Vezetői összefoglaló, végrehajtási koncepció

Átírás

1 SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 9700 Szombathely, Kossuth u Tel.: (06) ; Fax: (06) Vezetői összefoglaló, végrehajtási koncepció az Államreform Operatív Program (ÁROP 1.A.2/B) keretében IV. ütem PROJEKTZÁRÁS Érvényessége kiterjed Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala vezetőire, alkalmazottaira, partnerkapcsolataira, a szervezetfejlesztéssel érintett valamennyi hivatali működési folyamatra. Készítette: A kiadás dátuma: A Projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

2 Tartalomjegyzék I. Bevezetés... 3 II. Projektmenedzsment... 4 III. Szervezeti struktúra áttekintése... 5 IV. A gazdálkodás korszerűsítése V. A partnerség erősítése VI. Oktatás, képzés VII. Végrehajtási koncepció VIII. A projekt során átadott dokumentumok listája

3 I. Bevezetés Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala európai uniós támogatással létrejött ÁROP 1.A.2/B pályázat keretében a szervezeten belüli problémák megoldására, a hatékonyabb működés elősegítésére jelentős lépést tett. Jelen projekt esetében két fő területre oszlott a szakmai munka: - szervezetfejlesztéshez kapcsolódó szakértői tevékenység, valamint - képzések. A szervezetfejlesztés a teljes hivatali struktúra áttekintéséből, a racionális működéshez javaslatok megfogalmazásából állt. A Hivatal szervezetfejlesztésének hosszú távú célkitűzéseit, a szervezetfejlesztésre vonatkozó javaslatokat a II. ütemben elkészített hosszú távú fejlesztési koncepció, valamint a III. ütem zárásaként megírt szervezetfejlesztési tanulmány részletesen tartalmazza. Fontosnak tartjuk megjegyezni, hogy ezen javaslatok megtétele mind a helyzetfelmérés eredményei, a rendelkezésre álló dokumentumok átvizsgálása, mind az ÁROP projekt feltételrendszerében megfogalmazott elvárások figyelembevétele történt meg. Ebben az összefoglalóban röviden pontokba szedtük a projekt során tett megállapításokat, javaslatokat, eredmény-termékeket. A képzés négy fő részterületet ölelt fel, összességében szinte az egész hivatal dolgozói állományát érintette. Mindezeket az alábbiakban részletesebben összefoglaljuk. 3

4 II. Projektmenedzsment A projektmenedzsment feladatokat a belső projektvezetés külső projektmenedzsment segítségével (4Sales Systems Kft.) végezte. A munka a projekt előkészítésétől kezdve a projektzárásig a szakmai munka minőségének biztosítása mellett a közreműködő szervezet (VÁTI) felé szükséges adminisztrációs feladatok elvégzéséből állt. A szerteágazó szakmai tevékenységek jelentős szervezési, összehangolási feladatot róttak a projektvezetésre. A projektüléseken kívül a megvalósítást időnként kockázati jelentéssel, projektátvilágítással ellenőrizte és ez alapján meghatározta a további feladatokat. A projekt során eddig két elszámolás került benyújtásra, valamint a kötelező projekt előrehaladási jelentés is elkészült. Meg kell jegyezni, hogy a közreműködő szervezet a projekt ideje alatt nehézséget okozott azzal, hogy az elszámolások rendjét menet közben alakította ki, ehhez nagy mennyiségű részletes kimutatást, bizonyító dokumentumot, összefoglalót kellett létrehozni, összegyűjteni. Szerencsére ez a szakmai munkát nem zavarta, csak mind a belső, mind a külső projektmenedzsmentre hárult sokkal nagyobb szervező és adminisztrációs munka. Több alkalommal személyes egyeztetés történt a VÁTI-val, ezek közül egy személyesen Budapesten. Összességében elmondható, hogy a projektmenedzseri tevékenység, ha nem is zökkenőmentesen, de nagyon hatékonyan segítette mind a szakmai feladatok minőségi teljesítését, mind a szükséges és elvárt egyéb adminisztráció elvégzését. 4

