a szervezeti teljesítmény beszámoló elkészítésére

Átírás

1 Teljesítménymenedzsment FEJLESZTÉSI MÓDSZERTAN a szervezeti teljesítmény beszámoló elkészítésére május 31. Készítette: 3A - Teljesítménymenedzsment (szervezeti teljesítmény beszámoló elkészítése) munkacsoport A fejlesztési módszertan az ÁROP azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült. 1/62

2 Tartalomjegyzék Tartalom 1. BEVEZETŐ A MÓDSZERTANI KÉZIKÖNYV CÉLJA BESZÁMOLÁSOK RENDSZERE A MAI MAGYAR KÖZIGAZGATÁSBAN A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ CÉLJAI, ALAPELVEI, A BESZÁMOLÓ TÍPUSAI, A BESZÁMOLÁSI RENDSZER HATÁSA, VALAMINT A TELJESÍTMÉNYMÉRÉS MINT FOLYAMAT LÉPÉSEI A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ CÉLJAI A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÁS ALAPELVEI A BESZÁMOLÓK TÍPUSAI A beszámolók típusai időtáv szerint A beszámolók típusai vezetői szintek szerint A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ HATÁSA A TELJESÍTMÉNYMÉRÉS MINT FOLYAMAT LÉPÉSEI A BESZÁMOLÓ RENDSZER KIALAKÍTÁSA, SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSÁNAK ALAPKÉRDÉSEI, AZ ADATGYŰJTÉS ÉS RENDSZEREZÉS MÓDJAI A BESZÁMOLÁSI RENDSZER KIALAKÍTÁSA A SZERVEZETBEN Információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein Információs tartalom magas szintű meghatározása Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása Beszámoló formátuma és az alkalmazott módszerek meghatározása Informatikai támogatás meghatározása, informatikai eszközök biztosítása Beszámoló elkészítése felelősségi rendjének meghatározása A TELJESÍTMÉNYMÉRÉS-MÁTRIX BESZÁMOLÓ, MINT A TELJESÍTMÉNY MÉRÉSÉRE ALKALMAS DOKUMENTUM ÖSSZEÁLLÍTÁSÁNAK ALAPKÉRDÉSEI A BESZÁMOLÓ TARTALMI ELEMEI A beszámoló kötelező tartalmi elemei A beszámoló választható tartalmi elemei A BESZÁMOLÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA A BESZÁMOLÁS ÖSSZEÁLLÍTÁSÁNAK HATÁRIDEJE A BESZÁMOLÁSI RENDSZER SIKERKRITÉRIUMAI ÉS LEHETSÉGES BUKTATÓI A BESZÁMOLÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSÁNAK SIKERTÉNYEZŐI ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐI A stratégiai tervezés, a stratégiai terv, a küldetés- /alapítói nyilatkozat megléte A közjogi szabályozási környezet A belső szabályozottság Az emberi erőforrás A fizikai erőforrások Az informatikai (IT) támogatottság A környezeti támogató feltételek A kommunikációs feltételek

3 A finanszírozási feltételek A BESZÁMOLÓ ELEMZÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ SIKERTÉNYEZŐK ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK, AVAGY AZ ÉRTÉKELÉS MÓDSZERTANA Teljesség Relevancia Pontosság Rugalmasság Időszerűség Összehasonlíthatóság Ésszerűség ÖSSZEGZÉS melléklet: Alapvető szakkifejezések definíciói melléklet: Intézményi munkaterv éves beszámolója (sablon)

4 Ábrák jegyzéke 1. ábra: Szervezetfejlesztési projekt ÁROP és ÁROP kapcsolódási pontok ábra: A szervezeti teljesítmény beszámoló hatásai ábra: A teljesítménymenedzsment elemei ábra: A beszámolási rendszer kialakításának főbb lépései ábra: Különböző elemzés-típusok esetében javasolt ábrák ábra: A beszámoló kötelező tartalmi elemei ábra: A beszámoló választható tartalmi elemei (javaslat) ábra: Az egyes tényezők súlyozása Táblázatok jegyzéke 1. táblázat: A beszámolók típusai időtáv szerint táblázat: beszámolók típusai vezetői szintek szerint táblázat: Információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein táblázat:információs tartalom magas szintű meghatározása táblázat: Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása táblázat: A beszámolórendszer információs tartalmának kialakítása (példa) táblázat: A beszámoló struktúrája táblázat: A beszámoló informatikai támogatása táblázat: Felelősségi rend meghatározása

5 Ha mérni tudjuk, amiről beszélünk és számokkal kifejezni, akkor tudunk valamit róla; de ha nem tudjuk mérni, ha nem tudjuk számokkal kifejezni, akkor tudásunk szegényes és nem kielégítő. Lord Kelvin 1. Bevezető A Magyary Program célként tűzte ki az egységes és integrált közszolgálati teljesítménymenedzsment-rendszer alapjainak kidolgozását, amely egyúttal jelenti az egyes költségvetési szervek éves munkaterveinek, akcióterveinek és jelentéseinek egységes módszertan alapján történő kidolgozását, az ágazati és intézményi indikátorok központi nyomon követési rendszerének kidolgozását és működtetését, valamint a minisztériumi adatgyűjtések, adatbázisok rendszerének felmérését és fejlesztését. Az így keletkező információk egységes elvek mentén történő, rendszerbe foglalt visszacsatolása megteremti az egyes szakpolitikai feladatok ellátása mérésének lehetőségét, ezáltal rávilágítva a szervezetek működésében, a feladatok végrehajtásában rejlő esetleges hiányosságokra, elősegítve a további célzott szervezetfejlesztések megvalósítását. 1.1 A módszertani kézikönyv célja A közigazgatási szervek, illetve az azokat irányító vagy felügyelő szervezetek egyre inkább érdekeltek abban, hogy a saját, illetve az irányított vagy felügyelt szervek teljesítményéről értékelhető információkkal rendelkezzenek. Az évek óta szűkülő erőforrások által determinált keretek közt a jogszabályokban, szervezeti alapdokumentumokban rögzített szakpolitikai feladatok ellátása folyamatos kihívások elé állítja a szervek vezetőit, illetve a munkatársakat amellett, hogy a kiemelkedő színvonalú munkavégzés - a szervezetek hírnevének erősítéséhez, a közfeladatokat ellátó szervek szakszerű működésébe vetett állampolgári bizalom megtartásához fűződő kiemelt államérdek okán mára alapkövetelménnyé vált. Mindezek alapján felértékelődött a szerepe a teljesítménymérés és -értékelés információinak. A szervezeti teljesítmény leegyszerűsítve a meghatározott időegységre vetített szervezeti célkitűzések elérésének hatékonyságával, eredményességével és gazdaságosságával azonosítható. A teljesítménymenedzsment a szervezet tevékenységének mérését a szervezet irányításának részévé tevő folyamat. Ennek körébe azon eszközöket, és rendszereket soroljuk, melyeket a szervezetek vezetői az általuk irányított szervezet teljesítményének növelésére, javítására használnak. A teljesítményértékelés során a szervezetben dolgozó valamennyi 5

6 munkatárs, munkacsoport, szervezeti egység adott időszakra vonatkozó teljesítményének felmérése és megítélése történik az előre megadott célértékhez viszonyítva. 1 A megfelelően implementált és a szervezet munkafolyamataiba integrált teljesítményértékelési rendszer átfogó képet nyújt a szervezet szakmai működéséről, rávilágít az esetleges hiányosságokra, kiemeli a jól működő területeket, kezeli a nem kívánt eltéréseket, mindezzel ösztönzi mind a szervezet, mind az egyén teljesítményét. A teljesítményértékelési rendszer minderre tekintettel - egyrészt ellenőrző szerepet tölt be a stratégiai és a szakpolitikai célok megvalósulásának mérése során, - döntés előkészítő funkcióval bír az ilyen célok meghatározásakor, - informatív adatokat nyújt az operatív vezetők számára (rámutat a fejlesztésre szoruló területekre, a folyamatok, a szabályozottság és az erőforrások esetleges hiányosságaira), illetve - a szervezeti és az egyéni teljesítményértékelés összekapcsolásával fontos motivációs eszköze mind egyéni, mind szervezeti szinten a teljesítmény hatékonyságnövelésének. Jelen módszertani kézikönyv célja szempontok nyújtása a szervezet vezetője, irányító vagy felügyeleti szerve részére a szervezeti teljesítmény méréséhez; ennek érdekében beszámoló előkészítéséhez, adatokkal történő feltöltéséhez, valamint annak értékeléséhez esetenként példákkal, ábrákkal segítve a könnyebb felhasználhatóságot építve a jogszabályok alapján évek óta kötelező beszámolási vagy a beszámolást lehetővé tévő rendszerek egyes elemeire is. A módszertan alapján készítendő szervezeti teljesítmény beszámoló a jogi normáknak, szervezeti alapdokumentumoknak, a gazdasági mutatóknak való megfelelés mérésén túl, a személyzeti politika keretei közt megvalósított szakpolitikai feladatok végrehajtási hatékonyságának mérésére lesz alkalmas. A könnyebb végrehajthatóságot szolgálja a módszertan alkalmazása jogszabályi környezetének részletes bemutatása. A módszertanban külön megjelennek egyfajta kockázatelemzésként a módszertan eredményes alkalmazásához szükséges sikerkritériumok, egyúttal szempontokat adva a lehetséges buktatók elkerüléséhez is a felhasználók részére a minél eredményesebb hasznosítás érdekében. 1.2 Beszámolások rendszere a mai magyar közigazgatásban Számos jogszabályi rendelkezés rögzíti jelenleg is a költségvetési szervek teljesítményének - egyes speciális szempontok szerinti mérésének kötelezettségét, részletesen szabályozva a méréshez szükséges beszámoló tartalmi és formai elemeit. A napjainkban működő beszámolási rendszerek jellemzően az államháztartás szigorú gazdálkodási rendszerének ellenőrzését szolgálják. Gondoljunk csak az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 1 Magyary Program, fogalomtár 26. oldal 6

7 (a továbbiakban: Áht.) azon rendelkezéseire, amelyek előírják, hogy a vagyonról és a költségvetés végrehajtásáról a költségvetési szerveknek a számviteli jogszabályok szerinti éves költségvetési beszámolót kell készíteni, amelyet a fejezetet irányító szerv hagy jóvá. Rögzítik továbbá, hogy a költségvetés végrehajtásáról az éves költségvetési beszámolók alapján évente, az elfogadott költségvetéssel összehasonlítható módon, az év utolsó napján érvényes szervezeti, besorolási rendnek megfelelően záró számadást kell készíteni, amelynek keretében valamennyi bevételről és kiadásról el kell számolni. A Kormány a zárszámadást törvényjavaslat formájában az Országgyűlés elé köteles terjeszteni annak elfogadása céljából. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenységei ellátásának ellenőrzési típusai közt rögzíti a teljesítmény-ellenőrzést akként, hogy annak célja megállapítani, hogy az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen valósul-e meg. Az elsődlegesen gazdasági szempontú teljesítménymérésen túl az Áht. a költségvetési szerv irányítása, illetve felügyelete jogkörök tartalmának meghatározásakor külön pontban említi a költségvetési szerv jelentéstételre vagy beszámolóra kötelezését. A szakpolitikai feladatok ellátására vonatkozó jogszabályok, az egyes szerződéses kapcsolatok pedig mind-mind további beszámolási kötelezettségeket keletkeztetnek az egyes szervezeteknél. Ezen beszámolási rendszereken felül azonban a döntéshozók, irányítási felügyeleti jogköröket gyakorlók részéről felmerült az igény a szervezet teljesítményének egészét bemutató beszámoló időszakos előállítására és annak értékelésére. Mindezek alapján március 1- jén hatályba lépett a kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), amely a stratégiai tervdokumentumok fogalmának bevezetésén túl azok előkészítésére, társadalmi véleményezésére, elfogadására, közzétételére, megvalósítására, nyomon követésére, valamint előzetes, közbenső és utólagos értékelésére, továbbá felülvizsgálatára vonatkozó követelményeket határozza meg. A Korm. rendelet 11. -a a kötelezően elkészítendő stratégiai tervdokumentumok körét az alábbiak szerint határozza meg: 11. (1) A III. Fejezetben megállapított felelősségi rend szerint kell előkészíteni az e rendeletben megállapított tartalmi elemeket tartalmazó a) országelőrejelzést; b) nemzeti középtávú stratégiát; c) miniszteri programot és 7

