Integrált irányítási eljárás

Átírás

1 V1. sz. verzió A kiadás dátuma: június 15. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: DTH vezető JÓVÁHAGYTA: Dr. Puskás János dékán A dokumentum a TÁMOP-411/A-10/1/KONV projekt támogatásával készült.

2 Oldalszám: 1/7 I. A SZABÁLYOZÁS CÉLJA A szabályzat célja, hogy segítségével biztosítható legyen a terveknek megfelelő osztatlan, alap-, (BA/BSc), a mesterképzés (MA/MSc), felsőfokú szakképzés (FSZ) végzése az intézmény valamennyi képzési tagozatán (nappali, levelező, esti, távoktatás). A szabályozás kiterjed: az folyamatok éves-féléves megtervezésére és megvalósítására, a hallgatók képzésben megszerzett tudásának értékelésére szolgáló vizsgák előkészítésére és lebonyolítására (a záróvizsgával bezárólag), a tevékenység minőségét biztosító ellenőrzések meghatározására és lefolytatására, az előforduló nem-megfelelőség kezelésére. II. SZABÁLYOZÁS ELŐÍRÁSA 1. A TANULMÁNYI FOLYAMATOK ADMINISZTRATÍV ELŐKÉSZÍTÉSE 1.1. A felvett hallgatók személyi anyagának feldolgozása beiratkozáskor ügyintéző Felvételi dokumentumok, személyi anyagok Hallgatói nyilvántartás 1.2. Regisztrációs időszak programjának kialakítása 1.3. A hallgatók beiratkozásának lebonyolítása 1.4. Beiskolázási folyamatok marketing tevékenységének értékelése az első évfolyamos hallgatók körében vezető ügyintéző Tanrendi ügyrend, felvételi adatok Beiratkozási formanyomtatvány, SZIE Tanulmányi és vizsgaszabályzata, Regisztrációs hét programja on-line kérdőív Regisztrációs időszak programja Beiratkozási dokumentumok, NEPTUN adatfelvétel véleményekről készült statisztikai értékelés, elemzés Hallgatói jogviszony igazolások kiadása, diákigazolvány igénylés, érvényesítés támogatás utalásához adatszolgáltatás, utazási kedvezményhez igazolás kiállítása. A felmérés minőségügyi szabályozása az ME-14 Mérés, elemzés és fejlesztés eljárásban történik. 2. A TANULMÁNYI FOLYAMATOK RENDSZERES ADMINISZTRATÍV TÁMOGATÁSA 2.1. Hallgatói ügyfélszolgálat munkatársai Aktuális iratok A szükséges igazolások, tanrendi tájékoztatározott ügyfélszolgálati keretek kö- Karonként, telephelyenként megható, tájékoztatások, a zött. NEPTUN adatok módosítása 2.2. Tanulmányi ösztöndíjak és szociális támogatások meghirdetése, előkészítése 2.3. Döntés és jóváhagyás tanulmányi ösztöndíjak és szociális támogatásokkal kapcsolatosan 2.4. Adatszolgáltatás ösztöndíjakhoz, támogatásokhoz, az egyetem által kezelt ösztöndíjak, pályázatok (pl. Köztársasági ösztöndíj, kari ösztöndíj) munkatársai, HÖK, gazdasági vezető Kari Diákjóléti Bizottság munkatársai, hivatalvezető Aktuális lehetőségek dokumentuma Hallgatói pályázatok és jelentkezések, adatszolgáltatás Aktuális lehetőségek dokumentuma Adatbázis táblázat Hallgatói pályázatok és jelentkezések, adatszolgáltatás Határozat Hallgatói jelentkezések és pályázatok, tanulmányi mutatók, kitöltött adatbázis táblák SZIE SzMSz 5/D melléklete V., VI. fejezet SZIE SzMSz 5/D melléklete V., VI. fejezet Javaslat HÖK, jóváhagyás KDJB. A feladata az adattábla ellenőrzése, hallgatói jogviszony igazolása.