5 III. Szervezeti struktúra áttekintése A szervezeti struktúrához kapcsolódóan az alábbi területek kerültek definiálásra. 1. Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében 2. A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében 3. Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (munkaszervezés, ügyintézési folyamatok átalakítása) A feladat eredményeként felülvizsgálatra kerültek a Polgármesteri Hivatal által végzett tevékenységek, az ügyiratstatisztikák alapján a munkatársi kör leterheltségének vizsgálata is megtörtént. A vezetői, dolgozói interjúkon keresztül a konkrét feladat végrehajtás, a hatáskörök és tevékenységek munkaköri leírásokon keresztül történő gyakorlati ellenőrzése is megvalósult. Feladat: - Jelenlegi helyzet felmérése, dokumentumok elemzése, interjúk készítése, dolgozói elégedettség mérés, swot analízís. - új szervezeti rend kialakítása, - új eljárásrend kialakítása, - jelenlegi túlszabályozások megszűntetése, - meglévő szabályozás, kiegészítése módosítása (SZMSZ módosítás, Kiadmányozási Szabályzat,.stb), - ügyfélközpontú szervezeti működés kereteinek megteremtése, - ügyfélszolgálati tevékenységet szabályozó dokumentumok, eljárásrend áttekintése, - ügyfélszolgálat szervezetére vonatkozó javaslat összeállítása. 5

6 Megállapítások - A jelenlegi szervezeti struktúra megfelelő. - Összességében jól működik a hivatal. - Az osztály/irodai szerkezeti tagozódás jó és működőképes, azonban egyes területeken szétaprózott. - A szervezet képes rugalmasan, azonnal reagálni a hirtelen felmerülő rendkívüli feladatokra - Bizonyos feladatok, feladatcsoportok szét vannak darabolva és nincsenek egységesen kezelve (pl. nincs egységes városmarketing, a kommunikációt, a stratégiai, pályázati elképzeléseket komplexen kezelő szervezeti egység). - Vannak párhuzamosan, több irodán is végzett feladatok. - A működést szabályozó legalapvetőbb dokumentumok a jogszabályi előírásoknak megfelelnek, azok belső átdolgozása csak minimálisan szükséges. - Kiemelendő pozitív tény, hogy a Hivatal által működtetett minőségirányítási rendszer követelményei között megtalálható, hogy a belső dokumentációkat évente felül kell vizsgálni, így ez a szabály hosszú távon is biztosítja, hogy a Hivatal dokumentumai a jogszabályi, rendeleti és egyéb szakmai követelményeket kielégítően kerülnek használatba. - A szerződés egyeztetésének menete rendkívül lassú, a felelősség pedig mindig hárítódik. A szerződések aláírása tehát kezelhetetlenül hosszú ideig tart, a folyamatot egyszerűsíteni, a személyi felelősségvállalást erősíteni kell. Javaslatok Új szervezeti egységek kialakítása - Polgármesteri Kabinet kialakítása (feladatok: városmarketing, stratégiai tervezés stb.). - Hivatalvezetői kabinet kialakítása az ellátandó feladatok átgondolása. - Központi Ügyfélszolgálat kialakítása: 6

7 1. A meglévő ügyfélszolgálati rendszer továbbfejlesztése, kiterjesztése a Hivatal teljes egészére. 2. Az ügyfelek folyamatos ki-be járkálásának megszüntetése az ügyfélfogadó egységen kívül a folyamatos ügyfélfogadással együtt. 3. Javítani kell az ügyfélfogadási körülmények infrastruktúráját. Feladatok tömbösítése, összevonása - Közgazdasági Osztály és Adóosztály összevonása. Jelenleg is közvetlen a kapcsolat a két terület között, tekintettel az adóbevételek nagy jelentőségére. - Kulturális, Idegenforgalmi és Civil Iroda, Nevelési és Oktatási Iroda, Ifjúsági és Sport Iroda összevonása egy szervezeti egység alá történő rendelése. Meglévő szervezeti egységek szerepének újragondolása - Jogi és Képviseleti Osztály, Tisztségviselői Osztály feladatainak újragondolása. - Városfejlesztés és Üzemeltetési Osztály valamint a kialakításra kerülő Polgármesteri Kabinet közötti kapcsolat rendszeressé tétele. - Stratégiai munka szerepének erősítése. - A jogi vonal megerősítése: a szerződések aláírása folyamatának egyszerűsítése. A munkaszervezési folyamatok átgondolása. A felelősök egyértelművé tétele. - Egységes állásfoglalás kialakítása Hivatali szinten. - Főépítész szerepének újragondolása (külön szervezeti egységben Polgármesteri, vagy Hivatalvezetői Kabinetben vagy akár a kialakításra kerülő Hatósági Főosztályon belül az Építési Osztályon) - Vagyongazdálkodási feladatok ellátása (gazdasági társaságba kiszervezve). 7

