ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

Átírás

1 Infora Consulting Group ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Csurgó Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Csurgó Város Önkormányzata PROJEKTINDÍTÓ JELENTÉS MÁJUS

2 TARTALOM 1. BEVEZETÉS A MUNKA KERETEI: A PÁLYÁZAT TARTALMA Teljesítendő outputok és indikátorok Esélyegyenlőségi, fenntarthatósági vállalások és a tájékoztatási kötelezettségek Esélyegyenlőségi vállalások Környezeti fenntarthatóságra vonatkozó vállalások Társadalmi fenntarthatósági vállalások Tájékoztatási kötelezettségek MUNKASZERVEZÉS Projektmenedzsment és a Projekt Irányító Bizottság Projekt adminisztráció A MEGVALÓSÍTÁS TERVEZETT MÓDSZERTANA Általános módszertan A végrehajtás folyamata Alapozó felmérés Az egyes tématerületek végrehajtásának módszertana Belső struktúra javítása Intézményekhez kapcsolódó fejlesztések Projekt szemlélet erősítése A költségvetési gazdálkodás erősítése A partnerség erősítése A PROJEKT TEVÉKENYSÉGEINEK ÜTEMEZÉSE

3 1. Bevezetés Csurgó Város Önkormányzata (továbbiakban Önkormányzat) 2008 októberében pályázott az Államreform Operatív Program keretében meghirdetett,,a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2 elnevezésű pályázaton és pozitív elbírálásban részesült. A támogatásban részesülő projekt címe,,a Csurgói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése, azonosító száma: ÁROP-1.A.2/A A belső folyamatok és mechanizmusok átvilágítása és szabályozása mellett a fő cél a szervezet belső struktúrájának átvizsgálása, a hatékony és szolgáltató önkormányzat koncepciójának megfelelően. Mindezt külső szakértő cég bevonásával kívánják elvégezni, hiszen a hivatalon belül nem áll rendelkezésre a projekt hatékony és minőségi lebonyolításához szükséges szakértelem és időkeret. Az Önkormányzat a projekt szervezetfejlesztési és képzési tevékenységeinek megvalósítására az EX ANTE Tanácsadó Iroda Kft-t választotta ki. A projektindító jelentés célja, hogy rögzítse a feladat elvégzésének menetét, módszertanát, az alkalmazott módszerek pontos részleteit. A jelentésben foglaltakat a Projektirányító Bizottság (PIB) első ülésén vitatja meg és az esetlegesen felmerülő módosítások beépítése után fogadja el. Ez a dokumentum képezi alapját a kiválasztott szakértők munkájának. Ennek megfelelően tehát a jelentés a projekt végrehajtása szempontjából meghatározó, a projektmenedzsmentet támogató dokumentum, ami meghatározza a felépítését és tartalmát is: a módszertanok összefoglaló leírása mellett elsődlegesen a végrehajtandó tevékenységek tartalmának leírására koncentrál, és ebben az értelemben az önkormányzat és a szakértők számára egyaránt viszonyítási pontot jelent a munka végrehajtása során. A projektindító jelentés struktúráját is a fentieknek megfelelően alakítottuk ki. A jelentés ennek megfelelően bemutatja: Az elvégzendő munka keretét jelentő pályázat tartalmát: az abban foglalt számszerűsített tevékenységeket, outputokat és ezek indikátorait, valamint a teljesítendő esélyegyenlőségi, környezeti és társadalmi fenntarthatósági vállalásokat. A munkaszervezés menetét, amely tartalmazza a projektmenedzsmentnek és a projekt irányításának leírását, valamint a projekttel kapcsolatos adminisztrációs kötelezettségek és végrehajtás dokumentálásának leírását. A megvalósítás során alkalmazni kívánt módszertant, amely tartalmazza a projekt összefoglaló módszertani sémáját és a végrehajtás folyamatának leírását, majd tématerületenként részletezi a konkrét outputok eléréshez szükséges módszereket, az érintendő dokumentumok, mechanizmusok és bevonandó személyek listáját. A projekt tevékenységek ütemezése a Megbízó számára is egyértelművé és tervezhetővé teszi a részéről a projekt megvalósításához biztosítandó erőforrások (időkeret) volumenét és annak időbeli eloszlását, illetve tájékoztatást nyújt a projekt elvárt eredményeinek (outputjainak) várható megvalósulási idejéről is. 3

