NYÍREGYHÁZI FİISKOLA DIÁKIGAZOLVÁNY SZABÁLYZAT

Átírás

1 NYÍREGYHÁZI FİISKOLA DIÁKIGAZOLVÁNY SZABÁLYZAT (a Szervezeti és mőködési szabályzat 31. számú melléklete) 2004

2 1) A Nyíregyházi Fıiskola Fıiskolai Tanácsa a diákigazolványról szóló 30/1999./II.15./ Korm.rendelet, valamint a diákigazolványok elıállításának, kiadásának és nyilvántartásának rendjérıl szóló 15/1999.(III.24.) OM rendelet elıírásaira tekintettel a Nyíregyházi Fıiskola Diákigazolvány Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) a következık szerint alkotja meg: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szabályzat hatálya, értelmezése 1. (1) A Szabályzat hatálya alá tartozik: (a) a Nyíregyházi Fıiskola (a továbbiakban: Fıiskola), mint felsıoktatási diákigazolványt kiadó felsıoktatási intézmény, (b) a Fıiskola diákigazolványt igénylı és arra jogosult magyar állampolgárságú hallgatója, (c) kormányközi és más oktatási együttmőködési megállapodás, vagy egyezmény alapján a Fıiskolán tanuló, részképzésben résztvevı külföldi hallgató, (d) a diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos igazgatási vagy pénzügyi, illetve ellenırzési feladatot ellátó fıiskolai közalkalmazott. (2) A Szabályzatban, illetve az annak alapjául szolgáló jogszabályokban elıforduló egyéb fogalmakat a következık szerint kell értelmezni: (a) a diákigazolvány kibocsátója: az Oktatási Minisztérium (a továbbiakban: OM), (b) a diákigazolvány kezelıje: EDUCATIO Társadalmi Szolgáltató Közhasznú Társaság (a továbbiakban: EDUCATIO Kht.), (c) a diákigazolvány kiadója: a Nyíregyházi Fıiskola. Hatáskör 2. (1) A diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos intézményvezetıi feladatokat a fıiskolai rektor - felelısségének megtartásával az oktatási rektorhelyettesre ruházza át. E hatáskör tovább nem adható. (2) Az oktatási rektorhelyettes a diákigazolvány kiadásával és nyilvántartásával összefüggı operatív feladatok elvégzésére, egyéb közremőködık munkájának összehangolására, a Tanulmányi Osztály vezetıjének javaslatát figyelembe véve diákigazolvány-felelıst bíz meg a Fıiskola közalkalmazottai körébıl. Az írásbeli megbízásnak a megbízott nevén és közalkalmazotti munkaköri megnevezésén túl tartalmaznia kell: (a) a megbízással együtt járó konkrét feladatokat, továbbá (b) a megbízással együtt járó kötelezettségek megszegésébıl eredı felelısséget. 1