8 4. Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása Rendeletalkotás folyamatának rögzítése, javaslat összeállítása az informatikai támogatásra a rendeletalkotás és kapcsolódó szabályozási feladatokra vonatkozóan. 5. A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása, a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése A jelenlegi szervezeti struktúra elemzése a kommunikáció, az szervezeti egységek közötti együttműködés szempontjából. Szervezeti egységek közötti folyamat és kapcsolati mátrix összeállításával a fontos információk összegyűjtése. Vizsgáltuk, hogy milyen szinten van jelenleg a szervezetben az informatikai technológiák használata. A jegyző által irányított vezetői értekezletek rendszerén keresztül biztosítani kell, hogy az alsóbb szintű szervezeti egységekhez való szakmai és informális adatok és dokumentumok torzulásmentesen eljussanak. Megállapítások: - Fokozni kell a kiadott feladatok tekintetében az ügyintézői - vezetői szintű együttműködést és meg kell teremteni a hatékonyabb feladatellenőrzési, számonkérési lehetőséget. Ezen túlmenően a felsővezetői döntések egyértelmű meghatározását, nyomon követhetőségét biztosítani kell Hivatalon belüli vezetők részére annak érdekében, hogy a végrehajtandó feladatok időben, megfelelő módon legyenek végrehajtva. - A belső kommunikáció hiányosságai már ügyintézői szinten is fellelhetők - A szervezeti egységek vezetői igénylik a vezető tisztségviselőkkel, a jegyzővel való gyakoribb kapcsolatot, a problémák megbeszélését. - Javítani kell a hivatalon belüli és a kifelé irányuló kommunikációt. - Szervezeti egységek elszigetelődésének megszüntetése, egységes, szervezetben való gondolkodás bevezetése. - A tisztségviselők és a szakmai apparátus közötti kommunikáció javítása. 8

9 - A Hivatal munkájával összefüggő polgármesteri, jegyzői és együttes utasításokról minden kolléga az X-Hivatal dokumentumkezelő rendszeren keresztül nyomon követhető formában azonnal értesül. - A közgyűlési és bizottsági előterjesztések, határozatok, jegyzőkönyvek egy jól szervezett és alkalmazott rendszeren (KBR) keresztül biztosítja a dokumentumok naprakész nyomon követhetőségét, mely eredményeként a külső portálon megtalálhatók, hozzáférhetők a szükséges információk. Javaslatok: - belső tudásbázis kialakítása: eddig elszórtan egy-egy osztálynál, csoportnál lévő adathalmaz gyűjthető össze, amely nemcsak információ nyújtását szolgálja, de a megalapozott döntéshozatalt is támogatja - munkatársak bevonása a tervezési, döntési folyamatokba - A meglévő, jól működő informatikai rendszer hatékony üzemeltetése mellett komoly hangsúlyt kell helyezni az informatikai továbbfejlesztésekre és a kollégák naprakész ismereteinek bővítésére. - A 16/2005. XI. 22. jegyzői utasításban meg van határozva, mely rendszerek mit és milyen formában kell használni. Ezen utasítás folyamatos naprakész vezetésére oda kell figyelni és a minőségirányítás keretében az igények tükrében oktatásokat kell szervezni a kollégák részére. - A folyamatos képzések keretében a kollégákkal tudatosítani kell azon informatikai támogatásokkal elérhető portálok, rendszerek közvetlen használatát, mely elősegíti a mindennapi hatékonyabb munkavégzést. - A rendszeres vezetői értekezletek, nemcsak a közgyűlési előterjesztések tárgykörében, hanem a hetente felmerülő problémák megbeszélése érdekében való megtartását, arról emlékeztető készítését. Havonta egyszer pedig javasoljuk nagyvezetői értekezlet összehívását a város intézményeinek és a kistérségi munkaszervezet vezetőjének meghívásával. - A vezetői értekezletekről készített emlékeztetők a felelős megjelölésével tartalmazzák a feladatok kiosztását, amelynek végrehajtására a következő héten pontonként vissza kell térni, javasoljuk ezen emlékeztetők kiegészítését a határidők megjelölésével. - Csapatszellem erősítése: rendszeres szakmai teamek létrehozása, működtetése. 9