4 2. A munka keretei: a pályázat tartalma 2.1. Teljesítendő outputok és indikátorok A projekt megvalósítása során az ÁROP-1.A.2./A azonosítási számú pályázatban teljesíteni vállalt célok és outputok irányadóak, amelyek önmagukban is a teljesítés és annak igazolásának alapját jelentik a támogató felé. Az outputok teljesítése azonban lényegében csak a pályázati útmutató A1. pontjában felsorolt, megvalósítandó fejlesztési részterületekhez rendelve értelmezhető, hiszen a pályázat célja a vállalt fejlesztési részterületek mindegyikében érdemi minőségi és/vagy mennyiségi javulást, színvonalemelkedést elérni a polgármesteri hivatal munkájában. Ezért az alábbi táblázat összefoglalóan jeleníti meg az egyes fejlesztési részterületeknél teljesítendő eredményeket (outputok). Az elvárt eredmények és célok teljesülésének igazolására az alábbi öt mutatószám esetében kell növekedést elérni. A pályázati dokumentációban leírt minimum-értékekkel és a projekt szakmai tartalmával összhangban az alábbi indikátor-értékek teljesítése lett vállalva a pályázatban: Képzettek száma: 30 fő Felülvizsgált eljárások száma: 18 db Átalakított eljárások száma: 18 db Érintett munkavállalók aránya: 50 % Bevont partnerek száma: 1 db 4

5 1. táblázat Outputok áttekintése Outputok Műhelymunka javaslat kidolgozása 5 év) (6 hónap) értékelés Fejlesztési Eljárások Program-terv (1- Akcióterv Nyomon-követő Felmérés Képzés Fejlesztési részterületek 0. Alapozó feladat- és struktúraelemzés Döntési mechanizmusok korszerűsítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása A partnerség erősítése ÖSSZESEN

6 2.2. Esélyegyenlőségi, fenntarthatósági vállalások és a tájékoztatási kötelezettségek A pályázat befogadásának előfeltétele volt, hogy a projektgazda három területen esélyegyenlőségi, környezeti és társadalmi fenntarthatósági vállalásokat tegyen. Minden területen a meghatározott minimális kritériumok mellett tett további vállalásokkal növelhette a projektgazda a pályázat támogatásának esélyét. A projekt sikeres lezárásához a szakmai feladatok elvégzése mellett ezen vállalások maradéktalan teljesítése, illetve fenntartása is szükséges. A projekt megvalósításával párhuzamosan és a megvalósítást követően tájékoztatási kötelezettségei is vannak a projektgazdának, melyek teljesítése szintén előfeltétele a projektzárás Támogató általi elfogadásának Esélyegyenlőségi vállalások A projektgazda a következő két esélyegyenlőségi területen tett vállalásokat: 1) Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése, erősítése 2) Akadálymentesítés előrehaladása Az egyes vállalások érinthetnek egy vagy akár minden esélyegyenlőségi területet, tehát teljesítésükkor figyelembe kell venni, hogy melyik esélyegyenlőségi csoportokra fókuszálnak. A vállalás megnevezése utáni zárójelben az érintett esélyegyenlőségi területek sorszáma van feltüntetve. 6

7 családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Esélyegyenlőségi intézkedés Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végén várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végén várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végén várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végén várható átlagos érték b. c. d. e. f. g. h. i. j. Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása (I/N) N I N I Esélyegyenlőségi terv, koncepció megléte (I/N) N I A szervezet döntéshozói, munkavállalói vagy közönsége számára évente esélyegyenlőségi képzést tart (I/N) I N Az esélyegyenlőségi célcsoportot vagy annak képviselőit bevonta a projekt tervezésébe (I/N) N N Felmérést készített arról, hogy a tervezett fejlesztés milyen hatással lesz a célcsoport élethelyzetére (I/N) * főbb megállapításokat a szöveges mezőben kérjük megjeleníteni. N N Leghátrányosabb helyzetű kistérségben vagy halmozottan hátrányos helyzetű településen működik, fejleszt (I/N) I Infokommunikációs akadálymentesítés (I/N) N I N I Nők száma a felső-, és középvezetésben (fő) Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő) 1 1 Távmunkában foglalkoztatottak száma (fő) Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő) Roma foglalkoztatottak száma (fő) évnél idősebb, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő) 5 5 Pályakezdő, határozatlan idejű munkaszerződés keretében foglalkoztatottak száma (fő) 0 0 Gyesről, gyedről, ápolási díjról visszatérők alkalmazása az elmúlt illetve elkövetkező 5 évben (fő) 0 2 Rugalmas munkaidőszervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége (I/N) N N Munkaidő-kedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez (I/N) I I GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való szervezett, dokumentált kapcsolattartás (I/N) N N Vállalati, szervezeti gyermekintézmények fenntartása (I/N) N N A megvalósítás során eszközöket alkalmaz a célcsoport érdekeinek figyelembevételére, védelmére (I/N) * ezeket sorolja fel a szöveges mezőben N 7