8 d) intézményi munkatervet [a továbbiakban az a)-d) pont együtt: kötelezően előkészítendő stratégiai tervdokumentumok]. A Korm. rendelet 20. -a rögzíti, hogy a stratégiai tervdokumentum elfogadását követően gondoskodni kell a nyomon követéséről. 20. (2) A nyomon követés során az egységes módszertani elveknek megfelelő, a stratégiai tervdokumentumban meghatározott nyomon követési rendszerben és mutatók alapján kell végezni az adat- és információgyűjtést, valamint ezek elemzését. (3) A nyomon követés a stratégiai tervdokumentum előkészítéséért felelős feladata. (4) A nyomon követés során a stratégiai tervdokumentum elfogadására jogosultat a stratégiai tervdokumentumban meghatározott rendszerességgel, ennek hiányában évente kell a megvalósulásról beszámolóban tájékoztatni. A Korm. rendelet elvi éllel rögzíti továbbá az előírt beszámoló összeállításának főbb szempontjait és értékelése eljárási rendjének alapelemeit. 20. (5) A beszámolónak tartalmaznia kell: a) a stratégiai tervdokumentumban szereplő célok és eredmények megvalósulásának mértékét, b) a stratégiai tervdokumentum megvalósulása érdekében tett intézkedéseket és a felhasznált erőforrásokat, c) terv-tény elemzést és az eltérés okait, valamint d) az eltérések kezelésére vonatkozó intézkedési tervet. 21. (1) Amennyiben e rendelet másként nem rendelkezik, a stratégiai tervdokumentum elfogadására jogosult a stratégiai tervdokumentum előkészítéséről szóló döntésben határozza meg a stratégiai tervdokumentum előkészítése és megvalósítása során alkalmazandó értékelést. (2) Az értékelés folyamatáról és annak eredményéről beszámolót kell készíteni, amit meg kell küldeni a stratégiai tervdokumentum elfogadására jogosultnak. (3) Ha a stratégiai tervdokumentum elfogadására jogosult eltérően nem dönt, az értékelésről szóló beszámolót a stratégiai tervdokumentum előkészítéséért felelős szerv készíti el. Az értékelésről szóló beszámoló elfogadási folyamatában nem vehet részt olyan személy, aki a stratégiai tervdokumentum előkészítésében vagy megvalósításában részt vesz vagy részt vett. A Korm. rendelet 24. -a szerint a stratégiai tervdokumentum lezártnak tekinthető a) a tervezett időtáv lejártát követően az utólagos értékelésről szóló beszámoló vagy a nyomon követés keretében készített utolsó beszámoló elfogadásával; vagy 8

9 b) a tervezett időtáv lejártát megelőzően az elfogadásra jogosult lezárásról szóló döntésével és a közbenső értékelésről szóló beszámoló vagy a nyomon követés keretében készített utolsó beszámoló elfogadásával. A Korm. rendelet 30. -a alapján az intézményi munkaterv egy naptári évre szóló intézkedési és erőforrás-felhasználási rövid távú stratégiai tervdokumentum, amely tartalmazza a) az adott időszakra vonatkozó szervezeti célokat, programokat és intézkedéseket; b) az a) pontban foglaltak teljesítési határidőit; c) az a) pontban foglaltak teljesítéséhez szükséges személyi, tárgyi, szakmai és szervezeti feltételeket; valamint d) az a)-c) pontokban foglaltak teljesítéséért felelősök meghatározását. Ezen túl a Korm. rendelet további részletszabályokat fogalmaz meg a tervdokumentum összeállításával, elfogadásával kapcsolatosan külön ügyelve a minisztériumok, valamint a Korm. rendelet hatálya alá tartozó más költségvetési szervek eljárása közti különbségtételre. A munkatervek nyomon követése alapján figyelemmel kísérhető a végrehajtás, illetve elvégezhető annak értékelése. A Korm. rendelet 7. -a értelmében a belső nyomon követés alkalmával a közigazgatási szerv az elfogadott stratégiai tervdokumentumban (munkatervben) foglalt célkitűzések, továbbá a feladatok - előírt eljárás szerint és határidőben történő - megvalósítására vonatkozó adatok gyűjtését és elemzését végzi el. Az értékelés pedig a stratégiai tervdokumentumban rögzítésre kerülő, vagy már rögzítésre került célok célkitűzések összevetése a megvalósítás eredményeként várható, vagy már előállt helyzettel, feltárva a nem teljesült célok és a nem várt hatások okait, javaslatokat megfogalmazva a további megvalósítás eredményének javítására. A jogszabályokban rögzített teljesítmény mérésen túl a költségvetési szerv vezetője saját hatáskörben is elrendelheti az adott szerv működésében rejlő specialitásokhoz igazodva az intézmény, vagy annak egyes szervezeti egységei vonatkozásában értelmezhető olyan beszámolási rendszer kialakítását, amely a szervezet sajátosságaihoz igazodva, a vezetői igényeket kiszolgálva - a megfelelő mutatók megválasztásával - precíz teljesítménymérésre, majd ez alapján értékelésre ad lehetőséget. Módszertani útmutatónkkal mind a stratégiai iránymutatáson, mind a vezetői elhatározás alapján egyedileg kialakítandó teljesítmény mérési beszámolási rendszerek kidolgozásához kívánunk a továbbiakban segítséget nyújtani annak érdekében, hogy egységes elveknek megfelelően, a valódi teljesítmény megismerésére alkalmas módon történhessen meg a szervezet működését jellemző adatok összegyűjtése és azok elemzése. 9

10 Az alábbiakban ábrán szemléltetjük módszertani útmutatónk illeszkedését az ÁROP projekthez 2, valamint az ÁROP /2012. projekt 3 egyéb alprojektjeinek tárgyához, fókuszba helyezve a szervezeti teljesítménymérés beszámolóját. 1. ábra: Szervezetfejlesztési projekt ÁROP és ÁROP kapcsolódási pontok A fenti ábra alapján jól látható, hogy az egyes projektek és alprojektek egymással szorosan összefüggenek, egymást kiegészítve, együttalkalmazva valósítják meg a Magyary-program által előirányzott közigazgatási szervezetfejlesztést. A vastaggal jelölt nyilak azon kapcsolódási pontokat jelölik, ahol az egyes fejlesztések, feladatok megvalósítása alapját képezi a nyíl hegyénél jelzett feladat végrehajtásának. Ennek alapján például a szervezeti célok meghatározása (és az ezt segítő módszertani útmutató) egyrészről alapját jelenti a szervezeti és egyéni célok összekapcsolásának (az erről szóló segédlet kidolgozásának), másrészről a szervezeti teljesítmény beszámoló előkészítésének alapfeltétele. A szaggatott körvonalú nyilak pedig a közvetett kapcsolatot jelölik az egyes projektek közt, illetve valamely tevékenység kihatásait jelzik más folyamatok végrehajtására. A fenti példánál maradva a szervezeti teljesítmény beszámoló közvetlen kihatással van a szervezeti és egyéni célok későbbi meghatározására. 2 jobbra fenn világos színű szövegdobozok 3 balra fenn halványzöld- és jobbra lent halványsárga szövegdobozok 10

11 A tervezés nem arról szól, hogy valami hogyan néz ki, vagy milyennek tűnik. A tervezés lényege, hogy hogyan működik. Steve Jobs 2. A szervezeti teljesítmény beszámoló céljai, alapelvei, a beszámoló típusai, a beszámolási rendszer hatása, valamint a teljesítménymérés, mint folyamat lépései A teljesítményértékelési módszertannal szemben támasztott célok, prioritások és követelmények meghatározásakor elsődleges célként olyan rendszer kialakítása jelölhető meg: - amely a közszférában rendszerszerűen nem alkalmazott szervezeti teljesítményértékelési rendszereket összeköti a jogilag szabályozott és bevezetett egyéni teljesítményértékelési rendszerekkel; - amely elősegíti a költségvetési/közigazgatási szervezeti teljesítmények mérésére szolgáló eljárások és módszerek kialakítását. Másodlagos célként meghatározható, hogy: - a szervezeti teljesítményértékelésről szóló beszámoló valamennyi költségvetési szervtípus számára alkalmazható legyen; - a komplex alkalmazhatóság követelménye miatt kellő mértékben általános, ugyanakkor átlátható legyen A szervezeti teljesítmény beszámoló céljai A teljesítmény beszámoló két alapvető célja az információnyújtás a teljesítmény értékelése A teljesítmény beszámoló elsődleges célja, hogy a közigazgatási szervek vezetői, illetve a költségvetési szerveket irányító vagy felügyelő szervezetek vezetői részére az irányított, illetve felügyelt szervek teljesítményéről tárgyilagos, hiteles és megalapozott információt nyújtson a stratégiai tervdokumentumban meghatározott szervezeti célok elérése, illetve a feladatok ellátása tekintetében figyelemmel a vizsgált időszak teljesítményét befolyásoló jogi, gazdasági, humánpolitikai és egyéb körülményekre. A teljesítmény beszámoló másodlagos célja, hogy rávilágítson arra, hogyan lehet a szervezet teljesítményén javítani a kitűzött feladatok maradéktalan megvalósítása érdekében, a rendelkezésre álló erőforrások minél hatékonyabb felhasználása útján. Rávilágíthat azon területekre, amelyek változatlan fenntartása veszélyeztetheti a költségvetési szerv alapdokumentumokban rögzített feladatainak ellátását vagy a működőképesség fenntartását. 11

12 A szervezeti teljesítmény beszámoló harmadlagos célja, hogy az eredmények alapján az egyes szervezeti egységeknek, valamint a munkatársak egyéni teljesítmény értékelésének alapja lehessen; ennek keretében kiindulási pontot jelentsen ösztönző rendszerek kialakításához, illetve a szervezeti foglalkoztatáspolitika meghatározásához A szervezeti teljesítmény beszámolás alapelvei A következőkben a beszámoló összeállításával kapcsolatos legfontosabb alapelveket ismertetjük: Formai alapelvek: - tényszerűség: a beszámoló adatainak valósnak és ellenőrzöttnek kell lenniük; - világosság: a tényeket egyértelműen, lényegre törően kell rögzítenie; - áttekinthetőség: az adatoknak rendszerezetten kell megjelenniük ügyelve a tömörségre és a rövid fogalmazásmódra; - érthetőség: az adatokat olyan módon kell rögzíteni, hogy azokból egyértelmű következtetéseket lehessen levonni, felhasználó orientált felépítés, megértést segítő vizualizációs technikák; - felhasználó-orientáltság: az adatoknak a megrendelő vezetői szint igényeinek megfelelő szerkezetben és tartalommal kell rendelkezésre állniuk; Tartalmi alapelvek: - átfogó: a teljesítménymérési mátrixban (több dimenzióban és vetületben egyidejűleg) vizsgálja a teljesítményt; - összehasonlíthatóságot, elemezhetőséget biztosít: a beszámoló adatainak alkalmasnak kell lenniük a munkatervvel, az előző évi beszámoló adataival történő összehasonlíthatóságra, valamint az azonos hatáskörrel rendelkező szervezetek teljesítményének összevetésére; - ok-okozat orientált: nemcsak az eredményeket vizsgálja, hanem az eredményeket befolyásoló tényezőket is; - címzett orientáltság, hierarchikus beszámolórendszer (vertikálisan integrált) és szabványosítás: címzettek típusaitól függően eltérő, de szabványos, egymásra épülő beszámolók; - horizontálisan integrált: folyamatok mentén szervezett, átfog minden fontos tevékenységet, funkciót, szervezeti egységet; - irányítási cél, jövő orientáltság: mi várható, milyen intézkedéseket kell meghozni; - tervezéssel való összhang: tervekben szereplő mutatókat/értékeket mérjük vissza; - releváns információ kiemelése: fókuszálás, fókusz az eltéréseken/kivételeken, eltérési tűréshatárok: a beszámoló kulcs-mutatókat és főbb eltéréseket tartalmaz; 12

13 - mutatók használata: tervezés során meghatározott és operatív működést mérő mutatók; - időszerűség: a gyorsaság elsődleges az esetleges beavatkozás hatékonyságának növelése érdekében; - gazdaságosság: az előállítás ne járjon túlzott erőforrás-felhasználással, azaz a beszámoló hasznosságát ne haladja meg az adatok előállításának és összegyűjtésének terhe; - hozzáférhetőség az adatokhoz: milyen adatok-, milyen informatikai támogatás áll rendelkezésre, hogyan lehet kinyerni - a fenti követelményeknek megfelelően - az információkat a felhasználók részére A beszámolók típusai A beszámolás - a mindig naprakész adatok rendelkezésre állása érdekében - folyamatos tevékenységet tételez fel, ahol egy jól felépített beszámolási rendszerben a beszámolók összeállításának ütemezését, a teljesítményértékelés lépéseit és időzítését a beszámolási naptár tartalmazza A beszámolók típusai időtáv szerint 1. táblázat: A beszámolók típusai időtáv szerint Éves Típus Negyedéves Jellemző Stratégiai szintű beszámoló, amely az éves pénzügyi-gazdasági és szakpolitikai célok elérését mutatja be és értékeli, ezen túl tartalmazza a IV. negyedéves, és 12. havi beszámoló (kumulált) értékeit. A tárgyidőszakot követő hónap napjáig készül. Célja, hogy az év egy nagyobb periódusáról nyújtson áttekintést, és megpróbálja előre jelezni a tényértékek várható alakulását, elsősorban szöveges bevezetésben és elemzésekben. A számadatokat tekintve lényegében megegyezik az adott időszak háromhavi beszámolójának összegével. Havi Tárgyhót követő hónap napjáig készül el. Célja, hogy az elmúlt hónap legfontosabb szakmai-gazdasági eseményeiről lényegre törő, ugyanakkor megfelelő pontosságú információkat nyújtson. Feladata a tervtől való eltérések bemutatása és elemzési lehetőségének megteremtése is. Alkalmazható figyelmeztető funkció, tűréshatárok előzetes meghatározásával. Rövid (egy vagy néhány oldal), táblázatos vagy grafikus forma. 13

