Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata

Átírás

1 Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzata 1

2 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 4 1. Az alapító neve: Költségvetési szerv neve: A hivatal jogállása: Felügyeleti szerve: A Hivatal gazdálkodási jogköre: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt.-nél vezetett bankszámlái: II. A POLGÁRMESTERI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE 5 A POLGÁRMESTERI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA A POLGÁRMESTERI HIVATAL VEZETÉSE... 6 A Jegyzı :... 6 Az aljegyzı:... 6 Osztályvezetık... 7 Az ügyintézık és ügykezelık valamint más alkalmazottak:... 8 A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSÁNAK RENDJE:... 9 A JOGI KÉPVISELET SZABÁLYAI:... 9 VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETT MUNKAKÖRÖK III. A POLGÁRMESTERI HIVATAL FELADATAI 10 A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÖNKORMÁNYZATI MŐKÖDÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATAI A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület bizottságai mőködésével kapcsolatban: A Polgármesteri Hivatal feladata az önkormányzati képviselık munkájának segítése érdekében: A POLGÁRMESTERI HIVATAL ÁLLAMIGAZGATÁSI FELADATAI IV. A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE: 14 A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATAI ÉS A MUNKAKÖRÖK MEGHATÁROZÁSA AZ IGAZGATÁSI OSZTÁLY FELADATAI: A MŐSZAKI,GAZDASÁGI, ELLÁTÁSI OSZTÁLY FELADATAI: A PÉNZÜGYI OSZTÁLY FELADATAI: MŐVELİDÉSI, OKTATÁSI, IFJÚSÁGI ÉS SPORT OSZTÁLY FELADATAI : A SZOCIÁLPOLITIKAI OSZTÁLY FELADATAI: A VÁROSI GYÁMHIVATAL FELADATAI A VAGYONGAZDÁLKODÁSI OSZTÁLY FELADATAI: V. A HIVATAL MŐKÖDÉSI RENDJE Munkarend, ügyfélfogadás: Iratkezelés, irattározás Bélyegzık használatának rendje: A Polgármesteri Hivatal Szabályzatai: A Hivatal munkájának irányítása, koordinálása, ellenırzése: A helyettesítés rendje: A munkakörök átadás-átvételének rendje: Szakkönyv-, közlöny, folyóirat-rendelés, irodaszer-ellátás: Az Önkormányzat tulajdonát képezı berendezések, eszközök használata:

3 VI. UTASÍTÁS, PÉNZÜGYI ELLENİRZÉS, BESZÁMOLÁS RENDJE Utasítás Pénzügyi ellenırzés Beszámolás rendje VII. KAPCSOLATOK ÉS KOORDINÁCIÓ 37 LAKOSSÁGHOZ ÉS A HELYI CIVIL SZERVEZETEKHEZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK: SAJTÓKAPCSOLATOK, ÉS A HIVATALI MŐKÖDÉS NYILVÁNOSSÁGA VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 38 3

4 Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Mőködési Szabályzata I. Általános rendelkezések Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete egységes hivatalt hozott létre az Önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. és a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.), valamint az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) sz. Kormányrendelet alapján. 1. Az alapító neve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete. 2. Költségvetési szerv neve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Székhelye: 3980 Sátoraljaújhely, Kossuth tér 5. Mőködési területe: Sátoraljaújhely Város közigazgatási területe, kivéve: - tőzvédelmi hatósági ügyekben Sátoraljaújhely Város Önkormányzat Tőzoltósága hivatalos illetékességi területe - A Városi Gyámhivatal valamennyi feladat és hatáskörét a Sátoraljaújhelyi Kistérség Többcélú Társulása illetékességi területén gyakorolja. - építésügyi hatóság a Bodrogköz területérıl Dámóc, Semjén, Révleányvár, Zemplénagárd települések, a Hegyköz területérıl Hollóháza, Kovácsvágás, Vágáshuta, Mikóháza, Alsóregmec, Felsıregmec, Vilyvitány települések ügyeiben is eljár. - Az Okmányiroda feladat és hatáskörét Alsóregmec, Bózsva, Felsıregmec, Filkeháza, Főzér, Főzérkajata, Főzérkomlós, Főzérradvány, Hollóháza, Kishuta, Kovácsvágás, Mikóháza, Nagyhuta, Nyiri, Pálháza, Pusztafalu, Vágáshuta, Vilyvitány települések lakosainak ügyeiben is gyakorolja. 4