8 családbarát nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Esélyegyenlőségi intézkedés Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végéig várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végéig várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végéig várható átlagos érték Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt fenntartás végéig várható átlagos érték Figyelembe veszi és érvényesíti a közlekedési kapcsolatok, a térhasználat és a kiegészítő létesítmények tervezésekor a nők és férfiak igényeit, (I/N) I Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során a célcsoport képviselőit bevonja a tervezésbe, megvalósításba (I/N) A projekt végrehajtása során megszülető termék és/vagy szolgáltatás más társadalmi csoportnál igazolhatóan kedvezőbben hat az esélyegyenlőségi célcsoportok helyzetére, életminőségére (I/N) * indokolja a szöveges mezőben Vállalkozásfejlesztés vagy szervezetfejlesztés esetén speciális figyelmet fordít a nők/romák/fogyatékkal élők vezette szervezetekre, vagy kifejezetten az ő igényeikre specializált vállalkozásokra, szervezetekre, (I/N), röviden ismertesse a szöveges mezőben Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során legalább egy esélyjavító funkciót alkalmaz (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A közfeladatok és/vagy jogszabályok olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport jogi helyzetének a javítását szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A közigazgatási eljárások, ügyintézés olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport ügyféli helyzetének könnyítését szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A projekt olyan szolgáltatást és/vagy szolgáltatáson belüli speciális elemet tartalmaz, ami egy meghatározott hátrányos helyzetű társadalmi csoport igényére tekintettel került kialakításra (I/N) * ezt, ezeket nevezze meg a szöveges mezőben Az érintett célcsoport számára a fejlesztés eredményéhez való hozzáférést a fejlesztő vagy partnere aktívan, és az esélyegyenlőségi célcsoport(ok) képviselőivel egyeztetett módon segíti (I/N) N N N N N N N N N N N N N N N N A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket (I/N) 8

9 2.2.2 Környezeti fenntarthatóságra vonatkozó vállalások A projektgazda a következő vállalásokat tette e területen: Fenntarthatósági szempontok Környezettudatos menedzsment és Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt végéig várható átlagos érték A projekt kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére N I A projekt egyéb fenntarthatóságot szolgáló fejlesztéseket tartalmaz N I Partnerség építés a projekt-tervezés és végrehajtás során N I A projekt megvalósulás helye társadalmi-gazdasági szempontból hátrányos helyzetű I I A társadalmi bizalom szintjének növekedését szolgáló megoldások száma Társadalmi fenntarthatósági vállalások A projektgazda e területen tett vállalásai a következők: 1. Társadalmi értékek megjelenítése a szervezeti célok között. 2. A projekt irányítási és döntéshozatali rendjének bemutatása. 3. Nemzetközi adatok, tudományos eredmények alkalmazása. 4. Párbeszéd és együttműködési fórumok. 5. A külső vagy belső célcsoport körében a társadalmi felelősség és a fenntarthatóságra vonatkozó tudatosság erősítése Tájékoztatási kötelezettségek A projektgazda a Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentum szerinti V. számú kommunikációs csomag megvalósítására köteles, továbbá köteles a pályázati útmutató D.7. pontja szerint a projekt során keletkező összes dokumentum nyilvánosságra hozatalára és elérhetővé tételére. Az V. számú kommunikációs csomag alapján teljesítendő tevékenységek a következők: Hirdetőtábla elhelyezése a beruházás helyszínén a megvalósítás kezdeti szakaszában, illetve a megvalósítást követően Fotódokumentáció készítése A város honlapján, illetve e-közigazgatási portálján és a projekttel kapcsolatos egyéb kommunikációban az Európai Uniós támogatás hangsúlyozása 3. Munkaszervezés 3.1. Projektmenedzsment és a Projekt Irányító Bizottság A projekt hatékony és eredményes végrehajtásának egyik kulcsfeltétele az átgondolt projekt menedzsment. A projekt végrehajtásában két fél vesz részt: a Polgármesteri Hivatal (Megbízó) és a szakmai feladatokat a Hivatal megbízásából végrehajtó EX ANTE Kft (Megbízott). A projekt menedzsment folyamat az alábbi szereplők együttműködésére támaszkodik: 9