14 Heti vagy gyakoribb Ad-hoc A szervezet/szervezeti egység szempontjából kiemelkedően fontos és hetente változó, befolyásolható adatok rövid táblázatos vagy grafikus formában, általában csak 1-2 mutatóról. Vezetői igények szerint, de a beszámolás általános követelményeinek megfelelve. Az ad-hoc beszámolók adattartalmának elemzése alapján a tartalom egy része beépülhet a standard beszámolókba A beszámolók típusai vezetői szintek szerint A beszámolórendszer célja a szervezet különböző vezetői szintjeinek és felelősségi területeinek a feladataik ellátásához, döntéseik meghozatalához szükséges, pontos információk biztosítása. A hierarchikus felépítésű beszámolórendszer az információk szűrésével, tömörítésével (azonos információs bázis alapján) a különböző vezetői szintek számára a lehető leghasznosabb információt nyújtja. 2. táblázat: beszámolók típusai vezetői szintek szerint Típus Felsővezetők (pl. hivatalvezetés) Szervezeti egység vezető (pl. szakigazgatási szerv) Részlegvezető (pl. szakigazgatási szerv ügyfélszolgálata) Munkatárs Jellemző Rövid, összesített beszámoló, havi, negyedéves, és éves pénzügyi- és teljesítményjelentések, szervezeti szinten kiemelten fontos, természetes mértékegységekben kifejezett teljesítmény alakulásának bemutatása. Az egység időszaki eredményei és az ezt alátámasztó és elemzésre alkalmas havi, heti, esetleg napi adatok és természetes mértékegységek. Az adott részleg eredményei. Ennek a szintnek elsősorban a felelősségi kört közvetlenül érintő adatokra van szüksége. Például ügyfélforgalmi adatok egy fő munkatársra vetítve, állományi adatok, tervtől való eltérés. Testreszabott lekérdezés nem a beszámolási rendszer része, de azonos információs alapról/felületről működhet A szervezeti teljesítmény beszámoló hatása A szervezeti teljesítmény beszámoló által elérni kívánt hatások: a szakfeladatok ellátásában megmutatkozó hatékonyság növelése; a célok költséghatékonyabb megvalósítása; költségek vagy ráfordítások csökkentése; az irányítási, valamint a szervezési folyamatok erősítése, fejlesztése; a közfeladatok ellátása minőségének javítása; 14

15 a szolgáltatások minőségének javítása; az ügyfél-elégedettség növelése; a források felhasználása átláthatóságának és ellenőrizhetőségének erősítése. 2. ábra: A szervezeti teljesítmény beszámoló hatásai a források felhasználása átláthatóságának és ellenőrizhetőségének erősítése az ügyfélelégedettség növelése a szakfeladatok ellátásában megmutatkozó hatékonyság növelése a célok költséghatékonyabb megvalósítása költségek vagy ráfordítások csökkentése a szolgáltatások minőségének javítása a közfeladatok ellátása minőségének javítása az irányítási, valamint a szervezési folyamatok erősítése, fejlesztése 2.5. A teljesítménymérés, mint folyamat lépései A teljesítménymérés lépései a következők szerint zajlanak: stratégiai tervezés - célkitűzés (az egyes szervezeti célok meghatározása); operatív tervezés és eljárási rend kialakítása (stratégiai tervdokumentum összeállítása felelőseinek kijelölése, tervdokumentum előkészítése, értékelés szempontjainak meghatározása, stratégiai tervdokumentum elfogadásra való felterjesztése és elfogadása a dokumentum részeként az egyes résztvevők hatáskörének és felelősségi körének lehatárolásával); végrehajtás (stratégiai tervdokumentumban foglaltak végrehajtása a szervezet által); ellenőrzés és visszacsatolás (rendszeres nyomon követés, amelynek útján beavatkozási lehetőség nyílik a végrehajtás során a folyamatokba, majd a folyamat értékelése és az értékelésről beszámoló készítése); 15

16 terv-tény adatok összehasonlítása és a teljesítmény értékelése (a tervdokumentumban foglaltak végrehajtásának értékeléséről készített beszámoló elfogadása). 3. ábra: A teljesítménymenedzsment elemei 16

17 A legértékesebb dolog, amit ismerek, az az információ. Tőzsdecápák 3. A beszámoló rendszer kialakítása, szervezeti teljesítmény beszámoló összeállításának alapkérdései, az adatgyűjtés és rendszerezés módjai 3.1. A beszámolási rendszer kialakítása a szervezetben A beszámolási rendszer kialakítása a szervezetben a következő lépések egymásra épüléséből áll: információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein; a beszámoló információs tartalmának és az egyes információk szerepeltetése gyakoriságának meghatározása; információs igényekhez szükséges adatok rendelkezésre állásának, előállításának ellenőrzése; a beszámoló formátumának és az alkalmazott módszereknek a meghatározása; informatikai támogatás meghatározása, informatikai eszközök biztosítása; beszámolók elkészítése felelősségi rendjének meghatározása. 4. ábra: A beszámolási rendszer kialakításának főbb lépései Vezetői információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein Információs tartalom magas szintű meghatározása Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása Beszámoló formátumának és folyamatának kialakítása Informatikai követelmények meghatározása, informatikai eszközök biztosítása Beszámolók elkészítése felelősségi rendjének meghatározása 17

18 Információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein 3. táblázat: Információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein Lépés (művelet) rövid leírása Végrehajtásért felelős Kötelező / Javasolt Bemenet Kimenet Információs igények, szükségletek felmérése Szakmai koordinátor Kötelező Vezetői interjú/ szükségletfelmérő kérdőív Dokumentált vezetői interjú/kitöltött szükségletfelmérő kérdőív Beszámolási rendszerrel kapcsolatos alapelvek meghatározása. Szakmai koordinátor Kötelező Fejlesztési módszertan dokumentum Dokumentált alapelvek Beszámolási rendszerrel kapcsolatos jogszabályi előírások meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Fejlesztési módszertan dokumentum/ szervezet működésére vonatkozó jogszabályok Jogszabályi követelmények összefoglaló dokumentuma Helyzetfelmérés Szakmai koordinátor Kötelező Szervezeti dokumentumok, jelenlegi beszámolók Helyzetfelmérés dokumentuma A beszámolási rendszer megvalósításával kapcsolatos jövőkép megfogalmazása Szakmai koordinátor Javasolt Dokumentált vezetői interjú/kitöltött szükségletfelmérő kérdőív, helyzetfelmérés dokumentuma Beszámolási rendszer jövőkép Beszámolás információs igénye összesítő dokumentum Információs igények, szükségletek felmérésének célja a beszámolási/jelentési rendszerrel szemben megfogalmazott vezetői igények megismerése. Ennek során 18

19 felső- és középvezetői interjúk vagy műhelymunka során rögzíteni kell, hogy az egyes szervezeti egységek milyen szervezeti célokat követnek, milyen kihívásokkal küzdenek, mi az egyes egységek pontos feladata, fő tevékenységei/folyamatai, miért felelős az adott egység. Ugyancsak meg kell határozni, hogy a beszámolási rendszer milyen felhasználói kör (pl. államtitkár, elnök, főosztályvezető) információs igényét (adatkörök) elégíti ki és a felhasználói kör milyen gyakran vár el adatfrissítést a beszámolási rendszerben. milyen mutatókat követnének nyomon és milyen információk alapján folytatnak teljesítményértékelést Beszámolási rendszerrel kapcsolatos alapelvek meghatározásának célja a vezetői interjúk és a helyzetfelmérés alapján a beszámolókkal kapcsolatos alapvető premisszák meghatározása, amelyek lehetnek tartalmi és módszertani alapelvek egyaránt. (A beszámolórendszerrel kapcsolatos általános követelményeket a 2.2 és a 4.2. pont tartalmazza.) Beszámolási rendszerrel kapcsolatos jogszabályi előírások meghatározása. (Az intézményi munkatervre vonatkozó beszámolóval kapcsolatos szempontokat részletesen a 3.2. pont tartalmazza.) Helyzetfelmérés: célja a jelenleg is használt jelentések, beszámolók felmérése. Ennek része olyan kérések megválaszolása, mint például: hogyan támogatják a beszámolók a vezetőket a döntéshozatalban, mennyire alkalmasak a beszámolók problémák, összefüggések bemutatására, mennyire átláthatók és jól értelmezhetők a beszámolók a vezetők számára? Mi a jelenlegi beszámolók adattartalma, formai jellemzői, kik a címzettjei és léteznek-e párhuzamos adatszolgáltatások? Ennek érdekében szükséges: Szervezeti működésre vonatkozó dokumentumok áttekintése, korábbi hasonló projektek áttekintése, a jelenlegi jelentések, információs anyagok, beszámolók összegyűjtése, feldolgozása, elemzése; Jó gyakorlatok felmérése hasonló szervezetek beszámolási, jelentési gyakorlatára, információs szükségletekre vonatkozóan; Szervezeti stratégia, célok, mutatószámok áttekintése, elemzése A beszámolási rendszer megvalósításával kapcsolatos jövőkép megfogalmazása. A vezetői igények alapján a beszámolórendszer kialakítása nem feltétlenül valósulhat meg egy lépésben. Ezért célszerű meghatározni a beszámolási rendszer fejlesztésének lépcsőfokait, szakaszait, azaz meg kell határozni, hogy hova szeretnénk eljutni rövidés hosszútávon. 19

20 Információs tartalom magas szintű meghatározása 4. táblázat: Információs tartalom magas szintű meghatározása Lépés (művelet) rövid leírása Végrehajtásért felelős Kötelező / Javasolt Bemenet Kimenet A beszámolási rendszer tartalmának meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Helyzetfelmérés dokumentuma Adatok/mutatók listája adatkörönként Kapcsolódó folyamatok/feladatok felmérése Szakmai koordinátor Javasolt Adatok/mutatók listája adatkörönként Folyamat/feladatadattartalom mátrix Beszámolási igények rangsorolása Szakmai koordinátor Kötelező Adatok/mutatók listája adatkörönként Priorizált beszámoló adattartalom A beszámolási rendszer tartalmának meghatározása: a beszámolók céljaival összhangban meg kell határozni azt az adatkört, amit a beszámolókban feldolgozunk. Ennek részeként meg kell határozni a beszámolókban vizsgálandó területeket, az ezen területekre vonatkozó adatokat és mutatószámokat. Az adatokat és mutatókat adatkörönként csoportosítani kell, ami mind az adatok bekérésének, mind feldolgozásának és a beszámolókban való szerepeltetésének alapja lesz. /A célok és mutatók meghatározásának módszertanát külön útmutató tartalmazza Kapcsolódó folyamatok/feladatok felmérése: fel kell mérni, hogy melyek a szervezetnek a beszámoló szempontjából releváns folyamatai/feladatai, mivel ezek során állnak elő a beszámoláshoz szükséges adatok. Ehhez a már meghatározott adatköröket (beszámolók adatigénye) magas szintű folyamatokhoz rendeljük és meghatározzuk a folyamatok beszámolási adatok szempontjából lényeges jellemzőit. Ilyen jellemzők a folyamatok felelősei/szereplői, az adatfelelősök, az adatok keletkezésének gyakorisága, az adatok zárásának gyakorisága, továbbá az, hogy a folyamatok során keletkező adatok milyen informatikai rendszerben (vagy egyéb módon) kerülnek tárolásra A vezetői igények, célok és a folyamatok felmérése során rögzített információk figyelembevételével rangsorolni kell az egyes folyamatokkal, területekkel kapcsolatos beszámolási igényeket a beszámolási alapelvek alkalmazásával (valóban csak a leginkább releváns, gazdaságosan előállítható stb. információ 20

21 kerüljön kiválasztásra), továbbá az adatokat és a mutatószámokat tartalmi szempontból szelektálni szükséges és ki kell jelölni a beszámolóban szerepeltetendő releváns adatokat, kulcsmutatókat Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása 5. táblázat: Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása Lépés (művelet) rövid leírása Végrehajtásért felelős Kötelező / Javasolt Bemenet Kimenet Adatleltár összeállítása Szakmai koordinátor Kötelező Priorizált beszámoló adattartalom Adatleltár Adatok minősítése és osztályozása Szakmai koordinátor Javasolt Adatleltár Felülvizsgált adatleltár Alkalmazott fogalmak egységesítése Szakmai koordinátor Javasolt Adatleltár Felülvizsgált adatleltár Adatszolgáltatás rendjének meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Adatleltár Adatszolgáltatási mátrix Jelentések adat-tartalmának meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Felülvizsgált adatleltár / Adatszolgáltatási mátrix Jelentésenként meghatározott adattartalom táblák A lépés célja az előzőekben magas szinten meghatározott adatkörök, adatok pontos meghatározása és az adatok előállításának előkészítése. Ennek elemei: Adatleltár összeállítása: a szervezet tevékenységével kapcsolatban keletkező adatok összegyűjtése, amely a jövőbeni beszámolási rendszer alapját képezi. Az adatleltár a beszámoló elkészítéséhez szükséges adatokat és ezek jellemzőit tartalmazó tábla (egy adat egy sor, a jellemzők a tábla oszlopainak felelnek meg). A beszámolási rendszerben szereplő adatok mérésének biztosítása érdekében a beszámolóban szereplő egyes adatok/mutatók kapcsán következő információkat rögzíteni indokolt: o Megnevezés (mutató definíciós sablonnak megfelelően); o Adat típusa (pl. számszaki); 21

