogadja. 57. A leltárhiányért felelős tag, munkavállaló a megállapított hiányért akkor felel, ha az Egyesület vagyontárgyait leltár, egyéb bizonylat vagy jegyzék szerinti kezelésre, megőrzésre átvette és az átvételt aláírásával igazolta. 58. Kártérítési felelősség terheli az anyagkezeléssel közvetlenül meg nem bízott felelős beosztású tagot, munkavállalót is, ha megállapítható, hogy a leltárhiány az ellenőrzés vagy a felügyelet elmulasztásával összefügg. Ettől a kártérítési felelősségtől, valamint a leltárhiányért való felelősségtől meg kell különböztetni a megőrzésre átadott dolgokért való kártérítési felelősséget, amely szintén vétkességre tekintet nélkül tárgyi felelősségi forma. F) A megőrzésre átadott dolgokért való felelősség 59. A megőrzésre átadott felelősség bárkit terhel, aki visszaszolgáltatási vagy elszámolási kötelezettséggel, jegyzék vagy elismervény aláírása mellett vesz át értéket. 60. Az átvett értékekért való kártérítési felelősség - eltérően mind a leltárfelelősségtől, mind a vétkességi felelősségtől - teljes, vagyis az átvett dolog teljes értékéig terjed. (Ha az értéket többen vették át, illetve többen kezelték, felelősségük egyetemleges.) 61. A leltárhiány csökkenésénél alapul szolgálhat a tárolás tárgyi feltételeinek hiánya. A megőrzésre átvett dologban bekövetkezett hiánynál kármegosztásnak lehet helye, ha a tagon, munkavállalón kívül az Egyesület felróható magatartása is közrehatott. Rendkívüli méltánylást érdemlő esetben a kártérítés elengedhető. 62. A leltárhiány megtérítési határozat kiadására megszabott 45 napos határidő jogvesztő, míg a megőrzési felelősség miatti kártérítési igény érvényesítésére a munkajogban alkalmazott 3 éves elévülési határidő az irányadó. G) Büntetőjogi felelősség 63. A kezeléssel megbízott és a megőrzési kötelezettséggel terhelt tagot, munkavállalót az átvett vállalati értékek őrzése, megőrzése, kezelése és visszaszolgáltatása tekintetében az anyagi felelősségen túl büntetőjogi felelősség (adott értékhatártól függően szabálysértési felelősség) is terheli. EH.013/2008/06.

7 64. A Büntető Törvénykönyv általában a tulajdon vagyontárgyainak szándékos károsítását (sikkasztás, csalás, lopás stb.) rendeli büntetni, de kivételként a gondatlan károsítás is bűncselekményt (szabálysértést) jelenthet (pl. gondatlan rongálás, hanyag kezelés stb.) H) Mérleg bizonyítása 65. A mérleg bizonylatai a leltározás alapján helyesbített analitikus nyilvántartásokkal számszerűen egyező főkönyvi számlák, illetve az azok alapján készített főkönyvi kivonat. 66. A mérleg bizonylati alátámasztásaként, az előző bekezdésben foglaltakon kívül legalább a következőket kell megőrizni: a. leltározási szabályzat és az ahhoz kapcsolódó ütemterv, b. a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatok, ívek és összesítők, c. leltárkülönbözetekről felvett jegyzőkönyvek, d. a leltározás ellenőrzése során felvett feljegyzések, e. az eredmény-elszámolás bizonylatai és számításai, f. minden olyan bizonylatot, melyet a Számviteli Törvény előír. 67. A mérlegbeszámolót, a mérleget és az eredmény-kimutatást, továbbá ezek mellékleteit valamint a leltárkészítés és mérlegbizonyítás során keletkező iratokat 10 évig meg kell őrizni. Besnyő, május Sólyom Balázs Nyersné Vajda Márta Germán Márton Titkár Elnök Elnökségi tag Ez a határozat a kihirdetést követően jogerős és végrehajtható. EH.013/2008/07.