5 - Az egészségügyi alapellátást Alsóberecki és Felsıberecki települések lakosai számára is biztosítja. - A Belsı Ellenırzési Társulás feladatainak gyakorlását Karcsa település tekintetében is ellátja. Levelezési címe: 3980 Sátoraljaújhely, Pf címe: ujhelpmh@axelero.hu Honlap : 3. A hivatal jogállása: A hivatal önálló jogi személyiséggel rendelkezı, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. Saját költségvetési elıirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezik, gazdálkodását a Képviselıtestület költségvetési rendelete határozza meg. 4. Felügyeleti szerve: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának Képviselı-testülete 5. A Hivatal gazdálkodási jogköre: önállóan gazdálkodó költségvetési szerv A költségvetési intézmény törzsszáma: A Polgármesteri Hivatal statisztikai kódja: KSH számjele: Egészségbiztosítási nyilvántartási szám: A Polgármesteri Hivatal az általános forgalmi adónak alanya, adószáma: Sátoraljaújhely Város Önkormányzatának az Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Rt.-nél vezetett bankszámlái: Gépjármőadó beszedési számla: Sátoraljalújhely TB.Tám.Eloszt.: Bérlak.Ért.Lebony. számla: Egyéb Elkülönített Elsz. számla: Költségvetési Elszámolási számla: Állami Hozzájárulások számla: Cigány-Roma Helyi Kis.Önk. Elsz.: Német Helyi Kis.Önk.Elsz. számla: Szlovák Helyi Kis.Önk. Elsz. számla: S.Újhely Iparőzési Adó Besz. számla: Magánszemélyek Kommunális Adója: Vállalkozók Kommunális Adója: Tart.Idı Utáni Idegenforg. Adó: Bírság számla: Késedelmi Pótlék számla: Termıföld Bérbead.Szárm.Jöv. Adó: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.V ( Pipa u. lakás).: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. V.(Mártírok u.lakás):

6 Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. V. ( Nem lakás célú helyiség bérleti díja): Sátoraljaújh.Városellátó Szerv.: Sátoraljaújh.V.Istv.Közg.Infor.: Sátoraljaújh.Egyesített Szoc.Int.: Sátoraljaújhely Kossuth L.Mőv.K.: Saújhely Ruszin Helyi Kisebbs.Önk.: Sátoraljalújhely Idegen Bev.Elsz.: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv. ( Balassi B.u. lakás): Sátoraljaújhely Talajt.Díj Besz.: Sújhely Kistérs.Többcélú Társu.: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.: (Küzdelem a munka világából ) Sátoraljaújhely V.Eljárási Ill.: Cigány Kisebbségi Önkormányzat: Sátoraljaújhely Önk.Polg.Hiv.( Közmunka) Kistérségi Többcélú Társul. Ro.: II. A Polgármesteri Hivatal irányítása és vezetése A Polgármesteri Hivatal irányítása. A Polgármesteri Hivatalt a polgármester, a Képviselı-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében, a jegyzı útján irányítja. Irányítói jogkörében: a) A jegyzı javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a Polgármesteri Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében, végrehajtásában. b) A jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a Polgármesteri Hivatal belsı szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására. c) Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal rendeltetésszerő mőködésérıl, meggyızıdik a Képviselı-testület határozatai végrehajtásáról. d) Rendszeresen tájékozódik az ügyintézés általános helyzetérıl, színvonaláról. e) Megfogalmazza a minıségpolitikai célokat, értékeli a hivatali munka hatékonyságát abból a szempontból, hogy az megfelel-e az önkormányzat reális, jogszerő igényeinek. f) Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek és a jegyzı tekintetében. g) Egyetértési jogot gyakorol a köztisztviselı kinevezése, felmentése, vezetıi megbízás, megbízás visszavonása, köztisztviselık illetményének megállapítása, jutalmazásuk során. 6