22 o Adatkör (a korábban meghatározott adatkörök közül melyikbe tartozik az adat, pl. kötelezettségvállalás); o vizsgálat legfőbb jellemzői (általában: terv, tény és várható adat, mérés alanya, szervezeti/területi hatálya stb.) ; o Mérés gyakorisága; o Adatforrás: általában meghatározott informatikai rendszer (pl. KIR, Forrás, EMIR stb.); o Felhasználás módja: mire és hogyan használjuk az adatot? (pl. feldolgozás nélkül hasznosítjuk vagy feldolgozást követően, nem közvetlenül hasznosul); o Előállítás módja: pontosan meg kell határozni, hogy az adatot hogyan nyerik ki az adatforrásból (adott rendszer mely funkciója, táblája) és milyen esetleges ellenőrzési, adattisztítási lépésekre van szükség; o Adat képzésének módja: származtatott adat esetében meg kell határozni az adat képzésének módját (alapadatok, képzés algoritmusa); o Kritikus értékhatárok/toleranciaszint: célszerű meghatározni a számszaki adat jellemző értéktartományát (ennek alapján később kiszűrhetők a rossz adatbevitelből adódó tévedések), mutatók esetében pedig a figyelendő tolerancia szinteket (a mutató várható/átlagos értéktől való eltérése milyen tartományban normális és milyen érték felett kell kiemelni az eltérést a beszámolóban); o Adatfelelős: az adat előállításáért felelős szervezeti egység és személy; Adatszolgáltatás rendjének meghatározása: ennek során meg kell határozni, hogy mely adatot, kinek (adatfelelős), milyen gyakorisággal és formában, kinek a részére kell szolgáltatnia. A folyamatok jellemzőinek felmérése alapján meg kell határozni az adatok mérésének lehetőségét és az adatok minőségét, a nem megfelelő adatokat ki kell zárni a beszámolásból. Az adatok pontos leírása során az adatokat több szempontból meg kell vizsgálni, minősíteni és osztályozni kell és az adott szempontok mentén nem jól teljesítő adatokat nem szabad a beszámolás során alkalmazni. Ilyen szempontok lehetnek a beszámolókkal kapcsolatos tartalmi követelményekből levezetett szempontok (adat pontossága, relevanciája, időszerűsége) és technikai szempontok (megbízhatóság, előállíthatóság). Célszerű azt megvizsgálni, hogy az alkalmazott fogalmak egységesek-e, a vezetők, munkatársak vagy informatikai szakemberek ugyanúgy hívják-e az adott fogalmat (pl. tartalmi dimenziót, jellemzőt). 22

23 Az adatleltár elkészítését követően ennek alapján össze kell állítani az egyes jelentések adattartalmát. 6. táblázat: A beszámolórendszer információs tartalmának kialakítása (példa) # Tartalom Gyakoriság Felelős 1. Keret havi X 2. Kiemelt szakmai mutatók Negyedéves, éves Y 3. Bevétel Havi, negyedéves 4. Kiadás Havi, negyedéves 5. Likviditás előrejelzés Havi 6. Kötelezettségvállalás Havi, negyedéves, éves 7. Átfutási idő/operatív Havi, negyedéves működés adatai 8. Általános adatok Negyedéves 9. Közbeszerzések Negyedéves Beszámoló formátuma és az alkalmazott módszerek meghatározása A beszámoló adattartalmának és jellemzőinek meghatározását követően a beszámoló struktúrájának, a rendszeresen alkalmazott elemzések, elemzési és prezentációs eszközök meghatározását kell elvégezni. 7. táblázat: A beszámoló struktúrája Lépés (művelet) rövid leírása Végrehajtásért felelős Kötelező / Javasolt Bemenet Kimenet Beszámoló szerkezeti elemeinek meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Jelentésenként meghatározott adattartalom táblák Sablon dokumentum szerkezet jelentésenként (beszámolónként) Vizuális eszközök hozzárendelése Szakmai koordinátor Javasolt Jelentésenként meghatározott adattartalom táblák Javasolt vizuális eszközök hozzárendelése a sablonhoz Beszámoló/jelentés minta (szerkezet, vizuális eszközök, adattartalom összerendelése) 23

24 A beszámoló szerkezete A beszámolókat adott szervezeti szinten és szakterületenként (figyelemmel az eltérő információs igényekre és ezek esetleges formai-terjedelmi vonzatára) egységes szerkezetben és formai elemek alkalmazásával célszerű kialakítani, ami a rendszeres beszámolókat könnyebben értelmezhetővé teszi. Ilyen elemek: Vezetői összefoglaló alkalmazása: ez tartalmazza a legfontosabb üzeneteket, megállapításokat, problémákat és javasolt intézkedéseket. A szervezeti szinten kiemelt kulcs-mutatókra és a kritikus eltérésekre fókuszál. Tartalomjegyzék: átláthatóvá teszi a beszámoló struktúráját Táblázatok: a szervezet és egyes területek céljainak (pl. munkatervben rögzített célok) teljesülését mutatja be, szükség szerint rövid magyarázatokkal. A szervezet vagy adott terület szempontjából leginkább releváns információkat és különösen az eltéréseket mutatja be, nem célja a teljes körű információnyújtás. Szöveges elemzés: elsődleges célja az adatok értelmezése, az okok feltárása. Számszaki adatok esetén ezeket elsősorban táblázat tartalmazza és nem a szöveges elemek. Nem számszaki adatok, információk (pl. adott időszakban elfogadott, előkészített jogszabályok) esetében természetesen ezeket szövegesen lehet ismertetni, de ebben az esetben is törekedni kell a lényegre törő, áttekinthető fogalmazásra és felépítésre. A szöveges elemzésnek nem a beszámolóban szereplő táblák, grafikonok megmagyarázása a célja azoknak önmagukban értelmezhetőeknek kell lenniük hanem az elemzés, a kontextus bemutatása. Pénzügyi vagy mutatószám elemzésnél általános szabályként 5%-nál jelentősebb eltérés okot ad a szöveges elemzésre, de a mutatók toleranciaértékeit egyedileg meg kell határozni. A trendek elemzése során is célszerű magyarázó szöveg hozzáfűzése, elsősorban a strukturális és a környezeti tényezők értelmezése érdekében. Abban az esetben, ha az egyes időszakok adatai bármilyen okból nem összevethetők (pl. strukturális változások), úgy a különbségeket szövegesen meg kell magyarázni. Beszámolási dimenziók: az általános beszámolási dimenziók az idő (trend, gyakoriság), az adatjelleg (terv-tény-várható), a szervezeti vagy területi szint Vizuális eszközök alkalmazása Grafikonok: segítik a megértését és a beszámoló átláthatóságát, de nem alkalmazhatóak öncélúan, hanem akkor, ha többlet információértékük van (pl. számszerű adatok közötti összefüggések jobb megjelenítésére) 24

25 Kör Sáv Oszlop Vonal Pont A grafikonok, táblázatok alkalmazása esetén nem csak a helyes típus megválasztása kulcskérdés, de a helyes skála vagy a helyes formátum megválasztása is. Ezek nem megfelelő kialakítása akár kifejezetten félrevezető is lehet, még azonos adatok esetén is. 5. ábra: Különböző elemzés-típusok esetében javasolt ábrák Elemzés típusa Struktúra (pl. adott szerv saját bevételei struktúrája vagy ennek változása) Rangsor/benchmark (pl. intézmények összehasonlítása, nemzetközi összehasonlítás) Kiugró érték (átlagos vagy meghatározott toleranciaértéktől eltérő adat) Idősor (időszakok összehasonlítása) Gyakoriság/ összetétel Összefüggések (értékek közötti kapcsolat) X (struktúrák, összetételek) X (összetétel változása) X X X X X (értékek lényegesek) X X (trend) X X Beszámoló sablon kidolgozása A beszámolórendszerrel kapcsolatos tartalmi követelmények kidolgozását követően ki kell dolgozni a rendszeres beszámoló, beszámolók sablonját és az esetlegesen meghatározott mellékletek sablonját vagy körét, valamint a beszámolókhoz szükséges adatok bekérésének sablonját. 25

26 Informatikai támogatás meghatározása, informatikai eszközök biztosítása 8. táblázat: A beszámoló informatikai támogatása Lépés (művelet) rövid leírása Végrehajtásé rt felelős Kötelez ő / Javasol t Bemenet Kimenet Adatok forrásadatbázisainak meghatározása Szakmai koordinátor Kötelez ő Jelentések adattartalma/ adatleltár Forrás-adatbázisok meghatározása jelentésenként Adatok kinyerésének, tisztításának, transzformálásának meghatározása Szakmai koordinátor Javasolt Forrásadatbázis ok meghatározása Adatkinyerés, transzformálás módjának specifikálása Adatok elemzésre való előkészítése/elemzésh ez használt eszköz meghatározása Szakmai koordinátor Javasolt Forrásadatbázis ok meghatározása Adatok elemzésére használt eszköz specifikációja/kialakítá sa A teljesítmény-beszámoló előállítása informatikai eszközök segítségével valósítható meg gazdaságosan és megbízhatóan. A beszámoló-rendszer kialakítása során az informatikai támogatás módját kell meghatározni egyrészt a jelenleg rendelkezésre álló lehetőségek alapján, másrészt a jövőben szükségesnek ítélt fejlesztések vonatkozásában. A jelenleg rendelkezésre álló lehetőségek vonatkozásában is választ kell adni arra, hogy akár egy teljesebb informatikai támogatás hiányában - az elemi (tranzakciós és törzs-) adatok hogyan kerülnek olyan formába, amely a beszámolót készítő nem informatikus felhasználó számára is könnyen kezelhető. Ez kiterjed egyrészt az informatikai rendszerben rögzített adatok, adatkörök és ezek tárolása helyének (forrásadatbázis) meghatározására, másrészt az adatoknak a forrásadatbázisból való kinyerése, a beszámoló elkészítéséhez használt eszközbe (ez lehet pl. Excel is) való migrációja, áttöltése módjának, az adatok tisztításának és transzformálásának módjának meghatározására, harmadrészt pedig magának a beszámolónak az elkészítéséhez használt informatikai megoldással szembeni felhasználói követelményeknek és szabályoknak a leírására (egy Excel esetében pl. a táblastruktúra, a betöltött adatok elemzéséhez a felhasználó által elvégzendő fő lépések stb.). Az informatikai támogatással szembeni felhasználói követelmények a korábbi lépésekben meghatározott tartalomra alapulnak. 26

27 A beszámolási rendszerek informatikai támogatása ideális esetben több elemből áll. Az elsődleges adatforrásokból (alaprendszerek, pl. bérszámfejtés, pénzügy, szakigazgatási rendszer) meghatározott időközönként átkerülnek az adatok egy előkészítő területre. Az előkészítő területen megtörténik az adatok konszolidációja, tisztítása. Az előkészítő területről ezt követően a már feldogozott adatok adattárházba kerülnek, amely relációs adatbázisban tárolja az adatokat. A relációs adatbázisból az adatok egy olyan többdimenziós adatbázisba kerülnek át, amely már elemzési célra optimalizáltan tartalmazza az adatokat, ami gyorsabb feldolgozást tesz lehetővé. A beszámolás készítői az ily módon előkészített adatokhoz céleszközökön keresztül jutnak el (pl. üzleti intelligencia rendszer vagy fix jelentések). A fenti modell bevezetésére természetesen nem mindig nyílik azonnal lehetőség, ettől függetlenül, a beszámolási rendszer kialakítása során ki kell dolgozni az informatikai támogatás kereteit is Beszámoló elkészítése felelősségi rendjének meghatározása 9. táblázat: Felelősségi rend meghatározása Lépés (művelet) rövid leírása A beszámolás folyamatának meghatározása Végrehajtásért felelős Szakmai koordinátor Kötelező / Javasolt Kötelező Bemenet Jelentések adattartalma/ adatleltár Kimenet Beszámolási folyamat tábla Beszámolási naptár Szakmai koordinátor Kötelező Adatszolgáltatási mátrix Beszámolási naptár Szervezeti keretek és felelősség meghatározása Szakmai koordinátor Kötelező Beszámolási folyamat tábla Beszámolási felelősség hatáskörök rögzítése és A beszámolás folyamatának meghatározása: a beszámoló összeállításának folyamatát az adatszolgáltatástól a beszámoló összeállításáig - rögzítjük áttekinthető részletezettséggel (10-15 lépés). A folyamat leírásának része a folyamat bemenetének, kimenetének, felelőseinek és szereplőinek, a folyamat lépései során használt eszközöknek a meghatározása. Beszámolási naptár: a beszámolás folyamatán túl rögzítenünk kell a beszámolók elkészítésének konkrét ütemezését és az egyes feladatok felelőseit. A beszámolási naptár az adott évre vonatkozóan (táblázat-szerűen) rögzíti a beszámolók, jelentések elkészítésének (a címzettek részére való átadásának) időpontját, továbbá szükség szerint a beszámoló előkészítése megkezdésének, a beszámolóhoz szükséges információk, adatok előkészítő részére való megküldésének, a beszámoló szervezetei 27

28 egységek közötti véleményezésének, belső, közbenső jóváhagyásának időpontjait (pontos dátumok megjelölésével) és a beszámolási naptárban rögzített időpontokhoz kapcsolódó cselekmények felelőseit. Szervezeti szinten célszerű egy áttekintést adni a beszámolók elkészítésének határidejéről, a részletesebb lebontást pedig külön táblákban megjeleníteni. Szervezeti keretek és felelősség meghatározása: beszámolók készítésének koordinálását, az adatszolgáltatások koordinálását szervezetenként, ill. szervezeti egységenként egy szereplőhöz érdemes rendelni, így biztosítható az egységes szemlélet, értelmezés és elkerülhető a párhuzamos adatszolgáltatás. Ugyancsak érdemes kijelölni egységenként az adatszolgáltatásban és a beszámoló tartalmi elemeinek elkészítésében résztvevő személyeket/munkaköröket az adatok meghatározásánál rögzített információk figyelembevételével (adatfelelősök) A teljesítménymérés-mátrix A teljesítményt a szervezet működésének alábbi kiemelt területein célszerű vizsgálni: jogi vetület: amely a szervezet működését az alapító szándékának, a szervezet alapdokumentumainak, jogi normáknak való megfelelés szempontjából vizsgálja; költségvetési vetület: amely a szervezet működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét gazdálkodási szempontok szerint vizsgálja; humánpolitikai vetület: amely a szervezet működését humánerőforrás mutatók alapján mutatja be; szakpolitikai vetület: amely a szervezet működését a kitűzött szakpolitikai célok megvalósulásának tükrében vizsgálja. A költségvetési szervek eredményessége ezen kiemelt területeken belül is többdimenziós, a különböző érdekek és elvárások teljesülésének összetett rendszerére és nem egyetlen dologra vonatkozik, így a méréséhez használt mutatók rendszere is összetett. A teljesítménykritériumok azoknak az értékelési szempontoknak az összességét jelentik, amely alapján a beszámoló megteszi a megállapításokat. A költségvetési szervek működését - függetlenül az ellátott feladatkörtől - az alábbi teljesítménymutatókkal lehet a legpontosabban körbeírni: - gazdaságosság: az erőforrások felhasználásához kapcsolódó kiadás (vagy ráfordítás) az adott /piaci vagy jogszabályi/ körülmények között elérhető legkisebb legyen, a jogszabályban meghatározott, illetve általában elvárható minőség mellett; - hatékonyság: a nyújtott szolgáltatások, valamint az ellátott feladatok értékének (vagy az azokból származó bevételnek) és a felhasznált erőforrásokhoz kapcsolódó kiadásoknak 28