3 Oldalszám: 2/ A tanulmányi adatbázisok (NEPTUN), leckekönyv kezelése munkatársai Neptun bejegyzések leckekönyv, törzskönyvek, statisztikák, FIR jelentések Tanulmányi eredmények átlagszámítása, kimutatások, különböző statisztikák készítése. SZIE SzMSz 5/C melléklete TVSz Irattár és az archív törzskönyvi adatok kezelése munkatársai Iratkezelési szabályzat, iratok Iratkezelési szabályzat szerint 3. FÉLÉV-, TANÉVTERVEZÉS 3.1. Tanév időbeosztásának meghatározása 3.2. Tanév időbeosztásának jóváhagyása 3.3. Az adott félévre várhatóan beiratkozó/ bejelentkező hallgatók létszámának tervezése 3.4. Elvárt i terhelések pontosítása 3.5. Induló szakirányok/fakultatív tárgyak kijelölése 3.6. Az egyetem karai/intézetei, kar telephelyei közötti át igény meghatározása 3.7. Levelezős/távs képzés beosztásának meghatározása 3.8. Az intézet által meghirdetendő tantárgyak és kurzusok 1 meghatározása dékán,, DTH vezető Kari Tanács dékán,, szakfelelős, Kari Tanács intézetigazgató, Tanulmányi és vizsgaszabályzat, naptári beosztás A félév/tanév eseményeinek időrendi terve létszám- és vizsgastatisztikák (Neptun/ETR), előírt csoportbontási létszámok Foglalkoztatási követelményrendszer Létszámok Át Szabályzat, tantárgy lista A félév/tanév eseményeinek időrendi terve Tanévi Tájékoztató Jóváhagyott időterv A várható hallgatói létszámok kurzusonként Kötelező, átoktatás, kereset kiegészítéssel végzett órák mennyisége, speciális feladatok Tanévi tájékoztatóhoz adatok Felkérés az érintett karok/intézet felé A beosztás a telephelyekkel, a karon belüli szervezeti egységekkel egyeztetve történik, lehetőleg az egységesség elvével. A tervezést csak azoknál a szakoknál kell elvégezni, ahol a lemorzsolódás jelentős. A szakirányokat a meghirdetés módja szerint az alacsony létszám esetén nem kötelező indítani. A fakultatív tárgy tantermi stb. feltételeinek biztosítása Kari Tanács naptári beosztás Időrendi beosztás a A Kari Tanács a félév időbeosztásával együtt jelöli ki a kereteket. A részidős hallgatók képzésére részletes órarend jóváhagyása nem feladata. intézetigazgatók 3.9. Tanévi tájékoztató elkészítése tanulmányi referensek, hivatalvezető, termek, laborok száma, befogadóképessége, tanterv TVSz., szervezeti adatok, beérkezett félévtervezési adatok Szakos tájékoztató elkészítése szakfelelős KKK, szabályzatok, mintatanterv, háló terhelés táblázat Tanévi Tájékoztató tervezet Tájékoztattó anyag Az egységességre törekedni kell, de telephelyi sajátosságok szerepelhetnek benne. A Tanévi Tájékoztató tervezetet az ellenőrzi.

4 Oldalszám: 3/ Tanévi és szakos tájékoztató jóváhagyása Tantárgyak inak kijelölése Átoktatás és külső óraadók szervezése Terhelések, kurzusok jóváhagyása Tantervi módosítások átvezetése és ellenőrzése a Neptun rendszerben Kurzusok kiírása a Neptun rendszerben Az órarendkészítést befolyásoló tényezők meghatározása (pl. párhuzamosan tartható kurzusok száma, telephelyek közötti utazás) Órarend elkészítése a Neptun rendszerben Intézetre/ tanszékre lebontott órarend elkészítése (adatgyűjtés Neptun adatbázisból) Javaslattétel órarendi módosításra (pl. -, teremcsere) A módosítási javaslatok összhangjának vizsgálata, javítás a Neptun rendszerben Oktatási intézetigazgató Tanévi tájékoztató tervezet kompetenciája, előírt óraterhelés, egyéb terhelések jóváhagyott Tanévi tájékoztató terhelés táblázat intézetigazgató terhelés táblázat Külső óraadók felkérése Kari Tanács, intézetigazgató intézeti adminisztrátor intézeti adminisztrátor vezetője, tanszékvezetők munkatársai intézeti adminisztrátor intézeti adminisztrátor, k, tanszékvezető vezetője terhelés táblázat át és külső óraadói igényekkel tanterv tanterv, hallgatói létszám terhelés táblázat, teremkapacitás, HR kapacitás terhelés táblázat, Neptun adatbázis: teremkapacitás, kurzusadatok Neptun adatbázis: órarendi adatok intézetre lebontott órarend jóváhagyott terhelés táblázat, Kinevezés módosítás felülvizsgált Neptun adatbázis kiírt kurzusrend befolyásoló tényezők, kényszerítő feltételek órarend a Neptun adatbázisban intézetre lebontott órarend módosítási javaslat módosítási javaslatok órarend/kurzuskínálat, a Neptunból intézetre lebontott órarend Külső óraadók kiválasztása és megbízása az ME-13 A humánerőforrás biztosítása és fejlesztése, belső kommunikáció eljárás szerint történik. Külső óraadó alkalmazása csak abban az esetben indokolt, ha belő munkatárs nem áll rendelkezésre. A munkatársai ellenőrzik, hogy minden tantárgy kiírásra került-e. A befolyásoló tényezőket az intézetigazgató/tanszékvezető a kari Tanulmányi csoport felé továbbítja. Csak nappali tagozaton kivitelezhető A gyulai kampusz esetében nincsen lebontott órarend. Óra- és teremcsere az érintett k és tanulmányi referensek közreműködésével zajlik. A módosítási igények ellentmondása esetén a egyeztet az érintett intézeti adminisztrátorral, kkal. A javításokat az intézeti adminisztrátor érintett intézetre lebontott órarendi kigyűjtésben is átvezeti.

