Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet.

Átírás

1 Vállalati Információs Rendszerek Tételsor a, A vállalat külső információs kapcsolatai Minden vállalkozás egy rendszer, mely kapcsolatot tart a külvilággal, tehát nyílt rendszer. Más szavakkal a rendszer határain keresztül anyagi javak, információk, stb. áramlanak. Információs rendszerről lévén szó, a következőkben az információk áramlását vizsgáljuk. Beszélünk kimenő- és bemenő információkról, melyek a rendszer határain átmenő adatfolyamok. A kimenő információk forrása a cég, nyelője lehet a vevő, a szállító, a bank, a "hatóság. A bemenő információk nyelője a cég, forrása lehet a vevő, a szállító, a bank a "hatóság". Az információ-kapcsolati modellt az 1. ábra szemlélteti, az egyes adatfolyamok megnevezését, az ábrában alkalmazott rövidítéseket az 1-4. táblázatok tartalmazzák. Bemenő információk vevői ajánlatkérés (VAK) vevői megrendelés (VM) vevői megrendelés módosítása (VM) Kimenő információk ajánlati válasz (VAV) visszaigazolás (VMV) visszaigazolás módosítása (VM) szállítási értesítés (VSÉ) szállítólevél (VSL) számla (VSZ) 1. táblázat: vevői információk Bemenő információk ajánlati válasz (SAV) visszaigazolás (SMV) visszaigazolás módosítása (SMV) szállítási értesítés (SSÉ) szállítólevél (SSL) számla (SSZ) Kimenő információk szállítói ajánlatkérés (SAK) szállítói megrendelés (SM) szállítói megrendelés módosítása (SM) 2. táblázat: szállítói információk Értelemszerűen a szállítói és vevői oldal információi szimmetrikusak. Megjegyzendő, hogy a táblázatban csak az alapvető információk vannak feltüntetve, és a táblázat az időrendi sorrendet nem minden esetben tükrözi. A gyakorlatban egy-egy adatfolyam el is maradhat. Bemenő információk értesítés átutalásokról (ÁTU) egyenlegértesítő (EGY) értesítés kamatokról (KAM) értesítés kifizetésekről (KIF) értesítés feltételek változásáról (VÁL) értesítés befizetésekről (KIF) Kimenő információk átutalási megbízás (ÁMB) lekötési rendelkezés (LEK) készpénzfelvételi igény (KPI) készpénz-befizetési igény (KPI) 3. táblázat: banki információk Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet. Bemenő információk folyószámla kivonatok (KIV) fizetési meghagyások (FIM) értesítés késedelmi pótlékokról (KÉS) adatközlési felhívások (ADF) Kimenő információk adóbevallások (AB) TB jelentések (TB) adatközlések (ADK) 4. táblázat: "hatósági információk" Csak az alapvető információkat soroltuk fel. Az egyes információk szolgáltatását törvény írja elő. ( compliance ) 1

2 1. b, A számla eltárolt adatai és későbbi felhasználásuk A számla tárolt adatai számla sorszám teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő 5. táblázat: a számla tárolt adatai számla sorszám beszerzési egységár (ÁFA nélkül) eladási egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja szállítólevél szám (ha volt) vevői megrendelés azonosító kód (ha volt) 2. a, A vevők kiszolgálásának folyamata A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott okkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám adatai kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód 6. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a, a, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az vel oldhatjuk meg. A vevői megrendelés a vevői igény konkrét jelentkezési formája, a vevő vásárlási szándékát jelzi. A megrendelés keletkezhet szóban és írásban, de megválaszolása - a megrendelés visszaigazolás - feltétlenül írásban kell történjen. Miután a visszaigazolással szerződéses kapcsolat jön létre a vevő és szállítója között, a visszaigazolásban gondosan kidolgozott adatokat szerepeltetünk. A megrendelés visszaigazolást megelőző válasz-kidolgozási fázist röviden elbírálásnak nevezzük. A vevő részére raktárról kiadható tételekről szállítási értesítést küldünk. Így tehát a megrendelés kezelés munkafázisai: megrendelés rögzítése, elbírálás, visszaigazolás, szállítási értesítés. Megjegyezzük, hogy az ajánlatkérések, megrendelések kezelésének fenti folyamata elvi, teljes folyamat. A gyakorlatban a folyamat egyes lépései kimaradhatnak. A megrendelés rögzítése folyamat nagyon hasonló az ajánlatkérés rögzítésének folyamatához, ezért azt itt nem részletezzük. A rögzítés időpontja ideális arra, hogy azonosítsuk, kapcsolódik-e korábbi ajánlatunk a megrendeléshez. Ha van ajánlati kapcsolata a megrendelésnek, akkor az ajánlatban szereplő adatokkal már itt kiegészíthetjük a megrendelés adatait. (Ajánlott ár, határidő.) 2