10 Projekt Irányító Bizottság Megbízó oldali projekt menedzser Megbízott oldali projektvezető Megbízott oldali projekt menedzser A Csurgói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése A projekt legfőbb döntéshozó szerveződése a Projekt Irányító Bizottság (PIB), legfőbb feladata a projekttel kapcsolatos alapvető döntések meghozatala, a projekt szakmai végrehajtásának nyomon követése, a szakértők által munkájuk eredményes végrehajtásához igényelt inputok, önkormányzati erőforrások biztosítása, valamint a munka eredményeinek jóváhagyása. A Projekt Irányító Bizottság szükség szerint, de a projekt élettartama alatt legalább két alkalommal ülésezik: Az első ülésén megtárgyalja és elfogadja a projektindító jelentést. Ezt követően a jelentés mint a Megbízó és Megbízott között a végrehajtás módszertanára, a konkrét feladatokra és outputokra vonatkozóan kialakított konszenzus megtestesülése jelenti az alapját a közös munkának. A projektzárást megelőző ülésén megtárgyalja és jóváhagyja a projekt eredményeit, a projekt keretében előállított konkrét outputokat. A Projekt Irányító Bizottság tagjai az önkormányzat részéről: Dr. Kovács Tamásné jegyző Rádics Lászlóné - aljegyző A projekt menedzsment folyamat további szereplői a Megbízó oldali projekt menedzser, a projektvezető és a megbízott oldali projektmenedzser. Feladataikat az alábbi táblázat foglalja össze: Projektben betöltött szerep Megbízó oldali projektmenedzser Megbízott oldali projektvezető Megbízott oldali projektmenedzser Fő feladatok A Megbízó oldali kapcsolattartás és kommunikáció biztosítása A projekt végrehajtás megbízó oldali koordinációja A projekt végrehajtásához szükséges megbízó oldali inputok és erőforrások biztosítása, koordinálása A finanszírozó felé szükséges projekt adminisztráció biztosítása (a megbízott oldali projektmenedzserrel együttműködve) A PIB ülések előkészítése és dokumentálása a megbízott oldali projektmenedzserrel közösen. A projekt lebonyolításának szakmai, módszertani koordinációja A szakértői team munkájának szakmai irányítása, a szakmai munka összehangolása A projektindító jelentés és a havi munkatervek keretében bemutatott projektterv és az erőforráskeretek betartásának biztosítása A projekt lebonyolításának operatív, gyakorlati koordinációja A szakértői team munkájának operatív irányítása és adminisztratív támogatása A megbízott oldali projekt kommunikáció biztosítása 10

11 Projektben betöltött szerep Fő feladatok Inputok biztosítása a finanszírozó felé szükséges projekt adminisztrációs tevékenységhez A PIB ülések előkészítése és dokumentálása a megbízó oldali projektmenedzserrel közösen. A sikeres projekt végrehajtás fontos feltétele a hatékony és rugalmas kommunikáció a Megbízó és Megbízott között. Éppen ezért mind a Megbízó, mind pedig a Megbízott kijelöl egy-egy projektmenedzsert, akiknek alapvető feladatai a projekt végrehajtás operatív irányítása, a projekt adminisztrációs feladatok végrehajtása és a két fél közötti kapcsolattartás és hatékony kommunikáció biztosítása Projekt adminisztráció A szakmai feladatok megvalósításának adminisztrációjáért, a dokumentumok körének és formátumának kialakításáért a megbízott felel, ezek a dokumentumok egyben a Támogató felé is igazolják a rendezvények lebonyolítását. A projekt adminisztráció keretében az alábbi dokumentumok kerülnek kidolgozásra: : jelen dokumentum. Emlékeztető: minden megbeszélésről rövid, tényszerű összefoglaló készül. Jelenléti ív: minden megbeszélésen, egyeztetésen, képzésen vezetendő. Projektzáró jelentés: a projekt befejezését követően készül el, mely egyben a Támogató felé is igazolja a végrehajtást. A záró jelentés mellékletét képezik a végrehajtás során keletkező emlékeztetők, jelenléti ívek és egyéb, az outputok teljesítését bizonyító dokumentumok. 4. A megvalósítás tervezett módszertana 4.1. Általános módszertan A végrehajtás folyamata A pályázatban leírtakkal összhangban a projekt keretében 18 részterületen kell konkrét feladatokat végrehajtani és outputokat előállítani. A 18 részterületet a lehető leghatékonyabb végrehajtás biztosítása érdekében 6 csoportba rendeztük az alábbiak szerint: Témacsoportok 1.1. Belső struktúra javítása Fejlesztési részterületek Alapozó felmérés 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; 11

