ÜGYIRATKEZELŐI KÉZIKÖNYV A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK RÉSZÉRE

Átírás

1

2 ÜGYIRATKEZELŐI KÉZIKÖNYV A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK RÉSZÉRE Az Ügyiratkezelői kézikönyv az iktatással, iratkezeléssel kapcsolatos szakkönyvek piacán hiánypótoló kiadvány. Segítséget jelent minden olyan munkatárs számára, akik aktívan részt vesznek az adminisztrációban, dokumentumkezelésben, de számos hasznos információval (jogszabályok, formanyomtatványok, előírások, stb.) szolgál a vezetők számára is

3 "A jobb, hozzáértőbb emberek utáni kereslet, a nagy részvénytársaságok elnökeitől le a háziszolgáig sohasem volt nagyobb, mint mostanában. És soha eddig a kereslet hozzáértő emberek után nem haladta meg ennyire a kínálatot. Akit azonban keresünk, az a kész, kiképzett ember; az ember, akit más valaki képezett ki. Csak ha teljes tudatában vagyunk annak, hogy a mienk az a kötelesség, amint az a lehetőség is, hogy rendszeresen neveljük és fejlesszük ezt az embert a helyett, hogy vadásszunk arra, akit más képezett ki, csak akkor fogunk a nemzeti eredményesség útjára találni." 3

4 SZERZŐK: BALLA KATALIN VACHA FERENC Lektorálta: A KORMÁNYZATI IRATKEZELÉSI FELÜGYELET 4

5 TARTALOM BEVEZETŐ I. FEJEZET A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉS A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI A levéltári törvény évi módosítása A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei (KEIR) A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) Az iratkezelési szoftverek A személyes adatok védelme és a közérdekű adatok nyilvánossága Az elektronikus információ szabadság II. FEJEZET KÖZIGAZGATÁSI ISMERETEK A közigazgatási hatósági eljárás alapvető szabályai Alapfogalmak A közigazgatási eljárás szakaszai III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS KÖZPONTI SZABÁLYOZÁSA, AZ ADMINISZTRÁCIÓ FOGALMA Az iratkezelés központi szabályozása Az adminisztráció Az ügyiratkezelés célja Az ügyiratkezelés felügyelete Az ügyviteli munka és részei Az ügyviteli és a maradandó értékű iratok IV. FEJEZET AZ ÜGYIRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA Az irat fogalma A küldemények átvétele

6 1.2. A küldemények felbontása és ellenőrzése Pénz vagy egyéb érték kezelése A borítékok kezelése A küldemények érkeztetése Előzményezés előirat utóirat. Szerelés, iratcsatolás Az iktatás Iktatószám alszámokra tagolódó sorszámos iktatás A bejövő és kimenő iratok iktatása Átfutó iratok nyilvántartása Az iktatókönyv és hitelesítése Téves bejegyzések javítása Az iktatóbélyegző A mutatókönyvekről A névmutató A tárgymutató A helynévmutató Az iratok továbbítása az ügyintézőkhöz szignálás Az ügyintéző feladatai Az iratkezelő feladata A kézbesítőkönyv Előadói munkafüzet (munkanapló) Az elintézés tervezet formái Elkészítési utasítás Kezelési utasítás Láttamozás Határidő nyilvántartás

7 8. Az irattári tételszám felírása Kiadmányozás az iratok aláírása A bélyegzők nyilvántartása Az ügyiratok tisztázása sokszorosítás, másolás, hiteles másolat készítése Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Az ügyiratok továbbítása A visszaérkezett küldemények kezelése Az irattári kivezetés, irattárba helyezés Az iratselejtezés szabályai Az iratkezelési szabályzat készítése, rendeltetése Az irattári terv Az irattári terv szerkezete és rendszere Iratkezelési rendszerek V. FEJEZET A LEVÉLTÁR ÉS AZ IRATTÁR FOGALMA A magyarországi levéltárak és irattárak kialakulása Az irattár és rendeltetése, az irattárolás rendje A kézi és központi irattár fogalma Iratok tárolása a kézi irattárban Iratátadás a központi irattárnak Irattárolás iratkezelés a központi irattárban Az irattár berendezése Az irattárak fűtése, hőmérséklete Szellőztetés és takarítás az irattárban Az irattárak világítása Tűz és biztonságvédelem az irattárban

