A teljesítési bizonylat a szerződéses jogviszony keretében elvégzett feladatok igazolására és lezárására szolgáló dokumentum.

Átírás

1 Mire szolgál a teljesítési bizonylat? A teljesítési bizonylat a szerződéses jogviszony keretében elvégzett feladatok igazolására és lezárására szolgáló dokumentum. A teljesítési bizonylat helye és szerepe a PIR-Convex rendszerben A PIR-Convex projekt és pályázat menedzsment rendszer fő funkcióit tekintve támogatja a projektmenedzserek munkáját a projekt szakmai tervének megfelelő feladatvégrehajtásban, valamint segíti a pályázatok pénzügyi elszámolását. A projektfeladatok végrehajtása lehetséges alvállalkozók által, illetve saját munkavállalók eseti vagy rendszeres munkavégzésével. A szerződéses projekt feladat végrehajtók munkáját minden esetben teljesítés igazolással, adott esetben teljesítési bizonylat kiadásával kell lezárni. A pályázatok pénzügyi elszámolásának alapfeltétele, hogy felmerült költségekről rendelkezésre álljanak olyan bontású adatok, pénzügyi tételek, amiket megkövetel az adott pályázat kiíró-, elszámoló hatósága. A PIR-Convex rendszerben a pénzügyi tételek rögzítése a "pénzügyi naplóban" (a Pénzügyek modulban) lehetséges. A rögzítés történhet egyedileg, vagy tömegesen a PIR-Convex felhasználói felületén keresztül, vagy a megfelelő adatállomány importálásával. A pályázat pénzügyi elszámolásához igazolni kell, hogy az elszámolandó költségek valóban elvégzett feladathoz tartoznak, illetve hogy a tételek (számlák) pénzügyi rendezése megtörtént. A PIR-Convex rendszerben ez a pénzügyi tételek és a teljesítési bizonylatok összerendelésével történik. Tömeges teljesítés igazolás megvalósítása Nagyszámú munkavállalóval kötött szerződések esetén biztosítja a szerződésenkénti teljesítés igazolás helyett a tömeges, több szerződéses tételt (pl. rendszeres, egy-egy időszaki bérfizetés) érintő teljesítési bizonylat, illetve bérlista kiállítását. Ezzel egyidejűleg lehetővé teszi a teljesítési bizonylatok listaszerű, (szerződéstől független) megjelenítését, megjelölve az egyes bizonylatok típusát. Pénzügyi tételek automatikus generálása Lehetőséget nyújt a könyvelésből származó pénzügyi tételek összevonására, illetve megbontására, hogy így nyíljon mód a pályázati elszámoláshoz szükséges bizonylati tételek előállítására. Ezzel egyidejűleg hatékonyabbá teszi a teljesítési bizonylatok, beleértve a tömegesen előállított "gyűjtő" TIG-ek összerendelést az importált bizonylatokkal. Az összerendelés támogatja az egy-azegyes összerendelést (pl TIG-számla-kiegyenlítő banki bizonylat), egy-több kapcsolatot (pl gyüjtő TIBbérlista-bérfizetés), és több TIG egy pénzügyi tétel összerendelést (pl több szerződéshez kapcsolódó TIG-1 számla-1 banki bizonylat). Hol találom a teljesítési bizonylatokat? Típusonként listázva Projektenként, az adott projekt bal oldali menüjében külön menüpontban, mely további almenükre van bontva: 1. oldal (összes: 10)

2 Összes = Az adott projekthez tartozó összes teljesítési bizonylat megjelenik, típusától függetlenül. Számlás = Az adott projekthez tartozó összes számlás, azaz dologí típusú teljesítési bizonylat megjelenik. Rendszeres személyi = Az adott projekthez tartozó összes rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylat megjelenik. Nem rendszeres személyi = Az adott projekthez tartozó összes nem rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylat megjelenik. A teljesítési bizonylat lista áttekintése A kapcsolódó szerződésnél 2. oldal (összes: 10)