3 (3) A diákigazolványok kiadási rendjének meghatározása, a félévenkénti érvényesítéssel együtt járó feladatok megszervezése a Tanulmányi Osztály vezetıjének feladata, illetve jogköre. A Tanulmányi Osztály vezetıje jelöli ki az osztály állományába tartozó közalkalmazottak közül a diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával összefüggı egyéb részfeladatokat ellátó ügyintézık (diákigazolvány ügyintézık) körét, és írásban határozza meg részletesen e körbe tartozó feladataikat, illetve felelısségüket. Az osztályvezetı gondoskodik a diákigazolvánnyal kapcsolatos okmányok szabályszerő, biztonságos tárolásáról, ırzésérıl. (4) A diákigazolvány-ügyintézı joga és kötelessége annak ellenırzése, hogy a diákigazolvány olyan személy részére kerüljön kiadásra, aki a jogszabály szerint arra jogosult, illetve a diákigazolványon feltüntetett adatok megfelelnek a hallgató személyi okmányaival igazolt adatoknak és a fıiskolai nyilvántartásnak. Felelısség 3. (1) A diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával összefüggı kötelezettség megszegése súlyos kötelezettségszegést valósít meg. Amennyiben a közalkalmazott e kötelezettségét vétkesen szegi meg, fegyelmi úton kell felelısségre vonni. Ilyen esetben fegyelmi eljárás elrendelését kezdeményezheti a fıiskolai rektornál a kötelezettségszegést feltáró: (a) felügyeleti szerv, (b) az oktatási rektorhelyettes, (c) a Tanulmányi Osztály vezetıje, illetve (d) az intézmény belsıellenıre. Ellenırzés 4. (1) A fıiskolai rektor tanévenként egy alkalommal illetve szükség szerint beszámoltatja az oktatási rektorhelyettest a diákigazolvány ügyintézésével kapcsolatos tapasztalatokról. Ezen kívül: (a) az e körbe tartozó iratkezelési, nyilvántartási, selejtezési, irattározási szabályok megtartását a fıiskolai fıtitkár útján ellenırzi, továbbá (b) a Fıiskola belsı ellenırzése számára naptári évenként egy alkalommal a diákigazolványok szabályszerő ügyintézésének, pénzügyi elszámolásának átfogó ellenırzését szabja feladatául. (2) Az oktatási rektorhelyettes félévenként illetve szükség szerint számoltatja be a Tanulmányi Osztály vezetıjét a diákigazolvány kiadásának és nyilvántartásának ügyintézésével kapcsolatban szerzett tapasztalatairól. (3) A Tanulmányi Osztály vezetıje közvetlenül, illetve a diákigazolvány-felelıs útján rendszeresen ellenırzi a diákigazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos ügyintézési, ügyviteli, pénzügyi, selejtezési, nyilvántartási kötelezettségek teljesítését. 2

4 Errıl a diákigazolvány kiadását, érvényesítését érintı határidıket figyelembe véve negyedévenként kér írásban beszámolót az oktatási rektorhelyettes által megbízott diákigazolvány-felelıstıl. (4) A diákigazolvány-felelıs folyamatosan figyelemmel kíséri a diákigazolvány- ügyintézık e megbízásából eredı tevékenységét. Ellenırzési, beszámoltatási joga teljeskörő. (5) A Fıiskola biztonságvédelmi vezetıje rendszeresen ellenırzi a diákigazolványokkal kapcsolatos okmányok szabályszerő, biztonságos tárolását, ırzését. (6) A diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos kötelezettségszegés észlelése esetén az ellenırzésre jogosult megállapításairól köteles feljegyzést készíteni és azt haladéktalanul szolgálati felettesének, -távollétében helyettesének - átadni. (7) Az (5) bekezdésben meghatározott esetekben a szolgálati utat megtartva az ügy kivizsgálása, illetve a fegyelmi eljárás elrendelésére jogosult vezetı jár el. (8) A diákigazolványok kiadásával és nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, hatásköröket és felelısséget részleteiben a Tanulmányi Osztály Ügyrendje, illetve e feladatokat ellátó közalkalmazottak munkaköri leírása szabályozza. A diákigazolványhoz kapcsolódó jogok és kedvezmények, (1) A diákigazolvány igazolja: 5. (a) a diákigazolványon jelölt intézménnyel a hallgatói jogviszony fennállását, (b) a jogszabályban meghatározott utazási kedvezmények igénybevételére való jogosultságot, (c) a jogszabályban meghatározott kulturális és egyéb rendezvényekre való jogosultságot, (d) a hallgatói jogviszony alapján jogszabály szerint járó térítésekre és juttatásokra való jogosultságot), (e) a diákigazolványhoz kapcsolt, de az állam által nem garantált kedvezményekre való jogosultságot. 3