8 2.10. Az iratbetekintés, kutatás és az adatvédelem szabályai Gazdasági üzleti titok Minősített adatot tartalmazó iratok Az iratkölcsönzés szabályai VI. FEJEZET MINTASZABÁLYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az Iratkezelési Szabályzat hatálya Az iratkezelés szabályozása Az iratkezelés szervezete és felügyelete A jogosultságok kezelésének szabályai A Hivatal jegyzője Rendszergazda: A számítógépes iktatórendszer működtetése a szervezet informatikai egységének vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében: Az ügyintéző feladata: Az iratkezelő feladata: I. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele A küldemények felbontása A küldemények érkeztetése Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

9 5. Az iktatás Az iktatószám Iktatókönyv Az iktatóbélyegző, név és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása IV. IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS Elhelyezés a központi irattárban Irattározás Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás VII. FEJEZET ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS A GYAKORLATBAN BEVEZETŐ Tanúsítási kategóriák összehasonlítása Mielőtt rosszul döntenénk a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontai Iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szolgáltatások és definíciók Tíz fontos lépés. Iktató, iratkezelő rendszer bevezetés Tanúsított iratkezelési megoldás bemutatása Küldemények érkeztetése: Érkeztetett küldemény iktatása Iktatókönyvek kezelése Iratári terv Iktatás tanúsított rendszerrel Főszámos iktatás Alszámos iktatás Egyéb iktatáshoz kapcsolódó ügyiratkezelő funkciók

10 Bejegyzések csatolása Aláírt mappa létrehozása Funkció hozzáadása a jogosultságokhoz Kiadmányozás, Expediálás Irattárazás Selejtezés, levéltárazás Kölcsönzés Ügyirat hely Ügyirat állapot Irat exportálása Visszakereshetőség Részletes keresés Határidőkre keresés Tárgymutató / Névmutató Elszámoltatási jegyzőkönyv Érkeztetés Irattározás Kölcsönzés Selejtezés, levéltári átadás Kiadmányozás, expediálás Eseménynapló Nyomtatványok Felhasználók kezelése, jogosultságok Esettanulmány Bevezető A projekt előzménye

11 6.2. A Projekt munkaszakaszai A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése A rendszer bevezetésének főbb fázisai: VI. INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN VII. FEJEZET VIII. IRODALOMJEGYZÉK

12 BEVEZETŐ Az ügyviteli munka minden gazdálkodó szervezet beleértve a közfeladatokat ellátó szerveket is - belső működésének része, önálló funkciója. Az ügyviteli feladatok ellátása az ügyintézés mozzanatainak egymásutánját jelenti, magában foglalva mindazon formai és technikai feltételek és szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek. Az ügyvitel ma már olyan önálló tevékenységi kört képez, amely professzionális belső szolgáltatássá fejlődve segíti a szervezetek alaptevékenységét. E kézikönyvben, mely reméljük, hogy a személyi számítógépek világában méltó rangjára emeli az oly gyakran lebecsült, időt rabló ügyiratkezelői tevékenységet, az általános igazgatási, ügyirat-kezelési, irodaszervezési ismereteinket foglaltuk össze. A korszerű és színvonalas adatfeldolgozás alapja az iratok megfelelő rendszerezése, tárolása, az azt segítő dokumentumkezelői rendszerek, a célszerű irodai eszközök alkalmazása és a munkatársak közötti korrekt kommunikáció. Emellett azonban nem lehet elhanyagolni a munkahelyeken az iratok fizikai védelmét, a tűzbiztonságot, a munkavédelmi előírások betartását, az ergonómiai szempontok figyelembe vételét sem. Az igényes ügyiratkezelőnek - a szakmai elvárások mellett - ma már nemcsak az ún. sablonos szövegszerkesztői feladatokat kell elvégeznie, hanem a napi feladatok ellátásához nélkülözhetetlen programokat jól kezelve értenie kell mindazokhoz a tevékenységekhez is, amelyek a korszerű ügyfélforgalom lebonyolításához ill. iratkezelői munkához szükségesek. Ismerni kell a gazdasági tevékenységek és a jogi előírások legfőbb összefüggéseit, az alapvető ügyvitel-szervezési, ügyirat-kezelési eljárásokat, az ügyviteli tevékenységet segítő irodai eszközök használatát is. Az iratkezelői alapismereteken túl meg kell tanulniuk az e területeken dolgozóknak a kapcsolatteremtést, a konfliktus- helyzetkezelést, a köznapi kommunikációs helyzetekben való biztonságos eligazodást. El kell sajátítani az irattározási, az iratselejtezési és a levéltári megőrzésre kerülő, maradandó értékű iratok levéltári átadásra előkészítő tevékenységének ismereteit, valamint az államtitok, a szolgálati titok és nem utolsó sorban a munkahelyi üzleti titok védelmére vonatkozó rendeletek és belső szabályozások gyakorlati alkalmazását a napi feladatok elvégzéséhez. Az ügyiratkezelői kézikönyv tartalmazza mindazokat - a jogi, illetőleg általános ügyvitel-szervezési és ügyirat-kezelési - ismereteket, melyeket e szakma - véleményünk szerint - nem nélkülözhet. Budapest, július A szerzők 12