3 Azon szerződés adatainál is megtaláljuk a teljesítési bizonylatot, amelyhez tartalmát tekintve kapcsolódik. Hogyan hozhatok létre új teljesítési bizonylatot? A számlás/dologi-, és a nem rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylatok kezelése eltér a rendszeres személyi bizonylatokétól, ezért ezek létrehozását külön-külön mutatjuk be. Új teljesítési bizonylat szerződés oldalról rögzítve > számlás/dologi-, és nem rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylatok esetében 1. A bal menü Szerződések menüpontjára klikkelve a táblázatos, áttekintő nézetből válasszuk ki azt a szerződést, amelyhez teljesítési bizonylatot szeretnénk létrehozni, majd klikk a szerződésre. 2. A szerződés adatlapján válasszuk ki a 'ok' fület, és klikkeljünk rá. 3. Az 'Új hozzáadása' gombot megnyomva a táblázatban új sor jelenik meg: ezt töltsük fel a kért alapadatokkal és mentsük el: 4. A mentést követően új sor jött létre, az alábbi adatokkal: 5. Nyissuk meg a (sor bal oldalán található) TIB adatlapot, ahol az alábbi információkat találjuk: 3. oldal (összes: 10)

4 Új teljesítési bizonylat szerződés oldalról rögzítve > rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylatok esetében Erre nincsen lehetőség - rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylatot kizárólag lista oldalról lehet rögzíteni. Ennek az a magyarázata, hogy amíg a számlás / dologi-, valamint a nem rendszeres személyi jellegű kifizetéseknél az az életszerű, hogy a kifizetések igazolása szerződésenként / szerződéstételenként / fizetési ütemenként történik, addig a rendszeres személyi kifizetések igazolása jellemzően egy adott időszakra (pl. hónapra), egyszerre történik. A rendszeres személyi típusú teljesítések ily módon való működése biztosítja a nagy számú munkavállalóval kötött szerződések esetén a szerződésenkénti teljesítés igazolás helyett a tömeges, több szerződéses tételt (pl. rendszeres, egy-egy időszaki bérfizetés) érintő teljesítés igazolás kiállítását. Új teljesítési bizonylat lista oldalairól rögzítve A teljesítési bizonylat (TIB) létrehozásának egyik módja, hogy a TIB valamely listaoldaláról adok hozzá egy új TIB-et. Figyelem! Ez a módszer számlás (azaz dologi) TIB esetében nem működik, az kizárólag csak szerződés oldalról hozható létre. Ezért a / Számlás lista nézetében nem is találunk 'Új hozzáadása' gombot. Az alábbi példán a / Összes listanézetből adom hozzá az új TIB-et, az 'Új hozzáadása' gomb megnyomásával: 4. oldal (összes: 10)

5 Az alábbi űrlapot kell kitöltenünk és adatokkal elmentenünk az új TIB létrehozásához: 5. oldal (összes: 10)

6 Mentést követően az újonnan létrehozott teljesítési bizonylat is megjelenik a ok / Összes, valamint a típusának megfelelő (Rendszeres személyi / Nem rendszeres személyi) összesítő listában is. Rendszeres személyi típusú teljesítési bizonylat létrehozása Ilyen típusú teljesítési bizonylat csak lista oldalról hozható létre. Ennek az a magyarázata, hogy a rendszeres személyi kifizetések igazolása jellemzően egy adott időszakra (pl. hónapra), együttesen történik. Ez a működés biztosítja, hogy a projekten az adott időszakra akár az összes munkavállalóval kötött szerződést egyszerre tudjuk teljesítés igazolni. A teljesítési igazolást a következőképpen hozzuk létre: 1. Klikkeljünk a / Rendszeres személyi (vagy az Összes) menüpontban az 'Új hozzáadása' gomra: 6. oldal (összes: 10)