29 (vagy ráfordításoknak) a különbsége az adott /piaci és jogszabályi/ körülmények közt elérhető legnagyobb legyen; - eredményesség: a kitűzött megvalósulásának mértéke a lehető legnagyobb legyen, a tevékenység tervezett és tényleges hatása közti különbség a lehető legkisebb mértékű legyen vagy a tényleges hatás kedvezőbb legyen a tervezettnél; - értékteremtés: a megvalósított tevékenység társadalmi, szociális, gazdasági eredményei és kihatásai jóval túlmutatnak a befektetett erőforrások nagyságán; - szabályszerűség: a tevékenység megvalósítása és az erőforrások felhasználása során a feladatot meghatározó jogi normák rendelkezései maradéktalanul érvényesültek; A szervek alaptevékenységétől függően további kritériumok határozhatóak meg (pl. méltányosság, innováció), illetve a feltüntetett kritériumokon belül eltérő mutatók alakíthatóak ki Beszámoló, mint a teljesítmény mérésére alkalmas dokumentum összeállításának alapkérdései A teljesítmény beszámoló összeállításának alapkérdései: - a beszámoló alanya: mely szervezet célkitűzésének, folyamatának, szervezeti egységének teljesítményét vizsgáljuk; - a beszámoló tárgya: a szervezet mely célkitűzésének, folyamatának, szervezeti egységének teljesítményét vizsgáljuk; - a beszámoló célja: a szervezet célkitűzésének, folyamatának teljesítményét mely szempontok szerint vizsgáljuk, milyen további szervezet célkitűzés érdekében kívánjuk annak eredményeit hasznosítani; - a beszámoló címzettje: az, hogy a beszámoló mely személy, vagy szervek részére készül, kihatással lesz az összeállítás szempontjaira is; - a beszámolási időszak: a szervezet célkitűzéseinek, folyamatainak mely időszakra vonatkozó teljesítményeredményei relevánsak a vizsgálat szempontjából; - a beszámoló összeállításáért, elfogadásáért felelős személyek kijelölése; - a beszámoló elkészítésének határideje: a feladat ellátását, az adatgyűjtés mélységét, az információfeldolgozás részletességét meghatározza a rendelkezésre álló időkeret is; - a beszámoló összeállításának formai feltételei: van-e kiadott sablon, minta a beszámoló összeállításához, elektronikus felület annak kitöltéséhez, kötött-e az adattartalom; - a beszámoló terjedelme: a költségvetési szerv saját célkitűzésének, folyamatának, szervezeti egységének teljesítményét vizsgáljuk vagy a szervezet teljesítményéhez hozzáértjük az irányított vagy felügyelt szervezetek teljesítményét is; - a beszámoló összeállításának módja: az adatgyűjtés és feldolgozás történhet elsősorban informatikai rendszer segítségével, valamint ezt kiegészítve 29

30 o közvetlenül (interjúk útján, személyes tapasztalatok); o közvetett módon (írásban információ kérése a folyamatban részvevőktől); valamint o részbeszámolók (pl. rövidebb időtáv, a mérés egyes részterületeire vonatkozó beszámolók) útján; o a beszámolási időszakot követően, egyszeri és önálló jelleggel; - a beszámolás alapja: mely dokumentum rögzíti a beszámolási időszak kiindulási pontjait, tartalmazza az elérni kívánt célokat, határozza meg a mérés mutatóit. A beszámolás alapját jelentő dokumentum nélkül a beszámolás folyamata nem értelmezhető. A fenti szempontok érvényesülését az intézményi munkaterv példáján mutatjuk be: A Korm. rendeletben rögzített stratégiai tervdokumentumok közül a szervezet szakpolitikai tevékenységének, működésének - jogi, gazdálkodási, humánpolitikai szempontok szerinti - teljesítményének mérésére az intézményi munkaterv célkitűzései elérésének vizsgálatára vonatkozó felmérések alkalmasak. A Korm. rendelet 30. -a alapján az intézményi munkaterv egy naptári évre szóló intézkedési és erőforrás-felhasználási rövid távú stratégiai tervdokumentum, amely tartalmazza a) az adott időszakra vonatkozó szervezeti célokat, programokat és intézkedéseket; b) az a) pontban foglaltak teljesítési határidőit; c) az a) pontban foglaltak teljesítéséhez szükséges személyi, tárgyi, szakmai és szervezeti feltételeket; valamint d) az a)-c) pontokban foglaltak teljesítéséért felelősök meghatározását. Mindezek alapján, ha az intézményi munkatervet tekintjük a beszámolás alapját jelentő dokumentumnak, akkor az intézményi beszámoló az egy naptári év során, a költségvetési szerv által kitűzött saját szervezeti célok, programok és intézkedések határidőre történő megvalósításának, - a rendelkezésre álló személyi, tárgyi, szakmai, szervezeti, pénzügyi erőforrások felhasználásának eredményessége, hatékonysága és gazdaságossága szempontjából történő -, mérésére alkalmas dokumentum. Az intézményi beszámoló - alanya: a Korm. rendelet 3. -ában felsorolt költségvetési szervek; - tárgya: az intézményi munkatervben rögzített szervezeti célok, programok, intézkedések megvalósításának vizsgálata; - célja (elsődleges): a kormányzati stratégiai irányítás keretei közt a közigazgatási szervek vezetői, illetve a költségvetési szerveket irányító vagy felügyelő szervezetek 30

31 vezetői részére az irányított, illetve felügyelt szervek teljesítményéről tárgyilagos, hiteles és megalapozott információt nyújtson; - címzettje: a közigazgatási szervek vezetői, illetve a költségvetési szerveket irányítóvagy felügyelő szervezetek vezetői; - időszaka: a költségvetési évhez igazodva egy naptári év; - előkészítéséért felelős személy: minisztérium esetében a belső utasításban kijelölt állami vezető; a Korm. rendelet hatálya alá tartozó egyéb költségvetési szervek esetében a szerv vezetője; - elfogadásáért felelős személy: minisztérium esetében a minisztériumot vezető miniszter; a Korm. rendelet hatálya alá tartozó egyéb költségvetési szervek esetében (ide nem értve a Korm. rendelet 3. ac) alpontjában rögzített kormányhivatali szervezeti formában működő szerveket) a költségvetési szervet irányító vagy felügyelő miniszter; a Korm. rendelet 3. ac) alpontjában rögzített kormányhivatal esetében az intézményi munkaterv elfogadásával azonos módon a felügyeletet ellátó miniszter előterjesztésére a Kormány fogadja el; - elkészítésének határideje: a Korm. rendelet kizárólag minisztériumok esetében és a nyomon követés során készített beszámoló benyújtására rögzít határidőt; annak 31. e) pontjában foglaltak szerint a tárgyévet követő év január 15-éig kell megküldeni a közigazgatási tevékenység összehangolásáért felelős miniszter részére. Ahhoz azonban, hogy a szervezet éves célkitűzéseinek megvalósítását fókuszba helyező teljesítmény mérés valódi következtetések levonására legyen alkalmas, megalapozott adatok alapján kell összeállítani, ehhez pedig figyelembe véve, azt is, hogy más beszámolók adatait is célszerű felhasználni a pontosabb eredmény érdekében több hónapos előkészítő munkára van szükség. A beszámoló elkészítésének határidejeként így célszerű a tárgyévet követő év március 31. napját megjelölni. Annak elfogadását követően pedig célszerű azt május 31-i határidővel továbbítani az irányítást- vagy felügyeletet gyakorló szerven keresztül a közigazgatási tevékenység összehangolásáért felelős miniszter részére. A határidők szigorú betartásával lehetővé válik, hogy a következő év során a költségvetési szerv működési feltételeit (költségvetési keretek, szervezetfejlesztési tevékenységek) a beszámoló tapasztalataira alapozva határozzák meg; - formai feltételek: a mutatószámok kialakításával egyidejűleg célszerű a beszámoló mintájának kialakítása is, mivel a nyomon követési rendszer információgyűjtési- és feldolgozási tevékenységét javasolt hozzáigazítani a beszámolási rendszerhez a gyorsabb és áttekinthetőbb adatkezelés érdekében; - terjedelme: kizárólag a szerv saját célkitűzéseinek megvalósítása képezi a beszámoló tárgyát (abban az esetben, ha a célkitűzés valamely felügyelt vagy irányított szerv 31

32 tevékenységével függ össze, a beszámolóban szükségképpen megjelenik majd a felügyelt vagy irányított szerv tevékenységével kapcsolatos megállapítás is, azonban ez nem jelenti a felügyelt vagy irányított szerv tevékenységének egyidejű értékelését. A felügyelt vagy irányított szervvel kapcsolatos megállapítások kizárólag a teljesítményméréssel érintett szerv tevékenységére vonatkoznak. - összeállításának módja: célszerű az egységes szempontok szerint kialakított minta elektronikus úton történő továbbítása az adatgyűjtésben résztvevők részére; - alapja: intézményi munkaterv, mint rövid távú stratégiai tervdokumentum A beszámoló tartalmi elemei Ahhoz, hogy a költségvetési szervek teljesítménye mérhető legyen, a méréshez szükséges alapadatok körét, ezek szerepeltetésének gyakoriságát egységes szempontok szerint indokolt rögzíteni A beszámoló kötelező tartalmi elemei A beszámoló típusától függően a beszámoló tartalmi elemeit képezhetik többek közt az alábbiak: - szervezet jogi működését meghatározó adatok köre; - a szervezet gazdálkodását meghatározó adatok köre; - a szervezet humánpolitikai jellemzői; - intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok; - értékelés; - intézkedési terv; - javaslat annak elfogadására; - a beszámoló összeállítására, illetve annak elfogadására jogosult személy feltüntetése; A költségvetési szervek teljesítménye mérésénél fontos tekintettel lenni az eltérő szakpolitikai feladatokból eredő különbözőségekre. Ezek kezelésére egyes tartalmi elemek bővíthetőek, a mutatók számadatokkal kifejezhetőek, amely a szervezeti teljesítmény mérését specializáltan teszik lehetővé biztosítva a felettes szervek számára az összehasonlíthatóságot a hatáskörében azonos, azonban illetékességi területét tekintve különböző szervek, vagy szervezeti egységek teljesítménye közt (hangsúlyozva azonban ez esetben is, hogy a teljesítményt - a szakpolitikai feladatok ellátásához az intézményi munkatervben rendelt mutatókon túl számos egyéb várható vagy váratlan esemény is befolyásolja). A beszámoló felépítése során a fentiekben meghatározott kötelező tartalmi elemek egyúttal azok javasolt sorrendjét is jelölik a beszámoló formájának kialakításakor. 32

33 6. ábra: A beszámoló kötelező tartalmi elemei szervezet jogi működését meghatározó adatok köre a szervezet gazdálkodását meghatározó adatok köre a szervezet humánpolitikai jellemzői intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok értékelés intézkedési terv javaslat annak elfogadására a beszámoló összeállítására, illetve annak elfogadására jogosult személy feltüntetése A szervezet jogi működését meghatározó adatok A beszámolóból nem hiányozhatnak a méréssel érintett költségvetési szerv azonosítására szolgáló adatok. Ezen adatok körét arra tekintettel kell meghatározni, hogy a beszámoló címzettjeként megjelenő vezető számára beérkező adatok alapján egyértelműen azonosítható legyen a vizsgált költségvetési szerv. Így különösen javasolt feltüntetni a beszámolóban a vizsgált költségvetési szerv nevét, székhelyét, törzskönyvi nyilvántartási számát, valamint a képviseletre jogosult adatait (teljes név, beosztás, szervezeti egység) A szervezet gazdálkodását meghatározó adatok A költségvetési szerv működését - a jogi kereteken túl annak gazdálkodását bemutató főbb adatokkal jellemezhetjük leginkább. Az éves gazdálkodási keretek törvényben, kincstári, valamint elemi költségvetésben rögzítettek. Mindezek végrehajtásáról, év közbeni változásáról a költségvetési szervek évente költségvetési beszámolóban kötelesek számot adni. Tekintettel arra, hogy a szervezet szakpolitikai feladatainak ellátását jelentős mértékben befolyásolják a gazdálkodási feltételek, így az éves költségvetési beszámolóban rögzített gazdálkodást bemutató főbb adatok bemutatása a feladatok ellátásáról szóló beszámoló összeállításakor célszerű. Így különösen javasolt feltüntetni a beszámolóban a költségvetési szerv eredeti, illetve módosított előirányzatainak (összesített) összegét, a fejezeti kezelésű 33