13 I. FEJEZET A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉS A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 1. A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉVI MÓDOSÍTÁSA A jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény egyes részleteit az 1997-ben, 2001-ben és a 2003-ban kiadott, valamint a december 13-án elfogadott CXLIX. számú tv. módosították. A módosított jogszabály az irat fogalmát a korábbiakhoz képest kibővítette az elektronikus, mágneses adathordozókon tárolt információkkal, adat-együttesekkel. Az irattári anyag fogalmát a törvény a korábbinál általánosabban határozza meg, az irattárak esetében pedig az elektronikus tároló helyekről is intézkedik. a) Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat- együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. b) Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. c) Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely. Az új rendelkezés megváltoztatta az iratkezelési szabályzatok kiadásának rendjét, és intézkedett az elektronikus iratkezelés egyes kérdéseivel kapcsolatban is. Az utóbbi vonatkozásában a törvény előírja, hogy a szervek kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhatnak, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, tanúsítvánnyal rendelkezik. (Tudjon meg többet a dokumentumkezelést támogató tanúsított szoftverekről!) Az iratkezelési szabályzatoknak két nagy csoportját különbözteti meg a vonatkozó jogszabály, az egyedi és az egységes szabályzatokat. 13

14 Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki: a közfeladatot ellátó szerv e törvényben foglalt kivételekkel - az illetékes közlevéltárral egyetértésben, a központi államigazgatási szerv a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben, az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) az illetékes közlevéltárral és a területileg illetékes közigazgatási hivatallal egyetértésben. A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása (a továbbiakban együtt: önkormányzati társulások) a társulási megállapodásban rendelkezhet az iratkezelés szabályozásáról. Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki: a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltárral egyetértésben a szakmai irányítást ellátó miniszter, vagy a központi államigazgatási szerv vezetője a területi és helyi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek (kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok) részére, az igazságügyért felelős miniszter a közjegyzők és a bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái tekintetében, az Országos Igazságszolgáltatási Tanács a bíróságok, a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben. Az előzőkben felsoroltak szerinti iratkezelési szabályzatokat a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban összefoglalva is kiadhatja. Indokolt esetben a szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot, vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet adhat ki. Az önkormányzati hivatalok számára az önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben egységes irattári tervet ad ki. 14

15 A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A Magyar Országos Levéltár az önkormányzati levéltárak véleményének előzetes kikérésével gyakorolja a bíróságok, ügyészségek, a központi államigazgatási szervek területi szervei és a rendvédelmi szervek szervezeti egységei, a helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja és az önkormányzati hivatalok minta irattári terve kiadásával kapcsolatos egyetértési jogát. Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelező mellékleteként. Elfogadási rendje kivéve az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kiadott egységes irattári terveket - nem válik el az iratkezelési szabályzattól. A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét a Kormány külön rendeletben állapítja meg. A törvény felhatalmazza a kormányt, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit (ld. 335/2005. /XII. 29./ Korm. r.), a belügyminisztert júniusától az Önkormányzati és területfejlesztési minisztert -, az informatikai minisztert, a nemzeti kulturális örökség miniszterét júniusától az Oktatási és kulturális minisztert - arra, hogy meghatározzák az iratkezelési szoftverekkel kapcsolatos előírásokat (ld. 24/2006. /IV. 29./ BM-IHM-NKÖM r.), valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályait (ld.16/2006. /IV. 6./ BM r.). az elektronikus iratok levéltárba adásával, tárolásával kapcsolatos rendelkezés még nem került kiadásra. A bíróságok esetében az Országos Igazságszolgáltatási Tanáccsal, az ügyészségeknél a legfőbb ügyésszel kell a felsorolt jogszabályokat egyeztetni 2. A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI (KEIR) A levéltári törvényben kapott felhatalmazás alapján a Kormány a 335/2005. (XII. 29.) Korm. számú rendeletben határozta meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit (rövidítése: KEIR). A rendelkezés a papír alapú és az elektronikus iratkezelést egyaránt szabályozza. A jogszabály első része értelmező rendelkezéseket tartalmaz, majd foglalkozik az iratkezelés szerven belüli felügyeletével, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek kiadásának menetével (Ld. 1./a 1./b ábra). 15