3 Az elbírálás feladatáról külön is kell néhány szót szólni. Kiinduló feltételként fogadjuk el, hogy egyidejűleg több vevő, vevőnként több cikket rendel meg. Az igények kielégítésének vizsgálatát cikkenként kell elvégezni, hiszen több vevőnek is lehet igénye ugyanarra a cikkre. Először azt vizsgáljuk, hogy az igények, vagy egy részük a rendelkezésre álló raktári készletből kielégíthető-e. Természetesen a vevői igények kielégítésére csak a szabad készlet használható fel. Ha a szabad készlet nem fedezi a vevői igényeket, akkor beszerzésből, vagy gyártásból kell megteremteni az igények fedezetét. A továbbiakban csak a beszerzés útján történő készletpótlást vesszük figyelembe, az anyag korlátozott terjedelme miatt. A beszerzésből származó készletpótlás forrásai a szállítói megrendelések. Két eset lehetséges, vagy van már az adott cikkre vonatkozó korában feladott szállítói megrendelésünk, vagy a jelen igények alapján új szállítói megrendelést kell feladnunk. Az első esetben, a folyamatban lévő szállítói megrendelés fedezheti a felmerült vevői igényeket, és ha a szállítói megrendelés már visszaigazolt rendelés, akkor a vevői rendelés(ek) adott cikkre vonatkozó tételsorai is visszaigazolhatók. Ha új rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés visszaigazolása csak a szállítói rendelés visszaigazolása után biztonságos. Ha eldöntöttük, hogy adott rendelést készletről elégítjük ki, akkor célszerű a megrendelésben szereplő et szabad készletről foglalt készletre átmozgatni. A ek ilyen típusú megkülönböztetését a vevői- és szállítói megrendelésekben is célszerű megtenni. Vevői rendelés teljesítése esetén ugyanis tudnunk kell, hogy foglalt-, vagy szabad készletről adható ki a. Szállítói rendelések esetén a rendelésben szereplő ekről tudnunk kell, hogy mekkora hányadát "ígértük el" vevői rendelésekre, és a jelen elbírálás során mekkora az a, mellyel szabadon gazdálkodhatunk. A megrendelések tárolandó adatait a 12. Táblázat tartalmazza. Vevői megrendelések adatai vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt (szabad) rendelt (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló 7. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás i növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A i csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a i igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt et részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó et szabad ről foglalt re kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt kapcsolat létrehozásának dátuma 8. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be. 3

4 Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés azonosító kód raktárkód foglalás dátuma 9. táblázat: a vevői megrendelés tételek és foglalt készletek kapcsolata Ha új szállítói rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés egyes adatait egy tranzakciós állományban célszerű a funkció felé átadni. Ennek tartalmát a 15. Táblázat mutatja be. Szállítótól megrendelendő tételek vevői megrendelés azonosító kód rendelt kért határidő vevői szállítói igény dátuma szállítótól történő megrendelés dátuma 10. táblázat: a szállítótól megrendelendő tételek Az állomány adatait a szállítói megrendelések feladatkör dolgozza fel. A vevői megrendelés teljesítés adatai a számlázás és szállítólevél készítés funkció működése során kerülnek az állományba. A raktáron rendelkezésre álló adat aktualizálása a szállítói megrendelésből származó cikkek bevételezésekor történik. 2. b, A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti és informatikai folyamatok A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 11. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb. 4

5 A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti folyamatok: - Számla nyilvántartásba vétele - Banki átutalások felvitele - Banki bizonylat adatainak rögzítése - Vev_i számla párosítása - Visszautalások - Kezdeményezése - Megtörténtének rögzítése A vevői folyószámlával kapcsolatos informatikai folyamatok: 1: napi zárás adatai alapján vevő folyószámla aktualizálása 2: a banki rendszerből kapott és a vevő folyószámlán lévő adatok összepárosítása, egyeztetés a vevővel, majd feldolgozás 3. a, A számlázás informatikai folyamata 3. b, A vevői megrendelés eltárolt adatai, az adatok felhasználása Vevői megrendelések adatai vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma 4. a, A vevői ajánlatkérés folyamata, dokumentumai Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt (szabad) rendelt (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a 5