34 előirányzatok eredeti, illetve módosított előirányzatai (összesített) összegét, valamint az előirányzat maradványok kimutatását. A beszámolás céljának, a címzettek körének pontos ismerete és a beszámoló időbelisége az egyes adatok körét befolyásolja. Egy megvalósításra váró szakfeladat tervezésének, végrehajtásának nélkülözhetetlen velejárója a rendelkezésre álló költségvetési források ismerete, így ebben az esetben például szükséges lehet a kötelezettségvállalással terhelt, illetve nem terhelt költségvetési előirányzatok kimutatásáról is adatok bekérése A szervezet humánpolitikai jellemzői A költségvetési szervek feladatainak ellátása elképzelhetetlen megfelelően képzett, magasan kvalifikált munkatársak foglalkoztatása nélkül. A foglalkoztatottak száma, a jogviszonyuk fő jellemzői azonban - a szakpolitikai feladatok ellátásának hatékonyságával összevetve - számos értékes következtetés alapját jelenthetik. Így indokolt megjeleníteni a beszámolóban az engedélyezett, illetve tényleges létszámadatokat, a foglalkoztatottak számát a foglalkoztatási jogviszony szerinti bontásban, a vezetői pozíciót betöltők arányát a szervezet egészéhez, vagy a szervezeti egység létszámához képest. A beszámolás céljának, a címzettek körének pontos ismerete ebben az esetben is befolyásolhatja az adatok körét; például egy szakpolitikai feladat végrehajtása során, annak vizsgálatakor szerepe lehet a feladat ellátásában közreműködő munkatársak végzettségére vagy közigazgatási tapasztalataira vonatkozó adatok elemzésének is Az intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok A beszámoló tartalmi elemei közül a legjelentősebb azon rész, amely a beszámoló céljával összhangban a szakpolitikai feladatok végrehajtására vonatkozóan nyújt tájékoztatást. A beszámoló ezen része terjedelmében is a legjelentősebb. Ennek keretei közt szerepel a célkitűzés azonosítása (Amelynek fontos kritériuma, hogy a tervdokumentumban foglaltak szerint, azzal összevethető módon kell a célkitűzéseket feltüntetni.); a tervezett feladat megvalósításának végeredménye (Mutatószám vagy egyéb mutató alapján, valamint a feladat tényleges hatásának bemutatása. Ennél a résznél a tényleges hatáson túl szükséges annak is a feltüntetése, hogy eltérés esetén ez mely okokra vezethető vissza, illetve a tervdokumentumban meghatározott egyes feltételektől történő esetleges eltérések hogyan befolyásolják a tervezett hatást.); a feladat felelősének feltüntetése (Ennek keretében szervezeti egység(ek) vagy azok vezetését ellátó személy(ek) adatai is feltüntethetőek. Elsősorban elnevezés, beosztás, szervezeti egység megjelölése szükséges.); 34

35 a mérési időszak rögzítése (Itt a teljesítménymérésre meghatározott időszakot kell megjelölni. A vizsgált időszakon belül a szakpolitikai feladat végrehajtásának határideje a tervdokumentum része, a beszámoló kizárólag a határidőben történő végrehajtásra, vagy az attól történő eltérés indokaira reagál.); forrásfelhasználás mértéke (Abban az esetben kötelező része a beszámolónak, ha a tervdokumentumban meghatározott szakpolitikai feladat végrehajtásának számszerűsíthető költségvetési kihatása volt. Ebben az esetben a beszámolónak kötelező tartalmi eleme, hogy a forrásfelhasználás megjelenik. Például meghatározott céllal nyújtott költségvetési támogatások biztosítására irányuló tervezett szakpolitikai feladat esetében a teljesítménymérés elképzelhetetlen anélkül, hogy a felelős szervezeti egység - a szakpolitikai feladat végrehajtásáról szóló szöveges tájékoztatáson túl - jelezné, hogy a támogatásra rendelkezésre álló költségvetési keret milyen mértékben került felhasználásra, a megkötött szerződések alapján mekkora támogatási összeg kifizetésére került sor a kedvezményezettek részére.); felmerült kockázatok és azok kezelésére vonatkozó adatok megjelenítése (A stratégiai tervdokumentum összeállítása során fel kell térképezni azon lehetséges kockázatokat, amelyek a tervezett feladat megvalósítását - felmerülésük esetén veszélyeztetik és tervet kell kidolgozni azok kezelésével kapcsolatosan. Bár a tervdokumentumnak nem feltétlenül része a kockázatok felmérése, azonban a tervtől eltérő tényállapot kialakulása esetén nem lehet eltekinteni a végrehajtást befolyásoló tényezőktől, illetve az azok kezelésére esetlegesen alkalmazott eszközök megjelenítésétől a beszámolás során.) Értékelés Az intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok mellett a beszámoló legfontosabb eleme - a beérkezett információk feldolgozását követően az azok értékelésére vonatkozó rész. Az értékelés során az összegyűjtött adatokból (tervadatok, tényadatok, a tényadatokat befolyásoló körülmények, a fellelhető eltérések indoklása) olyan megállapítások, következtetések levonása, amelyek lehetővé teszik a beszámoló címzettje számára a vizsgált szervezettel, szervezeti egységgel, szakpolitikai feladattal kapcsolatosan megalapozott döntések meghozatalát. Az értékelés során a tervdokumentumban meghatározott mutatókra, indikátorokra támaszkodva történik a beküldött adatok elemzése. Az értékelés során fokozottan kell ügyelni a lehetséges kockázatok elkerülésére (ld. részletesebben 4.2. önálló fejezet). A vezetők mindenkori igényeinek megfelelő formában és tartalommal kell előállítani a beszámolókat, hogy a jövőbeni döntéseket támogassák. Ez alapvetően összehasonlító jellegű 35

36 táblázatok és grafikonok bemutatásával, esetleg benchmark adatok kiegészítésével a leglátványosabb. Jó megoldás az összehasonlítások kiemelésére az eltérések különböző színű kezelése. Mindenképpen fontos a lényegre törő, tömör szöveges magyarázat, indoklás. Érdemes lenne tipizálni a beszámolókat, és a negyedéves beszámolókat rövidebbé, gyorsabban elkészülhetővé alakítani, míg az éves beszámolót részletes, alapos döntéstámogató eszközzé tenni Intézkedési terv Az értékeléstől függően indokolt lehet intézkedési terv javaslatának összeállítása is a beszámoló címzettje részére. Ezen intézkedési tervre javaslatot tehet a feladat ellátásáért felelős személy vagy a beszámoló összeállításáért felelős személy is. Jellemzően a tervdokumentumtól történő negatív eltérés esetén indokolt intézkedési terv összeállítása. Az intézkedési terv összeállítása során ügyelni szükséges arra, hogy: abból egyértelműen kiderüljön a végrehajtandó feladat, illetve annak pontos iránya; a feladat címzettje; a feladat határideje; mely tervtől eltérően teljesült feladathoz kapcsolódik; az intézkedési tervben foglaltakról történő beszámolás részletei (határideje, felelőse, címzettje, elmaradásának esetleges szankciója). Az intézkedési tervet a beszámoló elfogadásával egyidejűleg hagyja jóvá a beszámoló elfogadására jogosult. Ügyelni kell arra, hogy az elfogadott intézkedési tervről az abban foglalt feladat(ok) címzettje(i) haladéktalanul értesüljenek Javaslat a beszámoló elfogadására A beszámoló kötelező eleme az összeállítására jogosult személy részéről tett azon javaslat, hogy a beszámolót elfogadásra javasolja. Abban az esetben, ha a beérkezett adatok alapján a beszámoló összeállításáért felelős nem tartja megalapozottnak a beszámolóban foglaltakat és azt nem kívánja elfogadásra javasolni, - a döntésre jogosulthoz történő felterjesztés helyett -, új határidő tűzésével a problémásnak ítélt részek tekintetében további adatgyűjtést rendelhet el. A beszámoló előkészítése során olyan módon kell az adatgyűjtésre vonatkozó határidőket megállapítani, hogy az esetleges ismételt adatgyűjtés(ek) ne veszélyeztethessék a beszámoló címzett részére történő leadásának határidejét A beszámoló összeállítására, illetve annak elfogadására jogosult személy feltüntetése 36

37 A beszámolóból nem mellőzhető az annak összeállítására, illetve annak elfogadására jogosult személy megjelölése. Az elfogadásra jogosultnak, mint a beszámoló címzettjének feltüntetése egyrészről utal az adatszolgáltatással érintett szervek, szervezeti egységek és munkatársak részére a beszámoló fókuszterületeire, másrészről a felelősök megjelölése lehetővé teszi a feladat végrehajtásának számonkérését. A felelősöket célszerű névvel, beosztással, szervezeti egységgel feltüntetni. A felelősök kijelölését - amennyiben azt jogszabály nem jelöli ki belső utasításban vagy vezetői utasításban kell rögzíteni olyan módon, hogy arról a beszámoló összeállításában résztvevő valamennyi érintett információval rendelkezhessen. A beszámoló felterjesztése az előkészítéssel megbízott felelős cégszerű aláírásával történik, míg a beszámoló elfogadására is az arra jogosult cégszerűen megtett aláírásával kerül sor A beszámoló választható tartalmi elemei A szervezeti beszámolónak célja, hogy minél pontosabb tájékoztatást nyújtson az egyes vezetők, döntéshozók részére, így a beszámoló összeállítása során a kötelező elemeken túl az intézményi munkaterv elfogadására jogosult döntésétől függően további elemekkel bővíthető a teljesítménymérés alapját jelentő adatok köre. 7. ábra: A beszámoló választható tartalmi elemei (javaslat) Az irányított vagy felügyelt szervek rögzítése, ezen szervek teljesítményének főbb adatai Abban az esetben, ha a beszámoló fókuszában nem a költségvetési szerv intézményfelügyeleti tevékenysége áll csak ritkán jelennek meg a teljesítményméréssel összefüggésben a háttérintézmények teljesítményére vonatkozó adatok. Abban az esetben célszerű ezekre az adatokra mégis kitérni a beszámolóban, ha a vizsgálat legalább egy éves időtávra vonatkozik és - az intézményfelügyeleti tevékenységet ellátó - költségvetési szerv adott szakpolitikai feladat ellátásával összefüggésben vizsgált teljesítményét befolyásolhatja a háttérintézmény valamely teljesítményértéke. Például ha a vizsgálat tárgyává tett szakpolitikai feladat lényege valamely háttérintézmény meghatározott szempontok szerinti átszervezésére vonatkozik. Vagy abban az esetben lehet tárgya a háttérintézmény teljesítményadata a beszámolónak, ha a 37

38 beszámoló a vizsgált költségvetési szerv adott időszakban végzett valamennyi tevékenységére - általános kontroll céljából kíván kitérni. A háttérintézmény teljesítményadatai tekintetében ugyanazoknak az adatoknak van jelentősége, amelyet a vizsgált költségvetési szerv esetében is tartalmaz a beszámoló annak céljával összefüggésben A tulajdonosi joggyakorlás alá tartozó gazdasági társaságok megjelölése, főbb eredmény- és mérleg adataik rögzítésével Ritkán és csakis abban az esetben célszerű ezekre az adatokra kitérni a beszámolóban, ha a vizsgálat legalább egy éves időtávra vonatkozik, ez egyezik a tulajdonosi joggyakorlás alá tartozó gazdasági társaság üzleti évével és az a költségvetési szerv adott szakpolitikai feladat ellátásával összefüggésben vizsgált teljesítményét befolyásolhatja. Például a szakpolitikai tevékenysége ellátását a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaság bevonásával végzi. Ezen esetekben is indokolt a feladatellátással összefüggésben releváns adatok bekérése a gazdasági társaság részéről ügyelve arra, hogy egyes, a gazdasági társaság jövedelmezőségét, likviditását, eredményességét, tőkeerősségét jelző adatok üzleti titoknak minősülnek, azok nyilvánosságra vagy illetéktelen kezekbe kerülése esetén a társaság működőképessége veszélybe kerül. A feladatellátás részleteit rögzítő jogszabály(ok), illetve a társaság és a tulajdonosi joggyakorló között létrejött szerződések alapján kötelező beszámolás és pénzügyi elszámolás a feladatok ellátásának részleteiről kellő információt kell, hogy szolgáltasson a vizsgált költségvetési szerv részére Az alapítói joggyakorlás alá tartozó (köz)alapítványokra vonatkozó főbb adatok megjelenítése Ritkán és csakis abban az esetben célszerű ezekre az adatokra kitérni a beszámolóban, ha a vizsgálat legalább egy éves időtávra vonatkozik és az a költségvetési szerv adott szakpolitikai feladat ellátásával összefüggésben vizsgált teljesítményét befolyásolhatja. Például a szakpolitikai tevékenysége ellátására kihatással van az alapítói joggyakorlása alá tartozó (köz)alapítvány tevékenysége. A beszámoló pontban foglalt - felépítéséhez a választható tartalmi elemeket az értékelést megelőzően - a kötelező tartalmi elemeket követően - indokolt beilleszteni A beszámoló összeállítása A beszámoló összeállítása az alábbi lépések egymásra épüléséből áll össze: 1. intézményi munkaterv célkitűzései megvalósulásáról adatok gyűjtése (nyomon követés útján); 38