16 A rendelet szerint az irattári terveket általános és különös részre kell osztani. Az általános részbe a szerv működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A tételeket tartalmi összefüggések alapján főcsoportokba, csoportokba, alcsoportokba kell osztani, amelyek a különös részen szervezeti egységenként is kialakíthatók. A jogszabály az iratkezelés központosított, osztott és vegyes rendszerének létrehozására egyaránt lehetőséget ad, és nem írja elő az iktatás módját sem. Az iratok átvétele hagyományos formákban (pl. postai úton, személyesen) papíron és informatikai-telekommunikációs eszközön is történhet. Utóbbi esetben az átvevő a feladónak automatikusan köteles elküldeni a küldemény átvételét igazoló, az érkeztetés sorszámát és folyamatosan működő rendszerek esetében - az érkezés időpontját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. Iktatás előtt az elektronikusan érkezett iratot megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, a küldőt három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, illetve a fogadás szabályairól. Az iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és ennek tényét az iraton rögzíteni szükséges. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben nem lehet az iratot az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, és az iktatás is ennek megfelelően módosítandó. Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez stb.) átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet, amely az azonosításhoz szükséges adatokat is tartalmazza. Az elektronikus iktatókönyv kötelezően előírt adatai megegyeznek a papír alapú iktatókönyvével. Az iktatást követően az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosítója alapján név- és tárgymutatót kell készíteni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján le kell zárni és az előírások szerint hitelesíteni. Elektronikus iktatáskor is ügyelni kell arra, hogy zárás után az adott évre, adott iktatókönyvbe több iratot ne lehessen beiktatni. El kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Ha a beküldő kéri, három napon belül értesíteni kell őt az elektronikus úton érkezett irat iktatószámáról, az eljárás megindításáról, a határidőről stb. Az elektronikus úton érkezett iratok közül bizonyos ügytípusok automatikusan is iktathatók. A kézi iktatásban az iktatókönyv vezetésének, az ott végrehajtott javítások elvégzésének módját érvényben hagyja a rendelkezés, de az elektronikus iktatókönyv használata esetén előírja, hogy a módosításokat az eredeti tartalom megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A naplóban rögzítendő a módosítási jogosultsággal rendelkező ügyiratkezelő azonosítója is. 16

17 A papír alapú iratokhoz hasonlóan az elektronikus iratokat is irattározni kell, azaz az azonos iktatóhelyhez és évkörhöz tartozó iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejártáig vagy levéltárba adásig kell biztosítani. Betekintés, kutatás az elektronikus irattárban is lehetséges, a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratokat. A rendelet végül előírja, hogy az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet, valamint a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet; a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról rendelkező 45/2003. (XII. 2.) BM rendelet; a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról rendelkező 22/1999. (VII. 16.) BM rendelet; az egészségügyi intézmények iratkezelési mintaszabályzatáról szóló a 9/1999. (IV. 14.) EüM rendelet hatályát veszti. 3. A KORMÁNYZATI IRATKEZELÉSI FELÜGYELET (KIF) január 1-től a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai ellenőrzésére a Belügyminisztériumon belül (2006. júniusától: Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium) létrejött a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF). A KIF feladatköre széleskörű. Az önkormányzati és területfejlesztési miniszter e feladatkörében a közfeladatokat ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés folyamatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. A miniszter a minősített iratok kivételével a köziratok kezelésének szakmai irányításáért való felelőssége körében ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi államigazgatási szerveknél. Feladatai részletesen: 17