7 Az alpolgármesterek a polgármester által meghatározott munkamegosztás szerint vesznek részt a Polgármesteri Hivatal irányításában. A Polgármesteri Hivatal vezetése A Polgármesteri Hivatal, mint egységes igazgatási szervezet, operatív szakmai vezetıje a jegyzı. A Jegyzı : A jegyzı a polgármester irányításával, a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelıen vezeti a hivatal apparátusát. Vezetıi jogkörében: a) Gyakorolja a munkáltatói jogokat a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi tekintetében. b) Gondoskodik a Polgármesteri Hivatalban folyó munka megszervezésérıl, melynek során az osztályvezetık útján, esetenként közvetlenül utasítja a Polgármesteri Hivatal dolgozóit. c) Koordinálja az osztályok munkáját. d) Meghatározza a feladatok végrehajtásának idejét, módját, ütemét. e) Irányítja a Polgármesteri Hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét. Az önkormányzat nevében a polgármester által vállalt kötelezettségeket ellenjegyzi. f) Biztosítja a Polgármesteri Hivatal feladatokhoz igazodó létszámát, szakemberállományát. g) Gondoskodik a köztisztviselık tervszerő továbbképzésérıl. h) Biztosítja a közszolgálati nyilvántartás vezetését. i) Biztosítja a személyes adatok védelmérıl, nyilvántartásának és továbbításának rendjérıl szóló törvényben, annak alapján kiadott más jogszabályokban foglaltak betartását. j) Javaslatot tesz a polgármesternek a Polgármesteri Hivatal belsı szervezeti tagozódására, a munkamegosztás, az ügyfélfogadás rendjére. k) Kiadja a hatáskörébe tartozó, a hivatali mőködés rendjére vonatkozó szabályzatokat, gondoskodik azok karbantartásáról. l) A Polgármsteri Hivatal egészét érintı ügyekben jegyzıi utasításokat ad ki. m) Jóváhagyja a dolgozók munkaköri leírását. n) Szabályozza a kiadmányozás rendjét. o) Köteles gondoskodni a belsı szabályzatok elkészítésérıl, aktualizálásáról és azok betartatásáról. Az aljegyzı: Az aljegyzı a jegyzıi feladatok ellátásában a jegyzı által meghatározottak szerint mőködik közre.az aljegyzı feladata a jegyzı helyettesítése, a jegyzı által meghatározott feladatok ellátása. A jegyzı irányításával közremőködik a Hivatal vezetésében, munkájának megszervezésében. E körben : - ellátja - a jegyzı akadályoztatása esetén - a jegyzı helyettesítését, - vezeti a Városi Gyámhivatalt, - segíti a jegyzı döntéseinek elıkészítését és végrehajtásának megszervezését, ellenırzését, - a jegyzı által meghatározott körben közremőködik a Hivatal koordinációs tevékenységében, 7

8 - ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a jegyzı megbízza, átruházott hatáskörben gyakorolja a jegyzıi hatásköröket és a kiadmányozást, - részt vesz a vezetıi értekezleteken és az osztályvezetıi értekezleteken. Osztályvezetık A Polgármesteri Hivatal osztályait a jegyzı által a polgármester egyetértésével megbízott osztályvezetık vezetik. Az osztályvezetık gondoskodnak a vezetésükre bízott osztályon folyó, döntés-elıkészítı és végrehajtó önkormányzati, valamint államigazgatási munka megszervezésérıl. Biztosítják a vezetésükre bízott szervezeti egység szakszerő mőködését, és ezért személyes felelısséggel tartoznak. Ennek érdekében: a) Gondoskodnak az osztályok feladatjegyzékének, valamint az ott dolgozók munkaköri leírásainak naprakészen tartásáról. b) Gondoskodnak az osztályokra vonatkozó ügyfélfogadási rend betartásáról. c) Biztosítják a hatékony hivatali munkát szolgáló,az osztályok közötti folyamatos együttmőködést, információáramlást, kapcsolattartást. d) Gyakorolják a jegyzı megbízásából és képviseletében,a jegyzı által meghatározott körben a kiadmányozási jogot. e) Gyakorolják a jegyzı által meghatározott terjedelemben az osztály dolgozói tekintetében a munkáltatói jogot. f) Elkészítik a Polgármesteri Hivatal folyamataira jellemzı értékeléseket és minısítéseket annak érdekében, hogy az eljárás megfeleljen az ISO 9001:2000 minıségügyi szabvány és a Polgármesteri Hivatal Minıségügyi Kézikönyve elıírásainak.munkakörükben felkészülnek és segítik az osztályon dolgozókat az ISO 9001:2000 szabvány szerint mőködı minıségirányítási rendszer felügyeleti és tanúsító auditjaira. A jogszabályi változások bekövetkezésekor írásban javaslatot tesznek az általuk készített eljárások módosítására. g) Részt vesznek a Polgármesteri Hivatal Közös Értékelési Keretrendszere (CAF ) mőködtetésében valamint közremőködnek a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE) megvalósulásában. h) Jegyzı által meghatározott, a köztisztviselı munkateljesítményének értékeléséhez szükséges munkakövetelmények alapján,minden évben elvégzik az osztályon dolgozók teljesítményértékelését. i) Az osztály munkájáról munkatervet készítenek, az osztály dolgozóinak éves szabadságolási tervének betartását ellenırzik. j) Részt vesznek a Képviselı-testület ülésein, ott az osztály szakmai elıkészítésével napirendre került elıterjesztéssel összefüggésben, az elıterjesztı, illetve a jegyzı felhívására az elıterjesztéshez szakmai magyarázatot adnak, k) Gondoskodnak az osztályokra vonatkozó ügyfélfogadási rend betartásáról. l) Biztosítják a hatékony hivatali Részt vesznek az állandó bizottságok minden olyan ülésén, amelyen az osztály szakmai elıkészítésével elıterjesztett napirend megtárgyalására kerül sor, és ott a tárgyalt napirenddel összefüggésben szakmai véleményt nyilvánítanak, a feltett kérdésekre választ adnak, szükség esetén bemutatják az elıterjesztést alátámasztó, ahhoz nem csatolt dokumentumokat. Amennyiben szükséges, gondoskodnak az elıkészítésben közremőködı fımunkatárs jelenlétérıl is. m) Biztosítják azon önkormányzati bizottság adminisztratív munkájának megszervezését, amelyért a Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint felelısséggel tartoznak. 8