39 2. az adatok összevetése az előzetesen meghatározott mutatókkal; 3. az esetleges eltérések indokainak rögzítése; 4. az erőforrások felhasználásának vizsgálata; 5. értékelés; 6. az értékelés eredményei alapján javaslatok, ajánlások megfogalmazása intézkedési terv formájában; 7. a beszámoló összeállítása; 8. a beszámoló felterjesztése elfogadásra; A példában jelzett stratégiai tervdokumentum a beszámoló elfogadásával tekintendő lezártnak A beszámolás összeállításának határideje A beszámolás határidejének megállapítása során figyelemmel kell lenni különösen: - a vizsgált szakpolitikai feladat végrehajtásának tervben rögzített határidejére; - a kért adatok összegyűjtésének várható időigényére különös tekintettel arra, hogy a beszámoló tervezett tartalmi elemei közül valamennyi érvényesülhessen az összeállítás során (a várható időigényt befolyásolja a kért adatok részletezettsége, az adatkérés gyakorisága, az adatkérés formája (pl. formalizált-e); - az esetleges hiányosan vagy hibásan érkező adatokra, amelyek kiszűrése esetében ismételt adatkérésre lehet szükség; - a felterjesztéshez szükséges cégszerű aláírás megszerzésének időigényére. Az egységesen szerkesztett, formalizált, útmutatóval ellátott, egyértelmű, világos kérdéseket tartalmazó, közvetlenül a feldolgozásban résztvevők részére eljuttatott adatkérés a beszámoló összeállításának időigényét jelentősen lerövidítheti. A határidő elmulasztásának okozója lehet a rosszul szerkesztett, szakszerűtlen, félreértelmezésre okot adó információkérés. Jelen útmutató 2. mellékleteként az intézményi munkatervhez kapcsolódó éves beszámoló elkészítéséhez sablon került kidolgozásra. 39

40 A teljesítménymérési rendszereket leginkább a Rubik-féle bűvös kockához hasonlíthatjuk, ezeknek a rendszereknek is számos, különböző színű összetevője van, amelyeket megfelelően egymás mellé kell rakni, hogy a helyes képet kapjuk meg. Hlachmi, A.- Bouckaert, G. 4. A beszámolási rendszer sikerkritériumai és lehetséges buktatói Jelen fejezet célja, hogy feltárja a beszámoló alkalmazásához szükséges alapvető közjogi, intézményi és a működtetéssel összefüggő egyéb feltételeket, felmérje az alkalmazás sikertényezőit, elemezze és szükség esetén segítséget biztosítson az akadályozó tényezők (kockázatok) és problémák elkerüléséhez és kezeléséhez, ezáltal biztosítva a szervezeti teljesítményről készítendő beszámoló alkalmazásakor fellépő sikertényezők és akadályozó tényezők bemutatását. A fejezet javaslatokat fogalmaz meg a szervezeti (és egyéni) szintű teljesítményértékelések során jelentkező akadályozó tényezők megoldására is. A részanyag érinti továbbá az értékelési/elemzési módszerek alkalmazhatóságának felmérését is. A szervezeti teljesítményértékelési beszámoló elkészítésekor fellépő sikertényezők és lehetséges problémák azonosítása hozzájárulhat a módszertan hatékony alkalmazásához. A sikertényezők és lehetséges problémák pontos azonosítása során alapvetően fel kell mérni az adott szervezet létrehozásának és működtetésének stratégiai céljait és a működéshez kapcsolható folyamatokat. A lehetséges sikertényezők/akadályozó tényezők lehető legszélesebb körű összegyűjtése kritikus fázis, mivel egy nem azonosított, vagy nem kellően felmért sikertényező/akadályozó tényező felmérésére és értékelésére már csak az adott értékelési tevékenység/ciklus következő ütemében kerülhet sor. A sikertényezők és lehetséges problémák azonosítása során elemezni kell a látszólag kisebb jelentőséggel bíró vagy az adott elemzési időszakban kizárható valószínűséggel megjelenő elemeket is, hiszen a szervezeti teljesítményértékelés, illetve az erről készítendő beszámoló összeállítása egyrészt nem statikus tevékenység, másrészt a befolyásoló tényezők (közjogi és intézményi háttér, környezeti feltételek, források, stb.) is állandóan változhatnak. A módszertanban felsorolt sikertényezők és az akadályozó tényezők (lehetséges problémák) vizsgálata és elemzése tekintetében minden egyes kockázati elem esetében mérlegelni kell a tényező/terület bekövetkezésének valószínűségét is. Az elemzésnél közvetetten utalni kell továbbá a kiváltó okokra, illetve a várható hatásokra is. Az okokat és a hatásokat is rangsorolhatjuk annak érdekében, hogy számszerűsíthető értékeléseket kaphassunk. Az elemzések esetében számos módszer alkalmazására van lehetőség, azonban a versenyszektorban széles körben használt elemzési/kockázatelemzési/valószínűség-számítási módszerek alkalmazására a közszféra esetében, különösen az igazgatási típusú szervezeti 40

41 teljesítményértékelések esetében nincs, vagy csekély mértékben van mód. A sikertényezők és a lehetséges problémák vizsgálata és elemzése során a könnyebb átláthatóság érdekében - nincs lehetőség a tényezőknek az elemzésben betöltött szerepével összefüggő súlyozásra (melyik tényező milyen súlyozott értékkel szerepelhet) A beszámoló összeállításának sikertényezői és akadályozó tényezői A beszámoló összeállításának végrehajtását megelőzően a sikertényezők és akadályozó tényezők tekintetében az alábbi szempontok vizsgálata indokolt: 1. stratégiai tervezés, a stratégiai terv, küldetés nyilatkozat 2. közjogi szabályozási környezet 3. belső szabályozottság 4. emberi erőforrás 5. fizikai erőforrások 6. IT támogatás 7. környezeti támogató feltételek 8. kommunikációs feltételek 9. finanszírozási feltételek Az elemzés ennek megfelelően a fenti szempontokat tételesen vizsgálja, kifejezetten a szervezeti teljesítményértékelési beszámoló elkészítésének, illetve a Módszertan alkalmazásának oldaláról. Az elemzés tételesen felméri az alkalmazás sikertényezőit és problémáit, illetve a bekövetkezés valószínűségének szintjét. A bekövetkezés valószínűségi szintjét ötfokozatú lineáris skálán, 1-5-ig terjedő (Likert) skálán értékelhetjük a sikertényezők és a lehetséges problémák súlyozásával (5-ös erősen pozitív; 4-es pozitív; 3-as átlagos; 2-es negatív; 1-es erősen negatív szintű) A stratégiai tervezés, a stratégiai terv, a küldetés- /alapítói nyilatkozat megléte Sikertényezők A közszféra és a versenyszféra szervezetei esetében a szerv jogállásától függetlenül alapvető tényező, hogy pontosan definiált legyen a szervezet létrehozásának célja, a szervezet működésének alapvető funkciója. Ez történhet tágabb társadalom-, gazdaság- és közigazgatáspolitikai összefüggésben, illetve szervezeti-intézményi szinten egyaránt. Ez nem önmagában a jogállást szabályozó normák, vagy az Alapító Okiratok meglétét, hanem az adott szervezet tevékenységét alapjaiban és hosszabbtávon befolyásoló kormányzati, ágazati és intézményi szintű stratégiák meglétét, illetve az adott szervezetnek a stratégiák megvalósításában betöltött 41

42 szerepét jelenti. A dokumentumok megjelenési formáit érintően irányadó a kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet szerint stratégiai tervdokumentum formák: az ország-előrejelzés, a nemzeti középtávú stratégia, a miniszteri program, az intézményi munkaterv, továbbá a hosszú távú koncepció, a fehér könyv, a szakpolitikai stratégia, a szakpolitikai program, az intézményi stratégia és a zöld könyv. A közszféra szervezeti és egyéni teljesítményértékelése tekintetében elsősorban irányadó a Kormányzati Személyzeti Stratégiáról szóló 1336/2011. (X. 16.) Korm. határozat, mely részben az egyéni teljesítmény értékelések, közvetve a szervezeti teljesítményértékelésekre is hatással van. A Kormányzati Személyzeti Stratégia külön fejezetben összegzi a teljesítményértékelésekkel kapcsolatos elvárásokat, a jogi szabályozás irányait, az ágazatok és munkáltatók feladatait, az értékelés kapcsolatát más közszolgálati jogintézményekkel (előmenetel, illetmény és javadalmazás, képzés-továbbképzés, vezetőképzés, stb.). Az egyéni teljesítmények szintje - más tényezőkkel együttesen közvetve befolyásolja a költségvetési szervezet szervezeti szintű teljesítményét is. A stratégiai tervdokumentumok megléte az intézményi teljesítményértékelések minősége és tartalma tekintetében is irányadó, ennek megfelelően sikertényezőként rögzíthető Akadályozó tényezők A kormányzati szintű stratégiai dokumentumok - más tényezők mellett - hozzájárulhatnak a szervezeti teljesítmények erősítéséhez, a hatékonyság növeléséhez. Ugyanakkor a makroszinten megfogalmazott és pontosan definiált célok csak akkor fejthetik ki pozitív hatásukat, ha a célmeghatározás intézményi szinten is megtörténik. Az egyes stratégiai tervdokumentumok megléte tehát önmagában sikertényező, azonban szervezeti szinten akkor fejtheti ki pozitív hatását, ha miniszteri program, az intézményi munkaterv vagy intézményi stratégia is rendelkezésre áll és ezek kialakítása során törekedtek az összhang megteremtésére. Ennek megfelelően az intézményi stratégiák megalkotásának elmulasztása vagy azok összhangjának hiánya negatívan befolyásolhatja a szervezeti teljesítményértékelések összeállítását. Ha nincs intézményi stratégia, illetve munkaterv, akkor az adott szervezeti teljesítmények mérhetősége is viszonylagossá válik, mivel nincs a minőségjavulásnak, a teljesítményjavulásnak évről évre folyamatosan kontrollálható igazodási pontja. Kockázat kezelésének javasolt módja: a jogszabályokban rögzített határidővel a stratégiai tervdokumentumok előállítása kötelező, folyamatos aktualizálása a szervezet vezetőjének feladata. 42

43 A közjogi szabályozási környezet Sikertényezők Az adott költségvetési szervezet működését, teljesítményének szintjét alapjaiban befolyásolja a közjogi szabályozási környezet is. A versenyszféra szervezeteihez hasonlóan a közszféra szervezetei is változó közjogi környezetben fejtik ki tevékenységüket. A szervezet jogállását, a gazdálkodás törvényességét és szakszerűségét, az ott alkalmazottak foglalkoztatási jogviszonyát, stb. rögzítő közjogi normák megléte szabályozottságot biztosít a szervezeti működés során. A teljesítményértékelés szempontjából a jogi szabályozás megléte tehát sikertényező. Az államháztartási, a közszolgálati, stb. szabályozottság - szemben más középkelet-európai országokkal -, a hazai közszféra tekintetében magas szintű Akadályozó tényezők A lehetséges problémák körébe tartozik a közjogi környezet vizsgált időszak alatti változása. A jogi szabályok gyakori változása magát a szervezeti teljesítményértékeléseket, illetve a beszámolók elkészítését és a módszertan alkalmazását is megnehezíti. A teljesítményértékelések esetében az egyéni teljesítményértékelési rendszer kidolgozott, ugyanakkor a szervezeti értékelésnek nincs a közszférában bevezetett és bevált általános módszere, nincs kidolgozott és rendszerszerűen bevezetett közjogi szabályozása, amely ezáltal negatívan befolyásolhatja a beszámoló előkészítését. Kockázat kezelésének javasolt módja: a szervezeti teljesítménymérés szervezeti és szervezeti egység szintű belső szabályozását meg kell teremteni, folyamatosan nyomon követve és a belső szabályozásban leképezve a bekövetkező jogszabályi változásokat A belső szabályozottság Sikertényezők A költségvetési szervezet működését, teljesítményének szintjét nagymértékben befolyásolja a belső szabályozottság mértéke és szintje is. A szervezet jogállását, a gazdálkodás törvényességét és szakszerűségét, az ott alkalmazottak foglalkoztatási jogviszonyát törvényi, kormányrendeleti és miniszteri rendeleti szintű szabályok rögzítik. Ugyanakkor a szervezet teljesítményét a belső szabályozottság mértéke és szintje is érzékenyen befolyásolhatja. A Szervezeti és Működési Szabályzatok, az Ügyrendek és a munkaköri leírások, a gazdálkodásra, a számvitelre, a belső ellenőrzésre, a közszolgálatra, stb. vonatkozó belső előírások belső normatív kereteket biztosítanak a rendszerszerű működtetéshez. Ezek elkészítése és alkalmazása sikertényezőként értékelhető. A szervezeti teljesítményértékelések 43