12 1.2. Intézményekhez kapcsolódó fejlesztések 1.3.Teljesítménymérés A Csurgói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése 1.4. Projektszemlélet a projekt szemlélet megerősítése 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; 2. Költségvetés a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; közbeszerzési eljárások lebonyolítása; környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; 3. A partnerség erősítése szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; 3. Partnerség a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba Amint a táblázat mutatja, a csoportosítás teljes mértékben összhangban van a finanszírozó által kialakított fő csoportokkal, azzal az eltéréssel, hogy az 1. feladatcsoporton belül további alcsoportokat alakítottunk ki. Módszertanunk lényege, hogy az általunk kialakított valamennyi a szakmai szempontból szorosan összetartozó részterületeket magában foglaló - alcsoport keretében a feladatokat azonos folyamat mentén, és azonos módszertani eszközök alkalmazásával hajtjuk végre. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a Megbízó által a projekt végrehajtásához biztosítandó (elsősorban emberi) erőforrásokkal a lehető leghatékonyabban gazdálkodjunk, kíméljük a bevonandó munkatársak idejét; elkerüljük a párhuzamosságokat a végrehajtás során; az egyes részterületeket ne elszigetelten kezeljük, hanem integrált, komplex megoldásokat kínáljunk. Az egységes folyamatot az alábbi ábra szemlélteti: Felmérés Kérdőív Interjú Dokumentumelemzés Műhelymunka Felmérés eredményei Javaslatok Fejlesztési javaslatok Akcióterv (6 hónap) Programterv (1-5 év) Eljárások kidolgozása Nyomonkövető értékelés A folyamat első lépése a jelenlegi helyzet felmérése az adott területen. A felmérés során az alábbi módszertani eszközök alkalmazására támaszkodunk: Dokumentumelemzés a Megbízóval közösen meghatározásra kerültek a vizsgálandó terület megismerését segítő dokumentumok. Ezeket a dokumentumokat a szakértők áttekintik és elemzik. 12

13 Személyes mélyinterjú - beazonosításra kerültek azok a polgármesteri hivatali vezető tisztségviselők, akik az adott területtel összefüggő feladatok végrehajtásában irányító szerepet töltenek be, jól ismerik az adott területet érintő problémákat, anomáliákat. Velük félig strukturált személyes mélyinterjú kerül végrehajtásra. Kérdőíves személyes megkérdezés amennyiben a vezetőkön túlmenően további munkatársak megkérdezésekre kerül sor az egyes területeken, a kérdőíves személyes megkérdezés módszerét alkalmazzuk, amelynek egységes kérdőív képezi az alapját. Kérdőíves felmérés a hivatal valamennyi munkatársa körében az alapozó felméréshez kapcsolódva elvégzünk egy kérdőíves felmérést, amelynek alapja egy egyszerű, gyorsan kitölthető kérdőív. A kérdőíves felmérés egyik célja, hogy valamennyi munkatárstól inputokat kapjunk az egyes témacsoportokhoz kapcsolódóan. A másik, hasonlóan fontos célkitűzésünk a fejlesztési folyamat tényének és céljainak tudatosítása ezzel az eszközzel is, illetve a munkatársak elkötelezettségének erősítése a folyamat iránt. A személyes mélyinterjúkat és a kérdőíves személyes megkérdezéseket témacsoportonkénti bontásban végezzük, úgy, hogy az interjút, illetve a kérdőívet a részterületek mentén strukturáljuk. Ez azt eredményezi, hogy miközben a szakértők komplex áttekintést kapnak egy-egy témacsoport vonatkozásában, az egyes részterületekkel kapcsolatban is konkrét, hasznosítható információkhoz jutnak. Ugyanakkor a hatékonyság fokozása és a bevont hivatali munkatársak idejének kímélése érdekében azon vezetők és munkatársak esetében, akik több témacsoport esetében is érintettek, az interjúkat illetve megkérdezéseket lehetőleg egy időpontban, természetesen témacsoportonkénti bontásban végezzük. Kérdőíves felmérésből csak egy kerül végrehajtásra, azonban a kérdések témacsoportonkénti bontásban szerepelnek majd a kérdőíven. A különböző módszertani eszközök alkalmazásával összegyűjtött információkat szakértőink összesítik, feldolgozzák, és megfogalmazzák a felmérés legfontosabb következtetéseit egy rövid, tényszerű dokumentum keretében, mely részterületenkénti bontásban és egységes struktúrában készül. A felmérés eredményeire támaszkodva előzetes fejlesztési javaslatokat fogalmaznak meg, elkészítik a programterv és az akcióterv vázlatát. A folyamat következő lépése a műhelymunkák lebonyolítása. Műhelymunkákat az adott területen érintett (már a felmérésbe is bevont) hivatali dolgozók részvételével szervezzük meg. A műhelymunkák során a szakértők ismertetik a felmérések eredményeit, majd ezt követően bemutatják az előzetes fejlesztési javaslatokat. A fejlesztési javaslatok megvitatása és közös véglegesítése után a műhelymunka résztvevőivel a programterv előzetes vázlatára támaszkodva megfogalmazzák a programterv és az akcióterv kereteit, és kiválasztják azokat az eljárásrendeket, változásokat, amelyeket az adott területen a projekt hátralévő időszakában a szakértők segítségével végrehajtanak. A műhelymunkák részterületenkénti bontásban kerülnek megszervezésre, de úgy, hogy az egy témacsoporthoz tartozó részterületek műhelymunkái azonos napokon, egymást követően kerülnek sorra. A műhelymunkákat követően, azok eredményeire támaszkodva a szakértők formálisan is véglegesítik a fejlesztési javaslatokat, az 1-5 éves programterveket és a 6 hónapos akcióterveket. Ezek a rövid, tényszerű dokumentumok részterületenként kerülnek kidolgozásra. A tervezési előkészítési szakasz lezárultával veszi kezdetét a végrehajtási, bevezetési szakasz. Várhatóan valamennyi érintett területen sokkal több javaslat, eljárásrendi változás kerül meghatározásra, mint ami figyelembe véve az idő- és kapacitásbeli korlátokat a projekt élettartama alatt bevezethetőek. Éppen ezért ahogyan arra már rámutattunk a javaslatok közül a műhelymunkák keretében kiválasztásra kerülnek azok, amelyek ténylegesen bevezetésre is kerülnek. A kidolgozandó eljárások körének meghatározásakor elsősorban azokra célszerű koncentrálni, amelyek: 13