9 n) Biztosítják azon ad-hoc bizottság munkájának döntés-elıkészítı, szakmai és adminisztratív tevékenységét, melynek munkájáért a Képviselı-testület határozata szerint felelısséggel tartoznak. o) Közremőködnek az önkormányzati intézményekkel kapcsolatban a fenntartói, felügyeleti tevékenység ellátásában, ennek érdekében az intézményvezetıkkel folyamatos kapcsolatot tartanak, az intézményt érintı képviselı-testületi döntésrıl tájékoztatják. A Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint az osztályhoz tartozó intézmény mőködésérıl naprakész információval rendelkeznek, arról a jegyzıt folyamatosan tájékoztatják. p) A Polgármesteri Hivatal képviseletében szakszerő információadással közremőködnek a hatósági, illetve törvényességi ellenırzések zavartalan végrehajtásában. q) A vonatkozó önkormányzati rendeletek, határozatok, szerzıdések által meghatározott terjedelemben kapcsolatot tartanak az önkormányzat szerzıdéses partnereivel, beszállítóival, az önkormányzat által kiírt közbeszerzési eljárás résztvevıivel. r) Igény szerint kapcsolatot tartanak az önkormányzati képviselıkkel, kisebbségi önkormányzatok képviselıivel, részükre önkormányzati ügyekben a szükséges tájékoztatást megadják. s) A Polgármesteri Hivatal feladatmegosztása szerint az osztályhoz tartozó ügyekben a közérdekő adatokról megkeresésre tájékoztatást adnak. t) A jegyzı elızetes engedélyével a médiáknak tájékoztatást adhatnak, illetve közremőködnek a lakosság tájékoztatásában. Az ügyintézık és ügykezelık valamint más alkalmazottak: A Hivatal valamennyi köztisztviselıjének alapvetı feladata a kulturált ügyfélfogadás, az ügyfelek önkormányzati és államigazgatási ügyeinek törvényes, gyors ügyintézése, szakszerő tájékoztatás adása. Az ügyintézı feladata az államigazgatási és az önkormányzati hatósági ügyek érdemi döntésre való elıkészítése, a kulturált, ügyfél-centrikus ügyintézés megvalósítása, felelıs a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért, a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve a felettese által kiadott - feladatokat a kapott utasítások és határidık figyelembevételével teljesíti. Követelmény az alkalmazandó jogszabályok (belsı szabályzatok, polgármesteri, jegyzıi utasítások, intézkedések) ismerete, a jogalkalmazás során szerzett tapasztalatok alapján jelzés, kezdeményezés, javaslattétel. Az ügyintézı a Polgármesteri Hivatalban az ISO 9001:2000 szabvány szerint mőködtetett minıségirányítási rendszer eljárásában foglaltak figyelembe vételével végzi munkáját. Az ügykezelı gondoskodik az ügyviteli feladatok ellátásáról, az iratok átvételérıl, a kiadmánytervezeteknek az ügyintézı útmutatása szerinti leírásáról, sokszorosításáról, továbbításáról, nyilvántartásáról, vezetésérıl. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje: A polgármester gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı felett. A jegyzı gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselıi és munkavállalói felett. 9

10 A vezetıi munkakörök, a sajtóreferens és a polgármesteri titkárnı álláshelyek betöltéséhez,felmentéshez, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz, köztisztviselı jogviszonyának megszüntetéséhez, fegyelmi eljárás megindításához, fegyelmi intézkedés kiszabásához, köztisztviselı tanulmányi szerzıdésének megkötéséhez, a polgármester egyetértése szükséges. A Jegyzı az egyéb munkáltatói jogokat a szervezeti egységek köztisztviselıi és munkaviszonyban álló munkavállalói (a továbbiakban: munkavállalók) tekintetében átruházhatja a belsı szervezeti egységek vezetıire. A dolgozóknak járó éves szabadság mértékét minden évben meg kell határozni és errıl osztályonként nyilvántartást kell vezetni.a szabadságok kiadásáról legkésıbb tárgyév március 15. napjáig szabadságolási tervet kell készíteni.a szabadságok naprakész nyilvántartása az osztályvezetık feladata. A jogi képviselet szabályai: A Hivatal jogi képviseletét a jegyzı által meghatározott személy látja el. Az ügyvédi megbízás(oka)t a jegyzı írja alá. Vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök A Polgármesteri Hivatalban vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök: - jegyzı - aljegyzı - osztályvezetık - beruházási fıelıadó - belsı ellenırök - okmányirodai ügyintézık - anyakönyvvezetı - vagyongazdálkodási elıadók - szabálysértési és birtokvédelmi elıadó III. A Polgármesteri Hivatal feladatai A A Polgármesteri Hivatal önkormányzati mőködéssel kapcsolatos feladatai 10