6 megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott okkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám adatai kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód 12. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a, a, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az vel oldhatjuk meg. 4. b, A szállítói folyószámla eltárolt adatai Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám fizetési határidő szállítókód saját számlasorszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 5. a, A vevői ajánlatkérés eltárolt adatai, az adatok felhasználása A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott okkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám 6 adatai kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód

7 A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is. A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a, a, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az vel oldhatjuk meg. 5. b, A napi zárás főbb funkciói A napi zárás során a napközben végzett tevékenység ellenőrzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai. Ezek feldolgozása során számos összesítő adat állítható elő, melyek informálják a vezetést a cég működésének "jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történő bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítő információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplő számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevőknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendő ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre. A napi forgalom eltárolt adatai napi dátum készpénzes számlák darabszáma készpénzes számlák Ft összege átutalásos számlák darabszáma átutalásos számlák Ft összege készpénzes visszáru számlák darabszáma készpénzes visszáru számlák Ft összege átutalásos visszáru számlák darabszáma átutalásos visszáru számlák Ft összege napi árbevétel eladott áru beszerzési értéke napi összes ÁFA Ft áfakulcsonként 7

8 6. a, A vevői megrendelés folyamata Üzleti folyamata: Vevői rendelés -> érkeztetés -> vevő azonosítása (ha új, rögzítése) -> igény azonosítás -> rögzítés -> elbírálás (forrás, ár, határidő meghat) -> visszaigazolás -> szállítási értesítés Informatikai folyamata: 6. b, A szállítók eltárolandó adatai Tárolási szempontból a szállítók legfontosabb adatai: a szállító neve, címe (telephely és értesítési), számlavezető bankja, banki számlaszáma, telefonszáma(i), fax száma(i), a kapcsolattartó személy neve, címe. Adott szállítóról opcionálisan további hasznos adatokat tarthatunk nyilván: a fizetési kedvezmény mértéke, a fizetési határidő (átutalásos fizetési mód esetén). 7. a, A cikkek adatai, az adatok felhasználása Cikktörzs állomány megnevezés KSH szerinti azonosító kód egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs Készlettörzs állomány szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma 13. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell 8

9 Cikktörzs állomány megnevezés KSH szerinti azonosító kód egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs Készlettörzs állomány szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma 14. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell 7. b, A vevői megrendelések kapcsolatai Vevői megrendelések adatai vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt (szabad) rendelt (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló 15. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás i növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A i csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a i igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt et részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó et szabad ről foglalt re kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt kapcsolat létrehozásának dátuma 16. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be. Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés azonosító kód raktárkód foglalás dátuma 9

10 8. a, A szállítói folyószámla üzleti és informatikai folyamatai 8. b, Az információval, az információs rendszerrel szemben támasztott követelmények Az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintű támogatása. Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei: - effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelő időben és minőségben nyújt a rendszer, - efficiency: az információ ellátás az erőforrások optimális felhasználásával történik, - confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstől, - integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelően teljes, pontos, - availability: mind az információk, mind az IT erőforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelő időpontban történő rendelkezésre állása, - compliance: az üzleti folyamatokat érintő, kívülről előírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerződések, stb.) való megfelelés, - reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni működtetési és beszámolási kötelezettségeinek. 9. a, Az ARIS ház nézetei, az egyes nézetek tulajdonságai 9. b, A szállítói megrendelés eltárolt adatai, az adatok felhasználása Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám 10. a, A szállítói megrendelés folyamata rendelt (szabad) rendelt (foglalt) szállítói megrendelés azonosító kód visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt határidő kért / visszaigazolt ár teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma 10