5 II. A DIÁKIGAZOLVÁNY 1. A felsıoktatási diákigazolvány típusai, minısítése (1) A diákigazolvány típusai: állandó és ideiglenes diákigazolvány. A felsıoktatási diákigazolványon belüli csoportok: nappali, esti, levelezı és távoktatási diákigazolvány. (2) A diákigazolvány a hallgató arcképét és a jogszabályban meghatározott személyi és egyéb adatokat tartalmazó közokiratnak minısülı, a biztonsági okmányok védelmének rendjérıl szóló jogszabályban B kategóriába tartozik Az állandó diákigazolvány 7. A Fıiskola állandó diákigazolványt ad ki (a) a hallgatói jogviszony kezdetekor, (b) az elveszett, megsemmisült vagy megrongálódott igazolvány helyett, (c) az adatokban bekövetkezett változáskor, beleértve az intézményváltozást is (ha a jogszabály kivételt nem tesz). Az állandó diákigazolvány igénylése 8. Állandó diákigazolvány igényelhetı a felvételi jelentkezési lap benyújtásakor, illetve a Fıiskolán kiadott diákigazolvány-igénylı lappal. 9. Az igénylılapot a hallgató tölti ki és írja alá. A hibásan kitöltött igénylılap alapján elıállított diákigazolvány cseréjének költségei a hallgatót terhelik. 10. A fényképpel ellátott, aláírt igénylılapot a hallgató átadja az ezzel a feladattal megbízott diákigazolvány-ügyintézınek ellenırzésre. 4

6 11. A diákigazolvány-felelıs a kitöltött, cégszerően aláírt, és az intézmény vonalkódjával ellátott igénylılapokat hetente eljuttatja a kezelınek. 12. A diákigazolvány-felelıs a megküldött diákigazolványok átvételét az átvételt követı három munkanapon belül visszaigazolja a kezelınek. 13. A diákigazolványon szereplı adatok helyességét az illetékes diákigazolvány-ügyintézı ellenırizteti az átvevı hallgatóval. A hibásan legyártott diákigazolványt haladéktalanul visszaküldi a kezelınek, egyben intézkedik az ideiglenes diákigazolvány kiadásáról. 14. Az állandó diákigazolványt a hallgató személyesen veheti át az illetékes diákigazolványügyintézıtıl. Az átvételt az erre a célra rendszeresített nyomtatványon (1.sz.melléklet) aláírásával igazolja a hallgató. Az állandó diákigazolvány számát a számítógépes rendszerben is rögzíteni kell a diákigazolvány-ügyintézınek. Az állandó diákigazolvány érvényesítése 15. A diákigazolvány-felelıs a hivatalból, vagy kérelemre a kezelı által megküldött érvényesítı matricák darabszámáról visszaigazolást küld a kezelınek az azok átvételét követı három munkanapon belül. 16. A diákigazolványok érvényesítését a diákigazolvány-ügyintézık végzik az érvényesítı matrica diákigazolványra helyezésével, a beiratkozást követıen, félévente. Az érvényesítést megelızıen a beiratkozás jogszerőségét ellenırzik. Évhalasztás, passzív hallgatói jogviszony idejére a diákigazolvány nem érvényesíthetı. 17. Az érvényesítés tényét a diákigazolvány-nyilvántartó lapon kell jelölni az érvényesítı matrica számának feltüntetésével. Az érvényesítı matrica átvételét a hallgató aláírásával igazolja. (1.sz.melléklet) 5

7 3. Az ideiglenes diákigazolvány 18. Ideiglenes diákigazolványt kell kiadni a hallgatónak: a.) a megigényelt állandó diákigazolvány megérkezéséig, de legfeljebb 60 napra; b.) abban az esetben, ha az állandó diákigazolvány nem tartalmazza a gyakorlati képzés helyszínét. A helyszínt a személyi lapon kell feltüntetni; c.) a nem magyar állampolgárságú hallgatónak amennyiben 12 hónapnál rövidebb idıtartamra szóló ösztöndíjjal folytat tanulmányokat a Fıiskolán. Az ideiglenes diákigazolvány-igényléssel kapcsolatos intézményi feladatok 19. Az ideiglenes diákigazolványok megrendelésérıl a diákigazolvány-felelıs gondoskodik. A költségek a Fıiskola költségvetését terhelik. 20. Az ideiglenes diákigazolvány-igénylı lapon fel kell tüntetni az intézmény nevét, címét, illetve el kell látni az intézményt azonosító vonalkódos matricával; az ideiglenes mőanyag kártya, illetve a személyi lap igényelt mennyiségét; a megrendelés napját. Az igénylılapot cégszerő aláírással kell ellátni és a kezelıhöz eljuttatni. 21. Az átvett ideiglenes diákigazolványokat és személyi lapokat a diákigazolvány-felelıs az azok átvételét követı három munkanapon belül visszaigazolja a kezelınek. Az ideiglenes diákigazolvány kiadásával kapcsolatos feladatok 22. A diákigazolvány-ügyintézı az ideiglenes diákigazolvány második részét képezı személyi lapot az adatok helyességének ellenırzése után tölti ki, ellátja a hallgató fényképével és az intézményi bélyegzıvel. Az érvényesítı matrica mőanyag kártyára ragasztásával érvényesíti az ideiglenes diákigazolványt. 23. Az ideiglenes diákigazolványt a hallgató személyesen veheti át az illetékes diákigazolványügyintézıtıl. Az átvételt az erre a célra rendszeresített nyomtatványon (2.sz.melléklet) a hallgató aláírásával igazolja. 6