11 A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: a) Szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendeleteket, a képviselı-testületi elıterjesztéseket, a határozati javaslatokat, biztosítja ezek törvényességét. b) Szervezi az önkormányzati rendeletek és határozatok végrehajtását. c) Közremőködik a Képviselı-testület munkatervére vonatkozó javaslat kidolgozásában. d) Ellátja a Képviselı-testületi ülések mőködésével kapcsolatos ügyviteli, adminisztrációs feladatokat, a jegyzı külön intézkedésében meghatározottak szerint e) Nyilvántartja a Képviselı-testület döntéseit. A Polgármesteri Hivatal feladata a Képviselı-testület bizottságai mőködésével kapcsolatban: a) Biztosítja a bizottságok mőködéséhez szükséges szervezési, leírási, ügyviteli feltételeket. Jegyzıi utasítás szerinti egységes formátumban elkészíti a bizottsági ülés jelenléti ívét, az ülésrıl hangfelvételt készít, gondoskodik az ülésrıl készítendı írásos jegyzıkönyv törvényes határidıben történı elkészítésérıl, a bizottság elnökével történı aláírattatásáról, a Jegyzıi Irodán való leadásáról. b) Gondoskodik a bizottsági elıterjesztések, jelentések, beszámolók szakmai elıkészítésérıl. c) A bizottsághoz érkezı javaslatokat igény szerint szakmailag véleményezi. d) Biztosítja a bizottságok döntéseinek végrehajtását. e) Bizottság által elızetesen véleményezett képviselı-testületi elıterjesztés esetén gondoskodik a bizottsági módosító javaslat szakszerő megfogalmazásáról. A Polgármesteri Hivatal feladata az önkormányzati képviselık munkájának segítése érdekében: a) Elısegíti az önkormányzati képviselık jogainak gyakorlását. Ennek érdekében a képviselıi munkához szükséges, Polgármesteri Hivataltól igényelt tájékoztatást soron kívül megadja, a szükséges adminisztrációt, ügyvitelt biztosítja. b) Amennyiben a képviselı közérdekő ügy elintézése érdekében fordul a Polgármesteri Hivatalhoz, bejelentésérıl az illetékes ügyintézı, illetve vezetı köteles feljegyzést készíteni, annak iktatásáról, intézésérıl, a szabályos hivatali ügymenetben gondoskodni, illetve az azzal összefüggésben tett intézkedésrıl a képviselıt 15 napon belül tájékoztatni. c) Az önkormányzati képviselı intézkedést, a Polgármesteri Hivatalban a jegyzı útján kezdeményezhet. B 11

12 A Polgármesteri Hivatal államigazgatási feladatai A Polgármesteri Hivatal ellátja mindazon államigazgatási feladatokat, melyeket jogszabály a polgármester és a jegyzı illetve a hivatal dolgozója számára megállapít. 12

13 13

14 IV. A Hivatal belsı szervezeti felépítése: 14

15 A Hivatal belsı szervezeti egységeinek feladatai és a munkakörök meghatározása Az osztályok feladatainak meghatározására és az egyes munkakörök kialakítására - a polgármester egyetértésével, az érintett osztályvezetı véleményének ismeretében az alábbiak szerint kerülhet sor: A köztisztviselıi jogviszony létesítésekor a munkakört pontosan meg kell határozni. A munkaköri leírást a jegyzı (egyetértési körében a polgármester) és a köztisztviselı írja alá. A munkaköri leírás a kinevezési okmány mellékletét képezi, annak 1 példányát a köztisztviselınek át kell adni. A munkakörök átszervezésére, módosítására, jogszabály-módosítás, célszerőségi követelmények, munkaszervezési okok esetén - az osztályvezetı javaslatára - a jegyzı jogosult. A munkakör-módosítás a munkaköri leírások egyidejő pontosításával történik. Az osztályvezetı javaslatára a jegyzı szabályozza az egyes munkafolyamatokat, meghatározott ügymenet alkalmazását írhatja elı. Az Igazgatási Osztály feladatai: Az Igazgatási Osztály alapvetı feladatai : - születések anyakönyvezése, ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése - családi jogállás rendezése - házasságkötéssel kapcsolatos ügyintézés - állampolgársági ügyek - hatósági igazolványok kiadása - mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának kiadása - családi állapotról igazolás kiállítása - rögzítés (születés, házasság, haláleset, válás) - honvédelmi igazgatással kapcsolatos feladatok? - halotti anyakönyvezés - hagyatéki ügyintézés - gondnokoltak, intézetbeni nevelésben lévık vagyoni ügyeiben történı leltár felvétele - szabálysértési és birtokháborítási ügyekhez kapcsolódó feladatok - okmányiroda (személyi igazolvány, útlevél ügyintézés, lakcímkártya,vállalkozói igazolvány, közlekedési igazgatás) - iktatás, irattározás,selejtezés - gondnoki teendık ellátása - tőz- és munkavédelem - tőzvédelmi hatósági ügyek - fénymásolás, postázás 15