10 6. Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése A feladatot két szakaszra bontottuk, az első szakaszban a jelenlegi intézményi és hivatali beszámolási rendszert elemeztük, a második szakaszban pedig javaslatokat tettünk az információs rendszer további fejlesztésére. A munka módszerét tekintve főként az Önkormányzatnál és intézményeinél végzett interjú sorozat mentén mértük fel a jelenlegi rendszerrel kapcsolatos elvárásokat. Az információs rendszer továbbfejlesztése terén a beszámolókat vizsgáltuk, megállapítható volt, hogy sok adatot tartalmaznak, de nem szakítanak a statisztikai típusú beszámolás alapjaival. Ahhoz, hogy a statisztikai típusú beszámolás irányából az irányítási típusú beszámolás felé mozdulhasson az önkormányzat, fejlesztésekre van szükség a jelenlegi beszámolási rendszerben. Ennek lehetséges irányait tanulmányban mutattuk be. 7. A projekt szemlélet megerősítése A pályázatok menedzselésének jelenlegi helyzetét és kapcsolódási pontjainak felülvizsgálatát követően javaslatot tettünk pályázati nyilvántartó rendszer alkalmazásának bevezetésére, valamint egy Pályázati szabályzat megalkotására készítettünk mintát, amelynek eredményeként - az adott projekt lebonyolításának megbízhatósága javul, - az illetékességek tisztázottak - könnyebb az adott feladattal való azonosulás - a kommunikáció javul, - a munkatársak munkájának ellenőrzöttségi foka nő, - a konfliktuskezelés javul - szakmai problémák kezelése könnyebbé válik. 10

11 IV. A gazdálkodás korszerűsítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terén öt modult dolgoztunk ki, amelyek szoros kapcsolatban álló feladatokat foglaltak magukba. 1. Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; A dokumentumok átvizsgálása során arra a megállapításra jutottunk, hogy a számviteli politika, az ehhez kapcsolódó számlarend és számlatükör, valamint a leltározási és selejtezési szabályzat, és a pénz és értékkezelési szabályzat teljes egészében megfelel a jelenlegi jogszabályi környezetnek, és jó szabályozási hátteret biztosít a pénzügyi, számviteli szakemberek munkájához, csupán a 4/2008. (IV. 1.) számú polgármesteri és jegyzői együttes UTASÍ- TÁST (Szombathely Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának kötelezettségvállalási, utalványozási és érvényesítési eljárásáról című szabályzatot) javasoljuk kiegészíteni a szakmai teljesítésigazolás módjának meghatározásával. 2. Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között A gazdasági programban megfogalmazott főbb célokat megvizsgálva elhelyeztük a gazdasági programot a stratégiai tervezés folyamatában, valamit az önkormányzat működésében. Táblázatban szemléltettük a programköltségvetés lehetséges lépéseit. 3. A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Folyamatábrán szemléltettük a jelenlegi költségvetés készítési eljárási rendet, majd ennek kibővítésére tettünk javaslatot. Külön foglalkoztunk a bevonható források körével, és javaslatot tettünk a költségvetés címrendjének módosítására. 11

12 4. új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása Tanulmányban vázoltuk fel új költségvetési technikák alkalmazásának lehetőségét. Külön foglalkoztunk az Eredmény-orientált, az Erőforrás-orientált, a Nullbázisú, valamint a Moduláris és többdimenziós költségvetés készítési módszerek bemutatásával. A költségvetés tervezésének és végrehajtásának informatikai támogatására készítettünk egy összehasonlítást. 5. Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása Felülvizsgáltuk a polgármesteri hivatal Folyamatba-épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzésével kapcsolatos szabályozást, és ennek kapcsán javaslatot tettünk a egy új Kockázatkezelési Szabályzat megalkotására, valamit a kockázat kezelésének szabályozására. 12