14 A rendelkezésre álló idő- és kapacitáskorlátok között reálisan megvalósíthatóak; Az adott területen azonosított legfontosabb problémák valamelyikére reagálnak; Érzékelhető pozitív változást eredményeznek; Mintaként, jó gyakorlatként szolgálhatnak az adott területen további eljárásrendek kidolgozásához. Ez utóbbi szempont meghatározó eleme a bevezetési fejlesztési szakasznak. Az eljárásrendek, folyamatok kialakítása során szakértőink szorosan együtt dolgoznak az adott területért felelős hivatali vezetőkkel és dolgozókkal. A cél a konkrét eljárásrend kidolgozásán túlmenően az, hogy képessé tegyék az adott teamet arra, hogy a jövőben a saját folyamataikat, eljárásrendjeiket a megismert módszer alkalmazásával akár önállóan dolgozzák ki, illetve át. A folyamat utolsó lépése a nyomonkövető értékelés. A nyomonkövető értékelés részterületenként (de témacsoportonként összevontan) zajlik, és két fontos eleme van: Egyrészt a szakértők a projekt utolsó időszakában ellenőrző lista segítségével vizsgálják a bevezetett változások állapotát, esetleg már érzékelhető hatásait. Másrészt kidolgoznak egy olyan egyszerűen alkalmazható eszközt, melynek használatával az adott területért felelős hivatali vezető koordinálásával az értékelés a projekt lezárulta után is rendszeresen elvégezhető és dokumentálható. A munka utolsó elemeként a szakértők elkészítik a projektzáró jelentést, amely tartalmazza részterületenként a felmérést, a fejlesztési javaslatot, a programtervet, az akciótervet, valamint a folyamat dokumentációját Alapozó felmérés Az alapozó felmérés célja kettős, egyrészt a szolgáltató önkormányzati személet erősítése a felmérésbe bevont vezetők és dolgozók körében, másrészt a jelenlegi erőforrás-elosztás feladatalapú felülvizsgálatával a hivatal vezetősége részére egy aktuális helyzetkép előállítása a jelenlegi erőforrás felhasználás hatékonyságáról. A felmérés három lépésben kerül lebonyolításra. Első lépésként a szolgáltatási (feladat) lista kerül összeállításra a hivatal meghatározó vezetőivel lebonyolított egyeztetés keretében. A szolgáltatási (feladat) lista tartalmazza hivatal vevő -jének, azaz az állampolgároknak nyújtott, illetve mint indirekt vevő -nek, a képviselő-testületnek nyújtott szolgáltatásait. Az előállított szolgáltatási (feladat) lista egyes elemei besorolásra kerülnek előírt/kötelező, szabadon vállalt, nem kötelező kategóriákba. Második lépésként a hivatal minden dolgozójára kiterjedő, a szolgáltatási (termék) lista szerinti feladatokra bontott erőforrás felhasználás aktuális helyzetének felmérésére kerül sor. E felmérésbe a hivatal minden szervezeti egysége és azok minden egyes dolgozója bevonásra kerül abból a célból, hogy a felmérés teljeskörű és megbízható adatokat szolgáltasson a jelenlegi munkaerő ráfordításokról. Az adott szolgáltatások (feladatok) elmúlt időszaki (2-3 év visszamenőleg) volumenjeinek meghatározása/összegyűjtése is ebben a lépésben valósul meg. Harmadik lépésben a felmérés eredményeként előállított adatok, szolgáltatáslista (feladatonkénti) elemeiként történő értékelésére és elemzésére kerül sor. Az értékelés alapvető szempontjai: Az adott szolgáltatás (feladat) kötelező-e vagy szabadon választott-e Az adott szolgáltatás (feladat) munkaerő ráfordításai a teljesített volumenekhez viszonyítva indokoltak-e Az adott szolgáltatás (feladat) előállítási folyamata hány hivatali területet, egységet, munkatársat érint 14