16 A Mőszaki,Gazdasági, Ellátási Osztály feladatai: kommunális ellátás, közlekedés, környezetvédelem, fejlesztés, felújítás, mőszaki hatósági ügyek, ipar, mőszaki ellenırzés, kereskedelem, mezıgazdaság, munkaerı-gazdálkodás, közcélú, egyes közhasznú, közmunka programok szervezése, bonyolítása, beruházással kapcsolatos pénzügyi elszámolások, építéshatósági tevékenység. A feladatok részletezése: önkormányzati és ügyviteli feladatkör: a Gazdasági-, Fejlesztési és Eu Integrációs Bizottság, valamit a Városüzemeltetési és Mőszaki Bizottság ügyviteli teendıinek ellátása, a Mőszaki, Gazdasági és Ellátási osztály feladatkörébe tartozó képviselı-testületi elıterjesztések elkészítése, a feladatkörbe tartozó önkormányzati rendeletek folyamatos karbantartása, a feladatkörbe tartozó önkormányzati határozatok végrehajtása, a Mőszaki, Gazdasági és Ellátási osztály adminisztrációs, ügyviteli feladatainak ellátása, építéshatósági feladatkör: építéshatósági feladatkör: Sátoraljaújhely város kiemelt építéshatósági illetékességi területére az elvi építési, építési, bontási, használatbavételi és fennmaradási engedélyezések döntésre való elıkészítése (tulajdoni lapok, szakhatósági állásfoglalások megkérése; tervezıi jogosultság, közmőszolgáltatói nyilatkozatok ellenırzése; a tervek szakmai ellenırzése a rendezési terv figyelembe vételével; a feltételek megléte esetén jogerıs engedélyek megküldése), az engedélyezett építési munkák helyszíni ellenırzése, engedély nélküli, vagy engedélytıl eltérı építési munkák esetén építésügyi bírság kiszabása, életveszély esetén a helyreállítás, vagy bontás elrendelése, telekmegosztási kérelmek elbírálása, tervtár kezelése, építéshatósági nyilvántartások vezetése, KSH jelentések megküldése, ügyfelek építéshatósági tájékoztatása, környezetvédelmi feladatkör: környezetvédelmi program célkitőzéseinek irányítása, ellenırzése, környezetvédelmi bírság határozatainak elkészítése, 16

17 önkormányzati, jegyzıi hatáskörbe tartozó környezetvédelmi ügyek hatósági feladatainak ellátása, zajkibocsátási határérték megállapítása, szolgáltatói tevékenységet ellátó létesítménynél határérték túllépés esetén zaj- és rezgésvédelmi bírság kiszabása, munkaügyi feladatkör: a Polgármesteri Hivatal közhasznú munkavégzés létszámigényének lejelentése a Munkaügyi Központ felé, havi összesítı készítése a foglalkoztatásról, ennek alapján a szerzıdés szerinti támogatások megigénylése a Munkaügyi Központtól, közhasznú munkavégzık munkaszerzıdéseinek, elszámoló lapjainak elkészítése, napi kapcsolat tartása a Munkaügyi Központtal, a város foglalkoztatási helyzetének nyomon követése, közcélú foglalkoztatottak nyilvántartásának vezetése, közcélú foglalkoztatási igények bekérése, igény szerinti irányítás, foglalkoztatási bejelentések alapján a támogatás igénylése, közmunka kereskedelmi, telepengedélyezési feladatkör: mőködési engedélyek kiadásával, módosításával kapcsolatos feladatok elvégzése, vendéglátó egységek osztályba sorolásának, mőködésének ellenırzése, vállalkozók és piacok alkalomszerő ellenırzése, vásárlók könyvének hitelesítése, bejegyzések kivizsgálása, játéktermek mőködésével kapcsolatos feladatok ellátása, kereskedelmi és fizetı szálláshelyek osztályba sorolásának ellenırzése, kereskedelmi egységek, üzletek mőködésével kapcsolatos bejelentések kivizsgálása, a jogszabály szerint elıírt intézkedések megtétele, a KSH felé negyedéves jelentések elkészítése, telepengedélyezési eljárások lefolytatása, mezıgazdasági feladatkör: szabálytalan állattartási ügyek kivizsgálása, ezzel kapcsolatos határozatok elkészítése, kötelezések visszaellenırzése, fakivágások engedélyezése, gyümölcstelepítések engedélyezése, méhtartással kapcsolatos feladatok elvégzése, nyilvántartás vezetése, marhalevelek kiadása, irányítások elvégzése, ebek veszettség elleni beoltásának, pótoltásának megszervezése, kóbor ebek befogásának elrendelése, vadkárbecslések megszervezése, szakértı kirendelése, a bejelentett növényvédelmi munkákról a méhészek tájékoztatása, közlekedésügyi feladatkör: a város forgalmi rendjének meghatározása, figyelemmel kísérése, utak, hidak, járdák, nyilvántartásának folyamatos vezetése, hídvizsgálatok rendelet szerinti elvégzése, utak állapotának ellenırzése, útkarbantartások, útfelújítások megrendelése, irányítása, mőszaki ellenırzése, 17