5 Oldalszám: 4/7 4. TANTÁRGYAKKAL KAPCSOLATOS TEVÉKENYSÉGEK FÉLÉVES-ÉVES ÜTEMEZÉS 4.1. A meghirdetésre kerülő tantárgyak követelményeinek felülvizsgálata, a félévre vonatkozó heti beosztás meghatározása tantárgyfelelős/ órarend, időrendi beosztás a részidős hallgatók képzésére, TVSz, Tantárgyi program, Tantervi tájékoztató, korábbi év Tanévi követelménye Tantárgyi követelmények A Tantárgyi követelmény órákra lebontva megadja a foglalkozás formáját, a témát és az személyét (program), a Zh-k időpontjait, feladatok beadásának feltételeit, vizsgakövetelményeket stb Tantárgyi követelmények nyilvánosságának biztosítása a szervezeti egység honlapján honlapfelelős Tantárgyi követelmények Aktualizált honlap A jóváhagyott Tantárgyi követelmények a tantárgyfelvételi időszak indulásáig ki kell kerülnie a honlapra. 5. A KÉPZÉSI FOLYAMAT MEGVALÓSÍTÁSA, NYOMON KÖVETÉSE ÉS ELLENŐRZÉSE 5.1. Követelmények ismertetése a hallgatókkal 5.2. Szorgalmi időszak foglalkozásainak megtartása, részvétel a foglalkozásokon 5.3. Az folyamat ellenőrzése (k beszámoltatása, tanítási órák látogatása stb.) 5.4. A képzés előírt rendjéhez képesti eltéréseinek kezelése 5.5. Oktatók hallgatói véleményezésének elrendelése (vizsga letétele után) 5.6. A szóbeli vizsgáknál a vizsgakérdések évenkénti frissítése, tananyaghoz illesztése 5.7. A félévközi számonkérések megvalósítása intézetigazgató, illetve a tárgyfelelős a szervezeti egység vezetője szakvezető/ intézetvezetők/ szakirány vezetők Tantárgyi követelmények /Tanévi tájékoztató Jegyzetek, segédletek, órarend, Tantárgyi követelmények, Tanévi tájékoztató Munkaköri leírás, Kollektív szerződés, Foglalkoztatási követelményrendszer, Tantárgyi követelmények Foglalkoztatási követelményrendszer Ismertetett tantárgyi követelményrendszer események nyomon követése 2 Óralátogatási jegyzőkönyv, i teljesítményértékelések A nemmegfelelőség által indokolt, előírt feljegyzés A honlapon is közzé kell tenni (4.2 pont). SZIE SzMSz 5/C melléklete TVSZ 22 Évközi számonkérések szinkronizálása más tanszékekkel. SZIE SzMSz 5/C melléklete TVSZ 27 Pl. betegség miatti helyettesítés, óraelmaradás esetén a hallgatók tájékoztatása. Kérdőív vagy internet Hallgatói vélemények A felmérés minőségügyi szabályozása az ME-12 Mérés, elemzés és feldolgozott dokumentuma fejlesztés eljárásban történik. Tantárgykövető, Tantárgyi program/ vizsga témakörök aktualizált Tantárgyi program, zh kérdések, gyakorlati beszámoló/bemutató kérdései, Aktualizált vizsga témakörök Neptun adatbázis, Zh-k, beszámolók, gyakorlati bemutatók eredményei Csak szóbeli vizsgával záruló tantárgyak esetében. A számonkérés során mindig törekedni kell az i szubjektivitás minimalizálására. A beszámolás dokumentumainak megőrzése a vonatkozó szabályozás (Iratkezelési Szabályzat) szerint 2 A megtartott tanórák (előadás, labor és tantermi gyakorlat) tartalmi feljegyzését tényként kell rögzíteni. A nyomon követésre a félév elején készült heti lebontású terven, vagy a tanórákon vezetett jelenléti/ teljesítmény követőn kerül vezetésre.