44 végrehajtásához, a beszámoló elkészítéséhez a fenti normatív eszközrendszer elengedhetetlenül szükséges, de nem elégséges feltételeket biztosít. Az optimális esetben külön szervezeti teljesítményértékelésekre, módszertanra és beszámolók egységes elkészítésére vonatkozó belső szabályzatoknak kell(ene) rendelkezésre állni Akadályozó tényezők A belső szabályozottság tekintetében lehetséges problémaként jelentkezik a belső szabályok gyakori változtatása, esetlegesen ezen szabályzatok hiánya. Értelemszerűen a belső normarendszer változása elsősorban a törvényi, kormányrendeleti és miniszteri rendeleti szintű szabályok változásaiból adódik, ugyanakkor nem elhanyagolhatók a szervezet vezetője, a munkáltatói jogkör gyakorlója által saját hatáskörben elrendelt változtatások mértéke sem. E tekintetben alapvető fontosságú, hogy a saját hatáskörben elrendelt változtatásokra kizárólag átgondoltan, esetleg az intézményi stratégiai változásokhoz igazodóan kerüljön sor. Nem elhanyagolható szempont, hogy a belső szabályok változtatásakor mérlegeljük a szervezeti teljesítményjavuláshoz való hozzájárulás mértékét is. Optimális esetben a munkáltató csak olyan saját kezdeményezésű normaalkotást és változtatást kezdeményezhetne, amely hozzájárul a szervezeti teljesítmények - gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi szempontok szerinti - javításához is. Kockázat kezelésének javasolt módja: a belső szabályozást teljes körűen meg kell teremteni, folyamatosan nyomon követve és a belső szabályozásban leképezve a bekövetkező jogszabályi változásokat Az emberi erőforrás Sikertényezők A szervezeti teljesítmények javításának egyik legjelentősebb eszközrendszere a humán erőforrás tervszerű alkalmazásához kapcsolódik. A szervezeti hatékonyság javításának egyik pillére a minőségi és mennyiségi szempontból is optimális, szakmailag és motivációjában is felkészült személyi állomány biztosítása. A szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásának, a beszámolók készítésének és a módszertan alkalmazásának jelenleg még hiányoznak a közjogi és módszertani feltételei (e hiány pótlására indult e program), azonban a feladatok végrehajtásába e tárgykörben szakmailag felkészült szakemberek bevonása a legfontosabb. A szakmai felkészültség áthidalhatja a módszertani és közjogi hiányosságokból eredő veszélyhelyzeteket, elősegítve a program sikeres végrehajtását. A teljesítményértékelések végrehajtására, a beszámolók elkészítéséhez és a módszertan alkalmazásához a tervszerű továbbképzések és felkészítések oldaláról a feltételek biztosítottak. A közszféra létszáma tekintetében az optimális létszámstruktúra kiépítésére 44

45 jelentős erőfeszítések történtek (létszámnormatívák kidolgozása, létszámra vonatkozó kormányhatározatok módosítása, belső átcsoportosítások, stb.). Sikertényezőként értékelhető a megfelelő motiváció és elkötelezettség kialakításához vezető módszerek bevezetése (pl. a megfelelő célkijelölés és visszacsatolás), a közszférában alkalmazott fiatal tehetséges szakemberek bevonása a feladatba, illetve a teljesítményösztönző módszerek (céljuttatás, alapilletmény-eltérítés, jutalom, stb.) szélesebb körű alkalmazása Akadályozó tényezők Az emberi erőforrások alkalmazása tekintetében számos akadályozó tényezővel is számolni kell. A változó közjogi környezet, a feladatváltoztatások, az intézményi átalakítások, stb. folyamatos létszámkorrekciókat igényelnek, illetve a jelenlegi viszonylag magas fluktuáció is negatívan befolyásolhatja a sikeres végrehajtást. A fiatal szakemberek bevonása a közszférába önmagában pozitív, azonban a szakmai hozzáértés és tapasztalat hiánya negatív befolyásoló tényezőként is hat. A közszféra jelenlegi illetmény-, kereseti és jövedelmi szintje az OECD és az EU átlagához, és a GDP szintjéhez viszonyítva megfelelő, ugyanakkor a hazai versenyszféra összehasonlítható munkaköreihez mérten alacsony, viszonylag magas a versenyszféra elszívó hatása. Ennek megfelelően a közszolgálati kereseti és bérviszonyok mértéke kockázati tényezőkként szerepelhetnek egy új beszámolási rendszer bevezetésekor. Kockázat kezelésének javasolt módja: a szervezeti teljesítménymérésben résztvevő munkatársak felkészültségére vonatkozó szakmai elvárásokat belső szabályzatban kell rögzíteni (pl. minimum egy éves közigazgatási tapasztalattal kell rendelkeznie az adatgyűjtésben résztvevőnek) A fizikai erőforrások Sikertényezők A szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásához, a beszámolók készítéséhez és a módszertan alkalmazásához a fizikai erőforrások megléte vagy hiánya látszólag elhanyagolható tényezőnek tűnik. Ugyanakkor az optimális fizikai feltételek biztosítása (irodai berendezések, asztali számítógép, megfelelő irodai elhelyezkedés, stb.) hozzájárulhat a szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásához, a beszámoló elkészítéséhez és a módszertan alkalmazásához. E feladatok évről évre ismétlődő tevékenységeket jelentenek, ezért az egyenletesen és magas szinten biztosított munkavégzési feltételek hozzájárulhatnak az értékelések egyenszilárdságához. A fizikai erőforrások szintjének folyamatos optimalizálása kormányzati és intézményi szintű elvárás. 45

46 Akadályozó tényezők A közszféra esetében a fizikai erőforrások rendelkezésre állását jelentősen befolyásolja a költségvetési források mértéke. Ezen források hosszabb idő távlatában csökkenő mértéket mutatnak, ezért e szempont esetében kockázati tényezők is szerepet kapnak. A rossz, nem megfelelő szervezeti szintű munkakörülmények és eszközellátottság negatív befolyásoló tényezőt jelent. Kockázat kezelésének javasolt módja: a költségvetési források éves felosztása során figyelemmel kell a beszámolási feladatok erőforrás igényére is. Ezen túl a beszámolási rendszer(ek) kialakítása során törekedni kell a költségkímélő megoldások alkalmazására a beszámoló céljának feltétlen szem előtt tartásával Az informatikai (IT) támogatottság Sikertényezők A szervezeti teljesítményértékelések egyik legfontosabb alapfeltétele az informatikai támogatottság mértékének és szintjének optimalizálása. A közszféra általános informatikai szintje megfelelő színvonalú, a kisebb költségvetési szervek, önkormányzati hivatalok esetében átlag alatti. A program sikeres előkészítése és végrehajtása során alapvető feltétel, hogy az értékelés minden munkafázisát informatikai eszközök és megoldások támogassák. Ennek megfelelően a teljesítményértékelések esetében a célmeghatározás, az értékelés ütemezése, az alanyi kör beazonosítása, a tárgyévi értékelés, az éves értékelések összehasonlítása, az értékelések nyomán végrehajtandó munkáltatói intézkedések meghozatala, az intézkedések végrehajtásának ellenőrzése, a visszacsatolás, az új munkáltatói intézkedések informatikai alapokon végezhetők el. Ugyancsak alapvető az értékelésekhez szükséges információk becsatornázása az értékelési folyamatba, melyek szintén informatikai alapokon nyugszanak. Alapvető a nagy nyilvántartási rendszerekhez való hozzáférés informatikai támogatása is. Az egységes informatikai rendszer a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet alapján egyes személyzeti informatikai programok vonatkozásában megvalósítás alatt áll, ez megfelelő elméleti és módszertani alapot nyújthat a szervezeti teljesítményértékelési rendszerek, a beszámoló és a módszertan elkészítéséhez is. Fentiek megléte, szervezetektől függően sikertényezőként értékelhető Akadályozó tényezők Az informatikai támogatottság mértékének és szintjének optimalizálása rendkívül eszköz- és forrásigényes, s a költségvetés teherbíró képességétől is függ. Ugyancsak lehetséges probléma 46

47 az értékeléseket támogató informatikai megoldások közötti esetleges kompatibilitás hiánya. Problémaként merülhet fel a nagy állami informatikai rendszerekhez hozzáférés eltérő szintje is. A kockázat kezelésének javasolt módja: a költségvetési források éves felosztása során figyelemmel kell a beszámolási feladatok erőforrás igényére is A környezeti támogató feltételek Sikertényezők A szervezeti teljesítményértékelések tekintetében vizsgálati területként jelentkezik a környezeti támogató feltételek mértékének és szintjének felmérése. A program szempontjából környezeti támogató feltételeknek nevezhető különösen az e tárgykörű munkáltatói döntések megléte, a belső ellenőrzési rendszerek kiépítettsége, a folyamatba épített vezetői ellenőrzések megléte, a szervezeti integritás szintje. A szervezeti teljesítményértékelési rendszer kiépítésére közvetten, az egyéni értékelési rendszerekkel összhangban a közszolgálati életpályák összehangolásáról szóló 1207/2011. (VI. 28.) Korm. határozat rendelkezett, az Integrált Teljesítménymenedzsment rendszer kiépítésnek meghatározásával. Az államháztartásról szóló 2011.évi CXCV. törvény, illetve a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a belső ellenőrzési rendszerek biztosításának kötelezettségét írják elő, a szervezeti integritási rendszer megteremtését kormányzati döntések rögzítik. Ennek megfelelően a környezeti támogató feltételek sikertényezőként rögzíthetők Akadályozó tényezők A környezeti támogató feltételek tekintetében a lehetséges problémák keletkezése elhanyagolható, mivel az e tárgykörű munkáltatói döntések meghozatalára sor került, a belső ellenőrzési rendszerek kiépítettsége és a folyamatba épített vezetői ellenőrzések megléte a közszférában megfelelő szintű, a szervezeti integritási rendszer kiépítés alatt áll. Minden tényező esetében a végrehajtás megfelelősége kérdéses, ez azonban a konkrét szervezeti teljesítményértékelések végrehajtását, a beszámolók készítését és a módszertan alkalmazására csak közvetett befolyással lehet A kommunikációs feltételek Sikertényezők A szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásához, a beszámolók készítéséhez és a módszertan alkalmazásához a kommunikációs feltételek megléte vagy hiánya kiemelt 47

48 tényezőként hat. Maga a szervezeti teljesítményértékelés egy sokszereplős folyamat, amelyben a résztvevők információs igénye rendkívül nagyfokú. A kommunikációs feltételek közé e program végrehajtása tekintetében különösen a folyamatos tájékoztatás biztosítása, az informatikai platformok kiépítettsége, a belső információs csatornák megléte tartozik. A program végrehajtása során alapvető jelentőségű a korrekt, folyamatos és szakmailag megfelelő színvonalú tájékoztatás biztosítása az értékelésben résztvevők számára. Ennek megfelelően a szervezeti teljesítményértékelések végrehajtását, a beszámolók készítését és a módszertan alkalmazását megelőzően szükséges kormányzati és szervezeti szintű kommunikációs tervek elkészítése, annak érdekében, hogy a programban résztvevők teljes körű tájékoztatást kapjanak a program céljairól, ütemezéséről, az elvárt eredményekről, a résztvevői körről, a programba bekapcsolódás lehetőségeiről, a finanszírozás területeiről, stb. Alapvető jelentőséggel bír a szervezeti teljesítményértékelési rendszer kiépítésekor keletkezett állásfoglalások, útmutatók, belső szabályzatok, számítások, hatásvizsgálatok, munkáltatói döntések azonnali és teljes körű kommunikálása. Ugyancsak fontos tényező a program, beszámoló, módszertan készítésekor a részteljesítésről történő visszacsatolás, az elvégzett feladatról történő beszámolás is. A megfelelő szintű kommunikációs rendszerek megléte és alkalmazása sikertényezőként értékelhető Akadályozó tényezők A kommunikációs feltételek hiánya alapjaiban veszélyezteti a program sikeres végrehajtását. A közszféra szervezetinek döntő többségében a belső infokommunikációs csatornák megfelelően kiépítettek, azonban a kisebb költségvetési szervek és önkormányzatok esetében e rendszerek még számos hiányosságot mutatnak. Az infokommunikációs csatornák kiépítése és működtetése rendkívül eszköz- és forrásigényes, ezért az eszköz és forráshiány lehetséges problémaként merül fel. A kockázat kezelésének javasolt módja: támaszkodva a meglévő erőforrásokra a kommunikációs csatornák kialakítása szervezeten belül és kívül is elsősorban szervezés kérdése A finanszírozási feltételek Sikertényezők A szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásához, a beszámolók készítéséhez és a módszertan alkalmazásához a finanszírozási feltételek megléte vagy hiánya közvetett tényezőként hat. A finanszírozás önmagában nem befolyásolhatja az értékelések megvalósítását, mivel ebben a konkrét tevékenységben közvetlen költségvetési forrásigény nem merülhet fel. Forrásigény kifejezetten az értékelések szervezeti szintű 48

49 jogkövetkezményei oldaláról jelentkezhet, nevezetesen az adott költségvetési szervezet teljesítményének szintje - az erre vonatkozó kormányzati döntés esetén - befolyásolhatja a következő évi intézményi költségvetésének szintjét, valamint az szervezet teljesítményét bemutató szakpolitikai feladatok tervezését, majd végrehajtását Akadályozó tényezők A szervezeti teljesítmények szintjéhez kötődő költségvetési finanszírozás számos kockázati tényezőt is magában hordoz. Az értékelések által is befolyásolt költségvetési finanszírozás a rosszul teljesítők esetében további teljesítményromlást, a magas színvonalon teljesítők esetében nem kellően hatékony felhasználást idézhet elő, fentiek valószínűsége magas értéket képviselhet. Kockázat kezelésének javasolt módja: a beszámolási rendszer kialakítása során költségkímélő módon kell eljárni felhasználva a meglévő erőforrások nyújtotta lehetőségeket. 8. ábra: Az egyes tényezők súlyozása (az ábrán a beszámoló szempontjából meghatározó tényezők nagyobb cikkelyt jelentenek, mint a beszámoló összeállítására kisebb hatást gyakorló feltételek) stratégiai tervezés, stratégiai terv, küldetés nyilatkoza belső szabályozottság közjogi szabályozási környezet környezeti támogató feltételek fizikai erőforrások kommunikációs feltételek emberi erőforrások IT támogatás finanszírozási feltételek 49