18 közterület-használat engedélyezése, nyílt árkok karbantartásának figyelemmel kísérése, probléma esetén felszólítás kiküldése, útburkolati jelek, közúti jelzıtáblák ellenırzése, fenntartása, közlekedést érintı ügyekben együttmőködés a Közlekedési Felügyelettel, a Rendırséggel, a Közútkezelı Közhasznú Társasággal, tömegközlekedési eszközök menetrendjének egyeztetése (VOLÁN, MÁV), utak, járdák bontásának engedélyezése, a helyreállítás figyelemmel kísérése, önkormányzati közút területének rendeltetés ellenes, vagy engedély nélküli igénybevétele esetén az eredeti állapot helyreállításának elrendelése, közúton folyó munkák, vagy egyéb okok miatt útlezárás elrendelése, útcsatlakozás létesítéséhez hozzájárulás megadása, kommunális feladatkör: vízrendezés, belvízmentesítéssel kapcsolatos ügyek intézése, élıvízfolyások fenntartásának ellenırzése, irányítása, illegális szennyvíz-kibocsátások feltárása, intézkedés a szabálytalan állapot megszüntetésére, nyomvonal jellegő önkormányzati beruházások mélyépítési munkálatainak mőszaki ellenırzése, együttmőködés a közmő üzemeltetıkkel (ÉMÁSZ, Zempléni Vízmő Kft., MAGYAR TELECOM RT., TIGÁZ ZRT), önkormányzati szennyvízcsatorna-beruházás pályázati elıkészítése, közterület alatti pincetömedékelések, megerısítések mőszaki ellenırzése, beruházási, felújítási feladatkör: fejlesztési, felújítási pályázatok elıkészítése, benyújtása, közbeszerzési eljárások lefolytatása, fejlesztési, felújítási munkák mőszaki ellenırzése, aktiválások mőszaki munkarészének elvégzése. A Pénzügyi Osztály feladatai: költségvetéssel kapcsolatos feladatok, egészségügyi alapellátás, adóügyek. A pénzügyi osztályvezetı által elvégzett feladatok: a Pénzügyi osztály irányítása, a munka koordinálása, heti rendszerességgel a Pénzügyi osztály dolgozóinak részvételével megbeszélés tartása a heti feladatok és a határidıre adandó jelentési kötelezettségek áttekintésére. (Ezeken a megbeszéléseken kerül kijelölésre az adott jelentés összeállításáért felelıs dolgozó.) 18

19 az önkormányzat éves költségvetési tervjavaslatának elkészítése, egyeztetések az önálló és a részben önálló intézmények vezetıivel a bevételi és a kiadási tervelıirányzatok kialakítására (bevételenként, kiadásoknál rovatcsoport mélységig) gondoskodás a képviselı-testület által jóváhagyott pénzügyi tervben foglaltak végrehajtásáról, a jogszabályokban elıírt féléves, háromnegyed éves és az éves beszámoló jelentések elkészítésérıl, azok továbbításáról a MÁK (Magyar Államkincstár Borsod Abaúj Zemplén megyei Területi Igazgatósága) felé, valamint a bizottságok, illetve a testület elé történı elıterjesztésekrıl, megtárgyalás, illetve jóváhagyás céljából, a költségvetésben meghatározott feladatok pénzügyi végrehajtásának folyamatos biztosítása; a tervtıl eltérı bevételek és kiadások teljesítése esetén, valamint évközben biztosított pótelıirányzatok elıirányzat-módosítására javaslat készítése a bizottságok és a képviselı-testület felé, az egészségügyi alapellátáshoz kapcsolódó gazdálkodási feladatok irányítása, a Polgármesteri Hivatal költségvetését és az egészségügyi alapellátási feladatokat érintıen az ellenjegyzési feladatok ellátása a kiadások, bevételek teljesítésénél 500 eft-ig, a bevételeknél összeghatár nélkül az érvényesítési feladatok ellátása, a költségvetési gazdálkodás operatív végrehajtása során cél- és témavizsgálatok tartása az intézményeknél, az éves költségvetési törvényben meghatározott szempontok alapján gondoskodás az önhibáján kívül hátrányos helyzetben lévı (forráshiányos) kiegészítı támogatás biztosításához I-II. fordulóban benyújtandó pályázati anyag elkészítésérıl, valamint az egyéb támogatási igényekhez kapcsolódó pályázati anyagokról, az adóhatósági feladatok ellátásához kapcsolódó ellenırzési tevékenység folyamatos végzése, az önállóan gazdálkodó intézmények vezetıivel a helyesbített pénzmaradvány összegének egyeztetése,a képviselı-testületnek a jóváhagyandó pénzmaradványra és azok jogcímenkénti felhasználására javaslat tétele. A költségvetéssel kapcsolatban elvégzendı feladatok: az éves normatív elszámolások elkészítése, a tényleges feladatmutatók alapján kimutatva az esetleges visszafizetési kötelezettség összegét, illetve visszaigénylését, a gazdálkodásról szóló évközi információs jelentések elkészítése és továbbítása a Pénzügyminisztérium felé (a MÁK - on keresztül), nyilvántartás vezetése évközben az önkormányzat részére biztosított pótelıirányzatokról, intézményekhez kapcsolódó elıirányzat-módosításokról értesítés küldése az érdekelt intézményvezetıknek, a Polgármesteri Hivatal kezelésében lévı immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának kezelése, a mindenkor érvényben lévı leírási kulcsok alapján azok értékcsökkenésének elszámolása, A Polgármesteri Hivatal által tartósan adott kölcsönök analitikus nyilvántartása, és az érintettek felé havi számlázása: - számlák készítése, - vételár befizetésének ellenırzése, - a részletre történı vásárlásoknál a kölcsön törlesztésekbıl havonta befolyó törlesztı részletek számítógépes feldolgozása, kézi analitikus nyilvántartások (kartonok) vezetése, befizetések ellenırzése, - bérleti díjak leszámlázása havonta, 19