6 Oldalszám: 5/ A hallgatók félévközi munkájának értékelése (aláírások, évközi jegyek) tantárgyi követelmények Tanulmányi és Vizsgaszabályzat Neptun adatbázis, félévközi adatok/jegyek adatlapja SZIE SzMSz 5/C melléklete TVSZ 28, VIZSGÁZTATÁS, A FÉLÉV (SZORGALMI IDŐSZAK) LEZÁRÁSA 6.1. A hallgatók által igényelt vizsgaidőpontok felvételezése tantárgyfelelős, évfolyamfelelős hallgató, kari HÖK Tantárgyi követelmények, Tanulmányi és Vizsgaszabályzat javasolt vizsgaidőpontok SZIE SzMSz 5/C melléklete TVSZ A tantárgyak vizsgaidőpontjainak meghatározása 6.3. Tantárgyi vizsgaidőpontok közzététele, felvitel a NEPTUN rendszerbe tantárgyfelelős intézeti adminisztrátor, tanulmányi csoport javasolt vizsgaidőpontok, hallgatói létszámbecslés, Tanulmányi és Vizsgaszabályzat meghirdetendő vizsgaidőpontok Vizsgarend (meghirdetendő vizsgaidőpontok) meghirdetett vizsgaidőpontok Neptun adatbázisban) A vizsgaidőpontokat évfolyamfelelős hallgatókkal egyeztetni kell. A gyulai kampuszon a tanulmányi csoport feladata, a másik két kampuszon az adott intézet adminisztrátoráé 6.4. Vizsgakiírások teljeskörűségének ellenőrzése 6.5. Vizsgára jelentkezés bonyolítása 6.6. Vizsgáztatás, vizsgaeredmények rögzítése Tanulmányi referens hallgatók Neptun adatbázis Vizsgarend (Neptun), vizsgahirdetmény Tantárgyi program, Tanulmányi és Vizsgaszabályzat, vizsgakérdések (elméleti, gyakorlati) Jelentkezés a Vizsgára a Neptun rendszerben/ tanszéki listákon Hiány esetén a tanulmányi referens jelez az érintett tantárgy felelősnek, aki korrigálja vizsgakiírás hiányát Neptun adatbázisban/vizsgalapon rögzíkedni kell az i szubjektivitás A számonkérés során mindig töretett vizsgajegy minimalizálására Vizsgastatisztikák tanszéki NEPTUN felelős, Neptun adatbázisban rögzített vizsgajegy, szempontrendszer vizsgastatisztikák A szempontokat az határozza meg 6.8. Értékelés Kari Tanács, kiértékelt vizsgastatisztikák intézkedési tervek A tantárgyak vizsgaeredményeinek statisztikai kiértékelést a Kari Tanács áttekinti és elfogadja, vagy tennivalókat fogalmaz meg. 7. A SZAKMAI GYAKORLATOK FOLYAMATA 7.1. Szakmai gyakorlathoz lehetőségek listája 7.2. Szerződéskötés féléves szakmai gyakorlatra 7.3. Szakmai gyakorlaton elvégzendő feladatok meghatározása nem féléves szakmai gyakorlatok esetén szakfelelős, gyakorlatfelelős, Dékánhelyettes/ intézetigazgató/ tanszékvezető szakfelellős, gyakorlatfelelős, céges ajánlatok, belső gyakorlati helyek szerződésminta szakmai gyakorlathelyek listája szerződés féléves gyakorlatra feladatkiírás A hallgató saját maga is tehet javaslatot gyakorlati helyre. A hallgatók akkreditált gyakorlati helyen végezhetik a gyakorlatot.