18 Folyamatosan gyűjteni, rendszerezni és elemezni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére, infrastruktúrájára vonatkozó adatokat. Koordinálni a központi, területi és helyi államigazgatási szervek, a helyi önkormányzati hivatalok és a közlevéltárak informatikai feltételrendszerével kapcsolatos fejlesztési tervek elkészítését. Előkészíteni a köziratok kezelésével összefüggő jogszabályok tervezetét, amely magában foglalja a korábbi jogszabályok folyamatos felülvizsgálatát is. Hatásköre: Jóváhagyni a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben a központi közigazgatási szervek egyedi iratkezelési szabályzatait, és Egyetértési jogot gyakorolni az egységes iratkezelési szabályzatok, és minta irattári tervek esetében. Ellenőrizni az iratkezelési szabályzatokban foglaltak végrehajtását a központi kormányszerveknél, és felhasználva a közlevéltárak ilyen irányú tapasztalatait Értékelni a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének helyzetét, az elektronikus iratkezelésre történő áttérés tapasztalatait, Ezen túlmenően feladata részt venni az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában. A KIF 2006-ban Segédanyag -ot állított össze a községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testülete hivatala által elkészítendő (elektronikus/papír) Egyedi Iratkezelési Szabályzatok megalkotásához. 4. AZ IRATKEZELÉSI SZOFTVEREK Az ügyviteli szoftverek elsődleges feladata, hogy a rendszer megfeleljen az iratkezelés általános követelményeinek. A követelmények teljesítését a program úgy vezérli, hogy az egyes műveleteknél a számítógép adta lehetőségeket teljes egészében kihasználja a gyors, hatékony ügyintézés érdekében. 18

19 Az ún. iktató programok szolgáltatásainak körét vizsgálva megállapítható, hogy a számítástechnika magyarországi elterjedésének sajátosságai miatt napjainkban igen sok a szakmailag alkalmatlan iktatóprogram, olyanok, amelyek az iktatás alapvető feladatát sem látják el. A használat során kiderült hibákból tanulva azonban egyre inkább terjednek a szakmailag is elfogadható, jól és gyorsan működő programok. Az alkalmatlan programok kiszűrése érdekében a tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő programok alkalmazását jogszabály írja elő. A tanúsítvány kiállítása, a program minősítése, a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendeletben megfogalmazott követelmények alapján történik. Alapvető, hogy a szoftver kezelése ne kívánjon különleges informatikai ismereteket. Legyen elég hozzá az általános számítógép felhasználói jártasság. Követelmény az iktatás folyamatosságának biztosítása. Rögzítés során legyen az irat az iktatókönyvbe írható, az előírt metaadatok * köre automatikusan vagy manuális módon társítható a rögzített iraton. Téves iktatás esetén lehetővé kell tenni az iratok stornózását, vagy újbóli iktatását, az eredeti információk megmaradása mellett. A szoftver rendelkezzen az iratok nyomon követéséhez szükséges funkcióval, biztosítsa a keresési funkciók széles választékát, amely az irattári rendszer minden szintjéhez (iktatókönyv, irattári tétel, ügyirat, irat) tartozó metaadatok* alapján lehetővé teszi az ügyiratok, iratok vagy metaadataik keresését és elérését. Legyen lehetőség az irattári terv létrehozására, és arra is, hogy a felhasználók az ügyiratokat az irattári terv tételeihez be tudják sorolni. A szoftvernek lehetővé kell tenni a jogosultságok tartalmának differenciált meghatározását. Gondoskodni kell az adatok manuális vagy automatikus mentését és helyreállítását szolgáló eljárásokról is. A szoftveren belül egy meg nem változtatható eseménynaplót kell vezetni, amely képes rögzíteni és tárolni az elektronikus iratokkal, ügyiratokkal, iktatókönyvekkel kapcsolatos változtatásokat a műveletet végző (elrendelő) nevének és az időpontnak a feltüntetésével. Tudjon meg többet a tanúsított dokumentumkezelésről! * Metaadat: (az iratkezelés összefüggéseiben értelmezve:) Strukturált, vagy félig-strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át, valamint azon tartományokon (domain-eken) belül és szerte, amelyekben létrehozására sor került. Forrás: Metaadat Archiválási Fórum munka-célú fogalmi meghatározás ( 19