11 10. b, A készlet mozgások napló állományai A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat:,, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható. Bevételezés beszerzési egységár fogadó raktár kódja a tevékenységért a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma Kivételezés nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma 17. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma Raktárközi átmozgatás nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma Módosítás nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma 18. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma Látható, hogy az eltárolandó adatok köre, és ezért az állományok struktúrája nagymértékben hasonló. Fontos dolog, hogy a mozgásokat az információs rendszerbe bevivő személyek azonosíthatók legyenek - ezt rögzíti a -, az egyes tevékenységek végrehajtását a rendszerben jogosultsághoz kötjük. ( confidentality, a tevékenység és az információ érzékenysége miatt a tevékenységet nem végezheti el tetszőleges felhasználó, csak a feljogosított=authorised.) A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitó- és egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van. Az anyagban első alkalommal történik hivatkozás bizonylatokra, és az azokat azonosító kódokra, a bizonylatszámokra. A bizonylat minden esetben a rendszerbe bevitt adatokat tartalmazó papíralapú adathordozó, melynek azonosító kódja van. Eredetét tekintve a bizonylatot előállíthatja az információs rendszer az adatbevitel során, illetve származhat külső forrásból. A bizonylatok hordozója tehát ma még a legtöbb esetben papír, ennek oka a hazai törvényi szabályozás. Például a számla bizonylat ma még csak papír alapon számít a vásárlás tényét rögzítő bizonylatnak törvényeink szerint. Ez a közeljövőben várhatóan változik, a megfelelő feltételeknek eleget tevő elektronikus bizonylatok a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűvé válnak. 11. a, A kereskedelmi vállalat információs rendszerének főbb alrendszerei 11. b, az IT erőforrások osztályozása, definíciója Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: - az adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információ- továbbítás módja, - az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek). [2] Az IT erőforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint: - Data: a vállalatnál előforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.), - Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége, - Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbázis-kezelő rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb., - Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás, - People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, működését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, működteti, és működését felügyeli. 12. a, A kontroll fogalma, szerepe, alkalmazása 11

12 12. b, A számlázás informatikai folyamata 13. a, A vevői folyószámla fogalma, tárolt adatai és felhasználásuk A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 19. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. 13. b, A kódok osztályozása A kódokat osztályozhatjuk jelkészletük, és szerkezetük alapján. Jelkészlet szerint megkülönböztetünk alfabetikus, numerikus, alfanumerikus, mnemonikus és grafikus kódokat. A szerkezet alapján beszélünk sorszámos, helyiértékes és vegyes (sorszámos és helyiértékes) kódokról. Sorszámos a kód akkor, ha minden új elem kódértéke eggyel nagyobb az utoljára kódolt elem kódértékénél. Helyiértékes kód esetén a kód karaktersorozatának egyes helyiérték csoportjai önálló jelentéstartalommal bíró kódrészletek. 12

13 14. a, A vevők eltárolt adatai, az adatok felhasználása 14. b, Az ARIS ház nézetei, az egyes nézetek alkalmazása 15. a, A szállítói megrendelések adatai és felhasználásuk Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám 15. b, A bevételezés informatikai folyamata rendelt (szabad) rendelt (foglalt) szállítói megrendelés azonosító kód visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt határidő kért / visszaigazolt ár teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma 13

14 16. a, Vevői és szállítói megrendelések kapcsolata, a kapcsolatok megvalósítása Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt kapcsolat létrehozásának dátuma 20. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata 16. b, A redundancia veszélyei, szerepe 17. a, A kódokkal szemben támasztott követelmények, a kódolás menete A kódokkal szembeni legfontosabb elvárás, hogy a kód és az általa azonosított rendszerelem között kölcsönös és egyértelmű megfeleltetés legyen. A rendszer elemeinek kódolása során figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a kialakított kódrendszer lehetőséget biztosítson új elemek kóddal történő ellátására, ugyanakkor kezelési szempontból a kód hossza minimális legyen. A napi munka során hasznosak az úgynevezett "beszélő kódok", melyek felhasználójuk számára "ránézésre" leírják az azonosított rendszerelemet. Nagyszámú elem kódolása esetén azonban a kódok feletti áttekintés mértéke jelentősen csökkenhet, így a várt előny elveszhet. 17. b, A vevői megrendelésekkel kapcsolatos dokumentumok Vevői ajánlatkérések ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám Vevői megrendelések adatai vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma adatai kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt (szabad) rendelt (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló Feldolgozás folyamata: - ajánlat rögzítés - vevő azonosítása (ha még nincs, akkor adatok felvitele) - megválaszolás - megrendelés rögzítése - elbírálás - megválaszolás - szállítási értesítés küldése 14

15 18. a, A vevői megrendelések eltárolandó adatai és felhasználásuk Vevői megrendelések adatai vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma 21. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt (szabad) rendelt (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített (szabad) teljesített (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló 18. b, A szállítók adataival kapcsolatos informatikai tevékenységek A szállítói adatok időben változhatnak. E változásokat az információs rendszer tárolt adatain is át kell vezetni. Általában egy a szállítóihez hasonló nyilvántartással kapcsolatosan az információs rendszer az alábbi tevékenységek elvégzésére kell képes legyen: új szállító adatainak felvitele, a nyilvántartásban szereplő szállító adatainak módosítása, - törlése különféle szempontok szerinti lekérdezések. Az egyes tevékenységek elvégzésekor biztosítani kell, hogy egy szállító se kerülhessen kétszeresen a nyilvántartásba. Ezt a felvitel és a módosítás tevékenységeknél szigorú ellenőrzésekkel kell biztosítani. 19. a, A számlázás informatikai folyamata 15