8 4. A diákigazolványok beszolgáltatása 24. A hallgató köteles beszolgáltatni az állandó diákigazolványát, amennyiben a.) a diákigazolvány megrongálódott vagy b.) adatváltozás miatt új diákigazolványt igényelt. 25. A hallgató köteles beszolgáltatni az ideiglenes diákigazolványát a.) az állandó diákigazolvány átvételekor, b.) amennyiben az ideiglenes diákigazolványa megrongálódott, c.) érvényességének lejártakor. 26. Amennyiben a megrendelt diákigazolvány a kezelınek vagy a kiadónak felróható okból nem kerül kiadásra, a diákigazolvány-ügyintézı kizárólag az ideiglenes diákigazolvány személyi lapot vonja be, és új személyi lapot ad ki. 27. A be nem szolgáltatott diákigazolványok használóit (a véglegesen haza utazott külföldi hallgatókat kivéve) írásban fel kell szólítani a 30 napon belüli beszolgáltatásra. 28. A be nem szolgáltatott, illetve a jogviszony megszőnése miatt érvénytelen diákigazolványok sorszámát a Tanulmányi Osztály vezetıje átadja a kibocsátónak, minden tanulmányi félév végén. A beszolgáltatott ideiglenes diákigazolvány mőanyag kártya részét a Fıiskola ismételten kiadhatja új személyi lap kiállítással és érvényesítéssel. 29. A beszolgáltatott diákigazolvány átadását a hallgató aláírásával hitelesíti az erre a célra rendszeresített nyomtatványon (2.sz.melléklet). 5. A diákigazolványok és az érvényesítı matricák megsemmisítése 30. A beszolgáltatott állandó diákigazolványokat és személyi adatlapokat a leadáskor lyukasztással - azonnal használhatatlanná kell tenni, majd 60 napon belül - darabolással - meg kell semmisíteni. A megsemmisítést a diákigazolvány-felelıs végzi el, két tanú jelenlétében, akik 7

9 közül az egyik a Tanulmányi Osztály vezetıje. A megsemmisítésrıl jegyzıkönyv készül. (3. és 4.sz. melléklet) 31. Az adott tanévben fel nem használt érvényesítı matricákat a tanévet követı év szeptember 31- ig - darabolással - meg kell semmisíteni. A megsemmisítést a 30. -ban foglaltaknak megfelelıen kell elvégezni és az 5.sz. melléklet szerinti jegyzıkönyvet kell felvenni. 6. A diákigazolványok, érvényesítı matricák és a nyomtatványok tárolása 32. A diákigazolványokat, a személyi adatlapokat, érvényesítı matricákat páncélszekrényben (lemezszekrényben) elzárva kell tartani. 33. A tárolási helyrıl ezeket csak a diákigazolvány-felelıs, illetve távollétében a Tanulmányi Osztály vezetıje vagy annak megbízottja veheti ki. 34. A diákigazolványokat, a személyi adatlapokat, az érvényesítı matricákat a diákigazolványfelelıs és a diákigazolvány-ügyintézık nem hagyhatják ırizetlenül, azokért anyagi felelısséggel tartoznak. 8