20 A hagyományos iratkezelés, valamint az elektronikus dokumentumkezelés összehasonlítása Hagyományos iratkezelés Elektronikus dokumentumkezelés A dokumentumokat emberek (kézbesítő, titkárnő, stb.) továbbítják A dokumentumok elektronikus adatbázisban, számítógépen tárolódnak, hozzáférés csak jogosultság és szigorú ellenőrzés alapján lehetséges. A dokumentumok tárolása hosszú ideig irodai körülmények között történik, ami az iroda helykihasználtsági fokát jelentős mértékben rontja, és jelentős tárolási költségeket is jelent. Az elektronikus dokumentumok egy központi szerveren tárolódnak - csökkentve ezzel az irattárolási költségeket - amelyhez megfelelő jogosultság alapján a szervezet alkalmazottjai hozzáférhetnek. A dokumentumokról általában minden helyen készül egy másolat, ami bekerül az adott szervezet helyi irattárába, így jelentős költségek jelennek meg a felesleges fénymásolás és a másolatok eredetiként való tárolása miatt. A dokumentumok képét a hálózatban bárki lehívhatja egyidejűleg akár több helyről is történhet lekérdezés -, ha feltétlenül szükséges ki is lehet azokat nyomtatni, de a kinyomtatott másolatot nem kell (sőt tilos!) irattározni. Így a másolási vagy nyomtatási költségek lecsökkenthetők, és az iratmásolatok tárolása is feleslegessé válik. Amennyiben egy adott dokumentum kikeresése szükséges, akkor az a legtöbb esetben egy-két ember néhány órai, esetenként néhány napi munkáját jelenti. Egy dokumentum kikeresése néhány másodpercig tart csupán. Katasztrófahelyzet esetén (tűz, víz, betörés, stb.) ha megsemmisül az iratanyag, akkor azokat nagyon nehéz és költséges reprodukálni. Ha a fizikai iratállomány megsemmisül, akkor is bármelyik dokumentum igen gyorsan előállítható az elektronikus archívumból. Az elektronikus adatállományból back-up másolatot kell tárolni egy, a szervertől fizikailag elkülönülő helyen, így a back-up másolatokból a rendszer azonnal újraindítható. Az iratok fizikailag vándorolnak az egyes szervezeti egységek és az irattárak között. Az iratok kizárólag elektronikus formában mozognak, így a fizikai irat az irattárban biztonságos körülmények között őrizhető, az elektronikus archívum pedig kizárja az iratmanipuláció lehetőségét. Az irattárak kezelésére külön szakképzett személyzetet kell fenntartani. Az elektronikus archívum fenntartása nem igényel külön szakképzett személyzetet, mivel az elektronikus dokumentumok egy központi szerveren tárolódnak. A dokumentumok képe a hálózatban jogosultság szerint lehívható. 20

21 Az iratok hitelessége érdekében nem szabad megengedni, hogy a felhasználók az érkeztetett, kiadmányozott, vagy már más számára ügyintézés céljából átadott elektronikus irat tartalmát megváltoztassák. A szoftver segítse az iratok selejtezését. Tudja tájékoztatni a felhasználót az összes olyan őrzési/selejtezési határidőről, amelyik egy meghatározott időn belül lejár. Végül legyen képes a maradandó értékű iratok levéltárba juttatására, és a már értéktelenek törlésére is. A tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftvernek képesnek kell lenni arra, hogy segítségével az összes iratkezelési feladat elvégezhető legyen. 5. A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME ÉS A KÖZÉRDEKŰ ADATOK NYILVÁNOSSÁGA Az Országgyűlés a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvényt az EU jogharmonizáció jegyében a évi LVIII. törvénnyel módosította. Újabb módosítás 2005-ben történt (XIX. tv.), amely a következő főbb területekre vonatkozott: a közérdekű adat és a közérdekből nyilvános adat fogalmának meghatározása, és ezek megismerésével kapcsolatos normatívák az információ szabadság jegyében, az adattovábbítás, az adatkezelés összekapcsolására, és ennek alkalmazására az állami és az önkormányzati szervek által kezelt adatok estében, az adatvédelmi biztos eljárásának szabályozása jogellenes adatkezelés esetén (Ld évi LlX. törvény Obtv.) Az adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére a személyes adat (beleértve a különleges adatot is) továbbításának feltételeire vonatkozóan az EU -n kívüli országokba. Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől. Közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó, minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli. Ha törvény másként nem rendelkezik, közérdekből nyilvános adat a közfeladatot ellátó szervek feladat- és hatáskörében eljáró személy feladatkörével összefüggő személyes adata, továbbá a közfeladatot ellátó 21