13 V. A partnerség erősítése 1. Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére A helyi szabályozottság felmérése után elkészítettük a Közzétételi Szabályzat minta struktúráját, és felvázoltuk a lakossági tájékoztatás legfontosabb területeit, eszközeit. A médiakapcsolatok jelenlegi gyakorlatátk megvizsgálva, ábrákkal szemléltettük egy profi sajtótájékoztató megszervezésének és lebonyolításának folyamatát. Javaslatokat tettünk a kommunikáció hatékonyságának javítására. 2. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa A helyzetfelmérés és a kérdőívekre adott válaszok alapján javaslatot tettünk egy civil koncepció megalkotására. 3. Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba Partnerek döntéshozatali folyamatokba történő bevonását szabályozó IT eljárásoknál a cél olyan döntési pontok meghatározása volt, melyek lehetőséget adnak a szélesebb körű társadalmasításra, az ehhez kapcsolódó folyamatok feltérképezésére és a lehetséges IT megoldások vizsgálatára. Megvizsgáltuk az informatika jelenlegi helyzetét, és a továbbfejlesztés lehetőségeit. A partnerelégedettség mérésére kérdőív mintát szerkesztettünk. 4. Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére A jelenlegi elektronikus ügyindítási lehetőségeket feltérképezve megállapítottuk, hogy Szombathely igen előkelő helyet foglal el ezen a téren a magyar nagyvárosok között. 13

14 Ezért figyelmünk középpontjába elsősorban a hivatali kapu, illetve az ASP-s megoldások kerültek, amelyek a jövő technológiáját képviselik a közigazgatási informatika világában. 14

15 VI. Oktatás, képzés A projekt keretében négyféle oktatási programot terveztünk, szerveztünk és vezettünk le. 1. Alap informatikai ismeretek oktatás Az informatikai, e-közigazgatási informatikai alapismeretek oktatását végeztük, amely az ügyfélszolgálaton és az osztályokon dolgozó szakemberek alapismereteinek frissítését, és tovább növelését célozza meg. Ennek keretein belül a résztvevők, komplex oktatást kapnak. Összesen 150 dolgozó 1 napos képzését végeztük el. A képzések eredményesek voltak. 2. Projekt szemlélet megerősítése A projektszemlélet hivatalon belüli meglétét, elterjesztését kívántuk elérni. Az Önkormányzat hierarchikus, kötött felépítéséből fakadóan nehezen tud egy-egy projekt végrehajtása érdekében projekt csapatként együttműködni, ahol ezen hierarchiák inkább akadályozzák a végrehajtást, mint segítenék. A projektmenedzsment rutin, tapasztalat megszerzése, átültetése érdekében, valamint a távlati gondolkodás képességének erősítése és a stratégiai szemlélet beépítése céljából a Hivatal, olyan belső kultúra és tudás átadását végeztük a képzéseken, amely erősíti a projektgondolkodást, így a projekt kockázatok értékelésének képességét is, a projekt megvalósítás gördülékenyebbé tétele érdekében. A tréning során érintettük a projekt alapfogalmait (projekt terv, szervezet, menedzsment funkciók, erőforrások, szerepek, stb.), a projekt folyamatának szakaszait, fázisait, eredménytermékeit, kockázatkezelését és minőségbiztosítását, illetve gyakorlati példákon keresztül segítettük a fentiek elsajátítását. 90 főt oktattunk 5 nap időtartamban, összesen 450 oktatási embernapban. A képzések eredményesek voltak. 15

16 3. Közigazgatás (Hivatali folyamatok, költségvetés) A képzéseken a hivatali feladatokat, a közigazgatási fogalmakat, a költségvetés tartalmi és formai elemeit helyeztük fókuszba. Kiemelten kezeltük a jogszabályváltozások által érintett területeket, az bevezetett új szabályokat. 90 főt oktattunk 2 napban, összesen 160 oktatási embernapban. 4. Kommunikáció és hatékony csapatépítés technikái (kapcsolódó részterület 1.I) A pályázat céljai között szerepelt a kommunikáció javítása, illetve a projektmenedzsment oktatást kiegészítve hatékony csapatépítés technikáinak elsajátítása. Ennek elősegítése céljából szerveztük ezt a komplex ismereteket átadó tréninget. A tréning során a hatékony kommunikációs technikák elsajátítása mellett a résztvevők ismereteket és gyakorlati tapasztalatokat szereztek a hatékony csapatépítésben, a csapat és egyéni célok összehangolásában. 90 főt oktattunk 3 nap időtartamban, összesen 270 oktatási embernapban. A képzések eredményesek voltak. 16