15 Ezen elemzés tartalmi eredményei a további részletes felmérések egyik bemeneteként, ill. azok célterületeinek finomításaként is felhasználásra kerülnek. 15

16 4.2. Az egyes tématerületek végrehajtásának módszertana A felmérésben az alábbi munkatársak vettek részt az Önkormányzat részéről: Vezetők Szászfalvi László polgármester Ilia Csaba dr. Kovács Tamásné dr. Rádics Lászlóné alpolgármester címzetes főjegyző aljegyző Munkatársak Kiss Lajos Igazgatási és Ügyfélszolgálati Iroda, vállalkozási ügyintéző Szőke Lili Szabó Sándor Pintér Szilvia Tóth Sándor Zelei Zita Füstös János Önkormányzati és Intézményirányítási Iroda, szociális Intézményi ügyek, képviselőtestületi ügyek referense Önkormányzati és Intézményirányítási Iroda, oktatási és kulturális szakreferens Önkormányzati és Intézményirányítási Iroda, személyzeti, sport, eü. intézm. szakreferens Városgazdálkodási és Műszaki Iroda, irodavezető Kincstár, vezető Kistérségi Iroda, vezető Intézményvezetők Füstös János Városi könyvtár + Múzeum igazgató Simon Mihály Polaneczkiné Tavaszi Gyöngyi Csurgói Iskolák, Óvodák, Igazgató Városi Egészségügyi és Szociális Intézmények 16

17 Belső struktúra javítása a) Kiemelt problémák, hangsúlyos területek A működési struktúra javítása és fejlesztésének szükségessége a polgármesteri hivatal szervezetében az alábbi területeken merült fel: ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése. b) Vizsgálandó dokumentumok köre Hivatali SZMSZ, Munkaköri leírások, Hatósági statisztikák. c) Megkérdezés Megkérdezés típusa Megkérdezésbe bevonandók köre Megkérdezés témaköre, tárgya Mélyinterjú Dr. Kovács Tamásné, jegyző Ilia Csaba alpolgármester Rádics Lászlóné, aljegyző Kovács Istvánné, Igazgatási és ügyfélszolg. Iroda irodavezető Polaneczkiné Tavaszi Gyöngyi, Városi Egészségügyi és Szociális Intézmények vezető Simon Mihály, Csurgói Iskolák, Óvodák vezető Zelei Zita, Kincstár vezető Füstös János, Kistérségi Iroda, vezető Füstös János, Városi Könyvtár, Múzeum vezető Tóth Sándor, Városgazdálkodási és Műszaki Iroda irodavezető Kérdőíves személyes megkérdezés Kiss Lajos, Igazgatási és Ügyfélszolgálati iroda, vállalkozási ügyintéző Pintér Szilvia, személyzeti, sport, eü. intézm. Szakreferens Szabó Sándor, oktatási és kulturális szakreferens Szőke Lili, szociális Intézményi ügyek, képviselőtestületi ügyek referense Kérdőíves felmérés Minden hivatali dolgozó általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Intézményekhez kapcsolódó fejlesztések a) Kiemelt problémák, hangsúlyos területek A működési struktúra javítása és fejlesztésének szükségessége a polgármesteri hivatal szervezetében az alábbi területeken merült fel: 17