20 - a bérleti szerzıdések, bérleti díjak analitikus nyilvántartásának vezetése, a befizetések ellenırzése, - a kamatmentes kölcsön törlesztések számítógépes rögzítése, hátralékos listák (negyedévenkénti) készítése, a behajtás érdekében intézkedések megtétele. legalább 10 naponként pénztári ellenırzés elvégzése (ennek igazolására a pénztárnapló aláírása), az alapítványokkal (Gyermekeinkért, Pro-Fidelitate) összefüggı számviteli nyilvántartások vezetése, a be- és kifizetésekkel kapcsolatos könyvelési feladatok elvégzése, az éves pénzügyi elıirányzatok intézményenkénti vezetése, nyilvántartása, az abban bekövetkezett változások folyamatos átvezetése, az intézmények mőködıképességének biztosításához szükséges költségvetési támogatás kiutalása, a Polgármesteri Hivatalnál kezelt belsı szakfeladatok gazdálkodással kapcsolatos utalványrendeleteinek kiállítása, a pénzügy-technikai feladatok ellátása: közutak, hidak, alagutak üzemeltetése és fenntartása, önkormányzatok igazgatási tevékenysége, helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége, Közoktatási Ellátási Körzet, Polgári Védelmi tevékenység, intézményi vagyon mőködtetése, város és községgazdálkodási szolgálat, önkormányzatok elszámolásai, önkormányzatok feladatra nem tervezhetı elszámolása, oktatási célok és egyéb feladatok, sportcélok és feladatok, máshova nem sorolt kulturális tevékenység, Belsı Ellenırzési Társulás feladatai, Tourinform Iroda utazás szervezési szakfeladatok, egészségügyi alapellátáshoz kapcsolódó szakfeladatok (iskola egészségügy), védınıi szolgálat, anya-, gyermek- és csecsemıvédelmi szakfeladatok, az egészségügyi ellátás egyéb szakfeladatai (ügyelet). a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás által kezelt számlák (fedezetbiztosítási, rövid lejáratú betétek, bérlakások értékesítése, devizabetét) pénzforgalmával kapcsolatos utalványrendeletek kiállítása, az intézményi alaptevékenységhez és egyéb sajátos bevételekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások folyamatos vezetése, mutatkozó tartozások írásbeli értesítése (legalább negyedévenként) a fizetést kimutató társosztályok részére, az engedélyezett munkáltatói támogatással összefüggı pénzügy-technikai feladatok ellátása, szintetikus könyvelése, a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás által kezelt szakfeladatok operatív gazdálkodásával összefüggı könyvelési tételek kontírozása és azok gépi úton történı könyvelése, a Polgármesteri Hivatal, az Egészségügyi Alapellátás személyi juttatásaival összefüggı könyvelési feladatok végzése, a felhasználás folyamatos figyelemmel kísérése, szükség esetén az egyes tételek közötti átcsoportosításra javaslat készítése, a gazdálkodással összefüggı adónyilvántartások folyamatos vezetése, határidıre az adóbevallások elkészítése és a szükséges összeg átutalása az APEH felé, 20