17 VII. Végrehajtási koncepció Jelen ÁROP projekt 1.b. pontjához kapcsolódóan elkészítettük a projekt további teendőit tartalmazó Végrehajtási koncepciót a szervezetátalakítási feladatok teljesítése, és a nyilvánosság biztosítása érdekében. 1. A tanulmányban javaslatot tettünk új szervezeti felépítésre, amelyhez kapcsolódóan Önöknek az alábbi feladatai vannak: a. Határozatban dönteni az új szervezeti felépítésről, a szakszervezet előzetes véleményének kikérését követően b. A döntésnek megfelelően módosítani kell az SZMSZ-t, az érintett osztályok ügyrendjét, az Minőségbiztosítási Kézikönyvet és a szükséges szabályzatokat c. Az új szervezetnek megfelelően módosítani kell a munkaköri leírásokat d. A projekt lezárása előtt szükséges ügyfélelégedettséget mérni. e. A bevonni kívánt civil szervezetekkel megállapodást kell kötni. 2. Nyilvánosság biztosításával a következő teendő vannak a Polgármesteri Hivatallal D típusú tábla elhelyezése jól látható helyen A város honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra, mind szövegesen, mind logó formájában. Fotódokumentáció készítése és archiválása Sajtó referens révén sajtótájékoztató megtartása (a projekt során összesen három alkalommal) Információs anyagok készítése 17

18 A projekt kapcsán az alábbi indikátorokat kerültek megfogalmazásra, melyek megvalósítását az alábbi táblázat mutatja: Indikátorok mértékegység Forrás mutató Megjegyzés Önkormányzati határozatok db Dokumentált határozatok 2 1. Közgyűlési tájékoztató az ÁROP program eredményeiről 2. SZMSZ módosítása Informatikai fejlesztési javaslat db Elkészült javaslat 1 1. Partnerségről készített tanulmány V. fejezet 2. Költségvetés témakörben elkészült tanulmány VII.2. fejezet A hivatal szervezetfejlesztési intézkedések által érintett főállású munkavállalóinak aránya % Jegyzőkönyv, tanulmány 100 Szervezetfejlesztési tanulmány 1. Költségvetés készítése 2. Rendeletalkotás 3. Pályázatok elkészítése Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma db SZMSZ, szabályzatok 7 4. Ügyiratkezelés 5. Adatvédelmi szabályzat 6. Közszolgálati szabályzat 7. A polgármesterre és a bizottságokra önkormányzati rendelet útján átruházott hatáskörök jegyzékének felülvizsgálata 18

19 1. SZMSZ Átalakított szervezeten belüli eljárások száma db SZMSZ, szabályzatok 4 2. Polgármesteri Hivatal ügyrendje 3. Szabálytalanságok kezelése 4. Szerződéskötések Bevont partnerek száma db Jegyzőkönyv, megállapodás Szervezetfejlesztésbe bevont intézmények száma db Jegyzőkönyv, kérdőívek 54 Minden intézményt bevontunk a kérdőíves felmérés kapcsán Képzettek száma fő Jegyzőkönyv

20 VIII. A projekt során átadott dokumentumok listája Az I. ütem zárásakor átadott dokumentum: Összefoglaló szakmai értékelés az ÁROP-1.A.2/B projekt megvalósulásáról, I. ütem zárás Szombathely Megyei Jogú Városban (Összefoglaló Szombathely ÁROP 1.v1.doc) A II. ütem zárásakor átadott dokumentum: Hosszú távú fejlesztési koncepció (II_utem_junius_30.végleges.v9.doc) A III. ütem zárásakor átadott dokumentum: Szervezetfejlesztés tanulmány (III_utem_szeptember_v17.doc) A IV. ütemben, a projekt zárásakor átadott dokumentumok: Szervezetfejlesztés (Tanulmány, szakértői munka, adatbázis) (ÁROP szervezetfejlesztés tanulmány.pdf) Szervezetfejlesztési tanulmány kiegészítése (ÁROP szervezetfejlesztés tanulmány kiegészítése.pdf) PROJEKTSZEMLÉLET TUDÁSBÁZIST MEGALAPOZÓ DOKUMENTUM (Projektszemlélet tudásbázis.pdf) Szervezeti megoldások a lakosság naprakész tájékoztatására, a civil szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésére, a partnerek intézményesített bevonására, valamint a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére (3.a, 3.b., 3.c, 3.d.) (ÁROP Partnerség (3abcd).pdf) Tanulmány a költségvetés készítéséről és elfogadásáról (Költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata.pdf) Tanulmány az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítésével kapcsolatban (Információ áramlás intézményekkel.pdf) Rendeletalkotás és egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése (1.d.) (E-közgyűlés.pdf) Vezetői összefoglaló, végrehajtási koncepció (ez a dokumentum) (Vezetői összefoglaló.pdf) 20