18 az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; b) Vizsgálandó dokumentumok köre évi LXXIX. törvény a közoktatásról évi III. törvény a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (Kjt.) évi XXIII. Törvény a köztisztviselők jogállásáról c) Megkérdezés Megkérdezés típusa Megkérdezésbe bevonandók köre Megkérdezés témaköre, tárgya Mélyinterjú Dr. Kovács Tamásné, jegyző Ilia Csaba alpolgármester Rádics Lászlóné, aljegyző Kovács Istvánné, Igazgatási és ügyfélszolg. Iroda irodavezető Polaneczkiné Tavaszi Gyöngyi, Városi Egészségügyi és Szociális Intézmények vezető Simon Mihály, Csurgói Iskolák, Óvodák vezető Zelei Zita, Kincstár vezető Füstös János, Kistérségi Iroda, vezető Füstös János, Városi Könyvtár, Múzeum vezető Tóth Sándor, Városgazdálkodási és Műszaki Iroda irodavezető Kérdőíves személyes megkérdezés Kiss Lajos, Igazgatási és Ügyfélszolgálati iroda, vállalkozási ügyintéző Pintér Szilvia, személyzeti, sport, eü. intézm. Szakreferens Szabó Sándor, oktatási és kulturális szakreferens Szőke Lili, szociális Intézményi ügyek, képviselőtestületi ügyek referense Kérdőíves felmérés Minden hivatali dolgozó az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; 18

19 Projekt szemlélet erősítése a) Kiemelt problémák, hangsúlyos területek A projektszemlélet erősítését az önkormányzat általános igényként fogalmazta meg. c) Megkérdezés Megkérdezés típusa Megkérdezésbe bevonandók köre Megkérdezés témaköre, tárgya Mélyinterjú Dr. Kovács Tamásné, jegyző Ilia Csaba alpolgármester Rádics Lászlóné, aljegyző Kovács Istvánné, Igazgatási és ügyfélszolg. Iroda irodavezető Polaneczkiné Tavaszi Gyöngyi, Városi Egészségügyi és Szociális Intézmények vezető Simon Mihály, Csurgói Iskolák, Óvodák vezető Zelei Zita, Kincstár vezető Füstös János, Kistérségi Iroda, vezető Füstös János, Városi Könyvtár, Múzeum vezető Tóth Sándor, Városgazdálkodási és Műszaki Iroda irodavezető Kérdőíves személyes megkérdezés Kiss Lajos, Igazgatási és Ügyfélszolgálati iroda, vállalkozási ügyintéző Pintér Szilvia, személyzeti, sport, eü. intézm. Szakreferens Szabó Sándor, oktatási és kulturális szakreferens Szőke Lili, szociális Intézményi ügyek, képviselőtestületi ügyek referense Kérdőíves felmérés Minden hivatali dolgozó A projekt szemlélet megerősítése 19

20 A költségvetési gazdálkodás erősítése a) Kiemelt problémák, hangsúlyos területek A működési struktúra javítása és fejlesztésének szükségessége a polgármesteri hivatal szervezetében az alábbi területeken merült fel: tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; c) Megkérdezés Megkérdezés típusa Megkérdezésbe bevonandók köre Megkérdezés témaköre, tárgya Mélyinterjú Dr. Kovács Tamásné, jegyző Ilia Csaba alpolgármester Rádics Lászlóné, aljegyző Kovács Istvánné, Igazgatási és ügyfélszolg. Iroda irodavezető Polaneczkiné Tavaszi Gyöngyi, Városi Egészségügyi és Szociális Intézmények vezető Simon Mihály, Csurgói Iskolák, Óvodák vezető Zelei Zita, Kincstár vezető Füstös János, Kistérségi Iroda, vezető Füstös János, Városi Könyvtár, Múzeum vezető Tóth Sándor, Városgazdálkodási és Műszaki Iroda irodavezető Kérdőíves személyes megkérdezés Kiss Lajos, Igazgatási és Ügyfélszolgálati iroda, vállalkozási ügyintéző Pintér Szilvia, személyzeti, sport, eü. intézm. Szakreferens Szabó Sándor, oktatási és kulturális szakreferens Szőke Lili, szociális Intézményi ügyek, képviselőtestületi ügyek referense Kérdőíves felmérés Minden hivatali dolgozó pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; A partnerség erősítése a) Kiemelt problémák, hangsúlyos területek A tájékoztatási tevékenység erősítését az önkormányzat általános igényként fogalmazta meg. 20