7 Oldalszám: 6/ A szakmai gyakorlat ellenőrzése, értékelése kijelölt írásos beszámoló a szakmai gyakorlatról, igazolás szakmai gyakorlat elfogadása (NEPTUN bejegyzés) 8. DIPLOMADOLGOZAT KÉSZÍTÉS, ZÁRÓVIZSGA, KÉPZÉSI FOLYAMATOK LEZÁRÁSA 8.1. Diplomadolgozat követelmények meghatározása és meghirdetése 8.2. A beadási határidő meghatározása 8.3. Témameghirdetés, konzulens kijelölés 8.4. Jelentkezés és témaelfogadás (külső és belső), szakfelelős szakfelelő, intézetvezető konzulens, intézetvezető Tanulmányi és vizsgaszabályzat A félévi események időrendi terve piaci igény, futó kutatási témák hallgató által javasolt téma (írásban, elektronikusan) 8.5. Konzultáció témavezető diplomadolgozat tartalmi és formai követelményei 8.6. Bírálat (külső, belső), elfogadás intézetvezető Tanulmányi és vizsgaszabályzat, külső bíráló felkérése 8.7. Záróvizsgakérdések frissítése szakvezető korábbi záróvizsga témakörök 8.8. Záróvizsga szervezése Tanulmányi Csoport/szakfelelős, 8.9. Záróvizsga lebonyolítása Tanulmányi Csoport/Oktatási Záróvizsga bizottsági tagok véleményének felmérése és statisztikai értékelése déhánhelyettes/ Kari Tanács/ kari Minőségirányítási Bizottság Képzési folyamatok lezárása hivatalvezető, kari tanulmányi referens diplomadolgozat tartalmi és formai követelményei Diplomadolgozat beadási határidő A diplomadolgozatok tartalmi és formai követelményeit a Kar honlapján kell közzétenni. A Tanévi tájékoztató tartalmazza intézet által ajánlott A hallgató saját maga is választhat diplomadolgozati témakörök, konzulensek vasolt témát is témát, vagy a gyakorlóhely által ja- feldolgozhatja. elfogadott diplomadolgozat téma konzulensi lap Diplomamunka minősítése, rögzítése a NEPTUN-ban Aktualizált vizsga témakörök záróvizsga időszak beosztása, Tanulmányi és elnök és tagok megbí- Záróvizsga bizottsági vizsgaszabályzat zása, záróvizsga beosztás Tanulmányi és vizsgaszabályzat, záróvizsga beosztás Záróvizsga bizottsági kérdőív Tanulmányi és vizsgaszabályzat záróvizsga jegyzőkönyv Szükség szerint a téma titkosításáról az intézet/tanszék gondoskodik. TDK bírálatok elfogadása felmérési adatok és A felmérés minőségügyi szabályozása az ME-12 Mérés, elemzés és statisztikai értékelésük fejlesztés eljárásban történik. diploma/ oklevél, az abszolutórium igazolása A végzett hallgatók elégedettségének mérése a DPR felmérések keretében történik.

8 Oldalszám: 7/7 9. A KÉPZÉSI FOLYAMATOK ÉRTÉKELÉSE A képzési folyamatok értékelésének célja, hogy megállapításai alapján intézkedni lehessen az oktatás életszerűbbé tételére tartalmilag és formailag, a hallgatók szakmai látókörének bővítésére, az elhelyezkedési lehetőségek javítására, az k szakmai felkészültségének fokozására és az szervezeti egység elismertségének növelésére Oktatási szervezeti egységek félévértékelő értekezlete a szervezeti egység vezetője, illetve a tárgyfelelős félévi eredmények, tantárgyi dokumentumok Értékelő elemzés Értékelés szempontjai: a Tantárgyi programleírások teljesítésének felülvizsgálata, a tudásátadás hatékonysága (hallgatói eredmények statisztikái) és az k és a hallgatók észrevételei 9.2. Záróvizsga bizottsági tagok kiértékelt véleménye alapján beavatkozások szakfelelős/intézetvezető Oktatási felmérési adatok és statisztikai értékelésük meghozott intézkedések 9.3. Fejlesztések meghatározása a szervezeti egység vezetője, illetve a tárgyfelelős Értékelő elemzés, tantárgyi dokumentumok a szükség szerinti fejlesztésről feljegyzés A fejlesztések nyomon követése a szervezeti egységvezető felelőssége. Az egyetem több telephelyén indított szakok esetében az értékelés valamennyi telephely közös felülvizsgálatát is jelenti (ME-04 Képzési folyamatok tervezése) DPR felmérések a képzési folyamattal való elégedettség értékelésére Felmérésre vonatkozó szabályozás, kérdőív felmérési adatok és A felmérés minőségügyi szabályozása az ME-14 Mérés, elemzés és statisztikai értékelésük fejlesztés eljárásban történik. III. MELLÉKLET - IV. MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám Készítette / módosította Változás rövid leírása V0 Quali-Társ Bt. Első kiadás V1 Quali-Társ Bt. A belső auditok alapján pontosított változat (dokumentum elnevezések), pályázati logók elhelyezése