7 2. Töltsük ki az űrlapot a megfelelő adatokkal, majd mentsünk: Ezekkel az adatokkal létrejött egy új sor a / Rendszeres személyi áttekintő lista táblázatában. 3. A mentés után a felület automatikusan teljesítési bizonylat adatlapjára visz át. Itt a TIB alapadatai mellett azt is láthatjuk, hogy mely rendszeres személyi tételek kerültek leigazolásra a teljesítési bizonylaton, illetve azt is, hogy melyek azok a projekthez tartozó munkaszerződések, amelyek fizetési üteme /teljesítési időpontja a szerkesztés időpontjához képest 30 napon belül esedékes, és még nincsen teljesítési igazolva. A listából láthatóak tehát azok a tételek is, amelyek korábbi, még nem teljesítési igazolt munkaszerződés fizetési üteméhez tartoznak! 7. oldal (összes: 10)

8 Hogyan tudok eltérő összeget igazolni, mint az eredetileg tervezett? A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a leigazolt összeg eltérjen a szerződéskötéskor, az adott fizetési ütemnél meghatározottól (és amit a rendszer alapesetben automatikusan legenerált). Erre pl. akkor lehet szükség, ha kevesebb összeget tudunk leigazolni, mert kötbér csökkenti az eredetileg tervezett összeget (pl. dologi TIB esetében), illetve rendszeres személyi TIB-nél munkaszerződés típus esetén ha a munkavállaló betegszabadságon volt, így a havi fizetésének összege emiatt kevesebb. Ez a következőképpen tudjuk megtenni: 1. Alapesetben a TIB adatlapon a TIB adatlap / Részletek szekciójában a (piros kerettel jelölt) terv és a (zöld kerettel jelölt) igazolt összegek megegyeznek. 2. Ha azt szeretnénk, hogy ez eltérjen, akkor nyissuk meg szerkesztésre ezt a sort: 3. Ekkor szerkeszthetővé válnak a terv összeg cellái, valamint a megjegyzés mező: 8. oldal (összes: 10)

9 4. Ha a TIB tartalmilag összeállt, ne felejtsük el véglegesíteni! Hogyan tudom véglegesíteni a teljesítési bizonylatot? Mit jelent a teljesítési bizonylat véglegesítése? A teljesítési bizonylat véglegesítése azt jelenti, hogy minden elvárt tartalmi információ és formai követelmény (ha van ilyen meghatározva) rendelkezésre áll ahhoz, amivel a leszerződött tétel elvégzését dokumentáltuk, ezzel a leigazolt tétel pénzügyi teljesítése megtörténhet. A TIB véglegesítésével egyszerre a rendszer Pénzügyi napló moduljában egy követelési bejegyzés is keletkezik. A véglegesítési lépései 1. A TIB adatlapját nyissuk meg szerkesztésre: 2. A szerkesztő nézetben adjuk meg a még hiányzó alapadatokat (ha van ilyen), adjuk hozzá az összes, ezen a TIB-en leigazolni kívánt pénzügyi tételt, majd tegyük be a 'Véglegesített:' mezőbe a pipát, és mentsünk. Ekkor a TIB véglegesített státuszba kerül, és megjelennek a 'Kapcsolódó pénzügyi tételek' valamint a 'Stornó' gombok: 9. oldal (összes: 10)

10 Mikor lehet egy teljesítési bizonylatot törölni, és mikor sztornózni? törlése Ameddig egy teljesítési bizonylat nincs véglegesítve, addig gond nélkül törölhető. Ilyenkor a teljesítési bizonylat véglegesen törlődik a rendszerből, nem láthatóak a TIB lista nézetekben sem. A nem véglegesített teljesítési bizonylat nem sztornózható. sztornózása A véglegesített bizonylatot törölni már nem, csak sztornózni tudjuk. Sztornózás esetén - figyelmeztetés után - a rendszer az összes kapcsolódó pénzügyi tételt is sztornózza. A sztornózott TIB-ek nem láthatóak a TIB lista nézetekben. A rendszernaplóban (megfelelő jogosultság esetén) a 'TIB sztornózása" esemény lekérdezhető. Honnan látom, ha valamelyik fizetési ütemhez tartozó teljesítési bizonylat még nem került kiállításra? Az adott szerződés 'Fizetési ütemezés' aloldalán az alábbi figyelmeztető jelölést találjuk az ilyen esetekben: Forrás webcím: oldal (összes: 10)