16 19. b, A nyilvántartási egységár fogalma, képzési lehetőségei Mérlegelt átlagáras modellnél van nyilvántartási egységár. Képzése: (raktárkészlet*nyeár+beszerzett_*beszerzési_ár)/(raktárkészlet+beszerzett_) 20. a, Vevői megrendelések és készletek kapcsolata Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel: Vevői megrendelés azonosító kód Cikkszám Mennyiség Raktárkód Foglalás dátuma Felelős kódja 20. b, Az integrált rendszer és a standard rendszer fogalma, 1 példa az integráltság megvalósítására 21. a, A cikkek adataival kapcsolatos informatikai folyamatok: Cikkek adatainak felvitele Cikkek adatainak módosítása Cikkek adatainak törlése Cikkek adatainak megjelenítése Szállítói ok karbantartása Vevői szerződéses árak karbantartása 16

17 21. b, A bevételezés kapcsolatai, informatikai folyamata 22. a, A vevői megrendelés módosítása, hatásai A vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást - kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás i növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A i csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a i igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás esetén új visszaigazolás készítendő. 22. b, A szállítói folyószámla eltárolt adatai, az adatok felhasználása Szállítói folyószámla adatai számlaszám saját számlasorszám fizetési határidő szállítókód saját számlasorszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 23. a, Vevők adatainak karbantartása és szempontjai 23. b, A kereskedelmi vállalat információs rendszerének főbb alrendszerei 24. a, Az ARIS ház, fogalmak 24. b, A készlet mozgások naplózásának oka, a napló állományok adattartalma A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat:,, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható. Bevételezés beszerzési egységár fogadó raktár kódja a tevékenységért a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma Kivételezés nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma 22. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma 17

18 Raktárközi átmozgatás nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma Módosítás nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma 23. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitó- és egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van. 25. a, A készlet adatkonzisztenciájának ellenőrzése, a konziszt. ellenőrzés mint kontroll 25. b, A vevői folyószámla fogalma, főbb tevékenységek A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma 24. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés. Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb. A vevői folyószámlával kapcsolatos üzleti folyamatok: - Számla nyilvántartásba vétele - Banki átutalások felvitele - Banki bizonylat adatainak rögzítése - Vev_i számla párosítása - Visszautalások - Kezdeményezése - Megtörténtének rögzítése A vevői folyószámlával kapcsolatos informatikai folyamatok: 1: napi zárás adatai alapján vevő folyószámla aktualizálása 2: a banki rendszerből kapott és a vevő folyószámlán lévő adatok összepárosítása, egyeztetés a vevővel, majd feldolgozás 18

19 26. a, Az ARIS ház, fogalmak 26. b, A számla eltárolt adatai, az adatok felhasználása A számla tárolt adatai számla sorszám teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő 27. a, A visszáruzás tevékenysége számla sorszám beszerzési egységár (ÁFA nélkül) eladási egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja szállítólevél szám (ha volt) vevői megrendelés azonosító kód (ha volt) A vevő számára a megvásárolt áru valamely okból feleslegessé válhat: nem erre az árura volt szüksége, minőségi kifogás, stb. Ilyen esetben az árut visszavételezzük, azaz visszáruzzuk. Visszáruzni azonban csak az általunk eladott árut, a számla szerinti ben lehet. A visszáruzás során visszáru számlát (stornó számla) készítünk. A visszáru számla adatai, eltárolt adatai lényegében megegyeznek a számla adataival. A visszáru számla sorszáma is szigorú számadás alá esik. A visszáru számlák nyilvántartásában eltárolandó az eredeti számla sorszáma is. A visszáruzás az egyik a számlázáshoz kapcsolódó tevékenység. 27. b, A cikk és készletnyilvántartás adatai Cikktörzs állomány megnevezés KSH szerinti azonosító kód egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs Készlettörzs állomány szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma 25. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell Cikktörzs állomány megnevezés KSH szerinti azonosító kód egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs Készlettörzs állomány szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma 26. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell 19