10 III. TÉRÍTÉSI ÉS ELJÁRÁSI DÍJAK, AZOK BEFIZETÉSE ÉS FELHASZNÁLÁSA 35. Az állandó és az ideiglenes diákigazolvány térítési díját, valamint a hallgatók által fizetendı eljárási díjat az Oktatási Miniszter rendeletben határozza meg. 36. A Fıiskola hallgatója által fizetendı térítési és eljárási díjak összegét a 6.sz.melléklet tartalmazza. 37. Az elıállítási és eljárási díjakat az állandó diákigazolvány igénylése esetén az igénylılaphoz rendszeresített csekken, illetve a kezelı által meghatározottak szerint kell befizetni. Az ideiglenes diákigazolvány mőanyag kártya és személyi lap ellenértékének befizetését számítógépes nyilvántartó-rendszerben kell teljesíteni. Az így befizetett összeg a Fıiskolát illeti meg. 38. Az eljárási díjakból származó bevétel szolgál a diákigazolvánnyal kapcsolatos költségek fedezésére és a diákigazolvány-ügyintézık díjazására. 39. Az ideiglenes diákigazolványok elıállítási díját a számlán feltüntetett határidıig kell átutalni a kezelınek. 9

11 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 40. A térítési díjak változása esetén a változások közzétételérıl az oktatási rektorhelyettes rendelkezik. 41. A nyilvántartás rendszerének módosulása esetén a mellékletben szereplı nyomtatványok módosításáról a Tanulmányi Osztály vezetıje gondoskodik. 42. A diákigazolvány-ügyintézık személyének változásakor átadás-átvételi jegyzıkönyvet kell felvenni, ilyenkor a diákigazolvány-felelıs soron kívüli ellenırzést tart. 43. A diákigazolványokkal kapcsolatos nyomtatványokat 10 évig kell megırizni. 44. A Szabályzatban nem rendezett kérdések rendezésére a diákigazolványról szóló (30/1999./II.15.) Korm. rendelet, továbbá a diákigazolványok elıállításának, kiadásának és nyilvántartásának rendjérıl szóló (15/1999./III.24.) OM rendelet, illetve a biztonsági okmányok védelmének rendjérıl szóló (86/1996./VI.14.) Korm. rendelet elıírásait kell megfelelıen alkalmazni. V. HATÁLYBALÉPÉS 45. Ez a Szabályzat január 1. napján lép hatályba. A Szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg a felsıoktatási diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátásáról szóló, február 8- tól hatályos Fıiskolai Szabályzat hatályát veszti. Nyíregyháza, november 2. Dr. Balogh Árpád fıiskolai rektor s.k. Záradék: A Nyíregyházi Fıiskola Fıiskolai Tanácsa az I/2-2/37-42/2004.(november 2.) sz. határozatával fogadta el a Diákigazolvány szabályzatot. Nyíregyháza, november 2. Dr. Szabó Géza fıiskolai fıtitkár s.k. 10

12 1.számú melléklet Sorszám:.. Tanév:.... Félév:. AZ ÁLLANDÓ DIÁKIGAZOLVÁNY ÉS ÉRVÉNYESÍTİ MATRICA ÁTVÉTELÉNEK IGAZOLÁSA Büntetıjogi-, fegyelmi- és kártérítési felelısségem tudatában kijelentem, hogy más felsıoktatási intézménybıl állandó diákigazolványt nem kaptam, és a megjelölt állandó diákigazolványt, érvényesítı matricát átvettem, annak használatára jogosult vagyok. SORSZÁM: A HALLGATÓ NEVE: A DIÁKIGAZOLVÁNY SZÁMA: ÁTVÉTEL DÁTUMA: AZ ÉRVÉNYESÍTİ MATRICA SZÁMA: A HALLGATÓ ALÁÍRÁSA: 11

13 2.számú melléklet Sorszám:.. Tanév:.... Félév:. AZ IDEIGLENES DIÁKIGAZOLVÁNY ÉS ÉRVÉNYESÍTİ MATRICA ÁTVÉTELÉNEK IGAZOLÁSA Büntetıjogi-, fegyelmi- és kártérítési felelısségem tudatában kijelentem, hogy más felsıoktatási intézménybıl állandó- vagy ideiglenes diákigazolványt nem kaptam, és a megjelölt ideiglenes diákigazolványt átvettem, illetve beszolgáltattam. SOR- SZÁM: A HALLGATÓ NEVE: AZ IDEIGLENES DIÁKIG. SZÁMA: ÉRVÉNYESSÉGI IDEJE: AZ ÉRVÉNYESÍTİ MATRICA SZÁMA: A HALLGATÓ ALÁÍRÁSA: A BESZOLGÁLTATÁS IDEJE: AZ ELVESZTÉS DÁTUMA: A HALLGATÓ ALÁÍRÁSA BESZOLGÁLTATÁSKOR: 12

14 3.számú melléklet INTÉZMÉNY: SORSZÁM: JEGYZİKÖNYV MINTA Á L L A N D Ó DIÁKIGAZOLVÁNYOK MEGSEMMISÍTÉSÉRİL A jegyzıkönyv felvételének ideje : helye: Jelen vannak : Igazoljuk, hogy a mai napon az alábbi sorszámú á l l a n d ó diákigazolványokat megsemmisítettük: (diákigazolványok sorszámainak felsorolása) Összesen: (számmal), azaz (szöveggel) darab állandó diákigazolvány megsemmisítésére került sor. (aláírások) 13

15 4.számú melléklet INTÉZMÉNY: SORSZÁM: JEGYZİKÖNYV MINTA I D E I G L E N E S DIÁKIGAZOLVÁNYOK MEGSEMMISÍTÉSÉRİL A jegyzıkönyv felvételének ideje : helye: Jelen vannak : Igazoljuk, hogy a mai napon az alábbi sorszámú i d e i g l e n e s diákigazolvány személyi lapokat megsemmisítettük: (diákigazolványok sorszámainak vagy jellemzıinek felsorolása) Összesen: (számmal), azaz (szöveggel) darab ideiglenes diákigazolvány személyi lap megsemmisítésére került sor. (aláírások) 14

16 5.számú melléklet INTÉZMÉNY: SORSZÁM: JEGYZİKÖNYV MINTA DIÁKIGAZOLVÁNY ÉRVÉNYESÍTİ MATRICA MEGSEMMISÍTÉSÉRİL A jegyzıkönyv felvételének ideje : helye: Jelen vannak : Igazoljuk, hogy a mai napon, azaz darab, a tanév félévében használható, fel nem használt é r v é n y e s í t ı matricát darabolással megsemmisítettük: (aláírások) 15

17 6.számú melléklet A HALLGATÓK ÁLTAL FIZETENDİ TÉRÍTÉSI- ÉS ELJÁRÁSI DÍJAK 1. Az állandó diákigazolvány igénylésekor fizetendı díj : Ft. 2. Ideiglenes diákigazolvány igénylésekor: mőanyag kártya : 375.-Ft személyi lap : 125.-Ft eljárási díj : 250.-Ft 3. Ideiglenes diákigazolvány hosszabbításakor: személyi lap : 125.-Ft eljárási díj : 250.-Ft 4. Ideiglenes diákigazolvány elvesztésekor: mőanyag kártya : 750.-Ft személyi lap : 125.-Ft eljárási díj : 250.-Ft 5. Az állandó diákigazolvány elvesztésekor (TJSZ szerint): különeljárási díj : Ft 16

18 7.számú melléklet BEJELENTÉS ÁLLANDÓ VAGY IDEIGLENES DIÁKIGAZOLVÁNY ELVESZTÉSÉRİL, MEGSEMMISÜLÉSÉRİL Alulírott (név) /születési adatok: település, idı: / ezúton büntetıjogi felelısségem tudatában bejelentem, hogy a részemre kiadott sorszámú állandó / ideiglenes* diákigazolvány elveszett / megsemmisült*. Bejelentésemhez mellékelem az ugyanerrıl szóló rendırségi jegyzıkönyv másolatát. Nyíregyháza, a bejelentı hallgató aláírása * A nem kívánt rész törlendı.